PRESUPUESTO

CONCEPTO Y DEFINICIN DE PRESUPUESTO

Se puede decir que un presupuesto es un plan que nos permite establecer objetivos de
gasto y realizar un seguimiento de su flujo real de dinero con el fin de asegurarse de
que permanece dentro de los lmites que se establecieron. Para un pas el presupuesto
se define como Una herramienta que le permite al sector pblico cumplir con la
produccin de bienes y servicios pblicos para satisfaccin de las necesidades de la
poblacin de conformidad con el rol asignado al Estado en la economa y sociedad del
pas (Asociacin Internacional de Presupuesto Pblico, ASIP).

Principios Presupuestales
El estado colombiano la establecido una serie de principios del sistema presupuestal,
estos se encuentran consignados en el Estatuto Orgnico de Presupuesto, artculo 12 y
son: la Planificacin, la Anualidad, la Universalidad, la Unidad de Caja, la Programacin
Integral, la Especializacin, la Inembargabilidad, la Coherencia Macroeconmica y la
Homestasis Presupuestal.
El principio de la unidad presupuestal se traduce en que todos los ingresos y gastos del
Estado deben sujetarse a los principios contemplados en la constitucin y desarrollados
por la ley orgnica de presupuesto, independientemente de la naturaleza del ente
pblico de que se trate.
ASPECTOS GENERALES DEL PRESUPUESTO
El Sistema Presupuestal
El Sistema Presupuestal colombiano est constituido por un Plan Financiero (PF), un
Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y por el Presupuesto Anual de la Nacin:

El Plan Financiero (PF)

Es un instrumento de planificacin y gestin financiera del sector pblico de mediano
plazo y tiene como base las operaciones efectivas de aquellas entidades con impacto
relevante sobre la situacin fiscal, cambiaria y monetaria del pas. Tiene en
consideracin las previsiones de ingresos, gastos, dficit y su financiacin, compatibles
con el Programa Anual de Caja (PAC) y las polticas macroeconmicas.
El Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI)
Este Plan seala los proyectos de inversin clasificados por sectores, rganos y
programas, coherentes con lo establecido en el Plan de Inversiones Pblicas (PI) del
PND y con el PF.
El Presupuesto General de la Nacin (PGN)
Es el instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo
Econmico y social.
El PGN se compone de las siguientes partes:

El Presupuesto De Ingresos Y Recursos De Capital

El presupuesto de ingresos y recursos de capital contiene la estimacin de los ingresos
corrientes, las transferencias, los fondos especiales, los recursos de capital y los
ingresos de los establecimientos pblicos de la entidad territorial.

Ingresos Corrientes
Son los recursos que perciben las entidades territoriales en desarrollo de lo establecido
en las disposiciones legales, por concepto de la aplicacin de impuestos, tasas, multas
y contribuciones, siempre que no sean ocasionales.
Los ingresos corrientes se clasifican en tributarios y no tributarios. Los ingresos
tributarios se clasifican en impuestos directos e indirectos, y los ingresos no tributarios
comprendern las tasas y las multas.
Recursos de Capital
Los recursos de capital son ingresos de carcter ocasional que percibe las entidades
territoriales, obtenidos por operaciones de crdito pblico o generados por activos
pblicos.
Presupuesto De Gastos o Ley de Apropiaciones
El Presupuesto de Gastos, incluye los gastos que se pretenden realizar en la respectiva
vigencia fiscal, distinguiendo entre funcionamiento, servicio de la deuda e inversin a
nivel de programas y subprogramas.

Gastos de funcionamiento
Los gastos de funcionamiento representan gastos de consumo de las entidades
territoriales, que contemplan los recursos fsicos, tcnicos o humanos, cuyo objetivo es
el mantenimiento de la administracin para el desempeo de las funciones.
Los gastos de funcionamiento se dividen en gastos de personal, gastos generales y
transferencias corrientes.

