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Zapopan, Jalisco, Mxico
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Instituto para el Desarrollo de la Innovacin y la Tecnologa en la Pequea y Mediana Empresa
INTRODUCCIN
IDITpyme ha desarrollado e integrado una serie de instrumentos que forman la
METODOLOGA PARA EL DIAGNSTICO DE GESTIN EMPRESARIAL con el
objetivo de apoyar a las empresas en la deteccin de la problemtica y en el diseo de
las soluciones. La metodologa es producto del esfuerzo de 13 aos de trabajo
siguiendo la problemtica que vive el micro, pequeo y mediano empresario. La
METODOLOGA PARA EL DIAGNSTICO DE GESTIN EMPRESARIAL, consiste en
instrumentos (cuestionarios por cada una de las funciones de la empresa) que nos
permiten orientar las entrevistas, guiar el recorrido de la planta y verificar los registros
que utiliza la empresa.
La METODOLOGA PARA EL DIAGNSTICO DE GESTIN EMPRESARIAL, que
porta el consultor de IDITpyme contiene los siguientes apartados:
Etapa de prediagnstico, en la que se renen los datos bsicos del perfil y los
antecedentes de la empresa, e identifican las reas donde se manifiestan ms
claramente los problemas que afectan a la empresa.
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GRUPO EXPERTO
CONSULTOR LDER
DE PROYECTO
EMPRESARIO
ASESOR
EMPLEADOS
CONSULTOR EN
ENTRENAMIENTO
CONSULTOR
Un lder de proyecto
Un consultor
Un consultor en entrenamiento
Un asesor
El empresario
Los empleados
El grupo experto
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5.
6.
7.
8.
Asesor. Es la persona con perfil acadmico que revisa los informes y documentos del
anlisis de caso en sus dos dimensiones: fondo y forma. Sus responsabilidades son las
siguientes:
1. Verificar en el anlisis de caso, el uso de la Metodologa para el Diagnstico de la
Gestin Empresarial.
2. Asistir por lo menos una vez a la empresa para conocer las instalaciones y los
procesos.
3. Hacer las observaciones de redaccin, ortografa, y errores de dedo al equipo
consultor para su correccin.
4. Hacer observaciones o emitir una opinin respecto al trabajo que realiza el equipo
consultor. La opinin debe evaluarse por el equipo y es de acuerdo a su criterio
si la toman en cuenta o la desechan.
5. Cuidar sobre todo la forma del reporte que ser entregado al empresario o a las
instituciones participantes.
6. Facilitar al equipo consultor elementos tericos, acadmicos y tcnicos que le
permitan elevar constantemente el nivel, la calidad y los resultados de las
consultoras.
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7. Vigilar que el nivel tcnico de las consultoras sea cada vez mayor, encontrando
referencias externas de trabajo de mayor calidad y fomentando el aprendizaje en
los grupos de consultores.
CRITERIOS GENERALES:
1. Los servicios de diagnstico y consultora que ofrece IDITpyme deben utilizar como soporte la
Metodologa del Diagnstico de Gestin Empresarial. Queda a criterio del lder de proyecto la
investigacin y el uso de otras herramientas que requiera cada caso en particular.
2. Para la aplicacin de la Metodologa del Diagnstico de Gestin Empresarial se recomienda:
-Mostrar el documento al empresario para que conozca el tipo de preguntas que deber
contestar (no entregar y dejar el ejemplar de la metodologa)
-Solicitar en la primera entrevista el uso de grabadora y cmara fotogrfica. Si el empresario
rehsa, evite el uso clandestino.
3. Para la elaboracin del caso de estudio es muy importante DESCRIBIR EN DETALLE las
formas de operar de las empresas estudiadas.
4. Las preguntas que se enuncian a continuacin NO DEBEN CONTESTARSE SIMPLEMENTE
CON UN S O UN NO, sino con la descripcin completa y detallada de la forma en la que
se realizan las actividades indicadas.
5. Recuerda que la empresa puede no tener sistemas desarrollados, pero que lo importante es
saber CMO toman las decisiones o llevan a cabo las actividades necesarias.
6. Al redactar el caso, es importante NO hacer evaluaciones, slo describir. Evitar los juicios
valorativos (el proceso es adecuado, la comunicacin es insuficiente, etc.). Describe
TODO lo que observes, desde la fachada de la empresa, la forma en que te atienden y se
tratan, el orden, la forma de trabajar, etc.
7. Es de suma importancia, al redactar los informes y el documento final, evitar faltas de
ortografa, errores de dedo y el uso repetitivo de una misma palabra (usar sinnimos). Antes
de entregar el documento se recomienda atender las observaciones del asesor. Tenga
presente que el documento final va ha ser ledo por el empresario y/o instituciones oficiales,
cmaras, investigadores, etc.
8. Es importante tambin asegurarse de que la informacin es completa, suficiente para que
otras personas puedan conocer la empresa a travs del documento. No omitas detalles que
puedes haber conocido y platicado con los compaeros del proyecto.
9. Incorpora en tus informes: fotografas, muestreos, resultados de intervenciones, materiales de
cursos ofrecidos al personal, minutas, planes de trabajo, etc. Debes integrar al documento
final evidencias que justifiquen la participacin del equipo consultor.
10.Siempre que sea posible, observa las distintas operaciones y procedimientos, participando
junto con el entrevistado y tomando notas. No sujetes exclusivamente a las descripciones que
l hace. Si hablan de formatos, pide un ejemplar, si mencionan registros, pide que te permitan
observarlos. Si es posible tener una copia, mejor.
11.Se recomienda no solicitar documentos oficiales: alta de hacienda, licencia municipal, acta
constitutiva, seguro social, etc. evtese sacar copia de los documentos antes mencionados.
