AUDITORA DE

PROYECTOS

Qu es una auditoria de proyectos?

La auditoria se ha entendido tradicionalmente
como un instrumento para analizar lo adecuado
de los registros contables, y de todo tipo de
operaciones de carcter financiero. Sin embargo,
el nfasis ha venido cambiando, principalmente al
reconsiderarse que mucha informacin til no
se encuentra exclusivamente en los informes
contables.

Por ejemplo, hoy se reconoce entre varios tipos de informacin,

la necesidad de juzgar la calidad con que se llevan a la prctica
los proyectos.

a.
b.
c.
d.

e.

Auditoria financiera: Evala los registros y operaciones

financieras.
Auditoria de operaciones: Evala la calidad de
las operaciones y procedimientos.
Auditoria administrativa: Juzga la calidad de la
administracin.
Auditoria de funcionamiento: Evala los resultados de
los planes y de las estrategias llevadas a la prctica. Es una
funcin del Consejo de Administracin.
Auditoria social: Busca vigilar y evaluar el funcionamiento
social del negocio.

Qu es una auditoria de proyectos?

La auditoria de proyectos es un tipo particular de
auditoria de funcionamiento, llevado a cabo por la
alta direccin (Consejo de Administracin y
Gerencia) a fin de lograr pleno conocimiento de la
forma y calidad con que se estn ejecutando los
proyectos. Esto es muy importante ya que en los
proyectos se invierte hoy grandes cantidades de
dinero, lo cual necesariamente afectar el futuro.
Una responsabilidad de esta clase no puede
delegarse. Como observamos, la auditoria del
proyecto es un medio para dar seguimiento al
cumplimiento de los proyectos.

Problemtica de los proyectos

Es muy comn or la queja de que los proyectos

no se cumplen; de que los estudios de
factibilidad solo sirven para adornar la biblioteca
del gerente; de que las circunstancias de la vida
real cambian rpidamente por lo que los
proyectos se quedan atrasados. Sin embargo,
tambin omos la queja de que el vecino mont
un proyecto y prosper como la espuma, a
pesar de lo absurdo de la idea de ese proyecto.

Problemtica de los proyectos

Tenemos que aceptar con resignacin que los

proyectos dupliquen el plazo, tripliquen el costo,
para no incluir el fracaso econmico?

Definitivamente no, si aceptamos que los problemas

no son tales, sino ms bien oportunidades
disfrazadas,
las
cuales debemos resolver
sistemticamente. Entonces Por qu fracasan los
proyectos?

Problemtica de los proyectos

La mayora de los problemas de ejecucin son

causa o efecto de otros problemas, razn por la
cual no se solucionan resolvindolos por
separado. As por ejemplo, inadecuados
mtodos de trabajo, mquinas ineficientes,
personal incompetente, insuficiente liquidez
operativa, retrasos en las decisiones, aumento
en costos y plazos no son ms que causas o
efectos del problema que debe resolverse. Lo
importante es descubrir el problema central y a
partir de l los problemas causa y efecto.

Problemtica de los proyectos

Diversos estudios han mostrado que los fracasos
ocurren cuando no se programa bien la ejecucin
de los proyectos. Portal motivo la NASA y otras
instituciones similares decidieron que ningn
proyecto espacial se ejecutara, sino se contaba
con la correspondiente programacin. A partir de
entonces los proyectos vienen siendo ms
exitosos, lo que dio origen a nuevos sistemas
para programar la ejecucin de los proyectos.
Tomando esto como problema central, podemos
llegar a una relacin de causas, efectos como la
siguiente aproximacin

Pobre Programacin
Problemas de
Gerencia

Problemas
Tcnicos

Problemas
Humanos

Modelo Estratgico
de Gestin de
Proyectos

Orientacin a Proyectos
Las organizaciones de hoy en da no
fabrican productos: desarrollan

PROYECTO N

TCTICA N

PROYECTO 3

TCTICA 3

PROYECTO 2

Entorno dinmico
Mercados cambiantes
Adaptacin constante
Reacciones rpidas
Crecimientos exponenciales
Competencia creciente
Mltiples lneas de negocio
Necesidad constante de recortar
costos
Visin global

TCTICA 2

PROYECTO 1

proyectos.

TCTICA 1

Gestin Espontnea..

Y aun as, la Gestin de Proyectos suele ser espontnea

Nombramiento accidental del Jefe de Proyecto falta de autoridad
Ausencia de metodologa y procesos definidos
Slo se planifica al principio
Rara vez se justifican los proyectos con un business case
Lanzamientos informales
No se auditan los proyectos
No hay benchmarking
Ausencia de cierres formales de proyecto
No se documentan las lecciones aprendidas y las mejores prcticas
No existen centros de informacin de proyecto / Oficina de Proyectos
Informacin diseminada
Los proyectos avanzan slo gracias a sus hroes

Problemas Ocasionados

Causas de retrasos en los proyectos:

Especificaciones mal tomadas
No existen objetivos formales ni criterios de negocio
No hay control de cambios
Ausencia de planificacin
No existe un mtodo para gestionar el proyecto
Falta informacin sobre el estado real del proyecto
Recursos insuficientes
Rotacin del personal
Organizacin inadecuada
Responsabilidades mal definidas