Gastos de Personal
Corresponden a aquellos gastos que debe hacer
contraprestacin de los servicios de personal que recibe.

el

ente

territorial

como

Gastos Generales
Son los gastos relacionados con la adquisicin de bienes y servicios necesarios para
que el rgano cumpla con las funciones asignadas por la Constitucin y la ley, as como
con el pago de los impuestos y multas a que estn sometidos legalmente.
Transferencias Corrientes
Son recursos que transfieren los rganos a entidades nacionales o internacionales, con
fundamento en un mandato legal. De igual forma, involucra las apropiaciones
destinadas a la previsin y seguridad social, cuando el rgano asume directamente la
atencin de las mismas.
Gastos de Comercializacin y Produccin
Son los que realizan las entidades para adquirir bienes y servicios destinados
directamente a la comercializacin, produccin de bienes o prestacin de servicios.
Servicio de la deuda
Los gastos por concepto del servicio de la deuda pblica, tanto interna como externa,
tienen por objeto atender el cumplimiento de las obligaciones correspondientes al pago
de capital, los intereses, las comisiones, los imprevistos y los gastos de contratacin
originados en operaciones de crdito pblico.
Gastos de inversin
Son aquellas erogaciones susceptibles de causar rditos o de ser de algn modo
econmicamente productivas, o que se materialicen en bienes de utilizacin
perdurable, llamados tambin de capital. As mismo, se incluyen como gastos de
inversin aquellos gastos destinados a crear infraestructura social. La caracterstica
fundamental de este gasto es que su asignacin permite acrecentar la capacidad de
produccin y la productividad en el campo de la estructura fsica, econmica y social.
Disposiciones Generales
Corresponden a las normas que aseguran la correcta ejecucin del Presupuesto a nivel
Nacional o Territorial, las cuales rigen nicamente para el ao fiscal para el que se
expidan.

PRESUPUESTO EN EL SECTOR EDUCATIVO

El presupuesto para Educacin se asigna con el fin de garantizar la obtencin de
resultados en trminos de cobertura, calidad y eficiencia, acorde con las polticas
educativas de los Planes de Desarrollo Nacional y Territorial. Est conformado por el
presupuesto de ingresos y el Presupuesto de Gastos.

Ingresos en el Sector Educativo

Bsicamente los ingresos del sector educacin estn conformados por los ingresos
corrientes que le asignan el ente territorial y las transferencias que recibe de la Nacin,
por los fondos del Sistema General de Participaciones. Otros ingresos que estn
disponibles para el sector educacin se deben gestionar mediante las unidades
administrativas (Secretaras de Educacin) responsables del sector educacin y que al
obtenerlos, debern conformar su presupuesto de ingresos.
Las bases para la estimacin de los ingresos provenientes del SGP, as como su
asignacin para cubrir gastos, sern las que resulten del anlisis del comportamiento
que la metodologa tiene para su asignacin.
Fuentes y Uso de los Ingresos
La principal fuente de recursos en todas las entidades territoriales corresponde a la
Participacin para educacin del Sistema General de Participaciones, SGP, que
representa alrededor del 90% de los recursos disponibles para el sector. No obstante,
existen otras fuentes de menor magnitud que permiten apalancar el mejoramiento de
la calidad y la cobertura del servicio educativo, entre las cuales se encuentran:
recursos del SGP asignados para calidad, recursos del SGP para alimentacin escolar,
recursos de Ley21de1982, recursos de programas nacionales orientados al
mejoramiento del sector educativo, recursos propios de las entidades territoriales,
recursos de capital, recursos de crdito externo o de cooperacin internacional y
recursos aportados por entidades u organismos del sector privado.
Presupuesto de Gastos En el Sector Educativo
En los gastos del sector educacin se deben observar las determinaciones que tiene la
asignacin de recursos del SGP. Los gastos de funcionamiento estarn agrupados en
gastos generales, gastos de servicios personales (para funcionarios del nivel central) y
sus correspondientes aportes patronales. Los gastos de inversin estarn organizados
por proyectos que apunten a los tres ejes definidos en el sector: cobertura, calidad y
eficiencia. Para su clculo deber considerarse prioritariamente la parte recurrente de
todos los gastos, que es aquella parte fija producto de un nivel mnimo de
funcionamiento y aquella resultante de mantener los compromisos adquiridos
(cobertura alcanzada en el ao anterior, contratos en desarrollo, funcionamiento de las
instituciones educativas del ao anterior, etc.).
Los gastos de inversin se clasificarn en programas y subprogramas. Los programas
se constituyen con las apropiaciones destinadas a actividades homogneas en un
sector de accin econmica, social, financiera o administrativa a fin de cumplir con las
metas fijadas por la entidad territorial, a travs de la integracin de esfuerzos con
recursos humanos, materiales y financieros asignados. Los subprogramas son una
divisin de los programas, los cuales se forman con el conjunto de proyectos de
inversin destinados a facilitar la ejecucin en un campo especfico, en virtud del cual
se fijan metas parciales que se cumplen mediante acciones concretas que realizan
determinados rganos.
En los gastos del sector educacin se deben observar las determinaciones que tiene la
asignacin de recursos del SGP. Los gastos de funcionamiento estarn agrupados en

