m1 Manual

ACCES.
NIVEL
INTERMEDIO
MDULO 1:
DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS
NDICE
OBJETIVOS A CONSEGUIR .............................................................................. 3
1. INTRODUCCIN ......................................................................................... 4
2. CONCEPTOS SOBRE BASES DE DATOS ......................................................... 5
QU ES UNA BASE DE DATOS? ................................................................................... 5
REPRESENTAR UNA BD ............................................................................................... 6
Componentes bsicos de una tabla de BD. (T3)......................................................................... 6
Siempre una BD simple? ....................................................................................................... 7
Problemas de las BD simples .................................................................................................. 8
Una propuesta de trabajo... .................................................................................................... 8
VARIAS TABLAS ......................................................................................................... 9

Pasar de una a varias tablas ................................................................................................... 9
Mejorando la solucin .......................................................................................................... 10
Vamos a investigar un poco .................................................................................................. 11
LOS SGBD ............................................................................................................... 11

Las operaciones .................................................................................................................. 11
Un SGBD ............................................................................................................................ 12
Objetos de una BD Access .................................................................................................... 12
3. TABLAS Y CAMPOS .................................................................................... 13

INTRODUCCIN ....................................................................................................... 13
El nombre de los campos ..................................................................................................... 14
La clave principal ................................................................................................................ 14
Los tipos de datos ............................................................................................................... 16
Tenemos una pregunta para t .............................................................................................. 18
Toma nota... ....................................................................................................................... 18
Una propuesta de trabajo... .................................................................................................. 18
PROPIEDADES ......................................................................................................... 19
Formato ............................................................................................................................. 19
Tamao ............................................................................................................................. 22
Valor predeterminado .......................................................................................................... 23
Mscara de entrada ............................................................................................................. 23
Tenemos una pregunta para t .............................................................................................. 25
Toma nota... ....................................................................................................................... 25
MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS
IMPORTACIN Y VINCULACIN .................................................................................. 26

Toma nota... ....................................................................................................................... 26
RELACIONES ........................................................................................................... 27
Conceptos importantes ........................................................................................................ 27
Tipos de relacin ................................................................................................................. 27
Toma nota... ....................................................................................................................... 29
OBJETIVOS A CONSEGUIR
Recordar qu es una base de datos (BD) y un Sistema de Gestin de Bases de Datos (SGBD), en
concreto Access, su utilidad, sus elementos bsicos.
Recordaremos qu es una base de datos (BD), su utilidad y sus elementos bsicos para su
representacin. Asimismo, conoceremos que son los Sistemas de Gestin de Bases de Datos
(SGBD) como herramienta que nos permite crear y administrar nuestras BD, los elementos
fundamentales del entorno de trabajo de Access y los objetos que componen una BD creada y
gestionada con Access.
Recordar los fundamentos del diseo de bases de datos.

Recordaremos los razonamientos bsicos que nos permitirn obtener buenos diseos de BD.
Afianzar conceptos bsicos para la creacin de buenos diseos de las tablas.

Conceptos como tipos de datos, claves,.... Son esenciales para un buen diseo de nuestras
tablas. De ah la importancia de dominarlos.
Conocer y establecer propiedades de los campos.

Conoceremos las principales propiedades que podemos aplicar a los campos de las tablas.
Aprender a importar y vincular datos externos.

Conoceremos cmo Access nos permite trabajar, mediante la importacin y la vinculacin, con
datos externos a nuestra BD.
Comprender y establecer relaciones entre las tablas de la BD Access. Conoceremos los conceptos
bsicos relativos a las relaciones entre tablas y aprenderemos a establecer dichas relaciones y
trabajar con sus propiedades.
1. INTRODUCCIN
Es importante, en la elaboracin del diseo de nuestras BD, comprender la importancia de conceptos
fundamentales como tipos de datos, propiedades, relaciones,...
Debemos controlar aspectos como los anteriores para obtener tablas eficientes. Asimismo, es importante
empezar a dominar herramientas que nos permitan la obtencin de datos masivos en nuestras BD.
Vamos a conocer conceptos fundamentales para un buen diseo y tratamiento de los datos de nuestras
BD
En Conceptos sobre Bases de Datos recordaremos qu es una base de datos (BD) y un Sistema de
Gestin de Bases de Datos (SGBD), en concreto Access, su utilidad, sus elementos bsicos, as como los
razonamientos bsicos que nos permitirn obtener buenos diseos de BD.
En Tablas y campos afianzaremos conceptos bsicos para la creacin de buenos diseos de las tablas,
conoceremos las principales propiedades que podemos aplicar a los campos de las tablas, aprenderemos
cmo Access nos permite trabajar, mediante la importacin y la vinculacin, con datos externos a nuestra
BD y comprenderemos y estableceremos relaciones entre las tablas de la BD Access.
2. CONCEPTOS SOBRE BASES DE DATOS

Antes de comenzar a trabajar con Access es importante recordar una serie de conceptos acerca de las
Bases de Datos (BD).
QU ES UNA BASE DE DATOS?

