Guia REDISEÑO

T sirves a tu pas,
nosotros te servimos a ti
REDISEO
INSTITUCIONAL DE
ENTIDADES PBLICAS
Orden Nacional
L ibertad
O rd e n
REDISEO INSTITUCIONAL DE ENTIDADES PBLICAS
L ib ertad
O rd e n
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica

Este documento reemplaza
La Gua de Modernizacin de Entidades Pblicas No. 19
y todas sus versiones anteriores
Coordinacin Editorial
Adriana Bermdez Silva
Redaccin y Edicin
Grupo de Comunicaciones e Innovacin
Diseo y Diagramacin
Santiago Alonso Restrepo Domnguez

Luis Alejandro Guevara Cubillos

Carrera 6 No 12-62, Bogot, D.C., Colombia
Conmutador: 334 4080 / 86 - Fax: 341 0515
Web: www.dafp.gov.co - e mail: webmaster@dafp.gov.co
Lnea gratuita de atencin al usuario: 018000 917770
Bogot, D.C., Colombia, Julio de 2014
INDICE
Pgina
Cmo interpretar esta gua?
L ib erta
y O rd e n
Canales de atencon
10
Acerca de esta gua
11
Para el rediseo institucional de su entidad
12
Cmo es el proceso?
Elizabeth Rodrguez Taylor

Directora
Mara Teresa Rusell

Subdirectora
Jos Fernando Berro Berro

Director Tcnico
Equipo de Trabajo
Luz Mary Riao Camargo

Fredy Surez Castaeda
Hernando Daza Rodrguez
Diagnstico Organizacional
15
El Estudio Tcnico:
17
Paso 1: Acerca de su entidad
18
Paso 2: Marco legal
19
Paso 3: Anlisis externo
21
22
Definicin de factores externos

Cmo se hace?
INDICE
INDICE
Pgina

Paso 4: Anlisis interno
25
Anexos
Anlisis de procesos - identificacin del mapa de proceso
26
Anexo 1 . Tabla 1 Diagnstico Organizacional
16
Anlisis de procesos - Tipos de procesos
27
Anexo 2. Tabla 2 Marco Legal
19
Anlisis de procesos
28
Anexo 3. Tabla 3 Anlisis Externo
23
Identificacin de productos y/o servicios
29
Anexo 4. Modelo Decreto Estructura
36
Evaluacin de la prestacin de servicios
30
Anexo 5. Matriz Perfiles y Cargas de Trabajo
39
Paso 5: Alineacin del Modelo de Operacin
32
Anexo 6. Comparativo Cargos y Costos Planta de Personal
41
Paso 6: Estructura u organizacin interna
33
Anexo 7. Certificacin Opec
41
36
Anexo 8. Modelo Acto Administrativo Planta de Personal
41
Paso 7:Perfiles y cargas de trabajo
38
Anexo 9. Gua 17
43
Paso 8: Planta de personal
40
Pgina
Consolidacin y diseo de la organizacin o estructura interna
Diseo de planta de personal
Paso 9: Manual de funciones y de competencias laborales
43
#YO
#YO
#YO
#YO
#YO
Importante
Se refiere a informacin de gran importancia para el proceso.
Estos cuadros recalcan sobre ideas fundamentales del
desarrollo de la gua.
Ejemplo / Pie de Pgina

Esta sealizacin tambin se utiliza a la hora de resaltar y
aclarar trminos y siempre corresponden a un pie de texto.
Tareas
Las tareas son acciones concretas que hay que desarrollar
en cada captulo. Este cuadro es de gran importancia para
asegurarse de completar la gua de manera adecuada.
Anexos
El documento contiene hipervnculos a los anexos para
visualizarlos y trabajar en ellos.
Nuestras Palabras
Estos son consejos, aclaraciones y observaciones de
nuestros mejores asesores, sus palabras y consejos le
acompaarn a lo largo de la gua.
www.sirvoamipais.gov.co
Twitter: @sirvoamipais
e-mail: contactenos@sirvoamipais.gov.co
8
Acerca de esta gua

Esta gua es el instrumento para que su entidad
Nuestros canales de atencin son:
identifique y genere los cambios necesarios para la
webmaster@dafp.gov.co
prestacin permanente del mejor servicio.
No basta ofrecer o prometer un

determinado portafolio de bienes y
servicios, es necesario proporcionar y
garantizar una prestacion de servicios
con calidad y oportunidad, a partir de
instituciones debidamente organizadas
y empoderadas en su quehacer.
Nuestro objetivo es guiarle en este

proceso de manera gil y eficiente.
Lnea Gratuita de Atencin al Cliente
01 - 8000 - 917 - 770
Elizabeth Rodrguez Taylor
Tratamos de explicarle de manera simple y eficiente cmo

es el proceso que se debe llevar a cabo en un rediseo
Directora
institucional, por qu es importante, con qu debe contar
Presencial
antes de iniciarlo, cmo debe adelantar el proceso.
Carrera 6 No 12-62, Bogot, D.C., Colombia
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica,

