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ndice
1 Consideraciones previas..............................................................................................5
2 Cuestiones Generales..................................................................................................5
2.1. Qu objeto tienen las leyes?............................................................................................................ 5
2.2. Cules son los aspectos ms destacados en materia de Administracin Electrnica?..................... 5
4 Oficinas de Registro.....................................................................................................7
4.1. Qu papel tendrn las Oficinas de Registro? ................................................................................... 7
4.2. Es obligada la asistencia al interesado en el uso de medios electrnicos?....................................... 7
4.3. Son las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros el nico medio para la asistencia al
interesado en el uso de medios electrnicos?................................................................................... 8
4.4. El funcionamiento de las Oficinas de Registro se ve afectado por la declaracin de un da inhbil? . 8
4.5. Est obligada la oficina de registro a admitir cualquier escrito o solicitud que presente el ciudadano? ................................................................................................................................................... 8
4.6. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten los ciudadanos en
formato papel? ................................................................................................................................. 8
4.7. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los documentos que presenten los ciudadanos en
formato papel?.................................................................................................................................. 8
4.8. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten alguno de los obligados a relacionarse electrnicamente con las Administraciones Pblicas? ........................................ 9
4.9. Hay que archivar los documentos presentados en formato papel? .................................................. 9
4.10. Cul es el modo de actuar en registro si se presenta un ciudadano con los documentos en un Pendrive ?............................................................................................................................................... 9
4.11. Debe haber un Registro Electrnico General en cada Administracin?............................................ 9
4.12. Los Registros Electrnicos de las Administraciones Pblicas han de ser interoperables?................ 10
5 Documentos administrativos........................................................................................10
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
6 Archivo.........................................................................................................................13
6.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados?.......................................................................... 13
6.2. Se pueden eliminar los originales de los documentos digitalizados?................................................ 13
7 Notificaciones electrnicas..........................................................................................13
7.1. Cundo las Administraciones Pblicas deben notificar al interesado en formato papel?.................. 13
7.2. En qu supuestos pueden las Administraciones practicar las notificaciones por medios no electrnicos aun cuando los interesados estn obligados a recibirlas por medios electrnicos?.................. 14
7.3. Dnde puede el interesado acceder a sus notificaciones?............................................................... 14
7.4. Cmo puede la Administracin cumplir con la obligacin de notificar electrnicamente a los sujetos previstos en el artculo 14.2 de la Ley 39/2015?............................................................................ 14
7.5. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la consulta de sus documentos electrnicos?.................................................................................................................................................. 14
7.6. La obligatoriedad de incluir metadatos en los documentos electrnicos, aplica a las notificaciones?.................................................................................................................................................. 15
7.7. Dnde estarn disponibles para el interesado las notificaciones de las Administraciones Pblicas
que reciba en formato papel?............................................................................................................ 15
7.8. Es aconsejable la utilizacin de la DEH para las notificaciones a los interesados obligados a relacionarse por medios electrnicos con las administraciones pblicas?.............................................. 15
9 Representacin............................................................................................................16
9.1. Debe haber un Registro Electrnico de Apoderamiento de carcter general?.................................. 16
Consideraciones previas
Este documento informativo proporciona respuestas a preguntas frecuentes relativas
a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas y a la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del
sector Pblico.
El objetivo del documento es servir de herramienta de apoyo a los responsables de las
Administraciones Pblicas para facilitarles la aplicacin e implementacin de las obligaciones recogidas en las citadas Leyes. Para ello, su contenido incluye tanto citas explcitas de los textos, como explicaciones y contenidos complementarios. Su carcter
es meramente informativo y en ningn caso supone interpretacin con efectos jurdicos.
Se presta particular atencin a aquellos aspectos de ambas leyes ms estrechamente
ligados con las tecnologas de la informacin.
Cuestiones Generales
3.
No obstante algunos de los preceptos de estas leyes son solo aplicables a la Administracin General del Estado.
3.2. Quines son los obligados a relacionarse electrnicamente con las Administraciones?
Los colectivos que seala el artculo 14.2, es decir, los siguientes sujetos:
a) Las personas jurdicas.
b) Las entidades sin personalidad jurdica.
c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiacin
obligatoria, para los trmites y actuaciones que realicen con las Administraciones Pblicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de
este colectivo se entendern incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
d) Quienes representen a un interesado que est obligado a relacionarse electrnicamente con la Administracin.
e) Los empleados de las Administraciones Pblicas para los trmites y actuaciones
que realicen con ellas por razn de su condicin de empleado pblico, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administracin.
Adems, segn el artculo 14.3, reglamentariamente las Administraciones Pblicas
podrn establecer otros sujetos con obligacin de mantener relacin electrnica
con ellas.
