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Otros Libros del mismo Autor

Están a su disposición libros sobre, AutoCAD, AutoLISP, Visual Basic para AutoCAD, Visual Basic para Excel, Control de Proyectos con Primavera, Access, Word, Power Point, Stat Graphics, Windows, Visual Basic .NET, Cálculos Hidráulicos, Termodiná- mica, Ingeniería del Ambiente, Cálculo de Correas Transportadoras, IsoCAD, Matlab, Femlab, LabVIEW, AutoCAD Plant 3D, AutoCAD Civil 3D, Revit Architecture, Revit MEP, 3D Studio MAX, Inventor, AutoCAD Architecture, AutoCAD MEP, AutoCAD Civil 3D, Gemcom, SAP2000, ETABS, Visio Technical, Sintonización de Lazos de Control, Análisis de Precios Unitarios y otros.

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Excel 2013 Nivel 1

Objetivo

El objetivo de este curso es enseñar al participante a utilizar eficientemente Excel para generar los informes diarios, semanales, mensuales o anuales de su empresa. Hoy día es necesario ser productivo y eficiente para poder sobrevivir en esta econo- mía globalizada. Los resultados deben obtenerse en el menor tiempo posible, con el menor costo, con la mejor calidad y logrando la satisfacción del cliente.

una

aplicación muy

que

tiene funciones

del cliente. una aplicación muy que tiene funciones Excel versátil es de hoja de cálculo, de
del cliente. una aplicación muy que tiene funciones Excel versátil es de hoja de cálculo, de

Excel

versátil

es

de

hoja

de

cálculo,

de

ba-

ses de datos, de

gráficos

y

que

incluye

Visual

Basic para auto-

matizar

reas repetitivas

ta-

las

mediante

ma-

cros.

Excel cuenta con herramientas de estadística, ingeniería, finanzas, funciones lógicas, de información, de fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, lo cual permite utili- zarlo para cualquier tipo de trabajo. Excel 2013 cuenta con la Cinta

cualquier tipo de trabajo. Excel 2013 cuenta con la Cinta de Opciones que se ha dise-

de Opciones que se ha dise- ñado para buscar rápidamente los comandos necesarios para llevar a cabo una tarea.

Los comandos están organizados en grupos locales bajo Fichas, como el grupo Ima- gen en la ficha Insertar. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad, como escribir o diseñar una página. Para descongestionar la pantalla, algunas fichas apa- recen únicamente cuando son necesarias.

Cuando se abre Excel 2013 por primera vez aparece una hoja electrónica formada por filas y columnas; las filas se identifican por números consecutivos desde el 1 hasta

el 1 048 576. Las columnas se identifican por letras; A, B, C,

AZ, BA, BB, BC,

Para ir a la primera celda, A1, presione la tecla Inicio o las teclas Ctrl Inicio, depen- diendo de cómo haya configurado el movimiento de las teclas.

Z, AA, AB, AC,

BZ, XFA, XFB, XFC, XFD

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Estando en la celda A1, para ir la última fila, presione la tecla Fin y luego la tecla el cursor se detiene en la celda A1048576

Para ir a la última columna de la última fila, presione la tecla Fin y luego la tecla el cursor se detiene en la celda XFD1048576

Tamaño de la Hoja Electrónica

Cada libro de Excel puede tener hasta 1024 hojas electrónicas; todo libro de Excel viene configurado para usar tres hojas electrónicas, pero usted puede insertar todas las hojas que necesite, hasta un máximo de 1024.

Nº Filas Nº Columnas Nº Celdas Caracteres por Celda Caracteres por Hoja Columnas/Pantalla 17" Filas/Pantalla 17" Celdas/Pantalla Ancho Pantalla, cm Alto Pantalla, cm Tamaño Pantalla, m2 Nº Pantallas/Hoja Área Pantalla, m2 Área Pantalla, hectáreas

1 048 576 16 384 17 179 869 184 32 767 562 932 773 552 128

12

25

300

30

23

0.069

57 266 231 3 951 370

La hoja electrónica tiene 1 048 576 filas y 16 384 columnas; esto da un total de 17 179 869 184 de celdas. En cada celda puede escribir desde 1 hasta 32 768 caracteres; esto sig- nifica que usted puede escribir más de 562 932 773 552 128 caracteres en una sola hoja electrónica; multipli- que esto por 1024 para tener la ca- pacidad de un libro de Excel.

La capacidad de la hoja electrónica

es tan grande que primero puede ex- cederse la capacidad de la memoria RAM de la computadora, antes de llenar la hoja electrónica.

Teniendo en cuenta que el tamaño promedio de un monitor de 17” es 23 x 30 cm. equivalente a 12 columnas por 25 filas (300 celdas), el número de pantallas es de 57 266 231, equivalente a 3 951370 m 2 , 395 hectáreas de pantalla electrónica.

Para aprender a utilizar eficientemente Excel, haremos ejercicios con hojas de cálculo, bases de datos, tablas dinámicas, gráficos y macros.

Crearemos cinco hojas de cálculo, para aprender a utilizar las habilidades de Excel para obtener resultados, escribiendo fórmulas y funciones de todo tipo (Financieras, Fecha y Hora, Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas, Bús- queda y Referencia, Base de Datos, Texto, Lógicas, Informa- ción, Ingeniería o Funciones definidas por el Usuario).

Cada grupo tiene muchas funciones especializadas; con cada grupo de funciones se puede diseñar un curso sobre el tema correspondiente: Finanzas, Estadística, Ingeniería, Bases de Datos, Matemáticas.

395

Estadística, Ingeniería, Bases de Datos, Matemáticas. 395 Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento

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Las hojas de cálculo que desarrollaremos son las siguientes:

1. Tabla para calcular el P.V.P. en base a dos datos conocidos, el Costo de Pro- ducción y el Porcentaje de Ganancia

2. Tabla para convertir Dólares, Euros y Yenes a Bolívares

3. Tabla para convertir °F a °C y viceversa

4. Control de la Chequera de un Banco

5. Tabla para calcular la Cuota Mensual que debe pagarse por un Préstamo, a va- rias tasas de interés y a varios períodos de amortización

En estas hojas de cálculo utilizará fórmulas y funciones de varios grupos; al aprender a desarrollar estas hojas de cálculo, podrá desarrollar otras hojas especializadas en el tipo de trabajo que realiza en su departamento o gerencia.

Usaremos una Base de Datos de dBASE y aprenderemos a convertir una hoja de cálculo de Excel en una Base de Datos de Excel y a utilizar herramientas de Bases de Datos. Aprenderemos a extraer datos de la Base de Datos utilizando criterios de selección de uno o de varios campos. Aprenderemos a crear varias Tablas Diná- micas a partir de la Base de Datos.

Aprenderemos a crear Macros para hacer automáticamente los Extractos y las Ta- blas Dinámicas; también aprenderemos a hacer otros macros para crear series con los días de la semana, las horas del día, los meses del año.

También crearemos algunos macros para desproteger celdas y para automatizar ta- reas repetitivas que usted realice en su trabajo diario.

Crearemos gráficos de Líneas, Columnas, Barras, Círculos, Áreas y otros tipos. Aprenderemos a utilizar los 9 modelos estadísticos que se pueden crear a partir de un gráfico de Excel.

Tabla del PVP

El objetivo de este ejercicio es preparar la Tabla que se muestra en la página 7.

Esta tabla presenta el Precio de Venta al Público, calculado en base a dos datos conocidos: el Costo de Producción y el Porcentaje de Ganancia.

El primer paso para hacer una Hoja de Cálculo en Excel es hacer manualmente la tabla, con papel y lápiz; esto implica conocer la ecuación necesaria para obtener los resultados requeridos. La ecuación para calcular el PVP es la siguiente:

PVP = Costo de Producción x (1 + %Ganancia/100)

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Usaremos esta misma ecuación en la Hoja de Cálculo, para que Excel calcule el PVP por cada par de valores de Costo de Producción y % de Ganancia.

Según esta fórmula, para obtener 20% de ganancia en un producto cuyo costo de producción es 40, el PVP debe ser 48

Los pasos generales para preparar esta tabla son los siguientes:

1. Introducir los datos de entrada: Costo de Producción (celdas A10:A37) y Por- centaje de Ganancia (celdas B5:G5)

2. Escribir la fórmula para calcular el PVP; esta fórmula se escribe en la celda B10 y luego se copia al resto de la tabla. Usted debe verificar que los resultados obtenidos con la fórmula sean correctos, en todas las celdas que contienen va- lores calculados.

3. Mejorar la presentación de la tabla: bordes dobles, sombreados, flechas, enfati- zados, alineación del contenido de las celdas, color de los títulos, tamaño de las fuentes, cuadro de texto, encabezado, pie de página, márgenes, etc.

4. Si la hoja de cálculo va a ser utilizada con frecuencia, por usted mismo o por varios usuarios, es conveniente proteger las celdas que contienen fórmulas. El archivo puede protegerse con una contraseña, para que solamente pueda ser abierto y desprotegido por las personas que tengan la contraseña.

5. Chequear la Ortografía (F7) y Recalcular (F9). Nunca imprima, nunca envíe por correo un archivo de Excel sin haber chequeado la ortografía y sin haber recal- culado.

6. No escribir en forma grosera (todo en mayúscula), ni en forma subdesarrollada (todo en minúscula).

Prepare la hoja de cálculo y verifique que obtiene los valores correctos:

1. En la celda A1 escriba Precio de Venta al Público vs. Costo de Producción y % de Ganancia, y presione la tecla Enter.

Configuración de Excel

Excel, como cualquier otro programa de computación, tiene muchos parámetros que definen la manera como se comporta Excel y la manera como aparecen los resultados en la pantalla o en la hoja impresa.

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- 8 - Si al presionar la tecla Enter el cursor se desplaza a la celda

Si al presionar la tecla Enter el cursor se desplaza a la celda A2, haga clic sobre Archivo Opciones Avanzadas. Desactive la casilla Después de presionar En- trar, mover selección.

Desplace la pantalla hasta Teclas de Navegación para transición. De esta manera, cuando usted presione la tecla Inicio, el cursor se desplaza a la celda A1.

Desplace la pantalla hasta Mostrar. En Mostrar este número de Documentos recien- tes, escriba 25, Acepte los valores predeterminados de las demás casillas.

Haga clic sobre Guardar y escriba C:\Temp en el cuadro Ubicación de archivo pre- determinada. Acepte los valores predeterminados de las demás casillas.

. Acepte los valores predeterminados de las demás casillas. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento

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Haga clic sobre Fórmulas. Seleccione

Haga clic sobre Fórmulas . Seleccione 1 1 256 .   4 log  
Haga clic sobre Fórmulas . Seleccione 1 1 256 .   4 log  
1 1 256 .   4 log    3 .  7
1
1 256
.
 4 log    3 .  7 D
f
f 
N Re
Habilitar Macros

Active la casilla Habilitar Cálculo Iterativo

Acepte 100 en Iteraciones Máximas Acepte 0.001 en Cambio Máximo

Ecuación de Colebrook

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Haga clic sobre Centro de Confianza. Haga clic sobre Configuración del centro de confianza Configuración de macros. Active la segunda opción Deshabilitar todas las macros con notificación. Haga clic sobre Aceptar.

