GUA DE APLICACIN

PARA LA
EVALUACIN DEL DESEMPEO

MINISTERIO DE PLANIFICACION NACIONAL

Y POLITICA ECONOMICA

UNIDAD DE GESTIN INSTITUCIONAL

DE RECURSOS HUMANOS

SAN JOS, COSTA RICA

2010

ELABORACIN ORIGINAL:
Maribell Chacn Barboza
Unidad de Gestin Institucional de Recursos Humanos

COLABORACIN Y REVISIN:
Licda. Nivia Barahona Villegas
Jefe de Recursos Humanos

UNIDAD DE GESTIN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS

GUA DE APLICACIN DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
PARA FUNCIONARIOS (AS) DE MIDEPLAN

APROBACIN:
Lic. Alexander Cuadra Hernndez.MBA
Oficial Mayor y Director Administrativo

San Jos, Costa Rica

2010

CONTENIDO
PUNTOS

PAG.

Portada
111

Ficha de
crditos.......

Contenido

3-4

Presentacin..

5-6

1.

Principios del sistema de evaluacin del desempeo.

2.

Objetivos del sistema de evaluacin del desempeo..

3.

Usos del modelo de evaluacin del desempeo..

4.

Elementos del sistema de evaluacin del desempeo..................

4.1.

El ciclo de evaluacin

4.2.

El expediente de evaluacin del desempeo

4.3.

Las expectativas y resultados del desempeo

9-11

4.4.

Los grupos laborales.....

11-12

4.5.

Los variables del desempeo......

12-18

4.6.

Los niveles del desempeo..

18-19

4.7.

La entrevista de evaluacin del desempeo.

19-20

5.

Instrucciones para el uso del formulario de evaluacin del desempeo..

20

5.1

Seleccin del formulario de evaluacin..

20

5.2

Seccin A: periodo de evaluacin.....

20

5.3.

Seccin B: identificacin del funcionario(a) y sus superiores

21

5.4.

Seccin C: componentes, variables y niveles del desempeo

21-22

5.5.

Seccin D: resultados de la evaluacin del desempeo....

22-23

5. 6.

Seccin E: opinin del funcionario(a) con relacin al resultado.

23

5.7

Seccin F: Observaciones del superior del Jefe inmediato

23-25

5.8

Seccin G: Justificaciones de categoras y observaciones generales de la

Jefatura

25-26

Seccin H: Capacitacin y otras medidas de mejoramiento.....

26-27

5.9.

6.

Apelacin de la resolucin de la evaluacin del desempeo.....

27

7.

Aspectos administrativos importantes......

27-30

8.

Atribuciones y obligaciones de la Oficina de Recurso Humano..................

31-32

9.

Plazos importantes del proceso de evaluacin del desempeo

32-33

10.

Bibliografa

33

PRESENTACIN

Con fundamento en lo expuesto en el Artculo 44 del Reglamento del Estatuto de Servicio

Civil, se formula este instrumento, cuyo propsito es guiar, facilitar, orientar y resolver la
aplicacin de los diversos aspectos propios del funcionamiento del Esquema de
Evaluacin del Desempeo que, de conformidad con las disposiciones de los artculos
37, inciso e) del Estatuto de Servicio Civil y 41, 42, 43 y 44bis de su Reglamento, han de
aplicarse en las distintas organizaciones bajo el mbito del Rgimen de Servicio Civil.
Por su importancia para el cumplimiento de esta labor, constituye tambin, una fuente de
consulta obligada para quienes intervienen directa e indirectamente en el proceso de
Evaluacin del Desempeo, a saber: Jefes, colaboradores y funcionarios (as) de las
reas y Unidades del Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica.
Es imprescindible que antes de iniciar su labor evaluadora, los jefes estudien
cuidadosamente los procedimientos contenidos en el presente documento, pues de ello
depende en gran medida, la precisin y el xito de la aplicacin del sistema de evaluacin
del desempeo. Igualmente, la Oficina de Recursos Humanos-MIDEPLAN tienen el deber
de facilitar a los funcionarios (as) de su organizacin el acceso a la informacin contenida
en esta Gua, en virtud que el actual esquema es un proceso sustentado necesariamente
en la participacin de dos actores fundamentales: Jefe y Colaborador(a).
Esperamos que el presente cumpla con las expectativas indicadas y, en general,
contribuya con su especfica funcin al mejoramiento de la valoracin del rendimiento y la
gestin de las personas en las dependencias cubiertas por el mbito del Rgimen de
Servicio Civil, as mismo este nuevo instrumento estar relacionado con los objetivos de
MIDEPLAN, su misin y visin como a continuacin detallamos.

El Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica (MIDEPLAN) es el

rgano asesor y apoyo tcnico de la Presidencia de la Repblica.
Segn la legislacin vigente, MIDEPLAN es la instancia gubernamental
encargada de formular, coordinar, dar seguimiento y evaluar las estrategias y
prioridades del Gobierno; es decir, es la institucin que define la visin y metas
de mediano y largo plazo que inspiran el accionar del Ejecutivo.
Se podra decir que MIDEPLAN es como el cerebro del poder Ejecutivo, ya que
es el encargado de definir la hoja de ruta del desarrollo del pas y apoyar la
toma de decisiones del Presidente en particular y del Poder Ejecutivo en
general, con base en un anlisis concienzudo y permanente de la realidad.

De acuerdo con el Reglamento General del MIDEPLAN, algunas de las funciones

principales del Ministerio son:

Definir una estrategia de desarrollo del pas, que incluya metas a mediano
y largo plazo.
Elaborar el Plan Nacional de Desarrollo, el cual debe traducir la estrategia
de Gobierno en prioridades, polticas, programas y acciones.
Coordinar, evaluar y dar seguimiento a esas acciones, programas y
polticas.
Mantener un diagnstico actualizado y prospectivo de la evolucin del
desarrollo nacional, como un insumo vital para fortalecer los procesos de
toma de decisiones y evaluar el impacto de los programas y acciones de
Gobierno.
Promover una permanente evaluacin y renovacin de los servicios que
presta el Estado (modernizacin de la Administracin Pblica).
Velar por la aplicacin de las prioridades de Gobierno en la asignacin del
presupuesto, la inversin pblica y la cooperacin internacional.

Nuestra Misin
Orientar el desarrollo nacional y mejorar la gestin pblica a corto, mediano y largo plazo,
asesorando a la Presidencia de la Repblica en la toma de decisiones, elaborando
insumos estratgicos de calidad, propiciando el debate nacional y coordinando el Sistema
Nacional de Planificacin.
Nuestra Visin
Ser una institucin estratgica para el desarrollo nacional y el mejoramiento de la gestin
pblica, reconocida por su capacidad de generar insumos oportunos y de alta calidad
tcnica para la toma de decisiones, y promover el debate nacional con la participacin de
diversos actores de la sociedad.

1. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

La participacin del funcionario(a) en la apreciacin de su desempeo en el

trabajo, se justifica ampliamente por la importancia que las personas tienen para el
cumplimiento de la visin, la misin y los objetivos de la Institucin.
La realimentacin efectiva del desempeo es una herramienta motivacional y a la
vez, una fuente eficaz para el desarrollo del individuo y la organizacin, que han
de dar fundamentar a sus planes de mejora en este mbito, que solucionen
brechas del rendimiento demostrado.
El sistema de Evaluacin del Desempeo debe ser flexible y adaptable a los
diferentes niveles organizacionales y a las circunstancias que caracterizan la
participacin individual y, al mismo tiempo, lo suficientemente simple para ser
comprendido y aplicado por todos los usuarios.
El sistema de Evaluacin del Desempeo se fundamenta en el convencimiento de
que todo funcionario(a) tiene inters y necesidad de conocer la forma en que su
Jefe inmediato evala su desempeo y su contribucin a los objetivos de la
organizacin, adems de observar su nivel de compromiso con los mismos.