3.3. Son las Leyes 39/2015 y 40/2015 de aplicacin a la relacin entre Administraciones?
S. Son personas jurdicas y adems el artculo 3.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, seala expresamente que las Administraciones Pblicas se relacionarn entre
s y con sus rganos, organismos pblicos y entidades vinculados o dependientes,
a travs de medios electrnicos.
3.4. Se aplican las Leyes 39/2015 y 40/2015 a los documentos, actos y expedientes internos de la Administracin Pblica?
S. De acuerdo con el artculo 26 de la Ley 39/2015 los documentos administrativos
sern emitidos por escrito, a travs de medios electrnicos. De acuerdo con el artculo 36, los actos administrativos se producirn por escrito a travs de medios electrnicos, a menos que su naturaleza exija otra forma ms adecuada de expresin
y constancia. De acuerdo al artculo 70 de la Ley 40/2015 los expedientes tendrn
formato electrnico, y se compondrn de acuerdo al Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus Normas Tcnicas, cuya base jurdica se encuentra en el artculo
156 de la Ley 40/2015.
Oficinas de Registro
En efecto, el art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. debern garantizar
que los interesados pueden relacionarse con la Administracin a travs de medios
electrnicos.
Por otro lado, el apartado 2 del mismo artculo dice que las AA.PP. asistirn en el
uso de medios electrnicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del
art. 14 que as lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificacin y firma
electrnica.
4.3. Son las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros el nico medio
para la asistencia al interesado en el uso de medios electrnicos?
No. El art. 12.1 de la Ley 39/2015 indica que las AA.PP. pondrn a disposicin de los
interesados los canales de acceso que sean necesarios.
4.6. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten los ciudadanos en formato papel?
Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones Pblicas, debern ser digitalizados, de acuerdo con lo previsto en el artculo27 de la
Ley 39/2015 y dems normativa aplicable, por la oficina de asistencia en materia
de registros en la que hayan sido presentados para su incorporacin al expediente
administrativo electrnico, devolvindose los originales al interesado, sin perjuicio
de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administracin
de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentacin de objetos o de
documentos en un soporte especfico no susceptibles de digitalizacin.
4.7. Cmo se debe llevar a cabo la digitalizacin de los documentos que presenten los ciudadanos en formato papel?
Tal y como seala el artculo 27.3.b) de la Ley 39/2015, se entiende por digitalizacin, el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel
o en otro soporte no electrnico en un fichero electrnico que contiene la imagen
codificada, fiel e ntegra del documento.
En el mismo artculo, la ley seala las reglas que se tienen que respetar para garantizar la identidad y contenido de las copias electrnicas (o en papel), y por tanto
su carcter de copias autnticas. En este sentido, las Administraciones Pblicas
debern ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas tcnicas de desarrollo, as como a las
siguientes reglas contempladas en el propio artculo 27.
4.8. Qu deben hacer las Oficinas de Registro con los documentos que presenten alguno de los obligados a relacionarse electrnicamente con las Administraciones Pblicas?
Si alguno de estos sujetos obligados a la relacin electrnica presentase una solicitud presencialmente, se le advertir que la ley seala que se les requerir para
que la subsanen a travs de su presentacin electrnica (art. 68.4 LPA), y se considerar como fecha de presentacin de la solicitud aquella en haya sido realizada la
subsanacin, de modo que la solicitud presencial produce efectos desde la subsanacin y no la de su presentacin presencial. (artculo 68.4 LPA).
4.12. Los Registros Electrnicos de las Administraciones Pblicas han de ser interoperables?
S. Los registros electrnicos de todas las Administraciones debern ser plenamente
interoperables. Ello implica que se debe garantizar su compatibilidad informtica e interconexin para permitir la transmisin telemtica de los asientos registrales y de los
documentos que se presenten en cualquiera de los registros (Art.16.4. Ley 39/2015).
Documentos administrativos
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5.5. Cmo se realizan las copias autnticas de los documentos pblicos administrativos o de los privados que aporten los ciudadanos?
El artculo 27.1 de la Ley 39/2015 establece que las AAPP podrn hacer copias autnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin administrativa automatizada, y que se deber mantener un registro actualizado de funcionarios habilitados para la expedicin de copias. Ese registro debe ser plenamente interoperable
y estar conectado con el resto de las AAPP a efectos de comprobar la validez de la
habilitacin.