Colocar Botones en Barra de Herramientas de Acceso Rápido

. Colocar Botones en Barra de Herramientas de Acceso Rápido Excel 2007, 2010 y 2013, a

Excel 2007, 2010 y 2013, a diferencia de versiones anteriores, no

permite insertar en las Fichas predeterminadas botones adicionales, sin embargo, es posible hacerlo en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido ubi-

cada en la parte superior izquierda de la pantalla, a la derecha del Botón Excel.

izquierda de la pantalla, a la derecha del Botón Excel . La Barra de Herramientas de

La Barra de Herramientas de Acceso Rápido trae tres botones. Coloque los 18 boto- nes adicionales que se muestran en esta figura (lado derecho).

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Haga un clic derecho sobre el disquete de la Barra de Herramientas de Acceso Rá- pido Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rápido

En la lista desplegable Comandos disponibles en: Haga clic sobre seleccione To- dos los Comandos.

El primer botón a incluir es el botón de Nuevo Haga clic en el botón Abrir Con la mano izquierda presione la tecla N Si está seleccionado el comando Nuevo, haga clic sobre el botón Agregar

el comando Nuevo , haga clic sobre el botón Agregar El comando Nuevo aparece en el

El comando Nuevo aparece en el lado dere- cho, debajo del comando Rehacer

En el listado de comandos, con la mano iz- quierda presione la tecla A Si está seleccio- nado el comando Abrir, haga clic sobre el bo- tón Agregar

El comando Abrir aparece en el lado derecho, debajo del comando Nuevo

Para insertar el botón Cerrar, En el listado de comandos, con la mano izquierda presione la tecla C para buscar el primer comando que co- mienza por C, seleccione Cerrar haga clic

en

.
.

Continúe colocando todos los botones que se muestran en esta figura.

En el lado derecho, en la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, verifique que esté seleccionada la opción Para todos los documentos (predeterminado), para que estos botones estén disponibles en cualquier documento de Excel.

botones estén disponibles en cualquier documento de Excel. Cuando termine de colocar todos los botones, haga

Cuando termine de colocar todos los botones, haga clic sobre Aceptar.

Para que estos botones aparezcan la próxima vez que abra Excel, cierre Excel y vuelva a abrirlo. Si no lo hace, y la computadora se guinda o se va la luz, perderá los botones que colocó en la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

La idea de colocar estos botones es ser más eficientes en el uso del Excel; ustedes son personas muy valiosas que no pueden malgastar su tiempo haciendo dos o tres clics cuando pueden lograr el mismo resultado con un solo clic.

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Por ejemplo, para activar el comando Configurar Página, usted hace un solo clic sobre el botón Configurar Página, en vez de hacer un clic sobre Archivo, un segundo clic sobre Imprimir, un tercer clic sobre Vista Preliminar y un cuarto clic sobre el botón Configurar Página

Para abrir un archivo existente usted hace clic sobre el botón Abrir, en vez de hacer clic sobre Archivo y luego otro clic sobre Abrir.

2. Estando en la celda A1, haga clic sobre Negrita, la letra N en la barra Inicio Fuente, para enfatizar el título.

Centrar entre varias Columnas

El título que ha escrito en la celda A1 debe quedar centrado entre las columnas A y

G. Para que el título quede centrado entre las columnas A y G, proceda así:

quede centrado entre las columnas A y G , proceda así: 3.Seleccione las celdas A1:G1 y
quede centrado entre las columnas A y G , proceda así: 3.Seleccione las celdas A1:G1 y

3.Seleccione las celdas A1:G1 y haga clic sobre Com- binar y centrar

El título aparece perfectamente centrado entre las columnas A y G

4. Haga clic en la celda B3, escriba Porcentaje de Ganancia, y presione Enter. El título que ha escrito en la celda B3 debe quedar centrado entre las columnas B y G. Para que el título quede centrado entre las columnas B y G, proceda así:

5. Seleccione las celdas B3:G3 y haga clic sobre

así: 5. Seleccione las celdas B3:G3 y haga clic sobre Combinar y centrar 6. Haga clic

Combinar y centrar

6. Haga clic sobre Negrita, la letra N en la barra la barra de Inicio Fuente, para enfatizar el texto.

Dibujar Flechas

Ahora va a dibujar una flecha a cada lado del texto Porcentaje de Ganancia. Para dibujar las flechas debe hacer clic en la ficha Insertar Formas Líneas Fle- cha. El puntero del ratón toma forma de cruz delgada.

Para que las flechas queden rectas, debe utilizar las dos manos: con la mano iz- quierda mantiene presionada la tecla Shift (Mayúsculas) y con la mano derecha mueve el ratón.

Para dibujar la flecha izquierda, mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas) y con la mano derecha arrastre el ratón desde la letra P de la palabra Porcentaje, hasta

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que la línea vertical de la cruz coincida exactamente con el borde que separa las columnas A y B

Suelte primero el ratón y luego la tecla Shift (Mayúsculas); si suelta primero la tecla Shift, la flecha queda torcida; bórrela y vuelva a dibujarla. Para borrar la fecha, debe seleccionarla (aparece un pequeño círculo en cada extremo de la flecha).

Para seleccionar la flecha, coloque el puntero del ratón sobre la línea, y haga clic cuando el puntero tenga forma de cruz.

Aparece la cinta Herramienta de Dibujo. Haga clic sobre Formato. En el grupo Estilos de Forma puede modificar el color de la flecha, el ancho o grosor y el estilo de la punta y cola de la misma haciendo clic en el botón Contorno de Forma.

Para dibujar la flecha derecha, haga clic sobre el botón Flecha, mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas) y con la mano derecha arrastre el ratón desde la letra a de la palabra Ganancia, hasta que la línea vertical de la cruz coincida exactamente con el borde que separa las columnas G y H

Suelte primero el ratón y luego la tecla Shift (Mayúsculas); para que su informe tenga calidad “profesional”, las flechas deben quedar centradas dentro de la fila.

Llenar Celdas con Números Secuenciales

Observe que los números del Porcentaje de Ganancia son números secuenciales, con incremento de 5. Para llenar la serie de 10 a 35, proceda así:

1. Haga clic en la celda B5, escriba 10 y presione Enter.

2. Seleccione las celdas B5:G5

3. Haga clic sobre Inicio

Seleccione las celdas B5:G5 3. Haga clic sobre Inicio  Rellenar (lado derecho)  Series 4.

Rellenar (lado derecho) Series

4. Escriba 5 en el cuadro Incremento, y presione Enter.

Aparecen los valores 10, 15, 20, 25, 30 y 35 en las celdas B5, C5, D5, E5, F5 y G5, respectivamente. En este caso no fue necesario escribir el límite, porque estaba seleccionado previamente el rango de celdas que iba a ser rellenado.

5. Manteniendo seleccionadas las celdas B5:G5, haga clic sobre N (Negrita), en la barra Formato, para enfatizar los números del % de Ganancia.

Formato, para enfatizar los números del % de Ganancia. 6. Haga clic sobre el botón Color

6. Haga clic sobre el botón Color de la Fuente en la barra Formato, para cambiar a Rojo el color de los números del % de Ganancia. En caso de que no

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esté seleccionado el color Rojo, haga clic sobre la flecha a la derecha de la letra A y seleccione el Rojo de la paleta de colores que aparece.

7. Haga clic sobre el botón Centrar meros del % de Ganancia.

Haga clic sobre el botón Centrar meros del % de Ganancia. en la barra Formato, para

en la barra Formato, para centrar los nú-

De esta manera hemos asignado tres formatos (enfatizado, color rojo y centrado) al grupo de celdas B5:G5

8. En la celda A7, escriba Costo, y presione la flecha abajo

9. En la celda A8, escriba Producción, y presione la tecla Enter

10. Seleccione A7 y A8

11. Haga clic sobre N (Negrita), en la barra Formato, para enfatizar las palabras Costo y Producción.

12. Haga clic sobre el botón Centrar bras Costo y Producción.

Ancho Óptimo de una Columna

bras Costo y Producción . Ancho Óptimo de una Columna en la barra Formato, para centrar

en la barra Formato, para centrar las pala-

Teniendo seleccionadas las celdas A7 y A8, disminuya a la mitad el ancho de la columna. Haga doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna A, para darle el ancho óptimo a esta columna, de acuerdo al contenido de las celdas A7 y A8

Datos de Costo de Producción

Observe en la tabla de la página 7 que los valores de las celdas A10:A37 Son tres series secuenciales ascendentes; la primera serie comienza en 10 y termina en 100, con incremento de 10

La segunda serie comienza en 100 y termina en 1000, con incremento de 100

La tercera serie comienza en 1000 y termina en 10000, con incremento de 1000

en 1000 y termina en 10000 , con incremento de 1000 Para llenar la primera serie

Para llenar la primera serie usaremos Inicio Rellenar Series

La segunda serie la llenaremos con el asa de llenado o controlador de relleno, el punto negro en la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas.

La tercera serie la llenaremos con una fórmula.

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1. Para llenar la primera serie, en la celda A10, escriba 10 y presione Enter

2. Presione simultáneamente las teclas Shift (Mayúsculas) y Avance Página, para seleccionar mayor cantidad de celdas de las necesarias; esta es una cantidad mayor de las 10 celdas que vamos a llenar. No es problema, el límite define dónde termina la serie.

No es problema, el límite define dónde termina la serie. 3. Haga clic sobre Inicio 

3. Haga clic sobre Inicio Rellenar Series

4. Escriba 10 en el cuadro Incremento. Presione Tabulador. Escriba 100 en el cua- dro Límite, y presione Enter. Presionar Enter es equivalente a hacer clic sobre Aceptar

Aparecen los valores de Costo de Producción, en las celdas A10:A19, desde 10 hasta

100

5. Presione la tecla Fin y luego presione la tecla flecha abajo

la tecla Fin y luego presione la tecla flecha abajo  El cursor se detiene en

El cursor se detiene en la celda A19, donde está el valor 100

Llene la Segunda Serie

6. En la celda A20 escriba 200 y presione Enter.

7. Seleccione las celdas A19 y A20

8. Coloque el cursor en el asa del llenado y arrastre hasta que

lea 1000

Llene la Tercera Serie

10. Presione la tecla Fin y luego presione la tecla flecha abajo El cursor se detiene en la celda A28, donde está el valor 1000

Para llenar la tercera serie vamos a utilizar una fórmula.

