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SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
TRABAJO FINAL
INFORME DE AUDITORIA
CASO CONTUCTURRA ABURRA
POR
BERNARDO CASTAEDA ZAPATA.
DIANA CAROLINA CALLEJAS TORRES
CRISTIAN MARTINEZ ZAPATA
FACILITADOR
Msc. Diana Marcela Gonzlez Posada
TABLA DE CONTENIDO
ndice
Pg.
Introduccin3
Objetivos..3
Contenido.4
1. Generalidades de la Auditoria ..4 -7
2. Informe de Auditoria detallado ..8- 10
3. Informe de Auditoria Direccin de Talento Humano.11-13
4. Resumen Ejecutivo13
Conclusin
14
Referencias..15
INTRODUCCION
Este ltimo trabajo en esta asignatura es de vital importancia acadmica, ya que nos
permite como grupo el poder plasmar de una manera terica el conocimiento adquirido en
las unidades 1,2,3. Que nos permiten realizar un informe de auditora de acuerdo a las
evidencias del caso ya estudiado - Constructora Aburr, lo que permite realizar un
adecuado plan de auditora con criterios basados en nuestra investigacin.
Adems cabe recalcar, que este trabajo acadmico nos dar las herramientas para poder
comprender un diagnstico y una medicin de los niveles de desarrollo de una empresa,
conocer sus debilidades y fortalezas sus tcnicas y metodologas su razn de ser, pero
sobre todo el ir formando un adecuado criterio profesional de una auditora, y as poder
interpretar, describir criterios adecuados en el momento en que toque plasmar informe final
de la auditora.
OBJETIVOS
Objetivo General:
Interpretar y desarrollar adecuadamente el informe de auditora que nos permita realizar las
acciones de mejora continua en el caso de la empresa Aburra.
Objetivos Especficos:
Adjuntar vez necesario comento los asuntos o anexos que respalden lo desarrollado
en esta actividad.
Adjuntar una bibliografa con sus referencias de respaldo como aporte a mis
compaeros-as.
CONTENIDO
MAPA DE PROCESOS
Fuente:
PLATAFORMA ESTRATEGICA
Fuente:
OBJETIVOS DE CALIDAD
Carpeta ZIP- Constructora Aburr
Fuente:
Documentos de respaldo acadmico
en la materia de Evaluacin del
Sistema de Gestin de calidad
CITA DIRECTA
Carpeta ZIP- Constructora Aburra
Fuente:
Materia de Evaluacin del Sistema de
Gestin de calidad.
Fundacin Universitaria Catlica del Norte
1.4. Normativa.- como referencia citamos a NTC ISO 19011, Directrices para la Auditoria de
Sistemas de Gestin. Como lo menciona la norma , Esta Norma Internacional no establece
requisitos, sino que provee una gua sobre el manejo de un programa de auditora, sobre la
planeacin y realizacin de una auditora a un sistema de gestin, as como sobre la
competencia y evaluacin de un auditor que pertenezca al equipo auditor. Esto nos dice que
la norma es estricta, sin embargo funcional a la hora de la aplicacin con respecto a la
implementacin en un rea.
Adems 2 referencias normativas muy importantes en la PAG. 10 de la NTC ISO 19011:
ISO 9000:2000, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario.
ISO 14050:2002, Gestin ambiental Vocabulario. Adems est relacionada con las
siguiente Normas tcnicas mencionadas a continuacin:
-
NTCGP1000:2009
-NTCISO 14000:2004
- NTCISO 27001:2006
EQUIPO AUDITOR
FUNCIONES
RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE
Conduce, planea, gerencia todo los pasos de la
*-*
auditora.
Apoya,
BERNARDO
CASTAEDA Z.
Auditor Lder
supervisa
al
equipo
auditor
mediante
instrucciones.
Dirige y planea la reunin es con el equipo auditor.
Informa de los resultados de la auditora.
Como nica los inconvenientes y no conformidades
en el proceso de auditora.
Presenta de una manera clara los resultados,
**
CRISTIAN
MARTINEZ Z.
