Control de personal.

El orden y la simplificacin son los primeros pasos hacia el dominio de un tema. El

enemigo real es lo desconocido.- Thomas Mann.
El control de personal es un procedimiento administrativo, que consiste en la puesta en
prctica de una serie de instrumentos, con la finalidad de registrar y controlar al personal
que labora en una determinada empresa o institucin.
Este proceso tcnico se aplica desde el momento en que el trabajador ingresa a laborar a
la compaa. Es una funcin tcnica importante para llevar a cabo la poltica de los
recursos humanos, que comienza en forma sucesiva y constituye una fuente importante
de consulta sobre datos personales del colaborador: asistencia e inasistencia,
puntualidad, vacaciones, licencias, permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal
motivo tiene que ser actualizada permanentemente.
El control de personal, ms all de ser una limitante, es una fuente de informacin
necesaria para determinar la situacin actual del trabajador, sobre todo para la toma de
decisiones en cuanto a promocin o ascensos, conceder becas acadmicas, otorgar
derechos, compensacin por tiempo de servicios, movimientos de rotacin, o reubicacin.
Sin embargo, una de las tareas fundamentales del control, es su capacidad para
convertirse en una herramienta eficaz para la seguridad y prevencin de ilcitos.
En efecto, una forma eficaz de eliminar la oportunidad de ilcito es recurrir a una
investigacin de antecedentes personales y laborales del empleado, por lo que en caso
de no tenerlo, se aconseja la aplicacin de una auditora interna para evaluar los controles
existentes incluyendo los establecidos para la propia seleccin e identificacin del
personal.
Est comprobado que los fraudes mayores que afectan a las empresas, ocasionndoles
prdidas cuantiosas, son cometidos principalmente por empleados que no estn
plenamente identificados y debidamente seleccionados, toda vez que no se cuenta con
los datos suficientes para su localizacin. Esto le permite al empleado en cuestin,
despus de haber cometido alguna falta dentro de la empresa, simplemente desaparecer.
Contando con los datos esenciales de sus trabajadores, estos podran ayudarle a
identificar un posible fraude por parte de sus empleados. Por ejemplo, la falta de
concordancia entre el estilo de vida y el sueldo que percibe una persona es razn
suficiente para la investigacin. Prdidas inexplicables, si sus ventas o su produccin se
mantienen estables, si sus utilidades no aumentan, o incluso han decado.
Proceso e instrumentos del registro y control de colaboradores.
Los instrumentos tcnicos de registro y control del desarrollo del recurso humano, sern
establecidos de acuerdo a las necesidades, naturaleza y exigencias de la empresa o
institucin, siendo dentro de los ms utilizados los siguientes:

a. la Ficha Personal.
b. Ficha Social
c. Tarjeta de Control Diario de Asistencia.
d. Parte Diario de Asistencia.
e. Papeletas de Autorizacin de Salidas.
f. Tarjetas de Control de Rcord laboral.
g. File Persona
h. Rol Vacacional
i. Rol de Cambio de Vigilancia
j. Cuadro de Asignacin de Personal
k. Reglamento Interno de Trabajo
El control de personal es tambin una herramienta para detectar la desorganizacin e
ineficiencia laboral, motivo de prdidas para la empresa, y estos riegos se pueden reducir
y evitar contratando personal confiable y eficiente.
En materia de seguridad se dice que la mayora de las personas son confiables mientras
saben que sus actividades son monitoreadas, y una situacin de necesidad o emergencia
econmica hace ms probable la comisin del ilcito, ms an cuando la persona est
cierta de que se carece de controles.
En definitiva una buena identificacin del personal te permitir asegurarte de que ests
contratando personas leales y constituye una herramienta importante para seleccionar a
las personas con las caractersticas que la empresa requiera, pudiendo as reclutar al
personal ms adecuado.
Para evitar riesgos, mejorar la estabilidad y confiabilidad de tu empresa, debes empezar
por contratar al personal indicado y establecer los controles internos necesarios de
personal. Este cambio, en apariencia simple, adems de ayudarte a forjar la seguridad de
tu empresa, te redituar en el cumplimiento de las acciones o actividades empresariales.
El control y registro del personal tambin impacta a nivel operativo: trata de asegurar que
las diversas unidades de la organizacin marchen de acuerdo con lo previsto. Los
controles laborales contribuyen a ello.
Los instrumentos tcnicos de un buen control de personal son los siguientes:
- Ficha de datos: es una base de datos de carcter personal, cualquiera que fuere la
forma o modalidad de su creacin, almacenamiento, organizacin y acceso, que contiene
los datos personales del trabajador.