gastos generales, gastos de servicios personales (para funcionarios del nivel central) y
sus correspondientes aportes patronales. Los gastos de inversin estarn organizados
por proyectos que apunten a los tres ejes definidos en el sector: cobertura, calidad y
eficiencia. Para su clculo deber considerarse prioritariamente la parte recurrente de
todos los gastos, que es aquella parte fija producto de un nivel mnimo de
funcionamiento y aquella resultante de mantener los compromisos adquiridos
(cobertura alcanzada en el ao anterior, contratos en desarrollo, funcionamiento de las
instituciones educativas del ao anterior, etc.).

ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTAL

El proceso o ciclo presupuestal tiene varias etapas, las cuales se cumplen una tras
otras. Son los pasos que sigue el documento presupuestal cuando se emplea como una
herramienta de planificacin a corto plazo. Estas etapas son:
1. Programacin: Etapa donde se estiman los Ingresos y se definen los gastos
2. Ejecucin: Se pone en marcha la planeacin de Ingresos y Gastos
3. Cierre de Vigencia: Se cierra la Vigencia y se calculan los saldos.

LA PROGRAMACIN PRESUPUESTAL
Proyecto De Presupuesto
Programacin Le corresponde al encargado de la entidad preparar anualmente el
proyecto de presupuesto. Conviene indicar que todas las dependencias deben
participar en esta fase porque ellas actan directamente en su ejecucin y porque de
ellos depende el xito o el fracaso en logro de resultados. Como punto de partida la
administracin del ente territorial debe considerar las metas financieras del Plan de
Desarrollo.
Estimacin de los Ingresos
Existen varios mtodos con los que se cuentan para hacer la estimacin de los gastos
pero es competencia de la secretaria de Hacienda o Tesorera adoptar la metodologa
para su clculo.
Proyecto de Presupuesto de Gastos
El proyecto de presupuesto de gastos debe elaborarse siguiendo los lineamientos del
presupuesto por programas. Todas las unidades ejecutoras deben presentar la solicitud
de partidas discriminadas en la forma como lo prev el estatuto presupuestal.
Liquidacin del Presupuesto
Luego de expedido el Acuerdo de Presupuesto, corresponde al Alcalde o Gobernador
expedir el Decreto de Liquidacin.

LA EJECUCIN PRESUPUESTAL
La ejecucin se inicia el primer da del a vigencia fiscal y consiste en desarrollar el
presupuesto definitivamente aprobado, es decir, la realizacin de las operaciones
financieras que permitan cumplir con los programas, objetivos y metas trazadas por la
administracin mediante el documento financiero.

EJECUCIN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

Causacin, Recaudo y Devoluciones

Causacin del ingreso
Para la causacin y recaudo de los ingresos se debe contar con los actos
administrativos de reconocimiento del derecho o de la obligacin, derivados del hecho
econmico que los produjo.
Recaudo de las Rentas
Comprende las operaciones por medio de las cuales se establecen con exactitud los
compromisos de los contribuyentes, y el recaudo de los ingresos.
Devoluciones
Cuando una persona natural o jurdica paga un valor en exceso al erario pblico, la
devolucin debe registrarse en los ingresos como un menor monto y no afecta de
ninguna manera el presupuesto de gastos. Esta es una operacin de tesorera
netamente.
Registros de la ejecucin presupuestal de ingresos
Los formularios para registros e informes de la ejecucin de ingresos son los
contenidos en la resolucin 036 de 1998 expedida por la DGPN. Estos son:

Libro de registro de ingresos

Informe mensual de ejecucin del presupuesto de ingresos

EJECUCIN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS

Las apropiaciones incluidas en el presupuesto se entienden ejecutadas cuando se ha
desarrollado el objeto de las mismas, cumpliendo el fin para el cual fueron
programadas en la respectiva vigencia fiscal.

