CDIGO: RJA-EP-P-01

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN

VERSIN: 01
FECHA: 07/09/2015
PGINA: 1 DE 20

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

NORMA NTC-ISO 9001: 2008

NORMA NTC-ISO 14001: 2004
NORMA OHSAS 18001:2007

EJECUCIN DE PROYECTOS

DOCUMENTO CONTROLADO
Este documento no ser reproducido, distribuido, modificado ni prestado en
todo o en parte sin previa autorizacin de la empresa

Elaborado por:

Revisado por:

Autorizado por:

Visto bueno:

Leidy Jaimes
Administradora RJA
Ingenieros SAS

Jose John Gomez

Director de Obra RJA Ingenieros SAS

Carlos Humberto Duarte

Representante TGI

Hugo Rodrguez
QAQC Gestora

CDIGO: RJA-EP-P-01

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN

VERSIN: 01
FECHA: 07/09/2015
PGINA: 1 DE 20

CDIGO: RJA-EP-P-01

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN

VERSIN: 01
FECHA: 07/09/2015
PGINA: 1 DE 20

CONTROL DE DISTRIBUCIN
Copia No

ENTREGADA A:

CO1.V01

TGI

CO2.V01

ADMINISTRADORA

FECHA DE
DEVOLUCIN

CONTROL DE MODIFICACIONES
VERSIN

MODIFICACIONES

DOCUMENTO

1.

OBJETO

Establecer las normas y procedimientos que regulan la interaccin entre R.J.A. INGENIEROS SAS,
TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL - TGI S.A. E.S.P. y/o su representante SGS ETSA, durante
el desarrollo del Contrato No. 750728
Este Documento Forma parte de la gestin del contrato y cualquier modificacin o cambio a los procedimientos
aqu establecidos debe ser aprobada por todos los involucrados. R.J.A. INGENIEROS SAS ejecutor del contrato
No. 750728, es el responsable de mantener actualizado este procedimiento, TRANSPORTADORA DE GAS
INTERNACIONAL - TGI S.A. E.S.P. y/o su representante SGS ETSA, es el responsable de su aprobacin.

2.

ALCANCE

Aplicable durante el desarrollo y vigencia del contrato No. 750728 que tiene por objeto Suministro de los
materiales y ejecucin de las obras requeridas para la puesta en funcionamiento de los puentes gras ubicados
en los shelter de las unidades de compresin en las estaciones de compresin de gas Hatonuevo (La Guajira) y
Norean (Cesar).

3.

DEFINICIONES

a. R.J.A. INGENIEROS SAS en adelante LA EMPRESA.

b. TRANSPORTADORA DE GAS INTERNACIONAL - TGI S.A. E.S.P. en adelante EL CLIENTE.
c.

SGS-ETSA - en adelante REPRESENTANTE DEL CLIENTE.

d. Actas: Documentos contractuales que formalizan los acuerdos entre LAS PARTES (LA EMPRESA y
EL CLIENTE y su representante SGS-ETSA), cada vez que durante la ejecucin del proyecto, se
presenten eventos claves y se realicen reuniones.
e. Acta de Entrega y Recibo Final: Es el documento en el que consta la entrega de los bienes, las obras o
los servicios contratados por parte de EL CLIENTE recibido a satisfaccin por parte del
REPRESENTANTE DEL CLIENTE y de LA EMPRESA.
f.

Acta de Liquidacin Final: Es el documento suscrito entre EL CLIENTE y LA EMPRESA en el cual

constan los acuerdos necesarios para que las partes puedan declararse a paz y salvo.

g. Acta Parcial de Obra: Documento donde se consigna el desarrollo de la ejecucin de un contrato con
los porcentajes y detalles que soportan los conceptos de pago y que son avalados por LA EMPRESA.
Segn dossier.
h. Bitcora de Obra: Medio oficial y legal de comunicacin entre las partes responsables de la supervisin y
construccin de la obra. En ella se anota cualquier situacin de carcter imprevisto que sea trascendente y
que afecte el marco de calidad de la misma y/o los tiempos de ejecucin de las diferentes etapas
constructivas. La bitcora tendr vigencia durante todas las actividades en campo, es decir, se cierra el da
que termina la obra.
i.

