Atividades Meio PDF

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP
TREINAMENTO
Manual de Aplicao do Plano de Classificao
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP
e Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo:

Atividades-Meio
ManualdeaplicaodoPlanodeClassificaoeTabelade
TemporalidadedeDocumentosdaAdministrao
PblicadoEstadodeSoPaulo: Atividades-Meio
Manual de aplicao do Plano de Classificao e

Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo:
Atividades-Meio
Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao)

Hilda Delatorre
Camila Brandi de Souza
Eliana Martinelli
Governo do Estado de So Paulo

So Paulo
2008
GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
Jos Serra
Governador
CASA CIVIL
Aloysio Nunes Ferreira Filho
Secretrio Chefe
ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

Carlos de Almeida Prado Bacellar
Coordenador
DEPARTAMENTO DE GESTO DO SISTEMA DE

ARQUIVOS DO ESTADO DE SO PAULO - SAESP
Ieda Pimenta Bernardes
Diretora Tcnica
FICHA CATALOGRFICA
______________________________________________________________________________________________________________________
Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao)

Aplicao do plano de classificao e tabelas de temporalidade de documentos da
administrao pblica do Estado de So Paulo: atividades-meio / Ieda Pimenta Bernardes,
Hilda Delatorre, Camila Brandi de Souza, Eliana Martinelli. So Paulo: Arquivo Pblico
do Estado de So Paulo, 2008
72 p.
ISBN: 978-85-61599-01-0
1. Arquivologia 2. Arquivos pblicos So Paulo (Estado) 3. Gesto documental 4. Plano de
classificao 5. Tabela de temporalidade 6. Documentos Pblicos So Paulo (Estado)
I. Ttulo
______________________________________________________________________________
Copyright 2008 by Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP
Rua Voluntrios da Ptria, 596, 02010-000, So Paulo-SP
Fone: (0xx11) 6221-3990
saesp@arquivoestado.sp.gov.br
www.saesp.sp.gov.br
Arquivo Pblico do Estado

www.arquivoestado.sp.gov.br
Manual de aplicao do Plano de Classificao e

Tabela de Temporalidade de Documentos:
Atividades-Meio
Este manual foi preparado pela equipe de tcnicos em arquivo do Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo - SAESP para subsidiar o treinamento Aplicao da Tabela de Temporalidade das AtividadesMeio, oferecido pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do SAESP, s Comisses de
Avaliao de Documentos institudas nos rgos e entidades do governo paulista.
ndice
MDULO
MDULO
Arquivo do Estado
Benefcios da Gesto Documental pra a

Administrao Pblica do Estado de So
Sistema de Arquivos do Estado de So

Paulo SAESP
Legislao arquivstica
Paulo
ANEXO
MDULO
35
Ementas das Funes e Subfunes
36
Um Sistema de Gesto Documental para

o Estado de So Paulo
ANEXO
I I
Legislao
Objetivos do Projeto Um Sistema de
42
Gesto Documental para o Estado de So

Paulo
10
ANEXO
Breve histrico do Projeto
11
Dicas para conservar o documento
Agentes envolvidos no Projeto
12
Estratgias adotadas no
desenvolvimento do Projeto
12
Produtos do Projeto
13
MDULO 3
Aplicao do Plano de Classificao e da
Tabela de Temporalidade
14
Planejamento das atividades
15
Quem tem competncia para planejar as

atividades de aplicao do Plano de
Classificao e da Tabela de
Temporalidade no rgo ou entidade?
16
O que justifica a realizao do trabalho? 18

Conhecer a produo documental
18
Plano de Classificao de Documentos
20
ndice alfabtico, remissivo e permutado 25

Tabela de Temporalidade de Documentos27
Como eliminar documentos pblicos com
segurana?
30
Como aplicar o Plano de Classificao e

a Tabela de Temporalidade na massa
documental acumulada?
33
I I I
70
A P L I C A O
P L A N O D E C L A S S I F I C A O
T T D
A T I V I D A D E S - M E I O
Mdulo
ARQUIVO DO ESTADO
nstituio criada em 1721, o Arquivo do Estado de So Paulo a mais

antiga repartio pblica do Estado. Alm de Arquivo Histrico do Estado,
o rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP,

institudo pelo Decreto estadual n 22.789, de 19 de outubro de 1984, e, nessa
condio, responsvel pela coordenao geral da implantao de uma poltica
arquivstica na administrao estadual, propondo normas e procedimentos de
organizao de arquivos, autorizando eliminaes de documentos e prestando
orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema.
SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE

SO PAULO - SAESP
ara assegurar a proteo e a preservao dos documentos arquivsticos do Poder

Pblico Estadual, harmonizar as diversas fases da administrao dos
documentos arquivsticos (corrente, intermediria e permanente) e facilitar o acesso ao

patrimnio arquivstico pblico o SAESP, em parceria com as Comisses de Avaliao
de Documentos de Arquivo institudas nas Secretarias de Estado, Fundaes,
Autarquias, Empresas Pblicas, Sociedades de Economia mista, Entidades Privadas
encarregadas da gesto de servios pblicos e Organizaes Sociais, vem
desenvolvendo um conjunto de aes que, uma vez implementadas, garantiro ao
Estado de So Paulo um Sistema de Gesto Documental efetivo. Entre as aes
6
7 A P L I C A O
T T D
estacam-se as consolidadas no Plano de Classificao e na Tabela de

Temporalidade de Documentos, instrumentos de gesto documental, a saber:
elaborao de frmulas e padres homogneos para o registro dos
atos administrativo independentemente do suporte;
atribuio de cdigos de classificao;
definio da temporalidade dos documentos;
padronizao da tipologia documental;
garantia de acesso aos administradores e ao usurio do servio
pblico.
8 A P L I C A O
T T D
LEGISLAO ARQUIVSTICA
ORIENTA TODO TRABALHO DO
SAESP
Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados
Decreto Estadual n. 22.789, de 19 de outubro de 1984
Informao: toda
legislao arquivstica,
federal, estadual e
municipal, pode ser
obtida no site do SAESP
www.saesp.sp.gov.br
Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
Decreto Estadual n. 29.838, de 18 de abril de 1989

Dispe sobre a constituio da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo nas
Secretarias de Estado
Decreto Estadual 48.897, de 27 de agosto de 2004

Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de
Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do
Estado de So Paulo, define normas para a avaliao, guarda e eliminao de documentos
de arquivo e d providncias correlatas.
Decreto Estadual 48.898, de 27 de agosto de 2004

Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio e d providncias correlatas.
9 A P L I C A O
T T D
Mdulo
Um Sistema de Gesto Documental

para o Estado de So Paulo
om a exploso da produo documental, principalmente a partir de 1950,

os rgos pblicos sentiram a necessidade de repensar a questo da
organizao de seus documentos. Era preciso, para administrar os arquivos, pensar

os documentos desde o momento de sua criao, racionalizao de seu uso,
distribuio, arquivamento permanente ou eliminao.
Ao conjunto de conhecimentos, procedimentos e polticas que viabilizaram a
eficcia da administrao dos documentos, chamou-se Gesto Documental.
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Lei Federal 8.159/91, art. 3
1 0 A P L I C A O
T T D
OBJETIVOS DO PROJETO UM
SISTEMA DE GESTO DOCUMENTAL
PARA O ESTADO DE SOPAULO
presente manual apresenta o Decreto n. 48.898, de 27 de agosto de 2004, que

aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos
da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, e o Decreto n.

48.897, de 27 de agosto de 2004, que dispe sobre os Arquivos Pblicos, os
documentos de arquivo e sua gesto, os Planos de Classificao e a Tabela de
Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo,
define normas para a avaliao, guarda e eliminao de
documentos de arquivo.
A importncia de elaborar e oficializar esses dois instrumentos
de
gesto
documental
foi
reforada
ao
longo
do
desenvolvimento do trabalho pela necessidade urgente e
Atividades da
gesto documental:
Produo
Classificao
Avaliao
recorrente aos rgos da Administrao Paulista de se definirem
Tramitao
critrios para gesto documental, sem prejuzo da salvaguarda
Uso
dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos,

das informaes indispensveis ao processo decisrio e
Organizao
Reproduo
preservao da memria institucional.

A efetiva implantao desses instrumentos objetiva a simplificao e racionalizao dos
procedimentos de gesto dos documentos e das informaes, ou seja, permitir uma
considervel reduo da massa documental acumulada, eliminando enormes volumes
de documentos rotineiros e desprovidos de valor que justifique a sua guarda, com
conseqente otimizao do espao fsico e racionalizao de custos.
10
1 1 A P L I C A O
T T D
Esse trabalho ser utilizado por todos os rgos e entidades da Administrao Pblica
Estadual, inclusive pela Procuradoria Geral do Estado e Ministrio Pblico Estadual,
contribuindo racionalizao administrativa, agilidade e transparncia no acesso s
informaes e preservao do patrimnio documental do Governo do Estado de So
Paulo.
BREVE HISTRICO DO PROJETO

1999 - 2002
Elaborao do Projeto pela equipe tcnica do SAESP
Aprovado e financiado pela FAPESP (Programa Polticas Pblicas)
Levantamento da produo documental relativa s atividades-meio
Elaborao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade
Publicao de Proposta de Tabela de Temporalidade no DOE 12/12/2002
2003
Manifestaes das Comisses de Avaliao, do Tribunal de Contas do

Estado de So Paulo, da Procuradoria Geral do Estado e do Ministrio
Pblico do Estado de So Paulo
Incluses de manifestaes e verso final da Tabela de Temporalidade
Encaminhamento para Assessoria Tcnica do Governo
2004
Ajustes finais para publicao Decreto
Publicao do Decreto 48.897/2004 e do Decreto 48.898/2004
11
1 2 A P L I C A O
T T D
AGENTES ENVOLVIDOS NO PROJETO

