ANALISIS MASALAH PADA KASUS

SUNWEST FOODS BLENDS DATA SILOS INTO REAL-TIME BUSINESS

KNOWLEDGE

Nama

: Lamhot Edi Putra Sitanggang

NPM

: 0613U046

Konsentrasi

: Information Technology

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS WIDYATAMA
BANDUNG
2016

1. KASUS :
B U S I N E S S C AS E
SunWest Foods Blends Data Silos into Real-Time Business Knowledge
SunWest Foods is Californias second-largest rice and wild rice producer, milling up to 80 tons per hour at
seasonal peaks. In 2010, SunWest employed a base of 100 staff in three processing/warehouse locations in
Biggs, California, and a marketing office in Davis, California. Its largest milling facility encloses 125,000
square feet, 30,000 metric tons of storage. It has its own rail spur, 250,000 square feet of blacktop, and
pollution control equipment scrubbing 240,000 cubic feet of air per minute. At seasonal peaks, processing
reaches 80 tons per hour and staff tops 200 on 24-hours-a-day, seven-days-aweek shifts.
SunWest buys from 350 farms, then packages, distributes, and sells domestically and internationally. But
its patchwork of ISs and data silos required multiple manual reentries of each ordersome up to 10 times
wasting time and creating errors.
Staff worked weeks compiling business-pivotal reports from the patchwork of ISs and formats. Some
decisions couldnt wait for adequate information. Inventory was kept high to ensure complete orders.
After extensive research, SunWest selected Beck Consulting to install Microsoft Dynamics NAV.
Financial Clarity
SunWest has improved enterprise-wide financial controls, planning, and reporting. Jim Errecarte,
SunWest president and CEO, explained: We used to have a balance sheet for each company. Now we
know P&L [profit and loss] for every profit center inside every company, plus all six product lines. The
10 to 15 staff-hours per month to assemble necessary reports have dropped to a few minutes. Errecarte
says, Unequivocally, the impacts of our patchwork system were many extra steps and rushed business
decisions based on incomplete reports we couldnt wait for particularly in our commodity positions.We
were overdue for one cohesive, end-to-end solution to encompass purchasing, sales, production,
distribution, finances, and trend prediction. SunWest previously had a generalized price list for each
market sector. Now it can offer customer-specific prices, manage them easily, and track the benefits. This
helps decision makers position the company wisely in the market and drive constant improvement.
Errecarte now creates most reports he needs in Microsoft Dynamics NAV without pulling others off-task.
He gets the data four weeks faster and in formats he can easily use. In running a dynamic food and
commodity business, thats critical.
Summary of Benefits
Today, massive staff time has been returned to business
functions, executives pull their own reports in minutes, new
money is coming in from wiser commodity buy-sell decisions,
and customers almost never call about an imperfect
order.
Here is a summary of benefits achieved through the integration
of data silos:
Data reentry time dropped 80 percent, making perfect orders the rule and freeing up 30 staff hours
weekly.
Commodity reports that took weeks are now instant and save 15 hours monthly.
Marketings wild rice reports, which had lagged by three months, are now real time.
Panic calls on incomplete orders dropped from monthly to less than quarterly.
Sources: Compiled from Microsoft (2010) and SunWest (2010).
Questions
1. Why were multiple data entries of the same data necessary?
2. Prior to integration, why did SunWest have fragmented ISs?

3. Explain the waste at SunWest prior to integration. Why was there so much waste?
4. What functional areas have benefited from the integrated IS solution?
5. Why is real-time reporting and trusted data critical to SunWest?