Apropiacin
Es el monto mximo autorizado para asumir compromisos con un objeto determinado
durante la vigencia fiscal. El anexo del decreto de liquidacin define el detalle de cada
uno de los rubros presupuestales segn el objeto de gasto o proyecto. Las
apropiaciones pueden tener restricciones para su ejecucin, lo cual determina que
estn condicionadas a cumplir un requisito antes de poder afectarse. Estas
apropiaciones son las que se conocen como apropiaciones condicionadas.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP
Cualquier acto administrativo que afecte las apropiaciones presupustales debe contar
con el certificado de disponibilidad presupuestal, este es un documento expedido por el
jefe de presupuesto o por quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia
de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de
compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento
afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.
Compromiso y Registro Presupuestal del Compromiso
Una vez culminados el proceso administrativo de adquisicin de bienes o servicios, se
perfecciona el compromiso asignando el registro presupuestal, que garantiza que los
recursos asignados no sern usados para otro fin. Son compromisos los actos y
contratos expedidos o celebrados por los rganos pblicos, en desarrollo de la
capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, realizados en cumplimiento
de las funciones pblicas asignadas por la ley. Dichos actos deben desarrollar el objeto
de la apropiacin presupuestal. Previamente a la adquisicin del compromiso (bien sea
a travs de la expedicin de actos administrativos o de la celebracin de contratos), la
entidad ejecutora debe contar con el respectivo certificado de disponibilidad
presupuestal.
Ahora bien, se entiende por registro presupuestal del compromiso la imputacin
presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiacin,
garantizando que sta solo se utilizar para ese fin. Esta operacin indica el valor y el
plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona, por
tanto, el compromiso. (Art. 71 EOP)
Obligacin
Se entiende por obligacin exigible de pago el monto adeudado por el ente pblico
como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento total o parcial - de los
compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios
prestados y dems exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no
pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de
contratacin administrativa.
Pago
Es el acto mediante el cual, la entidad pblica, una vez verificados los requisitos
previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el
reconocimiento de la obligacin y la autorizacin de pago efectuada por el funcionario
competente, liquidadas las deducciones de ley y/o las contractuales (tales como
amortizacin de anticipos y otras) y verificado el saldo en bancos, desembolsa al
particular el monto de la obligacin, ya sea mediante cheque bancario o por
consignacin en la cuenta bancaria del beneficiario, extinguiendo la respectiva
obligacin.

Registros de ejecucin presupuestal de gastos

La Resolucin 036 de 1998 de la DGPN contiene los formularios e informes en los
cuales se debe registrar los movimientos que se efecten a cada rubro presupuestal.
Estos formularios son:

Libro de registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos.

Libro de registro de reservas presupustales.
Libro de registro de cuentas por pagar.
Libro de registro de vigencias futuras.
Informe mensual de ejecucin del presupuesto de gastos, apropiaciones de la
vigencia
Informe mensual de ejecucin del presupuesto de gastos, reservas presupuestales
Informe mensual de ejecucin del presupuesto de gastos, cuentas por pagar

Pagos pasivos exigibles vigencias expiradas

Las normas presupuestales han previsto la manera de cancelar los compromisos
durante la vigencia fiscal en la cual se contraen o durante la inmediatamente siguiente
con cargo al presupuesto de la vigencia anterior (cuentas por pagar y reservas
presupuestales), prohibiendo tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten
el presupuesto de gastos cuando no renan los requisitos exigidos por la ley o se
configuren como hechos cumplidos, estableciendo responsabilidad disciplinaria, fiscal y
penal del representante legal y del ordenador del gasto o sus delegados, por el
incumplimiento de esta disposicin.(Artculo 10, Ley 714 de 2001).
Excepcionalmente podran cancelarse aquellos compromisos originados en vigencias
fiscales anteriores con cargo al presupuesto de la vigencia siguiente (pago de pasivos
exigibles) siempre y cuando los mismos se hayan adquirido con las formalidades
legales, contando con el respectivo soporte presupuestal, pero que por razones ajenas
a la entidad pblica, no se hubiesen podido ejecutar en la vigencia prevista. (Oficio
DGPN 33189 julio 26 de 2002). Para tal efecto, es necesario crear un rubro especfico
denominado pago pasivos exigibles vigencias expiradas, mediante una modificacin al
presupuesto de la vigencia en curso, modificacin que debe ser solicitada por la
respectiva entidad a la Direccin General de Presupuesto, previo concepto de DNP,
tratndose de gastos de inversin. Una vez efectuada la modificacin mencionada, se
deber dar aviso a la Contralora General de la Repblica para lo de su competencia.