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

Fomentar la eficacia de los funcionarios(as) cubiertos por el Ttulo primero del

Estatuto de Servicio Civil, estimulando su desarrollo profesional y optimizando su
contribucin al logro de la eficiencia en el servicio pblico.
Identificar el potencial de desarrollo de los funcionarios(as), estimulando sus
deseos de superacin y guiando sus esfuerzos hacia la plena realizacin de sus
posibilidades de mejoramiento.
Facilitar la ejecucin de las operaciones en los diferentes niveles de las
organizaciones y la aplicacin de los mtodos y tcnicas administrativas por parte
de los funcionarios que ejercen cargos de jefatura.
Mejorar las relaciones humanas, facilitando la comunicacin positiva y productiva
entre Jefes y colaboradores, para el logro de las metas de la organizacin.

Valorar la forma en que el funcionario(a) mediante el desempeo de las tareas

asignadas, procura y logra una mayor productividad, reconoce el nivel futuro de
esfuerzo requerido en ese logro, as como la calidad de su rendimiento, grado de
eficiencia y satisfaccin del servicio pblico demandado.
Identificar las fortalezas y debilidades del desempeo demostrado durante el ciclo
de evaluacin.
3. USOS DEL MODELO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO
Algunos de los principales usos de la Evaluacin del Desempeo son:

Determinar necesidades de capacitacin y desarrollo de personal.

Conceder permisos, incentivos Salariales y promociones (carrera administrativa)
del personal.
Sustentar criterios para: la reduccin forzosa de personal o polticas de retencin
de los mejores funcionarios(as).
Establecer polticas de Planificacin de Recursos Humanos y reubicacin de
funcionarios(as) para el mejor aprovechamiento de sus conocimientos, destrezas,
habilidades y potencialidades.
Establecer incentivos no salariales para satisfacer las expectativas y aumentar el
grado de motivacin de los funcionarios(as).
Reconocer los mritos demostrados por el funcionario(a)
Mejorar los resultados organizacionales.
Orientar a los funcionarios(as) para que su trabajo satisfaga las expectativas de la
organizacin.
Validar procedimientos de Reclutamiento y Seleccin de Personal.
Motivar y estimular la eficiencia, calidad y productividad en el trabajo.

4. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

4.1. El ciclo de evaluacin
Comprende un periodo de doce meses, del 1 de enero al 31 de diciembre.
La calificacin del desempeo se efectuar durante la primera quincena del mes de
febrero (Art. 41 del R.E.S.C.), con fundamento en los resultados del rendimiento laboral
que el funcionario(a) haya demostrado durante el ciclo.

4.2. El Expediente de Evaluacin del Desempeo

El EXPEDIENTE DE EVALUACIN DEL DESEMPEO ser llevado por la Unidad o rea
Administrativa en la que se ubica el funcionario(a). En este expediente se registrarn
todos los documentos relacionados con su desempeo, tales como: notificaciones, cartas
de encomio por el trabajo eficiente, llamadas de atencin en procura de un mejor
desempeo y cualquier otro incidente significativo relacionado con el trabajo realizado.
Ningn acto o documento sobre el desempeo tendr eficacia legal si el funcionario (a) no
ha sido notificado oportunamente de la inclusin de ste en su EXPEDIENTE DE
EVALUACIN DEL DESEMPEO; por ello, es necesario que la notificacin de esos actos
o documentos se registren segn corresponda.
El expediente estar bajo la custodia y responsabilidad del respectivo Jefe inmediato,
quien lo tratar con discrecionalidad. Su acceso queda limitado al funcionario(a) y a los
jefes involucrados en el proceso de evaluacin. En caso de traslado del funcionario(a) a
otra Unidad Administrativa, el Jefe inmediato debe remitir el expediente al nuevo Jefe.
La informacin del expediente tendr vigencia nicamente durante el ciclo de evaluacin
correspondiente; una vez que ste finalice, se efecta el cierre respectivo y se abre el
registro correspondiente para el siguiente perodo. No obstante, si el funcionario(a)
hubiere presentado algn recurso en contra de lo actuado por el superior del Jefe
inmediato, en la seccin F del Formulario de Evaluacin del Desempeo, el expediente se
mantendr en vigencia para que cualquiera de las partes pueda usarlo como prueba ante
cualquier autoridad competente.
4.3. Las Expectativas y Resultados del Desempeo
Se debe utilizar el siguiente formulario denominado EXPECTATIVAS Y RESULTADOS
DEL DESEMPEO como un instrumento auxiliar de planificacin del trabajo en
funcin del rendimiento requerido, cuyo objetivo es plantear las metas, expectativas y
resultados o logros que se desea alcanzar durante los DOCE MESES que comprende el
CICLO DE EVALUACIN.

Para ello, se debe utilizar este formulario al inicio de cada ciclo de evaluacin, el
evaluador(a) se rena con sus funcionarios(as) para definir conjuntamente los
compromisos de desempeo (Expectativas, metas - Resultados o logros) que cada uno
asumir y cumplir durante el ao. Estos compromisos individuales deben ser realistas y
no simples aspiraciones desvinculadas de la realidad organizacional (misin visin
objetivos proyectos), las capacidades del funcionario(a), y los recursos materiales y
tecnolgicos disponibles para la ejecucin del trabajo.
Las EXPECTATIVAS Y RESULTADOS DEL DESEMPEO deben formularse en
concordancia con los objetivos de la unidad de trabajo y los planes estratgicos de la
Institucin. Una vez formulados, al hacer uso de este recurso dentro del proceso de
medicin del rendimiento, se sugiere sean incluidas en el EXPEDIENTE DE
EVALUACIN DEL DESEMPEO de cada funcionario(a).

Ejemplo de formulacin de una expectativa del desempeo:

Mejorar la calidad de presentacin y redaccin de los oficios y documentos

preparados por la Unidad.

El cumplimiento de esta expectativa puede verificarse analizando resultados referidos a la

calidad de los documentos emitidos por la Unidad, con base en criterios como los
siguientes:

Coherencia del texto

Claridad de ideas
Riqueza del vocabulario
Ausencia de tachaduras y errores ortogrficos

El grado de cumplimiento de las expectativas y resultados fijados ser determinado por el

evaluador(a) al final del ciclo de evaluacin, durante la entrevista de evaluacin del
desempeo con cada funcionario(a).

El Formulario a utilizar es el siguiente:

10

MIDEPLAN
FORMULARIO CUMPLIMIENTO DE EXPECTATIVAS
Y RESULTADOS DEL DESEMPEO

CUMPLIMIENTO DE EXPECTATIVAS Y RESULTADOS DEL DESEMPEO

UNIDAD/AREA: _____________________________________________________________________________
FECHA: ______________________PERIODO DE EVALUACIN: _______________________________________
El servidor (a) ______________________________________________________________________y el Jefe
inmediato ______________________________________________ hemos acordado las siguientes expectativas y resultados
desempeo.
EXPECTATIVAS

RESULTADOS

CUMPLIMIENTO

SI

_____________________________

NO

del

# DE VARIABLE QUE AFECTA

______________________________

FIRMA DEL FUNCIONARIO (A)

FIRMA DEL JEFE INMEDIATO

2 Originales: para el funcionario(a) y Expediente del Desempeo

4.4. Los Grupos Laborales

El proceso de evaluacin del desempeo se aplicar en forma diferenciada, considerando
el grupo laboral en el que se ubican los funcionarios(as), segn la naturaleza de su
trabajo. Esta ubicacin debe hacerla el Jefe inmediato, considerando las funciones
desempeadas por sus servidores(as) independientemente de la clasificacin que tenga
el puesto de trabajo dentro del sistema clasificado vigente en el Rgimen de Servicio Civil.
De ah que, cada Grupo Laboral est definido en concordancia con las tareas o
actividades esenciales encomendadas a los funcionarios(as), durante el ciclo de
evaluacin, an cuando por diferentes razones estn nombrados en puestos cuya
clasificacin no coincida con stas. Como fundamento en este criterio se han establecido
tres grupos laborales:

11

Grupo laboral A: EJECUTIVO. Est constituido por funcionarios (as)

Coordinadores de rea y Jefes de Unidades, es decir, que ejercen supervisin de
personal, autoridad tcnica, administrativa, o ambas a la vez.

Grupo laboral B: PROFESIONAL. Comprende a los funcionarios(as) que realizan

funciones de carcter profesional en sus distintas especialidades (con excepcin
de los cargos de jefatura formal).
Grupo
laboral
C:
TECNICO-ADMINISTRATIVO. Comprende a los
funcionarios(as) que ejecutan funciones tcnicas o administrativas: Tcnicos,
Trabajadores miscelneos, Operadores de equipo mvil, Secretarias y Oficinistas,
entre otros que ejercen funciones de esta ndole.