EquipoAuditor 1
***
DIANA CAROLINA
CALLEJAS
EquipoAuditor 1
***
LEON FREBES
CORDERO
AUDITADO
los
documentos
mantiene
la
confidencialidad.
El auditado es un elemento o pasivo de observacin
que no realiza ninguna funcin hasta presentar el
informe general.
-
TABLA 1-1 y 1B. Referencias de : Funciones y Responsabilidades de los Auditores y lista de destinatarios.
Lista de Destinatarios:
Auditado
Cargo
2.
2.
REF:
RECOMENDACIN Y
RESPUESTA DE LA
GERENCIA
FECHA DE REALIZACIN,
RESPONSABILIDAD Y
MEDIDAS DE LA GERENCIA
1.0 Seleccin
1.1
Hallazgo
El indicador del Proceso, cumplimiento del
90% en el proceso de seleccin, de
acuerdo a tiempos establecidos, no
cuentan
con
planes
de
accin
encaminados a determinar las causas de
incumplimiento
Alto, Medio o
Bajo
Recomendacin
05.09.2016
Coordinador de Seleccin
Hallazgo
La Coordinadora de Seleccin, aun
cuando ingreso hace un mes a a la
compaa a la fecha de la auditoria no
conoca su descripcin de cargo.
Riesgos Identificados:
Errores en la ejecucin de sus labores por
desconocimiento.
Alto, Medio o
Bajo
Bajo
Recomendacin
05.09.2016
Divulgar descripciones de
cargo al momento del
ingreso.
Coordinador de Seleccin.
Incluir descripcin de cargo
dentro
del
programa
de
formacin.
REF:
2.3
2.4
Hallazgo
:El
indicador
del
Proceso,
cumplimiento del 90% en el proceso de
seleccin, de acuerdo a tiempos establecidos,
no cuentan con planes de accin encaminados
a determinar las causas de incumplimiento.
Alto, Medio o
Bajo
Bajo
FECHA DE REALIZACIN,
RESPONSABILIDAD Y
MEDIDAS DE LA GERENCIA
RECOMENDACIN Y
RESPUESTA DE LA
GERENCIA
Recomendacin
05.09.2016
Alto, Medio o
Bajo
Bajo
Riesgos
Identificados:
Plantilla
de
empleados incompleta, lo que genera
presencia de Horas Extras.
Recomendacin
05.09.2016
Coordinador de Seleccin
Hacer
seguimiento
mensual
y
determinar causas de incumplimiento,
establecer planes y hacer seguimiento.
Recomendacin
05.09.2016
Divulgar el resultado de la
entrevista
de
clima
organizacin
y establecer
planes de accin o de mejora
para mejorar las condiciones
de los empleados y potenciar
ms el compromiso para con
la organizacin.
Hallazgo
Aunque se realiza una evaluacin para medir el
clima organizacin de la compaa, no se hace
seguimiento ni planes de accin para los aspectos
que presentan inconformismo por el empleo.
Tampoco se evidencia divulgacin de resultados a
100% de los empleados.
Alto, Medio o
Bajo
Bajo
3.2
Alto, Medio o
Recomendacin:
Reforzar
el
05.09.2016
Bajo
Bajo
Alto, Medio o
Bajo
Bajo
Recomendacin: Divulgar el
resultado de la entrevista de
clima
organizacin
y
establecer planes de accin o
de mejora para mejorar las
condiciones de los empleados
y
potenciar
ms
el
compromiso para con la
organizacin.
05.09.2016
Jefe de Bienestar y Servicios
Administrativo
Establecer fecha de divulgacin
a empleados en general..
5.0 Seleccin
1.
1
Hallazgo
El indicador del Proceso, cumplimiento del
90% en el proceso de seleccin, de
acuerdo a tiempos establecidos, no
cuentan
con
planes
de
accin
encaminados a determinar las causas de
incumplimiento.