Para llenar la tercera serie vamos a utilizar una fórmula. 11. En la celda A29 escriba

11. En la celda A29 escriba =1000+A28 y presione Enter.

12. Aparece el número 2000

13. Para copiar la fórmula, coloque el cursor en el asa del llenado

y arrastre hasta la celda A37

Aparece el valor 10000

Guarde el Archivo

Antes de continuar elaborando la tabla, es necesario guardar el archivo, para no per- der el trabajo en caso de que falle la electricidad, se tranque Excel, falle Windows u ocurra una de las 78 causas por las cuales usted puede perder su archivo.

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- 15 - Es conveniente que cuando guarde un archivo de Excel, esté ubicado al comienzo

Es conveniente que cuando guarde un archivo de Excel, esté ubicado al comienzo de la hoja. Presione la tecla Inicio, para colocar el cursor en la celda A1

Haga clic sobre Archivo Guardar como. Se despliegan las opciones que tenemos disponi- bles para guardar un libro de Excel, como se muestra en esta figura. Haga clic en Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm), para que los Macros que vamos a crear posteriormente estén disponibles cuando abramos este libo.

Escriba PVP en el cuadro Nombre de archivo:

Seleccione Equipo Disco Local C Temp en Guardar en: Haga clic sobre Guardar.

Haga clic sobre , en caso de que aparezca el mensaje El archivo

PVP.xls ya existe. Desea reemplazarlo?

Propiedades de los Archivos

Es conveniente que usted se acostumbre a llenar las propiedades de los archivos de Excel, Word, Power Point, Access, Project, AutoCAD, Acrobat y demás archivos de trabajo. Esto le facilita buscar un archivo por Título, por Asunto, por Autor, por Administrador, por Organización, por Categoría, por Palabras Claves, etc.

por Organización, por Categoría, por Palabras Claves, etc. Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento Haga clic sobre
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Haga clic sobre Archivo Informa- ción Propiedades Propieda- des Avanzadas Resumen.

Aparece el cuadro de diálogo que se muestra aquí. Llene los datos con la información correspondiente a Tí- tulo, Asunto, Autor, Administrador, Organización y los otros datos que se muestran en este cuadro de diá- logo.

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Continúe llenando la tabla del PVP. Presione la tecla Esc para regresar a la hoja de cálculo.

1. En la celda B8, escriba P.V.P. y presione Enter

2. Haga clic sobre N (Negrita) en el panel Fuente, para enfatizar P.V.P.

N (Negrita) en el panel Fuente, para enfatizar P.V.P. 3. Seleccione las celdas B8:G8 y haga

3. Seleccione las celdas B8:G8 y haga clic sobre Combinar y centrar para centrar P.V.P. entre las columnas B y G

4. Siguiendo el procedimiento dado anteriormente, dibuje una flecha a la izquierda y una flecha a la derecha de P.V.P.

Fórmula para calcular el PVP

Ya tenemos los datos de entrada (el Costo de Producción y el Porcentaje de Ganan- cia); estos son los dos valores que necesita Excel para calcular el PVP, ahora vamos a escribir la fórmula que vimos anteriormente:

PVP = Costo de Producción x (1 + %Ganancia/100)

1. Haga clic en la celda B10

2. Escriba =

3. Haga clic en la celda A10

4. Escriba * (el asterisco)

5.

6. Haga clic en la celda B5

7. Escriba /100) y presione Enter

Escriba (

Escriba 1

Escriba +

/100) y presione Enter Escriba ( Escriba 1 Escriba + los encabezados de columnas. Aparece el

los encabezados de columnas.

Aparece el valor 11; este es el primer PVP cal- culado mediante la fórmula que usted escribió y que aparece en la barra de fórmulas, encima de

Este valor es correcto: si vendemos en 11 un producto que nos costó 10, estamos obteniendo una ganancia de 1, equivalente al 10% del costo de producción.

Copie la Fórmula al resto de la Tabla

Copie en el resto de la tabla la fórmula que está en la celda B10 y que ha dado el valor correcto del PVP

Coloque el puntero del ratón sobre el asa de llenado, cuando el puntero tome la forma de cruz delgada + presione el botón izquierdo, manténgalo presionado, arrástrelo hasta la celda G10 y libere el botón.

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Ahora copie toda la fila hacia abajo, hasta la celda G37

Estando seleccionadas las celdas B10:G10, coloque el puntero del ratón sobre el asa de llenado (en este momento está en la celda G10), cuando el puntero tome la forma de cruz delgada + presione el botón izquierdo, manténgalo presionado, arrástrelo hacia abajo hasta la celda G37 y libere el botón.

Presione la tecla flecha izquierda el cursor se sitúa en la celda A10

Copiado Relativo, Copiado Semi Absoluto y Copiado Absoluto

Observamos que los valores que hemos obtenido al copiar la fórmula no son correc- tos; el único valor correcto es el primero, el que está en la celda B10; todos los demás valores son falsos.

en la celda B10 ; todos los demás valores son falsos. El copiado que hemos hecho

El copiado que hemos hecho es un copiado relativo; en esta tabla el copiado relativo no funciona, porque los valores del Costo de Producción están solamente en la co- lumna A, no están en otras columnas. Los valores del Porcentaje de Ganancia están solamente en la fila 5, no están en otras filas.

Haga clic en la celda B10; en la barra de fórmulas vemos la fórmula:

=A10*(1+B5/100)

Excel interpreta esta fórmula de la siguiente manera: tome el valor que está una celda a la izquierda; escriba *(1+ tome el valor que está 5 celdas arriba, divida ese valor entre 100, escriba ) y presione Enter.

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- 18 -

Esta interpretación produce el resultado correcto para la celda B10, pero no da resul- tados correctos para las otras celdas. Haga clic en la celda B11; en la barra de fór- mulas vemos la fórmula:

=A11*(1+B6/100)

Toma 20 que es el valor que está en A11 escribe *(1+ toma el valor que está 5 celdas arriba, ese valor es cero porque la celda está vacía, divide 0 entre 100, escribe ) y presiona Enter; el resultado es 20; este valor no es correcto.

Haga clic en la celda B13; en la barra de fórmulas vemos la fórmula:

=A13*(1+B8/100)

Toma 40 que es el valor que está en A13 escribe *(1+ toma el valor que está 5 celdas arriba, ese valor es la palabra P.V.P. divide P.V.P. entre 100, escribe ) y presiona Enter; el resultado es #!VALOR!; Excel exclama Dame un valor para poder dividirlo entre 100.

Copiado Semi Absoluto

Para que la fórmula produzca los resultados correctos, debemos decirle a Excel lo siguiente: busca los valores del Costo de Producción solamente en la columna A, no los busques en ninguna otra columna. También debemos decirle, busca los valo- res del Porcentaje de Ganancia solamente en la fila 5, no los busques en ninguna otra fila.

Esto es equivalente a fijar la columna A y fijar la fila 5; para fijar una columna se antepone el signo $ a la letra que identifica la columna, en este caso para fijar la columna A, anteponemos el signo $ a la letra A.

Para fijar una fila se antepone el signo $ al número que identifica la fila, en este caso para fijar la fila 5, anteponemos el signo $ al número 5.

Haga clic en la celda B10 Corrija la fórmula para que se vea así:

=$A10*(1+B$5/100)

En la celda B10 sigue apareciendo el valor 11; ahora la fórmula que está en B10 puede ser copiada al resto de la tabla; no es necesario borrar el contenido de las otras celdas.

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Copiar y Pegar

- 19 -

Anteriormente usamos el asa de llenado para copiar la fórmula; ahora usaremos el método de Copiar y Pegar. Además aprenderemos el método rápido para seleccio- nar las demás celdas.

Manténgase en la celda B10 donde está la fórmula corregida. Presione las teclas Ctrl C, para copiar la fórmula en el Portapapeles.

El rectángulo que identifica la celda B10 se torna titilante, y en la barra de estado, en la parte inferior de la pantalla, aparece el mensaje Seleccione el destino y presione Entrar o elija Pegar.

Mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha derecha para seleccionar todas las celdas a la derecha, hasta la columna

G

Mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha abajo para seleccionar todas las celdas hacia abajo, hasta la fila 37

Presione las teclas Ctrl V para pegar la fórmula en todo este grupo de celdas. En vez de presionar las teclas Ctrl V, puede presionar Enter para pegar la fórmula en todo este grupo de celdas seleccionadas. Aparecen los valores correctos en toda la tabla.

Mejorar la Apariencia de la Tabla

Ahora tenemos los valores correctos del PVP en toda la tabla, pero debemos hacer varias mejoras, para que nuestro informe tenga calidad “profesional”. Compare la Ta- bla de la página 7 con la Tabla que tiene en pantalla.

Descubra las 20 mejoras que debe hacerle a la tabla, para que su Jefe no se la de- vuelva por no cumplir con las exigencias de calidad de su departamento. Las mejoras son:

1. Ajustar a uno el número de decimales de tres grupos de celdas C10:C18, E10:E18 y G10:G18

2. Centrar en la celda los valores calculados del PVP

3. Cambiar a verde el color de los valores calculados del PVP

4. Borde inferior doble al grupo de celdas A8:G8

5. Borde derecho doble al grupo de celdas A10:A37

6. Color azul enfatizado y centrado para el grupo de celdas A10:A37

7. Copiar formato de la celda A10 en las celdas A7:A9

8. Sombra amarillo claro al grupo de celdas A19:G19

9. Enfatizado al grupo de celdas A19:G19

10. Sombra verde claro al grupo de celdas A28:G28

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- 20 -

11. Enfatizado al grupo de celdas A28:G28

12. Cuadro de Texto entre las celdas A37:G43

13. Antes de imprimir, Centrar en la página Horizontalmente y Verticalmente

14. Ajustar a 2.5 Margen Izquierdo, 2.5 Margen Superior, 2.5 Margen Inferior, 1.25 Margen Derecho

15. Ajustar a 1.25 el Encabezado. Ajustar a 1.25 el Pie de Página.

16. Encabezado: número de página en Arial 14, enfatizado, entre guiones y espa- cios, alineación derecha. El número de página debe cambiar automáticamente si la tabla impresa ocupa más de una página.

17. Pie de Página: número de computadora, nombre del archivo y ruta de acceso, número del disquete, iniciales de su nombre, fecha de hoy; la fecha debe cambiar automáticamente cada vez que se imprima la tabla.

18. Líneas de División para que aparezcan las líneas de división al imprimir

19. Títulos de Filas y Columnas para que aparezcan impresos los números que identifican las filas y las letras que identifican las columnas.

20. Repetir las primeras 8 filas y la columna A, si la tabla ocupa varias páginas im- presas, más de 50 filas y más de 10 columnas

Ajustar a uno el Número de Decimales

Para ajustar a uno el número de decimales de los tres grupos de celdas C10:C18, E10:E18 y G10:G18 podríamos hacer el ajuste a cada grupo por separado, pero es más eficiente hacer el ajuste a los tres grupos simultáneamente. Proceda así:

Seleccione las celdas C10:C18. Manteniendo presionada la tecla Ctrl, seleccione las celdas E10:E18 Manteniendo presionada la tecla Ctrl, seleccione las celdas

G10:G18

en la Ficha Inicio, para aumentar

Haga clic sobre el botón Aumentar decimales

a dos el número de decimales y luego haga clic sobre el botón Disminuir decimales

y luego haga clic sobre el botón Disminuir decimales en la Ficha Inicio, para disminuir a
y luego haga clic sobre el botón Disminuir decimales en la Ficha Inicio, para disminuir a

en la Ficha Inicio, para disminuir a uno el número de decimales.

