CUADRO

COMPARATIVO: ISO 23081 e ISAD (G)

QU ES?
ISO 23081

ISAD(G)

Es una norma gua que establece un marco de creacin, gestin y uso de METADATOS para la
gestin de documentos.

Es un instrumento de gestio n para los archivos brindando especificaciones tcnicas para la DESCRIPCIN
archivstica a nivel nacional e internacional.

ALCANCE
ISO 23081

ISAD(G)

UNE-ISO 23081-1 (2008)La norma no define un conjunto obligatorio de metadatos para la gestin
de documentos, ya que los requisitos, caractersticas y detalles de cada organizacin difieren una La norma ISAD(G) facilita la integracin de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unIficado de
de otra. Sin embargo, la norma evaluar los principales conjuntos de metadatos existentes
informacin
contrastndolos con los requisitos de la Norma ISO 15489. (p. 5)

APLICACIN
ISO 23081

ISAD(G)

UNE-ISO 23081-1 (2008) Los metadatos pueden aplicarse en diferentes niveles, dependiendo de
las necesidades y requisitos de la organizacin, pueden aplicarse a:

ISAD(G) (1999) La descripcin archivstica puede aplicarse a:

1. Cualquier tipo documental, independiente del soporte de los documentos de archivo.
2. Aplica sobre conjuntos documentales cerrados, activos y organizados.
3. Las reglas de esta norma no aplica para como gua para la descripcin de documentos especiales como sellos,
registros sonoros o mapas. (p. 12)

1. Los documentos y sus metadatos

2. Todos los procesos que les afectan
3. Cualquier sistema en el que residan
4. Cualquier organizacin responsable de su gestin. (p. 5)

USO
ISO 23081

ISAD(G)

UNE-ISO 23081-1 (2008) Los metadatos apoyan los procesos de trabajo y los procesos de gestin de
documentos reflejando su uso as:
1. Proteger los documentos como prueba
2. Asegurar su accesibilidad a lo largo del tiempo
3. Garantizar el valor probatorio de los documentos
4. Garantizar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos
5. Respaldar la gestin de: acceso, privacidad y los derechos de propiedad intelectual
6. Facilitar la recuperacin de informacin
7. Apoyar los principios de interoperabilidad
8. Brindar mecanismos de asociacin entre los documentos y su contexto de creacin.
9. Identificar el entorno tecnolgico en que los documentos digitales fueron creados, se incorporaron al
sistema y la forma en la que se han mantenido durante su gestin, garantizando la autenticidad. de los mismos
10. Aportar con una migracin exitosa de documentos electrnicos de un sistema a otro. (p. 7-8)

ISAD(G) (1999) Las reglas de la norma forman parte de un proceso cuyo uso se enfoca en:
1. Garantizar la elaboracin de descripciones coherentes, pertinentes y explcitas
2. Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre los documentos de archivo
3. Compartir los datos de autoridad
4. Hacer posible la integracin de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de
informacin. (p. 13)

FINALIDAD
ISO 23081

ISAD(G)

UNE-ISO 23081-1 (2008) La finalidad de los metadatos es identificar, autenticar y contextualizar

ISAD(G) (1999) La finalidad de la descripcio n es la identicicacio n del contexto y contenido de los documentos de
tanto los documentos como los agentes, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y
archivo para facilitar su consulta y hacerlos accesibles. (p. 12)
utilizan, asIb como las polIbticas que los rigen. (p. 6)

REAS
ISO 23081

ISAD(G)

ISAD(G) (1999) determina la representacin de la informacin documental en las siguientes reas y unos
elementos de descripcin:
UNE-ISO 23081-1 (2008) Para la gestin de metadatos es posible diferenciar dos reas enfocadas
A. rea de mencin de identidad: es el rea donde se identifican un conjunto d elementos esenciales que
a la gestin de documentos:
describen la unidad. (cdigo de referencia, ttulo, fecha, nivel de descripcin, extensin y soporte de la unidad de
descripcin). Esta rea tiene vinculada cinco niveles esenciales:
A. La creacin, incorporacin al sistema y gestin de los mismos;
Signatura
B. La creacin, implementacin, mantenimiento y gestin de reglas y estructuras de metadatos,
Titulo
tales como las Definiciones de Tipo de Documento (DTDs), los esquemas o los diccionarios de
Fecha de creacin de la documentacin
datos. (p. 11)
Volumen de la unidad de descripcin
Nivel de descripcin
Adicionalmente, la ISO 23081 menciona tipos de metadatos necesarios para complementar la ISO
B. rea de contexto: contiene informacin acerca del productor, historia institucional, historia archivstica, y
15489-1 tales como:
materias de la unidad de descripcin
C. rea de contenido y estructura: informacin sobre valoracin, seleccin y eliminacin
A. Metadatos sobre el documento
D. rea de acceso: caractersticas fsicas y requisitos tcnicos donde se incluye informacin para la disponibilidad
B. Metadatos sobre los procedimientos, polticas y regulaciones
de la unidad de descripcin.
C. Metadatos sobre los agentes.
E. rea de materiales relacionados o fuentes complementarias: relacin de los documentos con la unidad de
D. Metadatos sobre las actividades de gestin
descripcin. Existencia y localizacin de los originales y copia
E. Metadatos sobre actividades de gestin de documentos (p. 15-16)
F. rea de notas: campo para las observaciones relevantes. (p. 16)