4.5. Las Variables del Desempeo

La Direccin General del Servicio Civil establece de aplicacin general para todas las
Instituciones bajo el mbito del Estatuto de Servicio Civil cinco componentes de
desempeo genricos.
A partir de dichos componentes, se desprenden las variables del desempeo
seleccionadas por Grupo laboral, resultado de las investigaciones realizadas y las
consultas aplicadas a las reas y Unidades de la Institucin, escogidas segn las
funciones medulares que realizan los funcionarios (as) y relacionadas con el Plan
Nacional de Desarrollo, Misin, Visin y Objetivos de MIDEPLAN.
Es as como se distribuyen los estratos ocupacionales en tres grupos laborales, detallados
en la seccin anterior (Ejecutivo, Profesional y Tcnico-Administrativo) y se han definido
DOCE variables para el grupo Ejecutivo, ONCE para el grupo Profesional y DIEZ para el
grupo Tcnico-Administrativo.
Estos componentes y variables aparecen en la SECCIN C del Formulario de Evaluacin
del Desempeo, distribuidos en los TRES Grupos Laborales.
En el cuadro siguiente se presentan los componentes del desempeo, las variables y sus
definiciones as como la distribucin por Grupo Laboral.

12

GRUPO LABORAL A: EJECUTIVO

COMPONENTES
DEL
DESEMPEO

VARIABLES DEL
DESEMPEO

Conocimiento del
entorno
Servicio al
usuario(a) y al
ciudadano(a)

Relaciones
Interpersonales

Comunicacin
Adecuada

Planeacin

Eficiencia

Desarrollo de
Personal

Administracin del
Riesgo
Competencia
Liderazgo

DEFINICION
Comprende las necesidades de las y los
usuarios, tanto internos como externos.
Tambin es la capacidad de prever las
tendencias, las oportunidades, las amenazas,
los puntos fuertes y dbiles de la propia
Institucin.
Capacidad para establecer vnculos positivos
entre grupos o personas tanto a nivel formal
como informal.
Es la capacidad para escuchar, hacer
preguntas, expresar conceptos e ideas en
forma efectiva, confiable y con actitud positiva.
La habilidad para saber cundo y a quin
preguntar para llevar adelante un propsito. Es
la capacidad de escuchar al otro y
comprenderlo. Comprender la dinmica de
grupos y el diseo efectivo de reuniones.
Incluye la capacidad de comunicar por escrito
con concisin y claridad.
Se refiere al planeamiento adecuado del
trabajo, a la definicin clara de sus objetivos
con apego a las polticas, procedimientos y
programas de la institucin. Determina
eficazmente
las
metas
y
prioridades
institucionales, identificando las acciones, los
responsables, los plazos y los recursos
requeridos para alcanzarlos.
Favorece el aprendizaje y desarrollo de sus
colaboradores, articulando las potencialidades
y necesidades individuales con las de
MIDEPLAN para optimizar la calidad de las
contribuciones de los equipos de trabajo y de
las personas, en el cumplimiento de los
objetivos y metas organizacionales presentes y
futuras.
Habilidad para asumir riesgos calculados y
para derivar el aprovechamiento a partir de
estos lo que redunda en ventajas o
oportunidades para MIDEPLAN.
Capacidad de dirigir a un grupo o equipo de
trabajo del que dependen otros equipos. Esto
implica el deseo de guiar a los dems. Los
lderes crean un clima de energa y

13

Toma
Decisiones

Pensamiento
Estratgico

Flexibilidad
Adaptacin al
Cambio

Credibilidad
Tcnica

de

compromiso, comunicando la visin de la

institucin, trasmite entusiasmo, ilusin y
compromiso.
Habilidad para tomar decisiones de manera
oportuna y eligiendo la mejor decisin, es
decir, que se haga uso del razonamiento y
pensamiento para elegir una decisin a un
problema ya sea personal o laboral, mediante
el conocimiento, la comprensin y el anlisis
del problema.
Es la habilidad para comprender rpidamente
los cambios del entorno, las oportunidades, las
amenazas, las fortalezas y debilidades de su
propia organizacin a la hora de identificar la
mejor respuesta estratgica.
Capacidad realizar alianzas estratgicas con
instituciones y personas afines al trabajo.
Es la capacidad para adaptarse y amoldarse a
los cambios. Hace referencia a la capacidad de
modificar la propia conducta para alcanzar
determinados
objetivos
cuando
surgen
dificultades, nueva informacin o cambios en el
entorno. Se asocia con la versatilidad del
comportamiento para adaptarse a distintos
contextos, situaciones, medios y personas
rpida y adecuadamente. Implica conducir a su
grupo en funcin de la correcta comprensin
de los escenarios cambiantes dentro de las
polticas de la organizacin.
Es la capacidad necesaria para generar
credibilidad en los dems sobre la base de los
conocimientos tcnicos de su especialidad.

Merito
Transparencia

Hace uso responsable y claro de los recursos

pblicos, eliminando cualquier discrecionalidad
indebida en su utilizacin y garantiza el acceso
a la informacin gubernamental.

14

GRUPO LABORAL B: PROFESIONAL

COMPONENTES
DEL
DESEMPEO

VARIABLES DEL
DESEMPEO

Comunicacin
Adecuada
Servicio al
usuario(a) y al
ciudadano(a)

Orientacin a la
Calidad

Diligencia
Eficiencia
Calidad en el
Trabajo

Trabajo en Equipo
Competencia

Responsabilidad

Lealtad

DEFINICION
Es la capacidad para escuchar, hacer
preguntas, expresar conceptos e ideas en
forma efectiva, confiable y con actitud positiva.
La habilidad para saber cundo y a quin
preguntar para llevar adelante un propsito. Es
la capacidad de escuchar al otro y
comprenderlo. Comprender la dinmica de
grupos y el diseo efectivo de reuniones.
Incluye la capacidad de comunicar por escrito
con concisin y claridad.
Tendencia de la persona a cumplir los
estndares de calidad fijados por su rea o
puesto de trabajo, reflejndolo en la
satisfaccin del usuario (a).
Implica ejecutar las tareas asignadas de una
manera pronta, gil y cuidadosa, dejando
respaldo de antecedentes y causas que
implicaron la realizacin de las mismas.
Implica tener amplios conocimientos en los
temas del rea del cual se es responsable y
aplicarlos constantemente de forma prctica en
su trabajo. Poseer la capacidad de comprender
la esencia de los aspectos complejos para
transformarlos en soluciones prcticas y
operables para la organizacin. Demostrar
constantemente el inters de aprender.
Habilidad para participar activamente de una
meta, objetivo, plan y proyectos comunes,
incluso cuando la colaboracin conduce a una
meta que no est directamente relacionada
con el inters personal. Supone facilidad para
la relacin interpersonal y la capacidad para
comprender la repercusin de las propias
acciones en el xito de las acciones del
equipo.
Se refiere al compromiso con que las personas
realizan las tareas encomendadas y a la
administracin cuidadosa de los recursos y
equipo disponibles.
Corresponde al compromiso que tienen las
personas para defender lo que se cree y en
quien se cree, respetando las convicciones
tanto personales como de la institucin. Se

15

Conocimiento
Organizacional
Flexibilidad

Iniciativa

Distincin
Merito
Esfuerzo

establece con la confianza y el respeto que se

tenga hacia los compaeros.
Capacidad para comprender e interpretar las
situaciones que afectan directamente a la
realidad organizacional, as como para
demostrar el alto nivel de conocimiento de
todos los procesos operativos, funcionales y de
servicio, como estrategia para tomar acciones,
re direccionar, implementar y/o gestionar
proyectos o necesidades especificas de los
usuarios y programas.
Responde rpidamente ante las dificultades o
problemas que surgen da a da de la
actividad. Supone actuar proactivamente
cuando ocurren desviaciones o dificultades sin
esperar a consultar a toda la lnea jerrquica, y
as evitar el agravamiento de problemas
menores. Implica la posibilidad de proponer
mejoras aunque no haya un problema concreto
que deba ser solucionado.
Habilidad para sobresalir en su trabajo
demostrando
caractersticas
nicas
e
inimitables por otras personas. Es la persona
que agrega valor ms all del quehacer diario,
se esfuerza por alcanzar las metas de una
manera excepcional y difcil de imitar.
Cumple con las tareas asignadas de manera
pronta y oportuna, sin que el desconocimiento
de ello prive de manera negativa en el logro de
sus objetivos.