Ahora los tres grupos de celdas aparecen con un decimal

Centrar en la Celda y dar Color Verde a los Valores Calculados del PVP

Haga clic en la celda B10. Mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha derecha para seleccionar todas las celdas a la derecha, hasta la columna G

Mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha abajo para seleccionar todas las celdas hacia abajo, hasta la fila 37

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- 21 -

Haga clic sobre el botón Centrar PVP.

- 21 - Haga clic sobre el botón Centrar PVP. en la Ficha Inicio, para centrar

en la Ficha Inicio, para centrar los valores del

en la Ficha Inicio, haga clic sobre la flecha  a a

En el botón Color de la fuente

la derecha de la letra A y seleccione el Verde de la paleta de colores.

Borde doble inferior al grupo de celdas A8:G8

de colores. Borde doble inferior al grupo de celdas A8:G8 Haga clic en la celda A8

Haga clic en la celda A8. Mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha derecha para seleccionar todas las celdas a la derecha, hasta la columna G

Haga un clic derecho sobre A8 Aparece la barra de For-

mato.

haga clic sobre la flecha

y seleccione el Borde doble inferior

sobre la flecha  y seleccione el Borde doble inferior En el botón Bordes Borde doble

En el botón Bordes

Borde doble derecho al grupo de celdas A10:A37

Haga clic en la celda A10. Mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha para seleccionar todas las celdas hacia abajo, hasta la fila 37

Con el botón derecho del ratón haga clic sobre el grupo de celdas seleccionadas. Seleccione Formato de celdas. Bordes. Seleccione el borde doble en el cuadro Estilos de Línea. Haga clic sobre el borde derecho en el cuadro Borde. Haga clic sobre Aceptar

Haga clic sobre el botón Centrar celdas A7:A37.

Aceptar Haga clic sobre el botón Centrar celdas A7:A37 . en la, para centrar el contenido

en la, para centrar el contenido del grupo de

en la Ficha Inicio, haga clic sobre la flecha  a a

En el botón Color de la fuente

la derecha de la letra A y seleccione el Azul de la paleta de colores

Haga clic dos veces sobre N (Negrita) en la Ficha Inicio, para enfatizar el grupo de celdas A7:A37.

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- 22 -

Copiar Formato

- 22 - Copiar Formato En 1994 Power Point versión 4 incluyó el botón Copiar Formato

En 1994 Power Point versión 4 incluyó el botón Copiar Formato Como este comando es muy útil, fue incluido en Excel, Word, AutoCAD, Visio y otras aplicacio- nes. En Excel este botón permite copiar el formato de una celda en otras celdas

En nuestro caso, la celda A10 tiene cuatro formatos (enfatizado, centrado, color azul

A10 tiene cuatro formatos (enfatizado, centrado, color azul y borde doble derecho); el botón Copiar Formato

y borde doble derecho); el botón Copiar Formato en la Ficha Inicio permite copiar estos cuatro formatos de la celda A10 en otras celdas.

Arrastre el

Haga clic en la celda A10 Haga clic sobre el botón Copiar Formato

cursor sobre las celdas A7:A9; ahora este grupo de celdas tiene los cuatro formatos

que tiene la celda A10

de celdas tiene los cuatro formatos que tiene la celda A10 Si el grupo de celdas

Si el grupo de celdas a las que quiere copiar formato no están contiguas, haga doble clic sobre el botón Copiar Formato; este comando permanece activo para ser aplicado a varios grupos de celdas. Para desactivarlo, presione la tecla Esc

Al copiar el formato de la celda A10, se perdió el borde inferior doble en la celda A8, para recuperarlo, seleccione la celda A8 y haga clic sobre el botón Bordes que en este momento tiene seleccionado el borde inferior doble.

Sombra amarillo claro al grupo de celdas A19:G19

Presione la tecla F5. Escriba A19 y presione Enter. Mantenga presionada la tecla Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha para seleccionar todas las celdas hacia la derecha, hasta la columna G

en la ficha Inicio , haga clic sobre la flecha  y Inicio, haga clic sobre la flecha y

En el botón Color de relleno

seleccione el Amarillo claro de la paleta de colores que aparece.

Haga clic dos veces sobre N (Negrita) en la Ficha Inicio, para enfatizar el grupo de celdas A19:G19.

Sombra verde claro al grupo de celdas A28:G28

Mantenga presionada la tecla

Shift (Mayúsculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha para seleccionar

Presione la tecla F5. Escriba A28 y presione Enter

todas las celdas hacia la derecha, hasta la columna G

En el botón Color de relleno

seleccione el Verde claro de la paleta de colores que aparece.

en la ficha Inicio , haga clic sobre la flecha  y Inicio, haga clic sobre la flecha y

Haga clic dos veces sobre N (Negrita) en la Ficha Inicio, para enfatizar el grupo de celdas A28:G28

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- 23 -

Cuadro de Texto entre las Celdas A37:G43

- 23 - Cuadro de Texto entre las Celdas A37:G43 Desplace la hoja para tener visible

Desplace la hoja para tener visible hasta la fila 50. En la ficha Insertar, haga clic sobre el botón Cuadro de texto Mantenga presionada la tecla Alt mien- tras arrastra el cursor entre las celdas A38:G44

Si el cuadro de texto no quedó exactamente entre las celdas A38:G44 mantenga presionada la tecla Alt mientras arrastra una de las 8 asas que permite cambiarle el tamaño. Escriba la leyenda que va dentro del cuadro de texto, ver página 7

Corregir la Ortografía

Para que sus informes de Excel, pasen el control de calidad de las normas ISO 9000, es necesario que no contengan errores de ortografía, gramática o sintaxis.

no contengan errores de ortografía, gramática o sintaxis. Excel cuenta con un corrector de ortografía. En

Excel cuenta con un corrector de ortografía. En caso de que no haya instalado la herramienta “Ortografía”, debe tener listo el DVD de Office 2013, para instalarla cuando quiera corregir la ortografía de sus informes.

Para configurar el idioma que va a ser utilizado para corre- gir la Ortografía, haga clic sobre Archivo Opciones Revisión Idioma del diccionario. Seleccione el idioma. Aceptar

El corrector de Ortografía de Excel 2013 puede utilizarse con varios idiomas: Catalán, Español Internacional, Espa- ñol Tradicional, Francés Canadá, Francés Francia, Gallego, Inglés de Australia, Canadá, Estados Unidos, Reino Unido, Vasco.

Para revisar la ortografía del documento haga clic en la Fi- cha Revisar Ortografía simplemente presione la tecla F7

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- 24 -

Imprimir la Hoja de Cálculo

- 24 - Imprimir la Hoja de Cálculo Ya tenemos la Tabla que cal- cula correctamente

Ya tenemos la Tabla que cal- cula correctamente el PVP, en base al Costo de Produc- ción y al Porcentaje de Ga- nancia. Hemos mejorado la apariencia de la Tabla, para hacer más fácil su lectura. Además hemos corregido los errores de Ortografía.

Para imprimir la Tabla, pro- ceda así:

1. Haga clic sobre el bo-

imprimir la Tabla, pro- ceda así: 1. Haga clic sobre el bo- tón Configurar Página ,

tón Configurar Página , en la barra de Herramientas de Acceso Rápido. Si no lo tiene, insértelo o haga clic en

el Botón Office Imprimir Vista Preliminar.

2. Haga clic sobre el botón Configurar Página Página Orientación Vertical

3. Tamaño del papel Carta (Letter 216 x 279 mm)

Vertical 3. Tamaño del papel Carta (Letter 216 x 279 mm) 4. Primer número de página

4. Primer número de página 7. El

primer número de la página va a ser 7, si la Tabla ocupa varias páginas impresas, el número cambia automá- ticamente

5. Haga clic sobre la pestaña Már-

genes

6. Active las casillas Centrar en la

página Horizontalmente y Vertical-

mente

7. Escriba

quierdo, Superior e Inferior

2.5

en

el

cuadro

Iz-

8. Escriba 1.25 en el cuadro Dere-

cho, Encabezado y Pie de página

9. Haga clic sobre la pestaña Encabezado y pie de página

10. Haga clic sobre el botón Personalizar encabezado

11. Haga clic dentro de la Sección derecha

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- 25 -

- 25 - Escriba - espacio haga clic sobre # espacio – Aparece &[Página] encerrado entre

Escriba - espacio haga clic sobre # espacio

Aparece &[Página] encerrado entre espacios y guiones. Presione las teclas Shift Inicio para seleccionar el encabezado.

12. Haga clic sobre A Arial Negrita 14 Aceptar. El número de la página aparecerá como encabezado, a la derecha.

13. Haga clic sobre el botón Personalizar pie de página

13. Haga clic sobre el botón Personalizar pie de página 14. Haga clic dentro de la

14. Haga clic dentro de la Sección izquierda

de página 14. Haga clic dentro de la Sección izquierda 15. Escriba 45 espacio haga clic

15. Escriba 45 espacio haga clic sobre Insertar Ruta del Archivo, el sexto botón de la barra Pie de página. Aparece &[Ruta de acceso] &[Archivo]

16. En la sección central escriba las iniciales de su nombre. En la sección derecha

inserte la fecha de hoy

de su nombre. En la sección derecha inserte la fecha de hoy el cuarto botón de

el cuarto botón de la barra Pie de Página.

17. Haga clic sobre Aceptar

18. Haga clic sobre la pestaña Hoja.

clic sobre Aceptar 18. Haga clic sobre la pestaña Hoja . Active la casilla Líneas de

Active la casilla Líneas de división, para que salgan im- presas las líneas de división de la tabla.

Active la casilla Encabezados de filas y columnas, para que salgan impresos los números que identifican las fi- las de la hoja de cálculo y las letras que identifican las columnas de la misma.

y las letras que identifican las columnas de la misma. El diagrama muestra el orden en

El diagrama muestra el orden en que van a ser impresas las páginas, cuando la hoja de cálculo ocupa varias páginas. Puede seleccionar una de las dos opciones.

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- 26 -

Ajustar Márgenes y Área de Impresión

En Vista Preliminar Excel informa cuántas páginas van a ser impresas. Si en la barra de estado, en la parte inferior de la pantalla, aparece Vista previa página 1 de 2, significa que van a ser impresas dos páginas.

Haga clic sobre el botón Página Siguiente, para observar qué saldrá impreso en la página 2. Haga clic sobre la pantalla para poder leer lo que saldrá impreso. Haga clic sobre la pantalla para ver la hoja completa, incluyendo el encabezado y pie de página.