Cambio: Modificacin a las condiciones de alcance, tiempo, costo, calidad o requerimientos tcnicos
definidos en la lnea base del proyecto. Desviacin de las especificaciones, funcionalidades o planos
acordados. Para este caso lo llamaremos Consulta tcnica o Technical Query - TQ.

j.

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas por LAS
PARTES para el desarrollo del contrato, radicadas en las direcciones estipuladas en este procedimiento.

k.

Control de Cambios: Cambios fsicos requeridos en partes o componentes de los documentos de

ingeniera.

l.

Das Calendario: Corresponde a todos los das de lunes a domingo sin excepcin.

m. Das Hbiles: Corresponden a los das de la semana de lunes a viernes, sin contar, sbados,
dominicales ni festivos.
n. Dossier del Proyecto: Documento generado por el ejecutor en donde se presenta en forma organizada
todos los documentos de los componentes tcnicos (construccin), administrativos, SST, ambiental y social
que fueron diligenciados durante la ejecucin del contrato.
o. Estructura Organizacional: Forma de organizacin y funcionamiento establecido para el cumplimiento de
los objetivos.
p. Especificacin Tcnica: Documento que establece requisitos, aspectos tcnicos, lineamientos y
procedimientos operativos que deben ser aplicados y tenidos en cuenta por el ejecutor de una actividad o
para el funcionamiento de un sistema y/o equipo.
q. Interventor del Contrato: Esta funcin ser ejercida por el Profesional de la Gerencia de Proyectos
designado por EL CLIENTE.
r.

Memorias de clculo: Documento en que se presenta a detalle los clculos que sirvieron de base para el
diseo estructural e ingenieril de un proyecto.

s.

Orden de Inicio: Documento que firma LA EMPRESA y EL CLIENTE en el que se fija la fecha de inicio
del contrato y que es la evidencia a partir de la cual se contabiliza el plazo de ejecucin.

t.

Organigrama: Matriz en la que se agrupan los diferentes cargos de direccin, tcnico y administrativa.

u. PDT: Plan Detallado de Trabajo. Cronograma debidamente estructurado en el que se definen en detalle las
actividades a realizar, los tiempos de ejecucin de las mismas y los recursos utilizados.
v.

Requisicin: Documento electrnico o fsico que se utiliza para realizar una solicitud de personal,
equipos o materiales puede tener las siguientes caractersticas: Lugar y fecha, Nombre del solicitante,
Proyecto solicitante, Centro de costo del solicitante, OT del proyecto, Nombre del equipo o cargo
requerido, Cantidad solicitada. Dependiendo del avance de las obras y de la necesidad de personal, equipo
o material, est establecida la opcin de requisiciones de personal adicional y/o equipos.

w. Reunin de Inicio o Kick Off Meeting (KOM): Reunin que marca el inicio formal de la ejecucin de un
proyecto o contrato entre LA EMPRESA y EL CLIENTE. El contenido de la presente acta es de estricto
cumplimiento

4.

DEFINICIN GRUPO DE TRABAJO DEL PROYECTO

4.1. INTERESADOS (STAKEHOLDERS)

CLIENTE
Presidente TGI
Gerente de Proyectos
Lder del Proyecto / Interventor de Contrato

INTERESADOS EMPRESA
Representante Legal
Administradora
Director de Obra
Programador
Residente Norean
HSE y Social Norean
Residente Hatonuevo
HSE y Social Hatonuevo

David Alfredo Riao Alarcn

Johnny Richard Torres Agresott
Carlos Humberto Duarte Prada

Reinaldo Jaimes Avellaneda

Leidy Viviana Jaimes Moreno
Jos John Gmez Morales
Rey Isaas Jaimes Moreno
Omar Alfredo Anaya Mora
Dionel Porras Daz
Juan Carlos Parra Daz
Jessica Tatiana Jimnez Guerrero

