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Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
TIPO DE PROCESO
MISIONAL
ALCANCE
Inicia con las necesidades de asesora y asistencia tcnica
identificadas por demanda/oferta y termina con la evaluacin de la
Brindar apoyo y orientacin a la comunidad en asuntos de su inters y asesora y asistencia tcnica realizada.
que sean de competencia del ente territorial; mediante programas de Secretarias en las que se ejecuta: Secretara de Participacin e
asesora, acompaamiento y capacitacin tendientes a mejorar el Inclusin Social, Secretara de Gobierno, Secretaria de salud y
bienestar de la poblacin itagisea
Bienestar social, Secretara de medio ambiente, Secretara de
Movilidad, Secretara de Hacienda, Secretara de Educacin,
Secretara de Vivienda y hbitat.
1. REQUISITOS APLICABLES:
Norma
NTCGP1000
ISO 9001
Requisitos
4.1 Requisitos Generales
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de los registros
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
6.1 PROVISIN DE RECURSOS
7.1 PLANIFICACIN DE LA REALIZACIN DEL
PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL
CLIENTE
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin
del servicio
8.2.1 Satisfaccin del cliente
8.2.4 Seguimiento y medicin del producto y/o
servicio
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
NO CONFORME
Norma
MECI
1000
SISTEDA
Requisitos
1.2.1 Planes ,Programas y Proyectos
1.2.2. Modelo de Operacin por Procesos
1.2.3. Estructura Organizacional
1.2.4. Indicadores de Gestin
1.2.5. Polticas de Operacin
1.3.1 Polticas de Administracin de Riesgos
1.3.2 Identificacin de Riesgos
1.3.3 Anlisis y Valoracin del Riesgo
2.1.1 Autoevaluacin del Control y Gestin
2.3.1 Plan de Mejoramiento
Eje Transversal de Informacin y Comunicacin
Gestin de la Calidad
Eficiencia administrativa
Moralizacin y transparencia en la Administracin
Pblica
Rediseos Organizacionales
Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Entradas
Actividades
Plan de Desarrollo.
Identificar la necesidad o solicitud para
Planes aplicables al
la prestacin del servicio de Asesora,
Proceso.
Asistencia y/o capacitacin ciudadana
Requerimientos de
Planear las actividades de asesora,
asesora y asistencia
asistencia y/o capacitacin ciudadana
tcnica.
con los responsables
Informes
de
Analizar los requisitos legales y
Evaluacin
de
la
reglamentarios, los recursos y la
Gestin
Municipal. P
capacidad para prestar el servicio
Normatividad
Contratar el servicio o realizar el
aplicable.
convenio en materia de Asesora,
Documentacin
Asistencia y/o Capacitacin Ciudadana
aplicable al Proceso.
(si es necesario)
Programacin
de
Preparar la logstica y documentacin
asesora y asistencia
necesaria
(guas,
formatos
y
tcnica por Secretara
contenidos acadmicos)
Salidas
Necesidades de Asesora y
asistencia identificadas por
demanda/oferta.
Programacin de asesora
y asistencia por Secretara.
Solicitud de recursos.
Necesidades
de
contratacin.
Necesidad
o
solicitud
evaluada
y
requisitos
revisados
Usuarios
Proceso
de
Asesora
y
Asistencia
Secretaras de
Despacho
Proceso Gestin
de recursos fsicos
y logsticos
Proceso Gestin
del
Talento
Humano.
Proceso Sistemas
de Informacin e
Infraestructura
Tecnolgica.
Proceso
Adquisiciones
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Fecha actualizacin:
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Proveedores
Vigilancia
y
Control.
Proceso
Evaluacin
y
control de la
Gestin.
Organizaciones
e instituciones
Comunidad
Autoridades
Ambientales
Entradas
Solicitudes de Asesora,
Acompaamiento y
Capacitacin
Actividades
Usuarios
JAC,
Veeduras
Ciudadanas
Comunidad
JAL,
Lineamientos
metodolgicos
Planes de capacitacin,
Salidas
Secretaras
de
Asesora
y
asistencia
Despacho
tcnica realizada.
Organizaciones.
Informes
de
servicios Instituciones.
prestados de asesora y Proceso
de
asistencia
tcnica. Asesora
y
Constancia
de Asistencia
JAC,
participacin.
JAL,
Veeduras
Informe consolidado
y Ciudadanas
evaluado de asesora y Comunidad
en
asistencia tcnica
General
Tecnolgica
Proceso
Adquisiciones
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Proveedores
Servidores
pblicos
Entradas
Actividades
Aplicacin
de
encuestas
de
satisfaccin
Atender
las
peticiones,
quejas,
Registro de Servicios
reclamos y sugerencias PQRS.
no Conformes
Controlar el producto o servicio no
conforme
Informes de auditoras,
de
evaluacin
de
Recopilar y analizar los datos (Servicio
auditores
y
de
no conforme, satisfaccin del cliente,
seguimiento.
anlisis de PQRS, entre otros).