O trabalho resulta de um esforo coletivo, efetivamente participativo, realizado em
parceria com 51 Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, institudas em
20 Secretarias de Estado, 8 Fundaes, 13 Autarquias, 8 Empresas, Procuradoria Geral
do Estado e Ministrio Pblico Estadual, em conjunto com os grupos auxiliares de
trabalho e eventuais colaboradores, totalizando cerca de 800 agentes pblicos
envolvidos no projeto, entre assessores, procuradores, diretores de departamentos e
tcnicos altamente especializados, alm da consultoria de profissionais especializados
em arquivstica da Universidade de So Paulo.
ESTRATGIAS ADOTADAS NO
DESENVOLVIMENTO DO PROJETO
As estratgias adotadas no desenvolvimento do trabalho asseguraram a efetiva
participao dos rgos e entidades da Administrao Estadual, bem como da
Procuradoria Geral do Estado, do Tribunal de Contas do Estado e do Ministrio
Pblico Estadual.
Reunies de trabalho com as Comisses de Avaliao de Documentos
Visitas tcnicas junto aos rgos e entidades para cotejar informaes, esclarecer
dvidas e analisar os documentos
Reunies de trabalho com os representantes de inmeros rgos e entidades,
reconhecidamente especializados em suas respectivas reas de atuao para
apresentar, debater e analisar as propostas de classificao e temporalidade de
cada tipo documental
Reunies com representantes da Procuradoria Geral do Estado, designadas para
acompanhar o SAESP garantiram a consistncia jurdica ao trabalho
12
1 3 A P L I C A O
T T D
Exaustiva pesquisa em mais de 250 textos legais (federais, estaduais e

municipais)
Anlise criteriosa dos dados coletados
Experimentao de hipteses que permitiram o mapeamento da produo
documental produzida e acumulada na Administrao
PRODUTOS DO PROJETO
DECRETO 48.897/2004
Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto,
os Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao,
guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlatas
DECRETO 48.898/2004
Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de
Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio e
d providncias correlatas.
Plano de Classificao de Documentos: atividades-meio
Tabela de Temporalidade de Documentos: atividades-meio
ndice Alfabtico, Remissivo e Permutado
13
1 4 A P L I C A O
T T D
Mdulo
Aplicao do Plano de Classificao

e da Tabela de Temporalidade de
Documentos: atividades-meio
ara iniciar o objetivo de garantir agilidade no acesso s informaes e a

meta de aumentar a transparncia e a qualidade no servio pblico
necessrio priorizar a aplicao de instrumentos arquivsticos fundamentados

em princpios de classificao que recuperem o contexto no qual os
documentos foram produzidos, recebidos e acumulados, associados avaliao
documental,
controle
acompanhamento
da
produo,
tramitao,
arquivamento, destinao final de documentos.

fundamental que os documentos recebam um tratamento tcnico adequado e
homogneo, normalizado, afim de que possam cumprir com eficincia sua
finalidade, autorizando, iniciando ou regulamentando aes, bem como sua
funo de prova.
O trabalho de aplicao dos instrumentos arquivsticos nos rgos e entidades
da administrao compreende dois grandes momentos:
Planejamento das atividades

14
1 5 A P L I C A O
T T D
Conhecer a produo documental
Desenvolvimento das atividades

A efetivao deste trabalho de aplicao dos instrumentos arquivsticos, Plano
de Classificao e Tabela de Temporalidade, permitir a organizao dos
documentos que esto sendo produzidos atualmente, dos documentos
acumulados no passado que esto desorganizados e ainda garantir a
continuidade dos critrios adotados no futuro. Ou seja, constitui um dos passos
indispensveis implementao de uma poltica de gesto documental no
rgo/entidade.
PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES

O trabalho consiste na aplicao do Plano de Classificao de Documentos e da Tabela
de Temporalidade de Documentos: atividades-meio produo documental atual dos
rgos, bem como massa documental acumulada ao longo dos anos devido
ausncia de critrios de gesto documental.
Lembrem-se:
impossvel conter um vazamento se no
solucionarmos sua causa!
Faz-se, portanto, urgente e prioritrio
normalizar, controlar e agir sobre a produo
documental atual de modo a interromper o
acmulo desordenado de documentos
15
1 6 A P L I C A O
T T D
Quem tem a competncia para planejar as

atividades de aplicao do Plano Classificao e
da TTD no rgo ou entidade?
A competncia para conduzir as atividades de gesto de documentos no interior de

cada rgo/entidade da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo,
devidamente instituda e oficializada.
As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos

permanentes e multidisciplinares institudos nos rgos da
Administrao Pblica Estadual nos termos do artigo 2 do Decreto
n 29.838, de 18 de abril de 1989
(Decreto Estadual n. 48.897/2004, art. 34 )
Entre as atividades da Comisso est o planejamento da aplicao do Plano de

Classificao e da Tabela de Temporalidade de Documentos no seu respectivo
rgo/entidade.
As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo faro

aplicar, em suas respectivas reas de atuao, os Planos de
Classificao e as Tabelas de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo.
(Decreto Estadual n. 48.897/2004, art. 35 )
16
1 7 A P L I C A O
T T D
O R I E N T A O
T C N I C A
S A E S P
F A equipe tcnica do SAESP encontra-se disposio das

Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo para prestar
orientao tcnica atravs do telefone/fax (11) 6221-3990 e do
endereo eletrnico saesp@sp.gov.br
F Visite www.saesp.sp.gov.br
So tambm atividades da Comisso de Avaliao de Documentos:

Conduzir a eliminao de documentos respeitando os procedimentos estabelecidos
do Decreto 48.897/2004
Propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados

eliminao
Comunicar ao Arquivo do Estado a eventual existncia de outros documentos de
arquivo produzidos em decorrncia do exerccio de atividades-meio no indicados

no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, para sua
incorporao
A comunicao dever ser obrigatoriamente
acompanhada de proposta de temporalidade,
devidamente justificada
Elaborar e atualizar o Plano de Classificao de Documentos e a Tabela de

Temporalidade de Documentos decorrente do exerccio da atividade-fim de seu
respectivo rgo
Considerando os critrios e conceitos adotados no
Estado para a gesto de documentos, aplicados
para as atividades meio
17
A P L I C A O
T T D
O que justifica a realizao do trabalho?
PERTINENTE em relao s necessidades da Administrao Pblica

Paulista
PARTICIPATIVO, pois compreendido e compartilhado pelos agentes
envolvidos
EXPLCITO, pois formulado por escrito e apresentado oficialmente
LEGTIMO, pois atende s demandas reais
LEGAL, pois est em conformidade com as exigncias legais
CONHECER A PRODUO DOCUMENTAL

Conhecer a produo documental significa:
Identificar os documentos produzidos e recebidos pelo

rgo/entidade no exerccio de suas atividades-meio
Identificar o contexto no qual os documentos foram produzidos

(funo, subfuno e atividade)
20
A P L I C A O
T T D
Todo esforo de levantar os documentos relativos s atividades meio (cerca de 800

tipos) e vincular cada um deles atividade que o gerou, bem como agrupar as
atividades por funes e subfunes, j foi realizado e est consolidado no Plano
de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos oficializados.
As Comisses de Avaliao funcionam como agentes multiplicadores dos
procedimentos e normas de gesto documental, cada qual no seu rgo/entidade.
A Comisso dever, portanto, conhecer a produo documental da rea meio,
estudando os instrumentos oficializados, para que possa apresentar e divulgar o
Plano e a Tabela junto aos demais servidores.
Os servidores por sua vez devero:
v Saber reconhecer no Plano e na Tabela, as atividades que executam

cotidianamente
v Se tornar apto a aplicar o Plano e a Tabela de Temporalidade aos

documentos por ele produzidos, recebidos e acumulados
19
A P L I C A O
T T D
PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DA

ADMINISTRAO PBLICA DO ESTADO DE SO PAULO
Um importante instrumento de gesto documental que permite
classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos
rgos, entidades e empresas da Administrao Estadual no
exerccio de suas funes, subfunes e atividades.
ermite a recuperao do contexto original da produo documental ao

agrupar os tipos de documentos de acordo como o rgo produtor, a
funo, a subfuno e a atividade responsvel por sua produo ou acumulao.
O Plano de Classificao de Documentos das atividades-meio da administrao

paulista rene cerca de 800 tipos documentais e, para garantir sua aplicao
segura, conta com um instrumento auxiliar: o ndice Alfabtico, Remissivo e
Permutado, que tambm ser apresentado neste manual.
MODELO DO PLANO DE CLASSIFICAO
20
A P L I C A O
As Funes podem ser

identificadas como:
1. direta ou
essencial
2. indireta ou
auxiliar
T T D
FUNO - corresponde ao conjunto das atividades que o

Estado exerce para a consecuo de seus objetivos. As
funes podem ser diretas ou essenciais e indiretas ou
auxiliares. As funes indiretas ou auxiliares so as que
possibilitam a infra-estrutura administrativa, financeira, de
recursos humanos, de material e patrimnio, transporte e de
comunicao, infra-estrutura necessria ao desempenho concreto e eficaz das

funes essenciais. Cada funo est acompanhada do seu respectivo cdigo
numrico.
SUBFUNO - A subfuno refere-se a um agrupamento de atividades afins,
correspondendo cada subfuno a uma vertente da respectiva funo. A
subfuno est acompanhada de seu respectivo cdigo numrico.
ATIVIDADES - Nesse campo esto relacionadas as aes, encargos ou

servios decorrentes do exerccio de uma funo.
21
A P L I C A O
T T D
Atividades-meio
Este treinamento busca capacitar os agentes pblicos a aplicar a Tabela de

Temporalidade que contempla apenas as atividades-meio, ou seja, os
documentos considerados de carter instrumental e acessrio, produzidos,
recebidos e acumulados no exerccio de operaes e procedimentos
administrativos que os rgos e entidades da Administrao Estadual Paulista
levam a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies
especficas (FUNO DIRETA OU ESSENCIAL).
DOCUMENTOS - Nesse campo constam todos os tipos de documentos

produzidos, recebidos ou acumulados na Unidade. Um tipo de documento
se distingue de outro a partir da funo, subfuno e atividade que lhe d
origem, da sua forma de produo e tramitao e da instncia decisria a
que se submete.
CDIGO DE CLASSIFICAO - Os documentos so acompanhados

dos seus respectivos cdigos de classificao, sendo a primeira unidade
numrica indicativa da funo, a segunda unidade numrica indicativa da
subfuno, a terceira unidade numrica indicativa da atividade e a quarta
unidade numrica indicativa do tipo documental.
22
A P L I C A O
T T D
No Plano de Classificao, as funes, subfunes, atividades e documentos

apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem cdigos numricos
prprios.
O Plano de Classificao , portanto, a representao grfica da classificao,

nesse caso, realizada de acordo com o critrio funcional e no estrutural, uma
vez que as estruturas so freqentemente alteradas, enquanto as funes,
subfunes e atividades permanecem praticamente inalteradas com o decorrer
do tempo.
Foram identificadas 7 funes correspondentes s grandes reas-meio de

atuao do Governo Paulista, a saber:
01 Organizao Administrativa
02 Comunicao Institucional
03 Gesto de Bens Materiais e Patrimoniais
04 Gesto de Recursos Humanos
05 Gesto Oramentria e Financeira
06 Gesto de Documentos e Informaes
07 Gesto de Atividades Complementares
23
A P L I C A O
T T D
I M P O R T A N T E
F Consta do ANEXO I a ementa de cada uma das Funes e