Nuestra labor es hacer un diagnstico funcional y no una auditoria.
12.Recuerda que no todas las preguntas y puntos que aqu se plantean van a ser hechas
directamente a las personas de la empresa. Muchas de ellas no ser necesario hacerlas,
pues por ti mismo podrs observar lo necesario para responderlas.
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Ventas anuales:
Historia de la empresa:
Productos que genera:
Mercados atendidos:
Problemas actuales de la empresa:
Nombre del director:
Personal entrevistado:
Perodo del diagnstico:
Nombre de quien elabor el reporte inicial:
2.- Carga el SDE en un equipo porttil y orienta al empresario para que lo conteste.
Procura no influir en las respuestas, slo explica el significado de palabras que el
empresario no entienda.
ETAPA DE DIAGNSTICO
En esta etapa se solicita la informacin de cada una de las reas funcionales de la empresa. Se
recomienda abarcar dos reas funcionales por visita, considerando el tiempo de los
empresarios. Al terminar la entrevista no olvides agendar la siguiente visita. Utiliza los
siguientes cuestionarios para las entrevistas.
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Ntese que se trata slo de un ejemplo. Cualquier caso real va a ser diferente de este caso. Incluir probablemente
otras operaciones que no aparecen y omitir probablemente otras que s se presentan aqu. En cada caso el
responsable del mismo identificar, junto con los directivos de la empresa estudiada, las operaciones que resultan
crticas en ella y elaborar junto con ellos el diagrama correspondiente. Tambin se anexa un caso real elaborado por
otro equipo para una empresa real. AMBOS CASOS DEBEN SER TOMADOS NICAMENTE COMO
ILUSTRATIVOS.
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PRODUCCIN:
Describe en detalle los siguientes aspectos:
Cmo programa la produccin? Lleva registro de las rdenes de produccin? Cmo
asigna el orden para atenderlas? Produce artculos de lnea (para tener en existencia y
surtir de inmediato), o solamente bajo pedido?
Cmo calcula el valor de la mano de obra y la cantidad de materia prima que se lleva cada
producto?
Cmo calcula los tipos y cantidades de materia prima que va a adquirir? Cuenta con
crdito de los proveedores? Cmo programa sus pagos?
Qu hace cuando los proveedores no le surten a tiempo? Reprograma la produccin?
Cmo lo hace?
Tiene almacn de materia prima? Cmo lo maneja? Lleva registros? Controla la calidad
de la materia prima? Cmo lo hace?
Cmo se calculan los costos (describir en detalle cada una de las operaciones y ejemplificar
tan en detalle como sea posible)?
Cmo calcula el dinero invertido en un lote o producto? Calcula la rotacin de activos (el
tiempo que tarda en recuperar la inversin, una vez que invierte en la materia prima?
Describe en detalle las operaciones del proceso que se sigue en la elaboracin de los
productos tpicos de la empresa.
Describe en detalle el equipo empleado en las distintas operaciones. Incluye fotografas o
dibujos, si es posible. Procura investigar si es equipo de reciente fabricacin, si es viejo o
est en mal estado.
Describe la forma en que est organizada(s) la(s) lnea(s) de produccin: las operaciones, las
personas (puestos) que intervienen y la forma en que se coordinan.
Describe en un croquis la distribucin de la maquinaria y equipo y la ruta que siguen los
productos en su elaboracin. Pon especial atencin en el acarreo de materia prima o material
en proceso. Explica el criterio que se haya seguido para darle a la planta su distribucin
actual. Describe los problemas que esa distribucin puede estar provocando.
Si dan trabajo a maquilar, explica en qu circunstancias recurren a ello, cmo lo supervisan y
cmo lo pagan.
Se le da mantenimiento al equipo? Es preventivo o correctivo? Cmo se programan las
actividades de quienes hacen ese mantenimiento? Se llevan registros de las veces en que
ocurren fallas? Se calculan los costos de esas fallas y de remediarlas?
Qu proceso se sigue para la creacin de nuevos productos (desde el diseo hasta la
comercializacin)? Qu tiempo se lleva cada una de las operaciones de ese proceso y
quines intervienen en ello? Cmo y cundo decide abandonar o no un producto que ya no
deja beneficios?
Cmo administra el trabajo que se realiza a destajo o por maquila? Se toma en cuenta la
calidad? Con qu criterios? Se capacita al personal que interviene? Se documentan las
especificaciones del producto? Se evala la calidad al recibirlo (describir la manera en que
se hace)?
Se llevan registros de los productos que no llenan los criterios de calidad? Se llevan
registros del producto que debe ser reprocesado? Se calculan los costos de reproceso?
Se llevan registros de producto devuelto y de los costos incurridos por ello (describirlos y
describir el proceso que se sigue cuando esto ocurre)?
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SERVICIO:
Describe en detalle los siguientes aspectos:
Cmo presta el servicio? Qu operaciones se realizan al prestarlo? Qu operaciones son
necesarias e importantes (logstica o capacitacin, por ejemplo) para estar en condiciones de
prestarlo? Se llevan registros de los clientes y de los servicios prestados? En qu
condiciones y secuencias se presentan o se detectan posibles clientes? Cmo asigna el
orden para atenderlos? Se prestan servicios de lnea (estandarizados), o se disea el
servicio en particular, para cada cliente?
Cmo se calculan los costos de prestar el servicio? Qu factores se toman en cuenta para
determinar los costos?
Cmo calculan los tipos y cantidades de materiales e insumos necesarios para prestar el
servicio? Cmo y con qu frecuencia se hacen las compras? Cuenta con crdito de los
proveedores? Cmo programa sus pagos?
