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ISBN 85-225-0474-1
Copyright

e 2005

Helolsa Liberalli Bellotto

Direitos desta edi~ao reservados a


EDITORAFGV
Rua Jornalisla Orlando Dantas, 37
22231-010Rio de Janeiro. RJ - Brasil
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no todo

Os conceitos emitidos nme livre silo de inteira usponsabilidaJe da autora.


31edi~io - 2005
41edi~io - 2006
}I e 21 reimpressaes 2007
3~ reimpressao - 2008
41 reimpressao - 2009

ReYisilo de origillais: Maria Lucia Leao Yelloso de Magalhies


Re1'isao: Aleidis de Beltran e Afldr~a Bivar
Capa: Studio Creamcrackers

Ficha catalografica elaborada pela Biblioteca


Mario Henrique SimonsenlFGY
Bellotto, Heloisa Liberalll

Arquivos permanentn: Iratamenla dO(umental I Heloisa Li.


beralli Ikllotto. - 4. ed. - Ria tk Janeiro: &litora FGV,2006.

nap.
IncJui bibliagrafia.
1. Arquivos e arquivamento (Documenlos). I. Funda~iio Gelulia Vargas. Il. Titulo.
CDD-02S.171

A meus alunos de tod~ DBI


a cujo interesse e el1tusiasmo espero
este liVTOa Tesposta adequada, justa e

Sumario

PREFAclO 9
INTRODU<;).OA 1" EDIl;AO 13
INTIl.ODUC;AO A 2~ EDlCAo
TEMAS INTRODUTOR10S

1. Da administraljao

17
21

a hist6ria:

cicIo vital dos documentos

e fun~ao

arquivlstica 23
2. Documento,

informa~o

e meios institucionais

dissemina~ao 35
3. Diplomatica e tipologia documental
4. Analise diplomatica

6. Valores dos documentos


CENTRAlS

45

e analise tipo16gica dos documentos

de arquivo 65
5. Tradic;:ao documental
TEMAS

de cust6dia e

105
de terceira idade

125

7. Identificac;:ao de fundos 127


8. Sistematica do arranja
135
9. A ordenac;:ao interna dos fundos 147
10. Dispersao e reintegrac;:ao de fundos 161

113

II. 0 seritido da descri~ao documental 173


12. 0 processo da descricrao:a norma Isad (G) e os instrumentos de
pesquisa 179
13. Politica de descricraodocumental 219
14. Difusao editorial, cultural e educativa em arquivos 227
15. Arquivos privados: conceituacrao e caracterizacrao 249

Prefacio

TEMAS COMPLF.MENTARES 261

16. Arquivos pessoais como fante de pesquisa 263


17. Reflexoes sabre 0 conceito de mem6ria no campo da
documentacrao administrativa 271
18. Direito a hist6ria: a questao da microfilmagem de arquivos
coloniais e 0 projeto Resgate 279
19. a arquivista na sociedade contemporAnea 299

EI

BIBLIOGRAFIA 307
NOTAOAAUTORA

317

trabajo en los archivos es antiguo, met6dico y ca!lado, de tal


manera que la transmisi6n de sus principios y normas era tarea directa
que se aprendia con la practica del buen administrar y ordenar los documentos producidos. La producci6n de documentos y el numero de
personas que de elIas tenlan custodia estaban, mas 0 menos, equilibrados. Por 10 tanto, no se apreciaba la necesidad de rnanuales ni escuelas.
En nuestro siglo, las circunstancias han cambiado y la mayor
producci6n de documentos y la mayor demanda de su servicio, en las
tres edades, hace que no sean suficientes unas ordenanzas 0 reglamentas,
sino que hay que preparar archiveros que se encarguen de los dacumentos en las tres etapas. Ella hace surgir las ensefianzas y los estudios te6ricos en escuelas y universidades: los archivos necesitan suficientes
archiveros bien preparados.
La decis.i6n de transmitir los conocimientos por media de textos,
tomada por la profesora Heloisa Liberalli Bellotto conla publicaci6n de
Arquivos permanentes: tratamiento documental, es una posicion vital que
manifiesta esta reaUdad y que, al tiempo, rnuestra en esta historiadora su
reconocimiento de que Ia dedicaci6n a los documentos como tarea
esencial cotidiana, en Sll categoria de profesi6n, es capaz de !lenar una
ilusi6n y una vida. Esta decision, Jibremente tomada, pese a que tal
profesi6n aparezca muchas veces, injustament~, como suhsidiaria de la
labor invutigadora, la coloca entre los archiveros cuya misi6n docente

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va a seT de gran valor para el patrimonio documental del pais. Par fin, y
este es un paso que muchos colegas debian dar, decide el enfrentarse a
unas cuartiHas para recopi!ar, organizaryeditar
de maneradara
ypuesta
al dia los saberes que ha ida acumutando como resultado del cSfudio, !a
pnictica docente y el quehacer en d archivo. Sus escritos van a servir a
los demas, a los estudiantes y a los colegas, para 1a formacion de una
bibliografia brasilefia que situt: la tradiei6n heredada en el conjllnto de
la producci6n archivistica general del momento.
Estamos segura!> de que sus alumnas de todo Brasil. a los que va
dedieado ellibro, acoged.n este esfuerzo con el mismo entusiasmo con
eI que han seguido sus clases en la Universidad de 5io Paulo en los cur50S permanentes
y los otros, los del todo Brasil, que han tenido
oportunidad
de beneficiarse de sus lecciones y escritos anteriores. La
proyecci6n del profesor en los alumnos es un premio que conviene se
vea recompensado
can la publicaci6n de sus ensefianzas, para que
circulen mas. De manera que perduren las palabras escuchadas en las
dases, fugaces y perecederas, con la permanencia de 10 escrito yeditado.
Par ouo lado, que el tema elegido sea d de la documentaci6n
hist6rica, Ia de los archivos permanentes, resulta muyoportuna
en estos
tiempos. Explicando, como 10 hace, con toda c1aridad, la importancia
y ligaz6n can las otras dos edades, la coniente y la intermedia, e1 que
se destaque la dependencia sucesiva de unas y otras, en el enriquecimiento de la archivalia de las naciones, de tadas las naciones, las de vieja
tradici6n y las nacidas en nuestros dlas, significa reconocer las peculiaridades del acerbo documental de los archivos en sus ralces basicas:
los documentos tienen que ser conservados para siempre. El siempre.

Por eso, HelOlsadice: "Senao 0 acervo cumulativo infinitamente,


o trabalho de transfer~nda da informa~iio podl:ra representar uma corridasem fim, que sera inocua se for incompleta". Para que no 10 sea, hay
que formar a muchos y buenos archiveros entre los j6venes que buscan
trabajo interesante y de valor para la comunidad. Hayque cllseflarles 10
que es encargarse de la custodia y servicio de ta archivaHa nacional de
manera carrecta y rentable. Un trabajo que abarea desde la asistencia a
los dudadanos en 1abdsquedade testimonios para sus vidas y haciendas,
a la ilustraci6n de los esturuantes y la orientaci6n de los mas prestigiosos
investigadores. Un trabajo que va desdl: la certiftcaci6n de un documento a una edici6n que es Ull deleite cultural, pues la preparaci6n de los
fondos, su descripd6n yestudio son tareas, como hemos dicho, aiejadas
de la rutina y que entrao en la catcgorla de la creaci6n.
EI estudio tieoe a nuestro entender, otra cualidad. Con un aporte:
dl: bibliografia y ejempios de 10 que sucede en los dem1s pa(ses e:n el
campo de la archivlstica, situa la posicion del Brasil en cada tema, en Ia
teorla y en la realidad vivida, can arreglo a 10 que re:comiendan las normas como optimo, poniendo de manifiesto la universaHdad de los problemas y las soluciones mas admitida.~. Pew, dando un paso mas, los

j~nta a la hisroria, signiftca 10 repctido en el tiempa, 10 arganizado y


seriado, 10 que interesa en rdaci6n can los demas, porque cada unidad
se integra y forma parte de un todo. Par esa, nos encanta que repita
como distintivo de los archivos que no se trata de "prec:iosidades
colecciolladas", que dlga que el trabajo de los archiveros eS apasionante
y contrario a la rutina, siempre vivo, desinteresado, sin personalitmOl

con talnumero de archivos antiguos, necesita muchos archivt';ros que se


encarguen de los documentos
ya producidos y de los que ahora se
producen para que, e:n su dia y de manera apropiada, Ileguen a los
archivos hist6ricos los debidos y solo los debidos, Ili todos ni en parte.
Creemos que este libro puede ayudar a qUI: esta inOlel1Sa tarea se realice

ejemplos los acampafla de propuestas de soluci6n para cada una de las


tareas que los archiveros tienen que desarrollar: la recogida, transferencia,
se1ecci6n, organizad6n, descripci6n y servicio. Explica las difl:rencias ell
la terminologla y recomienda los cambios que en cada caso Ie parecen
opartunos, siguiendo una pol/tica de simplificaci6n y normalizaci6n positivas.
Un pais de tanta poblaci6n,

en mejores condiciones.

ni discriminaciones
de tiempo, tema 0 Jugar. Cada tiempo plante. ""
problemas y los lluestros, par serlo de una epoca de magnituda
millonarias,
nos obliga a encontrar soluciones casi imposibles en
nuestro quehacer de servicio e informaci6n.

tan larga pwducci6n

documental

ASllo esperamos.
V;centa Cort,~ AlorJ5()
Madrid, 7 d,;-julio dt'; 1988

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Introdu~aoit 1a edi~ao

Urn

fundo de arquivo

e urn universo

arqueol6gico a identifi-

car, balizar. ordenar. descrever e analisar de modo a possibilitar a preservac;ao de sua organicidade, de sua integridade fisica. e a disseminac;io

de illforma~oes extraidas de sellSelementos, colocando-as em condiC;lI.o


de apreensao e uso plenDs.
A arquivistica, no Ambito dos arquivos permanentes, naa disp6e
e nem pretende dispor de c6digos e tabelas universais preestabelecidos
de arranjo e descrilfao. Isla porque,

aD

(antracio

da biblioteconomia.

ela nao trabalha com documentos multiplos e nem com tipoJogias uniformes. passinis de se submeterem a uma esteita normalizaljio de
processamento

lecnko. No eutanlo, nia se pode dizer que a arquivistica

nao tenha doutrina e metodologias pr6prias; muito menos se pode taxAla de mota de principios gerais que possibilitem 0 entendimento entre
seus profissionais

e entre estes e os usmirios dos acervos a recolher, ar-

ranjar, descrever e divulgar.


Sendo urn universo arqueol6gico,

fondo de arquivo ~, com ra-

ras exce<r0es. urn desafio que acena com 0 ca6tico que Ihe imprimiram 0
tempo e 0 desuso em que cairam seus elementos. Assim, no sentido do
desafio e da descoberta, 0 trabalho de arquivo, especialmente quando se
trata de acervos hist6ricos, e invariavelmente fascinante.
Com estes paragraios iniciei a introduyao aD Inventario

analitico

doArquivo Silva Courinho, publicado pdo Museu Paraense Emilio Goeldi

em 1984, dentro do projeto Arquivo Pennanente. no qual tenho atuado


como consullora de tecnica arquivistica. Julguei-os significativos para
introduzir os capitulos que se seguem, alguns deles resultantes de traballios publicados em revistas especializadas. sobretudo na do Arquivo
Municipal de Rio Claro. cujos devidos cremtos encontram-se no final
desta edi~ao.
o subtitulo previne que 0 contcudo nao e.<;tadi.rigido a questoes
politicas. hist6ricas au institudonais dos arquivos permanentes e, sim,
que aborda conceitua'Y0es,metodologias e tecnicas de tratamento de seus
fundos documentais.
o objetivo desta publica(j=aoe facilitar informa(j=oesaos alunos dos
cursos de arquivos. para os quais e escassa a literalura nacional sohre
arranjo e descriO;:30
em arquivos permanenles. De outra parte, aos que ja
atuam nas alividades tecnicas junto a acervos de terceira idade poderao
ser uteis algumas das reflexoes aqui expressas.
Este conjunto de tcxtos representa 0 resultado de rnais de 15 anos
de experiencia no campo da arquivistica, tempo em que foi possivel decantar teoria, aprendizagem, pratica. observa~o. eosino e reflexao. ~
entidades nacionais e estrangeiras que me possibilitaram aprendizagem,
as que me abriram suas portas para que eu ministrasse cursos e aquelas
que me propiciaram pratica, sou devedora desta experiencia.
Nesta trajet6ria pude contar com 0 inestimavel apoio de duas das
maiores autoridades arquivisticas do pais: Jose Pedro Esposel e Nilza
Teixeira Soares, tanto quanto 0 de Vicenta Cortes, minha mestra em
Madri e cuja experiencia e prestlgio internacional dispensam comentarios. Deles tenho herdado 0 entusiasmo pela causa dos arquivos e a fas~na~o pelo trabalho arquivistico. Sem este norte, todo conhecimento
tknico nao teria 0 suficiente esteio para garantir 0 born exito e a necessaria continuidade desse trabalho.
Afastar da atividade arquivistica toda sorte de improvisao;:ao,de
adapta~oes casuisticas"e de despreparo e a larga tarefa para a qual este
Hvro pretende contribuir, ainda que~dentm de seus limites.
A materia foi agrupada em tres grandes segmentos, com destaque
para 0 segundo, que trata das quest6es tecnicas de tratamento dos documentos ditos hist6ricos. Na parte in'ti:odut6ria, uma visao bastante ampia das quest6es conceituais e metodol6gicas e a inten~ao do primeiro