Subfunes presentes no Plano de Classificao e na Tabela de
Temporalidade de Documentos das atividades-meio da
Administrao Pblica Paulista.
Os processos, expedientes e demais documentos produzidos no exerccio das

FUNDO: unidade
constituda pelo
conjunto de
documentos
acumulados por
um rgo ou
entidade.
atividades-meio so comuns a todos os rgos e entidades da

Administrao Pblica Estadual. Os mesmos tipos documentais
sero produzidos, recebidos e acumulados nos diferentes rgos
ou entidades quando estes executarem uma mesma atividademeio. Apenas o rgo produtor ir sinalizar a diferena e garantir
o respeito ao fundo documental.
24
A P L I C A O
T T D
NDICE ALFABTICO, REMISSIVO E PERMUTADO

Instrumento complementar do Plano de Classificao que
favorece a recuperao dos documentos a partir das variantes de
seu contedo e das modalidades de sua produo
Gesto Documental pressupe, entre outros fatores, o acesso gil e

preciso informao disponibilizada. Nesse sentido, o ndice Alfabtico,
Remissivo e Permutado confere credibilidade e confiabilidade ao Sistema que

est sendo adotado ao cumprir a funo de padronizar a denominao dos
documentos, possibilitando o controle do vocabulrio.
um instrumento auxiliar durante a aplicao do Plano de Classificao
de Documentos, pois capaz de estabelecer um sistema de pontes ao ligar as
expresses no adotadas pelo Plano de Classificao s expresses adotadas
pelo mesmo, permitindo a busca de tipos documentais a partir das variantes de
seu contedo e das modalidades de sua produo.
O ndice Alfabtico, Remissivo e Permutado contempla basicamente quatro
tipos de informao, a saber:
Expresses adotadas pelo Plano de Classificao, organizadas em ordem
alfabtica
Nomeaes que ocorrem no quotidiano da Administrao Pblica
Paulista, entre rgos e entidades com culturas organizacionais diferentes.
Esta a funo das remissivas includas nos ndices (USE)
Sugesto para anlise de outras possibilidades, relacionadas expresso
pesquisada, mas que no mantm com esta uma relao de sinonmia
(VER TAMBM)
O ndice apresentado sob forma permutada
25
A P L I C A O
T T D
Exemplo de padronizao de vocabulrio
Contas da luz
Contas de gua
USE
Processo de pagamento de contas

de utilidade pblica
Exemplo de ndice Alfabtico, Remissivo e Permutado

Acidente de trabalho ou doena profissional, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Adoo, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Afastamento com vencimentos USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Afastamento de funcionrio preso USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Afastamento para desempenho de mandato eletivo USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Afastamento para executar servios obrigatrios por lei USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Afastamento para exerccio de cargo em comisso USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Afastamento para exerccio de cargo em sindicato USE Processo de afastamentos ou licenas
03.03.04.05
Afastamento para exerccio em atividades com as quais o Estado mantenha convnio USE Processo
de afastamentos ou licenas
Afastamento para participao em congressos e outros certames culturais, tcnicos ou cientficos
USE Processo de afastamentos ou licenas
26
03.03.04.05
03.03.04.05
A P L I C A O
T T D
TABELA DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS DA

ADMINISTRAO PBLICA DO ESTADO DE SO PAULO:
ATIVIDADES-MEIO
Instrumento resultante da avaliao documental, aprovado por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinao de
cada srie documental
Programa de Gesto de Documentos que vem sendo implantado pelo

SAESP tem como sua ao prioritria a elaborao e oficializao de
Tabela de Temporalidade, instrumento fundamental que consolida o estudo dos

valores de cada tipo documental identificado, definindo os prazos de guarda e a
destinao dos documentos produzidos pelo Governo do Estado de So Paulo
no exerccio de suas funes, subfunes e atividades.
PRAZOS DE GUARDA (em anos) - Com fundamento em legislao

especfica ou nas demandas administrativas, nesse campo est registrado
o tempo de permanncia de cada documento no lugar indicado, a saber:
Unidade Produtora - Nmero de anos em que o documento deve

permanecer no arquivo corrente do rgo produtor/acumulador,
cumprindo a finalidade para a qual foi produzido. (Fase corrente)
27
A P L I C A O
Vigncia:
T T D
intervalo de tempo durante o qual o documento
produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades

que determinaram sua produo. O prazo de guarda na Unidade com
Atribuio de Arquivo, portanto, deve ser contado a partir do
cumprimento do prazo de vigncia na Unidade produtora. Quando a
vigncia do documento esgotar-se antes de 1 (um) ano, fica autorizada a
sua eliminao, desde que cumprido o prazo de vigncia.
At a aprovao das contas:
o prazo definido no campo
Unidade com Atribuio de Arquivo comea a contar a partir da data de

aprovao pelo Tribunal de Contas do Estado de So Paulo.
Unidade com Atribuies de Arquivo - Nmero de anos em que

o documento, aps o prazo de guarda na Unidade Produtora, deve
ainda permanecer no arquivado para eventuais consultas, em
decorrncia do cumprimento de prazos prescricionais ou
precaucionais. (Fase intermediria)
Definido os prazos de guarda de cada tipo documental, em razo dos seus

valores administrativo, fiscal, jurdico-legal, tcnico, histrico, a Tabela de
Temporalidade determina tambm qual deve ser a sua destinao final:
eliminao ou guarda permanente.
DESTINAO - Nesse campo est registrado o resultado da avaliao

de cada tipo de documento, a partir da qual se define se o documento
deve ser eliminado ou encaminhado para guarda permanente.
28
A P L I C A O
T T D
Eliminao Este campo indica quando os documentos podem ser

eliminados aps cumprimento de prazos definidos na Unidade
Produtora e/ou na Unidade com Atribuies de Arquivo, por no
apresentarem valor que justifique sua guarda definitiva.
Guarda Permanente Este campo indica quando os documentos

foram considerados de valor permanente, aps esgotados os prazos
de guarda previstos na Unidade Produtora e/ou na Unidade com
Atribuies de Arquivo.
OBSERVAES Neste campo esto informados os atos legais ou as

razes de natureza administrativa que fundamentaram, para cada tipo de
documento mencionado, a indicao dos prazos propostos nos campos
anteriores (Prazos de Guarda e Destinao). Consta ainda informaes
relevantes sobre a natureza do documento, sobre seu contedo,
esclarecimentos sobre sua produo, guarda ou destinao.
29
A P L I C A O
T T D
COMO ELIMINAR DOCUMENTOS PBLICOS COM

SEGURANA?
eliminao de documentos pblicos hoje um procedimento regulado por

normas especficas e que devem ser de pleno conhecimento por parte dos
integrantes da Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo de rgos e

entidades, reguladas pelo Decreto 48.897/2004.
Como definir amostras dos documentos destinados

eliminao?
A Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo deve retirar amostras dos
documentos destinados eliminao, para que sejam guardados
permanentemente, devendo levar em considerao as disposies do artigo 29
do Decreto 48.897/2004, observando sempre o contedo, a natureza e a forma
do documento a ser eliminado.
A Comisso pode entender amostragem como o fragmento de uma srie
documental destinada eliminao, selecionado por meio de critrio
especficos para guarda permanente, a fim de exemplifica-la, revelar
especificidades ou alteraes de rotninas administrativas ou de procedimentos
tcnicos, ou registrar ocorrncias em momentos marcantes.1
A Comisso tambm deve orientar sua ao pela busca contnua de critrios,
sejam eles quantitativos ou qualitativos, os mais objetivos possveis, para
selecionar amostras dos documentos a serem eliminados. A amostragem pode
ser estatstica, geogrfica, cronolgica ou por sries documentais. Alguns dos
critrios mais comuns para se definir as amostragens so:
1.
Amostragem anual ou decenal: aplicada aos documentos que foram

organizados segundo critrio cronolgico;
Glossrio elaborado por Ieda Pimenta Bernardes e Dase Apparecida Oliveira e publicado em Como avaliar documentos de
arquivo de Ieda Pimenta Bernardes. Arquivo do Estado, So Paulo, 1998.
1
30
A P L I C A O
T T D
2.
Mtodo alternativo ou por turno: sistema de rodzio que pode ser

acompanhado de mtodos estatsticos;
3.
Amostragens regionais;
4.
Amostragem estatstica aletria: aplicada em acervos volumosos,

completos, ordenados de forma lgica.
Somam-se, aos procedimentos apresentados, algumas observaes de grande

importncia que conferiro credibilidade aos trabalhos coordenados e
executados pelas Comisses de Avaliao de Documentos, a saber:
Como eliminar documentos que no constam nas Tabela

de Temporalidade?
A eliminao de documentos que no constam na Tabela de Temporalidade s
ser possvel mediante autorizao do Arquivo do Estado de So Paulo, aps
anlise da Relao de Eliminao de Documentos que dever ser encaminhada
pelo rgo ou entidade, conforme disposio do artigo 25 do Decreto
48.897/2004.
Como verificar a situao de aes judiciais encerradas ou

em curso onde a Fazenda Estadual figura como autora ou
r?
A Comisso de Avaliao de Documentos dever consultar a Procuradoria
Geral do Estado sobre as aes judiciais encerradas ou em curso onde a Fazenda
Estadual figure como autora ou r, para que se possa dar cumprimento aos
prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos na Tabela de
Temporalidade de Documentos, conforme artigo 36 do Decreto 48.897/2004.
Como proceder quando os documentos a serem

eliminados encontram-se fora da Sede (interior do Estado)?
Quando nenhum membro da Comisso de Avaliao de Documentos de
Arquivo puder presenciar a eliminao de documentos no local do evento, a
31
A P L I C A O
T T D
mesma dever designar um representante junto Unidade que efetivar a

eliminao, para que este presencie a fragmentao e assine o Termo de
Eliminao de Documentos, em consonncia com as determinaes do Artigo
28 do Decreto 48.897/2004.
permitida a eliminao de documentos de guarda

permanente aps sua microfilmagem ou reproduo em
outro suporte?
No. Todo documento considerado de guarda permanente no poder ser
eliminado aps microfilmagem, digitalizao ou qualquer outra forma de
reproduo, devendo ser preservado pelo prprio rgo produtor ou recolhido
ao Arquivo do Estado, ao qual caber decidir sobre a convenincia e a
oportunidade de recolhimento de documentos ao seu acervo. Cabe lembrar que
o documento de guarda permanente inalienvel e imprescritvel.
Eliminao de documentos pblicos