V
Realizar seguimiento y medicin al
Indicadores de gestin
proceso y al servicio (planes aplicables
e indicadores).
Resultados
de
la
Realizar interventora a los servicios
gestin del proceso.
contratados
Realizar acciones de autoevaluacin
Informes de auditora
(Informes de actividades, actas).
Mapa de riesgos
Analizar los riesgos de mayor
probabilidad
PQRS
Proceso
Asesora
y
Asistencia
Comunidad.
Proceso
de
Atencin
al
Ciudadano.
Comunidad
Proceso
Comunicacin
Organizacional
Proceso
Evaluacin
y
control de la
Gestin
Indicadores analizados
Proceso
PQRS tramitadas
A
Desarrollo
del
Capital Humano Hallazgos de Auditoria
analizados
1.
Salidas
Usuarios
Proceso Asesora y
Asistencia
PQRS
tramitadas
y Proceso Anlisis y
consolidadas.
Mejoramiento
Anlisis de la gestin del Continuo
proceso
Indicadores analizados
Proceso
de
Atencin
al
Hallazgos de Auditoria Ciudadano.
analizados.
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Aplicar acciones de mejoramiento
Acciones
de
Mejora
(Planes de Mejoramiento)
Administradoras de
Riesgos
Profesionales
Proceso Evaluacin
Independiente
Proceso
Mejoramiento
Continuo.
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Atender oportuna y eficazmente las necesidades y solicitudes de la Brindando servicios de asesora y asistencia a la comunidad de
comunidad
acuerdo con las necesidades detectadas o solicitudes recibidas
Ofreciendo y brindando servicios a todos los sectores de la
Actuar bajo los principios de la tica pblica y de transparencia de cara comunidad de acuerdo con sus necesidades
a la comunidad.
Brindando informacin de forma oportuna clara y veraz a la
comunidad a travs de diversos medios
Mejorar continuamente los procesos de la administracin municipal,
cumpliendo con los estndares de calidad conjuntamente con la Evaluando la prestacin de los servicios y aplicando acciones
aplicacin de instrumentos tendientes a la innovacin y modernizacin para mejorarlos
de la entidad.
COMO SE CONTROLA
Realizando seguimiento y control a la
Programacin de Asesora y
ejecucin al plan de asesora y asistencia
Asistencia
del rea respectiva
Informe
Asesora
y
Diligenciamiento de los informes
Asistencia Tcnica
Registro de asistencia.
Evaluacin de la Actividad
Evaluando los eventos de asesora y
Asesora
y
Asistencia
asistencia
Tcnica
RESPONSABLE
REGISTRO
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Profesional
Universitario
Informe
Tcnica.
Asesora
Asistencia
Formato asistencia
Formato evaluacin
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Formula
Meta
Frecuencia
de Revisin
Semestral
35 eventos
Semestral
Encuentros democrticos
juveniles
4
encuentros
Semestral
Campamentos juveniles
4 cuatrienio.
Semestral
100%
cuatrienio.
Semestral
Semestral
Semestral
Semestral
Semestral
Responsable
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Indicador
Formula
Meta
Acompaamiento a
Nmero de organizaciones de mujeres acompaadas
100%
organizaciones de mujeres
por acciones del ente municipal / Nmero de
durante el
existentes
organizaciones de mujeres existentes
cuatrienio.
Conformacin de nuevas
organizaciones de mujeres y
Nmero de organizaciones de mujeres conformadas. 4 cuatrienio.
acompaamiento en asistencia
tcnica
Redes de apoyo a madres
Nmero de redes de apoyo implementadas / Numero Cobertura al
comunitarias, FAMI, sustitutas e
de redes de apoyo existentes
100%
independientes
Campaas de promocion, eventos
Numero de campaas de promocion, eventos de
exaltacion y conmemoracion a
2
exaltacion y conmemoracion a mujeres
mujeres
Reconocimiento a las mujeres
100
itaguiseas destacadas en las
Numero de mujeres destacadas por su labor
reconocimie
diferentes areas con enfoque
ntos
generacional
Mesa Muncipal interintitucional
Numero de reuniones ejecutadas de la mesa municipal
para la erradicacion de la violencia
2 reuniones
interinstitucional para erradicacion del la violencia
contra las mujeres en el Municipio
Cuatrienio
contra la mujer/Numero de reuniones programadas
de Itagui, funcionando
Conformaci
Organizaciones sociales
Nmero de organizacines sociales asesoradas en n de 3 JAC y
asesoradas en temas de
temas de conformacin de JAC y JVC
JVC durante
conformacin de JAC y JVC
el cuatrienio
Programas de capacitacin y
Nmero de programas de capacitacin y formacin en
formacin en emprendimiento
2 en el ao
emprendimiento comunal.
comunal
Lderes comunales, comunitarios
Nmero de lderes comunales, comunitarios e
e integrantes de JAL capacitados
integrantes de JAL capacitados en herramientas
250
en herramientas bsicas de
bsicas de informticas y TIC
Frecuencia
de Revisin
Responsable
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
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Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Indicador
Formula
Meta
Frecuencia
de Revisin
Responsable
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
informticas y TIC
Lderes atendidos en oferta
institucional concertada en
Nmero de lderes que solicitaron oferta institucional/
33%
educacin formal, bsica, media y
Total de matriculados x 100
de educacin superior.