Reservas presupustales
Las reservas presupustales se pueden definir como aquellos compromisos legalmente
adquiridos por los rganos que conforman el PGN, que tienen registro presupuestal,
pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del ao fiscal que termina y que sern
pagados dentro de la vigencia fiscal siguiente con cargo al presupuesto de la vigencia
anterior. Las entidades debern constituir las reservas y enviar, antes del 20 de enero

de la vigencia siguiente, una relacin de stas a la DGPN. Esta Direccin, a su vez,

registra las reservas en sus sistemas de informacin y las pone a disposicin de la
Direccin General del Tesoro y de la Contralora General de la Repblica, para lo de su
competencia.

Cuentas por Pagar

Las entidades pueden constituir cuentas por pagar a 31 de diciembre de cada vigencia
fiscal, cuando se deriven de la entrega a satisfaccin de los bienes y servicios
contratados o se hayan pactado anticipos a contratos antes del 31 de diciembre.

El ordenador del gasto y el tesorero o pagador deben constituir las cuentas por pagar y
remitir una relacin de las mismas a la DGPN antes del 20 de enero de la vigencia.

MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
Las modificaciones presupuestales buscan adecuar el presupuesto a nuevas
condiciones econmicas, sociales, particulares presentadas durante la ejecucin de los
proyectos o de los gastos de funcionamiento, no previstas durante la etapa de
programacin presupuestal. En todos los casos en que se afecten los gastos de
inversin, se requiere contar con el concepto previo y favorable del DNP para poder
realizarlas.
Aumentndolo o disminuyndolo, dejando el valor igual o buscando cambios entre
componentes. Su trmite se har previo cumplimiento de requisitos y segn las
instancias que se definen por normas y en la aprobacin del Presupuesto.
Dependiendo de la modificacin que se requiera, debern considerarse los siguientes
requisitos:

Exposicin de motivos.

Justificacin legal, econmica y/o financiera que indique la razn por la cual
disminuye o aumenta la(s) apropiacin(es), como son los bienes o servicios y las
metas que no se atendern y como los bienes o servicios y metas que se
adicionarn.

Concepto previo de Planeacin Municipal o quien haga sus veces si las

Modificaciones afectan la inversin (deber cambiarse consecuentemente el POAI).

Certificado de disponibilidad presupuestal.

CIERRE DE VIGENCIA
Es el procedimiento que se efecta para determinar la ejecucin presupuestal de
ingresos y gastos al finalizar cada ao, las obligaciones pendientes de pago (reservas y
cuentas por pagar) y el estado de Tesorera a diciembre 31.
Las apropiaciones incluidas en el presupuesto de la entidad territorial son
autorizaciones mximas de gasto aprobadas para ser ejecutadas o comprometidas
durante la vigencia fiscal respectiva, de acuerdo con el principio de anualidad. Despus
del 31 de diciembre de cada ao las autorizaciones expiran y, en consecuencia, no
pueden comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
Las cuentas por pagar corresponden a aquellos gastos con RP que se concretaron en
su objeto pero que no alcanzaron a pagarse (bienes y servicios recibidos no pagados).
Tambin constituyen cuentas por pagar los anticipos o pagos anticipados de
obligaciones con RP expedidos y que no alcanzaron a cancelarse.
Las reservas corresponden a aquellos gastos con registro presupuestal que no se
concretaron en su objeto (bienes y servicios contratados pero no recibidos).
Si durante el ao de la vigencia de la reserva o cuenta por pagar desaparece el
compromiso u obligacin que las origin, el ordenador del gasto y el jefe de
presupuesto elaborarn un acta en la que conste el hecho. La ejecucin de las reservas
debe reportarse conjuntamente y con igual periodicidad que la ejecucin de la vigencia
y estar conformada por los pagos y por las anulaciones. Si al terminar el ao no se ha
pagado el 100% de las reservas, el saldo no pagado fenecer mediante acta y se
convertir en pasivos exigibles. Los pasivos exigibles debern tramitarse contra el
presupuesto de la nueva vigencia.
De acuerdo con lo establecido en el artculo8de la Ley 819 de 2003, el treinta por
ciento (30%) de las reservas del Presupuesto General de la Nacin y de las entidades
territoriales que se constituyan al cierre de la vigencia fiscal de 2004 se atendern con
cargo al presupuesto del ao 2005. A su vez, el setenta por ciento (70%) de las
reservas del Presupuesto General de la Nacin y de las entidades territoriales que se
constituyan al cierre de la vigencia fiscal de 2005 se atendern con cargo al
presupuesto del ao 2006.
El Estado de Tesorera corresponde a los valores en caja, bancos e inversiones
temporales a diciembre 31. Incluir los fondos especiales, fondos con destinacin
especfica, recaudos por emprstitos, cuentas por pagar y en general, todos los
recursos que estn a disposicin de la Tesorera a diciembre 31.