Adems, el mismo artculo, se sealan otros aspectos relevantes del proceso de
creacin de una copia autntica. Para garantizar la identidad y contenido de las
copias electrnicas o en papel, y por tanto su carcter de copias autnticas, las
Administraciones Pblicas debern ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional
de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas tcnicas de
desarrollo, as como a las siguientes reglas:
a) Las copias electrnicas de un documento electrnico original o de una copia
electrnica autntica, con o sin cambio de formato, debern incluir los metadatos que acrediten su condicin de copia y que se visualicen al consultar el documento.
b) Las copias electrnicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no
electrnico susceptible de digitalizacin, requerirn que el documento haya sido
digitalizado y debern incluir los metadatos que acrediten su condicin de copia
y que se visualicen al consultar el documento.
c) Las copias en soporte papel de documentos electrnicos requerirn que en las
mismas figure la condicin de copia y contendrn un cdigo generado electrnicamente u otro sistema de verificacin, que permitir contrastar la autenticidad
de la copia mediante el acceso a los archivos electrnicos del rgano u Organismo pblico emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarn mediante una copia autntica en papel del documento
electrnico que se encuentre en poder de la Administracin o bien mediante una
puesta de manifiesto electrnica conteniendo copia autntica del documento
original.
Finalmente, se puede destacar que del sentido de la ley se desprende la desaparicin de la necesidad de la copia compulsada, puesto que todas las copias electrnicas son copias autnticas y, como indica el artculo 27.2, las copias autnticas
tendrn la misma validez y eficacia que los documentos originales.
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5.7. Est obligado el ciudadano a presentar documentos elaborados por las Administraciones Pblicas?
El art. 28 de la ley 39/2015 regula el derecho del interesado a no presentar
documentos elaborados por las Administraciones.
En concreto se seala que los interesados no estarn obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administracin, con independencia de
que la presentacin de los citados documentos tenga carcter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate, siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos. Se
presumir que la consulta u obtencin es autorizada por los interesados salvo que
conste en el procedimiento su oposicin expresa o la ley especial aplicable requiera
consentimiento expreso.
En ausencia de oposicin del interesado, las Administraciones Pblicas debern
recabar los documentos electrnicamente a travs de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediacin de datos u otros sistemas electrnicos habilitados al efecto.
Excepcionalmente, si las Administraciones Pblicas no pudieran recabar los citados documentos, podrn solicitar nuevamente al interesado su aportacin.
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6 Archivo
6.1. Se pueden eliminar los documentos digitalizados?
La eliminacin de los documentos digitalizados deber seguir los procedimientos
previstos en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol y la
normativa especfica sobre Archivos, dado que las Leyes 39/2015 y 40/2015 no establecen una regulacin diferente ni especfica al respecto.
Notificaciones electrnicas
7.1. Cundo las Administraciones Pblicas deben notificar al interesado en formato papel?
Slo en algunos casos. Cuando estn dirigidas a las personas fsicas no obligadas a
relacionarse electrnicamente con las Administraciones de acuerdo con el artculo
14.2 de la Ley 39/2015 o reglamentariamente, debern producirse, adems de por la
va electrnica, en soporte papel.
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7.4. Cmo puede la Administracin cumplir con la obligacin de notificar electrnicamente a los sujetos previstos en el artculo 14.2 de la Ley 39/2015?
Tal y como seala el artculo 43 de la Ley 39/2015, las notificaciones por medios
electrnicos se practicarn mediante comparecencia en la sede electrnica de la
Administracin u Organismo actuante, a travs de la direccin electrnica habilitada nica o mediante ambos sistemas, segn disponga cada Administracin u Organismo.
7.5. Hay algn servicio electrnico que facilite al interesado la consulta de sus
documentos electrnicos?
S. La ley, en su artculo 53.a) contempla el derecho del ciudadano a conocer, en
cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que
tengan la condicin de interesados; el sentido del silencio administrativo que corresponda, en caso de que la Administracin no dicte ni notifique resolucin expresa en plazo; el rgano competente para su instruccin, en su caso, y resolucin; y
los actos de trmite dictados. Asimismo, tambin tendrn derecho a acceder y a
obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos.
Para facilitar la consulta, el mismo artculo indica que quienes se relacionen con
las Administraciones Pblicas a travs de medios electrnicos, tendrn derecho a
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consultar esta informacin en el Punto de Acceso General electrnico de la Administracin que funcionar como un portal de acceso.
7.7. Dnde estarn disponibles para el interesado las notificaciones de las Administraciones Pblicas que reciba en formato papel?
Todas las notificaciones que se practiquen en papel deben ser puestas a disposicin del interesado en la Sede Electrnica de la Administracin actuante y en Punto
de Acceso General (PAG), para que pueda acceder al contenido de las mismas de
forma voluntaria (art 42.1 de la Ley 39/2015).
7.8. Es aconsejable la utilizacin de la DEH para las notificaciones a los interesados obligados a relacionarse por medios electrnicos con las administraciones pblicas?
El uso de la Direccin Electrnica Habilitada para la prctica de la notificacin a los
interesados obligados por el artculo 14.2 de la Ley 39/2015, es aconsejable porque
conlleva importantes beneficios para los interesados ya que se centralizan todas
las notificaciones electrnicas en una nica direccin electrnica.
8.
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Representacin
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