DAFP, existe para facilitar el cumplimiento de la Normativa
vigente para el rediseo organizacional.
Este es un requerimiento legal establecido en el Artculo
Gracias por su atencin y esperamos que su experiencia en el

uso de la gua sea fcil y de gran utilidad para su entidad.
228 del Decreto 019 del 10 de Enero de 2012.
Importante
Todos los procedimientos descritos
en esta gua pueden realizarse
con el personal de su entidad, en
conjunto con la asesora del DAFP.
10
11
Acerca de esta gua
Cmo es el proceso?
Importante
Para el rediseo
institucional de su
entidad, usted necesita:
1. VIABILIDAD POLTICA
Los pasos 3 y 4 se debern trabajar

de manera simultnea ya que hay
elementos que aplican para las dos
instancias.
2. REDIRECCIONAMIENTO
ESTRATGICO
3. VIABILIDAD TCNICA
Su Entidad
Su Entidad + DAFP
Su Entidad
Solicita al Director del DAFP mediante un oficio,

que se le asigne un asesor para el proceso de
rediseo Institucional.
Tareas
Proyectar el Oficio de Solicitud
4. VIABILIDAD PRESUPUESTAL
Entidad ante la que se tramita
Cabeza de Sector
Instancia que se defina

al Interior del Gobierno
DAFP
Departamento
Administrativo
de la Funcin Pblica
MHCP
Ministerio de
Hacienda y
Crdito Pblico
DNP
Departamento
Nacional
de Planeacin
Qu necesita presentar?
Estructura general de la
propuesta y argumentacin
del rediseo institucional
Propuesta general
de rediseo
institucional
Estudio Tcnico
12
Enfoque estratgico y
modelo de operacin
Concepto sobre el
Estudio Tcnico
Tareas
Conformar equipo de trabajo Multidisciplinario.
Cuadro comparativo
planta de personal actual vs planta
propuesta
Resultado esperado
Aprueba y nombra al
Gerente de Rediseo
Secretario General
Una vez asignado el asesor, su entidad debe

conformar un equipo de trabajo multidisciplinario.
Gastos Generales
Viabilidad
presupuestal
Inversin
Concepto de
afectacin
13
Debe realizar un cronograma de trabajo que

incluya los responsables de las actividades, los
tiempos de ejecucin y los indicadores para
evaluar el avance del proceso.
Tareas
Elaborar el Cronograma.
Cmo es el proceso?
Cmo es el proceso?
Para dar solucin a un problema, es necesario partir de un
Su Entidad
Completar los componentes del estudio tcnico,
con el apoyo de su asesor. Posteriormente el
Ministro o Director de Departamento, presentar
formalmente al DAFP el estudio.
diagnstico, que es la base sobre la cual se construye todo

proceso de cambio organizacional.
El diagnstico es la base sobre la cual

se construye todo proceso de cambio
organizacional.
ste nos permitir descubrir y plantear una intervencin
Tareas
apropiada en la estructura y planta de personal, para la
Realizar el Estudio Tcnico completo para los

procesos de rediseo institucional a implementar.
Este es el propsito de la gua.
eliminacin de barreras, para la obtencin de niveles de
Direccin de Desarrollo Organizacional
funcionamiento ptimos en la entidad u organismo pblico.
Las tareas especficas a realizar son enumeradas

y explicadas a lo largo de la gua.
DAFP
El DAFP formular las observaciones en caso de
ser necesario.
Anexos
Para la elaboracin del estudio tcnico dirjase
a los anexos correspondientes.
Para su diagnstico tenga

en cuenta las siguientes
preguntas orientadoras:
Cada proceso y anexo ser sealado a lo largo

de la gua en el momento en que los necesite.
1. La estructura organizacional debe ser intervenida

para crear o suprimir dependencias?
2. La planta de personal debe ser objeto de una

redistribucin interna o requiere una modificacin
para crear o suprimir empleos?
DAFP
El DAFP expedir un concepto tcnico para
que contine con su proceso en la entidad
correspondiente.
Importante
Todo estudio tcnico debe anexar
la memoria justificativa establecida
en el decreto 1345 de 2010.
14
3. Se evidencian fraccionamientos de procesos que

implican desgastes administrativos y demoras
injustificadas en la entrega de resultados?
15
Importante
Use el diagnstico para impulsar y
direccionar el cambio, la innovacin
y la gestin de conocimiento en la
entidad.
El Estudio Tcnico
Describa aqu las situaciones que inciden en el

rediseo institucional.
TABLA 1 - Diagnstico Organizacional
Importante
El estudio tcnico es el fundamento bajo el cual su