16

GRUPO LABORAL C: TECNICO-ADMINISTRATIVO

COMPONENTES
DEL
DESEMPEO

VARIABLES

Orientacin al
Usuario

Implica el deseo de ayudar o servir,

comprender y satisfacer las necesidades a las
y los usuarios (internos y externos), implica
esforzarse por conocer y resolver los
problemas del usuario, tanto del usuario final al
que van dirigidos los esfuerzos de la institucin
y todos aquellos que cooperen en la relacin
institucin-cliente. El concepto cliente puede
incluir tambin a los compaeros o a cualquier
persona que intente ayudar.

Asertividad

Comunicacin eficiente y fluida que permite

responder de una manera pasiva a los
impulsos que se reciben de los usuarios y
clientes internos (compaeros), sin caer en
reacciones violentas. Percibe las emociones y
sentimientos propios y de los dems, sin emitir
juicios de valor. Es consciente de que sus
acciones
pueden
afectar
positiva
o
negativamente a quienes le rodean.

Servicio al
usuario(a) y al
ciudadano(a)

Eficiencia

Calidad en el
Trabajo

Diligencia

Responsabilidad

Competencia

DEFINICION

Manejo de
Informacin

Implica tener amplios conocimientos en los

temas del rea del cual se es responsable y
aplicarlos constantemente de forma prctica en
su trabajo. Poseer la capacidad de comprender
la esencia de los aspectos complejos para
transformarlos en soluciones prcticas y
operables para la organizacin. Demostrar
constantemente el inters de aprender.
Implica ejecutar las tareas asignadas de una
manera pronta, gil y cuidadosa, dejando
respaldo de antecedentes y causas que
implicaron la realizacin de las mismas.
Se refiere al compromiso con que las personas
realizan las tareas encomendadas y a la
administracin cuidadosa de los recursos y
equipo disponibles.
Tendencia del sujeto de acudir ya sea a
fuentes documentales o personas en procura
de informacin vlida para la toma de
decisiones o simplemente para disminuir la
incertidumbre con respecto a decisiones

17

Iniciativa
Flexibilidad

Innovacin

Capacidad para
aprender
Merito
Esfuerzo

futuras. Manejo de informacin delicada, ya

sea de ndole confidencial, personal o privada
con mxima supervisin.
Responde rpidamente ante las dificultades o
problemas que surgen da a da de la actividad.
Supone actuar proactivamente cuando ocurren
desviaciones o dificultades sin esperar a
consultar a toda la lnea jerrquica, y as evitar
el agravamiento de problemas menores.
Implica la posibilidad de proponer mejoras
aunque no haya un problema concreto que
deba ser solucionado.
Capacidad de idear soluciones nuevas y
diferentes para problemas o situaciones
requeridas por el propio puesto, la
organizacin, el usuario o el entorno en un
contexto altamente cambiante.
Est asociada a la asimilacin de nueva
informacin y su eficaz aplicacin. Se relaciona
con la aplicacin de nuevos esquemas, formas
de trabajo, modelos cognitivos, conductas
habituales y nuevas formas de interpretar la
realidad o de ver las cosas.
Cumple con las tareas asignadas de manera
pronta y oportuna, sin que el desconocimiento
de ello prive de manera negativa en el logro de
sus objetivos.

4.6. Los Niveles del Desempeo

Cada variable del desempeo se evaluar con fundamento en CINCO NIVELES, los
cuales tienen un valor numrico determinado. Estos niveles con sus correspondientes
valores numricos aparecen en cada uno de las variables del desempeo incluidos en la
seccin C del FORMULARIO DE EVALUACIN.
El objetivo de las variables del desempeo es que el jefe inmediato y el funcionario(a)
puedan interpretar adecuadamente los resultados, e identificar las fortalezas y debilidades
del desempeo demostrado durante el ciclo de evaluacin. Las definiciones de los niveles
del desempeo y la categora cualitativa a la que corresponde cada uno, aparecen en el
cuadro siguiente:
NI

18

NIVEL

DEFINICION

CATEGORIA
CUALITATIVA

CATEGORIA
CUANTITATIVA
(RANGOS)

Desempeo muy por debajo del bsico

esperado

DEFICIENTE

35 A 59,99
PUNTOS

Desempeo bsico conforme al mnimo

esperado

REGULAR

60 A 74,99
PUNTOS

Desempeo promedio por encima del

desempeo bsico esperado

BUENO

75 A 84,99
PUNTOS

Desempeo promedio conforme a lo

esperado

MUY BUENO

85 A 94,99
PUNTOS

EXCELENTE

* 95 A 100
PUNTOS

Desempeo destacado que excede

extraordinariamente lo esperado (*)
VELICIN CATEGORA}

(*) Regla Tcnica: Los Ministerios, Instituciones u rganos adscritos bajo el mbito del
Estatuto de Servicio Civil que apliquen la categora cualitativa de excelente superando el
20% de la totalidad de funcionarios (as) evaluados (as) con ella en cada una de sus
dependencias (Divisiones, Direcciones, Departamentos, Secciones, Unidades u otras
afines), deben justificar tales resultados mediante resolucin razonada en la que se
compruebe el cumplimiento de objetivos estratgicos institucionales y su relacin con el
Plan Nacional de Desarrollo derivado de ello, as como el cumplimiento ptimo de los
estndares e indicadores preestablecidos para el desempeo destacado; junto al
respectivo reporte de resultados a presentarse en la Oficina de Recursos Humanos.
Para un manejo ms preciso de este aspecto se sugiere combinarlo con el uso de la
herramienta que se indica en el apartado 4.3 de esta Gua (Las expectativas y resultados
del desempeo).
4.7. La Entrevista de Evaluacin del Desempeo
La evaluacin del desempeo es un proceso continuo, este proceso debe culminar con
un dilogo franco y abierto con el funcionario(a) donde se comunicar el resultado de la
evaluacin. Se recomienda que dicha devolucin de logros del desempeo se ejecute
mediante entrevista a realizarse durante la SEGUNDA QUINCENA DE NOVIEMBRE,
convocada por el evaluador.
La ENTREVISTA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO consistir, esencialmente en un
dilogo analtico, en el que el Jefe inmediato expone a su funcionario (a) las apreciaciones
sobre el valor del nivel que mejor representa el desempeo logrado por ste (a) en cada
aspecto valorado con la Evaluacin del Desempeo.

19

El Jefe inmediato debe justificar su apreciacin evaluativa ante su funcionario(a) acerca

del NIVEL con el que decidi evaluar su rendimiento en cada VARIABLE DEL
DESEMPEO.
El anlisis del desempeo, en cada VARIABLE, debe fundamentarse en los distintos
acontecimientos, datos o incidentes relevantes registrados en el EXPEDIENTE DEL
DESEMPEO de cada funcionario(a).

5. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL FORMULARIO DE EVALUACIN DEL

DESEMPEO
5.1 Seleccin del Formulario de Evaluacin
Cada formulario de Evaluacin del Desempeo consta de 8 SECCIONES, identificadas
con las letras A, B, C, D, E, F, G, H. Cada seccin debe llenarla el Jefe inmediato con
claridad y exactitud, de modo que la informacin aparezca ntida, sin borrones, tachaduras
ni uso de correctores de escritura, que generen dudas acerca de su autenticidad. Los
formularios se identifican con las siglas MID (MIDEPLAN) y estn ordenados de la
siguiente manera:
- MID-1: Nivel Ejecutivo
- MID-2: Nivel Profesional
- MID-3: Nivel Tcnico-Administrativo
El Jefe inmediato escoger el Formulario adecuado, segn el Grupo laboral al que
pertenece el funcionario (a), de acuerdo con las funciones que ste realiza; tal como se
indic en el PUNTO 4.4 de esta Gua.
Para completar correctamente las diferentes secciones del formulario, es necesario que el
Jefe inmediato tome en cuenta las siguientes instrucciones:
Encabezado: Se indica el tipo de Formulario segn el Grupo laboral, y el Jefe debe
proceder a marcar el Estrato al cual pertenece el servidor.