Alto, Medio o
Bajo
Bajo
05.09.2016
Recomendacin: Establecer
Coordinador de Seleccin
los
planes
de
accin
Hacer seguimiento mensual y
respectivos para evitar que el
determinar
causas
de
indicador no cumpla su meta.
incumplimiento,
establecer
planes y hacer seguimiento.
PLAN DE AUDITORIA
CONSTRUTORA Fecha Inicio:
21.07.16
ABURR
Fecha Final:
31.07.16
Fecha
Elaboracin de
informe :
01.09.16
Alcance de la auditoria:
reas incluidas en el Proceso de Talento Humano.
Objetivo de la auditoria:
CRITERIOS DE PLANIFICACIN:
Verificacin: S
- N
X Requisitos Legales
Verificacin: S
- N
Verificacin: S
- N
EQUIPO AUDITOR
FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS
LEON FREBES CORDERO
RONNAL MARQUEZ A.
KARINA MARTI FLORES
MAURICIO COELLO P.
Documentos de referencia:
Lugar de la auditoria:
Constructora Aburr.
10
PROGRAMA DE AUDITORA
FECHA
HORA
ACTIVIDAD-REA
21.07.16
21.07.16
8:00 8:30
8:30 -10:30
21.07.16
21.07.16
21.07.16
21.07.16
21.07.16
21.07.16
21.07.16
RESPONSABLE DEL
PROCESO /REA
AUDITOR (ES)
Diana Carolina
Callejas
Bernardo
Castaeda
Cristian Martnez
Bernardo
Castaeda
Cristian Martnez
Diana Carolina
Callejas
10:30-12:30
Salud y Seguridad en
el Trabajo (SST)
10:30-12:30
Bienestar y Servicios
Administrativos
12:30 1:30
ALMUERZO
1:30 2:30
Formacin y
Desarrollo
Jefe de Formacin y
Desarrollo
Diana Carolina
Callejas
2:30 4:30
Seguridad Fsica
Jefe de Seguridad
Cristian Martnez
2:30 4:30
Seleccin y
Contratacin
Coordinador de Seleccin
Bernardo
Castaeda
4:30 5:00
Tiempo de Auditores
Diana Carolina
Callejas
11
21.07.16
Bernardo
Castaeda
5:00 5:30
Reunin de cierre
Cristian Martnez
Diana Carolina
Callejas
Observaciones:
Mantener con ms empatia y coordinacin la
peticin de informacin con el personal de la
empresa.
__________________________________________
ELABORADO POR: Equipo Auditores
Auditor Lder
____________________________________
Jefe de rea
A su vez nosotros vemos pertinente ampliar el alcance de la informacin para lo cual planteamos una lista de chequeo
con las siguientes interrogantes para el caso de la empresa Aburr:
PROCESO / AREA
25.09.16
RESPONSABLE
AUDITOR
Jefe de Bienestar y
Diana Carolina
Servicios Administrativos
Callejas
Bernardo
12
Castaeda
N.
1
2
3
4
5
6
7
8
3.
PREGUNTAS
S
I
N
O
NORMATIVA
NTC ISO-90012008
6.2.1.
6.2.2.
6.2.2.
6.2.2.
6.2.2.
6.2.2.
x
6.2.2.
6.2.2.
Resumen Ejecutivo
13
1.1
Antecedentes
Esta auditoria se realiza por el gran impacto que tiene este proceso en el cumplimiento de los objetivos
estratgicos de La Constructora Aburr , ya que es este proceso es el encargado de atraer, retener y desarrollar
el talento humano, el activo ms importante para cualquier organizacin, en un ambiente seguro y de confort, y
lograr un compromiso total de parte de cada uno de ellos; as, es un proceso fundamental en el sostenimiento de
los Sistemas de Gestin implementados en la compaa as como de los que desea implementar.
1.2
1.3
Conclusin
En conclusin la auditoria se desarrollo en un ambiente de amabilidad y tranquilidad por parte de los auditados,
mostrando por cada uno un conocimiento del funcionamiento de su rea y del proceso en general y un completo
respeto por cada una de las recomendaciones dadas por el grupo auditado; permitiendo el cumplimiento del
objetivo planeado.