entidad justifica el rediseo organizacional que va a
realizar. Es un procedimiento de suma importancia ya
Dependiendo del proceso de

rediseo institucional que vaya a
realizar, necesita completar todo
el estudio tcnico o solo las partes
relevantes del mismo.
que nos permite no slo supervisar su peticin sino

tambin orientarle acerca de las mejores decisiones
ELEMENTOS A CONSIDERAR
SITUACIN ACTUAL
SITUACIN PROPUESTA
ACCIONES
que puede tomar con respecto a su organizacin.
Funciones
Dependencias - Estructura
Este estudio tcnico

se compone de las
siguientes partes:
Procesos
Produccin servicios /
bienes
1. Acerca de su Entidad
Planta de personal /
Perfiles de empleos
2. Marco Legal
3. Anlisis Factores Externos
4. Anlisis Interno
5. Redefinicin del Modelo de Operacin
6. Estructura u Organizacin Interna
7. Perfiles y Cargas de Trabajo
8. Planta de Personal
9. Manual de Funciones y Competencias Laborales
Costos (Recursos econmicos)
Otro - Cul?
16
Anexo
17
El Estudio Tcnico
PASO 1 - Acerca de su Entidad

Es necesario que identifique su entidad con nombre,
PASO 2 - Marco Legal

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD
naturaleza jurdica y objeto social, como tambin

informar si han surgido eventos que han afectado el
misma de su proceso de rediseo.
entidad que permitan identificar la regulacin vigente

con respecto a estructura, nomenclatura, clasificacin
2. NATURALEZA JURDICA
desarrollo organizacional de su entidad. Esta informacin

permitir que se identifique rpidamente la naturaleza
En este paso debe citar las normas propias de su
y remuneracin de empleos, planta de personal y
El cuadro que debe completar se

encuentra en la siguiente pgina.
manual especfico de funciones y competencias

3. OBJETO SOCIAL
laborales o estatutos (slo para el caso de entidades
4. Explique brevemente (mximo 500 Palabras) si
descentralizadas). Estas normas deben estar en el
El marco legal se completa mediante el diligenciamiento
normograma de su entidad.
del cuadro que se presenta a continuacin, y en el anexo

correspondiente, para lo cual debe incluirse lo que
han surgido eventos recientes que hayan afectado
La informacin requerida
se completa suministrando:
Ejemplo
aplique a cada tem; por ejemplo, para el caso de las
el desarrollo institucional y que han generado
Plantas de Personal, slo se diligencia lo referente al acto
transformaciones y cambios. De no existir dichos
El marco legal se completa

mediante la tabla incluida
en el anexo del mismo nombre.
eventos no es necesario que escriba nada.
administrativo vigente y la propuesta que se desarrollar a

travs del proceso de rediseo institucional.
Tareas
Diligenciar el cuadro de marco legal de manera
breve y concisa con informacin relevante.
Tenga a la mano el normograma de su entidad.
Tareas
Anexos
Llenar la informacin requerida en la Resea

Organizacional acerca de su entidad.
18
Marco_Legal
19
Paso 2 - Marco Legal
PASO 3 - Anlisis de Factores Externos
Mencione aqu las normas que inciden en el

rediseo institucional
TABLA 2 - Marco Legal
Es muy importante para la justificacin de cualquier

cambio en pro de la modernizacin de su entidad que
tenga en cuenta la interaccin de su entidad con su
contexto. Qu tipo de cambios en su entorno dan como
Normas Especficas
No. Acto
Administrativo
Responsabilidad
de la Entidad
Se cumplen las
Responsabilidades
SI
PARCIALMENTE
N/A
consecuencia la reorientacin de estrategias, actividades,
Propuesta de Reforma y Acciones
planes y programas de su entidad?
Lo ms probable es que su entidad no

se vea afectada por los 5 factores de
manera simultnea, por lo cual usted
debe seleccionar los FACTORES
que s le afecten y en un mximo de
500 PALABRAS por FACTOR debe
explicar su incidencia en el rediseo
institucional solicitado.
Plan Nacional de
Desarrollo PND
Plan Sectorial de
Ddesarrollo
Estructura
Estos son los factores

que debe considerar para
su rediseo institucional
Planta de Personal
Nomenclatura
Otras
20
Importante
Tareas
Llenar el documento de Anlisis de factor.
1. Factor Poltica Pblica Sectorial
Anexo
21
Solo analice un entorno si afecta a la reforma

de su entidad.
2. Factor Econmico (Presupuesto)
4. Factor Ambiental
3. Factor Social
5. Factor Tecnolgico
Paso 3 - Anlisis de Factores Externos
PASO 3 - Anlisis de Factores Externos - Definicin de Factores