Qu hace cuando los proveedores no le surten a tiempo? Suspende el servicio o lo
modifica de alguna manera? Cmo lo hace?
Tiene almacn de materiales? Cmo lo maneja? Lleva registros? Controla la calidad de
los materiales? Cmo lo hace?
Cmo se calculan los costos (describir en detalle cada una de las operaciones y ejemplificar
tan en detalle como sea posible)?
Describe en detalle las operaciones del proceso que se sigue en la prestacin de los servicios
tpicos de la empresa.
Describe en detalle el equipo empleado en las distintas operaciones. Incluye fotografas o
dibujos, si es posible. Procura investigar si es equipo de reciente fabricacin, si es viejo o
est en mal estado.
Describe la forma en que est organizada la gente que tiene contacto con el cliente, las
operaciones de apoyo, las personas (puestos) que intervienen y la forma en que se
coordinan.
Describe en un croquis las instalaciones en las que se presta el servicio. Prepara otro para
las operaciones de apoyo. Explica los criterios que se siguieron para establecer su
distribucin actual. Describe los problemas que esa distribucin puede estar provocando.
Se le da mantenimiento al equipo? Es preventivo o correctivo? Cmo se programan las
actividades de quienes hacen ese mantenimiento? Se llevan registros de las veces en que
ocurren fallas? Se calculan los costos de esas fallas y de remediarlas?
Qu proceso se sigue para la creacin de nuevos servicios (desde el diseo hasta la
comercializacin)? Qu tiempo se lleva cada una de las operaciones de ese proceso y
quines intervienen en ello? Cmo y cundo decide abandonar o no un que ya no tiene
aceptacin?
Se hacen evaluaciones de la calidad de los servicios? Con qu criterios? Se capacita al
personal que interviene?
Se llevan registros de quejas e inconformidades de clientes? Quin usa esa informacin y
para qu (describe el proceso que se sigue cuando esto ocurre)?
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COMERCIALIZACIN:
Qu caractersticas tiene su clientela? Cmo la ha adquirido? Qu cosas hace para tratar
de incrementarla?
Est enfocada la empresa a algn mercado o producto, o los cambia indistintamente?
Cmo ha decidido, o no dedicarse a productos o mercados especficos? Ha contratado o
realizado estudios de mercados? Si los hubo, cules fueron los resultados?
De qu manera promueve sus productos? Tiene una fuerza de ventas? Cmo opera?
Cmo administra esa fuerza de ventas?
Usa marca para sus productos? Ha promovido una imagen especial para ellos? Cmo ha
hecho esas promociones? Maneja publicidad para sus productos? Cmo y cundo emplea
esa publicidad (describir los procedimientos)?
Tiene algn inters en abrir nuevos mercados? Por qu? Cmo piensa hacer para entrar
en esos mercados?
Sabe qu ganancia le deja cada uno de sus productos mensualmente? Cmo lo sabe?
Emplea algn criterio para producir y promover ms alguno de sus productos?
Maneja crdito con sus clientes? Cmo lleva el registro y control de la cobranza? Qu
nivel de rotacin de cartera tiene?
Qu datos conoce de su competencia? Quines son sus competidores? Cmo se
mantiene informado acerca de lo que hace su competencia?
Qu cosas sabe acerca de su mercado (edad, nivel educativo, clase socioeconmica, si son
consumidores, o perfil de las empresas en su caso)? De qu manera se mantiene informado
respecto al mercado?
Qu tanto sabe de lo que el cliente aprecia en sus productos? Ha hecho algn esfuerzo
para mejorar las caractersticas de sus productos? En qu han consistido esos esfuerzos?
Conoce directamente la forma en la que sus productos son empleados por el cliente y el
valor que representa para ellos?
Cmo hace para fijar precio de venta a sus productos? Hace algn clculo para ello
(descrbelo y proporciona ejemplos)?
Realiza promociones y descuentos? Cundo y por qu lo hace? Cmo lo hace (describe
algunos ejemplos)?
Se presta algn servicio a los clientes despus de la venta (como instalacin, asistencia
tcnica, resurtido, etc.)?
Qu hace la empresa cuando recibe alguna reclamacin de los clientes?
FINANZAS:
Cmo llevan la contabilidad?
Hacen cierres contables cada mes? Quin usa esa informacin y para qu?
Se separa el patrimonio familiar del capital de la empresa? Si son varias empresas
relacionadas, se llevan por separado las finanzas de cada una, o se transfieren recursos de
una a otra? Se lleva algn control de sto?
Ha recurrido a algn financiamiento? De qu tipo? Cmo le ha ido con ese
financiamiento? Cmo resuelve sus problemas de liquidez, si es que los ha tenido?
Cmo calculan sus ingresos y egresos para los prximos ejercicios? Manejan
presupuestos de ingresos o de egresos? Quin y cmo los elabora?
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Cmo se compara la tecnologa de que dispone la empresa con aquella de la que disponen
sus competidores en los mercados que quiere atacar? Considera tener alguna ventaja
concreta sobre ellos? Cmo la piensa explotar?
Qu tan regular es la empresa para cumplir con las fechas de entrega? Tiene experiencia
en producir en las cantidades que se requerirn para un pedido de exportacin? Tiene
alguna previsin en lo que se refiere al escalamiento de la produccin (incremento en capital
de trabajo, costo financiero de materias primas, capacidad de produccin, costo y manejo de
errores (reproceso) y calidad, etc.?
A qu funciones y puestos piensa encomendar la funcin de exportacin? Cmo piensa
asignar las actividades necesarias (ventas, trfico, servicio a clientes, etc.? Tendr un
departamento especficamente dedicado a ello?
