Causdas

Manuales de Funciones y de Procedimientos, o la desactualizacin de los mismos es

consecuencia de diversos motivos como resultado del mtodo tradicional vigente en
las empresas. Bajo el mtodo tradicional recaen sobre el analista de organizacin y
mtodos las siguientes tareas :

relevamiento de la informacin
carga de informacin sobre funciones en un procesador de textos
carga de informacin sobre tareas administrativas en un procesador de textos
actualizacin del Manual de Funciones
actualizacin del Manual de Procedimientos

A su vez, recaen en el computador las tareas de emisin del Manual de Funciones y

del Manual de Procedimientos
Bajo la herramienta metodolgica System Plus la carga de funciones y tareas en el
computador son realizadas a travs de la participacin del personal operativo de la
empresa, y el computador es responsable de la emisin de :
Manual de Funciones
Manual de Procedimientos
Propuesta de cambios a los procesos y subprocesos actuales
Una vez que se han desarrollado las visiones macro y micro de un proceso, tal como
el mismo es en la actualidad, se pueden identificar cuellos de botella, reprocesos,
costos excesivos, ciclos de tiempo extensos, esfuerzos duplicados, etc. El sistema
en s mismo no genera el cambio. Es una herramienta bsica para representar los
procesos de la organizacin tal como son y facilitar su anlisis crtico. Puede ser
solicitado para proveer a la gerencia de hechos concretos y tangibles. Antes de
poder ver resultados se debe poder ver el proceso.
El mdulo de anlisis de carga de trabajo
Para un anlisis ms especfico, System Plus cuenta con un mdulo de anlisis de
carga de trabajo por participante de la organizacin. De esta forma, cuando a travs
del anlisis de distintos departamentos de la empresa, se tiene la percepcin de
que existen recursos excedentes en algunos de ellos y faltantes en otros, el sistema
representa una ayuda significativa para la medicin y objetivizacin de estas
impresiones.
Bsicamente, el mdulo de anlisis de carga permite registrar a nivel individual los
tiempos insumidos por cada participante, diariamente, en cada paso del proceso,
como asimismo, las cantidades procesadas en dicha unidad de tiempo.
Informes mensuales que computan cantidades y tiempos por proceso y por
participante brindan una informacin completa como para tomar decisiones
suficientemente fundamentadas.

La formalizacin como subproducto

Un subproducto importante del sistema de re-ingeniera de procesos administrativos
propuesto, es la formalizacin de los procesos actuales o mejorados. Los siguientes
Manuales o informes bsicos son subproductos de System Plus :
-

Manual de procesos (macro view) con su correspondiente flowchart

Manual de subprocesos (micro view) con su correspondiente flowchart
Manual de Organizacin y Funciones por posicin o unidad departamental
Informe de Mejoras Propuestas por proceso y subproceso.