Se puede definir una Base de Datos (BD) como una recopilacin de informacin relativa a un asunto o
propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes, el mantenimiento de una coleccin de
msica.
Sin embargo, quizs esta definicin no sea del todo completa, ya que no recoge una caracterstica
fundamental que debe tener toda BD: la organizacin de los datos. As, puede ser ms correcto definir
una BD como un conjunto de informacin organizada sistemticamente.
En principio, lo importante no es el fin con que se utilicen o se vayan a utilizar los datos, sino el modo en
que estn o no organizados.
Un ejemplo:
Un ejemplo tpico que nos podra servir para entender qu es una BD podra ser la agenda telefnica. Las
agendas, desde la ms sencilla hasta la ms compleja, se utilizan para lo mismo: almacenar informacin
sobre otras personas.
Pues bien, no todas las agendas podran ser consideradas BD. Por ejemplo, la agenda "casera" no suele
tener una estructura clara: en unas hojas se tendr apuntado el nombre, apellidos y telfono; en otra
hoja podemos tener escrita una nota y un nombre de pila; en la ltima hoja encontramos que alguien
apunt el nombre de una persona que llam hace dos semanas...
Frente a esa "agenda casera", tenemos la agenda de la oficina (suponiendo esa situacin ptima en la
que la agenda de la oficina no sigue la misma "estructura" que la de casa). Seguramente, la lista de
telfonos que tiene esta agenda permite escribir, de manera ordenada, los siguientes datos de cada
persona que incluyamos en ella:
Nombre
Nmero de telfono particular
Apellidos
Nmero de telfono de la oficina
Direccin
Nmero de fax
Empresa
E-Mail
En esta lista de telfonos, siempre se encuentran los mismos tipos de datos, independientemente de la
persona de la que se trate. Esto permite decir que la lista est "organizada" y, por tanto, la podemos
considerar una BD.
Tenemos una pregunta para ti:

Cmo representaras la informacin que contiene la agenda de trabajo?
Qu estructura es la ms idnea para representar la informacin de una BD?
REPRESENTAR UNA BD
Si tuvisemos que pensar en el modo de representar la informacin que contiene la agenda de trabajo
utilizada como ejemplo en apartados anteriores, seguramente terminaramos utilizando una estructura
similar a una tabla.
La estructura que se consigue al disponer los datos en una tabla recuerda la definicin de base de datos:
conjunto de informacin organizada sistemticamente.
Una tabla recibe tambin el nombre de base de datos simple o base de datos plana.
Cuando hablamos de BD, para considerar si una informacin est organizada o no, lo importante es que
la informacin que poseemos, en el caso de la agenda la informacin de cada persona, sea siempre la
misma (nombre, apellidos, telfono, etc.) y que aparezca siempre en el mismo orden.
Componentes bsicos de una tabla de BD. (T3)

La tabla est formada por filas y columnas. En las tablas de BD las filas reciben el nombre de registros y
las columnas el de campos.
Los registros contienen los datos de un individuo en particular. Cada fila o registro est constituida por
los diferentes datos referentes a un mismo elemento.
Los campos contienen los datos referentes a un determinado tipo o categora de informacin. Cada
columna o campo almacena datos anlogos.
La interseccin entre una fila y una columna (esto es, el contenido de un campo determinado de un
registro) recibe el nombre de dato o elemento de la tabla. El dato es la unidad mnima de informacin
contenida en una tabla, y ser el objetivo de muchas de nuestras operaciones con ellas.
Siempre una BD simple?

Habr ciertas ocasiones en las que una BD simple, es decir, la formada por una sola tabla, solucionar
nuestros problemas. Sin embargo, en otros casos no ser suficiente.
Supongamos una BD que almacena la informacin acerca de las ventas de libros en una determinada
librera. Algunos de los datos que deberamos guardar seran:
ISBN
Nombre del cliente
Ttulo
Direccin del cliente
Autor
Fecha de venta
Cdigo del cliente
Supongamos que decidimos un diseo de la BD de tal forma que todos los datos anteriores se guardan en
una nica tabla. El resultado podra ser:
Este ejemplo muestra como, cada vez que un cliente realiza una compra, introducimos de nuevo sus
datos. El resultado es que tenemos los datos de los mismos clientes repetidos en varios registros a los
largo de la tabla (en la tabla se tiene el ejemplo del cliente Juan Garca). Y, por supuesto, lo mismo
ocurre con los libros, ya que, cada vez que un libro es vendido, todos sus datos vuelven a ser incluidos en
la tabla dentro del registro correspondiente a la venta en cuestin.
Otro problema que surge junto a la duplicacin de la informacin es la dificultad que encierra la
modificacin de un dato. Si, por ejemplo, un cliente cambia de direccin, el proceso que habra que
seguir para que toda la informacin de la tabla fuera correcta sera buscar todos los registros en los que
apareciera este cliente, y modificar su campo Direccin. Ya no es slo el que este trabajo sea propio de
un autntico monje copista (sobre todo si el cliente es habitual), sino, qu ocurre si se nos olvida o se
nos pasa modificar dicho dato en uno de los registros?, se perdera la coherencia de los datos.
Por ltimo, supongamos que se desea eliminar todos los registros en los que aparezcan los datos de un
cliente. Al igual que con las modificaciones, se tendrn que buscar todos los registros en los que aparezca
dicho cliente y eliminarlos uno a uno.
Problemas de las BD simples

Por tanto, y segn hemos visto, si nos planteamos una BD como una nica tabla bien estructurada en
filas y columnas, pronto encontraremos determinados problemas de suma importancia que afectarn
profundamente al rendimiento de la tabla a la hora de ser usada. Entre otros, algunos de estos
problemas son:
Redundancia de los datos: Nos encontramos los datos relativos al mismo sujeto repetidos en
varias filas de la misma tabla (por ejemplo, se puede tener la misma direccin de una persona
guardada varias veces a lo largo de la tabla).
Inconsistencia de los datos: Esta repeticin de datos provocar que no siempre se tenga la
misma informacin sobre un determinado aspecto del sujeto (por ejemplo, si la direccin de la
persona cambia, puede ocurrir que no se modifique en todos los lugares de la tabla donde la
direccin quedaba recogida).
Una propuesta de trabajo...