Tienen presupuestos para esta empresa? Han hecho clculos de las cantidades que
tendrn que invertir y del tiempo de recuperacin que tendrn? Qu fuente de
financiamiento piensan emplear? Cmo se relaciona este proyecto con el resto del perfil
financiero y presupuestos de la empresa?
INNOVACIN Y DESARROLLO TECNOLGICO:
Cules son las caractersticas del producto que ms aprecia el cliente? Cmo logra la
empresa producir y asegurar esas caractersticas? Hay algo que la empresa sepa hacer,
mejor que las dems? Qu es? Qu ventajas le proporciona esto?
Cmo se compara tecnologa que usa esta empresa con la que usa la competencia? Tiene
la empresa alguna ventaja tecnolgica sobre la competencia? Cul es?
Cul es el nivel tecnolgico (y la edad) que tiene la maquinaria y el equipo que se utilizan?
Cmo se capacita al personal para sacar mejor provecho de la maquinaria y el equipo?
Hay alguna maquinaria o equipo que no est siendo aprovechada al mximo? Por qu?
Han realizado algunas innovaciones tecnolgicas (adaptacin de equipo, modificacin de
procesos, uso de materias primas alternativas, diseo de equipo o maquinaria, entrenamiento
especfico para el personal, etc.)? Descrbelos tan en detalle como sea posible.
Han patentado alguna innovacin? Cmo la desarrollaron? Pagan regalas por alguna
patente o innovacin? Identifcalas y cuantifcalas en la medida de lo posible.
Hay alguna estrategia para hacer frente a la competencia, basada en el desarrollo
tecnolgico? Descrbela en detalle.
PROPIEDAD INTELECTUAL
MARCA
El nombre de su empresa se encuentra registrado?
Comercializa sus productos con el nombre de la empresa o con una marca distinta?
Maneja una marca para cada producto en particular, para una lnea de productos y
servicios?
Cuntas marcas tiene?
Cuntas marcas son propias?
Cuntas de sus marcas estn registradas ante el IMPI?
Cuntas de las marcas que maneja se encuentran licenciadas a usted para su uso?
Cuntas de sus marcas se encuentran licenciadas a otros?
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Tabla 1
Situacin descriptiva de las marcas
FRANQUICIA
Tiene firmado un contrato de franquicia con una empresa para utilizar su conocimiento
tcnico?
Conoce cuantos licenciatarios adems de usted tienen contrato de franquicia?
Qu aspectos que normalmente se incluiran en el contrato de licencia no se encuentran
presentes en la que maneja?
Est documentada toda la informacin sobre usos y procedimientos?
El contrato estipula cuotas anuales fijas, regalas por porcentaje de ventas, ambas o alguna
otra forma de pago al titular de la franquicia?
Segn su apreciacin Tiene alguna de sus marcas o conjunto de marcas el potencial para
convertirse en franquicia?
Tiene documentada toda la informacin necesaria sobre los usos y procedimientos
necesarios para crear un manual de franquicia?
Ha identificado potenciales clientes para realizar contratos de franquicia?
SECRETOS INDUSTRIALES / RECETAS
Posee un secreto industrial?
Tiene autorizacin para el uso de un secreto industrial?
En cuantos procesos o para la elaboracin de cuales productos interviene el uso de este
secreto industrial?
Tiene aprobado el uso de una receta (no secreto industrial) para la elaboracin de un
producto?
DISEO INDUSTRIAL
En caso de que la empresa se dedique a la produccin de bienes de capital o consumo, pero
manteniendo el enfoque en el diseo como base para la diferenciacin de sus productos:
Muebleras, fabricantes de equipo para deportes, decoracin, utensilios de cocina, transporte,
etc.
Ha lanzado algn producto al mercado para el cul segn su apreciacin, el diseo haya
jugado un papel relevante para su xito?
En caso afirmativo Ha protegido este diseo industrial?
Conoce si alguno de sus productos ha sido imitado por la competencia?
Conoce si la competencia ha registrado algn diseo que resulte similar al suyo?
Tiene alguno de sus productos un registro del diseo industrial?
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DERECHOS DE AUTOR I
La empresa tiene dominio propio de una pgina en Internet? Es este dominio nombre
similar al de la empresa? Se parece al de una marca famosa?
La empresa utiliza imgenes propias para realizar su publicidad? Recurre a diseos por
encargo? Ha utilizado imgenes de fuentes como Internet? Utiliza algn smbolo nacional
del pas o del extranjero en su publicidad?
Ha sido advertida la empresa acerca de su incurrimiento en violaciones a los derechos de
autor de terceros?
Ha firmado contratos para la utilizacin de imgenes, obras literarias, etc.?
EN CASO DE QUE LA EMPRESA OFREZCA SERVICIOS DE DISEO GRFICO,
PUBLICIDAD O CREACIN DE IMAGEN CORPORATIVA, SEA UNA IMPRENTA O SIMILAR
En los trabajos que realiza recurre siempre a diseos grficos propios?
Ha utilizado figuras o diseos famosos dentro de sus trabajos?
Cul es el impacto en el mercado que han tenido estos productos? Son nicamente de
distribucin local?
Solicita la autorizacin por escrito de parte de sus clientes para la reproduccin de obras
protegidas?
Ha utilizado elementos musicales conocidos o protegidos con derechos de propiedad
intelectual dentro de las obras audiovisuales que produce?
Ha creado composiciones musicales para ser incluidas dentro de su publicidad? Ha
buscado la proteccin para estas creaciones?
Ha buscado proteccin para alguna de sus creaciones grficas?