5.2. SECCIN A: Perodo de Evaluacin.

Se establece el perodo que comprende la evaluacin del desempeo, se incluye los
meses y ao a evaluar.

20

5.3. SECCIN B: Identificacin del funcionario(a) y sus superiores

En esta seccin, el Jefe inmediato debe anotar todos los datos relacionados con la
identificacin, la ubicacin laboral e institucional del funcionario(a), cargo que ocupa, as
como el nombre y apellidos de sus superiores y su respectivo cargo. Es muy importante
que los datos sean exactos para evitar dudas sobre la identidad de los diferentes
servidores evaluados durante el ciclo de evaluacin.

5.4. SECCIN C: Componentes, Variables y niveles del desempeo

Esta seccin contiene el nombre de los 5 Componentes del Desempeo y LAS
VARIABLES DEL DESEMPEO segn corresponda a cada Grupo Laboral, con CINCO
niveles cada uno, correspondiendo el 1 al nivel mnimo y 5 al nivel mximo, considerados
como relevantes para fundamentar los criterios de evaluacin.
Las variables y la cantidad seleccionada son distintas segn sea el Grupo Laboral al que
corresponda el formulario.
LAS VARIABLES DEL DESEMPEO consideradas como relevantes para sustentar los
criterios de evaluacin, se presentan a continuacin segn se detalla en el siguiente
cuadro:
Grupo Laboral

Cantidad de
Variables del
desempeo

Ejecutivo

12

Profesional
TcnicoAdministrativo

11
10

Cada variable del desempeo debe calificarse con base en una escala de CINCO
NIVELES DEL DESEMPEO. Esta calificacin la har el Jefe inmediato previo a la
ENTREVISTA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO, segn lo indicado en el PUNTO 4.7
de esta Gua.
Para comunicar el nivel de desempeo en cada VARIABLE DEL DESEMPEO, el Jefe
inmediato deber convocar a su funcionario(a) a una entrevista. En esta entrevista el jefe
inmediato expone a su funcionario(a) sus apreciaciones sobre el valor del nivel que mejor
representa el desempeo demostrado en cada VARIABLE, durante el periodo evaluado.

21

El Jefe inmediato debe consultar previamente las definiciones de las VARIABLES Y

NIVELES DEL DESEMPEO, segn sea el grupo laboral en el que se ubica su
funcionario(a), informacin incluida en la tabla detallada en el PUNTO 4.5 de esta Gua
(Las variables del Desempeo).
Asimismo para registrar su apreciacin evaluativa, proceder a marcar en los espacios
correspondientes del formulario, el NIVEL con que finalmente decide calificar el
desempeo del funcionario(a).

5.5. SECCIN D: Resultados de la evaluacin del desempeo.

El Jefe inmediato deber completar los datos de esta seccin, siguiendo los
procedimientos descritos a continuacin:
a. Verificar el valor numrico de los niveles del desempeo con que se evalu al
funcionario en cada VARIABLE DEL DESEMPEO, de acuerdo con los datos
incluidos en la SECCIN C del respectivo formulario de evaluacin.
b. Sumar los valores numricos o puntos obtenidos por el funcionario(a) en las
diferentes VARIABLES DEL DESEMPEO.
c. Anotar el resultado de la suma anterior en la casilla PUNTUACIN OBTENIDA
(ORIGINAL).
d. Efectuar la conversin de la puntuacin obtenida por el funcionario(a) a la
correspondiente categora cualitativa, de conformidad con la siguiente tabla:

NIVEL
1
2
3
4
5

DEFINICION
Desempeo muy por debajo del
bsico esperado
Desempeo bsico conforme al
mnimo esperado
Desempeo promedio por encima
del desempeo bsico esperado
Desempeo promedio conforme a lo
esperado
Desempeo destacado que excede
extraordinariamente lo esperado.

22

CATEGORIA
CUALITATIVA

PUNTUACION
OBTENIDA

DEFICIENTE

35 a 59.99

REGULAR

60 a 74.99

BUENO

75 a 84.99

MUY BUENO

85 a 94.99

EXCELENTE

95 a 100

e. Anotar la categora cualitativa en la casilla CATEGORA CUALITATIVA (ORIGINAL).

Por ejemplo:
PUNTUACION OBTENIDA
ORIGINAL

CATEGORIA CUALITATIVA

MODIFICADA

ORIGINAL

87,50

MODIFICADA

MUY BUENO

NOTA: El resultado cuantitativo obtenido por el funcionario no debe redondearse.

Una vez terminado el proceso anterior, el Jefe inmediato debe firmar y anotar la fecha del
da en que realiz la calificacin de su servidor, en los espacios disponibles para tales
efectos.
5. 6. SECCIN E: Opinin del funcionario(a) con relacin al resultado.
En esta seccin el funcionario(a) debe indicar en la casilla correspondiente si est de
acuerdo o en desacuerdo con la resolucin de la valoracin de su desempeo. En
cualquiera de los dos casos debe firmar, anotar la fecha y devolver los formularios a su
Jefe inmediato. Si el funcionario(a) est de acuerdo con lo resuelto, el proceso de
evaluacin concluye aqu y la Jefatura procede a remitir los FORMULARIOS DE
EVALUACIN (3 originales) a la Oficina de Recursos Humanos.
Si el funcionario(a) manifiesta desacuerdo con la resolucin del desempeo, el proceso
continuar en la SECCIN F del Formulario. En este caso el funcionario(a) debe solicitar
una entrevista con el Superior de su Jefe inmediato, a quien le presentar por escrito,
dentro de los TRES DAS HBILES SIGUIENTES, las observaciones sobre lo resuelto
con respecto a su evaluacin del desempeo. En dichas observaciones, el funcionario(a)
debe especificar en qu aspectos y VARIABLES DEL DESEMPEO est en desacuerdo
con la calificacin asignada por su Jefe inmediato.
Por su parte, el Jefe inmediato proceder trasladar, dentro de los TRES DAS HBILES
siguientes, los FORMULARIOS y el EXPEDIENTE DE EVALUACIN DEL DESEMPEO
a su superior jerrquico, para que ste contine con el proceso de revisin de la
calificacin, dispuesto para ello la SECCIN F del formulario.
5.7 SECCIN F: Observaciones del superior del Jefe inmediato.
Esta seccin debe llenarla el SUPERIOR del Jefe inmediato solamente si el servidor
manifest desacuerdo con lo resuelto en la evaluacin del desempeo ejecutada, segn
lo indicado en la seccin anterior.

23

En este caso, el superior del Jefe inmediato dispondr de TRES DAS HBILES, a partir
de la fecha en que reciba los formularios de evaluacin, el expediente del desempeo y
las objeciones del funcionario(a), para resolver la evaluacin del desempeo definitiva que
corresponda. Para ello debe analizar la documentacin contenida en el expediente del
desempeo y escuchar al Jefe inmediato y al funcionario(a).
Si con base en la revisin efectuada, decide mantener la resolucin asignada por el Jefe
inmediato, deber indicarlo as en la casilla correspondiente de esta seccin, a saber:
RATIFICAR LA RESOLUCIN. Luego deber firmar, anotar la fecha y trasladar los
Formularios (3 ORIGINALES) a la OFICINA DE RECURSOS HUMANOS, para que sta
contine con el trmite del proceso de evaluacin del desempeo.
Si el funcionario(a) estuviere en desacuerdo con lo actuado por el SUPERIOR del Jefe
inmediato, podr proceder a la apelacin en la va administrativa, de conformidad con lo
indicado en el PUNTO 6 de esta Gua: APELACIN DE LA RESOLUCIN DE LA
EVALUACIN DEL DESEMPEO. Si, con base en la revisin efectuada, el SUPERIOR
del Jefe inmediato decide modificar la resolucin de la evaluacin del desempeo
ejecutada, debe indicarlo as en la casilla: MODIFICAR LA RESOLUCIN DE LA
EVALUACIN DEL DESEMPEO, utilizando el cuadro inserto en esta seccin del
formulario de evaluacin y proceder de la siguiente manera:
a)
b)

c)
d)
e)
f)