1. Preparar a "Relao de Eliminao de Documentos"
2. Elaborar "Ata da Comisso aprovando a relao proposta"
3. Elaborar e encaminhar para publicao no DOE o "Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos"
4. Proceder fragmentao dos documentos, independentemente do seu

suporte, e doar ao Fundo os documentos em suporte papel, nos termos da
legislao em vigor.
6. Lavrar o "Termo de Eliminao de Documentos
7. Encaminhar uma cpia do Termo de Eliminao de Documentos ao
Arquivo do Estado
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A P L I C A O
T T D
COMO APLICAR O PLANO DE CLASSIFICAO E A TABELA

DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS NA MASSA
DOCUMENTAL ACUMULADA?
O Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade devero ser aplicados
massa documental acumulada adotando os mesmos critrios utilizados para
classificar
os
documentos
atualmente
produzidos
recebidos
pelo
Trabalhando com a massa documental acumulada

1. Levantamento da massa documental
2. Definir o espao fsico
3. Preparar o local de trabalho
4. Verificar os materiais necessrios
5. Definir os grupos de trabalho
Anlise documental
1. Verificar o critrio segundo o qual os documentos esto organizados nas caixas
2. Retirar todos os documentos de suas caixas e identific-los de acordo com a atividade que
provocou sua produo (Funo/Atividade)
3. Identificar as unidades produtoras (departamentos) dos documentos
Aplicando o Plano de Classificao
1. Identificar os tipos documentais de acordo com o Plano de Classificao
2. Codificar os tipos documentais de acordo com o Plano de Classificao
Aplicando a Tabela de Temporalidade
1. Identificar os prazos de guarda de cada tipo documental de acordo com a Tabela de
Temporalidade
2. Elaborar etiquetas padronizadas para serem afixadas nas novas caixas de documentos
que ainda devem cumprir prazos de guarda
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A P L I C A O
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rgo/entidade.
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A P L I C A O
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Mdulo
BENEFCIOS DA GESTO DOCUMENTAL PARA A

ADMINISTRAO PBLICA DO ESTADO DE SO PAULO
A aplicao do Plano de Classificao e da Tabela de Temporalidade de

Documentos consignar inmeros benefcios para a Administrao Pblica
Estadual, entre eles:
Simplificao e racionalizao dos procedimentos de gesto dos documentos
Garantia de acesso s informaes
Agilidade na tomada de decises
Maior qualidade e produtividade ao servio pblico
Favorece o planejamento, o controle e a transparncia nas finanas pblicas
35
A P L I C A O
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ANEXO
EMENTAS DAS FUNES E

SUBFUNES
01 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA (FUNO)
Esta funo compreende as diretrizes e regulamentao interna, o funcionamento, a
criao e as aes de planejamento e controle que possibilitam o andamento das
rotinas administrativas dos diferentes rgos, definindo as regras jurdicoadministrativas da organizao estatal e estratgias para assegurar a defesa dos direitos
de usurios do servio pblico.
01.01 Ordenamento jurdico (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se ao cumprimento das determinaes de carter de
direito administrativo organizatrio que estabelecem as relaes entre os
rgos, as funes e os agentes que iro desempenh-las. Abrange as
atividades de elaborao de atos administrativos, formalizao de acordos
bilaterais, habilitao jurdica e regulamentao fiscal dos rgos, entidades e
empresas, acompanhamento de aes judiciais, elaborao de pareceres,
uniformizao da jurisprudncia administrativa e assessoramento tcnicolegislativo.
01.02 Planejamento das aes de governo e controle dos servios
(SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se elaborao, com bases tcnicas, de planos e
diretrizes, permitindo o desenvolvimento de programas de governo com fins
especficos, abrangendo tambm o acompanhamento sistemtico e o controle
da execuo daqueles planos e diretrizes, bem como, aes que assegurem a
qualidade e a produtividade na prestao dos servios pblicos e a defesa dos
direitos de seus usurios.
36
A P L I C A O
T T D
01.03 Apoio administrao pblica (SUBFUNO)

Esta subfuno refere-se ao agendamento e acompanhamento de
compromissos oficiais, assim como publicidade de atos oficiais no Dirio
Oficial e o controle da redao, do envio e da publicao.
02 COMUNICAO INSTITUCIONAL (FUNO)

Esta funo compreende o conjunto de procedimentos destinados a difundir
informaes sobre as polticas e sobre o funcionamento dos rgos, de modo a
torn-las claras e compreensveis para diferentes pblicos, internos e externos.
02.01 Assessoria de Imprensa (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se ao acompanhamento das relaes entre os rgos
governamentais e a imprensa escrita, falada e televisiva, por meio da redao,
seleo e distribuio de press releases e de notcias, organizao de
entrevistas, elaborao de normas de redao e de declaraes a serem
divulgadas, bem como da cobertura dos eventos ou solenidades oficiais.
02.02 Cerimonial (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se ao conjunto de formalidades que devem ser
obedecidas nas cerimnias oficiais, incluindo-se pessoal a ser convocado,
normas para a execuo de atos e servios e todo o atendimento consular.
02.03 Promoo de eventos ou cerimnias oficiais (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se organizao de eventos tais como congressos, cursos,
seminrios, simpsios, encontros, feiras e exposies, bem como solenidades e
recepes oficiais.
02.04 Propaganda e marketing (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se ao planejamento, criao e execuo de atividades
de propaganda e campanhas de publicidade, bem como promoo de
aes governamentais relativas divulgao de determinados servios
pblicos.
02.05 Produo editorial (SUBFUNO)
37
A P L I C A O
T T D
Esta subfuno refere-se edio de publicaes oficiais ou de publicaes

editadas por rgos pblicos em parceria com outras entidades.
03 GESTO DE RECURSOS HUMANOS (FUNO)

Esta funo corresponde a coordenao das aes de recrutamento, seleo,
desenvolvimento e capacitao, avaliao e acompanhamento da vida funcional
dos funcionrios ou servidores encarregados da execuo de servios pblicos
ou de natureza pblica, dentro das hierarquias funcionais e dos regimes
jurdicos aos quais se submetem.
03.01 Planejamento e formulao de polticas de recursos humanos
(SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se elaborao de manuais de procedimentos,
realizao de estudos e pesquisas relativos aos padres de lotao, de
adequao dos quadros de pessoal, de planos de salrios e programas de
regimes de trabalho e da classificao e cadastro de cargos e funes.
03.02 Seleo e desenvolvimento de recursos humanos (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se coordenao dos processos seletivos, concursos
pblicos, capacitao e qualificao dos funcionrios e servidores pblicos
ou dos candidatos a cargos e funes nos diferentes rgos.
03.03 Expediente de pessoal (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se elaborao de atos administrativos relativos vida
funcional, s atividades de avaliao de desempenho, de elaborao de
expedientes para concesso de vantagens e benefcios e aos procedimentos
para apurao e aplicao de punio disciplinar.
03.04 Controle da freqncia (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se ao registro da freqncia, concesso de horrio de
estudante e horrio especial, apurao do tempo de servio para
aposentadoria e expedio de certides para comprovao de direitos.
03.05 Pagamento de pessoal (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se elaborao dos expedientes necessrios ao
processamento da folha de pagamento e ao controle efetivo do pagamento.
38
A P L I C A O
T T D
03.06 Segurana e medicina do trabalho (SUBFUNO)

Esta subfuno refere-se s atividades relativas avaliao da sade do
funcionrio ou servidor, registro de ocorrncias mdicas, medicina do
trabalho e preveno de acidentes do trabalho.
03.07 Promoo do desenvolvimento social de funcionrios e
servidores (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se s atividades de promoo da qualidade de vida
dos funcionrios ou servidores, atendimento de suas necessidades bsicas e
de seus familiares.
03.08 Coordenao
(SUBFUNO)
das
atividades
de
convivncia
infantil
Esta subfuno refere-se s atividades de atendimento e assistncia s

crianas, filhos e dependentes de funcionrios ou servidores, nos Centros
de Convivncia Infantil.
04 GESTO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS (FUNO)

Esta funo corresponde administrao de bens mveis e imveis do Estado,
compreendendo sua aquisio, controle, uso, alienao e inutilizao, assim como a
contratao e administrao de servios, nas mais diversas modalidades, previstas
em legislao especfica.
04.01 Controle de compras e servios (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se administrao das diferentes modalidades de
aquisio de material de consumo ou permanente, seja por compra direta,
adiantamento, licitao (concorrncia, convite, tomada de preo), seja por
doao, emprstimo, leasing ou permuta. Compreende tambm a
administrao das contrataes de servio por concorrncia, por convite, por
tomada de preos e as relaes com os prestadores de servios e
fornecedores.
04.02 Controle de bens patrimoniais (SUBFUNO)
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A P L I C A O
T T D
Esta subfuno refere-se s aes de registro, defesa, acompanhamento da

utilizao e arrolamento das baixas para inutilizao ou alienao de bens
patrimoniais do Estado em suas diferentes modalidades (doao, cesso,
transferncia).
04.03 Controle de almoxarifado (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se s aes de recebimento, formao, distribuio e
controle de estoque de material de consumo e permanente dos rgos
pblicos, incluindo previso de consumo.
04.04 Controle do patrimnio imobilirio (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se s aes de aquisio de bens imveis, nas mais
diversas modalidades (compra, permuta, doao, dao em pagamento,
desapropriao, adjudicao em execuo de sentena, reintegrao de posse,
transferncia, usucapio), bem como do cadastramento, conservao,
alienao, locao e administrao dos prprios do Estado.
04.05 Controle de transportes internos (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se s aes relativas fixao da frota, aquisio, registro,
regularizao, manuteno, abastecimento, controle do uso, da movimentao e
da guarda de veculos oficiais, em convnio ou locados.
05
GESTO
(FUNO)
ORAMENTRIA
FINANCEIRA
Esta funo compreende o cumprimento das diretrizes da poltica oramentria e

financeira por meio do planejamento oramentrio e da execuo oramentria e
financeira no que se refere ao controle da execuo, distribuio de recursos e
alteraes oramentrias, at o pagamento de despesas e a prestao de contas.
05.01 Planejamento oramentrio (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se fixao das diretrizes e formulao de propostas
oramentrias por meio da elaborao, consolidao e formalizao de
projetos de lei.
05.02 Execuo oramentria e financeira (SUBFUNO)
40
A P L I C A O
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Esta subfuno refere-se s atividades de distribuio, acompanhamento,