1. Factor Poltica Pblica Sectorial
Las entidades pblicas nacionales debern adoptar y
ajustar su estructura organizacional teniendo en cuenta el
contexto de orden poltico. Por ejemplo: Plan Nacional de
Desarrollo, Lineamientos de Poltica Pblica, Plan Sectorial
y Plan Operativo, entre otros.
2. Factor Econmico (Presupuesto)

Identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la
aplicacin de las polticas macroeconmicas, presupuestales
y fiscales, que enmarcan el quehacer de su entidad, y
determinan su incidencia en el costo de la prestacin de los
servicios, salarios y la diversificacin de productos.
Haga una breve descripcin de los factores externos

que inciden en el rediseo institucional
TABLA 3 - Anlisis Externo
4. Factor Ambiental
Su entidad debe fijar especial antencin en cmo sus
actividades impactan en el medio ambiente. Debe conocer
cmo afecta al entorno natural y las personas a travs del
ejercicio de sus actividades.
Factores Externos
Norma / Lineamiento
Incidencia
Debilidad
Oportunidad
Efectos
Propuesta
Acciones
Poltica Pblica
Sectorial
5. Factor Tecnolgico
Econmico
(presupuesto)
Tener en cuenta y estar al tanto de los diferentes avances

en todo lo referente a las TIC , para analizar si pueden ser
aplicadas, maximizando el beneficio para la comunidad.
Este anlisis mide la brecha que tiene su entidad con
respecto a los avances tecnolgicos y la utilizacin
de las redes de informacin como un mecanismo de
comunicacin e intercambio.
Social
Ambiental
Para ms informacin, consulte: http://www.mintic.gov.co

Tecnolgico
3. Factor Social
Anexo
Determinar las situaciones que influyen en las dinmicas

sociales, como orden pblico, crecimiento de la poblacin,
nivel de educacin, entre otros. Se debe conocer y responder
a las necesidades cambiantes de la poblacin.
22
23
Paso 3 - Anlisis de Factores Externos
PASO 4 - Anlisis Interno

Partiendo de la misin de su entidad, se debe establecer
la relacin con la gestin que desarrollan, y si da
respuesta a las necesidades de sus usuarios y grupos de
inters. Para sto es importante hacer una valoracin
sobre el funcionamiento de la institucin y el aporte real
que da a la sociedad mediante sus servicios y productos,
as como su cobertura.
Para realizar esta

valoracin debe tener
en cuenta:
en los procesos de planicacin, desarrollo
Importante
La entidad debe desarrollar su objeto social, bajo el modelo de operacin, y a partir
de ah, identificar claramente la misin y los productos y/o servicios que ofrece.
24
25
Paso 4 - Anlisis Interno
Anlisis de Procesos - Identificacin del Mapa de Procesos

Mapa de procesos - Representacin grfica que muestra
la estructura e interacciones entre los diferentes procesos
que desarrolla la entidad a nivel general.
Macroproceso
El conjunto de procesos articulados que contribuyen al
cumplimiento de la misin institucional.
Proceso
Anlisis de Procesos- Tipos de Procesos
Procedimiento
Es la forma especfica de llevar a cabo una actividad.
ESTRATGICOS
Debe identificar: qu debe hacerse y quin debe hacerlo;

cundo, dnde y cmo se debe llevar a cabo; qu
materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y cmo
controlarse y registrarse.
Se define como una serie de actividades que se desarrollan

secuencial y lgicamente con el fin de elaborar un producto
o servicio que satisfaga las necesidades y expectativas de
los clientes o usuarios.
Importante
Actividad
Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un
procedimiento para facilitar su gestin. La secuencia
ordenada de actividades da como resultado un subproceso
o un proceso.
26
MISIONALES
Son aquellos que contribuyen directamente al cumplimiento de los objetivos y a la

razn de ser de la organizacin; su objetivo fundamental es entregar los productos
o servicios que el cliente o usuario requiere para satisfacer sus necesidades. Estos
procesos tambin se conocen como crticos o claves de la organizacin.
APOYO
Son aquellos que dan soporte para el buen funcionamiento y operacin de los
procesos estratgicos y misionales de la organizacin.
EVALUACIN /
CONTROL
Son aquellos que adelantan las dependencias responsables de verificar que los
resultados y acciones previstas se cumplieron de conformidad con lo planeado.
Nota
Es necesario que los proyectos
definidos por la entidad estn
armonizados con los procesos.
Tenga en cuenta que los procesos,

actividades y procedimientos son el
insumo bsico para el levantamiento
de las cargas de trabajo, y las cargas
de trabajo son el insumo bsico para
el manual de funciones.
Aquellos que orientan, evalan y hacen seguimiento a la gestin de la entidad,

incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin
de objetivos, provisin de comunicacin y aseguramiento de la disponibilidad de
recursos necesarios.
Importante
Para el anlisis de procesos utilice la metodologa ms adecuada a la naturaleza de
su su entidad y determine si es necesaria una accin de mejora.
27
Anlisis de Procesos
Importante
Identificacin de Productos y/o Servicios
Verificar si los productos o servicios resultado
Tenga en cuenta la informacin

suministrada en la tablas 1, 2 y 3.
Identifique los productos y servicios internos y externos
de cada uno de los procesos permiten el
deben revisar los siguientes aspectos bsicos:
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Verificar
generados por lo procesos y una vez identificados, se
Verificar
Concluir
Corresponden a los objetivos y funciones de su institucin?