Anotar en la columna VARIABLE, la variable o las variables del desempeo, cuya

puntuacin ha decidido modificar.
Anotar en la columna NIVEL ORIGINAL, el nivel (1, 2, 3, 4, 5) asignado originalmente
a la variable o variables del desempeo que ha decidido modificar y, en la columna
NUEVO NIVEL, el nuevo nivel que asignar a dicha variable o variables del
desempeo.
Calcular la diferencia de puntos resultante de la modificacin efectuada en cada
variable, donde se variaron los niveles del desempeo, y anotarla en la columna
NUEVA PUNTUACIN DE LA VARIABLE.
Calcular la diferencia total de puntos, resultante de las modificaciones efectuadas en
las diferentes VARIABLES del desempeo, y anotarla en la columna DIFERENCIA
DE PUNTOS.
Copiar en la columna PUNTUACIN ORIGINAL la puntuacin original obtenida por el
funcionario(a), segn lo indicado por el Jefe inmediato en el cuadro de la seccin E
del FORMULARIO DE EVALUACIN.
Calcular la diferencia total de puntos, resultante de las modificaciones efectuadas en
las diferentes variables del desempeo; sumar esa diferencia a la PUNTUACIN
ORIGINAL OBTENIDA y anotar el resultado en la columna NUEVA PUNTUACIN.

Ejemplo: Si un funcionario del GRUPO LABORAL MID-2 Profesional obtuvo

originalmente una puntuacin de 76,9 y el superior del Jefe inmediato decide hacer
modificaciones en las variables del desempeo 3 y 7, cambiando el nivel 2 por el 3 en la
variable 3 y nivel 3 por el 4 en la variable 7; deber hacer los clculos correspondientes e
indicar en el cuadro provisto en la seccin F del formulario, los siguientes datos:

24

Variable

Nivel
original

Nuevo
nivel

Nueva
puntuacin
de la
variable

Diferencia
de puntos

Puntuacin
original

Nueva
puntuacin

6.9

2.77

76.9

79.67

8.18

NOTA: El superior del Jefe inmediato debe indicar siempre LA VARIABLE al que
corresponde el nivel modificado, no debe hacer modificaciones directamente en la
SECCIN C del formulario de evaluacin.
g. Una vez efectuado lo anterior, el superior del Jefe inmediato proceder a copiar la
nueva puntuacin y su correspondiente categora cualitativa en los espacios provistos en
el cuadro de la SECCIN D del formulario, a saber: PUNTUACIN OBTENIDA
(MODIFICADA) y CATEGORA CUALITATIVA (MODIFICADA), dando por finalizado as el
proceso de calificacin de su funcionario(a).
h. Luego de efectuadas las modificaciones anteriores, el superior del Jefe inmediato debe
firmar, anotar la fecha y trasladar los formularios (3 originales) a la OFICINA DE
RECURSOS HUMANOS para que sta contine con el trmite del proceso de evaluacin
del desempeo.
Si el colaborador(a) estuviere en desacuerdo con la nueva resolucin de la evaluacin del
desempeo, podr proceder a la apelacin en la va administrativa, de conformidad con lo
indicado en el PUNTO 6 de esta Gua: APELACIN DE LA RESOLUCIN DE LA
EVALUACIN DEL DESEMPEO.

5.8 SECCIN G: Justificaciones de categoras y observaciones generales de la

Jefatura:
Esta seccin puede utilizarla, tanto el Jefe inmediato como el superior de ste, para
motivar con alguna frase o comentario al funcionario(a) que ha dado muestras de
mejoramiento con respecto a la evaluacin anterior, o que cumpli fielmente el
compromiso adquirido con MIDEPLAN para lograr un mejor desempeo. Tambin servir
para indicar lo siguiente:
a) Justificacin de la utilizacin de los niveles 1, 2, y 5 (deficiente, regular y
excelente): El Jefe inmediato debe justificar en forma breve las razones en que se basa
para calificar uno o ms VARIABLES DE DESEMPEO con el nivel 1, el nivel 2 o el nivel
5. Esto permitir identificar las causas ms evidentes de un desempeo POR DEBAJO o
MUY POR DEBAJO DEL ESPERADO o bien de un DESEMPEO EXCEPCIONAL.

25

En el caso de que el espacio disponible en el formulario sea insuficiente para indicar las
razones por las cuales su funcionario(a) fue calificado con dichos niveles de desempeo,
puede utilizar hojas adicionales, las cuales debe firmar y ser originales.
b) Si el funcionario (a) se neg a firmar la evaluacin.
c) Si el funcionario (a) se neg a asistir a la entrevista de evaluacin.
d) Si el funcionario (a) estuvo incapacitado, con licencia o beca durante el ciclo de
evaluacin, o cualquier otro aspecto relevante de este proceso que el jefe inmediato o el
superior consideren pertinente sealar.
NOTA: En cualquiera de los casos b) y c) debe hacerse constar mediante acta firmada por
el Jefe y, por lo menos, dos testigos de los hechos, con sus respectivas calidades.
Para respaldar las observaciones de esta seccin, el Jefe que las haga debe firmar al final
de stas.

5.9. SECCIN H: Capacitacin y otras medidas de mejoramiento

El objetivo de esta seccin es que el Jefe inmediato, tomando en cuenta los
razonamientos del funcionario(a) y sus propias apreciaciones, determine en caso de
justificarse as, las acciones de capacitacin, asesora u orientacin que puedan contribuir
a la correccin o mejoramiento del desempeo de aquellos funcionarios que obtuvieron en
su evaluacin, niveles de desempeo equivalentes a DEFICIENTE o REGULAR.
Para este propsito deber entenderse como necesidad de capacitacin, la ausencia,
insuficiencia o deficiencia de conocimientos, habilidades y actitudes requeridas por el
funcionario(a) para el eficiente desempeo de su puesto.
El Jefe inmediato deber considerar en sus propuestas de capacitacin, aquellos
aspectos propios de cada VARIABLE DEL DESEMPEO que, a su juicio, pueden
corregirse o mejorarse. En este sentido, si lo estima conveniente podr considerar la
participacin del funcionario(a), solicitando y analizando las sugerencias que ste plantee;
sin embargo, la decisin definitiva deber tomarla el Jefe inmediato.
Al formular dichas propuestas, el Jefe inmediato debe considerar tambin las condiciones
de viabilidad que stas tengan, segn la disponibilidad de recursos materiales, humanos y
econmicos de la organizacin. Adems de esto, sus recomendaciones debern ser
propuestas especficas para las necesidades particulares de cada funcionario(a).
Una vez resuelto lo anterior, el Jefe inmediato proceder a indicar en el espacio
correspondiente de esta seccin la solucin que recomienda.

26

Si el mejoramiento del desempeo no depende de la capacitacin, sino de una condicin

ajena a este concepto, entonces, deber indicarlo y especificarlo como OTRAS
MEDIDAS DE MEJORAMIENTO.
Los planes de capacitacin que se preparen con base en los casos de servidores que
hayan obtenido niveles de desempeo equivalentes a DEFICIENTE O REGULAR,
debern ser atendidos a muy corto plazo, con carcter prioritario por MIDEPLAN, segn
sus posibilidades, tal y como se indic anteriormente.
Con el fin de estimular el desarrollo de aquellos colaboradores(as) que obtuvieren su
desempeo superior a DEFICIENTE O REGULAR, el Jefe inmediato podr, indicar ciertas
reas que, a su juicio, el funcionario(a) requiere reforzar por medio de la capacitacin o
cualquiera otra opcin. No obstante, en este caso MIDEPLAN no est obligado a atender
en forma inmediata estas necesidades, sino que tales propuestas formarn parte de otro
plan de desarrollo que tratar de satisfacer esas necesidades segn sus posibilidades.
6. APELACIN DE LA RESOLUCIN DE LA EVALUACIN DEL DESEMPEO
Todo funcionario(a) que, luego de concluido el proceso de evaluacin, est en
desacuerdo con lo resuelto respecto a su calificacin del desempeo, puede apelar ante
el superior jerrquico de MIDEPLAN.
La impugnacin en la va administrativa debe presentarse al jerarca de MIDEPLAN
dentro del mes siguiente a la fecha que reciba de parte de la OFICINA DE RECURSOS
HUMANOS DE MIDEPLAN, el formulario original con la resolucin de la evaluacin de su
desempeo de conformidad con la normativa vigente.
Si luego de agotada la va administrativa, el colaborador persistiere en su disconformidad
con lo resuelto, puede acudir ante las instancias legales correspondientes.
7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS IMPORTANTES
7.1. Funcionario(a) trasladado(a) o reubicado (a) en forma temporal o permanente
dentro de la misma dependencia u otra institucin del Estado cubierta por el
Rgimen de Servicio Civil: Su evaluacin del desempeo debe efectuarla el funcionario
que acte como su jefe inmediato durante el periodo de su traslado, siempre que dicho
periodo NO SEA INFERIOR a los SEIS MESES.
7.2. Funcionario (a) que, por motivos de licencias o incapacidades, hubiera
interrumpido sus servicios y a la fecha de calificacin de su desempeo, tuviere
menos de SEIS MESES de tiempo efectivamente laborado: NO SER EVALUADO y,
para cualquier efecto de orden administrativo, se le considerar la resolucin resultante de
su EVALUACIN DEL PERIODO ANTERIOR, o bien LA JUSTIFICACIN DE SU
OMISIN en caso de no contar con el tiempo mnimo necesario para su ejecucin, que
permitan solventar aspectos de gestin administrativa que requieran los resultados de
este proceso.