PROCESOS EN LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO

PROCESOS DE INGRESOS
Comienzo de la Vigencia
Se registra el presupuesto de ingresos aprobado por el concejo municipal y el cual
debe elevarse a decreto municipal (Anexo N 1) cada tipo de ingreso debe tener
mnimo: codificacin, concepto y valor aprobado.
Presupuesto Inicial
ZZZ
Matriz de Procesos de Ingreso
Proveedor
Insumo

Proceso

Cliente

Concejo

Presupuesto
Aprobado

Imputacin
presupuestal

Presupuesto

Tesorera

Recibo de pago
o comprobante
de Ingreso

Imputacin
Presupuestal

Presupuesto

Producto
Registro en el
Libro de
Ingresos
Libro de
Ingresos
Actualizado

Registro de Ingresos en el transcurso de la Vigencia

Para todos los tipos de ingresos se registra en el Libro de Ingresos (Anexo 4) el valor
del ingreso XXX
Resultados
Recaudo en Efectivo
Presupuesto de Ingresos por Ejecutar

XXX
ZZZ - XXX

CIERRE DE VIGENCIA PARA INGRESOS

PROCESOS DE GASTOS
Comienzo de la Vigencia
Para cada tipo de gasto del presupuesto aprobado debe registrase la apropiacin
presupuestal en el libro Registro de Apropiaciones, compromisos, Obligaciones y Pagos,
as:
Apropiacin
Presupuestal Inicial
XXX
Matriz de Comienzo de Vigencia
Proveedor
Insumo
Concejo

Presupuesto
Aprobado

Proceso

Cliente

Registro
Presupuestal

Presupuesto

Producto
Registro del
presupuesto de
gastos
aprobado

Registro de Gastos en el transcurso de la Vigencia

Para cada tipo de gastos el procedimiento es el mismo, as:
Supongamos que se va a realizar un gasto YYY el cual puede ser para Pago de
Contado, Contrato de Servicio u Orden de Compra (Bienes y Servicios), Licitacin.
El procedimiento es:
Se debe expedir un CDP en el rea responsable de presupuesto
Este certificado es obligatorio y afecta provisionalmente la apropiacin presupuestal
vigente que es Igual a la Apropiacin presupuestal inicial +/- modificaciones
presupuestales - CDP expedidos con anterioridad.
Los movimientos son:
Apropiacin Inicial
XXX

CDP
YYY

Apropiacin vigente
XXX-YYY

Manejo de los CDP

Internamente se puede reglamentar la vigencia de los CDP Expedidos y llevar un
registro que permite determinar saldos de apropiacion disponibles para adquirir ms
compromisos.
1. La asuncin de un compromiso presupuestal puede surgir de algn acto
administrativo como los siguientes:
Resolucin
Contrato
Orden de Prestacin de Servicios
Orden de Compra
Con el compromiso se debe asignar el registro presupuestal que garantiza que los
recursos no sern utilizados para ningn otro fin. El valor a comprometer debe ser
menor o igual al CDP expedido.
Supongamos que se elabora un Contrato por un valor de ZZZ, cuyo valor debe ser
menor o igual a YYY este es nuestro CDP expedido.
El procedimiento es registrarlo en el libro de apropiaciones, compromisos Obligaciones
y pagos, as:
Apropiacin
Presupuestal
Inicial
XXX