- Contratos laborales
El contrato individual de trabajo es el documento oficial que ampara a dos partes
interesadas la acordar un trabajo, se utiliza para amparar los intereses de las dos partes
directamente afectadas, el contratante y el contratado, en este documento se pactan, los
beneficios, prestaciones y responsabilidades de ambas partes, as como la cantidad que
recibir cada determinado plazo el contratado.
Un contrato colectivo de trabajo, es el contrato celebrado entre los sindicatos y las
empresas, para asegurar sus derechos laborales como grupo. Este contrato es
susceptible de ser revisado en lugar de repetirse o redactarse uno nuevo, y recibe
correcciones para adecuarlo a los cambios que se presentan en los intereses de las
partes; estas modificaciones las gestionan los lderes sindicales electos por los
trabajadores.
Reglamento interno de trabajo. Concepto:
Es el conjunto de disposiciones obligatorias acordadas por igual nmero de
representantes del empleador y de sus trabajadores, destinas a regular el orden, la
disciplina y la seguridad, necesarias para asegurar la productividad de la empresa y la
buena ejecucin de las labores en los establecimientos de trabajo.
Forma de elaboracin: El acuerdo escrito debe celebrarse del acuerdo del de los
trabajadores y empresas, conforme lo establezca el contrato colectivo o por una comisin
partidaria, con igual nmero de representantes de ambas partes, esta forma de
celebracin se denomina "contractualista". Cuando una empresa impone o exige adhesin
a un reglamento interno preparado unilateralmente se denomina "Institucionalista".
- Recibos de pago.
Se considera comprobantes de pago a los documentos que acreditan la transferencia de
bienes, prestacin de servicios, siempre que renan todos los requisitos y las
caractersticas mnimas establecidas por el Reglamento y hayan sido impresos por
imprentas que se encuentren inscritas en el registro de imprentas.
- Tarjetas o listas de asistencia.
Todo empleado de la empresa debe firmar su hora de entrada y salida de la misma para
tener un control adecuado de las asistencias, retardos y faltas del trabajador.
- Polticas y procedimientos.
Las polticas y los procedimientos son una parte esencial de la administracin de
negocios, dado que evita a los empleados tener que reinventar la rueda, y proporcionan
un parmetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeos individuales.
En trminos sencillos, una poltica define un resultado, en tanto que un procedimiento
define los medios para hacerlo. Por ejemplo, Puede haber una poltica de la empresa en

la que todas las adquisiciones de un empleado deben ser controladas por otro empleado,
mientras que el procedimiento para lograrlo, puede ser que los recibos deban incluir los
nombres de ambos empleados, el que hizo la compra y el que la control.

- ndices de rotacin, ausentismo y accidentes.

la rotacin se da en las empresas que tienen diferentes turnos para laborar y por esta
razn se van turnando a los trabajadores en los diferentes turnos, el trabajador no puede
ausentarse de su puesto, a menos que tenga un oficio de presentacin en el que se
justifique su salida.
- Tabla de Salarios y compensaciones, tabuladores.
El salario constituye el total de la remuneracin que recibe el trabajador a cambio de la
prestacin de sus servicios, tanto en salario base como en complementos salariales con
las siguientes excepciones de conceptos retribuidos que no tiene carcter salarial.
- Finiquito, carta renuncia, despido justificado, actas administrativas.
Un acta administrativa es el documento que se elabora para dejar evidencia y sancionar
hechos que ocurren con algn trabajador y que van en contra de alguna norma de la
Empresa sustentada en el Cdigo de Conducta y/o Reglamento Interior de Trabajo y/o por
ser alguna accin que represente alguna afectacin para la organizacin. Sirve de prueba
para llevar a cabo ciertos procesos laborales como la rescisin de la relacin laboral sin
responsabilidad para el patrn
Registro de colaboradores
El registro de personal es una funcin tcnica importante para llevar a cabo la poltica de
los recursos humanos, se lleva especficamente en el file o carpeta personal y, ficha
familiar; Este proceso tcnico comienza en forma sucesiva, apenas el colaborador ingresa
a laborar, ya que su ingreso debe registrarse en una ficha o tarjeta pre elaborada por el
rea de desarrollo de recursos humanos.
El registro y control de personal constituye una fuente importante de consulta sobre datos
personales del colaborador, asistencia e inasistencia, puntualidad, vacaciones, licencias,
permisos, ascensos y promociones entre otros, por tal motivo tiene que ser actualizada
permanentemente.
Su finalidad de esta tcnica, es servir de fuente de informacin
necesaria para determinar la situacin actual del colaborador, y para la toma de
decisiones en cuanto a: Promocin o Ascensos Conceder Becas Otorgar Derechos
Compensacin por Tiempo de Servicios Movimientos de Rotacin, o Reubicacin La
informacin registrada puede clasificarse como: a. DATOS INDIVIDUALES RELATIVOS A:
Nombre y direccin de cada colaborador y su cdigo o nmero de identificacin
laboral. Edad, fecha de nacimiento, etc. Titulo o grado acadmico. Especialidad
obtenida. Empleo: caractersticas de los puestos desempeados, indicando fechas y
motivos de cambio. Evaluaciones de mritos Ascensos Puntualidad Capacitacin y

Formacin: datos acadmicos del colegio, instituto o Universidad. Sueldos o Salarios:

Fecha de incrementos. Aptitudes e intereses especiales. b. DATOS COLECTIVOS
(Cifras Totales) Solicitudes de empleos Asistencias Movimientos de personal Sueldos
y salarios: semanal, mensual, anual Atencin mdica Nmero de horas extraordinarias
laboradas Contratos de Personal Listado de Colaboradores: Hombres, mujeres,
estables, eventuales Bienestar de Personal: Participacin de empleados en actos.
Control de entrada y salida El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los
colaboradores, se hace a travs de registro de hora y firma en libros acondicionados, en
el parte diario, o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta de ingreso
y/o en la oficina principal de la institucin. En la actualidad por ser un medio ms efectivo
para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso,
conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas en la actualidad la
entrada y salida del personal se hace a travs del registro en la tarjeta electrnica.
Instrumentos de control de colaboradores Son los distintos instrumentos y formatos, para
el control oportuno y eficiente del recurso humano dentro de las organizaciones, dentro de
estos podemos mencionar: Reloj Tarjetero, parte diario de asistencia, tarjeta de control de
asistencia, papeleta de salida, tarjeta de rcord laboral, etc.
Licencias y permisos laborales.
El permiso laboral es el acto administrativo, cuya autorizacin est a cargo del gerente y/o
Jefe de Recursos Humanos, mediante el cual se le concede al colaborador, para
ausentarse justificadamente por horas del centro laboral durante la jornada legal de
trabajo El uso del permiso se da a solicitud del interesado y est condicionado a las
necesidades de la empresa. El permiso se formaliza mediante la Papeleta de Permiso
correspondiente. Su autorizacin depende de la urgencia de la accin y no perjudicando
el normal desarrollo de las actividades de la empresa.
Los permisos por horas, se otorgan con o sin descuento remunerativo, dependiendo del
tipo de salida, por ejemplo tenemos: a. Permiso no Sujeto a Descuento: cuando el
colaborador hace abandono de su puesto de trabajo con papeleta autorizada, en donde
se registrar tanto la salida y retorno del colaborador; Dentro de estas tenemos: Motivos
de salud, cuando el colaborador en un momento dado su estado de salud se agrava, y
tiene que salir a atenderse. Comisin de Servicios, se da cuando el colaborador sale de la
empresa a desarrollar actividades propias de su cargo que desempea. Por Lactancia, La
madre colaboradora tiene derecho a 1 hora diaria de permiso, hasta que el hijo cumpla un
ao; Dicho permiso se otorga sin compensacin horaria, al inicio o al trmino de la
jornada laboral segn requerimiento, previa presentacin de la partida de nacimiento. b.
Permiso Sujeto a Descuento: se da cuando el colaborador sale fuera de la empresa a
realizar actividades particulares de ndole personal, sern descontados por el tiempo
empleado, dentro de estos tenemos: Permisos Personales, Particulares, por refrigerio, por
Los permisos tambin se otorgan por uno o ms das, lgicamente dependiendo del
motivo, como por ejemplo capacitacin, misin de servicios, o por asuntos de ndole
personal o particular. Especficamente se pueden otorgar permisos por:

permiso por capacitacin oficializada Se concede a los colaboradores, para concurrir por
horas y/o das dentro de la jornada laboral, o fuera de ella a certmenes, seminarios,
cursillos, congresos, cursos de especializacin o similares, vinculados con las funciones,
responsabilidad, especialidad del colaborador o al quehacer de la entidad. El tiempo de
duracin est sujeto a las horas y/o das de duracin del evento de capacitacin,
pudindose desarrollar a nivel local regional o nacional. Procede el permiso con goce de
haber cuando el evento cuenta con el auspicio de la empresa, o el colaborador es
propuesto para asistir a dicho certamen como consecuencia de sus quehaceres en el
desarrollo de sus funciones. La asistencia se acredita con el diploma, certificado o
constancia expedida por la entidad organizadora del evento.
permiso por capacitacin no oficializada Se concede a los colaboradores cuando el
evento no es auspiciado por la entidad o el colaborador no es propuesto por la empresa.
Por ser de naturaleza personal. El tiempo expresado en horas o das ser descontado de
sus remuneraciones. Al trmino del evento el colaborador est obligado a presentar el
diploma, certificado o constancia correspondiente, para acreditar el tiempo y motivo por el
cual se le otorgo permiso.
permiso por citacin expresa de autoridad policial, militar o judicial Se otorga a los
colaboradores cuando lo solicitan, pero previa presentacin de la notificacin o citacin
respectiva para concurrir a resolver diligencias judiciales, militares o policiales dentro de la
localidad.
permiso por maternidad o gravidez Se concede a las colaboradoras gestantes una vez al
mes, o cuando se acredita la cita de atencin mdica, para concurrir a sus controles en
las dependencias de Es Salud, debiendo a su retorno acreditar la atencin con la
respectiva constancia firmada por el mdico
Conclusiones
Es importante que las empresas, en el caso de que no tengan implementados estos
controles y herramientas, procedan a su inmediata implementacin con el apoyo de
asesores especializados en la materia. La finalidad es minimizar los riesgos y mejorar el
ambiente de trabajo, lo que sin duda se reflejara en la calidad de sus productos o
servicios, y por lo tanto en un incremento en sus utilidades.