Haga clic sobre el encabezado y pie de página, para verificar que son correctos.

Para que la Tabla más el Cuadro de Texto salgan impresos en una sola página, hay dos maneras de lograrlo. Primero verifique que el área de impresión corresponde a las celdas desde la A1 hasta la celda G43

Si el área de impresión incluye la columna H y la fila 45, debe ajustar manualmente el área de impresión. Haga clic sobre el botón Cerrar Vista Preliminar.

Haga clic sobre el botón Cerrar Vista Preliminar .  Hoja  Área de Impresión Escriba

Hoja Área de Impresión Escriba A1:G43 dentro del cuadro Área de Impresión Haga clic sobre Vista Preliminar. Si sale una sola página, ya está resuelto el pro-

blema.

En la barra de Acceso Rápido, haga clic sobre el botón Configurar Página

Si todavía salen dos o más páginas a lo ancho, asigne el ancho óptimo a las columnas de la tabla: selecciona todas las columnas y luego hace doble clic sobre el borde derecho del encabezado.

Si la Tabla aparece muy angosta, puede deshacer el cambio de ancho, y disminuya de 10.71 a 9.5 el ancho de las columnas B a G.

Si todavía salen dos o más páginas a lo alto, disminuya de 15 a 12.71 el alto de las filas desde la fila 1 hasta la fila 43

Repetir Filas y Columnas

Para aumentar el tamaño de la Tabla del PVP, extienda los porcentajes de ganancia hasta 100% y aumente los Costos de Producción hasta la 1 000 000 (hasta la fila 142), con incremento de 10 000. Ajuste a 9.5 el ancho de las columnas B a T

Para tener visibles las primeras 9 filas y la columna A en todas las páginas impresas, proceda así:

1. En la barra de Acceso Rápido, haga clic sobre el botón Configurar Página Hoja Área de Impresión

Configurar Página  Hoja  Área de Impresión Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento

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- 27 -

2. Escriba B10:T142 en el cuadro Área de impresión.

3. Escriba 1:9 en el cuadro Repetir filas en el extremo superior.

4. Escriba A:A en el cuadro Repetir columnas a la izquierda

5. Haga clic sobre el botón Vista preliminar

En la barra de estado aparece el mensaje “Vista previa: página 1 de 12”. Haga clic sobre Página Siguiente Aparece la segunda página; el encabezado indica que es la página 8 porque especificamos 7 como Primer número de página

En la página 8 aparecen repetidas las primeras 9 filas. En la página 10 aparecen repetidas las primeras 9 filas y también aparece repetida la columna A. En las pági- nas 15, 16, 17 y 18 aparecen solamente las columnas A R S y T

Barras de Herramientas

solamente las columnas A R S y T Barras de Herramientas Excel 2003 cuenta en total
solamente las columnas A R S y T Barras de Herramientas Excel 2003 cuenta en total

Excel 2003 cuenta en total con 36 Barras de Herramientas; ya hemos utilizado algu- nos botones de la Barra de Herramientas Estándar, de la Barra Formato y de la Barra de Dibujos.

Usted puede colocar el puntero del ratón sobre cualquier botón de una Barra de He- rramientas, sin hacer clic, y puede ver el nombre del botón en un rectángulo de fondo amarillo debajo del botón; la instruc- ción de lo que hace el botón aparece en la Barra de Estado, en la parte inferior de la pantalla.

Para ver el listado de las barras de herramientas, con el botón derecho del ratón haga clic sobre cualquier botón de la barra Estándar o de la barra Formato; aparece el listado de las barras disponibles. Haga clic sobre Personalizar Barras de herra- mientas. Aparece el listado completo de las 36 barras.

Las tres últimas barras sólo aparecen si usted ha instalado Adobe Acrobat en su computadora.

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- 28 -

Barra de Herramientas Estándar

- 28 - Barra de Herramientas Estándar A B C D E F G H I

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W X

A

Nuevo

 

M

Deshacer

B

Abrir

 

N

Rehacer

C

Guardar

 

O

Insertar Hipervínculo

D

Correo Electrónico

 

P

Auto Suma

E

Buscar

 

Q

Euroconversión

F

Imprimir

R

Ordenar Ascendente

G

Vista Preliminar

 

S

Ordenar Descendente

H

Ortografía

 

T

Asistente para Gráficos

I

Cortar

 

U

Dibujo

J

Copiar

V

Zoom

K

Pegar

W

Ayuda

L

Copiar Formato

 

X

Cámara (colocado manualmente)

Barra Formato

  X Cámara (colocado manualmente) Barra Formato A B C D E F G H I

A

B

C

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F

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I

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O

P

Q

R

S

T

U

V

W

A Fuente

 

L

Estilo Porcentual

 

B Tamaño de Fuente

 

M

Estilo Millares

C Negrita (Enfatizada)

N

Aumentar Decimales

D Cursiva (Inclinada)

O

Disminuir Decimales

E Subrayar

 

P

Reducir Sangría

F Alinear a la Izquierda

 

Q

Aumentar Sangría

G Centrar en la Celda

R

Bordes

H Alinear a la Derecha

S

Color de Relleno

I Combinar y Centrar

T

Color de Fuente

J Estilo Moneda

 

U

Ejecutar Macro

K Euro

 

V

Grabar Macro

 

W

Editor de Visual Basic

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- 29 -

Barra Dibujo

- 29 - Barra Dibujo A B C D E F G H I J K

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

A Dibujo: agrupar, ordenar

K

Imagen desde Archivo

B Líneas, Conectores, Formas

L

Color de Relleno

C Línea

M

Color de Línea

D Flecha

N

Color de Fuente

E Rectángulo

O

Estilo de Líneas

F Elipse

P

Estilo de Guión

G Cuadro de Texto

Q

Estilo de Flecha

H WordArt

R

Estilo de Sombra

I Diagramas, Organigramas

S

Estilo 3D

J Imagen Prediseñada

La barra Dibujo es común para Excel, Word, Power Point, Access y Project. El botón Autoformas contiene 8 grupos de figuras que usted puede insertar en una hoja de cálculo, en un gráfico, en una base de datos o en una aplicación que esté desarro- llando utilizando Excel como plataforma y Visual Basic como lenguaje de programa- ción.

Autoformas

y Visual Basic como lenguaje de programa- ción. Autoformas Líneas Diagrama de Flujo Conectores Formas Básicas

Líneas

Basic como lenguaje de programa- ción. Autoformas Líneas Diagrama de Flujo Conectores Formas Básicas Roldán Duarte

Diagrama de

Flujo

de programa- ción. Autoformas Líneas Diagrama de Flujo Conectores Formas Básicas Roldán Duarte Consultoría

Conectores

ción. Autoformas Líneas Diagrama de Flujo Conectores Formas Básicas Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento

Formas Básicas

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Formas Básicas Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento Cintas y Estrellas Flechas de Blo- que Llamadas Más

Cintas y Estrellas

Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento Cintas y Estrellas Flechas de Blo- que Llamadas Más Autoformas

Flechas de Blo- que

Entrenamiento Cintas y Estrellas Flechas de Blo- que Llamadas Más Autoformas roldan.duarte99@gmail.com +58 424

Llamadas

Entrenamiento Cintas y Estrellas Flechas de Blo- que Llamadas Más Autoformas roldan.duarte99@gmail.com +58 424 956 6728

Más Autoformas

+58 424 956 6728

- 30 - Todas estas figuras, además de las figuras que usted haya dibujado con

- 30 -

Todas estas figuras, además de las figuras que usted haya dibujado con AutoCAD, con Visio, o con cualquier otro programa de dibujo, más las imágenes disponibles en Internet, en la Intranet de su empresa, pueden ser insertadas en sus informes.

También puede insertar los organigramas y diagramas disponibles en el botón Inser- tar diagrama u organigrama de la barra Dibujo.

Inser- tar diagrama u organigrama de la barra Dibujo. Estilo de Líneas Estilo de Guiones Estilo

Estilo de Líneas

u organigrama de la barra Dibujo. Estilo de Líneas Estilo de Guiones Estilo de Flechas Estilo

Estilo de Guiones

de la barra Dibujo. Estilo de Líneas Estilo de Guiones Estilo de Flechas Estilo de Sombras

Estilo de Flechas

Estilo de Líneas Estilo de Guiones Estilo de Flechas Estilo de Sombras Usted tiene disponibles varios

Estilo de Sombras

Usted tiene disponibles varios estilos de flechas y varios grosores y estilos de líneas y de guiones, como se muestra en las tres figuras de la izquierda. Puede cambiar el color, el grosor, el estilo y las sombras de las figuras.

el color, el grosor, el estilo y las sombras de las figuras. Estas tres figuras fueron
el color, el grosor, el estilo y las sombras de las figuras. Estas tres figuras fueron
el color, el grosor, el estilo y las sombras de las figuras. Estas tres figuras fueron

Estas tres figuras fueron dibujadas en AutoCAD; son dibujos paramétricos, los pará- metros de cada estrella están en una hoja de cálculo de Excel; los parámetros son diámetro mayor, diámetro menor, y número de picos. Cualquiera de estas estrellas y

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- 31 -

de otras más complejas, se dibujan en dos segundos, utilizando una rutina de Visual Basic para AutoCAD.

utilizando una rutina de Visual Basic para AutoCAD. Resorte1 Resorte2 Resorte3 Resorte4  
utilizando una rutina de Visual Basic para AutoCAD. Resorte1 Resorte2 Resorte3 Resorte4  
utilizando una rutina de Visual Basic para AutoCAD. Resorte1 Resorte2 Resorte3 Resorte4  

Resorte1

Resorte2

Resorte3

Resorte4

 

Revol.

Altura

Diám. Recorrido

Diám. Alambre

Ángulo

Resorte1

8

2

.500

.10

Resorte2

8

2

.750

.05

15°

Resorte3

6

2

.750

.15

-15°

Resorte4

6

2

.875

.25

Este es otro ejemplo de uso eficiente de Excel para dibujar automáticamente cientos o miles de resortes en Mechanical Desktop, Inventor, Catia, Solid Edge u otra aplica- ción de Diseño Mecánico.

La hoja de cálculo de Excel puede contener los parámetros de diseño de muchas piezas de geometría similar, pero de dimensiones diferentes; este tipo de dibujos se llaman dibujos “paramétricos”.

Excel es el compañero de trabajo de Word, Project, AutoCAD, Revit MEP, Primavera, Land Desktop, Mechanical Desktop, Inventor, SAP2000, Matlab, Femlab, LabVIEW, ANSYS y otros programas.

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Ejercicios de Hoja de Cálculo

Para consolidar sus conocimientos para manejar hojas de cálculo, desarrolle por su cuenta las cuatro hojas de cálculo que aparecen en las siguientes páginas. Ponga en práctica todo lo que aprendió al crear la Tabla del PVP; aplique las 20 mejoras que vimos en la página 17. Todas estas mejoras pueden ser aplicadas a sus informes diarios.