Piensa en una BD necesaria para tu trabajo. Una BD no demasiado grande que puedas crear para usarla
desde tu ordenador y que te pueda facilitar algunas tareas de gestin de informacin en tu trabajo diario.
Cmo sera la tabla que contendra los datos de tu base de datos? Qu estructura tendra? Es decir,
qu campos formaran cada registro de esta tabla?
VARIAS TABLAS
Vamos a ver cmo podemos resolver los problemas de duplicidad y redundancia de datos.
Pasar de una a varias tablas

Supongamos que en lugar de utilizar una nica tabla usamos dos: la tabla clientes y la tabla de libros
vendidos:
Con esta solucin ya no repetimos la informacin de cada cliente en cada libro que se vende. Adems,
centrndonos en un cliente en particular, si ste cambia, por ejemplo, de domicilio, lo nico que hay que
hacer es ir a la tabla de clientes y modificar ese dato, evitando as el problema de tener que buscarlo por
todos los registros.
Si se analizan los datos existentes en estas dos tablas, veremos que ambas se pueden "enlazar" por el
campo Cdigo Cliente.
Vamos a ver la forma en que una persona utilizara estas dos tablas para acceder a una informacin
determinada: supongamos, por ejemplo, que queremos obtener el telfono del cliente que nos ha
comprado un determinado libro. Seguiremos los siguientes pasos:
1. En la tabla de ventas se buscar el registro que contiene los datos de este libro.
2. Una vez en l, localizamos el cdigo del cliente que lo ha comprado.

3. Con este cdigo, vamos a la tabla de clientes y localizamos el registro correspondiente a este
cdigo.
4. Se busca el contenido del campo Telfono en dicho registro.
Lo que se ha hecho es relacionar las dos tablas mediante el nico campo que tienen en comn. Al crear
las tablas de la BD, indicaremos, mediante las herramientas que nos proporcione el SGBD, qu relacin
existe entre las tablas usadas.
Mejorando la solucin
Por supuesto, el ejemplo se puede completar an ms, ya que en la tabla de ventas todava se repiten
los datos de los libros cada vez que se vende uno. Una mejor solucin podra ser el diseo de tres tablas
relacionadas entre s: la de clientes, la de libros y la de ventas:
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As, se consigue que no haya ningn dato repetido en las distintas tablas, a excepcin de aquellos que se
utilizarn para relacionar unas con otras.
Este ejemplo nos muestra la importancia del trabajo planificado al crear las BD. Es un trabajo inicial
esencial para entender qu datos contienen las distintas tablas que vamos a crear y cmo estrn
relacionadas entre s. Por tanto, es importantsimo saber qu se desea hacer y conseguir con la BD antes
de comenzar a crearla.
Vamos a investigar un poco

Vuelve a tomar a la BD que empezaste a disear en el apartado anterior y que constaba de una nica
tabla.
Modifica el diseo de la BD con el fin de evitar problemas de duplicidad y redundancia de datos.
Cuntas tablas obtienes en el nuevo diseo? Qu campos forman parte de cada tabla? Qu campos
vas a usar para establecer enlaces entre unas tablas y otras?
LOS SGBD
La gestin de bases de datos abarca cualquier operacin que se pueda llevar a cabo con los contenidos
de las BD o con las BD en s. De este modo, la gestin de BD tiene un doble objetivo: el continente (la
BD) y el contenido (los datos).
Las operaciones
Son muchas las operaciones que se pueden llevar a cabo con las BD y con la informacin que stas
contienen. Algunas de ellas son:
Aadir informacin a la BD.
Modificar la informacin ya existente en la BD.
Eliminar la informacin que no interese ms
Buscar datos concretos en la BD.
Clasificar los registros de la BD segn distintos criterios.
Copiar el contenido de una BD en otra distinta.
Realizar consultas a la BD. Esta es una de las operaciones ms importantes. El fin es poder
extraer informacin de forma rpida y precisa. Las consultas consisten en pedir a la BD que nos
proporcione informacin sobre los datos que cumplen ciertas condiciones.
Calcular valores basndonos en ciertos datos existentes en la BD.
Imprimir los datos o informacin obtenida de la BD.
Etc.
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Un SGBD
Un Sistema de Gestin de Bases de Datos (SGBD) es un software, un programa, que nos proporciona un
control completo sobre la forma de definir y crear los datos de una BD, de trabajar con ellos y de
compartirlos con otros usuarios.
Un SGBD presenta tres tipos de posibilidades:
Definicin de los datos: Es posible definir los datos que se almacenarn en una BD, el tipo de los
mismos (por ejemplo, nmeros o caracteres) y la forma en que estn relacionados. En algunos
casos tambin es posible definir el formato para los datos y el modo en que deben ser validados.
En definitiva, la creacin de las tablas y otros objetos con los que vayamos a trabajar en nuestra
BD (crear y/o modificar la estructura de nuestra BD, el continente).
Manipulacin de los datos: Ahora estamos hablando de trabajar con el contenido, con los datos.
Es posible trabajar con los datos de muchas formas. Se pueden seleccionar los campos de datos
que deseamos o podemos filtrar los datos y ordenarlos. Adems, podemos unir los datos con otra
informacin relacionada y calcular totales sobre esos datos. Tambin se puede seleccionar un
conjunto de informacin y pedir al SGBD que actualice, elimine, copie en otra tabla o cree una
nueva tabla que contenga esos datos.
Control de datos: Se pueden definir las personas que estn autorizadas para leer, actualizar o
insertar los datos. En muchas ocasiones, tambin es posible definir la forma en que varios
usuarios pueden compartir y actualizar los datos.
Access es un SGBD que nos va a permitir crear tablas donde almacenar los datos, establecer las
propiedades y relaciones entre las tablas, as como crear y trabajar con otra serie de objetos que nos
facilitarn el acceso a la informacin contenida en las tablas.
Objetos de una BD Access