EN CASO DE QUE LA EMPRESA EST DEDICADA A LA ELABORACIN Y DISTRIBUCIN
DE SOFTWARE
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Produccin.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
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II.
Administracin.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
III.
Comercializacin.
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
IV.
Volumen de ventas por semana, quincena o mes, por cada uno de los
productos que produzca y/o comercialice.
Mapeo de rutas de entrega o reparto.
Ubicacin en plano de los puntos de venta o distribucin.
Relaciones de asociatividad con competidores.
Identificacin de competidores y productos que comercializan
Lista de clientes importantes y sus caractersticas.
Realizacin de investigacin de mercados para apertura de nuevas
rutas o zonas de comercializacin.
Determinacin de estudios de calidad en el servicio, si se realizan y sus
caractersticas.
Nmero de unidades automotoras (o unidades de automotores) para la
entrega del producto (caractersticas) marca, modelo, cilindraje, etc.
Finanzas.
a)
b)
c)
d)
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Razn de circulante
R.D.C.=
ACTIVO CIRCULANTE
PASIVO CIRCULANTE
Prueba de acido:
P.A. =
ACTIVO DISPOSICIN INMEDIATA
PASIVO CIRCULANTE
P.A. =
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Margen de utilidad:
M.U.N.= UTILIDAD NETA DESPUES DE IMPUESTOS
V E N T A S
Indicadores Cualitativos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
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PROPIEDAD
Consejo de Accionistas
(socios familiares
principalmente). Persona
moral.
GERENCIA
Personal.
OBJETIVOS
Ingreso familiar.
Crecimiento. Expansin.
Prediccin de eventualidades
y adaptacin reactiva a
cambios previsibles.
TEORA DEL
NEGOCIO2
Tecnologa, mercado y
necesidades atendidas son
indistintos. Importa la
oportunidad de negocio.
Se especializa en un producto,
pero lo confunde con las
necesidades del cliente.
Realiza intentos de
diversificacin poco
coherentes, incursionando en
nuevos negocios que resultan
en riesgos excesivos.
CAUSALIDAD
Incorpora creencias y
pensamiento religioso como
componente activo de
administracin del recurso
humano.
Activamente promueve el
anlisis tcnico de problemas
y el desarrollo de tecnologa.
CONCEPTO
EMPRESARIAL
BSICO
POSTURA
BSICA
No. De revisin: 0
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ADMINISTRACIN:
\ NIVEL:
1
DIMENSIN: \
Informal. Centralizada y
ESTRUCTURA
variable. Las funciones no
estn definidas de manera
estable.
No existe. Se reacciona a
PLANEACIN
eventualidades externas e
internas.
Voluntariosa, centralizada y
TOMA DE
fundamentada exclusivamente
DECISIONES
en el talento personal del
fundador.
CONTROLES
Funciones diferenciadas.
Autoridad y responsabilidad
variables.
Autoridad y responsabilidad
bien definidas.
Se intenta prever
contingencias y reaccionar
anticipadamente.
Descentralizada
incipientemente, pero
centralizada ante
contingencias. Influida por
familiares.
Llevados por familiares o
personal de confianza, sin la
capacitacin adecuada.
Se definen slo a raz de
dificultades enfrentadas.
Se fijan objetivos y se
plantean estrategias para
enfrentar contingencias.
Descentralizada, tcnicamente
fundamentada y articulada
entre unidades funcionales.
No. De revisin: 0
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COMERCIALIZACIN:
\ NIVEL:
1
DIMENSIN:: \
Relaciones personales.
COMPOSICIN
DEL MERCADO
Se aprovechan mercados
OBJETIVOS DE
locales y de manera
MERCADO
coyuntural.
2
Referencias indirectas de
clientes iniciales.
Se buscan y aprovechan
mercados preexistentes y de
nivel regional.
COMPETENCIA
No se conoce.
CONOCIMIENTO
DEL CLIENTE
No se conoce.
PRODUCCIN DE
VALOR PARA EL
CLIENTE
MARCAS
PRECIOS
PROMOCIN
No. De revisin: 0
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FINANZAS3:
\ NIVEL:
1
DIMENSIN:
\
MANEJO DEL
El capital de la empresa y el
CAPITAL
patrimonio familiar no se
distinguen. El flujo de
efectivo entre ellos no se
controla.
FINANCIAMIENT De corto plazo, con bancos o
O
agiotistas. No se tiene control
de la relacin deuda/capital.
PRESUPUESTO No existe. Se erogan recursos
DE EGRESOS
conforme lo requieren los
acreedores y la produccin.
PRESUPUESTO
DE VENTAS
No existe.
REINVER-SIN
DE UTILIDADES
Retira utilidades
inmediatamente. No
reinvierte.
USO DE
INFORMACIN
FINANCIERA
No se maneja. La
contabilidad es llevada
externamente.
Adquiere importancia el
financiamiento de proveedores
al estabilizarse las ventas.
Se programa slo lo
directamente relacionado con
pedidos colocados.
Se anticipan temporadas de
ventas con base en experiencia
previa.
Retira e inyecta capital de
trabajo sin control,
mezclndolo con las finanzas
personales.
Se conocen costos de manera
general y de manera
aproximada el punto de
equilibrio.
Se manejan presupuestos de
ventas por producto.
No. De revisin: 0
Compara retorno a la
inversin en distintas
alternativas y decide en forma
acorde.
Se pronostica el flujo de
efectivo regularmente.
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PRODUCCIN:
\ NIVEL:
1
DIMENSIN: \
DISTRIBUCIN Improvisada. Se aprovechan
espacios preexistentes.
DE PLANTA
Maquinaria de deshecho
EQUIPA-MIENTO reconstruida.