INTERESADOS SGS-ETSA
Gerente de Gestora
Especialista Residente Civil Norean
Profesional Junior HSE SISO Norean
Profesional Junior HSE SISO Hatonuevo
Especialista Residente Civil Hatonuevo
Profesional QA/QC Norean y Hatonuevo
Asesor Administrativo
Profesional QA/QC Bogot
Especialista Programacin Lnea

Francisco Ramrez
Boris Coronado Lozada
German Moreno Comas
Juan Carlos Reyes
Rafael Andres Villarreal Vargas
Hugo Alberto Rodriguez Gonzalez
Carlos Adolfo Gomez
Sandra Milena Chinchilla Guarn
Olaf Hernando Upegui Gomez

4.2. UBICACIN DE CADA INTERESADO

CLIENTE:
OFICINAS TGI: Carrera 9 # 73-44 Piso 1, Bogot.

EMPRESA:
OFICINA PRINCIPAL: Calle 33 # 43 - 76 Planada del Cerro - Barrancabermeja

REPRESENTANTE DEL CLIENTE:

SGS - ETSA: Calle 73 No 7 - 31 Piso 8, Bogot.

4.3. ORGANIGRAMA R.J.A. INGENIEROS SAS

5.

COMUNICACIONES

5.1. General
Las comunicaciones incluyen las cartas, los memorandos, el correo electrnico, los libros de obra (bitcora), las
actas de reunin firmadas y avances de Obra. Dichas comunicaciones tendrn un plazo de mximo de 15 das
hbiles para dar respuesta, segn lo establecido en la minuta del contrato, clusula vigsima sptima:
Comunicaciones.
A continuacin se relacionan las principales caractersticas que deben cumplir las comunicaciones que se
emitan, segn lo establecido contractualmente:

El medio oficial para la comunicacin contractual entre LA EMPRESA, EL CLIENTE y

REPRESENTANTE DEL CLIENTE ser la comunicacin escrita con nmero de radicacin en la
oficina de recepcin de documentos de cada una de las partes.

Todo asunto comercial y legal, procedimientos, documentos contractuales, comunicaciones y notas se

harn en espaol.

Cada comunicacin se limitar a un solo asunto.

Las comunicaciones tendrn como referencia el nombre del proyecto, nmero de contrato y el asunto al
que se refiere la comunicacin.

Si la comunicacin es respuesta a otra comunicacin, en el asunto se citar el nmero de la

comunicacin que se responde.

Todas las instrucciones o compromisos que se acuerden verbal o telefnicamente o va email entre las
partes y que tengan alguna incidencia sobre el desarrollo del contrato, debern ser ratificados con
comunicacin escrita y/o actas suscritas por los representantes autorizados involucrados.

Todas las comunicaciones emitidas por las partes debern ser archivadas adecuadamente por el emisor
en forma magntica (escaneadas), cuya copia se podr exigir en cualquier momento como soporte
evidencia.

Todas las comunicaciones escritas tendrn por lo menos un (1) original y una (1) copia. La copia anexa
a los originales de la correspondencia que se cruce entre las partes, deber ser devuelta al remitente en
el momento de su recibo debidamente firmado por el destinatario.

Toda comunicacin debe ser copiada a las tres partes interesadas. LA EMPRESA, EL CLIENTE y
REPRESENTANTE DEL CLIENTE.

Las comunicaciones deben ser originadas por los representantes de cada parte, en su parte inferior se
indicar el nombre abreviado de la persona que lo proyect (persona clave), no tendrn validez aquellas
generadas por funcionarios distintos, a excepcin de las emitidas por el cliente.