Se requiere que el proceso se lleve a cabo?
Cules procesos se deben mantener?
Es necesario que el proceso sea ejecutado por la Entidad?
Cules procesos se deben eliminar si fuera el caso?
Est llevando a cabo el mismo proceso en varias

dependencias de la entidad? En otras entidades del sector,
o en otro sector?
Cules procesos son susceptibles de contratar con terceros

para mejorar calidad y eficiencia?
La entidad suministra los recursos necesarios para la

obtencin de los productos y/o prestacin de los servicios?
Cules procesos son susceptibles de trasladar o unificar?
La entrega de los productos y servicios es oportuna para

los usuarios o clientes?
Cul es el nivel de investigacin, desarrollo y avance
tecnolgico, as como tambin innovacin?
Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin
de los productos y/o servicios.
Concluir
Cules objetivos, funciones y productos se siguen
desarrollando?
Cules no se requieren?
Cules se proponen?
Cules funciones deben ser llevadas a cabo por los
particulares?
Es pertinente hacer una modificacin a las normas que
rigen su funcionamiento?
A qu procesos se les debe aplicar acciones de mejora?

Cuenta con un responsable para su ejecucin?
Es necesario replantear alguno de los recursos necesarios
para la obtencin de los productos o prestacin de los
servicios de cada proceso?
Tareas
Se requiere modificar la estructura interna?
28
De acuerdo con los resultados de este anlisis,

determine cul es la accin de mejoramiento
a implementar, esto har parte del rediseo
institucional y conclusin del estudio tcnico.
29
Evaluacin de la Prestacin de Servicios

Verificar
Evaluacin de la Prestacin de Servicios
Concluir
Cules son los logros de la entidad en la prestacin de

servicios o entrega de productos frente a metas establecidas?
Se requiere mejorar la oportunidad en la prestacin de

servicios o entrega de productos?
Cul es la oportunidad en la entrega de los productos y/o

servicios?
Establecer niveles de mejoramiento en el uso de recursos.
Importante
Ajustar los estndares de desempeo a los requerimientos.
Tenga en cuenta la informacin suministrada en las tablas 1, 2 y 3.
Cul es el resultado del anlisis de procesos?

Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin
de los productos y/o servicios.
Determinar necesidades de la organizacin en trminos de

Recurso Humano (En coherencia con las cargas de trabajo).
Los estndares son los parmetros requeridos

por la entidad, para medir logros y niveles de satisfaccin
de los usuarios - clientes.
Importante
Entre otros, considerar: Indicadores de gestin - Requisitos del cliente Requisitos de productos o de prestacin de servicios - Requisitos legales
(Ver tabla 2 Marco Legal).
PARA ESTE ANLISIS SE DEBEN

CONSIDERAR LOS SIGUIENTES
INSUMOS:
1. Informes de revisin por la direccin.
2. Informes de Auditora (internas y externas)
3. Informes de seguimiento a Auditorias (internas y
externas) cumplimiento del plan de mejoramiento,
acciones correctivas, preventivas y de mejora).
4. Informes de entes de control.
5. Informe de peticiones, quejas y reclamos (PQR),
incluidas denuncias.
6. Informe de rendicin de cuentas y las observaciones
al mismo.
30
Tareas
De acuerdo con los resultados de este anlisis,
determine cul es la accin de mejoramiento
a implementar, esto har parte del rediseo
institucional y conclusin del estudio tcnico.
31
PASO 5 - Alineacin del Modelo de Operacin
PASO 6 - Estructura u Organizacin Interna
El diseo de la estructura y la conformacin de la planta
La estructura corresponde a la distribucin interna
de personal sigue la lgica de la planeacin institucional.

Se trata de alinear la Planeacion Institucional, la
estructura organizacional, la planta de personal y la
La estructura de una organizacin

y su planta de personal, siguen la
estrategia.
de las diferentes dependencias de su entidad con las

respectivas funciones generales requeridas para
cumplir con su objeto social.
cultura organizacional.
Mara Lorena Gutirrez Botero
Secretaria General de la Presidencia de la Repblica
Preguntas de
Orientacin:
1. Cul es el proceso de modernizacin que va a realizar?
Niveles de Procesos en la Estructura Organizacional vs Dependencias
Tareas
Conteste las preguntas orientadoras en no
ms de 1.000 palabras.
Primer Nivel
Gerencia
Macroproceso 1
Dependencia 1
2. Para qu va iniciar dicho proceso?
Macroproceso 2
Dependencia 2
3. Com lo va a desarrollar?
Segundo Nivel
4. Qu resultados espera obtener?