MANTENIMIENTO
PROGRAMACIN DE LA
PRODUCCIN
ROTACIN DE
ACTIVOS
No programado, nicamente
correctivo. Se depende de
personal externo.
Se produce segn
disponibilidad de materia
prima.
No se conoce
DESARROLLO DE No hay.
NUEVOS
PRODUCTOS
No hay control de calidad.
CALIDAD
COSTOS
Se conocen de manera
casustica. No se calculan
costos indirectos.
Se reordena la distribucin de
planta, racionalizando proceso.
Maquinaria de 10 a 20 aos.
Maquinaria construida en la
empresa.
Mantenimiento preventivo
rutinario.
Se programa produccin
anticipadamente, pero con
interrupciones obligadas por
pedidos urgentes.
Se conoce tiempo de
recuperacin de la inversin
No. De revisin: 0
Se redisea la planta.
Se introducen sistemas
avanzados de manufactura.
Maquinaria reciente, (menos
Maquinaria moderna adquirida
de 10 aos) ofrecida por
en ferias internacionales.
distribuidores.
Tecnologa competitiva.
Mantenimiento preventivo
Modificaciones a la
programado para reducir
maquinaria para alargar su
tiempos muertos.
vida til.
Se programa la produccin con Se produce bajo contratos de
base en pronsticos de ventas largo plazo.
y estudios de mercado.
Se programa renovacin de
equipos
Basados en habilidades
tecnolgicas distintivas.
Se incorpora como
responsabilidad del trabajador
en el mismo proceso.
Se optimizan costos de
produccin, procurando
mantener la calidad.
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\NIVELES:
DIMENSIN: \
NMINA
1
Calculada por destajo, semanal
y manualmente.
Se contrata a familiares. La
SELECCIN Y contratacin es informal y en el
CONTRATACI contexto del ingreso familiar.
N
La capacitacin es vista
nicamente como un gasto. No
CAPACITAse capacita, porque luego se
CIN
van.
Alta e irregular. Contratacin
ROTACIN DE temporal, segn demanda.
PERSONAL
Directa del dueo y fundador.
SUPERVISIN
CONDICIONES
FSICAS DE
TRABAJO
MOTIVACIN
Diseo y aplicacin de
incentivos por productividad.
Grupos autoadministrados
(autogestivos).
Programas de seguridad
industrial administrados
profesionalmente.
Paternalista. Orientada
Retribucin econmica definida
fundamentalmente a premiar la por tarea. El trabajador define
lealtad.
los estndares de calidad y
mtodos a emplear.
No. De revisin: 0
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DESARROLLO TECNOLGICO
TECNOLOGA DE
PROCESO
1
Usa procedimiento
tradicional.
2
3
Altera proceso nicamente
Altera proceso para reducir
como respuesta a problemas. costos.
4
Altera proceso y conoce el
valor del secreto industrial.
TECNOLOGA DE
PRODUCTO
Copia diseos de la
competencia.
Copia diseos de
exposiciones y revistas.
Disea ocasionalmente, a
iniciativa interna.
INNOVACIN
ASIMILACIN DE LA
TECNOLOGA
CAPACITACIN
PROPIEDAD
INDUSTRIAL
COMPRA DE EQUIPO
DOCUMENTACIN
REGISTROS DE
INDICADORES
Compra equipo de
oportunidad (chatarra) y lo
restaura para operar).
Se carece completamente.
Depende del talento de una
persona.
Ninguno. Operan
errticamente.
Se documentan slo
parmetros crticos del
proceso.
Llevan registros
administrativos solamente.
Se documentan diseos y
procedimientos bsicos de
operacin.
Llevan registros histricos
de variables tcnicas.
No. De revisin: 0
5
Modifica proceso
sistemticamente, para
optimizar calidad.
Disea sistemticamente, a
iniciativa del cliente.
Innova para permanecer
como lder en un mercado.
Disea y crea maquinaria
apropiada a sus necesidades.
El personal est en
condiciones de innovar y
modificar el proceso.
Es activo en el uso de
patentes de manera ofensiva
y defensiva.
Disea y construye su
propio equipo.
Se documenta
sistemticamente
(rastreabilidad).
Usan registros para
optimizar indicadores.
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SERVICIOS
\ NIVEL:
DIMENSIN: \
DIST
RIBUCIN DE
LAS
INSTALACIONES
EQUIPO Y/O
MOBILIARIO
MEJORA DEL
SERVICIO
PROGRAMACIN DEL
SERVICIO
ROTACIN DE
ACTIVOS
DESARROLLO
DE NUEVOS
SERVICIOS
Improvisada. Se
aprovechan espacios
preexistentes.
Crecimiento por
chipotes: adiciones no
planeadas.
Se reordena la distribucin
de las instalaciones,
racionalizando proceso.
Se redisean las
instalaciones por alguien
especializado.
No se programa
Se programa
anticipadamente pero
surgen cuentualidades.
No se conoce
Se conocen nicamente
costos
No hay.
Se conoce tiempo de
recuperacin de la
inversin
Por iniciativa sin tomar en
cuenta las necesidades del
cliente.
Unidad funcional
responsable de la calidad.
Se conoce el punto de
equilibrio y se procura
programar la prestacin del
servicio en concordancia.
COSTOS
Se conocen de manera
causal. No se calculan
costos indirectos.
No. De revisin: 0
5
Reaplica logstica y
tecnologa.
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en la Pequea
y Mediana Empresa
Capacidad
de Exportacin
\ NIVEL:
DIMENSIN: \
MOTIVACIN
Respuesta a contraccin de
mercados domsticos. Necesidad de
colocar excedentes de produccin.
Perspectivas de crecimiento y
expansin.
