COMERCIALIZADORA Y TRANSPORTES

KIESEN DE MEXICO

REFERENCIA
ID-003

REVISION
JJV

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

ISO 9001:2015

FECHA
(A PARTIR
DE)
2016-09-01

APROB
PRHO

TTULO:
LINEAMIENTO
PARA
INFORMACION DOCUMENTADA

LA

V. 00

1. Generalidades
La organizacin establece que el sistema documentado incluya:
a) la informacin documentada requerida por la Norma Internacional ISO 9001:2015; y
b) la informacin documentada que la organizacin determina para la eficacia del sistema de gestin de la calidad (SGC).
2. Creacin y actualizacin de la informacin documentada
La organizacin asegura lo siguiente:
a) la identificacin y descripcin: ttulo del documento, fecha (a partir de) de la vigencia y emisin, referencia (cdigo del
documento: ID-XXX, donde ID = Informacin Documentada, XXX = nmero consecutivo, iniciando en 001);
b) el formato (idioma en espaol, extensin Word o Excel, letra Arial) y los medios de soporte (papel y/o electrnico);
c) la revisin (por parte de un integrante del proceso en cuestin, colocando las iniciales de su nombre completo); la
aprobacin (por parte del personal con mayor jerarqua del proceso en cuestin, colocando tambin las iniciales de su
nombre completo). Para esto ltimo vase Listado de Puestos/Nombre Completo.
3 Control de la informacin documentada
3.1 La organizacin establece que la informacin documentada requerida por el SGC y por esta Norma Internacional se
controla para asegurar que:
a) est disponible para su uso (se tiene una carpeta en los lugares de trabajo con la informacin documentada original
aplicable, y tambin en la pgina web: logisticakiesen.com, se muestra una carpeta con las siglas SGC, para accesar al
sistema documentado);
b) est protegida adecuadamente [cada rea de la organizacin es la responsable de evitar que la informacin
documentada (que le aplica) tenga la prdida de la confidencialidad, un uso inadecuado o prdida de la integridad].
3.2 La organizacin para el control de la informacin documentada, aborda las siguientes actividades:
a) distribucin a las reas (a travs de entrega fsica de documentos y/o por medio de correo electrnico); acceso (se
toma la decisin que la organizacin slo tiene el permiso para consultar la informacin documentada, excepto la
persona designada por el Director General, quien tiene el permiso y la autoridad para consultar y modificar la informacin
documentada), esto ltimo se muestra en la Descripcin de Puesto/Perfil correspondiente; recuperacin (el rea
involucrada es la responsable de gestionar la nueva elaboracin o restitucin de la informacin documentada afectada) y
uso (las reas son responsables de promover la cultura de la calidad enfocada a la lectura e implementacin de la
informacin documentada aplicable);
b) almacenamiento (las reas son las responsables de mantener en orden la informacin documentada aplicable) y
preservacin que incluye legibilidad (las reas son las responsables de evitar cualquier tipo de deterioro en la informacin
documentada aplicable);
c) control de cambios (la informacin documentada muestra lo siguiente: V. XX, donde V = Versin, y XX es un nmero
consecutivo, iniciando en 00, cualquier modificacin a la informacin documentada implica cambiar al siguiente nmero
consecutivo);
d) conservacin y disposicin (la organizacin establece un Listado Maestro de Informacin Documentada, donde se
determina el perodo de conservacin y la accin correspondiente a su disposicin).
3.2.1 La organizacin determina que los documentos externos, para la planificacin y operacin del SGC, se identifican y
controlan en el Listado Maestro de Informacin Documentada.