5. Qu recursos va a necesitar?
6. Cuenta su entidad con dichos recursos?
7. Existen referentes internacionales de cmo se gestiona la
prestacin del servicio?
32
Importante
Use la estrategia para direccionar el
cambio, la innovacin y la gestin
de conocimiento en la entidad.
33
Dependencia 1
Proceso 1
Dependencia 2
Proceso 2
Dependencia 1
Proceso 1
Dependencia 2
Proceso 2
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 1
Subproceso 1
Dependencia 2
Subproceso 2
Dependencia 2
Subproceso 2
Dependencia 2
Subproceso 2
Dependencia 2
Subproceso 2
Tercer Nivel
Paso 6 - Estructura u Organizacin Interna
PASO 6 - Estructura u Organizacin Interna
Para determinar la estructura interna
Un macroproceso determina una dependencia de primer
Con base en los resultados obtenidos verifique los
nivel, un proceso una de segundo nivel y un subproceso
procesos y la evaluacin de la prestacin de servicios:
una de tercer nivel.
Verificar
Estructura Alineada entre Procesos y Funciones
Gerente
Para determinar la estructura se deden establecer niveles,

tanto superiores como inferiores, que permitan determinar
cul proceso depende de cul. Para ello, es conveniente
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
entonces, definir macroprocesos en un nivel superior y

subprocesos en un nivel inferior, que permitan conocer
la desagregacin de los mismos y as, su fcil manejo y
comprensin.
Actividades
Funciones
Actividades
Funciones
Actividades
Funciones
Definir la estructura con un enfoque basado en procesos,

articula las actividades del proceso con las funciones de la
dependencia, de tal forma que los productos o servicios
resultantes, pueden ser finales o convertirse en insumo
Nota
Si su entidad no tiene
macroprocesos stos deben
entenderse como procesos, y
pueden ser asociados a una
dependencia.
34
para otra dependencia o proceso. En este sentido, hay
Que los procesos estn asignados a las reas o dependencias

atendiendo a su afinidad, a los productos elaborados o
servicios prestados para lograr agilizacin en la produccin
de los mismos.
Que existan niveles jerrquicos mnimos de decisin que
faciliten el desarrollo de los procesos, la obtencin de los
productos y la prestacin de los servicios.
Es necesario modificar la estructura vigente?

Cules son las dependencias que integrarn la institucin
donde se refleje, los rganos de direccin y administracin,
los de asesora y coordinacin.
Describir las funciones de las dependencias nuevas
teniendo en cuenta las funciones generales y procesos de
la institucin.
Que no exista duplicidad de funciones entre dos o ms

dependencias de la institucin o con otras entidades u
organismos pblicos.
Que la estructura actual corresponda a la legalmente
aprobada.
Importante
alineacin entre las funciones y las actividades propias

para el desarrollo del proceso dentro de la dependencia.
Concluir
Las estructuras deben ser planas

y sencillas, reflejando los niveles
jerrquicos mnimos, buscando
armona, coherencia y articulacin
entre las actividades que realicen
las dependencias.
35
PASO 6 - Consolidacin y Diseo de la

Estructura u Organizacin Interna
PASO 6 - Consolidacin y Diseo de la

Estructura u Organizacin Interna
La estructura de la entidad debe estar acorde a los
procesos que realmente desarrolla y a los productos

o servicios que presta y por ende aproximarse a la
DAFP
Toda modificacin de estructura de las entidades
de la Rama Ejecutiva del orden nacional deber ser
aprobada por el DAFP.
identificacin de la planta de personal requerida.
Elementos a considerar
1. Objetivos
4. Dependencias
2. Productos o Servicios
5. Funciones
3. Procesos
6. Clientes o Usuarios
2
3
Firmas
El acto administrativo deber ser aprobado por
Decreto Presidencial. Llevar las firmas del Ministro
de Hacienda y Crdito Pblico, Ministro o Director de
Departamento Administrativo y del Director del DAFP.
Proyecto de Acto Administrativo