Organizaciones comunales
(JAC,JVC) capacitadas en temas
29
normativos, administrativos,
Numero de organizaciones comunales (JAC, JVC) organizacion
contables, tributarios, de
capacitadas
es
liderazgo, en normas de calidad
comunales
ISO 9001:2008 y en temas
estratgicos de ciudad
Semilleros comunales y
corregimentales implementados
Evento de estmulo y
reconocimiento al liderazgo
comunal
N de nios menores de
Nios menores de
un ao de edad con terceras dosis de pentavalente/ N
un ao de edad con terceras dosis
de nios menores de un ao de edad segn meta
de pentavalente
programtica del MS y PS
Nios de
N de nios de un ao con dosis de SRP/ N de nios
un ao de edad con dosis de triple
de un ao de edad
viral
Cobertura de indicadores de
N de Indicadores de producto del plan de accin
productos del plan de accin con
cubiertos por actividades de salud publica / N de
acciones de salud pblica en el
Indicadores de producto del plan de accin por 100
perodo
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
anual
95 %
Anual
Secretara de Salud y
Bienestar Social
95 %
Anual
Secretara de Salud y
Bienestar Social
90%
Semestral
Secretara de Salud y
Bienestar Social
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Indicador
Formula
Meta
Frecuencia
de Revisin
Responsable
Secretara de Salud y
Bienestar Social
Secretara de Salud y
Bienestar Social
Secretara de Salud y
Bienestar Social
Secretaria de Gobierno
Secretaria de Gobierno
Secretaria de Gobierno
Secretaria de Gobierno
Secretaria de Gobierno
Secretaria de Gobierno
Secretara de Medio
Ambiente
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Indicador
Formula
Meta
Frecuencia
de Revisin
Responsable
N de personas capacitadas
1000 anual
Semestral
Secretara de Medio
Ambiente
95%
Semestral
Secretara de Medio
Ambiente
1 Plan en el
cuatrienio.
Anual
Direccin de Cultura
10%
Semestral
Direccin de Cultura
90%
Semestral
Secretara de Movilidad
Acciones
Frecuencia
de Revisin
Responsable
Semestral
Secretara de
Participacin e Inclusin
Social
Semestral
Secretara de Participacin
e Inclusin Social
Semestral
Secretara de Salud y
Bienestar Social
Semestral
Secretara de Salud y
Bienestar Social
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Riesgo
Acciones
Frecuencia
de Revisin
Responsable
necesidades
Secretara de Salud y
Bienestar Social
Secretara de Salud y
Bienestar Social
Secretara de medio
Ambiente
Secretara de medio
Ambiente
Secretara de medio
Ambiente
Secretara de medio
Ambiente
Secretara de medio
Ambiente
Secretara de Movilidad
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Riesgo
Frecuencia
de Revisin
Acciones
Responsable
asistencia.
El jefe inmediato realiza seguimiento a las PQR
presentadas.
Informes mensuales del formato de asistencia.
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Cdigo
MA-AA-01
PR-AA-01
PR-AA-02
PR-AA-04
PR-AA-05
Nombre
Manual del Programa Ampliado de
Inmunizaciones
Procedimiento para la promocin, proteccin y
prevencin de Riesgos en la Salud Publica
Procedimiento para la elaboracin y ejecucin
del Plan de Lectura y Escritura
procedimiento para la Actualizacin y
Conservacin del Inventario Cultural
Procedimiento para la prevencin de desastres
y emergencias
9. RECURSOS:
Tipo de Recurso
Humanos
Fsicos
Cdigo
PR-AA-06
Nombre
Procedimientos asesora ambiental
PR-AA-07
PR-AA-08
PR-AA-10
PR-AA-11
Descripcin
Secretarios de Despacho, Subsecretarios Lideres de Programa,
Profesionales
Universitarios,
Tcnicos
y
Auxiliares
Administrativos de las reas en las que se ejecuta el proceso
Instalaciones locativas adecuadas para la prestacin de los
servicios, Oficinas dotadas de equipos de cmputo, software, red
interna, aplicaciones, Internet, sistemas de informacin y
comunicacin y Papelera en general, Medios de Transporte,
material pedaggico y Ayudas Didcticas
Quien lo Suministra
Gestin del Talento Humano
Proceso Gestin de Recursos Fsicos y
Logsticos
Proceso Sistemas de Informacin e
Infraestructura tecnolgica
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Cdigo: CA-AA-01
Versin: 02
Fecha actualizacin:
15/12/2014
Ambiente de Trabajo
Fecha
31/07/2013
02
15/12/2014
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