CDP
YYY

Apropiacin
Presupuestal
Vigente
XXX YYY

Compromisos

CDP por
Comprometer

Compromisos
por Cumplir

ZZZ

YYY ZZZ

ZZZ

Matriz Disponibilidad Presupuestal

Proveedor
Insumo
Proceso
Dependencia
Solicitud de
Expedicin de
Generadora del
CDP
CDP
Gasto
Abrir licitacin
Presupuesto
CDP
Concurso
Contratacin

Cliente
Presupuesto
Dependencia
Generadora del
Gasto

Producto
CDP Libro de
registro de
apropiaciones
Acto
Administrativo
(Proyecto)

2. Entrega de Bienes o Servicios derivados del Acto Administrativo que gener

el compromiso presupuestal y que deviene en una obligacin de pago para la
entidad
Obligacin de Pago por Factura
o cuenta de cobro

Bienes recibidos a satisfaccin

Servicios prestados
Anticipos
Bonificacin
Comisiones de xito

La obligacin de pago debe ser igual o menor a los compromisos por cumplir.
Supongamos que se entregan bienes y servicios por un valor de WWWW<=ZZZ
Se registra en el libro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos, as:
Apropiacin
Presupuestal
Inicial
XXX

CDP
YYY

Apropiacin
Presupuestal
Vigente
XXX - YYY

Compromisos

CDP por
comprometer

Obligacin

Compromisos
por Cumplir

ZZZ

YYY - ZZZ

WWW

ZZZ - WWW

3. Pago de Obligaciones
Supongamos que se van a pagar PPP de la obligacin anterior, PPP debe ser <= WWW.
El procedimiento para el pago de las obligaciones es:
Apreciacin
Presupuestal
Inicial

CDP

XXX

YYY

Modificacin
(+ o -)

Apropiacin
Presupuestal
Vigente

Compromisos

CDP por
Comprometer

Obligaciones

Compromisos

Pagos

Obligaciones
por pagar

XXX - YYY

ZZZ

YYY - ZZZ

WWW

ZZZ- WWW

PPP

WWW- PPP

Matriz Registro Presupuestal del Compromiso, Entrega de Bienes y Servicios y

Pagos
Proveedor
Insumo
Proceso
Cliente
Producto
Expedicin del
Dependencia
RP, afectacin
Proyecto, Acto
registro
Generadora del
Presupuesto
presupuestal
administrativo
presupuestal
Gasto
en LACOP
digitacin
Registro
Presupuesto
Contratacin
Jurdica
Contrato
Presupuestal

CIERRE DE VIGENCIA PARA GASTOS

Las reservas presupuestales son compromisos legalmente adquiridos con Registro
presupuestal pero cuyo objeto no se cumpli en el ao fiscal que termina y sern
pagados en la vigencia fiscal siguiente. Se recomienda a la entidad tener en cuenta las
disposiciones recientes fijadas en la ley 819 de 2003, respecto de la constitucin de
tales reservas.
Supongamos que la situacin durante toda la vigencia fue:
Presupuesto de gastos aprobados
Total CDP expedidos
Total compromisos presupuestales RP
Total obligaciones contradas Cumplimiento de contratos
Total pagos
Reservas presupuestales constituidas
Cuentas por pagar
CPC=

XXX
CDP
CCC
OOO
PPP
RRR=XXX-GGG [GAprob Gcomprom]
[G. Aprobados - Oblig. contradas]

a.- Para el cierre de vigencia se registra en el libro de Reservas presupuestales (Anexo

N 7) hay que recordar que la reserva de apropiacin para la prxima vigencia, si no
se usa, fenece.
Reserva
Constituida
CCC

Obligaciones
Contradas
OOO

Reserva por
Ejecutar
CCC OOO

Total Pagos
PPP

Obligaciones
por pagar
OOO - PPP

b.- Se registra en el libro de cuentas por pagar (Anexo N 8), La reserva de Caja.
Cuentas por pagar u
obligaciones contradas
OOO

Total pagos
PPP

Cuentas pendientes por

pagar
OOO - PPP