27

7.3. Funcionario (a), que haya laborado durante un perodo SUPERIOR A LOS SEIS
MESES durante el ciclo de evaluacin, pero, por motivos de vacaciones o los
indicados en el numeral 7.2 se encuentre ausente de su puesto en la fecha de
calificacin: En este caso el servidor ser evaluado cuando regrese al trabajo.
7.4. Solamente en las situaciones sealadas en el numeral 7.3, o cuando exista
justificacin por causa fortuita o fuerza mayor debidamente valorada por la Oficina
de Recursos Humanos de MIDEPLAN: Sern aceptadas las evaluaciones del
desempeo realizadas fuera del perodo estipulado en el artculo 41 del Reglamento del
Estatuto de Servicio Civil.
7.5. Funcionario (a) que haya tenido varias jefaturas durante el ciclo de evaluacin:
Ser evaluado por la jefatura con la que labor ms tiempo. Si hubiera trabajado por igual
tiempo con diferentes jefaturas, ser evaluado por la ltima de ellas.
7.6. Razones de fuerza mayor, la jefatura o jefaturas con las que el Funcionario (a)
labor ms tiempo no pueden efectuar la evaluacin: sta la realizar la jefatura
actual, independientemente del tiempo que tenga de haber asumido el cargo. Para ello, se
podr sustentar las apreciaciones y criterios de evaluacin en los datos contenidos en el
EXPEDIENTE DE EVALUACIN DEL DESEMPEO, y en la que aporten su superior
inmediato y las anteriores jefaturas que tuvo el funcionario (a), durante el ciclo de
evaluacin.
7.7 Funcionario (a) que dependa tcnicamente de una jefatura y
administrativamente de otra: La evaluacin se har de conformidad con lo dispuesto en
el artculo 44, inciso b) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil. En este caso, la
JETATURA ADMINISTRATIVA actuar COMO JEFATURA INMEDIATA y realizar la
evaluacin en consulta con la JEFATURA TCNICA. Por su parte, el JEFE SUPERIOR
JERRQUICO actuar COMO SUPERIOR para resolver una eventual disconformidad con
la resolucin resultante de la evaluacin del desempeo, atendiendo los criterios de la
JEFATURA TCNICA.
7.8. Funcionarios (as) que no cuenten con una jefatura tcnica para evaluar su
desempeo: Sern evaluados por la JEFATURA ADMINISTRATIVA, quien sustentar la
evaluacin en informes, reportes y cualquier otro medio de control que permita externar
criterios objetivos sobre el desempeo del funcionario (a).
7.9. Caso de que, a la fecha de evaluacin, la jefatura inmediata se encuentre
ausente de su puesto, por motivos de licencias, incapacidades, becas u otras
causas debidamente justificadas: La calificacin la har el funcionario (a) que haya sido
designado formalmente en su lugar o el superior del jefe inmediato si no se ha designado
un sustituto oficial.
7.10. No se admitir el uso de facsmiles: Tanto el funcionario (a) como la jefatura
inmediata o el superior de sta, en caso de que participe en el proceso de evaluacin,
deben firmar los originales de los formularios de evaluacin del desempeo. La ausencia
de la firma de la jefatura inmediata en el formulario de evaluacin invalidar la resolucin
de la evaluacin del desempeo ejecutada, en cuyo caso sta ser responsable por los
perjuicios que tal omisin causen al funcionario (a).

28

7.11. Ausencia de la firma del funcionario (a) en el formulario: Har presumir que ste
(a) no recibi la resolucin de la evaluacin del desempeo y, en tal sentido, la evaluacin
carecer de validez. Sin embargo, si la omisin se debe a que el funcionario se neg a
firmar, la jefatura inmediata o su superior proceder a indicarlo as en el espacio
destinado para OBSERVACIONES GENERALES Y/O JUSTIFICACIONES DE LA
JEFATURA y, adems, registrar el hecho en acta debidamente firmada, incluyendo en ella
al menos DOS testigos con sus respectivas calidades. Igual procedimiento seguir la
jefatura inmediata o su superior, cuando el funcionario (a) se negare a asistir a las
entrevistas a las que fuere convocado (a) para efectos de su evaluacin del desempeo.
7.12. Jefatura inmediata que incumple lo dispuesto en el artculo 42 del Reglamento
del Estatuto de Servicio Civil y se niega realizar la evaluacin del desempeo: El
funcionario (a) deber comunicar por escrito el hecho a la Oficina de Recursos Humanos
de MIDEPLAN, indicando en su denuncia el nombre de dos testigos que puedan dar
testimonio del hecho.
7.13. Renuencia del funcionario (a) a participar en la entrevista de evaluacin del
desempeo a la que fuere convocado (a): El proceso de evaluacin no se invalidar,
sino que ser llevado a cabo en forma unilateral por la jefatura inmediata, o su superior
cuando as corresponda y previa confirmacin documentada de que efectivamente el
funcionario ha renunciado a dicha entrevista; adems del levantamiento del acta
testimonial correspondiente.
7.14. Para cualquier efecto o trmite relacionado con la evaluacin del desempeo
en que se requiera considerar calificaciones obtenidas por el funcionario (a) con el
anterior sistema de EVALUACIN Y CALIFICACIN DE SERVICIOS, vigente hasta
noviembre del 2009: stas se mantendrn con la puntuacin correspondiente a la escala
cuantitativa de la correspondiente categora cualitativa conforme al perodo evaluado y la
normativa que vigente a esa fecha.
7.15. Jefatura inmediata como el superior de sta pueden utilizar hojas adicionales:
En aquellos casos que los espacios disponibles en el formulario de evaluacin del
desempeo respectivo sean insuficientes para indicar sus apreciaciones u observaciones
sobre algn aspecto de la evaluacin del funcionario (a). Las hojas que se adicionen para
estos efectos deben ser originales.
7.16. Plazo de envo de formularios de evaluacin del desempeo: Una vez que la
jefatura inmediata o el superior en el caso de que ste hubiere participado en el proceso
de evaluacin del desempeo- haya firmado y fechado todos los formularios de
evaluacin de sus funcionarios (as), dispondr de un plazo de OCHO DAS NATURALES
para enviar los originales (3 tantos: Expediente Personal, Colaborador(a) y Jefatura
Inmediata)
7.17. Plazo de envo informe sobre los resultados de la evaluacin, a la Oficina de
Recursos Humanos de MIDEPLAN, para su revisin y registro: Se remitir OCHO
DIAS NATURALES despus de concluido el periodo fijado por norma para la ejecucin
del proceso de evaluacin del desempeo. El informe deber contener:

29

Nmero de cdula
Nombre de los colaboradores(as) en orden alfabtico y por Estrato Ocupacional
(Gerencial-Profesional-Tcnico-Operativo-Calificado)
Calificacin obtenida (resultado cuantitativo y cualitativo)
Justificacin de los casos considerados en los numerales 7.1, 7.2, y 7.3 de esta
seccin.
Cada rea y Unidad del Ministerio que supere el 20% de la totalidad de sus funcionarios
evaluados con la categora de EXCELENTE, debern justificar dicha situacin y anexar
las evidencias de dichos resultados (ejemplo: copia del Formulario de Expectativas y
Resultados). Para ello debern completar la siguiente matriz:

MIDEPLAN
PERODO DE EVALUACION DEL DESEMPEO: _____________
FUNCIONARIOS EVALUADOS CON LA CATEGORA EXCELENTE
Nombre
de la Unidad

Cantidad
total de
funcionarios
evaluados

Cantidad de
funcionarios
evaluados con la
categora
excelente

Nombre

Cantidad

Cantidad

Distribucin de
resultados
por Estrato
Estrato

Cantidad

Nmero de
Resolucin
razonada
Resolucin N.