reserva de recursos, adiantamento de despesas, prestao de contas,
pagamento de despesas, operaes de crdito e pagamento da dvida pblica,
abrangendo todo o controle da contabilidade dos rgos pblicos da
Administrao Estadual.
06
GESTO DE DOCUMENTOS E INFORMAES
(FUNO)
Esta funo refere-se ao controle das polticas arquivsticas do rgo e dos
procedimentos relativos comunicao externa e interna, aos servios de protocolo,
arquivo e acesso aos documentos, bem como s aes de incorporao e utilizao de
tecnologias da informao.
06.01 Comunicao administrativa (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se s atividades relativas ao recebimento, registro,
classificao, arquivamento, avaliao e descrio de documentos, assim
como ao fornecimento de certides e transcrio de documentos.
06.02 Gesto de tecnologia da informao (SUBFUNO)
Esta subfuno refere-se ao controle da implantao, funcionamento e
manuteno dos sistemas informatizados e dos equipamentos eletrnicos,
bem como s atividades de desenvolvimento de programas de computador e
de vistoria e proteo integridade dos documentos eletrnicos.
07
GESTO
(FUNO)
DE
ATIVIDADES
COMPLEMENTARES
Esta funo compreende os servios de recepo e controle de portaria,

manuteno e vigilncia de edifcios e equipamentos, assim como servios de
limpeza, de copa, de reprografia, de grfica e de telecomunicaes.
41
A P L I C A O
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ANEXO
LEGISLAO
Lei Federal 8.159, de 8 de janeiro de 1991
Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras

providncias
CAPTULO I
Disposies Gerais
Artigo 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura,
ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.
Artigo 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter
pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas,
bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a
natureza dos documentos.
Artigo 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Artigo 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos, informaes de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
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A P L I C A O
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Artigo 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos

pblicos na forma desta lei.
Artigo 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral
decorrente da violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e
administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Artigo 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por instituies de carter pblico, por entidades privado encarregadas da gesto
de servios pblicos no exerccio de suas atividades.
2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica
o recolhimento de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua
transferncia instituio sucessora.
Artigo 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem
movimentao, constituam de consultas freqentes.
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico,
probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Artigo 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de
carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica
pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Artigo 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
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A P L I C A O
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CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Artigo 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas
atividades.
Artigo 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico
como de interesse pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos
de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Artigo 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
no podero ser alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem
transferidos para o exterior.
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer
preferncia na aquisio.
Artigo 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de
interesse pblico e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu
proprietrio ou possuidor.
Artigo 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social
podero ser depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas
pblicas.
Artigo 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente vigncia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse
pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Artigo 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico
compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional, os do Poder Executivo, e os
arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm,
do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do Ministrio das
Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
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A P L I C A O
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2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder

Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do
Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua
estrutura poltico-jurdica.
Artigo 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional
poder criar unidades regionais.
Artigo 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Artigo 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio
Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e oriundos de cartrios e
secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
guarda.
Artigo 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios
de organizao e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a
gesto e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e
nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Artigo 22 - assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
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Artigo 23 - Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos
rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos.
1 - Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e
do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente
sigilosos.
2 - O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do
Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de
sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual
perodo.
3 - O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das
pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data
de produo.
Artigo 24 - Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio
reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de
direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico - Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada
de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Artigo 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma
da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse pblico e social.
Artigo 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo
vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como
rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e
acadmicas, pblicas e privadas.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero
estabelecidos em regulamento.
Artigo 27 - Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Artigo 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
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A P L I C A O
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Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984
Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP
FRANCO MONTORO, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas

atribuies legais, com fundamento no artigo 89, da lei n 9.717, de 30 de janeiro
de 1967,
Considerando que todos os documentos arquivsticos gerados pela atuao do
Governo do Estado de So Paulo constituem parte integrante de seu patrimnio
arquivstico;
Considerando que o patrimnio arquivstico um bem pblico cuja integridade
cabe ao Estado assegurar;
Considerando que a destruio indiscriminada de documentos efetuada sem
critrios pode acarretar prejuzos irrecuperveis Administrao e Histria;
Considerando que as atividades de administrao dos documentos arquivsticos
compem-se de diversas fases que devem ser desenvolvidas de modo harmnico e
integrado, respeitando-se as especialidades de cada rgo gerador de
documentao;
Considerando que as concluses apresentadas pela Comisso Especial de Estudos
instituda por Despacho de 10, publicado no Dirio Oficial do Estado de 11 de
novembro de 1983, com a finalidade de realizar estudos relativos organizao
organizao de um Sistema Estadual de Arquivos; e
Considerando finalmente que, a exposio de motivos apresentada pelo Secretrio
Extraordinrio da Cultura,
Decreta:
Artigo 1 - Fica institudo, nos termos deste decreto, o Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo - SAESP.
Artigo 2 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP tem como
objetivos principais:
I. assegurar a proteo e apresentao dos documentos do Poder Pblico
Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histrico e os
interesses da comunidade;
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A P L I C A O
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II. harmonizar as diversas fases da administrao dos documentos arquivsticos,

atendendo s peculiaridades dos rgos geradores da documentao;
III. facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico de acordo com as
necessidades da comunidade.
Artigo 3 - Para os fins deste decreto consideram-se integrantes do patrimnio
arquivstico pblico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e
acumulados no decurso das atividades de cada rgo da Administrao do Estado
de So Paulo, que se distribuem em:
I. arquivos correntes, constitudos pelos conjuntos de documentos em curso
ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas
freqentes;
II. arquivos intermedirios, constitudos pelos conjuntos de documentos
procedentes de arquivos correntes e que aguardam destinao final em
depsitos de armazenagem temporria;
III. arquivos permanente, constitudos pelos conjuntos de documentos que
assumem valor cultural, de testemunho, extrapolando a finalidade especfica
de sua criao e aos que devem ser assegurados a preservao e o acesso
pblico.
Artigo 4 - O Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP conta com:
I. rgo central: Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus
e Arquivos, da Secretaria da Cultura;
II. rgos regionais: Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento de
Atividades Regionais da Cultura, da Secretaria da Cultura;
III. rgos setoriais: 1 (um) em cada Secretaria do Estado e Autarquia.
Pargrafo nico - A definio dos rgos setoriais previstos no inciso III deste
artigo ser objeto de decretos especficos e recair em unidade tcnica j existente
na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado e Autarquia.
Artigo 5 - Podero, tambm, participar do Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo - SAESP, mediante celebrao de convnios com o Governo do Estado, por
sua Secretaria da Cultura, aps prvia autorizao e observada a legislao
pertinente, rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio estaduais, das
Administraes municipais, as Fundaes institudas pelo Poder Pblico, as
Empresas nas quais o Estado tenha participao majoritria e demais Entidades de
Direito Privado.
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A P L I C A O
T T D
Artigo 6 - A Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e

Arquivos, como rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo e
alm de suas atribuies normais, cabe:
I. estabelecer a articulao com os rgos integrantes do SAESP e com
unidades afins;
II. elaborar princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e
funcionamento das atividades de arquivo;
III. prestar orientao tcnica aos rgos integrantes do Sistema e a unidades
responsveis pela guarda de documentos arquivsticos;
IV. orientar e controlar a elaborao dos planos de destinao de documento;
V. controlar o encaminhamento obrigatrio aos arquivos competentes dos
documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda dos
arquivos intermedirios e correntes;
VI. providenciar a celebrao de convnios entre o Governo do Estado, por
sua Secretaria da Cultura, e entidades, pblicas e privadas, municipais,
estaduais, nacionais ou internacionais, visando atingir os objetivos do
Sistema;
VII. administrar os convnios de que trata o inciso anterior e fiscalizar as
correspondentes prestaes de contas;
VIII. manter cadastro geral atualizado das unidades responsveis pela guarda de
documentos arquivsticos;
IX. produzir textos de interesse para o SAESP;
X. elaborar programas de divulgao do Sistema e dos acervos disposio
do pblico;
XI. desenvolver estudos visando instalao de arquivos intermedirios ou
permanentes;
XII. propor a poltica de acesso aos documentos pblicos;
XIII. promover a organizao de eventos culturais relacionados ao Sistema;
XIV. promover a realizao de cursos para o desenvolvimento dos recursos
humanos do Sistema.
Artigo 7 - As Delegacias Regionais da Cultura, do Departamento de Atividades
Regionais da Cultura, alm de suas atribuies normais, tm, como rgos
regionais do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, em suas respectivas
reas de atuao, as seguintes atribuies:
I. manter contatos com autoridades pblicas e com responsveis pela guarda
de documentos arquivsticos, com a finalidade de divulgar o Sistema;
II. promover a articulao entre as unidades responsveis pela guarda de
documentos arquivsticos;
49
A P L I C A O
T T D
III. colaborar com o rgo central do Sistema no desempenho de suas

atribuies, especialmente:
a. na orientao e no controle da elaborao dos planos de destinao
de documentos;
b. no controle do encaminhamento aos arquivos competentes dos
documentos acumulados nas unidades responsveis pela guarda de
arquivos intermedirios e correntes;
c. em estudos visando instalao de arquivos intermedirios ou
permanentes;
d. na coleta de dados necessrios elaborao de programas e projetos;
e. na promoo de eventos relacionados ao Sistema.
Artigo 8 - Os rgos setoriais do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
tm as seguintes atribuies:
IV. assistir as autoridades das Secretarias de Estado ou das Autarquias a que
pertencem, nos assuntos relacionados com o Sistema;
V. planejar e acompanhar a execuo, no mbito das Secretarias de Estado ou
Autarquias a que pertencerem, dos programas, diretrizes e normas emanadas
do rgo central do Sistema;
VI. elaborar, em conformidade com as diretrizes emanadas do rgo central, o
conjunto de normas disciplinadoras da recepo, produo, tramitao,
arquivamento, preservao e transferncia dos documentos gerados em seus
respectivos mbitos de atuao;
VII. prestar orientao tcnica, controlar e, quando for o caso, executar as
atividades arquivsticas, em seus respectivos mbitos de atuao;
VIII. manter cadastro das unidades pertencentes s suas estruturas
organizacionais, responsveis por atividades de arquivo, bem como das
relaes de sries documentais que essas unidades mantm sob custdia e
que fazem parte de seus arquivos correntes;
IX. prestar ao rgo central informaes sobre suas atividades;
X. apresentar sugestes para o aprimoramento do Sistema.
Artigo 9 - Ao Diretor da Diviso de Arquivo do Estado, enquanto dirigente de
unidade de despesa, cabe exercer as competncias previstas nos artigos 92 e 105 do
DECRETO n 20.955, de 1 de junho de 1983.
Artigo 10 - Fica instituda, junto ao rgo central do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo, a Comisso Estadual de Arquivo.
Artigo 11 - A Comisso Estadual de Arquivo cabe:
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A P L I C A O
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I. prestar, ao rgo central do SAESP, assessoramento de ordem tcnica e