5.2. Idioma
Todas las comunicaciones, especificaciones, planos, reportes, etc., sern en idioma castellano mientras no
se estipule lo contrario en el contrato.
5.3. Correspondencia dirigida a LA EMPRESA
La correspondencia dirigida a LA EMPRESA ser recibida de lunes a jueves en el horario de 08:00 a.m. a
05:00 p.m., y los viernes en el horario de 08:00 a.m. a las 4:00 p.m., en la siguiente direccin: Calle 33 # 4376 Barrio Planada del Cerro - Barrancabermeja.
5.4. Correspondencia dirigida a EL CLIENTE
La correspondencia dirigida a EL CLIENTE ser entregada de lunes a viernes en el horario de 08:00 a.m. a
12:00 m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., en medio magntico. As mismo los viernes a las 5:00 pm se enviar toda
la correspondencia acumulada en la semana en medio fsico, mediante una empresa de encomiendas a la
siguiente direccin: Carrera 9 # 73-44 piso 1, Bogot.
5.5. Correspondencia dirigida a SGS ETSA
La correspondencia dirigida a SGS-ETSA ser entregada de lunes a viernes en el horario de 08:00 a.m. a
12:00 m y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., en medio magntico. As mismo los viernes a las 5:00 pm se enviar toda
la correspondencia acumulada en la semana en medio fsico, mediante una empresa de encomiendas a la
siguiente direccin: Calle 73 No. 7 31 Piso 8, Bogot.
5.6. Codificacin Comunicaciones con EL CLIENTE o correspondencia enviada
Las comunicaciones escritas generadas al CLIENTE, tendrn la siguiente estructura:

AAA - Emisor: Sigla o abreviatura de RJA INGENIEROS SAS (RJASAS)

BBB - Receptor: Sigla o abreviatura de la entidad a la que se dirige la comunicacin (TGI).
##### - No. De Contrato: Nmero de contrato (ZZZZZZ) entre TGI y RJA INGENIEROS SAS. Ejemplo:
750728.
CCCC - Ao: Ao en curso.
N - Consecutivo: Nmero de la comunicacin enviada. Toda comunicacin deber ser numerada en forma
secuencial ascendente.
A continuacin se evidencia un modelo de la numeracin de la comunicacin entre LA EMPRESA y
EL CLIENTE, ejemplo: RJA-TGI-750728-2015-01.
En el Asunto de la comunicacin se plasmar el objeto de la comunicacin, ejemplo: si esta es una respuesta
a una solicitud, si es un requerimiento, la entrega de alguna documentacin contractual, entre otros.
5.7. Matriz de Comunicaciones escrita
A continuacin, en la tabla 1, se presenta la matriz de comunicaciones para el contrato:
Tabla 1. Matriz de comunicaciones
Informacin

La empresa

El cliente /o su represent ante

Medio

Otro s contrato

Representante legal

Presidente TGI

Comunicacin
escrita

Comunicados de
diferentes tipos o
correspondencia

Director del proyecto

Ing. Carlos Duarte / Director de

Gestora / Ing. Residente Noren

Comunicacin
escrita email

Director del proyecto /

Ingenieros Residentes

Interventor del contrato / Gerente

de proyectos TGI / Gerente
General SGS / Ingenieros
Residentes

Comunicacin
escrita
email

Convocatoria a
reunin
sistemtica
Reuniones
semanales

Director del proyecto

Informe de avance
de obra

Director del proyecto

Actas de pago
parcial

Director del proyecto

Ingenieros Residentes
Interventor del contrato TGI Gerente General SGS
Director de Gestora

Comunicacin
escrita
email
Comunicacin
escrita
- email
Acta-factura

5.8. Correos Electrnicos

Se usar el correo electrnico para comunicar asuntos especficos del proyecto, con el fin de llevar a cabo
una gestin de forma eficiente, teniendo en cuenta tiempos de respuesta acorde con lo solicitado por este
medio. Para asegurar la informacin de los correos electrnico se har un Backup mensual por cada una de las
partes.
Los correos electrnicos pueden ser emitidos entre profesionales de campo, los correos a representantes
de cada parte slo se emitirn por el director del proyecto R.J.A INGENIEROS S.A.S, Gerente SGS-ETSA o
interventor del contrato TGI. Los correos autorizados por LA EMPRESA son los siguientes:
CARGO

NOMBRE

CORREO

EMPRESA

Representante Legal

Reinaldo Jaimes A

reinaldojaimes@gmail.com
rjaingenierossas@gmail.com

R.J.A INGENIEROS
S.A.S

Director de Proyecto

Jos John Gmez

directordeobrarja@gmail.com
rjaingenierossas@gmail.com

R.J.A INGENIEROS
S.A.S

Programador de Obra

Rey Isaias Jaimes M.

programadorrja@gmail.com

R.J.A INGENIEROS
S.A.S

Subgerente /
Administradora

Leidy Viviana Jaimes

M.

rjaingenierossas@gmail.com

R.J.A INGENIEROS
S.A.S

Gerente Gestora

Interventor y lder Del

contrato

Francisco Jose
Ramirez
Carlos Humberto
Duarte

Ingeniero Civil Junior

8
9

6.