Access llama objeto a todo lo que puede poseer un nombre. En otros sistemas de BD, el trmino base de
datos hace referencia slo a los archivos en los cuales se almacenan los datos. Sin embargo, en Access,
una BD incluye adems todos los objetos principales relacionados con el almacenamiento de los datos,
incluyendo aquellos que se definen para automatizar el uso de los datos.
Dentro de una BD Access, los objetos principales son los siguientes:
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3. TABLAS Y CAMPOS
INTRODUCCIN
Recordemos que, de las tres opciones que Access nos ofrece para la creacin de tablas, la Vista Diseo es
la que ms libertad y flexibilidad nos proporciona a la hora de definir la estructura de nuestra tabla.
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El nombre de los campos

En la columna "Nombre de campo" de la Vista Diseo de la tabla indicamos el nombre de los campos
teniendo en cuenta las convenciones de nombre de MS Access.
Las convenciones son un conjunto de reglas especificas para asignar nombres a los objetos de Access.
Los nombres pueden tener una longitud mxima de 64 caracteres y pueden incluir cualquier combinacin
de letras, nmeros, espacios en blanco y caracteres especiales a excepcin del punto (.), un signo de
admiracin (!), un acento grave (`) y corchetes ([ ]). Adems, los nombres no pueden contener espacios
a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde 0 hasta 32).
Por otra parte, aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en
la mayora de los ejemplos de la documentacin de Microsoft Access los nombres de los campos y
controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios pueden
producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones.
La clave principal
Aunque no es obligatorio, todas las tablas de una BD deberan tener una clave principal.
La clave principal de una tabla est formada por un campo o conjunto de campos cuyo valor identifica y
diferencia de manera nica a cada registro de la tabla. El NIF de una persona, el CIF de una empresa, el
Cdigo de un producto, el ISBN de un libro.... son ejemplos de posibles claves principales.
Somos nosotros quienes tenemos que decidir qu clave principal va a tener nuestra tabla. Cuando
decidimos la estructura de la tabla: campos que la forman, tipos de datos de estos campos, ... es cuando
debemos establecer cul es la clave principal.
Como ya hemos indicado una clave principal debe cumplir una propiedad fundamental: debe ser nica
para cada registro. Esto implica que no se puede repetir en ms de un registro de la tabla (no debe haber
dos personas con el mismo NIF, dos empresas con el mismo CIF).
Otra propiedad fundamental que debe cumplir la clave principal es que no puede estar vaca, no puede
contener valores nulos o en blanco. Es decir, siempre debe tener un valor vlido (no podemos tener una
persona sin NIF, una empresa sin CIF,....).
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Hay ocasiones en las que no nos es posible encontrar un campo que haga las veces de clave principal de
la tabla (porque no exista un campo cuyo valor sea nico para cada registro). En estos casos, podemos
crear artificialmente un campo adicional (del tipo identificador o cdigo) cuyo valor (generalmente
numrico) sea nico para cada registro. En estas ocasiones podemos usar, para estos campos, el tipo de
dato Autonumrico, que no es ms que un tipo numrico que se va completando de forma automtica y
sucesiva para cada nuevo registro de la tabla (cada vez que incluyamos un nuevo registro en la tabla, en
ese campo se introduce un valor numrico de forma automtica, que ser correlativo con el ltimo
incluido y nico en la tabla).
La clave principal de una tabla se usar, adems, para relacionarla con otras tablas: supongamos que
tenemos una tabla Clientes (donde su clave principal es el NIF del cliente) y una tabla Ventas que
recogen los datos de las ventas realizadas a los clientes. En la tabla Ventas, para cada registro,
necesitamos recoger informacin acerca del cliente al que corresponde la venta. Esto se har incluyendo
en la tabla Ventas un campo con el NIF del cliente al que se hace la venta. El campo NIF, que acta como
clave principal en la tabla Clientes, aparece tambin en la tabla Ventas, en este caso como clave
secundaria, usada para relacionar ambas tablas (desde la clave principal de la tabla padre o principal,
Clientes, a la clave secundaria de la tabla hija o secundaria, Ventas).
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Los tipos de datos