Aspiraciones de competitividad
internacional.
COMPROMISO
Exportacin consistente de un
porcentaje de la produccin.
No comercializa: Le vienen a
comprar.
Vende a un corredor o
comercializadora internacional.
Ninguno.
nicamente responde a
reclamaciones.
CONSISTENCIA
Liderazgo internacional.
CALIDAD
FINANCIAMIENTO
Posicionamiento. Establece
reputacin propia en los mercados.
Maquinaria obtenida de
proveedores locales. Tecnologa de
bajo costo.
Investigacin y desarrollo
tecnolgico propios.
MERCADOS
COMERCIALIZA-CIN /
DISTRIBU-CIN
SERVICIO AL CLIENTE
FORMALIDAD
ESTRATEGIA
BASES DE
NEGOCIACIN
TECNOLOGA
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Propiedad Intelectual
\ NIVEL:
Desarrollo tecnolgico
propio
Diseo Industrial y
Modelo de utilidad
Innovacin (Patente)
Marca y signos
distintivos
Transferencia de
activos de PI.
Transferencia
tecnolgica.
Defensa de Propiedad
Intelectual
DIMENSIN: \
Conocimiento de la PI
Mecanismos que
pudieran generar
activos de PI
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Ya hemos visto que es un ciclo de negocios, ahora es importante mencionar que la mejor forma
de plasmarlo grficamente es en un diagrama de flujo. Este es una representacin tcnica de
las actividades y procedimientos en forma precisa, que facilita y optimiza los tiempos par
entender una operacin. En un diagrama de flujo se plasma la secuencia de las actividades que
realizan las personas y la documentacin con sus respectivos movimientos que se utilizan
dentro del proceso. Para tener una informacin tcnica de la elaboracin y las recomendaciones
acerca de los diagramas de flujo se puede consultar el libro Diagnostico empresarial; Salvador
Valdez Rivera, ed. Trillas, en su captulo 3
Todo diagrama de flujo cuenta con figuras bsicas, las cuales se presentan en el cuadro 1. Es
necesaria su comprensin para que todo diagrama de flujo sea ms digerible tanto en su
elaboracin como en su comprensin y as poder entender mejor (en nuestro caso) el ciclo de
negocio.
Cuadro 1. Smbolos para elaborar diagramas de flujo4
Inicio o fin: Indica el principio o fin de un diagrama de flujo.
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CICLO DE NEGOCIO
Necesidad
insatisfecha del
consumidor
Bsqueda de
Opciones
SI
Con
vence?
Seleccin de
Opciones
Contacto con
proveedor
NO
Con
vence?
SI
Levantamiento
de pedido
NO
NO
Con
vence?
Detallado
Elaboracin
de producto
NO
SI
Producto
en
inventario
SI
Cierre de trato
Pago
Gusta
?
Verificacin
del producto
(consumidor)
NO
Devolucin
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Entrega de
producto
SI
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.
2.- En equipo discuten el Mapa de la problemtica.
DETECCIN DE PROBLEMAS
Una vez que se ha recopilado toda la informacin referente a la empresa, es tiempo de
comenzar con la deteccin de problemas. Naturalmente, habr algunos que salten a la vista sin
ningn esfuerzo, sin embargo, es necesario aplicar una metodologa para encontrar aquellos
que ms efectos tienen sobre la operacin y situacin de la empresa.
Generalmente, el 20% de los problemas -que son los principales-, provocan de una forma u otra
el restante 80% -que son los de menor relevancia-. Por lo tanto, al solucionar los principales
problemas, los dems se resuelven fcilmente.
La metodologa que se aplica para la deteccin y priorizacin de los problemas de la empresa,
se llama Mapa de Problemtica.
Para elaborar el Mapa de Problemtica se trabaja con una lluvia de ideas, en donde los
miembros del equipo deben aportar observaciones. El ejercicio se realiza sobre un rotafolio o
alguna superficie de exposicin donde se pueda escribir, y se divide en las reas de la empresa.
Se deben anotar todas las causas o efectos de problemas que se observen o deduzcan a partir
de la informacin y los datos que se obtuvieron. Tales anotaciones se encierran en crculos y se
ubican en el rea de la empresa a la que pertenecen, como en el ejemplo siguiente:
Administracin
Falta de polticas y
objetivos
Gerencia autocrtica
sin visin
Comercializacin
Ventas bajas
No se realiza labor de
mercadotecnia
Produccin
Maquinaria obsoleta y
descuidada
Finanzas
No hay reinversin ni
autofinanciamiento
Disminucin notable
de las utilidades
Recursos Humanos
Alta rotacin de
personal
Baja motivacin
La labor de anotar las observaciones debe ser exhaustiva, y por lo tanto, es importante escribir
todo hasta que las ideas comiencen a ser repetitivas.
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Administracin
Falta de polticas y
objetivos
Gerencia autocrtica
sin visin
Comercializacin
Ventas bajas
No se realiza labor de
mercadotecnia
Produccin
Maquinaria obsoleta y
descuidada
Finanzas
Disminucin notable
de las utilidades
No hay reinversin ni
autofinanciamiento
Recursos Humanos
Alta rotacin de
personal
Baja motivacin
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EVALUACIN DE PROBLEMAS
Obstculos que impiden la realizacin de
los objetivos.
PLANTEAMIENTO DE PROPUESTAS
Alternativas para cumplir los objetivos
COSTO
De las acciones especficas,
expresado en dinero $
BENEFICIO(S)
En trminos econmicos $. Se
obtendrn a partir de las actividades
especficas.