Especialista
Programacin
Especialista Residente
Civil (Norean)

francisco.ramirez@sgs.com

SGS-ETSA

carlos.duarte@tgi.com.co

TGI

Juan Carlos Lambis

juan.lambis@sgs.com

SGS-ETSA

Olaf Upegui Gomez

olaf.upegui@sgs.com

SGS-ETSA

Boris Coronado

boris.coronado@sgs.com

SGS-ETSA

GESTIN DOCUMENTAL

6.1. Estructura Documental

La estructura de los documentos del S istema de Gestin Integral de LA EMPRESA se define de la
siguiente manera:

6.1.1.

Elaboracin de documentos

Los documentos del Sistema de Gestin Integral sern elaborados por los Lderes de procesos con el apoyo
del Coordinador SGI, teniendo en cuenta las sugerencias del personal que aplica el documento y de los
requisitos legales y reglamentarios que lo rigen.
Para lograr la uniformidad de los documentos del Sistema de Gestin Integral y facilitar su identificacin,
deber elaborarse teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

Fuente: para la edicin del documento utilice preferiblemente la letra tipo Arial.
Encabezado de Pgina: preferiblemente aplicar el siguiente diseo.

C
D
E
F

A. LOGOTIPO: Imagen de identificacin y representacin de la institucin.

B. NOMBRE DEL DOCUMENTO; Indica el nombre con el cual ser identificado el
documento: debe redactarse siempre de manera clara y breve sin perder la precisin del
tema objeto.
C. CDIGO: Informacin alfanumrica AAA - XX- YY- ZZ, que se le asigna a un documento
(ver numeral 6.1.2. Estructura de codificacin de LA EMPRESA)
D. VERSIN: Versin del documento (iniciando en 01)
E. FECHA: La fecha de creacin y en que entrar en vigencia del documento.
F. PGINA: Paginacin del documento.
6.1.2.

Estructura de Codificacin de LA EMPRESA

Estar conformado por un cdigo alfanumrico que estar definido por los siguientes campos:
CDIGO: AAA - XX - YY - ZZ

AAA: indica que es un documento perteneciente a R.J.A INGENIEROS SAS

XX: Letras que indican el proceso (No aplica para el manual integral)
EP: Ejecucin de proyectos
GR: Gestin de Recursos
PM: Proceso de mejora
PG: Proceso Gerencial
CO: Comercial
SSTMA: Gestin en Seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
YY: Letras que identifican el tipo de documento:
P: Procedimiento
I: Instructivo
MI: Manual Integral en HSEQ
F: Formato
SSTMA: Sistema de Gestin en Seguridad y salud en el trabajo
IN: Inspeccin de HSE
PL: Plan
ZZ: Nmero consecutivo del documento.

6.2. Revisin de documentos

Los documentos deben ser revisados por el Gerente y/o Representante de la direccin, verificando, si su
contenido es suficiente, adecuado y conveniente para la organizacin (LA EMPRESA).
6.3. Aprobacin de documentos
El Gerente y/o Representante de la Direccin aprueban los documentos y ordena incluirlos en el LISTADO
MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS RJA-PM-F-08 (LA EMPRESA).

6.4. Documentos de EL CLIENTE

Todos los documentos generados por EL CLIENTE para el proyecto o de uso propio del sistema de gestin, se
llevar su control en el formato Control de la documentacin externa y tcnica RJA-PM-F-06. En el cual se
indica el nombre del documento, cdigo, ltima revisin vigente y actualizada, y el estado del documento.
6.5. Revisin de documentos en medio magntico
En cuanto sea posible, y segn el tipo de documento, la revisin se har en medio magntico. Teniendo en
cuenta que los comentarios a los mismos se realizarn en el mismo documento, se emplear la herramienta de
revisin, dejando las observaciones correspondientes en el formato establecido.
6.6. Revisin de Registros de Campo
Los registros de campo tendrn la firma del ingeniero a cargo de la Gestora y el Residente de LA EMPRESA,
indicando nombre, cargo y la fecha de la aprobacin.