capitulo. t necessaria calocar 0 Idtor, desde a inicio, diante do que tern


sido denominado pelos te6ricos "unicidade da fun,?o arquivlstica".
Embora as materias que se seguem estejam voltadas para a terceira idade
dos documentos e para 0 trabalho de sua organizaljio no interior dos arquivos permanentes, urn quadro linear do cicio documental e as principais caracteristicas de cada uma das suas tr!s faseseram imprescindiveis.
Dada aespecificidade brasileira (e tambem a de alguns outros paises) de, mesmo entre profissionais de relativa experiencia. haver confusao quanto a tipologia, a fun~ao e ao destino dos documentos. tornados
genericamente, misturando-se a atribui~oes tecnicas formas de tratamenta e de utiliza(j=aoque deveriam ser obrigatoriamente diferenciadas,
;ulgarnos util a inclusao do capitulo 2. Nele procura-se distinguir as caracteristicas do acervo e das fun(j=oesdocumentais relativas a arquivos.
bibliotecas. museus e centros de documenta~o. As quest6es da diplomatka, da tipologia documental e dos valores de arquivo slo abordadas
como antecedentes a pr6pria entrada dos documentos permanentes no
arquivo - momenta em que come(j=aa atuar 0 arquivista, no A.mbitoda
terceira idade documental.
Colocado 0 quadro inicial, podem ser introduzidos os temas tecnicos centrais, iniciados pela apresenta(j=3.odos conjuntos tlpkos dos arquivos permanentes: 05 fundos. 05 capltulos referenles ao arranjo e a
descri(j=3.o
sao os mais longos e detalhados. Nao poderia ser de outro
modo,;a que se trata de indicar 0 tratamento documental daqueles conjuntos como objetivo maior. A exemplifica~ao torna-se indispensavel
para que seja possivel uma aplicao;:aoefetiva das normas aqui expostas.
Todas as exposi~6es feitas foram pautadas por uma preocupao;:aoeminentemente didatica e voltadas para a realidade brasileira. Em algumas,
pesou mais a vertente conceitual e metodol6gica; em outras, a pratica.
As operao;:oesdescritivas mereceram tres capitulos, uma vez que sao as
menos frequentes nos manuais brasileiros.
Nao se pretende esgotar toda a questao do processamento tecnico
dos acervos de terceira idade: outras faces ainda ficam por explorar fl1turamente. No entanto, os itens fundamentais que c011torn3111
0 trala.
menta documental em arquivos permanentes foram aql1iapresent3dos.
Que com eles se pO~f-3,de alguma forma, dirimir duvidas e atingir solu~oes aceitaveis.

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A tarefa da identific3\ao, organiza~ao, descrili=ao e transfer!ncia


da informa,ao dos documentos custodiados nos diferentes arquivos em
ROSSO pais e gigantesca. ate mesmo aterradora
diante da escassa parcela
jA levada a cabo att! hoje. Oxalci este livro contribua para que ela possa
atingir niveis de otimizayiio cada vez maio res.

Introdu~aoa 2' edi~ao

He10isa LiberaJli Bt:llotto


Sio Paulo. 30 de' maio de 1988

Rssados
rnais de 10 anos, desde asua finaliza,ao em 1988 c a
sua publica,ao em 1991, este livro e urna obra datada. Com isla queco dizer que, nesse perfodo de tempo, a arquivlstica evoluiu muita,
inu.meras publica,Oes de cunho te6rica e metodol6gico. assim como
novas praticas profissionais. surgiram tanto no plano nadonal quanto
no internacional,

fazendo

tivesse ficado "congelado"

com que seu conteudo

de alguma

dentro

e do sabc=r arqui-

da bibliografia

forma

vlstico anteriores aos anos 1990. Entretanto,


as pondera~6es de alguns colegas e os apelos de ex-alunos, aHados a homosa sugestio de
Marilc=na Lc=ite Pac=spara que pensasse

na possibilidade

de uma se-

guoda edj~ao, nao deixaram de calar fundo, levando-me


a uma
acurada leitura deste Arquil'os permanentes, para conferir as suas possibilidades
estudantes

de ainda ser util e proveitoso


de arquivologia.

o dilema
cial nova edi~o
au, entio,

que se apresenta

anterior, corre

a urn autor, quando diante da poten-

de sua obra, coloca-se entre rusar,

sucumbir

praticamente

para as novas gera~oes de

a tenta~ii.o

urn novo tato.


0 risco

se a refazcr lodos

OJ

reeditar ipsis litms

de tudo mudar e inovar, construindo

Se publica tal equal, sem adeodos a edi~ao

do total anacronismo
capltulos,

da obra; se sucumbe e poe-

arrisca-se
a ~erder-se
,

entre 0 novo e 0 antigo. acabando

por desvirtuar

110

emaranhado

seus objetivos e coo-

"
fundir seus leitores. f: preciso chegar a urn meio-termo satisfat6rio a
ambas as partes: autor eleitor.
Evidr:nternente, muito poderia se:oracrescentado a este livro a luz
dos novos estudos te6ricos, das potencialidades aportadas pela informatica em todas as fases do tratamento de documentos de arquivos permanentes, das novidades surgidas nas areas da utiliza~ao das fontes
arquivisticas, da metamorfose ocorrida na a(fao cultural dos arquivos
hist6ricos, passando atualrnente a servista como fun(fao,tao basica quanto as tradicionais etc. etc. Porern, ao int.roduzir-se essa irnensa garna de
novos aporte.'>,estar-se-ia construindo urn outro livro...
A solu(fao intermediaria pareceu-rne ser, de uma parte, deixar
ficar 0 que eu julgasse ainda valido e vigente, muito ernbora aplicando
pequenas corre~oes de natureza conceitual; de outra, acrescentar alguns novos itens de interesse atual do conhecimento arquivistico, sendo, no caso, os que tocam na questao da atitude do arquivista diante
das novas tecnologias, os que demonstram a revitaliza(fao da diplomatica e a nova fei(fao da tipologia documental, alem do capitulo que
ahorda a discutida problemMica da dispersao e reintegra~ao de fundos
e a contribui(fao do projeto Resgate na area da pesquisa remota. Na
revisao dos capitulos foram feitos alguns cortes e alguns acrescimos,
sempre visando maior c1areza, atua]jza~ao e precisao na exposi~ao.
Cenos termos tecnicos foram substituldos para estarem coerentes com
a moderna terminologia arquivistica brasileira, isto porem apenas nos
casos em que sua compreensao nao ficasse prejurncada por alguma
alterar;-aode sentido.
o antigo capitulo 3, que traduzia as representa(foes que se fazia,
na decada de 1980, com re1ar;-aoa tipolog,ia documental em arquivistica,
perden 0 sentido ap6s 0 surgimento e a difusao das contribui~6es revoluciomirias de Luciana Duranti e de Paola Carucci no terreno da moderna diplomatica, ass1m como as do grupo de arquivistas municipais
de Madri, liderados por Vicenta Cortes Alonso e Ana Maria Dupla del
Moral. Com estes novos "olhares" lancrados sabre os documentos. aliando, de forma inquestionavel, sua eslmtura e sua natureza ao principia ciaproveniencia e ao eontexto de produr;-ao,a questao clasespecies e
tipos documentais sofreu significativas transforrnasoes coneeituais e me-

todo16gicas. Assirn, 0 contr:udo deste capitulo foi substituido pelo texto


intitwado "Diplomatica e tipologia documental", que incorporou partes do antigo capitulo 4, passando este a ser ocupado apenas pelas amllises diplomatica etipol6gica.
Quanta ao capitulo 11, sobre a descrir;-aoarquivlstica, debfa-Io na
integra em sua forma primitiva tornou-se inaceiLivel, por estar vazado
em praticas I' terminologias ultrapassadas pela arquivlstica brasileira e
por nao citar a norma Isad (G) - ainda inexistente na ocasiao da primeira edir;-iio.Assim sendo, apesar de manter 0 mesma titulo e a mesma
nurnerac;:ao,ele foi substandalmente modificado.
o capitulo 18 recebell 0 acrescimo relativo ao projeto Resgate da
Documentar;-aoHistorica do Barao de Rio Branco. projeto no qual tenho
atuado como pesquisadora r:como assessora de arquivistica, e que, surgido em meados dos anos 1990, se enquadra perfeitamente na tematica
deste capitulo.
Quanta aos demais capltulos, se, por urn lado, cont~rn certas
colocar;-oesque podem apresentar ja algum descompasso com a arquivistica contemporimea, tao eivada em sua praxis das modernas tecnologias e dos reflexos da modernizar;-ao administrativa, por outro, e possivel constatar-se que as bases te6ricas e metodol6gicas da arquivlstica
neles demonstradas nao perderam sua esse-neia,atualidade e apHcabilidade.
Tal como propus em meados dos anos ]980, quando a Revista do
Arquivo de Rio Claro comer;-oua publicar mens artigos sobre a organizar;-aode arquivos, grac;:asa generosidade de Ana Maria de Almeida
Camargo, entao sua diretora, artigos que acabaram sendo, com algumas
modificac;:6e:s,a parte: mais substancial da primeira edic;:aodeste livro,
igualmente proponho que e:sta segunda edic;:aoseja considerada urn
manual para os alunos de arquivologia do pais, aos quais se juntam os
de outros palses do Mercosul e de Portugal, como recenternente - e
com emocionada satisfac;:ao- pude constatar.
Diante dessa eerteza - e com 0 apoio e 0 incentivo de alguns
experientes colegas - surge esta segundD edi(fiio,que s6 se tornou possfvd- grac;:asao trabalho de scanner da primeira edi~ao, realizado pela
arquivista e amiga Maria Cecilia de Caslro Cardoso e por Daniel de

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Castro Cardoso,

e a gentileza da jndica~ao da arquivista

Editora FGV se interessasse em leva-Ia a


documental nos arquivos permanentes possa enconlrar teo Deste momento, seguramente
promissoc. de uma arqu:ivlstica brasileira agora ja mals comolidada.

difundida

lena Leite Paes para que

e amiga Mari-

II

efcito. Espero que esle alhac para 0 tnltamrnto

e respeitada .
Hefo{sll Liberam Btl/otto
Sao Paulo. 20 de outubro

de 2003

TEMAS
INTRODUTORIOS

,.....-CAPITULO

Da administra~ao a hist6ria: cicIovital


dos documentos e fun~ao arquivistica

No
universoda administra~ao e da hist6ria reside a pr6pria
raUla de seT dos arquivos publicos oa sua caracterlstica dina-mica: a do
cicio vital dos documentos.
Senrlo a nmlj:iio primordial dos arquivos permanentes ou hist6ricos recalher e tratar documentos publicos, ap6s 0 cumprimento das razoes pelas quais [aram gerados, sao as referidos arquivos as responsaveis pela passagem desses documentos da condi~iio de "arsenal da administra<;:iio" para a de "celeiro da hist6ria", oa conhecida aceplj:iio do coosagrado arquivista frances Charles Braibant. E a ehamada teoria das tres
idad~s nada mais e que a sistematizalj:iio dessa passagem.
A distdncia entre a administrayao e a rust6rla no que cancerne as

doeumentos e, pois, apenas uma questao de tempo. Isto quer dizer que
os arquivos administrativos guardam os docurnentos produzidos ou reeebidos par cada urna das unidades governamentais durante 0 exerdcio
de suas fulll;:oes,e que vao sendo guardados organica e cumulativamente a medida que se cumprem as finalidades para as quais foram criados.
Esses docurnentos sao, na realidade, os mesrnos de que se valerao os
historiadores, posteriorrnente, para colherem dados rderentes ao passado, jii no recinto dos arquivos perrnanentes.
o cicio vital dos documentos administrativos cornpreende tres
idades. A primeira e ados arquivos ~orrentes, nos quais se abrigam os

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documentos durante seu uso funcional, administrativo,


juridico; sua
tramita'?o legal; sua utilizaljiio Iigada as razoes pelas quais faram cria-

dos. A perman~ncia de tais documentoS nesse tipo de arquivo depende


de sua tipologia/fuulj=iio e, principalmente, de sua vig~ncia, mas pode sec
generali7.ada em urn anD; podem passar dati a urn arquivo central do
respectivo 6rgao gerador, oode permanecerao de cinco a 10 anos (sem

que isso seja considerado urna Dutra idade).