2. KAJIAN KASUS TERHADAP TEORI :

Setelah terintegrasi IT, beberapa masalah dapat terselesaikan di daerah yang paling fungsional dari
perusahaan tersebut seperti pemantauan terbatas, mengumpulkan data, menyimpan data, kegiatan
pengolahan dan pengambilan keputusan. Namun ada kerusakan serius di departemen keuangan.
Perusahaan melakukan sejumlah besar transaksi setiap hari selama proses produksi dan penjualan, namun,
entri data tidak otomatis dan akibatnya karyawan yang digunakan untuk mengambil pekerjaan bisa
membuat lebih banyak kesalahan. Dapat kita pastikan audit pada periode ini lebih sulit dibandingkan
dengan hari ini "era ERP".
Selain itu, ada penundaan besar dalam pembuatan laporan keuangan, yang sangat signifikan bagi
perusahaan internasional seperti Sunwest. Alasan mengapa ada begitu banyak penundaan adalah karna
banyak karyawan tambahan harus digunakan dan uang hilang karena kurangnya sumber daya.
Masalah tertentu juga ditemukan di departemen logistik. Perusahaan biasanya bertujuan untuk
memaksimalkan nilai anggaran yang mereka keluarkan untuk fungsi operasional seperti pengendalian
persediaan, pengadaan dan distribusi. Untuk mencapai itu, mereka harus mengoptimalkan prosedur yang
berkaitan dengan manajemen rantai pasokan. Sunwest Foods di masa lalu kurang akurat dari persediaan
mereka, karena itu sangat sulit untuk merekam jumlah beras yang mereka terima dari lima pemasok
mereka berbeda pada waktu itu. Situasi ini dicegah staf dan eksekutif dari perubahan penargetan, proses
bisnis dan perencanaan pengadaan. Akibatnya, banyak uang yang dihabiskan untuk menyimpan produk
yang lebih dari yang dibutuhkan atau ada out-of-saham situasi. Untuk alasan yang sama, beberapa isu-isu
tentang kemasan dan distribusi yang bermasalah dan akibatnya pemenuhan pesanan menjadi cacat.
Akhirnya, ada kekurangan dalam produktivitas karena kesadaran operasional yang tidak efisien di antara
departemen organisasi.
Kesimpulan Ini merupakan kerusakan serius yang signifikan dan mudah diperbaiki oleh pengenalan
sistem informasi seperti ERP dan scanner RFID.
Masalah lain tampaknya ada di komunikasi yang tidak efisien antara departemen karena konektivitas
terbatas. Kombinasi Peachtree, TradeWinds, FileMaker, Microsoft Office Excel, dan solusi Microsoft
Office Word digunakan oleh berbagai fasilitas dan departemen, memberikan staf format elektronik;
mereka memiliki antarmuka yang berbeda pengguna, pola entri data, dan layar laporan. Semua ini
memunculkan prosedur yang berbeda dari satu fasilitas ke yang fasilitas yang berikutnya.
Sunwest Foods tidak memiliki departemen IT canggih (ini mungkin outsourcing) dan sebagai akibatnya
beberapa masalah muncul. Perencanaan strategis perusahaan tidak diperhitungkan fakta bahwa sistem
jaringan antara anggota staf yang sangat penting bagi anggota tim. Mereka bisa mengambil keuntungan
dari jika mereka telah menggunakan sistem ERP. Microsoft Navision adalah solusi ideal bagi mereka
karena bisa dengan mudah bekerja sama dengan sistem yang ada yang kompatibel dengan ERP.

3. DOKUMEN PENDUKUNG :
Salah satu dokumen pendukung yang saya temukan adalah dokumen dari :
Nama
Date
Course
Exercise

: Eirini Lamprou
George (Giwrgos) Panagopoulos
: 28/10/2012
: IS Management
: Case Study Chapter 9

Yang membahas mengenai pertanyaan yang di ajukan pada case yang saya pilih ini.

4. KOMPERASI DENGAN KONDISI SAAT INI

Seperti yang saya temukan pada website www.bcfooderp.com saat ini SunWest Foods
menggunakan Microsoft Dynamics sebagai kekuatan mereka.

Namun menurut saya system mereka akan lebih baik jiga menggunakan SAP (System Application
and Product in data processing), karena penumpukan data yang tidak perlu akan terpantau dan
jalur keluar masuk data juga akan terpantau.