En la columna "Tipo de datos", de la ventana
de diseo de la tabla, hacemos clic en la
flecha y se selecciona el tipo de dato que se
desee para el campo en el que estamos
trabajando:
Es
muy
importante
seleccionar
el
tipo
correcto para cada campo, as evitaremos muchos problemas futuros en relacin con el correcto
almacenamiento de la informacin en la BD. Debemos prestar especial cuidado en estas tareas de diseo
previas a la construccin y puesta en marcha de la BD, ya que una modificacin de la estructura y/o
propiedades de diseo de la BD, una vez que ya tenemos datos reales en las tablas, puede convertirse en
una operacin compleja en cuanto al riesgo de prdida de informacin que supone y a los efectos
colaterales que puede provocar en todas las tablas de la BD.
Por tanto, lo primero que se debe determinar al crear un campo es el tipo de datos que va a almacenar.
La diferencia entre un tipo de dato u otro est en cmo Access manejar y almacenar la informacin.
Por ello, para que el almacenamiento y manejo de la informacin sea ms eficiente, es importante
adaptar al mximo el tipo de datos del campo al uso que se le va a dar realmente. Los tipos de datos
disponibles en Access son:
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Una vez que hemos establecido el tipo de dato para un campo, podemos personalizar an ms el
comportamiento de dicho campo trabajando en sus propiedades:
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La lista de propiedades del campo depende del tipo de datos de dicho campo: existen algunas
propiedades comunes a la mayora de los tipos de datos y otras que son especficas.
Mediante las propiedades del campo podremos controlar aspectos tales como el tamao de
almacenamiento del dato, el formato de presentacin del campo, valores predeterminados, reglas de
validacin de valores aceptados y rechazados,.....
Tenemos una pregunta para ti

Qu es el "Generador de campos"? Cmo podemos usarlo?
Toma nota...
En la tabla de contenidos de la Ayuda de Access, podemos entrar en el apartado "Crear y trabajar con
bases de datos y objetos", donde encontraremos abundante informacin acerca de las BD de Access as
como del proceso de creacin de las mismas.
Dentro del apartado anterior, podemos encontrar el apartado "Objetos de base de datos >> Tablas", en
el que encontraremos informacin sobre las tablas y su creacin.

Imagina que tenemos una tabla con datos identificativos de personas. Uno de los datos que queremos
tener es una fotografa de la persona.
Cul sera la forma de almacenar esta informacin?
Qu tipo de dato usaras?

Tomando nota de la experiencia que nos va proporcionando los trabajos anteriores, sigue profundizando
y mejorando el diseo inicial de la BD para tu trabajo que se ha venido proponiendo:
"Piensa en una BD necesaria para tu trabajo. Una BD no demasiado grande que puedas crear para usarla
desde tu ordenador y que te pueda facilitar algunas tareas de gestin de informacin en tu trabajo diario"
Revisa el diseo y compltalo: tablas, nombre de las tablas, campos de cada tabla, nombre de cada
campo, tipo dato de cada campo. Te atreves a ir estableciendo algunas propiedades de campo que
consideres necesarias?
Una vez revisado el diseo, como se indica en el prrafo anterior, puedes, si quieres, hacer una prueba y
plasmarlo en una BD de Access.
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PROPIEDADES
Ya sabemos que las propiedades del campo nos permiten controlar aspectos tales como el tamao de
almacenamiento
del
presentacin
del
predeterminados,
dato,
reglas
el
formato
campo,
de
de
valores
validacin
de
valores aceptados y rechazados,.....
Formato
Se utiliza para establecer la manera en que
Access debe mostrar los datos introducidos en
el campo. Cuando se establezca un formato
para un campo, Access lo utilizar en las tablas y consultas, as como en los formularios e informes
creados a partir de ese momento (los formularios e informes creados con anterioridad no se vern
afectados).
Cada tipo de datos tiene unas opciones de formato distintas. Si no se indica nada en la propiedad
Formato, Access utilizar uno de los formatos predefinidos denominado General para presentar los datos.
Los formatos predefinidos relacionados con nmeros (en lo referente a los separadores de miles y de
decimales), con monedas (en lo referente al smbolo de la moneda y a su posicin) y con fechas (en lo
referente al orden del da, mes y ao) dependen de la configuracin de la seccin Configuracin Regional
del Panel de Control de Windows. Por tanto, si al utilizar estos formatos no se obtienen los formatos
usuales en Espaa, habr que modificar la configuracin del Panel de Control.
Adems de los formatos predefinidos, el usuario puede definir formatos personalizados.
FORMATOS DE CAMPOS TIPO NUMRICO Y MONEDA
Los formatos predefinidos que presenta Access para este tipo de campos son:
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Los formatos personalizados se crean proporcionndole a Access un esquema que contenga de una a
cuatro secciones, separadas cada una de ellas de la anterior por un punto y coma. En estas secciones se
especifica la manera en la que Access debe mostrar el valor, utilizando para ello unos cdigos especiales:
Access utilizar cada una de las secciones para mostrar el nmero segn sea su valor:
1. La primera seccin para los nmeros positivos.
2. La segunda, para los negativos.
3. La tercera, para los que tengan valor cero.
4. La cuarta, para los que no tengan ningn valor (o sea, que el campo est vaco).
Si una seccin no tiene formato, Access usa el formato de la primera seccin. Si el esquema no incluye la
cuarta seccin, Access mostrar un espacio vaco. Por ejemplo:
Adems de los cdigos particulares para los campos de tipo numrico, hay una serie de cdigos generales
que se pueden usar en los formatos personalizados de cualquier tipo de datos, tal como se muestra en la
tabla:
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FORMATOS DE CAMPOS TIPO TEXTO Y MEMO