A segunda Ease- a do arquivo intermediario _ e aquela em que
as papeis ja ultrapassaram seu prazo de validade juridico-administrati.
va, mas ainda podemser
utilizados pelo produtor. Permanecerio
em
urn arquivo que jei centraliza papeis de varios 6rgaos. porem sem mistuealos ou confundi-Ios, pela prazo aproximado de 20 anos. E nessa fase qu~
os documentos sao submetidos as tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigt':ncia e de vida, segundo as respectivas
tipologia e fun~1i.o. Redigidas pelas comissoes de avalia~ao, nas quais
as arquivistas contam com a assessoria de administradores,
juristas e
historiadores, tais tabelas baseiam-se na legisla~ao em geral, nas oormas internas do 6rgao e, sobretudo, na pr6pria finalidade dos documentas em questao. Fixam criterios e justificativas para que se possam
eliminar certos papeis desnecessarios ao 6rgao de origem e scm interesse para a pesquisa hist6rica. Os que restarem sao as de valor permanente, sao os documentos hist6ricos.
Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos (segundo a legisla~ao
vigente no pais, estado au municipio), contados a partir da data de produ~ao do documento ou do fim de sua tramita~ao. A opera~ao denomi~
nada "recolhirnento" conduz as papeis a urn local de preserva~ao definitiva: as arquivos permanentes. A custodia nao se restringe a "velar" pelo
patrim6nio documental. Ultrapassado totalmente a usa primario, iniciam-se os usos cientifico, social e cultural dos documentos.
A pr6pria localiza~ao fisica dos arquivos correspondentes
as tees
idades dos documentos ja demonstra suas especificidades. 0 primeiro
deve situar-se junto ao produtor/administrador,
'tem que ser agil, seguindo dassifica~iio de acordo com as fun~5es administrativas,
e deve
ser reservado como informa~ao publica. 0 segundo - 0 arquivo intermediario - e pouco consultado pela administTd~ao. que dele nao mais'
necessita, a nao ser esporadicamente; tambem ainda nao esta totalmen-

te aberto a pesquisa, salvo com licem;:as especiais; pade estar em local


afastado, de manuten~ao barata. -e. urn dep6sito onde os documentos
aguardam seus prazas de vida ou seu recolhimento aos arquivos de terceira idade. Estes, que interessam mnito mais aos pesquisadores do que
aos adrninistradores,
devem estar localizados junto as universidades au
aos centros culturais. Enfirn, devem situar-se em lugares de facil acesso
para seus usuarios tlpicos. devendo estar dotados de arnplas salas de consuttas, pois neles a pesquisa esta aberta a todos.
De urn lado, temos os arquivos administrativos
correntes, que
permitem que a administra~ao
siga em [rente; de outro, os arquivos
permanentes,
que sao a materia-prima
da hist6ria. Ali estao documentados direitos e deveres do Estado para com a cidadao e do cidadfio
pata com 0 Estado: provas e testemuohos
que ficarao armazenados.
Serao "dados" ate que a pesquisa os resgate, transformando-os
em
"informa~6es",
que poderao demonstrar.
afinal, como se efetnaram
as rela~oes Estado-sociedade,
e "explica~ao".

e deles fa~a sua analise. sintese, cTitica

As atividades c1assicas da administra~ao - preyer, organizar, 00mandar, coordenar e controlar - nao se efetuam sem documentos.
Quanto mais informados as administradores/dirigentes
estiverem sobre
urn assunto, melhor e mais completamente
poderao decidir sabre ete.
Por isso e que, aMm de nao poderem dispensar seu arquivo, tambem
nao devem deixar de contar com urna boa biblioteca e com urn born
centro de documenta<;:ao. Este cumprira sua fun~ao de assessoria
informacional: colC\6es de recortes de imprensa, folheros, resumos. indices, microfilrnes etc. 0 arquivo de urna unidade administrativa annazena tudo 0 que ela produz - normas, objetivos, documentos decorrentes de suas fun~oes-,
servindo a informa~ao e a gestao. Mas, para 0
processo decis6rio, a administra~ao necessita mais do que ela pr6pria
produz: requer legisla~o, dados econ6micos, socia is, poHticos etc., a
que sera fornecido pelos outros 6rguos voltados para a informa~ao tee.
nico-cientifica.
Os documentos, na sua fase inicial, apresentam valor primario.
"Chama-se primlirio a valor que 0 documento aprsenta pam a conse.
cu~o dos fins explicitos a que se propoe; secLlndcirios sao llqueles que,
emboeaja implfcitos no tempo em que sao gerados as documentos, ,Ivul-

..;

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-.

-
i

..
"
tam com 0 correr dos aoos."1 T~m valor secundario

au valor de arqui-

va, au ainda valor permanente, desde 0 elemento informativo para a


analise cr(tiea da administrayao
ate, em perspectiva, as aspectos 50dais e politicos generalizados que, no mesma documenta, 0 historia-

dor puder detectar.


Schellenberg afirma que os documentos publicos oferecem dais
g~neros de valor e assim as defme: "priminos" sao as que interessam a
pr6pria repartiyao originaria e "secunrlirios", as que interessam as outras entidades do governo e ao publico em geral. Neste segundo tipo, ele
considera ainda as valores de informayao: passado 0 devido tempo,
ambos serao de grande interesse para 0 historiador. No sentido de prova, sera possivel saber sabre a organizalj:ao e 0 fundonarnento
do govemo que produziu 0 documento e, como informa~ao,

do 6rgao
pode con-

ter dadas sabre pessaas, coisas e fatos.2 Completando a colocalf1io dagude -especialista, pode-se acrescentar que 0 historiador, por sua propria formalfao profissional, tern meios te6rieos e metodologieos como
instrumento5 para ir alem, penetrando nas sutilezas da informalfao contida na frieza caracteristka do dado administrativa.
No entanto, para que 0 documento falfa seu percurso natural de
vida, da administralfao a hist6ria, isto e, da produyao e tramitalfao adrninistrativa a utiliz3lfao cientifica e cultural, suas potencialidades
devern ser reveladas. Cabe ao arquivista identificar, descrever, re5umir e
indexar. 0 historiador sahera selecionar, interpretar e "explicar". Entretanto,

para que i5S0 se realize, faz-se necessario

inter'rompido.
A ignon\nda

dos administradores

sabre

que

fluxo nao seja

fata de que as doeu-

mentos administrativos
contem, como infonua'rao hist6rica, uma dimensao muito mais ampla do que a que envolve a sua crialfao tern causado graves danos

historiografia.

Documentos

sao diariamente

destruidos, nas diferen'tes instAncias governamentais,


por desconhecimento de sua imporHincia para 0 posterior estudo cdtko da sociedade
que

produziu.

Tal desconhedmento

acarreta

desleixo e a ,nao-

prioriza!jiio no que tange aos servi~os de arquivo e a preservalfaa de documentos. :E: preciso que os responsaveis pelas politicas de informa~aol
documentalfao dos diferentes 6rgaos govemamentais estejarn dentes de
que, uma vezcumprinda a razao administrativa pela qual urn documento foi criado, este nao se torna automaticamente
descartavel. Sua utiliza~ao juridica pela pr6pria administrayao e/ou pela pesquisa hist6rica
poden! ocoreer sempre. Assim, a entidade produtora nao deve e nao
pode ditar sua destrui~ao sem antes cOllsultar as autoridades arquivistkas
do nive1 administrativo a que pertency" 0 6rgao governamental.
Os avanlfos da tecnologia, a complexidade dos sistemas burocraticas, 0 aumento das necessidades administrativas, juridicas e cielltificas
na atualidade sao responsaveis pelo crescimento assustador da documentalfao gerada. Seu armazenamento
cumulativo integral torna-se
impossivel. Por isso, a eliminacyao e necessaria e obrigatoria~ Mesmo
porque a pesquisa hist6rica, ainda que se servindo de recursos da inf()r~
matiea, nao daria coota de urn numero tao grande de fontes a seu diSM
por. Entretanto, reitera-se, sob nenhum pretexto a avalia~o podent ser
feita par leigos e sem 0 cuidadoso exame da proced~ncia, do tipo docu~
mental, do conteuda e dos potenciais informativos da documellta~o.
S6 entao se podera decidir sobre a vida au a marte do documento. Os
papeis que ja completaram sua tramitap.o e seu uso administrativo
e
foram considerados de valor permanente devem ser, no devido tempo,
recolhidos a entidades que, de direito, se el1careeguem de seu registro,
acondicionamento,
ordel1ayao, descri!jiio, inclexalj:ao e, se for 0 caso, preservalfao e difusaa.
Urn arquivo permanente nao se constr6i por acaso. Nao cabe apenas esperar que Ihe sejam ellviadas amostragens aleat6rias. A hist6ria
nao se faz com documentos que nasceram para serem historicos, com
documentos que so infarmem sabre 0 ponto inicial au 0 ponto final de
algum ate administrativo decisivo. A hist6ria se faz com uma infillidade
de papeis cotidianos, inclusive com os do dia-a-dia administrativo, alem
de fontes nao-govemamentai5.
As informa~oes rastreadas viabilizarao
aos historiadores visoes gerais ou parciais da sociedade. De qualquer forrna, eles terao de cantar com todos as elementos possiveis, nao apenas
os extraidos dos dOCl.lmentos de efeito, pais estes produziri<llll illlagens

Schellenberg,

1959b:62-69.

1 Vel' 11capitulo 6, referente aos "alor",s do~ documentos

de terceim idade.

distorcidas

dos fatas e dos comportamentos.

Um arquivo pllblico nao

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pode

SeT

constituido

de preciosidades

colecionaclas, reuniclas sem orga-

nicidade e sem formaT grupos significativos de fundos.


Urn arquivo final, permanente ouhist6rico, e farmada

por docu-

mentos produzidos hi mais de 25 au 30 aDOS, partanto em "idade hist6rica", pelos varias 6rgaos da administrayiio de urn mesma nivd, seja
municipal, estadual au federal. Esses docu,mentos, dentro de seus nlveis
administrativos, guardam entre si rela(,:oes org!nicas que devem seT obrigatoriamente respeitadas.
o documento de arquivo 56 tern sentido se relacionado

ao meio

que

e as fun~

produziu.

Seu conjunto

teID

de retratar a infra-estrutura

/ioes do 6rgao gerador. Reffete, em auttas palavras, suas atividades-meio


e suas atividacles-fim. Esta e a base da teoria de fundos. Ela e que preside
a organizayao dos arquivos permanentes.
a fundo,de arquivo compreende as documentos

3.

a pesquisador

- mstoriador, soci6Iogo ou academico - em busca


de informayoes para trabalhos de analise de comportamentos
e eventos pass ados, podendo

estudioso

em

geral.
4. a cidadao comum, aqui nao mais 0 interessado em dados juridicamente vaIidos, mas 0 eidaclao nao-gracluado, 0 aposentaclo, a donade-casa etc. a procura de cuhura geraJ, de entretenimento,
em que pode haver lugar para 0 conhecimento da historia.
Se e

principio

do respect des fonds (agrupamento

da administrayao

os elementos

norteadores

campos

Ii

a ..~

sistematico

do arran-

cam sua existeneia. Por isso, os documentos de uma determinada unidade administrativa nao devem ser separados para efeitos de organizayao sob nenhum pretexto. Exclui-se, assim, 0 senticlo de coleyao: docu-

tos". Ai sim, 0 arquivista podera, em seus inventarios, catalogos eindices, preocupar-se em propiciar aos historiadores os elementos iden-

veniencia: a origem do documento em urn dado 6rgao gerador e 0 que


ele representa, no momento de sua criayao, como instrumento que possibilitara a consecuyao de uma atividade dentro de uma funyao, que eabe
ao referido 6rgao gerador no contexto administrativo no qual atua, ou
que provar:i 0 cumprimento dessa ativiclade.
A justificativa para a organizay3.o de arquivos publicos est<lna orclem direta do interesse dos quatro tipos fundamentais

de publico que

dele fazem usa;


1.

administrador,

isto

e, aquele

que produz

cessita para sua propria informayao,

cumprimento

oocumento

na complementayao

so decis6rio.
2. 0 cidadao interessado em testemunhos
direitos e

e dele nedo proces-

que possam comprovar

de seus deveres para com

Estado.

tificadores e rastreadores de informayoes. Isto porque, nao sendo a


estrutura e 0 funcionamento
da administrayao do conhecimento
dos
profissionais de hist6ria, eles necessitam desses instrumentos
de pesquisa como mediadores.
Em s[ntese,

arranjo (que nada mais

e do

que a classificayao no

ajllbito dos arquivos permanentes) e comandado pela estrutura e pdo


funcionamento da administrayao. 0 arranjo pode ser considerado a acomodayao que se faz

a classificayao

baixas sofriclas em decorrencia

efetuada anteriormente,

A descriyao

e ditada

quese vai
tendo sido

pelos interesses da pesquisa, sem que se

cam as amarras com a proveni~ncia e a funcionalidade

seus
1 Ver 0 capitulo

depois das

da avaliayao. Nao ha por que desconsi-

derar a classificayao anterior se as conjuntos documentais


arranjar nao foram atingidos pelos prazos da temporalidade,
julgados de valor permanente.

14, refere'lle it a0i" cullufQI dos arquivo.l.

do documento

<

colhidos por urna entidade publica au privada que sao necessarios 11 sua
criayao, ao seu funcionamento
e ao exerdcio das atividades que justifi-

>

o
o

jo. As autorias, a caracterizayao das tipologias de documento, a funyao


implkita, os assuntos, as datas (t6pica e crono16gica) sao fornecidos
pela operayao denominada,
em arquivlstica, "descriyao de documen-

mentos reunidos obeclecendo a criterios eientificos, artisticos, de entretenimento au quaisquer outros que mio os funeionaisJadministrativos.
fator norteador da constituiyao do fundo e 0 prindpio da pro-

"

",
~

clos papeis de urn funclo de forma a que nao se misturem com as de~
mais fundos) 0 que preside a organizayao dos acervos arquivlsticos de
terceira idade, evidencia-se que, nesta fase, sao aincla a estrutura e 0
funcionamento

gerados e/ou re-

ser incluido nessa categoria

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31

sua origem. A coexistencia dessa duaJidade I!: a unica forma - e bern 0


sabern as arquivistas e os historiadores experientes - de os arquivos

cia, na programacrao do expurgo e no estabelecimento da sistematica do


reroIhimento de undos. Estoi hoje mais do que comprovado que se os

servirem adequadamente
a ambas as areas (administrat;ao e histOria),
sem defoTma~6es prejudiciais a fidedignidade dos dados e, conseqiien-

arquivistas ossem charnados

temente, a veraeidade das informa'r0es extraldas dos documentOS,4


Perpassando por todo 0 cido vital e. portanto, peIos trfs tiposidades dos arquivos. a fun~o arquivistica e hoje considerada urn todD
indivis.lvel, ao contririo da conceituar;:ao obsoleta de tomar-se, de urn

cionalizar;ao de terminologia

fluxo documental seria mais 16gico, racional e eficiente, servindo mais


plenamente aos interesses da administra\"=ao.