Debajo de cada Tabla están resumidas las instrucciones para elaborar la tabla. Antes de elaborar cada tabla, planifique el trabajo, de tal manera que logre el resultado en el menor número de pasos.

Conversión de Dólares, Euros y Yenes a Bolívares

Para crear esta tabla, lo primero que necesita es la fórmula para calcular la cantidad de Bolívares que debe pagar para comprar cierta cantidad de Dólares (además de la solvencia del Seniat, Ince, IVSS, MAS, MVR, ONU, UNICEF, OEA, RH, etc.):

Bolívares = Dólares x Tasa de Cambio

La tabla de conversión de Dólares, Euros y Yenes a Bolívares consta de tres partes; llene los datos correspondientes a los Dólares (celdas A1:G34), seleccione las celdas A5:B35, cópielas en el portapapeles y luego péguelas en H5 y en J5

Cambié el valor de la tasa de cambio, celdas I5 y K5. Cambie los títulos de las co- lumnas H6 y J6. Como las celdas B7:B34 contienen las fórmulas para convertir Dó- lares a Bolívares, estas mismas fórmulas son válidas para convertir Euros a Bolívares y Yenes a Bolívares.

Conversión de Grados Fahrenheit a Centígrados y viceversa

Para crear esta tabla, necesita dos fórmulas:

°C = (°F -32)/1.8

°F = °C x 1.8 + 32

Esta tabla está divida en dos partes, la que convierte de °F a °C, celdas A3:D54 y la que convierte de °C a °F, celdas E3:H54

Los datos de entrada A4:A54, C4:C54, E4:E54 y G4:G54 pueden ser llenados como series, pero es más eficiente llenarlos con una ecuación, de tal manera que pueda cambiar toda la tabla cambiando el valor que está en la celda A4 La columna C está vinculada con la columna A. Al cambiar el valor en A4, cambian las columnas A, C, E y G

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Conversión de Dólares, Euros y Yenes a Bolívares

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Con-

ver-

sión

de

Gra-

dos

Fah-

ren-

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Centí-

gra-

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- 35 - Control de Chequera de un Banco Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento roldan.duarte99@gmail.com +58 424

Control de Chequera de un Banco

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Gráfico Saldo vs. Cheque Banco

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Gráfico Saldo vs. Cheque Banco - 36 - Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento roldan.duarte99@gmail.com +58 424 956

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Cuota Mensual a Pagar por un Préstamo

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Cuota Mensual a Pagar por un Préstamo - 37 - Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento roldan.duarte99@gmail.com +58

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Base de Datos

Una Base de Datos es un archivo que contiene información estructurada en forma de Tabla (Columnas y Filas). El título de cada columna se llama Campo. Cada columna contiene un solo tipo de información: ficha, nombre, cargo, sueldo, fecha de ingreso, antigüedad, profesión, etc.

Cada fila es un Registro de la Base de Datos. Cada registro contiene todos los cam- pos de la Base de Datos; una fila contiene un solo registro; una columna contiene un solo campo.

Ejemplos de Bases de Datos son la Nómina de una empresa, el catálogo de produc- tos de una empresa, la guía telefónica de una ciudad, el registro automotor perma- nente, el registro electoral.

Los campos de una Nómina pueden ser: Ficha, Cédula, Nombre, Profesión, Cargo, Sueldo, Departamento, Gerencia, Fecha de Ingreso, Antigüedad. En este caso el nú- mero de campos de esta base de datos es 10

El número de registros de una Base de Datos puede cientos, miles o millones. La nómina de Bauxilum puede ser cerca de 2.000, la nómina de PDVSA puede ser cerca de 40.000, la nómina de Exxon Mobil puede ser cerca de 350.000. El censo de los Estados Unidos puede ser cerca de 300 millones.

Además de las herramientas de Hoja de Cálculo, Excel posee herramientas propias de administradores de Bases de Datos, que permiten organizar, manejar y obtener información. Excel permite crear una Base de Datos a partir de una Hoja de Cálculo existente.

La ventaja de convertir una Hoja de Cálculo en una Base de Datos, es que Usted tiene a su disposición una nueva serie de herramientas que le permiten almacenar fácilmente y manejar datos complejos ó grandes cantidades de datos. Estas herra- mientas no existen en la Hoja de Cálculo.

Las herramientas de Bases de Datos de Excel son las más poderosas y las menos conocidas; muchas personas, incluyendo Ingenieros de Sistemas y Gerentes de In- formática, piensan que Excel no puede manejar Bases de Datos. Cuando les hablan de Bases de Datos inmediatamente piensan en Oracle, Sybase, Informix, Adabas, FoxPro y otros administradores de Bases de Datos.

Hay personas que tienen un concepto erróneo sobre lo que es una Base de Datos; piensan que es una gran cantidad de datos sin importar la estructura. Muchas perso- nas son ineficientes en el manejo de Bases de Datos. Tardan horas o días generando manualmente muchos informes que agrupan datos de varias fuentes de información (SAP, IBM, Computadora de Control de Proceso, Mantenimiento, Control de Calidad

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y Proceso, Nómina, Sobretiempo, Ausentismo, etc.). Generar estos informes debería tardar segundos o minutos, no horas ni días.

Las Bases de Datos son la materia prima en bruto; pero deben tener la información estructurada en forma de tabla. En una columna no puede haber dos tipos de infor- mación, no puede haber fechas y sueldos en la misma columna. No puede haber un titulo que agrupa varias columnas; no puede haber una fila que agrupa a varios regis- tros.

Entre las operaciones que puede realizar con una Base de Datos están las siguientes:

Buscar ó extraer datos específicos, según uno o varios criterios de selección.

Ordenar, agrupar, totalizar, promediar datos alfabéticamente ó numéricamente, por filas ó o por columnas, en orden ascendente ó descendente.

Extraer subgrupos de datos en base a Criterios definidos.

Hacer cálculos y Análisis Estadísticos para toma de decisiones.

Generar diferentes tipos de informes ejecutivos, que presentan un resumen de la información general, desde diferentes puntos de vista; a estos resúmenes eje- cutivos se les llama Tablas Dinámicas

Por ejemplo, Usted puede estructurar una Base de Datos para controlar los clientes de su Empresa. Esta Base de Datos puede contener los siguientes campos: Nombre, Fax, Email, Dirección, Compras, Fecha, Monto, Producto, Vendedor, etc.

A partir de esta Base de Datos, Usted puede preparar un informe que presente las

compras realizadas durante un período de tiempo para un cliente específico.

Puede obtener un informe en el cual aparezcan las ventas mensuales clasificadas por Producto y por Vendedor. Puede generar una Tabla Dinámica donde aparezcan las ventas por Ciudad, por Vendedor y por Gerencia.

Las Tablas Dinámicas facilitan la generación de Cuadros Sinópticos, utilizando cual- quier combinación de campos contenidos en la Base de Datos.

Si la Base de Datos que está manejando es una Nómina, puede generar Tablas Di- námicas de Ausentismo y Sobretiempo, por Gerencia, por Nómina, por Profesión, por Centro de Costo, etc.

Al hacer clic sobre un botón debería obtener cualquiera de estos informes en cuestión

unos cuantos segundos. Para lograr esto es necesario que todas las personas invo- lucradas en el manejo de la información tengan claros los conceptos de bases de

datos, campos, registros, tablas dinámicas, macros, Visual Basic, etc.

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Base de Datos en Memoria ó en Disco

Excel puede manejar las Bases de Datos en la memoria RAM de la misma computa- dora ó en el Disco Duro de la misma computadora o en el Disco Duro de otra compu- tadora conectada en red.

Si la Base de Datos tiene menos de 1.048.575 registros y si la memoria RAM de su Computadora es suficientemente grande, la Base de Datos puede ser almacenada en la memoria RAM de la Computadora.

Si necesita manejar Bases de Datos muy grandes, que exceden la capacidad de la memoria RAM de su Computadora, puede usar Query que maneja Bases de Datos almacenadas en el Disco Duro o en fuentes externas a Excel, como el SAP, IBM, la Intranet de su empresa o Internet.

Query

Query es una aplicación para manejo de Bases de Datos que puede ser instalada junto con Excel. Tiene herramientas más poderosas que las de Excel para el manejo de grandes Bases de Datos.

Query sirve de enlace entre Excel y manejadores especializados de Bases de Datos, como dBASE, Access, FoxPro, Oracle, SQL Server y OS/2 Extended Edition.

Usted puede manejar y modificar desde Excel cualquier Base de Datos que haya sido creada previamente en SAP, Access, dBASE, FoxPro, Oracle, SQL, Sympho-ny, etc.

El acceso a Bases de Datos remotas se hace mediante el ODBC (Open Data Base Connectivity: Conectividad a Bases de Dato Abiertas).

Como vimos en el curso de Windows, ODBC es uno de los tres pilares de Windows; los otros dos son OLE y DDE. Ya vimos lo que es OLE, qué usos se le puede dar. En el curso de Word veremos el uso de la tecnología DDE que es el caballo de batalla para todos los informes diarios, semanales, mensuales y anuales.

Usted puede extraer datos desde varias Bases de Datos remotas, analizar los datos estadísticamente en Excel, elaborar gráficos, establecer criterios de selección para generar informes que tomen información de las distintas Bases de Datos que hayan sido abiertas.

Usted puede clasificar y resumir la información contenida en las Bases de Datos ex- ternas, antes de importarla a Excel.

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Herramientas de Excel

- 41 - Herramientas de Excel Excel cuenta con varias herramientas de análisis de da- tos:
- 41 - Herramientas de Excel Excel cuenta con varias herramientas de análisis de da- tos:

Excel cuenta con varias herramientas de análisis de da- tos: Paquete de Herramientas de Análisis, Tablas Diná- micas, Solucionador de Ecuaciones, Manejador de Esce- narios, Libros de Trabajo. Para acceder al cuadro de dia- logo de complementos Hacer clic en Archivo Opcio- nes Complementos, en Administrar: seleccione Com- plementos de Excel Haga clic sobre el botón Ir. Active las cuatro casillas, haga clic en Aceptar

Para acceder al cuadro de dialogo de Análisis de datos, Haga clic en la ficha Datos Análisis de datos

El Paquete de Análisis tiene las siguientes funciones:

Funciones Estadísticas (Análisis de Varianza, Ajuste de Curvas, Coeficiente de Correlación, Coeficiente de De- terminación R 2 , Distribución Normal, Prueba Chi, Proba- bilidad Beta Acumulativa, etc.), Funciones de Ingeniería, Funciones Financieras, Funciones Matemáticas, Funcio- nes Lógicas,

Funciones de Bases de Datos

Excel cuenta con 12 funciones de Bases de Datos: bdcontara, bdcuenta, bddesvest, bddesvestp, bdextraer, bdmax, bdmin, bdproducto, bdpromedio, bdsuma, bdvar, bdvarp. Observe que todas estas funciones comienzan con las letras bd (base de datos).

funciones comienzan con las letras bd (base de datos). Para ver las funciones de Base de
funciones comienzan con las letras bd (base de datos). Para ver las funciones de Base de

Para ver las funciones de Base de Datos, haga clic sobre el botón Insertar Función en la Ficha Fórmulas. Seleccione Base de Datos. Apa- rece el listado de las funciones; en la parte inferior muestra la fórmula y una explicación de la función.