En este tipo de campos no existen formatos predefinidos. Por tanto, si se quiere un formato especial hay
que crearlo. El esquema, mediante el cual se indica el formato de un campo tipo texto o memo, tiene dos
secciones:
1. La primera seccin se usar si el campo contiene texto.
2. La segunda, si el campo est vaco (cadenas de longitud cero y valores nulos).
Adems de estos cdigos, se pueden emplear los de carcter general vistos con anterioridad.
Por ejemplo, si tenemos un campo en el que queremos que aparezca la palabra "Ninguno" cuando no
exista ninguna cadena en el campo, podemos introducir el formato personalizado:
@; Ninguno
como el valor de la propiedad Formato del campo. El smbolo @ hace que se muestre el texto del campo;
la segunda seccin hace que aparezca la palabra "Ninguno" cuando haya una cadena de longitud cero o
un valor Nulo en el campo.
FORMATOS DE CAMPOS TIPO FECHA/HORA
Los campos de tipo Fecha/Hora tienen varios formatos predefinidos: Fecha general, Fecha larga, Fecha
mediana, Fecha corta, Hora larga, Hora mediana y Hora corta.
Adems, este tipo de campos tambin admiten formatos personalizados. Los esquemas para este tipo de
campos slo constan de una seccin, que indicar a Access cmo debe mostrar la fecha y/o la hora.
Unas tablas con las descripcin detallada de los formatos predefinidos, as como de los cdigos para los
formatos personalizados (bastantes, por cierto) de los campos tipo Fecha/Hora, se pueden encontrar a
travs de la Ayuda de Microsoft Access, buscando en el tema correspondiente a Propiedad Formato
(Format).
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FORMATOS DE CAMPOS TIPO S/NO

Los campos del tipo S/No (campos lgicos) interpretan los valores que se les introducen de dos formas:
que el valor sea 0 (cero), o que no lo sea. Como consecuencia de que el valor sea cero o no, Access los
mostrar de una manera o de otra, y en relacin a la manera de representar los dos estados posibles,
Access proporciona tres formatos predefinidos:
Si eliminamos el valor de la propiedad formato, Access presentar 1 para S y 0 para No.

Tambin es posible crear formatos personalizados. En este caso, el esquema debe tener tres secciones:
1. La primera seccin no tiene ningn efecto en el tipo de datos S/No. No obstante, se requiere un
signo de punto y coma (;) como marcador de posicin
2. La segunda representa el texto para mostrar en lugar de los valores S, Verdadero o Activado.
3. La tercera representa el texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.
4. ; [azul] acierto ; [rojo] fallo
No obstante, aunque Access proporciona formatos predefinidos, si intentamos seleccionar uno de estos
formatos veremos que el modo de presentacin por defecto del campo S/No no variar. Esto es porque
la presentacin de los campos S/No se realiza por defecto mediante una casilla de verificacin. Para
cambiarla y que se presente un cuadro de texto, tendremos que ir a la pestaa Bsqueda de las
propiedades del campo y cambiar en Mostrar control a Cuadro de texto. Ahora ya se presentar el texto
segn el formato que hayamos seleccionado:
Tamao
La propiedad Tamao del campo se puede establecer en los campos de tipo Texto y de tipo Numrico.
En los de tipo Texto esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se podrn introducir
en el campo (un valor mximo de 255 y un valor por defecto de 50 caracteres).
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En los campos de tipo Numrico, la propiedad Tamao del campo sirve para determinar el valor mximo
que podr tener el nmero que introduzcamos en el campo y para determinar si se podrn introducir
decimales o no. Access establece por defecto el tamao Doble para que se pueda introducir cualquier
nmero.
Valor predeterminado
Todos los tipos de campo (a excepcin de Autonumrico y Objeto OLE) permiten establecer un valor
predeterminado mediante el cuadros de propiedades del campo (en la Vista Diseo de la Tabla).
Cuando a un campo se le establece la propiedad Valor predeterminado, cada vez que se cree un nuevo
registro se asignar automticamente ese valor al campo.
El valor predeterminado tan slo se asigna al crear un nuevo registro, nunca se utiliza sobre registros ya
existentes. De hecho, si cambiamos el valor predeterminado de un campo sobre una tabla que ya
contiene datos, los datos presentes en la tabla no cambiarn. Tan slo afectar a los registros nuevos
que se creen despus del cambio.
Si se est editando un campo que tiene establecida la propiedad Valor predeterminado y se pulsa la
combinacin de teclas Ctrl.+Alt+Barra espaciadora, el valor actual del campo se sustituir por el valor
predeterminado.
Un valor predeterminado puede venir definido por un valor o bien por una expresin. Si el valor de la
propiedad es una expresin, existen ciertas restricciones a la hora de construirla. Por ejemplo, no puede
contener funciones definidas por el usuario, o funciones de agrupamiento.
Los valores predeterminados no son necesarios (salvo casos muy concretos), pero sin embargo pueden
hacer que la aplicacin de BD sea ms cmoda de utilizar. Es muy til cuando se sabe de antemano que
un campo contendr casi siempre el mismo dato. La finalidad de esta propiedad es, evidentemente, la de
ahorrar tiempo a la hora de introducir los datos.
Mscara de entrada
As como el formato de visualizacin define cmo muestra Access la informacin contenida en el campo,
la propiedad Mscara de entrada define cmo permite Access que se introduzca la informacin.
Hacer notar que las mscaras de entrada son las que definen el formato en el que Access permite la
entrada de datos, pero son independientes del tipo de datos del campo que tienen asignado (esto es, el
tipo de dato supone una restriccin distinta del formato que se nos presenta a la hora de introducir
dichos datos).
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Sin embargo, no todos los campos admiten mscaras de entrada. De hecho, slo las admiten los campos
de tipo Texto, Numrico, Moneda y Fecha/Hora.
Una mscara de entrada puede estar compuesta de hasta tres secciones:
1. En la primera seccin se especifica el formato de mscara de entrada que se va a aplicar.
2. En la segunda, se especifica si los caracteres de visualizacin literales se van a almacenar en la
tabla al introducir los datos. Si contiene 0, la tabla los almacenar. Si contiene 1 o se deja en
blanco, la tabla slo almacenar los caracteres introducidos.
3. La tercera seccin indica el carcter que Access va a mostrar en el espacio en el que el usuario
debe introducir los datos.
La sintaxis completa de las mscaras de entrada, as como informacin de inters pueden verse mediante
la Ayuda de Microsoft Access, buscando en el tema correspondiente a Propiedad MscaraDeEntrada
(InputMask).
Quiz la mejor manera de aprender a utilizar las mscaras de entrada, o de crearlas en un principio para
despus hacer pequeas modificaciones que nos permitan personalizarlas, es hacer uso del Asistente
para mscaras de entrada.
Para invocar a este Asistente, debemos pulsar el botn Generar:
que dar paso al Asistente, mediante el cual podremos indicar una mscara de entrada predefinida para
el campo en cuestin.
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Tenemos una pregunta para ti