Iado, a administra~ao de documentos e, de outro, 0 arranjo e a descrilfao


de Unclos como atividades estanques e desvinculadas uma da outra. Ha
tada uma gama de tarefas sucessiv3s que eabe ao arquivista desempe-

cumentos se referem, responder

nhar ao longo de tres fases hem definidas: 0 eontrole dos arquivos em


forma~o, a destina.-;:ao e a eust6dia definitiva.

do documento,

podendo

a participar

opinar

do processo de criat;ao formal

na elaborat;ao de formulatios,

e na economia

de etapas de tramita<;ao,

correntes oficiais tern por objetivo fa:rer com que os doeurnentos

sirvam

as finalidades para as quais foram eriados, da maneira mais eficiente e


economiea passivel".5 Assim, se, no ato de reeeber, for considerado aquilo
que Vicenta Cortes denomina a "asao ativa da preparasao",
seqilente -

a da recepsao propriamente

cilitada.~
As atividades inerentes
conceituada

arquivista

t;aO, na normalizar;ao

a referida

espanhola,

dita -

a tarefa suh-

estanl grandemente

preparar;ao sao, no entender

a participat;ao

da tipologia documental,

fada

no processo da criana normativa

da vigl!:n-

c~plt~dOll

que

seu papel na'teia org;inica da administracrao

f,

E ainda nesse mesmo quadeo da primeira idade do docu-

mento (a do uso prim;hio),


dade adequadas,

as diferentes

rao, no devido momento,

o arquivista

se a tfamita~o

for bern I:ontrolada poT urn


tabelas de temporali-

unidades documenllirias

maiores dificuldades

quanto

tern sido chamado justamente

nao apresenta-

a destinacrao.

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u
u

"
..
>

<

a "melhor assegurar a

<
u
<

conserva<;ao dos documentos

para

historiador

futuro, a estabelecer

seu contrale sabre as eliminalj:oes dos papeis pclas administraoyoes e a


toma-Ios a seu encargo cada vez rnais cedo: portanto,
forma mais estreita com aadministrac;:ao".

a colaborar

de

E essa colaborat;ao propicia

enormes vantagens, guer no tocante a racionalizar

processamento

da

documenta.-;:ao, quer no que diz respeito a sensibHizar

sabre as fins (e vantagens)

dos documentos

da transferencia

controlada

administrador

para os arquivos da segunda e da terceira idades.

o segundo

tempo da fun~ao arquivistiea inicia-se com a ehamada


destina.-;:ao. Trata-se agora da transferl!:ncia dos documentos dos arquivos de gestao (ou dos centrais, que sao uma especie desegundo

momen-

. .f: freqilentenao

se

contar com eles e, nesses casas, faz-se a passagem direta do corrente ao

197JaA5.

Cortes Alonso, 1979:30.

..
,
o

arquivo serve, as tarefas de classifiear;ao e de ordena'-;:3o tornam~se

8 e 12.
5 Schellenberg.

essencial contl!:m equal

to da fase corrente) para os arquivos intermediarios


, Arr~njo e de~(fi,,~o ~~r~o nbjctos de cl\pflulm c.<pecillcns. Vcr, rcspcctiv~mente,

<
u
>

eabe a tramitar;llo, que legislar;ao regula sua vida ativa, que informacrao

rigoroso sistema de carga e se forem estabelecidas

dos arquivos

.,
o

o
o

mitar a espedficidade do processamento da doeumentat;aO no pr6prio


ambito dos arquivos pennanentes M que se comeyar pela fase da admi-

e na avaliar;ao. Afinal, "a administrar;ao

"
>

a que vieram, a quem au a que 6rgao

automaticas.

Ie da tramitat;ao

Se, ao receher documentos, ainda na fuse corrente, 0 arquivista


sauber, a partir da identificat;ao da tipologia e das fur:u;oes a que os do-

A problematiea da teoria e da pnitiea dos arquivos conentes e intermediarios nao esta no escopo deste Iivro. Entretanto, para bem deli-

nistrat;ao de doeumentos eorrentes (0 records management dos norteamerieanos), a gestio documental, enfim. Resume-se esta tarefa no acompanhamento da produt;ao, no recebirnento, na c1assificat;ao, no contro-

na ra-

<

) Ver MLaplace des archives el des ~rchivisles ri~llSl'Et~''',

1951\:fi-'.

,
>
o

"

.
.,

>

o
<

permanente,

conquanto

mio s~ja a sistematica

preconizada

e a que me.

de documentos

Ihor responde as exigencias da moderna arquiv[stica. 0 ideal e que todas


as administrar;:oes adotem essa fase detransir;:ao,
g~nda dos expurgos criteriosamtmte

estabeleeidm

pelas tabelas de temporalidade. A grande tacefa tecnica desta idade ~


admLllistrar a eliminaliiio: a aplicar;:ao e a contrale das determinar;:oes
~stabclccidas

nas tabelas de temporalidade,

assim como toda a prepara-

'tao dos docurnento5 remanescentes para 0 recolhimento aos arquivos


finais, pcrmanentes, hi:it6ricos ou de cusl6dia.
Nao se tenciona ainda (ratar dos processos t~cnicos desta Ease. 0
essencial para que se aborde corretamentc
bito da terceira idade dos documental'

a fuu~o

arquivistica

no Am-

~ entender que, quanto melhor 0

arquivo intermediario cumprir sua atividade de preservali=ao dol' documentos permanentes e de elimina~o criteriosa do material inservfvel, tanto
melhor serao as tarefas da cust6dia'e da disseminali=ao da informali=ao.
A cust6dia definitiva
documentais

e a guarda

perene e responsavel

de fundos

que, passados pdo crivo da avaliali=ao/prazos de vida, se

tornam elementos

a preservar, analisar e utilizar na pesquisa hist6rica.

hcoordenadas
va permanente

dentro das quais se situam as atividades do arqui-

a no~ao exata do estabelecimento

do, a apreensao

de fundos e, no segun-

das tecnicas de recuperali=3o da informa~o,

por melo dos chamados instrumentos


ter acesso ao material arquivado.

de pesquisa,

para que,

pesquisador

possa

A cum:eituali=ao de fundo tern sido exaustivamente estudada, uma


vez que, em arquivistica, no campo dos arquivos permanentes, ela e fun.
damental

a compreensao

internacional

na qual

do principia

do respect des fonds. Em reulliao

tema central era a conceito de arquivos, a ques-

tao da definili=ao de fundos foi largamente


partidpantes

bojo 0 prindpio do respect des fonds, isro e, nao se pode mesdar documentos provenientes de fundos diferentes sem incorrer no risco de, fatalmente. impedir todo a rastreamento futuro do historiador em torno
das funli=oese atribui~6es do argao gerador. "0 principia do respect des
fonds au principio da proveni~ncia e considerado universalmente como
a base da arquivistica te{lrica e pr<itica; (... l Fora do respect des fondstodo
trabalho arquivistico

divergis;em

debatida.~ Embors as paises

em pontos especlficos e formais, foi posslve!

chegar a um acordo geral quanto a "reconhecer

como fundo a conjunto

I hlO '" d"" 1:;1~'l;~lIH' Conferell'" .I" 1'1TOlblcRunJ l(\lmalion~l d,., Arch;v ... 11
1':1(.2.v.,. "Lei foud, d'i1!.:hivn~.1%]:10.0
;[ssumo s.,r;i Jbmdadu ",;[i~d.,l~llw"am"l1l.,
"US <:,IVin1Ios7. Y ., 10. ,ouu'rn

nl,'s;i wn<:.,iIU;ll~,1Q.,;tO Iral~lllrnlO de

r""d\,~.

sera arbitrario,

subjetivo e desprovido

de rigor"."

Escusado dizer a quanto pesa, nessa fase da fun~ao arquivlstica, 0


conhecimento profunda das estruturas administrativas atual e passada
das entidades nas quais a arquiva se insere. Sem que se canhe~a a ato de
cria~ao, a evolu~ao, a competencia e as atribuili=0es de cada organismo
governamentat

au organiza~ao privada, e qual sua posi~ao no organo-

grama administrativo,
cfeitos classificat6rios

0;10 se pode estabelecer a quadro de fundos para


e descritivos.

A outra vertente da funli=ao arquivistica


tes e a da de~cri~ao de documentos.l!
elabora~.ia dOlOchamados instrumemos
vias de aces.so do historiador

nos arquivos permanen-

As tarefas da descrili=ao levam !


de pesquisa. Eles constituem as

ao documento,

sendo a chave da utiliza~

dos arquivos como que fonteli primarias da hist6ria. Os instcumentos, dOll


mai.s genericos - como O!i guias e quadros de fundas - aos espedficoscomo as invenU.rios, catalogos, cataIogos seletivos, Indices e te:<lOs na
integra -, serao objeto de capitulo proprio; aqui, neste texto introdutorio, ocorrem para fa:ter notar a posili=ao que ocuparn
descri~ao de arquivos.

nas tarcfas da

Alem da elaborali=ao dos instrumentos de pesquisa, t<lmbem 110


campo da dissemina~ao da informali=ao, resta, para completar a fllnli=ao

Mflilud d'ardtirU'u,.''',
\0

Duchnn,

1976:1-31.

" Vel'0 aptlw.., U.

1':170:22

ins1itut-

administrativo, toda pessoa fisica au juridica automatica e organicamente


tenha reunido em razao de suas fun~6es au atividades",~ ja traz em seu

sao 0 arranjo e a descrili=30de fundos. No primeiro caso,

e fundamental

de uma determinada

,?O ou pessoa". De qualquer modo. a defini~o mais detalhada, enullciada como "conjunto de peli=asde qualquer natureza que todo corpo

espar;:o ideal para a vi-

predeterminados,

de arquivo provenientes

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arquivistica, sua faceta cultural, voltada para a comunidade. Hoje ern


dia, amplia~se cada vez mais 0 entrosamento entrearquivo
e ddadao au
entre arquivo e escola de segundo grall, fundonando
ainda 0 arquivo
como laborat6rio para futuros historiadores.12 Assim, as atividades do
arquivista, quando no ambito da cust6dia permanente, ganham dimensaes sociais e culturais muitissimo mais amplas que as da fase inicial, a
dos arquivos correntes. Entretanto, e 13que se criam as condirroes necessarias para que 0 cicIo vital do documento se processe de forma ideal.
Sem deixar de sec urna seqii~ncia da administraryao de documentos COfcentes, pela pr6pria unicidade da funryao arquivistica, a tarefa do profissional no arquivo permanente adquire uma feir;ao cientifica e social que
eonvern explorar, em beneficio seja da pesquisa hist6rica, seja da pr6-

CAPfTULO

Documento, informa~ao e meios


institucionais de cust6dia e dissemina~ao

pria cornunidade.

AqUiVOS,
bibliotecas, centros de documentas:ao e museus t~m
co-responsabilidade
no processo de recuperar;ao dainforrna~o,
em be~
neffcio da divulgar;ao cientifica, tecnol6gica, cultural e social, bern como
do testemunho jurldico e hist6rico. Esses objetivos sao alcanr;ados pela
aplicar;ao de procedimentos tecnicos diferentes a material de distintas

"
... ~.,

'
C"

origens.
Partamos do elemento eOInum e primeiro: 0 documento. Segundo a coneeituar;ao c1assica e generica; documento e qualquer elemento
grafico, iconografico, plastieo ou f6nico pelo qual 0 homem se expressa.
to livro, 0 artigo de revista ou jomal, 0 relat6rio, 0 processo, 0 dossi~, a
carta, a legislarrao, a estampa, a tela, a escu1tura, a fotografia, 0 filme, 0
disco, a fita magnetica, 0 objeto utilit<irio etc., enfirn, tudo 0 que seja

produzido, por motivos funcionais, juridieos, cientlficos, tecnieos, culturais ou artistitos, pela atividade humana. Torna-se evidente, assim, a
enorme abrang~ncia do que seja urn documento. 0 proeesso de forne"

-----_.---------------_._-------~----------12A$ variantes da a~.o cultural e educativa figurmn 110capitulo 14.

cer informar;oes a partir dos dados existentes em qualquer tipo de continente e da area comum dos profissionais das chamadas ci~ncias da informar;ao, eiencias documentais ou ainda ciencias document<\rias, como
querem alg\.!ns. Reeolher, tratar, transferir, difundir informar;oes e 0
o.bjetivo convergente de arquivos, bibliotecas, museus e centros de documenta~iio. Partindo de material diverso e atraves de mecanismos tecni-

"
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.",
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co~ completamente dislintos, e55a.'> institui~oes devcm estar aptas a cobrir, dOlmaneira rnais completa passive], urn "campo de investigal;ao",
Tern em comum, portanto, as tinalidOldes a que se destinam e 0 papel
que ocupam no processo social. cultural e adminislrativo de uma socie-

dade.
A forma/fun~ao pela qual 0 documento e criado e que determina
seu usa e seu destino de armazenamenlo futuro.!} It razao de sua origem
e de seu emprego, e nao 0 suporte sobre 0 qual estti constituido. que vai
determinar sua condi~ao de documento de arquivo, de biblioteca, de
crotro de documenta~ao au de museu. As distin<;oes entre essas instituis:oes produzem-se,
portanto, a partir da propria maneira pela qual se
origina 0 i1cervo e lambem do tipo de documento a ser preservado: pela

Os'documentos de biblioteca sao resultado de uma criat;:ao artistica ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgat;:ao tecnica.
cientlfica. humanistica, filos6fica etc. E material que trala de informar
para instruir ou ensinar. Os documentos sao graiicos, sejam ell'S impressos ou manuscritos,
desenhos, mapas, plantas, ou sao material
audiovisual. Sua forma usual e a impressa e multipla, isto e. a mesma
obra pode exislir em mais de uma biblioteca. Sao os documentos mais
acesslveis e os mais conhecidos do grande publico.
Os documentos de arquivo fao os produzidos por uma entidade
publica ou pnvada ou por uma familia ou pessoa no transcurso das fun<;oesque ;ustificam sua exist~ncia como tal, guardando esses documen-

de atividade cultu-

tos rela~oes orgimicas entre si. Surgern, pois, por rnotivos fUllcionais
administrativos e legais. Tratam sobretudo de provar, de testemunhar

ral e tecnica ou cientifica, seja ela cria<;ao artlstico-liteniria,


pesquisa ou
divulga'Yao; pelo arquivo, 0 material de uma gama infinitamente variavel (desde uma tabuleta assiria ou um relat6rio impresso de empresa ate
as provas-objeto de urn processo judiciario), oriundo de atividade fun-

alguma coisa. Sua apresentaryao pode ser manuscrita,


impressa ou
audiovisual; sao em geral exemplares unicos e sua gamae variadissima,
assim como sua forma e suporte.

biblioteca, os impressos

ou audiovisuais

resuItantes

cional ou intelectual de il15titui<;oes ou pessoas, e produzido no decuTSO


de suas funyoes; pelo museu, os objetos que tanto podem ler origem
artlstica quanto funcionaJ.
as fillS, em se trat:mdo de bibliotecas t' de museus, serao did<iticos, cultuTais, lecnicos ou cientlficos; e de arquivos, administmtivos
e
juridicos, passando, a longo prazo. a "hist6ricos". a documento de biblioteca instrui, ensina;

de arquivo, prova."