Gerencial
Profesional
Tcnico
Calificado
Operativo

Firma del Jefe: ______________________________ Fecha: ____________________

Nota: La informacin relativa al Estrato Gerencial debe incluir a todos los servidores (as)
que ejerzan cargos de jefatura formal aunque tengan puestos con clasificaciones propias
de otros Estratos.

30

8. ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

8.1. Registro de los resultados de la Evaluacin del desempeo individual: De cada
evaluacin del desempeo recibida, la Oficina de Recursos Humanos de MIDEPLAN,
deber registrar la PUNTUACIN y la CATEGORA CUALITATIVA obtenidas por el
funcionario (a). Deben remitirlo conforme lo establecido en el Instructivo para la
elaboracin de reportes de Resultados de Evaluacin de Desempeo en las instituciones
cubiertas por el Rgimen de Servicio Civil ttulo I y IV.
8.2. Entrega de los registros (formularios) de evaluacin de desempeo individual:
Una vez revisada y registrada la informacin remitida por la jefatura inmediata, la Oficina
de Recursos Humanos de MIDEPLAN, proceder a entregar un original del formulario
de evaluacin al funcionario (a), quien firmar e indicar la fecha en la que recibi dicho
documento. En cuanto a los otros originales: el segundo ser archivado en el expediente
personal del funcionario y el tercero ser devuelto o bien quedar en poder de la jefatura
inmediata; salvo en el caso de que el funcionario haya manifestado disconformidad con el
resultado de la evaluacin los originales sern tramitados conforme al procedimiento
indicado en la gua.
8.3. Uso y registro de los resultados de la evaluacin del desempeo en los
formularios: En vista de que EL INSTRUMENTO (FORMULARIO) UTILIZADO PARA LA
EVALUACIN DEL DESEMPEO es un documento de gran trascendencia para
diferentes efectos administrativos, legales y tcnicos; debe ser llenado y manejado en
forma cuidadosa. Debe estar exento de alteraciones, tachaduras y correcciones que
hagan dudar de la autenticidad de los datos en l contenidos. Los formularios que
presenten deficiencias relacionadas con los aspectos sealados, omisiones de
informacin y otras irregularidades similares, sern devueltos por la Oficina de Recursos
Humanos de MIDEPLAN a la respectiva jefatura inmediata para que proceda a realizar las
correcciones correspondientes.
8.4. Validez y eficacia del resultado de la evaluacin del desempeo: El resultado de
la evaluacin del desempeo tendr los efectos administrativos correspondientes, una vez
que haya sido anotado en los registros que lleva la Oficina de Recursos Humanos de
MIDEPLAN. No obstante, en s mismo el formulario de evaluacin del desempeo tiene
validez y eficacia legal desde el momento en que la calificacin es comunicada al
funcionario (a).
8.5. Custodia de las evidencias del desempeo de los funcionarios: La Oficina de
Recursos Humanos de MIDEPLAN debe instruir a las jefaturas de su mbito institucional
acerca de la seguridad que deben tener los archivos o lugares en los que se guardan los
expedientes de evaluacin del desempeo, con el propsito de que toda la
documentacin relacionada se conserve y use en forma cuidadosa, y bajo estricta
vigilancia de la jefatura inmediata.
8.6. Capacitacin de las jefaturas respecto al modelo de evaluacin del desempeo
institucional: Es responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos de MIDEPLAN
lograr que los funcionarios (as) que asuman cargos de jefatura sean capacitados en la

31

aplicacin del presente modelo de evaluacin del desempeo, e igualmente, que los
nuevos funcionarios(as) reciban la adecuada orientacin sobre esta materia.
8.7. Tratamiento y atencin de casos particulares: La Oficina de Recursos Humanos
de MIDEPLAN debe procurar que al personal de las Oficinas Adscritas, y otras
dependencias desconcentradas de su institucin se les brinde informacin precisa sobre
los casos de funcionarios(as) que no fueron evaluados (as) o aquellos que fueron
evaluados (as) en forma extempornea, de conformidad con las razones sealadas en los
puntos 7.2 y 7.3 de esta Gua.
8.8. Emisin y presentacin de Informe General de Resultados del Evaluacin del
Desempeo Institucional: En la SEGUNDA QUINCENA del mes de enero, la Oficina de
Recursos Humanos de MIDEPLAN remitir a la dependencia competente de la Direccin
General de Servicio Civil un REPORTE con los resultados de las evaluaciones de los
funcionarios(as) de su mbito institucional, conforme a los lineamientos emitidos a este
respecto. Los funcionarios que obtuvieron resultados de DEFICIENTE y REGULAR, as
como aquellos que tengan derecho al incentivo de Carrera Profesional, la Oficina de
Recursos Humanos de MIDEPLAN dispondr segn sus procedimientos internos su
registro y control, con el fin de facilitar la informacin al usuario.
8.9. Proveedura del material para el registro de la evaluacin del desempeo: La
Oficina de Recursos Humanos de MIDEPLAN debe proveer con suficiente anticipacin
(MNIMO UN MES CALENDARIO), los formularios requeridos para evaluar el desempeo
de los funcionarios(as) de las diferentes dependencias de la institucin.

9. PLAZOS IMPORTANTES DEL PROCESO DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

Ciclo de evaluacin: del 01 de diciembre al 30 de noviembre de cada perodo.

Tiempo mnimo requerido para evaluar al funcionario (a): SEIS MESES.

Periodo para efectuar la calificacin: del 16 al 30 de noviembre.

Presentacin del resultado de la evaluacin y firma del formulario por parte

funcionario (a) y su jefe inmediato: Al CONCLUIR la entrevista de evaluacin.

Presentacin de las objeciones del funcionario (a) al superior de la jefatura

inmediata: Dentro de los TRES DAS HBILES, siguientes a la fecha en la que la
jefatura inmediata le presenta el resultado y firma (en desacuerdo) el respectivo el
formulario de evaluacin.

Traslado del expediente y el formulario de evaluacin del desempeo al

superior de la jefatura inmediata: DENTRO DE LOS TRES DAS HBILES
SIGUIENTES a la fecha en la que el funcionario present su disconformidad ante
su jefe inmediato.

32

Resolucin definitiva de la evaluacin por parte del superior de la jefatura

inmediata: TRES DAS HBILES a partir de la fecha en la que reciba el
expediente, el formulario de evaluacin del desempeo y las objeciones del
funcionario (a).

Envo de los formularios de evaluacin, 3 originales e informe, con los

resultados de la evaluacin a la Oficina de de Recursos Humanos de
MIDEPLAN: Dentro de los OCHO DAS NATURALES contados a partir de la
conclusin del proceso de evaluacin.

Envo de la lista con los resultados de las evaluaciones del desempeo a la

dependencia competente de la Direccin General de Servicio Civil:
SEGUNDA QUINCENA del mes de enero.

Apelacin del resultado de la evaluacin en la va administrativa: UN MES a

partir de la fecha en la que la Oficina de Recursos Humanos de MIDEPLAN
entrega el formulario con el resultado de la evaluacin al funcionario (a).

10. BIBLIOGRAFA

Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento.

Ley de Planificacin Nacional #5525 del 14 de setiembre de 1982.
Manual Descriptivo de Clases Profesionales (DG-279-2007del 29-11-2007).
Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010.
Resolucin DG-637-2008 del 25 de setiembre del 2008.
Resolucin DG-304-2009 del 23 de Octubre del 2009.

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