Proyectar el Acto Administrativo segn anexo adjunto.
Importante
Tareas
En el acto administrativo que apruebe la

estructura, se puede otorgar facultad al jefe de la
institucin para conformar mediante resolucin,
grupos internos de trabajo, para racionalizar la
labor de las dependencias y lograr el mximo
aprovechamiento de los recursos humanos.
Disear la nueva estructura y elaborar el

proyecto de decreto.
Anexos
Modelo Decreto Estructura Interna
36
37
En los decretos leyes que se

vayan a expedir en desarrollo
de facultades extraordinarias
concedidas al Presidente de
la Repblica para creacin
de organismos o entidades
que harn parte de su Sector
Administrativo, se debe incluir
el siguiente artculo:
El Director general deber
adoptar
las
acciones
necesarias para que en un
trmino no superior a tres (3)
meses contados a partir de
la entrada en operacin de
la (nombre de la institucin),
se formalice e implemente la
oficina o el grupo de control
interno de gestin, que
garantice el cumplimiento
de las funciones sealadas
en la Ley 87 de 1993 y
dems disposiciones que
la modifiquen, adicionen y
reglamenten.
PASO 7 - Perfiles y Cargas de Trabajo
PASO 7 - Perfiles y Cargas de Trabajo
La carga de trabajo es la cuantificacin de las horas
Tenga en cuenta que:
dedicadas por las personas en las actividades laborales,

al interior de los procesos que se desarrollan en una
entidad u organismo.
Las cargas de
trabajo permiten
Se establecen a partir de las mediciones de los tiempos que
Para hacer un buen estudio de cargas de trabajo es
demandan las actividades al interior de los procesos que se
necesario haber definido los perfiles de los empleos que
desarrollan en la entidad.
desarrollarn las actividades.
Para calcular las cargas de trabajo es importante tener
Finalmente, el acumulado de horas segn el nivel
actualizado el manual de procesos y procedimientos, ya
del empleo determina la planta de personal por cada
Establecer el nmero de servidores pblicos que
que ellos sern un insumo en el registro de los tiempos para
dependencia.
requiere una entidad, por cada proceso y por cada
los empleos previstos (segn el perfil).
dependencia, para cumplir con las funciones asignadas

a una entidad.
Una vez que se identifican los procesos, las actividades
Identificar simultneamente los empleos que se
y los procedimientos, debe registrar la frecuencia en que
requieren y los que no se requieren.
se repite cada actividad, as como el tiempo en el que se

desarrolla cada una y as sucesivamente para cada proceso
y dependencia.
Anexos
Matriz de perfiles y cargas de trabajo
38
39
Paso 7 - Perfiles y Cargas de Trabajo
PASO 8 - Planta de Personal

Qu se requiere para elaborar una planta
de personal?
Ya elaborado el estudio de cargas de trabajo acorde a los
procesos y estructura determinada, inicie su elaboracin.
Tome de all la informacin correspondiente a los empleos

resultado del levantamiento de las cargas de trabajo
requeridos para el cumplimiento de la misin institucional.
Determine las denominaciones de esos empleos y los

La Viabilidad Presupuestal
Directivo
Asesor
Profesional
Tcnico
Asistencial
Para las modificaciones a las plantas de personal de los

rganos que conforman el Presupuesto General de la
Nacin, que impliquen incremento en los costos actuales,
SISTEMA DE NOMENCLATURA
Y CLASIFICACIN DE EMPLEOS
Ordenacin sistemtica y codificada de
las denominaciones de empleos dentro
de cada uno de los niveles jerrquicos
determinados en las normas vigentes.
(Decreto 2489 de 2006 y
modificatorios).
ser requisito esencial y previo la obtencin de un

certificado de viabilidad presupuestal, expedido por la
Tareas
Recuerde que en el evento de supresin de
empleos el jefe de talento humano o quien
haga sus veces, debe certificar que dichos
empleos no estn inscritos en la Oferta Pblica
de Empleos de Carrera (OPEC).
Anexos
Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional del
Comparativo Cargos y Costos Planta de Personal
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, en el que se
Certificacin Opec
garantice la posibilidad de financiar estas modificaciones,
Modelo Acto Administrativo Planta Personal
para lo cual la entidad debe allegar el cuadro anexo,

debidamente diligenciado.
cdigos, segn el Decreto 2489 de 2006 y dems normas

que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, o la norma
que de manera especfica aplica a la entidad u organismo
publico en anlisis.
Fije de acuerdo con el presupuesto asignado, el grado de

los empleos y el nmero de stos.
40
Importante
Importante
La planta de personal desde el punto
de vista de su aprobacin debe
conformarse en forma global, pero
tcnicamente debe corresponder al
estudio previo de cargas de trabajo
y a la estructura u organizacin
interna determinada.
La disponibilidad presupuestal
no se requiere para el estudio
y revisin preliminar del acto
administrativo, pero es requisito
indispensable para la aprobacin
de la planta de personal y firma del
acto administrativo respectivo.
41
Paso 8 - Planta de Personal
DAFP
Toda modificacin de planta de personal de las
entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional
deber ser aprobada por el DAFP.
Firmas
Proyecto de Acto Administrativo
El acto administrativo deber ser aprobado por