Os ~~~tros de documenta'Yao, por sua vez. no quest' TefeIe ~ origem, a produ'Yao e aos fins do material que armazenam (ou referenciam)
representam

um somat6rio das institui'Y0es anteriormente

indicadas. Isto

porque, definido 0 centro de documenta'Yao como a "transposi'Yao das


informat;oes primarias para OutfOS recursos", ell' acaba assimilando as
caracteristicas daquelas institui<;oes,J4 Sua finalidade e informar, com 0
objetivo cultural, cientifico, fundonal ou juridico, conforme
do material reproduzido au referenciado.

a natureza

Os documentos de museu originam-se de criat;:ao artlstica ou da


civiliza<;ao material de uma comunidade. Testemunham
uma epoca ou
atividade, servin do panl informar visualmente,
segundo a fUI1t;:ao
educativa. cientifica ou de entretenimento
que tipifica essa especie de
institui<;ao. A caracteristica desses documentos e serem tridimensionais,
isto e. serem objetos. T~m os mais variados tipos, naturezas,
dimensoes.

formas e

.
o

,
v

,
,
o

.,

Os documentos de centro de documentat;:ao (considerado em sua


definiyao estrita, como entidade que reun'e e"nltorno de uma especialidade bern determinada
~!odu~oes
nariamente
arquivo au
eletronico,
dos centros

qualquer

tipo de documento)

sao em geral re-

(em microforma ou llao) ou refer~ncias virtuais, que origipoderiam ser tipificados como documentos de biblioteca,
museu. Material son oro ou gravado, au ainda em suporte
desde que em c6pia ou reproduyao, e tambem caracteristico
de documentayao.

As formas dl' entrada do materialn<l biblioleca e no museu si'io,


em geral, a compra, a d03ryao ou a perm uta. 0 arquivo. porem, recebe as documentos
atnlVes de passagem natural, denlro do t'sguema

I.' Corle:. Aloma, J9~]n;19.

das tres idades do docul11ento:

H S"'lrcs. J 977:~

arquivo corrente,

deste,

pOl

da rrodu~iio

tramfcrellcia,

'10

,i tramililyao,

desla ao

illtennedi<'irio

e d;J.i,por

.,

.0

.
.
.
.
,
,
<

o
>

<

centro de documentacrao, urna reuniao artificial de documentos


dos
mais variados tipas. hi 0 arquivo, por suas pr6prias coordenadas de

definie;:ao, e urna reuniao orglnica:


Jativamente

Sell acervo faz-se natural

tambem permile a identificas:ao do material.

genies (guias, quadros de fundos, relas:oes) as mais espedficas

e cumu-

blica~oes trazem os seguintes

A fase denominada classifica~o. em bibliotecas e ern arqwvos


correntes, corresponde. nos arquivos de segunda e terceira idades, ao

salvo rarlssimas
"otganiza~iio
geradores

(no caso dos centros

exce~6es, podem ser rigidamente

de arquivos

a natureza
des fonds e preceito

do documento

a nos:ao de respect

tico: nao se deve misturar


dade com os de outra.
fundo no arquivo,
do museu.

deve submeter-se

vent<1rios, catalogos), geralmente

essencial ao trabalho
produzidos

Na biblioteca,

mas a

dos 6rgaos

do material ordenado.

os documentos

A proveniencia

obedecidos,

identifica\ao

Por isso,

portamos
documellto

assim como tambem define sua posis:ao no acervo

e simplificar

, seu sjmilar, quando se trata de arquivos permanentes, na descris:ao. N~ .


"
- c, ,"'- c.,. _.:',
"
case dos arquivos correntes, a descris:ao e feita no momento da incorpo, .. "
ra<;io do documento

ao conjunto do acervo do arquivo, atraves de sua

insers:ao no plano de c1assifica~ao, oao se perdendo


caso, a numeras:ao de protocolo.

de vista, se for

da obra permitem

que sejam identificados

de

impressos

0 programa

arquivo,

passlveis

e das

quatro

museu, os elementos sao autor, titulo, forma, material, dimens6es


pecificidades.

quisador

quem e 0 usuario-padrao
instituis:oes

profissional

do

l,

de seu interemota,

o. professor

ou eventual),
estudiosos

museu lern a mesma tipologia


mento e do lazer que a visita a

outraconsideelimina-se

do
teo-

consulenles

em

pesquisador

universitacio

mas tambem

A biblioteca,

grande

em geral e cidadaos

d~'"publico,
SU<lS

(aqui
0

pes-

publico,

comuns.

no senti do do entreteni-

dependencias

parci-

da biblioteca,

a que possui

Fazem uso dela nao s6

como 0 academica,

que abrange estudantes,

",'~

0 fato

de pesquisa

do museu e do centro de docuffienta~ao?

ricamente,

(aqui nos re-

nao contar e a unicidade

descritivo deve estabelecer prioridades;

ao publico:

'maderna

Como se trata de instrumentos

=!

de uma descri~iio maior das

rafj:30 e que, eslando as series jei com datas encerradas,


questao da necessidade de expansao.

maior nUffiero e variedade.

de arquivo~. p:::rmanentes, feita par


de pesquisa (impressos ou viI1uais),

ou virtuais,

AMm disso, a

No arquivo

11

ou virtual per-

a tende~cia

<

de sua cidade ou pais, torna necess4rios

e disseminas:ao.

cOllfigurado

A descris:iio de documentos
meio dos charnados iustrumentos

fun-

para a fonna~o

precisar saber a localizas:ao do material

autor, titulo, local, editor, data de impressao e ass\-lnto au assuntos. No


e es-

fator expansivo

multiplicas:ao
ais,

conforme

a cataloga~ao.

instrumentos

Quanto

No primeiro casa, os cataJogos em fima, impressos ou online tradescntivos

"~

pr6prias

fazem com que a ficha perea a sua funcionalidade.

de 0 pesquisador

..
,,~j'-'
...
-

autoria,

a acervos em expansao.

a necessidade

resse, muitas vezes distante

centro de documenta<;Ao e na biblioteca au a urn objeto no museu, tern

normas

e sucinta,

ao permanente),

series, a circunsUincia

seu

A catalogas:ao, via pela qual a usmirio chega a uma publicas:ao no

zendo elementos

bibliografica

de racionalizar

arquiv(s-

define

de arquivo:

documental,

urn catalogo em fichas, impresso

mite as intercalat;oesnecessarias

'

por uma enti-

do documento

instrumentos de pesquisa (guias, inimpressos ou mimeografados,


como

no caso dos arquivos. Empregam


dos verbetes que os compoem.

de documentas:ao),

estrutura

dos documentos

tipologia

Os museus tambem adotam

pode
fun-

damentam-se em principios gerais. Os sistemas de classificas:ao bibliognl.fica e suas extenslles

(inventa-

\8.0 a que se refere. as:ao que traduz e data, conteudo (se for 0 caso) e
notas:ao (cota, na terminologia arquivistica portuguesa) de identifica\ao e localiza~ao.

que seria a

dicotomia basica entre as areas: enquanto a biblioteconomia


sec regida por Darmas, a arquivist{ca e, em parte, a museologia

elementos

unidade criadora do documento,

que se chama de arranjo no concernente aos funclos e series. e de ordenae;:ao no que respeita a ardem intema dos documentos nas series.
nos conduz aquela

rios, cataJogos, indices, catalogos seletivos, edis:ao de fontes), essas pu~

A pr6pria varialjao semlntica

Das mais gerais e abran-

pode proporcio-

o
o

naT. Isto embora nao se possa exduir 0 especialista-pesquisador.


do a natureza

e a especialidade

do museu

sens temas de pesquisa.


No centro de documenta.,ao
pesquisadores,

fOTem relacionadas

publico bilsico e constituido

que buscam documentos

sobre determinado

E
0
,

por

~
,

No arquivo -

de odgens e suportes varios,

pOT

profissionais

pelo administrador.

enfim, pelos produtores

rela empresario

do documento,

da area jurldica, pesquisadores

dadaos em busca de sens direitos. No arquivo permanente,


esfera da pesquisa cientlfica
blico estan! personificado
dade possa demandar

Oll

do interesse puramente

no historiador

informayoes

cultural,

,,!!

~1:ijl
"

na

quanto it documentayao
que desenvolvem

sobre epocas anteriores,

como jor-

padas com a transmissao


. infol'rna~ots

n:nciando-Ihes

::i!

to tecnico, podeser esdarecedor,

cada uma, de per 5i; urn

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tos desenvolvidos

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neste>capitulo.

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v ''''
o
v
~_o

~ ls

e a natureza dos acervos e do tratamenuma vel. que esquematiza

16-8

0,

"0
" _g.
"-

.~

nem

cultural e com a cust6dia e a divulgayao de

as caracterlsticas

.0

" 0
E~
o .,

~ -~'6 v

preocu-

espByo social pr6prio e independente no qual devem agir.


D quadro comparativo desses quatro tiros de instituisao,

8g

'I.
IV

que guardam, nem quanto ao trabalho ttcnico

tecnicas e eientlficas, possuem,

~"

C C

e museus tern,

Sendo instituiyoes publicas ou particulares

D..

l:'

:;I
0':;1

.....0.:;1
:0 'iii ~

a fim de organizar seus acervos e de transferir e disse-

minar informayao.

:;I

-iij ,~

pu-

cuja ativi-

fronteiras bern definidas,'~ Nao devem ser confundidos

:;I 0
0

gc 8
i5~
c - >

nalistas, sociologos, cientistas politicos etc. Dutro tipo de usuario e 0


cidadao em busca de seus interesses ou que revela alguma curiosidade

portanto,

Oll

ou em profissionais

pelo trabalbo de investigayao hist6rica.


Arquivos, bibliotecas, centros de documentayao

0-

-;;;-

on d-

parlanto

-,
c

"
G_
Q.EQ.
~IVE

bern como

administrativos

" 0
o~

o 8 i',
<l~ ~~'E ..g~

0'
~~
.g

quando no ambito dos de primeira e segunda ida-

e fonnada

a ciientela

>230

v~

tema, dentm da propria especializalYao do centro.

seus representantes.

com

des -,

quan-

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Ir",im; a''llli,v/pg;1l = rif"rifl, dt As\rc~ dt Monts t CaSlro t OUlros,t nprill t prAti'li dt
m'lui"." de Mariltna Leilt Pats, lamb':l11(:onltm iltns respeilanltS ~ol~lJla, 0 mtlhor COIljUl1tn bibliograflw pan tslud~r (> as5ulJl<:>
e 0 lJulllcro 34 da Tn-isla "'rcl,j~'I1"',do Constlhl\
Intnnariomli dt Arquivos, tdilada CIll Paris em 19M.

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"

CAPITULO

Diplom<itica e tipologia documental

.'r."-'~~.'

Anda
como temAtica introdut6ria ao universo do trabalho tecnico e dentlfico em arquivos permanentes, dada a caracterlstica que assume a necessidade de se conhecer intrinseca e extrinsecamente a uoidade documental (suporte e informao;iio) dos arquivos, justamente para
que ela nao seja confundida com outras estruturas e formas documentarias pr6prias de outras areas que nao os arquivos, convem hoje que os
arquivistas se aproximem dos estudos de gl!nese documental. Os estudos de diplomatica e tipologia levam a entender 0 documento desde 0 .
seu nascedouro, a compreender 0 porgue e 0 como ele e estruturado no
momento de sua produo;iio,
A diplomatica llcupa-se da estrutura formal dos atos escritos de
origem governamental e/ou notarial. Trata, portanto, dos documenlos que, emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitima.
doras (como e 0 caso dos notarios), sao submetidos, para efeito de
validade, a sistematiz3-;:aOimposta pelo direito. Por isso mesmo, esses
documentos tornam-se eivados de publica, que lhes garante a legitimidade de disposi-;:aoe a obrigatoriedade da imposio;ao e utilizao;ao 110
meio sociopolitico regido por aquele mesmo direito, Assim sendo, nao
e possivel dissociar a diagrama-;:ao e a conslrll(;:ao material do documento do sell contexto juridico-administrativo de genese, produ-;:ao e
aplica-;:8.o.

re

".~

,...
co

..,
.
.
~
.
,
.

47

Hi que se distinguir,
material.