histrico-cultural;
II. manifestar-se sobre instrues normativas emanadas do rgo central ou
dos rgos setoriais do SAESP;
III. propor modificaes aprimoradoras do Sistema;
IV. propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos arquivos
correntes e dos arquivos intermedirios e permanentes;
V. propor a constituio de comisses ou grupos de trabalho para tratar de
assuntos especficos;
VI. elaborar seu regimento interno.
Artigo 12 - A Comisso Estadual de Arquivo tem a seguinte composio:
I. 2 (dois) membros escolhidos pelo Secretrio da Cultura;
II. Diretor da Diviso de Arquivo do Estado, do Departamento de Museus e
Arquivos, da Secretaria da Cultura;
III. 1 (um) representante da Fundao do Desenvolvimento Administrativo FUNDAP;
IV. 1 (um) representante do Curso de Arquivo ou do Curso de Histria de cada
Universidade Estadual;
V. 1 (um) representante da Associao dos Arquivistas Brasileiros - ncleo do
Estado de So Paulo.
1 - Os Membros da Comisso Estadual de Arquivo sero designados pelo
Secretrio da Cultura para um mandato de 2 (dois) anos, permitida a reconduo,
sendo, no caso dos representantes previstos nos incisos III a V deste artigo,
mediante indicao dos respectivos rgos de origem.
2 - No caso de vaga em data anterior do trmino do mandato, o Secretrio da
Cultura designar novo membro para o perodo restante.
3 - O Presidente ser indicado pelos membros da Comisso, dentre seus pares,
em lista trplice apresentada ao Secretrio da Cultura, que o designar.
4 - O Presidente, alm do voto de membro da Comisso, ter o voto de
desempate.
Artigo 13 - Fica vedada a eliminao de documentos integrantes do patrimnio
arquivstico pblico, sem prvia consulta ao rgo central do Sistema de Arquivos
do Estado de So Paulo.
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A P L I C A O
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Artigo 14 - A implantao do Sistema institudo por este decreto ser feita

gradativamente, de acordo com as disponibilidades oramentrias e financeiras.
Artigo 15 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao.
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Decreto N 29.838, de 18 de abril de 1989
Dispe sobre a constituio de Comisso de Avaliao de Documentos de Arquivo

nas Secretarias de Estado e d outras providncias
ORESTES QURCIA, Governador do Estado de So Paulo, no uso de suas

atribuies legais, e
Considerando as disposies do DECRETO n 22.789, de 19 de outubro de 1984,
que criou o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo -SAESP;
Considerando a responsabilidade dos rgos da Administrao do Estado na
proteo e conservao dos documentos de valor probatrio, informativo, cultural
e histrico;
Considerando a necessidade de reduzir ao mnimo essencial a documentao
acumulada nos arquivos das Secretarias de Estado, sem prejuzo da salvaguarda dos
atos administrativos, constitutivos e extintitos de direito, das informaes
indispensveis ao processo decisrio e preservao da memria histrica,
Decreta:
Artigo 1 - Em cada Secretaria de Estado dever ser constituda, dentro de 45
(quarenta e cinco) dias, a contar da publicao deste decreto, uma Comisso de
Avaliao de Documentos de Arquivo visando elaborao de tabela de
temporalidade dos documentos mantidos nos arquivos da respectiva Pasta.
Artigo 2 - A Comisso de que trata o artigo anterior dever ser integrada,
necessariamente, por funcionrios e/ou servidores representantes das reas
jurdica, de administrao geral, de administrao financeira e de arquivo e por
representantes das reas especficas da documentao a ser avaliada.
Pargrafo nico - A Comisso dever ser composta por 5 (cinco), 7 (sete) ou 9
(nove) membros, designados pelo Titular da Pasta.
Artigo 3 - A Comisso ser assessorada por funcionrio ou servidor ligado rea
de Histria, indicado pelo rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo-SAESP.
Artigo 4 - Para proceder identificao dos conjuntos documentais a serem
analisados pela Comisso, ser designada uma equipe de funcionrios e/ou
servidores pelo Titular da Pasta.
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A P L I C A O
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Artigo 5 - Os trabalhos a que se referem os artigos 2, 3 e 4 deste decreto no

sero remunerados e sero prestados sem prejuzo das atribuies prprias dos
cargos ou funes e considerados como de servio pblico relevante.
Artigo 6 - Para o atendimento do estabelecido no artigo 1, deste decreto, caber
Comisso:
I - escolher, dentre seus membros, o responsvel pela coordenao dos trabalhos;
II - indicar a equipe que proceder identificao dos conjuntos documentais a
serem analisados;
III - propor os prazos de reteno e eliminao dos conjuntos documentais
identificados.
Artigo 7 - Concludos os trabalhos, a Comisso elaborar relatrio propondo a
tabela de temporalidade a ser instituda, o qual, apreciado pelo rgo central do
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, ser submetido ao Titular
da Pasta.
Pargrafo nico - Acolhida a proposta, a tabela de temporalidade ser publicada no
Dirio Oficial do Estado por 3 (trs) dias consecutivos.
Artigo 8 - Qualquer impugnao aos critrios de valorao adotados na tabela de
temporalidade dever ser dirigida ao Titular da Pasta, no prazo de 15 (quinze) dias,
a contar da ltima publicao.
1 - A impugnao ser encaminhada, previamente, Comisso e ao rgo
central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, que devero se
manifestar, sucessivamente, no prazo de 10 (dez) dias cada um, o primeiro deles,
contado da data do protocolamento da impugnao.
2 - A deciso da impugnao ser irrecorrvel e dever ser publicada no prazo de
30 (trinta) dias a contar da data do protocolamento da impugnao.
Artigo 9 - A homologao da tabela de temporalidade pelo Titular da Pasta ser
publicada no Dirio Oficial do Estado.
Artigo 10 - A execuo das determinaes fixadas na tabela de temporalidade
caber s unidades responsveis pelos arquivos de cada Secretaria de Estado.
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A P L I C A O
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Artigo 11 - Ao rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP caber o reexame, a qualquer tempo, das tabelas de temporalidade e a
prestao de orientao tcnica necessria ao fiel cumprimento deste decreto.
Artigo 12 - Este decreto entrar em vigor na data de sua publicao.
Palcio dos Bandeirantes, 18 de abril de 1989.
ORESTES QURCIA
Fernando Gomes de Moraes, Secretrio da Cultura
Roberto Valle Rollemberg, Secretrio do Governo
Publicado na Secretaria de Estado do Governo, aos 18 de abril de 1989.
55
A P L I C A O
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Decreto n 48.897, de 27 de agosto de 2004
Dispe sobre os Arquivos Pblicos, os documentos de arquivo e sua gesto, os

Planos de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo, define normas para a avaliao,
guarda e eliminao de documentos de arquivo e d providncias correlatas.
GERALDO ALCKMIN, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no

uso de suas atribuies legais, com base na manifestao da Secretria da Cultura, e
Considerando que dever do Poder Pblico promover a gesto dos documentos
de arquivo, bem como assegurar o acesso s informaes neles contidas, de acordo
com o 2 do artigo 216 da Constituio Federal e com o artigo 1 da Lei federal
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Considerando que ao Estado cabe a definio dos critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais, bem como a gesto e o acesso aos documentos
de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de
1991;
Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que
instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP e do Decreto n
29.838, de 18 de abril de 1989, que determinou a instituio de Comisses de
Avaliao de Documentos de Arquivo;
Considerando a necessidade urgente de se definirem critrios para reduzir ao
essencial os documentos acumulados nos arquivos da Administrao Estadual, sem
prejuzo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de
direitos, das informaes indispensveis ao processo decisrio e preservao da
memria institucional; e
Considerando, finalmente, a proposta apresentada pelo Arquivo do Estado, na
condio de rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP elaborada em parceria com as Comisses de Avaliao de Documentos de
Arquivo
D e c r e t a:
SEO I
Dos Arquivos Pblicos
56
A P L I C A O
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Artigo 1 - Entende-se por arquivos pblicos os conjuntos de documentos

produzidos, recebidos e acumulados por rgos pblicos, autarquias, fundaes
institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, empresas pblicas, sociedades de
economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos e
organizaes sociais, definidas como tal pela Lei Complementar n 846, de 4 de
junho de 1998, no exerccio de suas funes e atividades.
1 - A sujeio das organizaes sociais s normas arquivsticas do Sistema de
Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP constar dos contratos de gesto com
o Poder Pblico.
2 - A cessao de atividade dos entes referidos no caput implica o
recolhimento de seus documentos de guarda permanente ao Arquivo do Estado.
3 - Os documentos de valor permanente das empresas em processo de
desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos ao Arquivo do Estado, devendo
constar tal recolhimento em clusula especfica de edital nos processos de
desestatizao.
Artigo 2 - A Administrao Pblica Estadual garantir acesso aos documentos de
arquivos, nos termos da legislao vigente.
SEO II
Dos Documentos de Arquivo
Artigo 3 - So documentos de arquivo todos os registros de informao, em
qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidos, recebidos ou
acumulados pelos rgos e entidades referidos no artigo 1 deste decreto.
Artigo 4 - Os documentos de arquivo so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes, na seguinte conformidade:
I - consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que se conservam
junto s unidades produtoras em razo de sua vigncia e da freqncia com que
so por elas consultados;
II - consideram-se documentos intermedirios aqueles com uso pouco freqente
que aguardam prazos de prescrio e precauo nas unidades que tenham
atribuies de arquivo nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo
Intermedirio, do Arquivo do Estado;
57
A P L I C A O
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II - consideram-se documentos permanentes aqueles com valor histrico,

probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Artigo 5 - Os documentos de arquivo, em razo de seus valores, podem ter guarda
temporria ou guarda permanente, observados os seguintes critrios:
I - so documentos de guarda temporria aqueles que, esgotados os prazos de
guarda na unidade produtora ou nas unidades que tenham atribuies de arquivo
nas Secretarias de Estado, ou na Seo Tcnica de Arquivo Intermedirio, do
Arquivo do Estado, podem ser eliminados sem prejuzo para a coletividade ou
memria da Administrao Pblica Estadual;
II - so documentos de guarda permanente aqueles que, esgotados os prazos de
guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por fora das
informaes neles contidas, para a eficcia da ao administrativa, como prova,
garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
Artigo 6 - As unidades de guarda dos documentos produzidos em cada Secretaria
de Estado so as previstas na estrutura organizacional de cada Secretaria de Estado,
definida de acordo com a legislao que lhe aplicada.
SEO III
Da Gesto de Documentos de Arquivo
Artigo 7 - Cabe ao Arquivo do Estado, rgo central do Sistema de Arquivos do
Estado de So Paulo - SAESP, alm de suas atribuies normais e das previstas no
artigo 6 do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, propor a poltica
estadual de gesto de documentos.
Artigo 8 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, classificao, avaliao, tramitao,
uso, arquivamento e reproduo, que assegura a racionalizao e a eficincia dos
arquivos.
Pargrafo nico - dever dos rgos da Administrao Pblica Estadual a gesto
de documentos como instrumento de apoio administrao, cultura e ao
desenvolvimento cientfico.
Artigo 9 - So instrumentos bsicos da gesto de documentos os Planos de
Classificao de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.
SEO IV
58
A P L I C A O
T T D
Dos Planos de Classificao de Documentos