1.4
Principales hallazgos
a) El indicador del Proceso, cumplimiento del 85% en el proceso de seleccin, de acuerdo a tiempos establecidos, no
cuentan con planes de accin encaminados a determinar las causas de incumplimiento.
b) Las claves de acceso al sistema de informacin de empleados son prestada en las analistas de talento humano,
aun cuando cada una tienen roles y responsabilidades diferentes dentro del proceso.
c) Aunque se realiza una evaluacin para medir el clima organizacin de la compaa, no se hace seguimiento ni
planes de accin para los aspectos que presentan inconformismo por el empleo. Tampoco se evidencia
divulgacin de resultados al 100% de los empleados.
14
d) El cronograma anual de Capacitacin slo incluye al personal administrativo en temas de trabajo en equipo,
dejando sin posibilidad al personal operativo de recibir cualquier otra capacitacin.
e) La Coordinadora de Seleccin, aun cuando ingreso hace un mes a la compaa a la fecha de la auditoria no
conoca su descripcin de cargo.
f) La legalizacin de dinero entregado como anticipo o viticos para viajes de trabajo, no est siendo legalizada en el
tiempo establecido por la compaa (Mximo una semana despus del viaje).
Recomendaciones
Aunque el proceso es trminos generales de desarrollo de acuerdo a lo establecido por la organizacin y los
procedimientos y documentos propios del Talento Humano, se recomienda:
a) Determinar causas de incumplimiento de indicadores, establecer planes de accin para evitar su recurrencia y
hacer seguimiento a su cumplimiento.
b) Detener el compartimiento o prstamo de las claves de acceso al sistema de nmina, se debe otorgar una
diferente a cada integrante del equipo, lo que permitir hacer seguimiento acceso de informacin al mismo.
c) Divulgar el resultado de la entrevista de clima organizacin y establecer planes de accin o de mejora para
mejorar las condiciones de los empleados y potenciar ms el compromiso para con la organizacin
d) La capacitacin es un derecho de todo trabajados, por lo cual no debera destinarse todo el presupuesto de
capacitacin slo para un grupo determinado de empleados
e) Reforzar el seguimiento a los empleados que no cumplan la poltica de legalizacin de anticipos y no dar ms
dinero hasta cuando no hayan legalizado dineros anteriores
CONCLUSIONES
El objetivo del Planeamiento es el determinar la oportunidad de la realizacin del trabajo y la cantidad de
personas para llevar a cabo todos los procedimientos.
El Auditor debe planear su trabajo de modo que le permita llevarla a cabo de manera eficiente y oportuna.
Es de vital importancia tener un sistema de Documentacin, ya que este facilita el trabajo a la hora de una
Auditoria.
15
REFERENCIAS
-BIBLIOTECA VIRTUAL-CATOLICA DEL NORTE ( 2016 Colombia ). Manual d auditoria administrativa y de control
interno para la cooperativa de ahorro y crdito juan de dios Gmez.
Recuperado:http://biblioteca.ucn.edu.co/rdocumentos/t-grados-nopublicados/Documentos/GALLEGO_Gladys_ARANGO_Ruben.pdf
- UNIVERSIDAD DEL CAUCA- (Colombia 2015). Programa LVMEN es calidad. 6.8 Elaboracin de los programas de
auditoria. Recuperado : http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse67.html
Informe
de
auditoria.
Recuperado:
-ISO CALIDAD 2000. Tengo que hacer una auditoria interna y nose por donde empezar. (Espaa 2013). Recuperado:
http://isocalidad2000.com/2013/06/11/tengo-que-hacer-una-auditoria-interna-y-no-se-por-donde-empezar/#
administrativa
Campus
virtual-
Recuperado
-PROCESO DE AUDITORIA-Cartilla bsica para auditores/ Institucin Universitaria Pascual Bravo./ Tecnologa e
Innovacin. Colombia-Alcalda de Medellin 2014.
16
Recuperado: http://www.pascualbravo.edu.co/pdf/calidad/procesoauditoria.pdf
17