Por ejemplo si selecciona bdpromedio, en la parte inferior aparece la fórmula para obtener el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen con las condiciones especificadas. La fórmula es la siguiente:

Bdpromedio(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)

Puede usar esta fórmula para calcular el sueldo promedio de todos los empleados de su empresa que cumplan con los siguientes criterios: que el cargo sea Analista, que la antigüedad sea igual o mayor que 5 años, y que la gerencia sea Mantenimiento.

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Obviamente las funciones estadísticas que calculan el promedio, el mínimo, el má- ximo, la desviación estándar, el producto, sólo pueden ser utilizados con campos nu- méricos. Estas funciones no pueden usarse con campos de texto, como el nombre, el departamento, el cargo, la profesión, etc.

Si quiere saber cuántos empleados deben recibir el “Botón de 5 Años”, puede usar la función bdcontara; el criterio de selección es que la antigüedad sea mayor que 5 y menor que 6

Observe que Excel tiene dos funciones para contar, tanto en hoja de cálculo como en base de datos. En la página 35, en el ejercicio de la Chequera de un Banco, utiliza- mos la función contar los cheques cuyo monto no estaba en blanco.

La función contar se usa para contar datos numéricos; si desea contar datos de texto, por ejemplo la columna Concepto de la chequera, use la función contara

Las funciones equivalentes en Base de Datos con bdcontar (para contar campos numéricos) y bdcontara (para contar campos tipo texto).

Tabla Dinámica

Una Tabla Dinámica es una tabla interactiva que contiene datos resumidos. Después de crear una Tabla Dinámica puede manipularla para llevar a cabo distinto análisis de los datos.

Usted puede crear una Tabla Dinámica que presente un resumen de cientos o miles de páginas impresas, como el siguiente:

Excursión

Londres

París

Madrid

Total

Primera Clase

27

33

23

83

Económica

92

60

50

202

Total

119

93

73

285

Esta pequeña tabla presenta una visión global de la empresa, enfocando la atención en los datos que son importantes en un momento dado. Como resultado de este aná- lisis, puede diseñar una promoción para motivar a los viajeros de Primera Clase con destino a Madrid; una noche gratis en el Meliá Castilla podría ser el incentivo.

A este tipo de tabla se le llama Tabla Dinámica, porque son dinámicas; cada vez que genere la tabla, presenta los resultados actualizados de la base de datos; si en la base de datos aumentan o disminuyen los registros, estos cambios se reflejan en la tabla dinámica.

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Una Tabla Dinámica selecciona los registros de la Base de Datos que cumplen con un criterio establecido y los presenta ordenados y agrupados, según un formato es- tablecido por usted. En la Tabla Dinámica pueden aparecer varios campos de la Base de Datos, Resúmenes y Nombres de Rangos para análisis posteriores.

Archivo Lotus convertido en Base de Datos Excel

El siguiente es un ejemplo de un informe obtenido a partir de un archivo Lotus, de una Empresa que controla el sobretiempo de sus distintas Vicepresidencias. El con- trol del sobretiempo, el ausentismo y la productividad son vitales para cualquier em- presa que quiera sobrevivir y mejorar su rentabilidad.

Excel puede leer archivos de Lotus, Symphony, Quatro, y archivos de texto. Excel, al igual que Access, Project, AutoCAD, Primavera y muchas otras aplicaciones, cuenta con la tecnología ODBC para el manejo de Bases de Datos.

Unidad

Horas

Horas

Horas

Horas

Organizativa

Ausentismo

Mantenimiento

Trabajo Adic.

Otras causas

Presidencia

277

566

5

368

524

VP Planific. Corporat

0

0

643

0

VP de Proyectos

0

0

496

0

VP de Tecnología

0

0

 

0

0

VP de Comercio

0

0

 

70

0

VP de Finanzas

9

0

3

646

0

VP de Prereducidos

14 604

35 690

16 176

417

Originalmente este archivo fue creado en Lotus y fue leído directamente por Excel. Después que el archivo Lotus fue traído a la pantalla por Excel, se le hicieron algunas modificaciones para que la Hoja de Cálculo pudiera ser convertida en una Base de Datos de Excel.

Entres las modificaciones que le fueron hechas están las siguientes:

Debajo de los títulos completos de las columnas se les colocó el nombre abre- viado; por ejemplo, debajo del título Total Horas Ausentismo se escribió el título abreviado THA. Cada título simplificado se convirtió en el nombre de un Campo de la Base de Datos Excel.

Fueron eliminadas todas las filas en blanco que existían en el archivo Lotus; cada fila del archivo Lotus se convirtió en un registro de la nueva Base de Datos Excel.

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- 44 - La anterior es una vista parcial del archivo Lotus (ENEJUNIO.WK1) leído por Excel;

La anterior es una vista parcial del archivo Lotus (ENEJUNIO.WK1) leído por Excel; después de hechas las modificaciones, fue convertido en una Base de Datos Excel; una vista del primer Registro de esta Base de Datos es la siguiente:

del primer Registro de esta Base de Datos es la siguiente: Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento

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Base de Datos dBASE leída en Excel

La siguiente es una vista parcial de una Base de Datos desarrollada en dBASE; con- tiene los Socios de un Club; el número de registros de esta Base de Datos es de

1053.

el número de registros de esta Base de Datos es de 1053. Los campos de esta

Los campos de esta Base de Datos son los títulos de las columnas: Nº Acción, Ape- llidos, Nombres, Cédula, Lugar de Nacimiento, Región, País, Fecha de Nacimiento, Edad, Nacionalidad, Estado Civil, Profesión, Ocupación, Dirección Habitación, Telé- fono Residencia, Dirección Oficina, Teléfono Oficina.

Para abrir desde Excel esta Base de Datos de dBASE, proceda así:

1.

Haga clic sobre el botón Abrir.

2.

Seleccione Archivos dBase (*.dbf) en el cuadro Tipo de archivo:

3.

Seleccione socios.dbf en la carpeta c:\temp y pulse la tecla Enter.

Aparecen en pantalla los primeros 22 registros de la Base de Datos. En este momento tenemos en pantalla una Hoja de Cálculo de Excel traída directamente desde una Base de Datos de dBASE.

Guarde el archivo como un libro de Excel habilitado para macros, con el mismo nom- bre Socios. La extensión la coloca Excel: xlsm

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Convertir la Hoja de Cálculo en Base de Datos

Para convertir esta Hoja de Cálculo en una Base de Datos de Excel, debemos crear tres nombres de rango: BaseDeDatos, Criterios y Extracto

Para crear el primer nombre de rango, BaseDeDatos, proceda así:

1. Seleccione toda la Tablas, las celdas A1:R1054

2. Haga clic sobre la ficha Fórmulas. Haga clic sobre Administrador de Nombres

3. Verifique que aparezca BaseDeDatos

4. En la parte inferior del cuadro de diálogo, en el cuadro Se refiere a: verifique que aparezca =SOCIOS!$A$1:$R$1054

5. Cambie a =SOCIOS!$A$1:$R$65000 para ampliar el rango de la Base de Datos. Lo ampliamos hasta la fila 65000 para hacerlo compatible con Excel 2003

6. Haga clic sobre Cerrar. Haga clic sobre cuando aparezca el mensaje Desea guardar los cambios que ha realizado en la referencia de nombre?

Para crear el segundo nombre de rango, Criterios, proceda así:

Presione la tecla Inicio. Inserte 10 filas en blanco: seleccione las 10 primeras filas, haga un clic derecho sobre los números de las filas que están a la izquierda, haga clic sobre Insertar

Aparecen 10 filas en blanco encima de la Base de Datos.

Haga clic en la celda A11 Presione las teclas Shift Fin Flecha Derecha, para selec- cionar los Campos de la Base de Datos

Presione las teclas Ctrl C para copiar los Campos en el Portapapeles Presione la tecla Inicio para ir a la celda A1 Presione las teclas Ctrl V para pegar los Campos en las celdas A1:R1 Manteniendo presionada la tecla Shift presione la tecla Flecha Abajo, para selec- cionar las celdas A1:R2

Haga clic sobre Fórmulas Administrador de Nombres Haga clic sobre Nuevo Escriba Criterios Verifique que en la parte inferior, en Hace referencia a: aparezca =SOCIOS!$A$1:$R$2 Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Cerrar

Para crear el tercer nombre de rango, Extracto, proceda así:

Manteniendo presionada la tecla Shift presione la tecla Flecha Arriba, para selec- cionar las celdas A1:R1

Presione las teclas Ctrl C para copiar los Campos en el Portapapeles.

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Presione la tecla F5

Presione las teclas Ctrl V para pegar los Campos en las celdas BA1:BR1

Haga clic sobre Fórmulas Administrador de Nombres Haga clic sobre Nuevo Escriba Extracto Verifique que en la parte inferior, en Hace referencia a: aparezca =SOCIOS!$BA$1:$BR$1 Haga clic sobre Aceptar

Verifique que los tres nombres de rango han sido creados correctamente:

BaseDeDatos ………………

Criterios …………

………… Extracto ……………….……

Haga clic sobre Cerrar

La Hoja de Cálculo ha sido convertida en una Base de Datos Excel. A partir de este momento podemos utilizar todas las herramientas de Excel para manejo de Bases de Datos.

Escriba BA1 y presione Enter para ir a la celda BA1

=SOCIOS!$A$11:$R$65010

=SOCIOS!$A$1:$R$2

=SOCIOS!$BA$1:$BR$1

=SOCIOS!$A$1:$R$2 =SOCIOS!$BA$1:$BR$ 1 Podemos utilizar las 12 funciones de Base de Datos; podemos

Podemos utilizar las 12 funciones de Base de Datos; podemos hacer ex- tractos de los registros que cumplan con uno o varios criterios de selec- ción. Podemos generar diferentes Tablas Dinámicas.

Generar un Informe de Tabla Dinámica

Vamos a generar una Tabla Dinámica de la Base de Datos SOCIOS; queremos que Excel nos presente una Tabla donde aparezca el número de socios de cada país.

Proceda así : Presione la tecla Inicio, para ir a la celda A1 Presione la tecla Fin Presione la tecla Flecha Abajo, para ir a la celda A11, para colocarnos en la Base de Datos

Haga clic sobre la ficha Insertar Tabla Dinámica (primer botón en el extremo izquierdo).

Aparece el cuadro de diálogo Crear Tabla Dinámica. Hay que definir la fuente que contiene los datos que van a ser analizados. Hay dos opciones:

Seleccione una Tabla o Rango

Utilice una Fuente de Datos Externa.