Artigo 10 - O Plano de Classificao de Documentos o instrumento utilizado
para classificar todo e qualquer documento de arquivo.
Pargrafo nico - Entende-se por classificao de documentos a seqncia das
operaes tcnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os
ao rgo produtor, funo, subfuno e atividade responsvel por sua produo
ou acumulao.
Artigo 11 - Os Planos de Classificao de Documentos das atividades-meio e das
atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero apresentar
os cdigos de classificao das sries documentais com a indicao dos rgos
produtores, das funes, subfunes e atividades responsveis por sua produo
ou acumulao.
Artigo 12 - Srie documental o conjunto de documentos do mesmo tipo
documental produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da
mesma funo, subfuno e atividade e que resultam de idntica forma de
produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao.
Artigo 13 - O cdigo de classificao da srie documental a referncia numrica
que a associa ao seu contexto de produo, e composto das seguintes unidades
de informao:
I - rgo produtor;
II - funo;
III - subfuno;
IV - atividade;
V - srie documental.
Artigo 14 - O rgo produtor a instituio ou entidade juridicamente constituda
e organizada responsvel pela execuo de funes do Estado.
Artigo 15 - Considera-se funo o conjunto de atividades que o Estado exerce para
a consecuo de seus objetivos, que pode ser identificada como:
59
A P L I C A O
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I - direta ou essencial, quando corresponde s razes pelas quais foram criados os

diferentes rgos, entidades ou empresas, caracterizando as reas especficas nas
quais atuam;
II - indireta ou auxiliar, quando a que possibilita a infra-estrutura administrativa
necessria ao desempenho concreto e eficaz de funo essencial.
Pargrafo nico - A funes indiretas ou auxiliares na Administrao Pblica
Estadual so:
1. organizao administrativa;
2. comunicao institucional;
3. gesto de recursos humanos;
4. gesto de bens materiais e patrimoniais;
5. gesto oramentria e financeira;
6. gesto de documentos e informaes; e
7. gesto de atividades complementares.
Artigo 16 - Considera-se subfuno o agrupamento de atividades afins,
correspondendo cada subfuno a uma modalidade da respectiva funo.
Artigo 17 - Considera-se como atividade a ao, o encargo ou o servio decorrente
do exerccio de uma funo, que pode ser identificada como:
I - atividade-meio, quando se refere a ao, encargo ou servio que um rgo leva a
efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que
resulta na produo e acumulao de documentos de carter instrumental e
acessrio;
II - atividade-fim, quando se refere a ao, encargo ou servio que um rgo leva a
efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na
produo e acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o
seu funcionamento.
Artigo 18 - Caber aos rgos da Administrao Pblica Estadual elaborar e
atualizar os Planos de Classificao de Documentos relativos s suas atividadesfim, os quais devero ser aprovados pelo Arquivo do Estado, antes de sua
oficializao.
60
A P L I C A O
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SEO V
Das Tabelas de Temporalidade de Documentos
Artigo 19 - A Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante
da avaliao documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos
de guarda e a destinao de cada srie documental.
Pargrafo nico - Entende-se por avaliao documental o processo de anlise que
permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus
prazos de guarda e de sua destinao.
Artigo 20 - As Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e
das atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica Estadual devero indicar
os rgos produtores, as sries documentais, os prazos de guarda e a destinao
dos documentos, bem como sua fundamentao jurdica ou administrativa, quando
houver.
1 - Entende-se por destinao a deciso decorrente da avaliao documental,
que determina o seu encaminhamento.
2 - Ser destinado para eliminao, aps o cumprimento dos respectivos prazos
de guarda, o documento que no apresentar valor que justifique sua guarda
permanente.
3 - Ser destinado para guarda permanente o documento que for considerado de
valor histrico, probatrio e informativo.
4 - Para cada srie documental mencionada nas Tabelas de Temporalidade de
Documentos devero ser registrados, a ttulo de observaes, os atos legais e as
razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos
propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo
do documento.
Artigo 21 - Para cada srie documental dever ser indicado o correspondente prazo
de guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental nos
lugares indicados, a saber:
I - unidade produtora: deve ser indicado o nmero de anos em que o documento
dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi
produzido;
61
A P L I C A O
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II - unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria: deve ser indicado o

nmero de anos em que o documento dever permanecer na unidade com
atribuies de arquivo de cada Secretaria cumprindo prazos prescricionais ou
precaucionais.
Pargrafo nico - Esgotada a vigncia do documento, fica autorizada a sua
eliminao, desde que cumprido o prazo de guarda previsto na unidade produtora
e na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria.
Artigo 22 - Os prazos considerados para a definio do tempo de guarda na
unidade produtora ou na unidade com atribuies de arquivo de cada Secretaria
so os seguintes:
I - prazo de vigncia: intervalo de tempo durante o qual o documento produz
efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram
sua produo.
II - prazo de prescrio: intervalo de tempo durante o qual pode-se invocar a tutela
do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de
guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou
suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente.
III - prazo de precauo: intervalo de tempo durante o qual guarda-se o
documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda
permanente.
Artigo 23 - Caber aos rgos da Administrao Pblica Estadual elaborar e
atualizar as Tabelas de Temporalidade de Documentos relativas s suas atividadesfim, as quais devero ser aprovadas pelo Arquivo do Estado, antes de sua
oficializao.
SEO VI
Da Eliminao de Documentos de Guarda Temporria
Artigo 24 - A eliminao de documentos nos rgos da Administrao Pblica
Estadual decorrente do trabalho de avaliao documental conduzido pelas
respectivas Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo e dever ser
executada de acordo com os procedimentos estabelecidos neste decreto.
Artigo 25 - Toda e qualquer eliminao de documentos pblicos que no constem
da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio, ou das Tabelas
62
A P L I C A O
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de Temporalidade de Documentos das atividades-fim dos rgos da Administrao

Pblica Estadual, ser realizada mediante autorizao do Arquivo do Estado.
Artigo 26 - O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por
meio de Relao de Eliminao de Documentos, conforme modelo constante do
Anexo I, que faz parte integrante deste decreto.
Pargrafo nico - Os rgos da Administrao Pblica Estadual, que ainda no
oficializaram sua Tabela de Temporalidade de Documento - atividades-fim e
pretendam proceder eliminao destes documentos, devero encaminhar a
respectiva Relao de Eliminao de Documentos ao Arquivo do Estado, para
aprovao.
Artigo 27 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo, em
decorrncia da aplicao das Tabelas de Temporalidade de Documentos, faro
publicar no Dirio Oficial do Estado os Editais de Cincia de Eliminao de
Documentos, conforme modelo constante do ANEXO II, que faz parte
integrante deste decreto.
1 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos tem por objetivo dar
publicidade ao ato de eliminao de documentos, devendo conter informaes
sobre os documentos a serem eliminados e sobre o rgo por eles responsvel.
2 - O Edital de Cincia de Eliminao de Documentos dever consignar um
prazo de 30 (trinta) dias para possveis manifestaes ou, quando for o caso,
possibilitar s partes interessadas requererem o desentranhamento de documentos
ou cpias de peas de processos ou expedientes.
Artigo 28 - O registro das informaes relativas execuo da eliminao dever
ser efetuado por meio do Termo de Eliminao de Documentos, preenchido
conforme modelo constante do ANEXO III, que faz parte integrante deste
decreto.
Pargrafo nico - Uma cpia de cada Termo de Eliminao de Documentos ser
encaminhada ao Arquivo do Estado para a consolidao de dados e a realizao de
estudos tcnicos na rea de gesto de documentos.
Artigos 29 - Dos documentos destinados eliminao sero selecionadas
amostragens para guarda permanente.
Pargrafo nico - Considera-se amostragem documental o fragmento
representativo de um conjunto de documentos destinado eliminao, selecionado
por meio de critrios qualitativos e quantitativos.
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A P L I C A O
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Artigo 30 - A eliminao de documentos pblicos sem valor para guarda

permanente ser efetuada por meio da fragmentao manual ou mecnica dos
suportes de registro das informaes.
Pargrafo nico - Os documentos em suporte-papel sero doados nos termos da
legislao vigente.
SEO VII
Da Guarda Permanente de Documentos
Artigo 31 - So considerados documentos de guarda permanente:
I - os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que sero
definitivamente preservados;
II - os de arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas declarados de interesse
pblico e social, nos termos da lei;
III- todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos
ou acumulados pelos rgos da Administrao Pblica Estadual at o ano de 1940.
Artigo 32 - Os documentos de guarda permanente no podero ser eliminados
aps a microfilmagem, digitalizao ou qualquer outra forma de reproduo,
devendo ser preservados pelo prprio rgo produtor ou recolhidos ao Arquivo
do Estado.
Pargrafo nico Os documentos de guarda permanente, ao serem transferidos ou
recolhidos ao Arquivo do Estado, devero estar avaliados, organizados,
higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento
descritivo que permita sua identificao, acesso e controle.
Artigo 33 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma
da legislao em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de
guarda permanente.
SEO VIII
Das Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo
Artigo 34 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos
permanentes e multidisciplinares institudos nos rgos da Administrao Pblica
Estadual nos termos do artigo 2 do Decreto n 29.838, de 18 de abril de 1989,
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A P L I C A O
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responsveis pela elaborao e aplicao de Planos de Classificao e de Tabelas de

