ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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GUIA DE APRENDIZAJE No. 2

ESPERANZA LOPEZ JIMENEZ

Instructor: MARIO NADER VILLA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROCESO DE LA FORMACION PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO CREACION Y ADECUACION DE PROGRAMAS DE
FORMACION VIRTUAL Y A DISTANCIA

2016

ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

1. ACTIVIDADES DE REFLEXION INCIAL

DATO: Representacin simblica (numrica, alfabetica,etc) para identificar una cualidad o
cantidad y se considera como una unidad pequea, elemental y de gran importancia ya que con la
ausencia de uno solo puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisin de la
informacin.
INFORMACION: La informacin est constituida por un grupo de datos ya supervisados y
ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenmeno o ente. La
informacin permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es
la base del conocimiento.
DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece informacin. Se entiende por documento
toda expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. El
origen etimolgico de la palabra est en el trmino latino "docere", que significa "ensear". "todo
escrito que sirve de prueba o informacin" "todo elemento de conocimiento o fuente de informacin
registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.

2. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION E IDENTIFICACION DE CONOCIMIENTOS

NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE.

Adems de conocer los elementos esenciales del documento en un proceso archivstico es

importante identificar que decisiones y aportes seran los adecuados para las diferentes
situaciones que se presentan en el contexto laboral.
Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la pregunta
planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se
evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos
fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una
clasificacin adecuada, la cual debe exponer a su supervisor de archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.

DOCUMENTOS TEXTUALES
Notas, borradores, apuntes, rpidos

CLASIFICACION DE
LOS DOCUMENTOS

GRAFICOS
Mapas, dibujos,
planos, cuadros y
fotografas

DOCUMENTOS NO
TEXTUALES

CINTA
Videos, cinta
magntica

Cintas magnticas, mapas , dibujos,

planos, fotografas, cuadros, videos,
discos duros.
OTROS SOPORTES.
disco duro

Clasifique los documentos en textuales y no textuales segn su soporte ya que la manera que
podemos acceder a la informacin de manera distinta es decir unos los podemos leer, y otros los
debemos observarlos /escucharlos.

3. EJERCICIO INTERACTIVO

4. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO:

A
Aqu podemos ver y analizar el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar los
datos en informacin til para la compaa o para la empresa, los datos por si solo no nos dice
nada, aqu podemos ver que los datos estn en desorden y no tienen un sentido alguno, son
incoherentes, en el segundo paso observamos que los datos ya tienen un orden, se puede decir
que estn clasificados para obtener un acceso rpido a ellos y por ultimo observamos la
transformacin de esos datos ordenados en informacin que nos puede servir para tomar
decisiones para seguir con los objetivos ya establecidos y para tener la informacin til en poco
tiempo.
B.
La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos de las empresas
de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y asi como de los procesos de
ventas que puede llevar a cabo una empresa.
Documentos contables: son registros fsicos que dan cuenta de los resultados en este caso
aquellos productos vendidos (facturas) registros de caja aquellos documentos que poseen valores
matemticos.
Documentos especiales. Son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de expresin
(actas-escrituras).
Documentos legales: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor determinado
ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo, documento de identidad,
hojas de vida, registros de pagos y cobros, etc.

C.
La gestin documental se define como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por
las entidades desde su origen hasta el destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin, es all donde nace la importancia de un buen manejo archivstico dentro de las
empresas porque esta permite facilitar la bsqueda y el acceso rpido a los documentos ya que si
no estn clasificados sera una tarea tediosa y que llevara tiempo lo cual representa un aumento
significativo de costos para las empresas, adems de esto una buena gestin documental es de
buena ayuda para la buena toma de decisiones.