7.

REUNIONES

7.1. Reunin Mensual de Seguimiento

Se realizar con una frecuencia MENSUAL en la sede de Aguachica (Cesar) y/o Hatonuevo (Guajira).
Agenda Tpica de la Reunin
-

Control de Asistencia.
Presentacin del avance y verificacin cumplimiento de los compromisos del acta anterior.
Seguimiento de avance por especialidad.
Propuestas de acciones correctivas y preventivas, cuando se presenten atrasos.
Proposiciones y Varios.
Lectura Compromisos generados en la reunin.

Participantes
Por parte de LA EMPRESA asistir el Director de obra, Programador de Obra e Ingeniero Residente, por EL
CLIENTE el Interventor del Contrato y REPRESENTANTE DEL CLIENTE el Especialista Residente Civil,
Profesional Junior HSE SISO, Profesional QA/QC.
7.2. Comit de obra
Se realizar con frecuencia SEMANAL los das mircoles en la estacin de compresin de Norean (Aguachica) y/o
Hatonuevo (Hatonuevo).
Agenda Tpica de la Reunin
-

Control de Asistencia.
Presentacin del avance y verificacin cumplimiento de los compromisos del acta anterior y
acta de seguimiento semanal adelantada en campo.
Seguimiento de avance por especialidad.
Propuestas de acciones correctivas y preventivas, cuando se presenten atrasos.
Proposiciones y Varios.
Lectura Compromisos generados en la reunin.

Participantes:
En estas reuniones se deber contar con al menos un representante autorizado del CONTRATISTA y la
INTERVENTORA.

Nota: la reunin mensual de seguimiento puede unirse con el Comit de obra semanal cuando la situacin lo
amerite. En estas reuniones se emplearn los formatos establecidos por EL CLIENTE para el control de
asistencia y el acta de reunin.

8.

ACTAS Y FACTURACIN

Se deber tener en cuenta las siguientes fechas establecidas para el proceso de facturacin:

Cortes de facturacin: 25 de cada mes.

Revisin de gestora en campo (si aplica): 25 al 30 de cada mes.
Entrega del acta de facturacin (con sus respectivos soportes): 3 al 5 de cada mes.
Revisin acta de facturacin por parte de gestora: 6 al 10 de cada mes.
Entrega de documentos adicionales/correccin: mximo al 15 de cada mes.
Radicacin factura con soportes en TGI: hasta el 20 de cada mes.

LA EMPRESA contar con los primeros Cinco (5) das hbiles de cada mes, para enviar la informacin del
pago de la factura.

9.

INFORMES

9.1. Informe DIARIO, SEMANAL Y MENSUAL.

A solicitud del REPRESENTANTE DEL CLIENTE y EL CLIENTE, los informes de cada especialidad deben
ser entregados en las fechas y formatos establecidos en el acta de KOM de la siguiente forma:

Informes de aspectos tcnicos y programacin Se entregar uno diario a las 4:00 pm, uno semanal
cada mircoles a las 4:00 pm y uno mensual el da 25 de cada mes a las 4:00 pm.

Informes de aspectos SST: Se suministrarn semanalmente los mircoles a las 11:00 am y

mensualmente los das 30 de cada mes.

Informes de gestin ambiental: Un informe ambiental semanal entregado los martes a las 11:00 am y
un informe mensual los 25 de cada mes.

Informes administrativos: Un informe de la inversin del anticipo entregado los 25 de cada mes a las
4:00 pm y un informe mensual los 25 de cada mes.

Informes aspectos de calidad: Se realizar un seguimiento diario del plan de inspeccin y ensayos,
que posteriormente har parte integral del informe de aspectos tcnicos y programacin.

Informes plan de gestin social: Se realizar la entrega de un informe mensual los 25 de cada mes a
las 4:00 pm.