Segundo

nos atos legais, a apresenta~ao

Cedlia Atienza, a apresenta~ao

rdto publico

fomlal da

formal consiste no

com pessoas adequadamente

redigir as dccis6es das autoridades,

trdnadas,

obedecendo

cuja fun<;iio era

a f6rmulas determina-

<

rdinarnento

da redaryao, na forma em' que

apresenta~ao

05

atos sao apresentados.

material consiste na coordena'fao

J.1a

das. Com

sistematica do assunto.

crescimento

e a espedaliza(jao

(jao, estabeleceram-se, amparadas


cretarias, os tabeliaes.2d

A apresenta'fao

configurayao ex:terna e a apresenta.;:.ao material e a disposi<;ao do assunto no texto.'7 Ora, e justamente da apresenta<;:ao formal que se ocupa a

espfrito critico dos homens

diplom1tica..

"diplomas"

>

<

formal do ato legal

Luiz Nunez Contreras


mento dipiomatko

e, em

ultima anatise, a reda<;:ao, sua

ruscute variantes da conceitua<;ao de docu-

na idade contempor.inea,

von Sickel (1868) e na do italiano Cesare Paoli


Para Sickel, documento

diplomatico

redigido segundo uma forma determinada,

o "modelo"

diplomatico

(rela(joes Estado-cidadao)
notariais"

funcionam

eserita e
Para

cumcntos

publicos

malidadesi senda prova jurldlca ou administrativa

de do-

beneficiariosdda

de urn ato, sao obje-

comunica(jao

ultrapassaram

a fase da exc1lLsividade da

nelas passando

des-

leve initio no stculo XVII. quan-

pas em duvida alguns documentos


Assim, de

servia a area do direito eclesiastico

e que

historiadores

e arquivistas

...Na verdade, as f6rmulas diplomaticas


desde os prim6rdios

tornararn-se
jll.existiam na

do direito romano.

sem entretanto

fugirem

forarn sendo adapta-

esst:nda

do ato escrito do

dire1co publico. Deve-se a essa tradi(jiio a fato de os estudos diplomaticos, mesmo na atualidade,
sua origem.

guardarem

11Alicnza, 19nb:7S .

I~ Vcr Rc! Dj'lZ, 1970::1.

falsos dos

na idade Media e. mais tarde, em todos os Estados euro-

das l' apuradas,

a figurar institui(joes de di-

NUlla COlllrcr~~t ',lltdratico d~ palcogr fia c dil'l(]miti~ na Univ(,-,ida<!( de StviUu.


Seu 'al'ituiu "Coll,el'to dc docullunto"
nn <.:ol(t~nen Ard,;,.(Jti,"I: "J(",Ii,,,.I,,i~i"'l (Scvilla,
1981b) t f(llldamenl.l! par.t a COl11pre(I1S~Od dil'lol11Mka n<l.im!>it" d" ,lr<luivologia.

a ser

dal a diplomMica.

os documentos

peus, em sua organiza(jao juridico-burocratica,

oral, a par da escrila, foram surgindo as organizao;.oes bu-

rocritico-governaml'n.,tais.

(diploma)

c1assico tracado De Re Diplomatica.21

area juridica e administrativa


Utilizadas

Desde que as sodedades

Estes foram defendidos par Jean Mabillon, que, para tanto,

Posteriarmente

for-

<
o

mais do que a qualquer outra atividade.

to da diplomitica.l~

"guerld diplomatica"

o
o
o

<

edesiasticas: falsificavam-se compravantes

inleio, a nova tecnica documental

veiculados, inva-

escritos, legalmen!e.~a.Hdos e revestidos de determinadas

era dislinguir

jesu(ta Daniel de Papenbroeck

acabou publicando

privacios (rela(joes cidadiio-

legal de seu conteL1do. Trata-se, portanto,

beneditinos.

quase que do mesmo modo que as "formas

cidadao). Tanto uns quanto outros, se incorretamente


Iidam a aplicabilidade

do

tipo de crltica, surgindo

a princlpio,

Achamada

probatoria".

in-

Na epoea, a questiio girava em tOTOOda cobi(j3 de privile-

gios, bens e propriedades


ses direitos.

escrLto de urn fato de

funciona para os documentos

a determinado

Sua justificativa,
verdadeiros.

"
o

os estudos de ordem filol6gica. historica e teo-

submetido

"testemunho

de certos
Iiga-se

a veracidade dl'sses papeis.

Vl!rSUS

(1942),'A
0

"testemunho

para os documentos

do seculo XVI[ a fidedignidade

infcio da atividade diplomatista

sabre a falsidade

as se-

nasceu da rea(jao do

16gica dos secwos XVI e XVII que levaram 0 documento

variavel em rela(jao ao lugar,

a dar-lhe fe e forp

medi~is.

Forarn, portanto,

natureza jurldica, redigido de modo a obset'Var certas formas estabelecidas, as quais se destlnam

como ci~ncia documentaria

na do austriaco Theodor

a epoea, a pessoa e ao tema, sobre um fato de natureza jurfdica".


diplomatico

vl'stiga~o

como as dos mals desta-

cados dipJomatistas europeus, concentrando-se

Paoli, dowmento

A diplomatica

cada vez maiores dessa fun-

pela legisla(jao, as chancelarias,

,
.,
.
..
.

-. '1\

lOITessier, 1961,633-78,
II Vtr Tessier, 1961: c Valelll~, 1978,177'19')8.

a terminologia

latina propria

de

..
.

,
"

o
yao de

documento

e, invariavelmente,

publico

actio (fato. ato documentado)

urn suporte semantica e juridicamente


fage as facetas fundamentais

Urn quadro

em sua ess~ncia, a jun-

conscriptio (sua transfertncia

farneddo

para

materia - meio-

fisico propriamente
pria actio (0 fato).

tanto pode ser visualizado

dito (pergaminho.

aspecto do suporte

papet. disquete etc.), como a pro-

Ja 0 meio, como forma de veiculalj:ao do conteudo,

pode merecer duas oedens de considerayoes:


(J

5e "fisko", reCere-se

a se "funcional",

a distinc;ao

entre original e c6pias;

A cada tipologia corresponde

uma f6rmula diplomatica"que

da:

Este, segundo a forma de veicula~ao,

incide, ainda que por Angulos diferentes, sobre as variadas formas que
assumem as obrigalj:oes, os direitos e os deveres que guardam
Stado e 0 cidadao.
Pratesi salienta as distin~oes entre
cumento diplomatico,
o

documento

entre si

lato sensu e 0 do-

documento

e urn documento

escrito, excluindo-se

cumento

que nao tenhasido_

de seu conteudo

consignar urn ato que cornporte efeitos jurldicos

determmando-lhes
a execulj:ao, como alvan\s, drculares, avisos, cartas,
memal-andos, mensag;;ns',"editais, irnitalj:oes e exposilj:oes de motivos.

de

concretos;

o sua forma de redac;ao obedece a normas precisas, variaveis segundo a


epoca em que se produz

documento,

lugar onde e produzido.

Dutra possibilidade

ministrativo

acata a c1assificalj:ao estabelecida

para os atos administrativos,

que costuma lidar na area governamental,


tegorias documentais.
sentativiJade
quadram.

Elas sao estipuladas

juridica dos contelidos

nhais e informativas,

como propOe Manuel Vazquez:

I. No primeiro

pelo direito ad-

englobando
tendo-se

de dassificalj:io das categorias documentais

nao foge da mesma conceprrao e da mesma essencia. as documentos


seriarn classificados em tres grandes categorias: dispositivos, testemu-

pessoa da qual emana seu conteudo.


A diplomatica

ajustes. term os;

[] de correspondenda: sao os que, em geral, derivam de atos normativos,

exclui outro do-

g~r'J.~9,_som a expt~ssa finalidade

as especies com

a1 as chamadas

documentos

ca-

casa,

dos documentos

normativos,

dispositivos,

enquadram-se

as

os de ajuste e os de correspondencia:

pelas gradalj:oes da repre-

dos documentos

que nelas se ell-

..

"

n Ver DocummtRpio
<:olabor~lo

,.
,
"
z

os tratados, conv~nios, contratos,

qualquer outro tipo de documento;


o a natureza juridico-administrativa

Segundo seus auto~

o de ajuste: sao documentos


pactuais, representados por acordos de
vontade em que, no caso da documentarrao publica, pelo menos uma
das partes e a administralj:io, seja federal, estadual ou municipal. Sao

afirmando:

diplomatico

e arquivo.

12

outros documenlos. Seu conteudo visa fundamentar uma resol~


e podem ser: pareceres, informalj:oes, relat6rios, votos. despachos,
quando interlocut6riosj
o dea5sentamento: sao os configurados por registro, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrencias, como atas, term os, apostilas, autos de infralj:io;
o comprobat6rios: sio os que derivam dos de assentamento, compro~
vando-os, como certidoes, traslados, atestados, c6pias autenticadas;

cefere-se it tipologia da espede documenUria.

significado juridico ao conteudo.

Documentafiio

pelo manual

das categorias documentais

o normati'YOs: sao os de cumprimento obrigat6rio, senda de manifestalj:aode vontade de autoridades supremas e devendo ser acatados pelos subordinados.
Emanam do Pader Legislativo ou de autoridade
adrninistrativa. Incluem: leis, decretos-leis, decretos, estatutos, regi~
mentos, regulamentos, resolu~oes, portarias, instrulj:oes normativas,
ordens de servilj:o, dedsoes, ac6rdaos, despachos, quando decis6rios;
o enunciativos: sio os opinativos e que esdarecem questoes vazadas em

conteudo.
Como "materia".

esclarecedor

res, os atos podem ser:

credivel). Alias, essa imagem nao

da questao documentaria:

bastante

~ arqllil'O, 1980, v. I. p. 55.56. A$ defjni~ile5 foram enun<:.ad"s <:O1ll,I .

do junstll JoAD Luiz Ney e tamhtm

de Vazque~, 1988h.

u
"

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o sao documentos normativos as que derivam de manifesta~6es de
vontade de auloridades supremas e devem obrigatoriamente
seT
acataclos peIos subordinaclos. Como sao dispositivos, sao exarados
antes que acontel?m as fatos e alos neles implicados. Emanam do
Poder Legislativo, do Executivo au de autoridades administrativas
com poder de decisao. Como exemplo, temos leis, decretos,
trw;:oes normativas, estatutos, ordens de servilfo, regimentos, decisoes, regulamentos, ac6rclaos, resolw;oes, despachos decis6rios;
a as documentos de a;uste sao doeumentos pactuais, representaclos
por acordos de vontade entre duas au mais partes. No caso dos
arquivos publicos, urna dessas partes cleve seT a administra~ao publica. Podern seT trataclos, ajustes, convenios, termos, contratos,

ms-

pactos;
CI as documentos de correspond~ncia sao os que, em geral, derivam
de atos normativos, determinando-lhes
a execu~ao em ambito mais
restrito de jurisdi~ao. Sao alvaras, intima~6es, circulares, exposi~
~6es de motivos, avisos, editais, portarias, memorandos.
2. 0 segundo casu e 0 dos documentos testemunhais, aqueles que acontecem depois do cumprimento de urn ato dispositivo ou que deriyam de sua nao-observi1ncia ou sao relativos a observa~6es sujeitas a
relat6rios,

termos de visita etc. Podem ser:

o de assentamento, que sao os configurados par registros oficialmente


escritos sabre [atos ou ocorrencias, tais como atas, termos, apostilas, autos de infrayao etc.;
o de comprova~ao, que saodocumentos-'cclmprobat6rios
que deriyam dos de assentamento, comprovando-os,
tais como os atestados, certid6es, traslados e c6pias certificadas.
3. Como terceira e ultima categoria, temos os documentos

informati-

vos, que sao opinativos/enunciativos


e esdarecem quest6es contidas em outros d~cumentos. Seu conteudo fundamenta
uma resolu~ao. Sao pareceres, informa~6es, relat6rios, votos, despachos interlocut6rios.
Deduz-se dessa rela~ao de categorias documentais que documentos atinentes a mesma problemMica juridica tern a mesma estrutura. E
preciso saber distingui-Ios uns dos Qutros, para que nao se cometam

erros cruciais de identificayao. Assim, 0 primeiro trabalho de analise


diplomatica e procurar discernir a categoria do documento, encaixando-a em algum desses seis compartimentos .
A partir dai e preciso analisar diplomaticamente
a especie documental, DaO esquecendo que documentos da mesma especie comportam-se uniformemente,
ainda que as conteudos variem: os elementos
fixos sao as mesmos para a mesma especie documental.
Assim, '?9.pjeto dos modernos estudos de diplomatica e a unidade
arquivistica elementar, porem aoalisando-a enquanto-especie document~. Esses estudos servem~se dos aspectos formais da unidade arquivistica
para definir a natureza juridica dos atos nela implicados, no que diz respeito tanto a sua prodw;:ao, quanto a seus efeitosY Concentram-se
na
gtnese, oa constitui~ao interna, oa transmissao e na re1a~ao dos documentos com seu criador e com seu pr6prio contelido, a fim de identificar, avaliar e demonstrar su~ verdadeira natureza.2~
o documeoto diplomatico tambem e definido como 0 registro
legitimado do ato administrativo ou juridico, 0 qual, por sua vez, e eonsequencia do fato administrativo ou juridico. Se e Uato juridico todo
aquele que tenha por fim imediato adquirir, resguardar, transferir, modifiear ou extinguir direitos", a ato administrativo Ihe corresponde, porem eivado pela finalidade da administra~ao publica. Melbor dizendo:
"ato administrativoe
tada manifesta~ao unilateral de vontade da administra~ao publica que, agindo nesta qualidade, tenha por fim imediato
adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e dec1arar direitos
ou impor obriga~6es aos a4I11ir,i~Jrados ou a si pr6pria". Fato administrativo e toda realiza~ao mafef'ial da administra~ao resultante do ato que
o determina.25 E a representa~ao documental desse ato e a especie, em
primeiro lugar, e, a seguir, 0 tipo documental.
Documentos diplomaticos sao aqueles de natureza estritamente
juridica que refletem, no ato escrito, as rela~6es politicas,legais, sociais e
administrativas entre 0 Estado e os cidadaos. Abrangem, portanto, quase a totalidade dos chamados documentos de arquivo,
que deles sao

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'I.' QlW.cci, 19117.


l~DU;"11l1ti,

1997.