Decreto Presidencial. Llevar las firmas del Ministro
de Hacienda y Crdito Pblico, Ministro o Director de
Departamento Administrativo y del Director del DAFP.
Proyectar el Acto Administrativo segn anexo

adjunto. Se debe hacer diferenciacin entre la planta
de personal de empleos pblicos y la de trabajadores
oficiales. (Cuando sea del caso)
Tareas
1. Consolidar la planta de personal con
denominaciones, cdigos, grados y nmero de
empleos de cada uno.
2. Elaborar el proyecto de Acto Administrativo
de planta de personal segn corresponda a
establecerla o modificarla.
42
PASO 9 - Manual de Funciones y de

Competencias Laborales
Importante
Instrumento de administracin de personal en el que
GARANTAS ESPECIALES
Rehabilitacin profesional y tcnica
Los empleados pblicos de libre nombramiento
y remocin de los niveles jerrquicos diferentes
al directivo y las personas vinculadas por
nombramiento provisional en cargos de carrera
administrativa en los organismos y entidades de
la rama ejecutiva del orden nacional, que sean
retirados del servicio por supresin del cargo en
desarrollo del mismo programa de Renovacin
de la Administracin Pblica, recibirn un
reconocimiento econmico destinado a su
rehabilitacin laboral, profesional y tcnica,
(Artculo 8 Ley 790/2002)
se establecen las funciones y competencias laborales

de los empleos que conforman la planta de personal
de una entidad y los requerimientos exigidos para
su desempeo.
Una vez determinada la planta de

personal con el nmero de los
empleos, sus denominaciones,
cdigos y grados
Proteccin Especial
Recuerde que no podrn ser retirados del servicio
en el desarrollo del Programa de Renovacin de
la Administracin Pblica las madres cabeza de
familia sin alternativa econmica, las personas
con limitacin fsica, mental visual o auditiva,
los servidores que cumplan con requisitos de
edad y tiempo de servicio, para disfrute de
pensin de jubilacin o vejez. (Artculo 8 Ley
790/2002)
Importante
Para elaborar el Manual, debe
tomar la informacin del cuadro de
cargas de trabajo correspondiente
a identificacin del empleo,
denominacin, cdigo, grado,
requisitos de estudio, experiencia y
propsito principal.
Tareas
Elaborar el manual de funciones y competencias
laborales o modificarlo segn sea el caso.
Elabore o modifique en lo pertinente el

Manual de Funciones y Competencias
laborales.
43
Anexos
Para este paso, se debe consultar la cartilla No.
17 Gua para la elaboracin de Manuales de
Funciones y Competencias Laborales.
Paso 9 - Manual de Funciones y de Competencias Laborales
Notas y Observaciones
Preguntas y Observaciones
Este espacio es para sus anotaciones. Lo puede usar como

usted quiera. Le aconsejamos que sea ac donde anote
todas sus inquietudes y temas relacionados al proceso
para que una vez se rena o hable con su asesor, ste
le pueda ayudar en todas sus consultas. Este espacio es
para el uso de su entidad y de ninguna manera cumple la
funcin de una PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) ni
est atado a las normativas del mismo.
44
45
Preguntas y Observaciones
T sirves a tu pas,
nosotros te servimos a ti
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Carrera 6 NO. 12 - 62 - BOGOT, D.C.
TEL: 334 40 80/87 - FAX: 341 0515
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Acerca de esta gua

Para el rediseo institucional de su entidad

Elizabeth Rodrguez Taylor

Mara Teresa Rusell

Jos Fernando Berro Berro

Luz Mary Riao Camargo

Paso 1: Acerca de su entidad

Paso 2: Marco legal

Paso 3: Anlisis externo

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Definicin de factores externos

Paso 4: Anlisis interno

Anlisis de procesos - identificacin del mapa de proceso

Anexo 1 . Tabla 1 Diagnstico Organizacional

Anlisis de procesos - Tipos de procesos

Anexo 2. Tabla 2 Marco Legal

Anexo 3. Tabla 3 Anlisis Externo

Identificacin de productos y/o servicios

Anexo 4. Modelo Decreto Estructura

Evaluacin de la prestacin de servicios

Anexo 5. Matriz Perfiles y Cargas de Trabajo

Paso 5: Alineacin del Modelo de Operacin

Anexo 6. Comparativo Cargos y Costos Planta de Personal

Paso 6: Estructura u organizacin interna

Anexo 7. Certificacin Opec

Anexo 8. Modelo Acto Administrativo Planta de Personal

Paso 7:Perfiles y cargas de trabajo

Paso 8: Planta de personal

Consolidacin y diseo de la organizacin o estructura interna

Diseo de planta de personal

Paso 9: Manual de funciones y de competencias laborales

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institucional, por qu es importante, con qu debe contar

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