Modificar el formato de un campo implica la modificacin del valor almacenado?
Toma nota...
Si estamos posicionados en una propiedad y pulsamos F1, se abrir la pgina de Ayuda correspondiente a
esa propiedad.

En qu consisten y para qu nos pueden resultar tiles las propiedades siguientes?
Ttulo
Requerido
Permitir longitud cero
Indexado

Vuelve a la BD con la que venimos trabajando y establece, para todos sus campos, las propiedades que
creas van a ser necesarias para un correcto funcionamiento en cuanto a seguridad, comodidad de uso,
etc.
Antes de implantarlo en la propia BD de Access, conviene establecerlo sobre el papel, en el diseo de la
BD, pensando y anotando qu propiedades se van a establecer, qu valores va a tomar y el objetivo que
se persigue con ello (por qu se establece esa propiedad para ese campo?).
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IMPORTACIN Y VINCULACIN
Es frecuente que la BD tenga que acceder a datos procedentes de otras BD Access o de otros entornos.
En estos casos, podemos usar las utilidades de importacin de datos que presenta Access.
Podemos importar los datos directamente a las
tablas de Access, con lo cual tendremos una
copia de los datos en la tabla de nuestra BD; o
bien vincular tablas de nuestra BD a los datos
externos, esto es, tener unas tablas en nuestra
BD que contiene "enlaces" o vnculos directos al
origen
de
datos,
de
manera
que
podemos
trabajar con ellos como si estuvieran en nuestra

BD.
Tanto con una como con otra opcin. Llevarlas a
cabo consiste simplemente en responder a las
preguntas que planteen los cuadros de dilogo de los Asistentes.
Toma nota...
En la Tabla de contenido de la Ayuda de Access podemos encontrar informacin acerca de la importacin
y vinculacin. En concreto, podemos acceder al apartado "Trabajar con datos" >> "Datos externos" >>
"Importar y vincular datos u objetos".

Se puede importar y/o vincular datos de archivos de texto .txt (Bloc de notas)? Si es as, cmo lo
haramos? Qu estructura debe tener la informacin que contiene el archivo?

Supongamos que tenemos datos de nuestros clientes y proveedores en dos fuentes distintas:
En este archivo de Excel disponemos de los datos de nuestros proveedores
En esta base de datos de Access disponemos de una tabla con los datos de nuestros clientes
Vamos a usar las utilidades de importacin de datos para disponer de los datos de ambas fuentes en una
nica base de datos Access.
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RELACIONES
Conocemos la necesidad de establecer ms de una tabla en nuestra BD para evitar duplicidad,
redundancia e inconsistencia de datos. Ahora veremos cmo indicar la forma en que se combinan los
datos de las distintas tablas, cmo se relacionan las tablas.
Conceptos importantes
Clave primaria o principal: Ya hemos visto como se especifican en Access y sabemos que definen
de manera nica a cada registro de la tabla. Una clave principal no puede tener un valor nulo o
vaco y es nica para cada registro de la tabla.
Clave secundaria, ajena o externa: En una relacin entre dos tablas, generalmente una de ellas
es la tabla padre o principal (la que contiene la clave primaria) y la otra es la tabla hija o
secundaria. Pues bien, los campos que, en la tabla secundaria, sirven de enlace con la clave
primaria de la tabla padre, se llaman claves secundarias, externas o ajenas. Sern,
generalmente, campos del mismo tipo que la clave primaria a la que sirven de enlace, aunque no
tienen por qu llamarse igual.
As, las relaciones entre tablas se definirn como enlaces entres las claves primarias y las claves
secundarias.
Tipos de relacin
Las relaciones entre las tablas de una BD pueden ser de tres tipos: "Uno a varios", "Uno a uno" y "Varios
a varios".
1. Relacin "Uno a varios": En la mayora de los casos, la relacin eficiente entre dos tablas es uno a
varios. Es decir, para cualquier registro de la primera tabla , existen varios registros relacionados
en la segunda tabla, pero para cualquier registro de la segunda tabla, existe slo un registro
coincidente en la primera tabla.
Un ejemplo de relacin "Uno a varios" es el que se da entre la tabla Clientes y la tabla Ventas:
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Siguiendo el ejemplo de la imagen, la relacin se podra entender de la forma: "A un cliente se le