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Nombre de
la empresa
Nombre del
consultor
Fecha
elaboracin
Tarea
Tarea 1
Tarea 2
Tarea 3
Tarea 4
Tarea 5
Al Centro
Mes 1
Responsable
Nivel de avance
%
No. De revisin: 0
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ESTUDIOS SECTORIALES:
Para cerrar el proceso de consultora se recomienda hacer uso de la informacin
sectorial.
El comportamiento econmico de las empresas est sujeto a factores que influyen
sobre todas ellas, (como variables demogrficas, econmicas, tecnolgicas, etc.) y
que es necesario comprender para tomar decisiones en el corto y el largo plazo.
Al mismo tiempo, el propio desempeo de las unidades productivas genera, a nivel
agregado, tendencias y fuerzas que configuran las presiones competitivas y las
problemticas que cada una de ellas debe atender.
Esto significa que, para comprender y diagnosticar correctamente el desempeo de
una empresa especfica, es importante tener tambin una idea clara y precisa de
las fuerzas de carcter social y econmico a las que est sujeta.
Los estudios sectoriales se plantean, desde el nivel internacional, hasta el regional.
En cada caso se plantean las implicaciones y las consecuencias previsibles para
las empresas del ramo.
Los estudios sectoriales se realizan con el fin de poder interpretar mejor el entorno
en el cual se involucra la empresa. Se realizan con informacin estadstica
disponible en organismos pblicos y privados (informacin secundaria) se utilizan
bases de datos de Instituciones tales como: Instituto Nacional de Estadstica,
Geografa e Informtica (INEGI), Sistema de Informacin Empresarial Mexicano
(SIEM), Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), Banco de Comercio Exterior
(BANCOMEXT), Cmaras o Asociaciones, Ayuntamientos locales, Comisin
Nacional del Agua (CNA), Organizacin Mundial de la Salud (OMS), Consejo
Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONACYT), por mencionar algunos.
Para la elaboracin e interpretacin de un estudio sectorial, es importante que
conozcan la forma como un giro o actividad econmica, mantiene una relacin
sistmica con giros complementarios dando origen a la formacin de una red
econmica. Para entender la relacin que mantiene el giro de agua embotellada y
la fabricacin de hielo es necesario consultar la Clasificacin Mexicana de
Actividades y Productos (CMAP).
CLASIFICACIN MEXICANA DE ACTIVIDADES Y PRODUCTOS:
Para realizar un estudio sectorial es importante conocer la forma como estn
ordenadas las actividades econmicas. En Mxico contamos con la Clasificacin
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Nivel de Agregacin
Sector
Sub sector
Rama
Clase
Dgitos
3
31
3130
313050
Descripcin
Manufactura
Alimentos, bebidas y tabaco
Industria de las bebidas
Elaboracin de refrescos y otras bebidas no
alcohlicas. Incluye aguas purificadas.
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ETAPA DE CAPACITACIN:
Para lograr que el empresario y sus trabajadores se involucren en el proceso de
consultora, es necesario que el equipo consultor disee un programa de
capacitacin a la medida de las necesidades de la empresa. La capacitacin es
una herramienta que facilita el proceso de consultora. Es a travs de ella, como se
logra sensibilizar al personal y al empresario para que cumplan con las actividades
que les corresponde en el plan de trabajo e implementacin.
Es importante que el equipo consultor, durante la etapa del diagnstico, detecte las
necesidades de capacitacin. Posteriormente, se debe disear un programa con
cursos o talleres que tengan como finalidad la participacin de todos los miembros
de la empresa, incluido el dueo. El equipo consultor debe mostrar al empresario el
proyecto de capacitacin. Es labor del equipo de consultora negociar su
aprobacin y los horarios en que se ejecuten (bsquense horarios que no
interfieran en la operacin de la empresa. El programa pretende integrar al
empresario y a los trabajadores en la solucin de los problemas.
Los cursos deben ser preparados por el equipo consultor. Se recomienda hacer
uso de diferentes recursos didcticos tales como: diapositivas, cartulinas, acetatos,
pintarrn (si se dispone), diseo de trpticos informativos, pequeos manuales, etc.
Cabe sealar que debemos tomar en cuenta el nivel cultural y acadmico de los
participantes para disear los materiales. Se recomienda utilizar un lenguaje comn
y cuando se utilicen trminos tcnicos, siempre referenciar el concepto con un
lenguaje sencillo.
Para disear el programa y los materiales, el equipo consultor debe integrar
dinmicas
que permitan que los trabajadores se relacionen en escenarios
diferentes al trabajo. Quien est al frente de la sesin, deber ser motivador para
ganar inters en las reuniones. Tambin ser un interlocutor de los que no opinan,
y mediador en las discusiones, siempre procurando evitar conflictos.
El programa debe se ser de sesiones cortas, que no cansen a los participantes. Se
sugiere sesiones mximo de una hora. Otra sugerencia es, no extender ms de
una semana la capacitacin.
Debe gestionarse de ser posible ante el empresario, el que se cuente con un
bocadillo o una bebida para ofrecer a los participantes. Aunque este no es el fin, se
considera como una actividad social porque se comparte el alimento o la bebida, lo
que fortalece la unidad y la colaboracin entre los participantes. Debe quedar claro
que no es una condicin para llevar acabo el curso, slo es una sugerencia.
Al concluir el programa de capacitacin, el equipo consultor debe elaborar los
reconocimientos de participacin para quienes asistieron al curso.
Autoriz: Director del Instituto
No. De revisin: 0
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La seleccin de los cursos adecuados para cada empresa debe hacerla el equipo
consultor, cuando se preparan las propuestas de mejora para la empresa, y deben ser
parte de ellas.
No. De revisin: 0
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Empresa
No. De revisin: 0