Verifique que esté activada la primera opción Seleccione una Tabla o Rango.

Verifique que aparezca SOCIOS!$A$11:$R$65010 en el cuadro Tabla o Rango

En caso de que no aparezca, escriba BaseDeDatos frente al cuadro Tabla o Rango

En la parte inferior, active la primera opción Nueva Hoja de Cálculo Haga clic sobre Aceptar.

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Aparece una nueva hoja dentro del libro. En la parte derecha aparece la Lista de Campos de la Base de Datos “Socios”. En la parte izquierda aparece el área de di- seño de la Tabla Dinámica.

En la parte superior de la pantalla aparece la ficha Herramientas de Tabla Dinámica, como se muestra en la siguiente figura.

de Tabla Dinámica , como se muestra en la siguiente figura. Generar Tabla Dinámica por País

Generar Tabla Dinámica por País

Para generar la Tabla de Dinámica que muestre el número de socios por país, pro- ceda así:

Haga clic sobre País en el listado de campos. En la parte izquierda, en la celda A3 aparece Etiqueta de Fila y debajo aparecen los nombres de todos los países existentes en la Base de Datos SO- CIOS, ordenados alfabéticamente.

Contar Socios por País

CIOS, ordenados alfabéticamente. Contar Socios por País Rótulos de fila Cuenta de PAIS Africa 2

Rótulos de fila

Cuenta de PAIS

Africa

2

Alemania

1

Argentina

26

Aruba

2

Bolivia

4

Brasil

2

Venezuela

518

Yugoslavia

5

(en blanco)

Total general

1051

Arrastre el campo País y descárguelo sobre Valo- res, en el cuadro inferior derecho de la Lista de Campos de Tabla Dinámica.

Excel es inteligente, adivinó nuestra intención. Pro- pone usar la función Cuenta de País (bdcontara).

Si hubiésemos seleccionado un campo numérico, el Asistente posiblemente hubiese propuesto usar la función Suma (bdsuma).

Aparece en el Área de Diseño la Tabla Dinámica:

en la primera columna aparecen los nombres de los diferentes Países; en la segunda columna aparece el número de socios correspondientes a cada país.

Según esta Tabla Dinámica, en este Club hay so- cios de 38 países diferentes; el número total de so- cios es 1051. El total general debe ser 1053; hay 2 registros que no tienen información en el campo País.

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En pocos segundos logramos generar automáticamente un informe de Tabla Diná- mica. Realizar manualmente este trabajo toma bastante tiempo, y hay posibilidad de cometer errores.

Si éste informe que debe presentarse frecuentemente, puede hacer un macro y asig- narle un botón. Al hacer clic sobre el botón se genera automáticamente el informe. El macro hace en un segundo el trabajo que a usted le puede tomar horas.

Si el número de socios cambia, cada vez que se genere la Tabla Dinámica, ésta mos- trará los valores actualizados, tal como están en la base de datos.

Haga doble clic sobre Hoja1 Escriba TD País, para asignar este nombre a la hoja.

De forma similar pueden generarse informes de Tabla Dinámica por Profesiones, por Profesión y por País, por Ocupación, por Edad ó por cualquiera de los campos que conforma cada registro.

Aquí vemos una vista parcial de la Tabla Dinámica por Profesión. Según este in- forme, hay 157 profesiones diferentes, para un total de 1053 registros de la Base de Datos.

Rótulos de fila

Cuenta de PROFESION

Abogado

40

Adm.Ind.

1

Administraci_n

52

Agente De Compras

2

Ama de Casa

8

Veterinario

1

Total general

1053

El número de registros debe ser 1053; si hay diferencia, se debe a que no se llenó el dato de Profesión a algunos de los So- cios.

Es importante que los datos contenidos en la Base de Datos sean correctos, que no contengan errores de ningún tipo

(que la profesión sea correcta, que el sueldo sea correcto, que la fecha de ingreso o la fecha de nacimiento sean correctas, no que tengan errores de ortografía, etc.)

Genere la Tabla Dinámica por Profesiones

1.

Seleccione la hoja Socios en la parte inferior izquierda de la pantalla.

2.

Colóquese en la celda A11 (comienzo de la Base de Datos).

3.

Haga clic sobre la ficha Insertar Tabla Dinámica (botón extremo izquierdo).

4.

Haga clic sobre Aceptar

5.

Haga clic sobre el campo Profesión

6.

En la parte izquierda, en la celda A3 aparece Rótulos de Fila y debajo aparecen los nombres de todas las Profesiones existentes en la Base de Datos SOCIOS.

7.

Arrastre el campo Profesión y descárguelo sobre Valores, en el cuadro inferior derecho de la Lista de Campos de Tabla Dinámica.

8.

Aparece la función Cuenta de Profesión (bdcontara).

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Socios por Profesión y por País

PROFESION PAIS Abogado   Colombia España Italia Venezuela Cuenta de PROFESION 1 1 2
PROFESION PAIS Abogado   Colombia España Italia Venezuela

PROFESION

PAIS

Abogado

 

Colombia

España

Italia

Venezuela

Cuenta de PROFESION

1

1

2

36

Abogado   Colombia España Italia Venezuela Cuenta de PROFESION 1 1 2 36 Total Abogado 40

Total Abogado

40

de PROFESION 1 1 2 36 Total Abogado 40 país. Proceda así: En este momento tenemos

país. Proceda así:

En este momento tenemos una Tabla Dinámica que

muestra cuántos socios hay

de cada profesión. Esta Ta-

bla Dinámica puede ser desglosada, para que muestre cuántos socios hay de cada profesión y de cada

En el listado de campos, seleccione País y arrás- trelo hasta el cuadro Rótulo de Fila. Se puede modificar el diseño de la tabla con los comandos de Diseño en la Ficha Herramientas de Tabla Di- námica.

Ahora sabemos cómo están distribuidos los 40 Abogados, los 52 Administradores, los 10 Arqui- tectos, los 345 Comerciantes y así sucesiva- mente.

Puede ir pensando cómo aprovechar esta herra- mienta para sus informes de Ausentismo, Sobre- tiempo, Productividad, Entrenamiento, Seguridad y demás parámetros importantes de su empresa.

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Filtrar por Edad

En este momento la Tabla Di- námica muestra todos los so- cios, agrupados por Profesión y por País. Si queremos que apa- rezcan solamente los socios cuya edad sea 45 años, pro- ceda así:

En el listado de campos, selec- cione Edad1 y arrástrelo hasta el cuadro Filtro de Informe El campo Edad1 aparece como campo de página. Podemos usar este campo para filtrar los socios.

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Queremos que aparezcan solamente los que tengan Edad = 45

En la celda B1 Haga clic sobre la flecha abajo Seleccione 45 en el campo Edad1. Haga clic sobre Aceptar.

Ahora los Abogados disminuyeron de 40 a 0 y los Comerciantes de 345 a 10, como se muestra en la figura de la página anterior.

En este momento sólo aparecen los registros que cumplan con la condición de que la Edad sea 45 años; los demás socios no aparecen.

Desactivar el Filtro Edad

Para quitar el filtro, seleccione (Todas) en el campo Edad1, en la celda B1

Campo de Fila, Columna y Página

De aquí podemos concluir que en una Tabla Dinámica, podemos agrupar por cual- quiera de los campos contenidos en la Base de Datos.

Podemos agregar un Campo de la Base de Datos a cuatro áreas diferentes: Filas, Columnas, Filtros y Valores.

En su oficina y en su casa puede explorar las otras alternativas. En el curso de Excel Nivel 2, utilizaremos macros para generar diferentes Tablas Dinámicas.

Haga doble clic sobre Hoja2 Escriba TD Profesión, para asignar este nombre a la hoja.

Nuevas Hojas en el Libro “SOCIOS.xlsm

Ahora el libro contiene tres hojas: Socios, TD País y TD Profesión. Recuerde que un libro de Excel puede tener hasta 1024 hojas.

Filtrar Datos de una Lista

La filtración de datos de una lista o de una base de datos permite encontrar subcon- juntos de datos que cumplan con un criterio de selección. La filtración muestra sólo las filas que contienen cierto valor o que satisfacen un conjunto de criterios; las otras filas no aparecen.

Excel tiene dos comandos Filtro Automático y Filtro Avanzado para que Usted pueda seleccionar dentro de un conjunto de datos muy grande solamente los datos que interesan para un informe determinado.

El filtrado Automático satisface la mayoría de las necesidades. Sin embargo, cuando es necesario usar criterios complejos para filtrar una lista, utilice Filtro Avanzado.

Roldán Duarte Consultoría Entrenamiento

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Criterios de Selección para Filtrar Datos de una Lista

Para seleccionar registros de una Base de Datos es necesario crear un criterio de selección. Por ejemplo si queremos ubicar todos los socios cuya profesión sea Eco- nomista, proceda así :

1. Seleccione la hoja SOCIOS

2. Haga clic sobre cualquier celda de la Base de Datos (A11:R65000)

3. Haga clic sobre la ficha Datos Filtro Excel coloca una flecha abajo en cada uno de los campos de la Base de Datos y muestra un listado de todos los valores diferentes existentes en ese campo.

4. Presione la tecla F5, escriba M11 y presione Enter. Esta es la manera de mo- verse rápidamente a cualquier celda de la hoja de cálculo.

5. Haga clic sobre la flecha del campo Profesión (celda M11)

6. Haga clic sobre Seleccionar Todo.

7. Para seleccionar la profesión de Economista, con la mano izquierda escriba E y luego seleccione Economista. Haga clic sobre Aceptar

Aparecen de color azul los encabezados de las Filas que cumplen con el criterio de selección establecido (que la profesión sea Economista). Las filas 64, 118, 280, 299,

369 etc. cumplen con la condición que hemos establecido.

El desplazamiento dentro de la Base de Datos está restringido solamente a los regis- tros que cumplen con el criterio de selección vigente; los demás registros no son visibles en este momento.

Eliminar Criterio de Selección

Para tener acceso a todos registros de la Base de Datos, proceda así:

Haga clic sobre ficha Datos Filtro (se desactiva cualquier Autofiltro que haya sido activado).

También puede hacer clic sobre la fecha abajo () a la derecha del campo Profe- sión y seleccionar (Todas). Este segundo método implica que usted sabe cuál de los campos está siendo utilizado como Autofiltro.

De nuevo todos los encabezados de las filas aparecen de color negro, y tenemos acceso a todos los registros de la Base de Datos.

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Uso del Nombre Rango Criterios

Como ya hemos creado el nombre de rango Criterios, podemos escribir criterios de selección debajo de uno ó de varios Campos.

criterios de selección debajo de uno ó de varios Campos. Haga clic sobre Aceptar Por ejemplo,

Haga clic sobre Aceptar

Por ejemplo, si queremos saber cuáles socios tie- nen como profesión Médico, escriba Med* debajo del campo PROFESIÓN, ó sea en la celda M2, y pulse la tecla Enter.