ASPECTOS TCNICOS
ISO 23081

ISAD(G)

UNE-ISO 23081-1 (2008) La gestin de metadatos implica disponer de tcnicas para organizar y
mantener metadatos y estructuras de metadatos. Para el caso de mantenimiento de metadatoslos
ISAD(G) (1999) La descripcio n multinivel es una te cnica que consiste en describir un fondo y todas las partes que
los procesos tcnicos que implica son:
lo integran (secciones, series, expedientes, documentos y todas las categoras intermedias) usando elementos
apropiados para cada unidad de descripcio n, relacionando las descripciones resultantes de forma jera rquica.
1. La supervisin para asegurar la integridad de los datos;
2. las medidas de seguridad para el control de acceso a los metadatos.
Las reglas de descripcin multinivel son:
3. Los mecanismos de recuperacin en caso de fallo del sistema;
4. Los procedimientos de copias de seguridad;
1. Descripcin de lo general a lo particular
5. La migracin entre entornos tecnolgicos o la actualizacin de los sistemas de gestin de
2. Informacin pertinente para el nivel de descripcin
metadatos. (p. 13)
3. Vinculacin de las prescripciones
4. No repeticin de la informacin (p. 19-20)
Otro aspecto tcnico, es la estructura de metadatos que describen entidades, sus elementos y sus
interrelaciones.

ASPECTOS COINCIDENTES
ISO 23081

ISAD(G)

1. Los metadatos describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, as cmo su

gestin a lo largo del tiempo
2. La ISO busca normalizar el marco de creacin de metadatos
3. La informacin que pretende describir se enmarca en documentos, procesos, sistemas y
organizaciones.
4. La ISO estructura niveles de Aplicacin
5. Se dividen en 6 tipos necesarios de metadatos
6. Su uso promueve el uso de tecnologas
7. Se pretende asignar metadatos a los documentos para su posterior recuperacin y consulta

1. La descripcin archivstica identifica y explica el contexto y el contenido de los documentos con el fin de
hacerlos accesibles.
2. La ISAD(G) busca normalizar la descripcin Archivstica de informacin contenida en Fondos Documentales,
Archivos, etc.
3. Busca normalizar la descripcin de Documentos de Archivo
4. La ISAD(G) estructura reglas de descripcin multinivel
5. Se dividen en 7 reas de descripcin
6. Su uso se enfoca al desarrollo de tecnologas que permitan aplicar la norma de manera sistematizada
7. El proceso normalizado busca recuperar documentos a futuro, mediante una descripcin enfocada en las reas
de descripcin

ASPECTOS DIFERENTES
ISO 23081
1. Como tales, los metadatos son informacin estructurada o semiestructurada que posibilita la
creacin, registro, clasificacin, acceso, conservacin y disposicin de los documentos a lo largo
del tiempo y dentro de un mismo dominio o entre dominios diferentes.
2. La ISO 23081 se basan en la informacin relacionada con el contexto de gestin de documentos,
los procesos de negocio en los que se usan los documentos y cambios estructurales que afectan su
apariencia.
3. No define un conjunto obligatorio de metadatos para la gestin de documentos
4. Esta norma busca normalizar la recuperacin de documentos a partir de metadatos de forma
estructurada.
ESTUDIANTES:
HERRERA HIGUERA GIOVANNY ALONSO
ESPEJO DAZ CINDY PAOLA
ADMINISTRACIN ELECTRNICA DE DOCUMENTOS
III SEMESTRE - MGDEA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
OCTUBRE 2 DE 2016

ISAD(G)
1. La descripcin sobre los documentos de archivo se consignan en cada una de las fases de su gestin:
Produccin, seleccin, acceso, conservacin, organizacin para controlar y proteger los documentos de manera
segura y facilitar su accesibilidad.
2. La ISAD (G) (1999) Las normas de descripcin archivstica se basan en los principios acepptados, por ejemplo
el principio de procedencia
3. Definen aspectos mnimos para la Gestin de Documentos durante el ciclo vital de los Documentos
4. Esta norma busca preservar y recuperar los documentos a travs de las reas de descripcin.