La Gestin de Proyectos ayuda a

mejorar los resultados:
Planificacin
Visibilidad
Control
Gestin de cambios
Comunicacin
Gestin de riesgos
Gestin del conocimiento
Pero Qu pasa cuando tenemos
decenas de proyectos compitiendo
y no hay recursos suficientes para
todos?
OBJETIVO

Ser capaces de identificar e invertir slo en

aquellos proyectos que tienen alto potencial para
apoyar las estrategias organizacionales, objetivos
estratgicos y competencias sustantivas

Seleccionar los Proyectos Adecuados

(Efectividad)

Gestin de Proyectos

0
Ejecutarlo Correctamente
(Eficiencia)

Modelo Estratgico de Gestin de Proyectos

Contemplar objetivos
estratgicos en los proyectos

ESTRATEGIA
DE LA
ORGANIZACIN

Seleccionar proyectos en
base a los intereses de la
organizacin

OPM3

GESTIN DE PROYECTOS

Gestionar el portafolio de
proyectos adems de cada
proyecto individual

Estndar OPM3

OPM3 (Organizational Project

Management Maturity Model):
estndar del PMI basado en el
PMBOK

CMMI (Capability Maturity Model

Integration): orientado a
proyectos de desarrollo software

Comparacin de Modelos:

OPM3:
Optimizacin y mejora continua

Medicin y gestin de los procesos

Metodologa nica
Procesos comunes
Objetivos
comunes

CMMI:
Optimizacin y mejora continua

Gestin cuantitativa
Procesos definidos
Procesos repetibles
Inicial

Esencialmente, el mismo concepto

Cmo implementar OPM3?

Es una decisin ESTRATGICA (largo plazo)

Roadmap:
Convencer a la Direccin de la importancia de la gestin de proyectos
Estudio del estado actual de la organizacin e identificacin de las
principales reas de mejora y capacitacin, as como de los objetivos
generales y los drivers de negocio.
Establecer los Procedimientos de los Procesos comunes
Implementar la Oficina de Proyectos
Establecer una Metodologa Comn para la gestin de proyectos
Definir un sistema de medicin, control, visibilidad y reporte (cuadro de
mando)
Promover un programa de mejora continua

Definicin del Proyecto

Proceso de Definicin del Proyecto

DEFINICIN DE
PROYECTOS
1.
ENTENDIMIENTO
DE NECESIDAD/
OPORTUNIDAD

2.
IDENTIFICACIN
DE SOLUCIN

3. DESARROLLO
DE SOLUCIN Y
PLAN
PRELIMINAR

DEFINCIN DE
REQUERIMIENTOS

PROJECT CHARTER

4.
PRESENTACIN
PROPUESTA

1. Identificacin de la Necesidad/Oportunidad
1.
2.
3.
4.
5.

Descripcin del problema u oportunidad

Impacto o efectos del problema
Riesgo de la inaccin
Resultado o realidad deseada
Beneficios del resultado deseado
a) Financieros
b) No financieros (intangibles)
6. Alineacin estratgica
7. Incertidumbre y desconocimiento
8. Supuestos clave
9. Restricciones
10. Informacin de Soporte

2. Solucin Optima
1. Generacin de alternativas
a) Hacerlo en un ambiente de equipo
b) Incluir expertos e involucrados (stakeholders)
c) Utilizar tcnica de lluvia de ideas
d) Limitar desarrollo posterior slo a alternativas razonables (2 a 5)
2. Selecciona la mejor solucin
a) Evaluacin de las alternativas
a) Financieras
Mtricas bsicas:
VPN: Cuanto dinero ganar el proyecto?
TIR: La tasa porcentual a la cual habr ROI
Periodo de ROI: Tiempo para recuperar la inversin
b) No financieras
a) Matriz de decisin ponderada
c)
d)
e)
f)
g)

Viabilidad
Anlisis de Mercado
Prueba piloto
Prototipos
Simulacin

3. Documento de Definicin del Proyecto

1. Nombres
a) Project Objetive Statement
b) Project Scope Statement
c) Project Charter
2. Propsitos
a) Que trabajo se har y como se har
b) En la planeacin, fuerza a los involucrados a consensuar fronteras del proyecto
c) En la ejecucin, permite identificar cambios que caen fuera del alcance del proyecto
d) Permite establecer un criterio de terminacin y xito acordado por todos
e) Permite al equipo acordar el enfoque y mtodos por utilizar
f) Permite entender lo que el proyecto no incluir
3. Elementos
a) Problema o necesidad
b) Solucin propuesta
c) Statement Of Work (SOW) y Estrategia de Ejecucin
d) Principales entregables
e) Criterio de terminacin
f) Factores de riesgo
g) Supuestos
h) Plan preliminar
i) Lista de stakeholders
j) Criterio de xito

4. Presentacin de la propuesta
Secuencia y orden sugerida:
1. Descripcin de la necesidad
2. Antecedentes
3. Solucin recomendada
4. Beneficios de la solucin
5. Riesgos de la solucin
6. Riesgo de la inaccin
7. Costos
8. Ahorros
9. Plan
10. Mtricas
11. Incertidumbres
12.Supuestos
13. Restricciones
14. Soporte requerido
15. Patrocinadores
16. Criterios de xito
17.Autorizacin del proyecto