~ Meirele~. 1989.

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excluidas as denominadas "fontes narrating" - inscri~oes. anais, cro!licas, ensaios, comentarios. mem6rias. Trala-se de documentos cujos
elementos sem<'tnlicos sao submetidos a [armas preestabelecidas. 0 "discursa diploma tieD" e aplicado a urn quadro redacional no qual Sf'insere
o ata escrito. Essa reda~ao nao pode ficar submetida it fantasia de sen
redator. Existem regras de composi~aocodificada. mesmo havendo pequenas modificalfoes nao-substantivas. como se vera na exemplifica~ao
adiante. a texto lera elementos comentados pda materia juridica do ato
e peIo objetivo visado.

Enquanto a especie documental"configur3lfao que assume urn


documento de acordo com a disposi~ao e a natureza das informatyoes
nele contidas" - e objeto da diplomatica. a tipologia documental oeupa-se do tipo doeumental"eonfigura~o que assume a especie documental de acordo com a atividade que a gerou".
A tipologia documental e a ampliac;ao da d~plomatiea na dire~ao
da genese documental e de sua contextualizayao nas atribuit;:6es, eompet~ncias. funt;:6ese atividades da entidade geradoraJacumuladora.
Em definitivo. 0 objeto da diplomatica e a eonfigurac;ao interna
do documento, 0 estudo juridico das partes e dos seus caracteres para
aquilatar sua autentiddade e fidedignidade, enquanto 0 objeto da
tipologia 0 estuda como componente de con;untos org~njeos. isto e,
como integrante da mesma serie documental, advinda da jun,?o de docwnentos correspondentes a mesma atividade. Nesse sentido, 0 conjunto homogeneo de atos esta expresso em wn conjunto homog~neo de
documentos, com unifonnidade de vigl!ncia.26
Assim, a diplomatica volta-se para a estrutura fonnal do doeumento. 0 documento deve conter a mesma construc;ao sem!ntica de
discurso para a mesma problematica juridica.
U a tipologia volta-se para a 16gicaorga.nica dos conjuntos documentais: a mesma constru~o diplomatica em todos os documentos do
mesmo tipo. para que se disponha sobre ou cumpra a mesma fuw;:ao.
Por isso, a tipologia documental, ao incorporar todo 0 corpo teorico e metodol6gico da antiga diplomatic a, pode ser chamada de di-

------_._._---!.

Ik!JOlto,

1\/1'-2:9.17,

p}omatica arquivistica ou, melhar ainda (se se atenlar para 0 quanto 0


objeto e os objetivos de ambas podem ser amalgamados), de diplom;itica contempor~nea, como quer Bruno Delmas. Para ele, a preocupa~ao
da diplom:Hica e, agora, menos 0 estudo da estrutura, da forma, da g~nese au da tradit;:ao e mais da tipologia dos documentos.27
Antonia Heredia Herrera chega mesmo a aventar uma certa supremacia ua tipologia documental sobre a diplomatica, quando 0 enfoque
e a doutrlla arquivistica. Leve-se em canta que a tend~nda futura da
predomimincia do suporte eletrOnico acabad por reduzir a "solenirlade" do documento e por fazer prevalecer as f6rmulas juridicas sobre as
estritamente diplomaticas. A autora diz ainda que a tipologia, por suas
caracterlsticas intrlnsecas, atribui maior importancia ao procedimento
administrativo, privilegiando 0 conjunto orglinico no qual 0 documento se situa e nao 0 "discurso" de cada um.1&
As metodologias de tratamento documental num e noutro campo sao distintas, porem, paradoxalmente, sao tambem imbricadas, como
e possIvei constatar no quadro a seguir:

I Diplomiitica

TipoJogia/Arquivlstica

Campo de aplicar;oo: em tamo do

Campo de aplirar;do: em tomo da

verrdico em eslrutUfa e finaridade


do aIDjurldico.

rela~o dos elementos wm as


atividades institucionais/pessoais.

Objetivos sucessivos: estabelecerl

Objetivos sucessivos: eslabelecerl

reconhecer:
1. Autenticidade relalivamente ~
especie/conteUdo/finalidilde
2. Data~o.

reconhecer:
1. Origem/proveni~ncia.

3. Origem/proveni(:nciil.
4: Transrnissaoluadic;ao documenlill.
5. FiXilt;dodo texlo,

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2. Vrnculay:lo:, Cl)mpet~ncia.funl;i')es,
alilridadesda entidade
aQJmulador<!
3 Assooay:lOenlJe il espetie e 0
tipo documental.
4, Conteudo.
5. Data!;~o

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Dtlmas,

1996:49-70.

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Herrera.

1985.

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A estrutura do documenta, quer setrate de documento sobre papel Oil em suporte e1etronico. como bern demonslra Bruno ~lmas. "t 0
conjunto dos elementos enemas e infernos (... ) que Ihe daD 0 aspecto
que corresponde 1Isua natureza diplomatica e juridica. islo t.lI sua fun~o, segundo as regras e as usas da instituiyao que 0 estabeJece".29
Os dementos externos, extrinsecos, fisicos. de eslrutura ou formais tbn a 'Yer com a estrutura flsica e com a forma de apresenta~o do
documenlo. Re1acionam-5e com 0 g~nero. isla e. com a configura,?-o
que assume urn documento de acordo com 0 sistema de signas de que
sellS exccutaTes se serviram para registrar a mensagem.
De Dutro lado, os elementos internos. intrinsecos, substantivos

me etc.), sua forma (ou tradi~o documental. que e 0 estudo dos esUgios dt urn documento, desde sua preparac;io ate os distinlos grau! de
sua transmissJo: minuta, original, c6pia), seu g~nero (a configural;30
qUt ;wume urn documento; dependtndo
do sistema de signos utilizado na comunica~o
de seu conteado, 0 documenlo pode ser ttxtual,

ou de subst~da I~m a ver com 0 conteudo substantive do documenta,


seu assunto propriamente dito, assim como com a naturL":2'Adt sua pro-

papel etc.; a "materia aparentt", isto e, as tintas utilizadas; e a "materia


instrumental", isto e, a pena dt avt, a pena mL":tali~ etc.; a "grafia", islo
e, 0 tral;ado das Ittras; e a "forma mtd.nica", a pauta~o, paragrafa~ao,
pontual;io, abrL":Viaturasetc. Jl
Os caracttres ou eltmentos inttmos ou substantivos sio a provt-

veni~ncia e fun\io.
A questio dos tltmmtos constitutivos dos documentos dt arquivo, agregando-os em dais p610s - estrutUTa t substincia -, foi amplamente estuciada por dois tmintntts
tt6ricos da arquivistica: Victnta
Cortes Alonso, em 1989, e Theodort RoosL":VeltSchelltnbug, em 1963. ~
perfeitamtnte possivd estabe1ecer a consolidal;ao t a sisttmatizal;~o dL":
ambas as argumtntal;oes,
dtmonstrando
sua concordi1nda quanto a
import;\ncia dos estudos que levarn a identificac,:ao e a compreensao plena
do lado fisico, material, formal (estrutura) t do lado informacional, funciona1 efinalistico (subsUncia).)I' A dualidadt instpanive1 dt conscriptiot
actio de que nos fala a diplomatica justapoe-se perfL":i.tamente quando se
trata de reconhecer a estrutura e a substancia tm urn documento.
Os caractL":res ou dL":mentos externos ou ffsicos sao: 0 tspal;0 ou
volume qUt 0 documento ocupa, sua quantidade, seu suporte (0 material sobre 0 qual as informal;oes sao registradas, como papd, pergaminho, filme, disco 6tico, disco magnHico, fita magnetica ttc.), seu
formato (a configura\.1\o fisica de urn suporte, de acordo com sua natureza e a maneira com que foi confL":ccionado, poispode
ser urn ca~
derno, urn c6dice, um<J folhll avulsil, um livro, uma tira de microfil-

iconografico, sonoro, audiovisual, inform.1ttico), ate aqueles elementoS menos corp6reos que alguns aulores consideram intermtdiarios,
como a lingua (Iambem considerada e1emento interno), 0 modo da
escrita, a especie e 0 tipO.)1
Ha autores que distinguem e detalham, no caso do suporte, StUS
varios aspectos: a "materia subjetiva", isto~, 0 papiro, 0 pergaminho, 0

ni~ncia, isto e, a instituil;i\o ou a pessoa legitimamente responsavtl pela


produlf1o, acumulal;lIto ou guarda dos documenlos; as funl;Oes, as ori~
gL":nsfuncionais do documtnto, as razoes pelas quais foi produzido, levando-se em consideral;3o

)0 Bdlolll>, J 91l~,6S 71. NL'.<t~~ni~" cOllll'"mlll-<e ;IS",isiles de el>TI., ~ Schellenberg.

e nessa ordtm

a fun~ao, a atividade

mtnto foi datado, que pode ser urn palacio, urn acidente geografico,
uma cidade, seguindo-se a data cronol6gica"":':' ano, m~s, dia -, ambas
as datas situando a documento no tempo e no L":Spal;o.ll
Esses dois conjuntos

de elementos

podem ser simplificados,

fa-

lando-st, de urn lado, em estrutura t, de outro, em subsU.ncia, como os


dois p610s constituintes do documento, indispensaveis para que se COIlcretize sua produ~o, vigencia, uso e guarda. E tanto sua dassifical;iio
quanta sua descri~lio 56 serlio tficazmente realizadas se essa realidade

)1

1~Ddm~.<, 19%,

que lhL":concerne e os t!Amites pelos quais passou; 0 conteudo sub~tantivo, que e, afinal, 0 assunto dt que trata 0 documenlo; os fins gUt se
quer atingir com sua crial;aoi a data t6pica, que e 0 lugar onde 0 docu-

Crur Mundet,

)1 Spin., 1977.
lJlbid.

1994.

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for levada em conta. POTmais simplificadas que sejam essas opera~6es.


neohurn dos dais p610s pode deixar de seT considerado.:14

a sua estrutura semAntica de redarriio imutAveJi vale individualmente,


em seu valor primario (que corresponde as razoes de sua crias;ao); define~se nas instandas juridico-bufOCraticas.
Hoje nos gabinetes, nas 8ecretarias enos cartorios e, primitivamente,
na administraljao colonial,
nas chancelarias e tambem na area notarial.

A estrutura corresponde a todo 0 substrata necessario a daboral)iio do documenta, seja nos aspectos mais materiais. seja nos menos
palpaveis. De qualquer forma, representa 0 arcaboUlyo a receber DU nia
o devido conteudo. A substAnda e a essencia do documenta, sua raz!o
de existir. 0 conteudo que 0 tamara limco no seu contexto de produ~o
e utilizarrao.

tipo documental e a configurac;:ao que assume a especie documental de acordo com a atividade que ela representa, como vimos no
l6
inicio deste capitulo.
Nessa definir;:ao, e possivel identificar que 0 tipo

Os elementos intermediaries
sao aqueles que, nio sendo externos, isla e, fisicos (suporte, escrita. formato etc.), portanto de estrutura,
tambem nia sao internos (proveni~ncia, funljio, "assunto" peapnamente
dite, datas etc.), portanto de substAncia. A rela~o materia-contelido
DU, em Dutras palaveas, a relacyan suporte~informaljao
necessita do demento intermediario:
redacional adequado,

documental correspondente a uma atividade administrativa tende a caracterizar coletividades; sua denomina'YAo sempre corresponde a esJ*cie anexada a atividade concemente e vale como conjunto documental
representativo da atividade que caracteriza. 0 tipo documental pode ser
visto como 0 "atributo de urn documento que, originado na atividade
administrativa a que serve, se manifesta em uma diagrama~,
formato
e conteudo distintivos e serve de elemento para c1assifid.lo, descrey~lo
e determinac-lhe a categoria diplomatica".'7

em primeiro lugar, a esptkie, que e 0 seu veiculo


redigido e formatado de modo a tornar v3.lido e

credlveJ 0 seu conteudo; em segundo lugar, 0 tipo, isto~, a especie "carregada" da funr;:ao que Ihe eabei e, em terceiro, a categoria juridico~administrativa do documento, que reflete 0 peso e a hierarquia do seu contetido. POI"tanto, sern esses elementos intermediarios _ especie, tipo e
categoria -,

documento

publico nao chega

a consecufj=ao de seus fins.

Specie documental e a configurarrao que assume urn documento


de acordo com a disposiljao e a natureza das informaljoes nele contidas.l~ A especie documental diplomatica. portanto, e a esp~cie documental que obedece a formulas convencionadas,
pelo direito administrativo ou notarial.

em geral estabelecidas

A cada setorou vertente das instAncias administrativas corresponde


todo urn roJ de esp6:ies documentais. Exemplifica-se: a area legislativa e
o meio genetico de espedes como projetos de lei, decretos, requerimentos, mOljoes, entre outms. Na area notarial, temos 0 livro de assenta.
mento, a procura~iiQ. 0 traslado, a certidao, entre outras.
A esplcie documental, enquanto expressio diplomatica. caracteriza urn documento individuo; tern uma denominac;:ao imutavel, ligada

A especie torna~se tipo quando Ihe agregamos a sua g!nese, a atiM


vidade/func;:ao/razao funcional que the gera a apliear;:ao de uma actio em
uma conscriptio (a especie).
Desde sua g~nese, 0 documento, considerando-se
aqui sobretudo
o documento publico e, mais, diplomatico, e reconhedvel par sua pro.
veni!ncia, categoria, especie e tipo. A genese documental esta no "also a
determinar, a provar, a cumprir", dentro de determinaclo setar de de-'

terminado
cumento

6rgao publico ou organizayao

privada. A elaboraljao do dOM

cumpre as etapas que, resumidamente.