Temporalidade de Documentos.
Pargrafo nico - Os rgos que ainda no instituram suas Comisses de
Avaliao de Documentos de Arquivo devero faz-lo dentro de 15 (quinze) dias, a
contar da publicao deste decreto.
Artigo 35 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo faro aplicar,
em suas respectivas reas de atuao, os Planos de Classificao e as Tabelas de
Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo.
Pargrafo nico - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero
propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados
eliminao, conforme o disposto no artigo 29, pargrafo nico deste decreto.
Artigo 36 - s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo caber
consultar, em caso de dvida, a Procuradoria Geral do Estado acerca das aes
judiciais encerradas ou em curso nas quais a Fazenda Estadual figure como autora
ou r, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais
de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 37 - s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo cabe a
elaborao e atualizao de Planos de Classificao de Documentos e de Tabelas
de Temporalidade de Documentos decorrentes do exerccio das atividades-fim de
seus respectivos rgos.
1- As propostas de Planos de Classificao e de Tabelas de Temporalidade de
Documentos relativos s atividades-fim dos rgos da Administrao Pblica
Estadual devero ser encaminhadas ao Arquivo do Estado para aprovao e
posteriormente oficializadas, nos termos do Decreto n 29.838, de 18 de abril de
1989.
2- Ao Arquivo do Estado, na condio de rgo central do Sistema de Arquivos
do Estado de So Paulo, caber o reexame, a qualquer tempo, das Tabelas de
Temporalidade de Documentos.
Artigo 38 - Para garantir a efetiva aplicao dos Planos de Classificao e das
Tabelas de Temporalidade de Documentos, as Comisses de Avaliao de
Documentos de Arquivo devero solicitar as providncias necessrias para sua
incluso nos sistemas informatizados utilizados nos protocolos e arquivos de seus
respectivos rgos.
SEO IX
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A P L I C A O
T T D
Disposies Finais
Artigo 39 - Ao Arquivo do Estado de So Paulo compete, sempre que solicitado,
dar orientao tcnica na rea arquivstica s Comisses de Avaliao de
Documentos de Arquivo para elaborao e aplicao de Planos de Classificao e
de Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 40 - Ao Arquivo do Estado caber decidir sobre a convenincia e a
oportunidade de transferncias e recolhimentos de documentos ao seu acervo.
Pargrafo nico - As transferncias e os recolhimentos devero obedecer aos
cronogramas definidos pelo prprio Arquivo do Estado.
Artigo 41 - As disposies deste decreto aplicam-se tambm aos documentos
arquivsticos eletrnicos, nos termos da lei.
Artigo 42 - As disposies deste decreto aplicam-se, no que couber, s autarquias
estaduais, s fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, s empresas
pblicas, sociedades de economia mista, entidades privadas encarregadas da gesto
de servios pblicos, e s organizaes sociais, definidas como tal pela Lei
Complementar n 846, de 4 de junho de 1998, no exerccio de suas funes e
atividades.
Artigo 43 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
PALCIO DOS BANDEIRANTES, 27 de agosto de 2004
GERALDO ALCKMIN
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A P L I C A O
T T D
Decreto n 48.898, de 27 de agosto de 2004
Aprova o Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da

Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio e d providncias
correlatas.
GERALDO ALCKMIN, GOVERNADOR DO ESTADO DE SO PAULO, no

uso de suas atribuies legais, com base na manifestao da Secretria da Cultura e
na proposta apresentada pelo Arquivo do Estado, na condio de rgo central do
Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP, e
Considerando que dever do Poder Pblico promover a gesto dos documentos
de arquivo, bem como assegurar o acesso s informaes neles contidas, de acordo
com o 2 do artigo 216 da Constituio Federal e com o artigo 1 da Lei federal
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Considerando que ao Estado cabe a definio dos critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais, bem como a gesto e o acesso aos documentos
de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de
1991;
Considerando as disposies do Decreto n 22.789, de 19 de outubro de 1984, que
instituiu o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP e do Decreto n
29.838, de 18 de abril de 1989, que determinou a instituio de Comisses de
Avaliao de Documentos de Arquivo;
Considerando os critrios e conceitos adotados no Estado para a gesto de
documentos, aplicados para as atividades meio,
D e c r e t a:
SEO I
DO PLANO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DA
ATIVIDADES - MEIO
Artigo 1 - Fica aprovado o Plano de Classificao de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, constante do
Anexo I, que faz parte integrante deste decreto, como modelo a ser adotado nos
rgos da Administrao Pblica Estadual.
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A P L I C A O
T T D
Artigo 2 - O Plano de Classificao de Documentos da Administrao Pblica do

Estado de So Paulo: Atividades - Meio apresenta um ndice, constante do Anexo
II, que faz parte integrante deste decreto.
Pargrafo nico - O ndice de que trata este artigo um instrumento
complementar do Plano de Classificao que relaciona alfabeticamente e de forma
permutada, todos os tipos documentais, funes, subfunes e atividades, bem
como os termos e expresses utilizados com maior freqncia para a recuperao
dos documentos, a partir das variantes do seu contedo e das modalidades de sua
produo.
SEO II
DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA
ATIVIDADES - MEIO
Artigo 3 - Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado do So Paulo: Atividades - Meio, como modelo a
ser adotado nos rgos da Administrao Pblica Estadual constante do Anexo
III, que faz parte integrante deste decreto.
Pargrafo nico - A tabela referida no caput indica todos os documentos de
arquivo produzidos pela Administrao Pblica Estadual no exerccio de suas
atividades - meio, nos seguintes suportes:
1. papel;
2. magntico;
3. ptico;
4. filme;
5. fita.
SEO III
DAS COMISSOES DE AVALIACAO DE DOCUMENTOS DE ARQU1VO
Artigo 4 - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo faro aplicar,
em suas respectivas reas de atuao, o Plano de Classificao e a Tabela de
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A P L I C A O
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Temporalidade dos Documentos da Administrao Pblica do Estado de So

Paulo: Atividades - Meio, aprovados por este decreto.
Pargrafo nico - As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo devero
propor critrios para orientar a seleo de amostragens dos documentos destinados
eliminao.
Artigo 5 - Caber s Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo
comunicar ao Arquivo do Estado a eventual existncia de outros documentos de
arquivo produzidos em decorrncia do exerccio de atividades-meio no indicados
no Plano de Classificao e na Tabela de Temporalidade de Documentos da
Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, para sua
incorporao.
Pargrafo nico - A comunicao dever ser obrigatoriamente acompanhada de
proposta de temporalidade, devidamente justificada.
Artigo 6 - Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
PALCIO DOS BANDEIRANTES, em 27 de agosto de 2004
GERALDO ALCKMIN
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A P L I C A O
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ANEXO
DICAS PARA CONSERVAR MELHOR O

DOCUMENTO
1. Evite o uso de materiais que provoquem manchas de ferrugem como clipes metlicos e grampos.
Procure usar clipes plsticos.
2. Evite guardar documentos, mapas ou outros objetos de grande tamanho, em forma de rolos ou
em gavetas ou caixas pequenas. Acondicione em envelopes de papel neutro e, de preferncia, em
mapotecas.
3. Evite furar ou dobrar os documentos desnecessariamente.
4. Evite fumar, beber ou se alimentar perto de documentos, evitando o perigo de manchas,
queimaduras e atrativos para insetos.
5. Evite o uso indiscriminado do sistema de cpias xerogrficas, pois acarretam danos celulose
devido a forte e brusca incidncia de luz. Para documentos fragilizados pelo uso e pelo tempo, que
necessitem de muitas reprodues, recomenda-se que as reprodues sejam feitas a partir de uma
primeira cpia, reservada para esse fim, poupando dessa forma, o desgaste do original.
6. Evite materiais que derretam tais como elsticos de ltex. Use cadaros de algodo.
7. Evite colas plsticas e em basto que favorecem a degradao. Substitua por metilcelulose (a base
de gua) que neutra e reversvel.
8. Evite o uso de fitas adesivas ou gomadas de qualquer espcie, pois as resinas empregadas se
alteram e podem provocar manchas de difcil remoo.
70

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ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo SAESP

Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP

e Tabela de Temporalidade de Documentos da

Administrao Pblica do Estado de So Paulo:

Manual de aplicao do Plano de Classificao e

Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao)

Governo do Estado de So Paulo

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

ARQUIVO PBLICO DO ESTADO

DEPARTAMENTO DE GESTO DO SISTEMA DE

Ieda Pimenta Bernardes (Coordenao)

Arquivo Pblico do Estado

Manual de aplicao do Plano de Classificao e

Benefcios da Gesto Documental pra a

Sistema de Arquivos do Estado de So

Ementas das Funes e Subfunes

Um Sistema de Gesto Documental para

Objetivos do Projeto Um Sistema de

Gesto Documental para o Estado de So

Breve histrico do Projeto

Dicas para conservar o documento

Agentes envolvidos no Projeto

Planejamento das atividades

Quem tem competncia para planejar as

O que justifica a realizao do trabalho? 18

Plano de Classificao de Documentos

ndice alfabtico, remissivo e permutado 25

Como aplicar o Plano de Classificao e

nstituio criada em 1721, o Arquivo do Estado de So Paulo a mais

o rgo central do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo - SAESP,

SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE

ara assegurar a proteo e a preservao dos documentos arquivsticos do Poder

documentos arquivsticos (corrente, intermediria e permanente) e facilitar o acesso ao

estacam-se as consolidadas no Plano de Classificao e na Tabela de

Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Decreto Estadual n. 22.789, de 19 de outubro de 1984

Institui o Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo

Decreto Estadual n. 29.838, de 18 de abril de 1989

Decreto Estadual 48.897, de 27 de agosto de 2004

Decreto Estadual 48.898, de 27 de agosto de 2004

Um Sistema de Gesto Documental

om a exploso da produo documental, principalmente a partir de 1950,

organizao de seus documentos. Era preciso, para administrar os arquivos, pensar

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas

presente manual apresenta o Decreto n. 48.898, de 27 de agosto de 2004, que

da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades - Meio, e o Decreto n.

desenvolvimento do trabalho pela necessidade urgente e

recorrente aos rgos da Administrao Paulista de se definirem

critrios para gesto documental, sem prejuzo da salvaguarda

dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos,

preservao da memria institucional.

BREVE HISTRICO DO PROJETO

Elaborao do Projeto pela equipe tcnica do SAESP

Aprovado e financiado pela FAPESP (Programa Polticas Pblicas)

Levantamento da produo documental relativa s atividades-meio

Elaborao do Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade

Publicao de Proposta de Tabela de Temporalidade no DOE 12/12/2002

Manifestaes das Comisses de Avaliao, do Tribunal de Contas do

Incluses de manifestaes e verso final da Tabela de Temporalidade

Encaminhamento para Assessoria Tcnica do Governo

Ajustes finais para publicao Decreto

Publicao do Decreto 48.897/2004 e do Decreto 48.898/2004