pueden hacer muchas ventas, y una venta
corresponde siempre a un cliente". La tabla
Clientes es la "parte Uno" de la relacin,
mientras que la tabla Ventas es la "parte
Varios" de la relacin. Como clave primaria
de la relacin se usa el campo clave principal
de la tabla Clientes, el campo "Cdigo del
cliente". Un campo que toma los posibles
valores de los cdigos de cliente, pero que
esta vez se pueden repetir en la tabla, har
las veces de clave secundaria de la relacin
en la tabla Ventas.
2. Relacin "Uno a uno": En una relacin "Uno a uno", cada registro de una tabla slo puede tener
un registro coincidente en la otra tabla, y viceversa. Este tipo de relacin no es normal, porque la
mayora de la informacin que se relaciona de esta forma estara en una nica tabla. Puede
utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una
tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto
de la tabla principal.
Por ejemplo, podemos crear una tabla que registre exclusivamente los resultados de una
encuesta realizada a los clientes de la librera. Los campos de esta tabla seran el cdigo de
cliente (que hara las veces de clave principal) y los campos que contienen las respuestas a la
encuesta. Tendramos, en este caso, una relacin "Uno a uno" entre la tabla Clientes y la tabla
Encuesta, donde los campos relacionados seran en ambas tablas el campo con el cdigo del
cliente (a cada cliente le corresponde una y slo una encuesta).
Como vemos, este tipo de relaciones normalmente se establecen entre las claves principales de
las tablas.
3. Relacin "Varios a varios": En una relacin varios a varios, un registro de una tabla puede tener
muchos registros coincidentes en la otra tabla, y viceversa. Por ejemplo, esta relacin se da entre
la tabla Clientes y la tabla Libros: un cliente puede comprar muchos libros y un libro puede ser
comprado por muchos clientes (era, precisamente la relacin que se pona de manifiesto cuando
tenamos toda la BD en un nica tabla). Esta tipo de relacin debe depurarse para evitar
problemas de duplicidad e inconsistencia de datos.
Siguiendo el ejemplo, la relacin entre Clientes y Libros se ha mejorado creando la tabla Ventas, que
permite establecer las dos relaciones "Uno a varios" entre Clientes y Ventas y entre Libros y Ventas: la
relacin "Varios a varios" se ha mejorado mediante dos relaciones "Uno a varios":
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A nosotros nos corresponde descubrir y establecer las relaciones existentes entre las tablas, el tipo de
relacin y los campos que van a actuar en la misma. Todo esto se har durante la fase de diseo de la
BD.
Toma nota...
En la Ayuda de Access podemos incluir el trmino de bsqueda "relaciones" y podremos acceder a
multitud de pginas con informacin concreta sobre este tema.
En la tabla de contenidos de la Ayuda de Access, podemos entrar en el apartado "Crear y trabajar con
bases de datos y objetos >> Objetos de base de datos >> Tablas", donde encontraremos dos apartados
llamados "Claves principales e ndices" y "Relaciones e integridad referencial", con abundante informacin
acerca del tema que estamos tratando.

Qu significa exigir integridad referencial en una relacin entre dos tablas?
Qu nos permite la opcin "Actualizar en cascada los campos relacionados"?
Qu nos permite la opcin "Eliminar en cascada los registros relacionados"?

Revisa y mejora el diseo de la BD que, a lo largo de la Unidad, has ido diseando para tu trabajo,
estableciendo las relaciones oportunas, creando, modificando o sustituyendo, si es necesario, las tablas,
para implantar de forma adecuada las relaciones que hayas decidido.
Una vez revisado el diseo, como se indica en el prrafo anterior, puedes, si quieres, hacer una prueba y
plasmarlo en una BD de Access.
29

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ACCES.

VARIAS TABLAS ......................................................................................................... 9

LOS SGBD ............................................................................................................... 11

3. TABLAS Y CAMPOS .................................................................................... 13

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

IMPORTACIN Y VINCULACIN .................................................................................. 26

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Recordar los fundamentos del diseo de bases de datos.

Afianzar conceptos bsicos para la creacin de buenos diseos de las tablas.

Conocer y establecer propiedades de los campos.

Aprender a importar y vincular datos externos.

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

2. CONCEPTOS SOBRE BASES DE DATOS

QU ES UNA BASE DE DATOS?

Nmero de telfono particular

Nmero de telfono de la oficina

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Tenemos una pregunta para ti:

Componentes bsicos de una tabla de BD. (T3)

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Siempre una BD simple?

Nombre del cliente

Direccin del cliente

Cdigo del cliente

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Problemas de las BD simples

Una propuesta de trabajo...

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Pasar de una a varias tablas

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

2. Una vez en l, localizamos el cdigo del cliente que lo ha comprado.

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Vamos a investigar un poco

Aadir informacin a la BD.

Modificar la informacin ya existente en la BD.

Eliminar la informacin que no interese ms

Buscar datos concretos en la BD.

Clasificar los registros de la BD segn distintos criterios.

Copiar el contenido de una BD en otra distinta.

Calcular valores basndonos en ciertos datos existentes en la BD.

Imprimir los datos o informacin obtenida de la BD.

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Objetos de una BD Access

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

El nombre de los campos

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Los tipos de datos

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Tenemos una pregunta para ti

Vamos a investigar un poco

Una propuesta de trabajo...

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

valores aceptados y rechazados,.....

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

FORMATOS DE CAMPOS TIPO TEXTO Y MEMO

MDULO 1: DISEO Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS

FORMATOS DE CAMPOS TIPO S/NO

Si eliminamos el valor de la propiedad formato, Access presentar 1 para S y 0 para No.