1. Identificac;:ao jurldico-administrativa
2. Selec;:aoda especie documental.
3. Formula diplomatica,

passamos aeDumerar:

do ato.

f6rmula sistematizada

enchida com urn conteudo


redac;:ao final.

ou f6rmula usual, preM

t6pico e circunstancial,

que resulta Da

4. Divulgac;:ao junto aos publicos a atingir e/ou tramitac;:ao de rotina.


5. Guarda ou destinac;:ao f1xada 'por sistematicas de temporaHdade.

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J'CruzMunde{.1994.
,'5 CJlTIJrgn e Bdlotto, 1996.

Camargo e Bellotla, 1996.


)7 Vazquez, 1987.
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entre si. Assim, nao e conveniente considerar a actio como fase previa au
inicial do processo da genese documental e, sim, simplesmente como
seu antecedente necessario, sem 0 qual nenhum docurnento tern sentido ou razao de sec.

Vistas as elementos constitutivos do documento de arquivo, tOfna-se passivel abordar a conceplYao daquilo que a diplomatica denomina a actio e a consmptio do documento.
o documento publico e, invariavelmente,

em sua essencia, a jun-

yan de actio (al)=3.o,fato, ato) e conscriptio (sua transferencia para suporte


e meio semantico e juridicamente credivel). Alias, essa irriagem nao fage
as facetas funrlamentais da questao documentaria. Sempre se tida, nesta
quesUio, com a reuniao

indissohlvel

entre materia, meio e conteurlo.

Como materia, podem seT visualizados as aspectos fisicos estruturais


(suporte, escrita, sinal de valida!j:ao etc.); como meio, a especie documental espedfica e as f6rmulas predeterminadas da reda'rao. A cada especie corresponde uma f6rmula diplomatica, uma estrutura e uma disposi~o semi1ntica das palavras no texto. Uma conscriptio, portanto.
Nao se deve entender par conteudo apenas a mensagem implkita
no dbtiimento. Isto-porque 0 conteudo do documento arquivistico abarca os demais aspectos substanciais:

a provenitncia;

a funlj:ao do docu-

menta em seu contexto de produljiio, a aljao au fato implkitos etc. Tudo


isso e do dominio da actio. Reiterando, portanto: "0 documento e a fusao de dois elementos essencialmente
a aljao documentada,

necessarios: a actio juridica, 0 fato,

e a sua pr6pria

passagem

para 0 escrito,

sua

conscriptio".J~
Como se evidencia, estamos no campo da genese do documento.
Esse processo foi muito bern analisado pelo professor espanhol de
arql}-iyisticaAlberto
Tamayo.J9 Em sua analise, a actio pode ser mais
- .. -.".....:,,' -.',
"

profundamente
interessadas

considerada

a aljiio ou a atualj3.o da parte ou das partes

na crialjao, modificaljao ou extinljiio de determinada

situa-

Ijao juridica. A conscriptio pode ser vista como a passagem para 0 escrito,
sob condilj6es juridicamente validas, dessa atualj3.o Jas partes (a pr6pria
etimologia

da palavra explica isso: de conscribo, consignar

Essa conscriptifJ pode sec necessaria ou voluntaria,


por lei ou dependa unicamente

por escrito).

segundo seja imposta

do arbitrio e livre vontade

das partes.

Uma e outra, actio e conscriptio, geram-se, tendo total independencia

Reall)io7~ 1970.

.l~

.\0

Tamayo,

1996:55-270.

,'."

A drcullstallda do documento implica tanto a prese0lja de urn ato


e da vontade de rna~ifesta-Io, quanto a vontade de dar origem ao ato.
Em diplomlitica, 0 fato nao deve ser confundido com 0 conteudo.
Este vern a ser a manifestaljao do prirneiro, atraves do documento. 0
termo "conteudo" da a ideia de representaljao, comunicaij:ao. A produij:ao do documento tambem indica urn prop6sito. De fato, a existencia
de qualquer registro determina, direta au potencialmente,
conseqiiencias, isto e, pode criar, preservar, modificar ou conduir situaij:6es. Ademais, 0 documento por meio do qual urn fato e uma vontade determinam conseqUencias e resultado de urn procedimento,
de urn processo
de criar;ao, urn processo genetico que se vera refletido na categor~a .d9cumental que se converte em um dos elementos constitutivos do documento arquivistico escrito.'u

"0 processo criador da actio comeij:a sempre com uma dedaralfao


au manifestaij:ao de vontade da pessoa que deseja outorgar urn ato juridico, pelo qual se cria urna determinada situa<;ao juridica, ou se modifica ou extingue urna situaij:iio existente. Tal dedaraij:ao de vontade, quando emana deuma illstituiij:ao governamental ou administrativa investida
de autoridade suficiente, constitui urn ato do governo ou da administraij:ao que faz parte de todas as atuaij:6es e funij:6es administrativas ou
governamentais que the sejam pr6prias, mesrno que a iniciativa queillide ou provoque a manifesta<;ao de vontade provenha de ~utTa entid~de ,governamental au administrativa, porque tambem esta se moven\, ao
faze-Io, no funbito das pr6prias fUnij:Des.Mas, quando a declara<;ao de
vontade emana ou procede de uma pessoa au institui<;:ao privada, tal
declarar;ao nao e, evidentemente, urn ato do governo, nern da administraij:aO, encaminhado para a consecuij:ao de determinado servir;o publico e, sim, somente, a manifestaij:ao de uma vontade ou da necessidade
de se outorgar aquele ato juridico:'~1
A passagem da actio para a

.0 Tamayo, 1996 .
,IINlliil'zContrera",

1981["

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conscriptio

e provocada,

como se vi!, pela manifesta~ao esponUlnea de


vontade soberana da autoridade no desempenho de sua triplice atividade judicial, legislativa ou juridica, mllito freqiientemente provocada pela
petitio ou sliplica.
Os documentos diplomatieos, objeto da diplomcitic3, se tornados
de forma ortodoxa, sao aqueles de natureza juridica que refletemno ato
escrito as relaiToes politicas, legais, sociais e administrativas
existentes
entre 0 Estado e as cidadaos. Seus elementos semanticos sao submetidos
a f6rmulas preestabelecidas.
0 discurso diplomatico e aplicado a urn
qlladro redacional no qual se insere 0 ato escrito. Essa reda~o nao pode
ficar submetida a fantasia de quem a redige. Ha regras de composi'tao
codificada, comandadas pela direito.
Reiterando: 0 documento diplomatico e 0 testemunho escrito de
urn ato de natureza juridica, sendo redigido de modo a observar f6rmulas estabelecidas que se destinam a dar~lhe fe e forr;a de prova.~l 0 "modelo diplomatico" funciona para os documentos governamentais (relas:oes Estado-cidadiio)
quase que do mesmo modo que as "formas
notariais" funcionam para os documentos privados (0 registro de "fe"
das relas:6es cidadao-cidadao).
Tanto uns quanto outros, se incorretamente veiculados, invalidam a aplicabilidade legal de seu conteudo.

o processo

da g~nese documental parte da manifestatyAo da vontade, como referido acima, quando tratamos de actio e conscriptio. Do
fato passa-se ao ato juridico. Este adota a forma documental adequada
- a especie --' para se concretizar. 0 ato pode surgir por petis:ao au
requerimento'da
parte interessada ou sem medias:ao, espontaneamente,
como urn ato da administras:ao, da autoridade no desempenho de sua
triplice atividade judicial, legislativa ou executiva.
A produr;iio de documentos difere de urn caso para outro, segundo a area em que ocana. as dacumentos dispositivos tern urn can1ter
decis6rio que simp1ifica sensivelmente 0 processo da redar;ao. Quando
se procede a partir;ao diplomatica, ja na exposis:ao aparece a rauo de ser
de sua origem, 0 fato/ato que provocou sua crias:iio. Todo documento
tern urn autor ou autores, dirige-se a urn individuo
------

il TJmayo, 1996.

-----------

ou a uma coletivida-

~
de, sua g~nese tem uma data tbpica (esta datada de urn Lugar) e uma
data cronol6gica, e e produzido por alguma razao contida em seu texto.
Dele tambem constam condi'roes de aplica'rao e de sanr;ao. A tramita~o
do documento - da origem a sua aplicayao - depende da estrutura
burocratica de seu tempo e lugar, e principalmente
do direito que rege a
sociedade que Ihe da a genese.
A analise ou partir;ao diplomil.tica e reaIizarla para efeitos de compreensao do documento do ponto de vista tanto da autenticidade juridica, quanto da fidedignidade de contet1do. A analise tipol6gica e bastante proveitosa para a eetivas:iio das operar;oes tecnicas que devem ser
aplicadas aos documentos de arquivo. A metodologia dessas anaIises sera
tratada no pr6ximo capitulo.

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05

Para introduzir os estudos tipol6gicos e preciso relembrar que especie documental e a configurar;ao que 0 documento assume de acordo
. cam a disposi~ao e a natureza de sua informa~ao (e e objeto da diploma-' _",:~~",
tica) e que tipo documental e a especie documental nao mais como "6rmula" e, sim,ja imbuido da atividade que 0 gerou (e e objeto da tipologia).
Assim, pode-se estabelecer dois pontos de partida para a analise
tipo16gica: 0 da diplomatica au 0 da arquiVlstiea.
Quando se parte da diplomatica, 0 elemento inicia1 e a decodificar;ao do pr6prio documento, sendo suas etapas: da anatomia do texto
ao discurso, do discurso a especie, da especie ao tipo, do tipo a atividade, da atividade ao produtor.
Quando

se parte da arquivlstica,

elemento

inicia1 tern que ser

-pecessariamente a entidade produtora, sendo 0 percurso: da compet~n-'''' ..'':'"''l''!;W"..i


cia a estrutura, da estrutura ao funcionamento, do funcionamento
a atividade refletida no documento, da atividade ao tipo, do tipo a especie,
da especie ao documento.
',','

o resultado

e 0 mesmo. Chega-se ao encontro desejado entre 0


documento (suporte, rneio, contextualiza~ao)
e sua funr;ao (0 que se
pretende ao se emitir 0 documento) . preciso que haja uma interas:iio
entre a especificidade de urn ato e a tipologia documental adequada

.e

sua concretiza~ao,
formativa.

o emprego

seja a sua finalidade

dispositiva,

probat6ria

au in-

da tipologia documental no que-fazer-arquivistico


e
recente, iniciado que foi pelo grupo de trabalho dos arquivistas munici-

r-

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~

53

pais de Marlri em meados da decada de 1980,43 Se, antes, as pesquisas


sabre

lema eram sobreturlo te6ricas, depois passoll-se a compreender

sua aplicabilidade.
Os esturlos tipo16gicos vern-se mostrando vantajosos nos varios
segmentos do processamento documental, como: a) oa classifica~o/arranjo, por facilitar 0 entendimento da composj~o das series;b) na descriyiio, por esclarecer que as conteudos veiculados em determinado formato juridico tern eerlos clados que sao fixos e outros vari<l.veis e que
este conteurlo liga-se de forma obrigat6ria a especie que 0 veicula; c) no
seMyo aos usuarios, pais a identific3/f3.0 dos tipos documentais traz informa~oes que sao antecedentes e exteriores ao pr6prio conteudo do
documenta, senda fundamentais para a sua compreensao dentro do
conteMo juridico~adrninistrativo
de prodUC;:aOid) na ava1ia<;ao, porgue
as tabelas de temporalidade partern da identifiea'<30 das fun<;oes refletidas nas s~ries documentais
que se quer avaliar para estabelecer a
destinalfao dos documentos. Alias, a avalialf1io era 0 grande objetivo do
grupo de trabalho de Madri quando estabeleceu os parltmetros da amilise tipol6gica relacionados adiante. Essa aplicac;ao dos estudos diplom.aticos foi bastante inovadora e ja tern dado bans frutos.
Comparando-se
as duas metodologias - a da analise diplomatica e a da analise tipol6gica -, pode-se estabeleeer alguns preceitos.
Na diplomatica, a analise tipol6gica parte da especie. A identifica~
'<30 diplomatica

de urn documento,

portanto,

independe

das caracterls-

ticas do conjunto. A analise verifica se:


a a expr~~sa:o dipiomati2a-Y~~pecie) corresponde

realmente ao ato jurl-

dico-administrativo
para 0 qual ela esta servindo de melo;
a tramita'<30 (procedimento de gestao) corresponde au eorrespondeu
a expressao diplomatica, ja que 0 ato implidto na espooe tern trAmi-

tes obrigat6rios;
0 levantamento
dis relalfoes internas do conjunto documental ao qual
a unidade estudada pertence nao deve ser feita, uma vel. que a verificaljiio diplomatica

independe

das caracterlsticas

~ Grupo de TraLmju de Archiveros Municipales

de Madrid, s.d.

do cOl1junto .

Na arquiv1stica, a analise tipol6giea parte do prindpio


nil!ncia e. portanto. verifica se:

da prove-

,..
.,
>

o 0 conjunto homogeneo de atos esta expresso em urn conjunto


mog!neo de documentos;

ho-

o os procedimentos
de gestao .sao sempre os mesmos, quando se da: a
tramita~o isolada dos documentos isoladosi
o os conjuntos (series) formados pelas mesmas especies recebem na
avalillljio uniformidade de vig~ncia e de prazos de guarda au eliminalj:i1o;
a na constitui'r3-0 do fundo e de suas subdivisoes,
estao sendo dispersosi
o os documentos

os conjuntos

nao

da sene possuem a devida frequl!ncia de eHminac;:ao.

A discussao dessas analises e os respectivos modelos .sao 0 objeto


do capltul04.

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