Manual Excel 2013 - N1, Autor: Roldan Duarte Holguín

-1-
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-2Copyright 2016
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Visual Basic para Excel, Control de Proyectos con Primavera, Access, Word, Power
Point, Stat Graphics, Windows, Visual Basic .NET, Clculos Hidrulicos, Termodinmica, Ingeniera del Ambiente, Clculo de Correas Transportadoras, IsoCAD, Matlab,
Femlab, LabVIEW, AutoCAD Plant 3D, AutoCAD Civil 3D, Revit Architecture, Revit
MEP, 3D Studio MAX, Inventor, AutoCAD Architecture, AutoCAD MEP, AutoCAD Civil
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-3Excel 2013 Nivel 1

Objetivo
El objetivo de este curso es ensear al participante a utilizar eficientemente Excel
para generar los informes diarios, semanales, mensuales o anuales de su empresa.
Hoy da es necesario ser productivo y eficiente para poder sobrevivir en esta economa globalizada. Los resultados deben obtenerse en el menor tiempo posible, con el
menor costo, con la mejor calidad y logrando la satisfaccin del cliente.
Excel es una
aplicacin muy
verstil
que
tiene funciones
de
hoja
de
clculo, de bases de datos, de
grficos y que
incluye
Visual
Basic para automatizar las tareas repetitivas
mediante
macros.
Excel cuenta con herramientas de estadstica, ingeniera, finanzas, funciones lgicas,
de informacin, de fecha y hora, matemticas y trigonomtricas, lo cual permite utilizarlo para cualquier tipo de trabajo.
Excel 2013 cuenta con la Cinta
de Opciones que se ha diseado para buscar rpidamente
los comandos necesarios para
llevar a cabo una tarea.
Los comandos estn organizados en grupos locales bajo Fichas, como el grupo Imagen en la ficha Insertar. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad, como
escribir o disear una pgina. Para descongestionar la pantalla, algunas fichas aparecen nicamente cuando son necesarias.
Cuando se abre Excel 2013 por primera vez aparece una hoja electrnica formada
por filas y columnas; las filas se identifican por nmeros consecutivos desde el 1 hasta
el 1 048 576. Las columnas se identifican por letras; A, B, C, ..... Z, AA, AB, AC, ....
AZ, BA, BB, BC, .... BZ, XFA, XFB, XFC, XFD
Para ir a la primera celda, A1, presione la tecla Inicio o las teclas Ctrl Inicio, dependiendo de cmo haya configurado el movimiento de las teclas.
-4Estando en la celda A1, para ir la ltima fila, presione la tecla Fin y luego la tecla
el cursor se detiene en la celda A1048576
Para ir a la ltima columna de la ltima fila, presione la tecla Fin y luego la tecla el
cursor se detiene en la celda XFD1048576
Tamao de la Hoja Electrnica
Cada libro de Excel puede tener hasta 1024 hojas electrnicas; todo libro de Excel
viene configurado para usar tres hojas electrnicas, pero usted puede insertar todas
las hojas que necesite, hasta un mximo de 1024.
N Filas
N Columnas
N Celdas
Caracteres por Celda
Caracteres por Hoja
Columnas/Pantalla 17"
Filas/Pantalla 17"
Celdas/Pantalla
Ancho Pantalla, cm
Alto Pantalla, cm
Tamao Pantalla, m2
N Pantallas/Hoja
rea Pantalla, m2
rea Pantalla, hectreas
1 048 576
16 384
17 179 869 184
32 767
562 932 773 552 128
12
25
300
30
23
0.069
57 266 231
3 951 370
395
La hoja electrnica tiene 1 048 576

filas y 16 384 columnas; esto da un
total de 17 179 869 184 de celdas.
En cada celda puede escribir desde
1 hasta 32 768 caracteres; esto significa que usted puede escribir ms
de 562 932 773 552 128 caracteres
en una sola hoja electrnica; multiplique esto por 1024 para tener la capacidad de un libro de Excel.
La capacidad de la hoja electrnica

es tan grande que primero puede excederse la capacidad de la memoria RAM de la computadora, antes de llenar la hoja
electrnica.
Teniendo en cuenta que el tamao promedio de un monitor de 17 es 23 x 30 cm.
equivalente a 12 columnas por 25 filas (300 celdas), el nmero de pantallas es de 57
266 231, equivalente a 3 951370 m2, 395 hectreas de pantalla electrnica.
Para aprender a utilizar eficientemente Excel, haremos ejercicios con hojas de
clculo, bases de datos, tablas dinmicas, grficos y macros.
Crearemos cinco hojas de clculo, para aprender a utilizar
las habilidades de Excel para obtener resultados, escribiendo
frmulas y funciones de todo tipo (Financieras, Fecha y
Hora, Matemticas y Trigonomtricas, Estadsticas, Bsqueda y Referencia, Base de Datos, Texto, Lgicas, Informacin, Ingeniera o Funciones definidas por el Usuario).
Cada grupo tiene muchas funciones especializadas; con cada
grupo de funciones se puede disear un curso sobre el tema
correspondiente: Finanzas, Estadstica, Ingeniera, Bases de
Datos, Matemticas.
-5Las hojas de clculo que desarrollaremos son las siguientes:

1.
2.
3.
4.
5.
Tabla para calcular el P.V.P. en base a dos datos conocidos, el Costo de Produccin y el Porcentaje de Ganancia
Tabla para convertir Dlares, Euros y Yenes a Bolvares
Tabla para convertir F a C y viceversa
Control de la Chequera de un Banco
Tabla para calcular la Cuota Mensual que debe pagarse por un Prstamo, a varias tasas de inters y a varios perodos de amortizacin
En estas hojas de clculo utilizar frmulas y funciones de varios grupos; al aprender

a desarrollar estas hojas de clculo, podr desarrollar otras hojas especializadas en
el tipo de trabajo que realiza en su departamento o gerencia.
Usaremos una Base de Datos de dBASE y aprenderemos a convertir una hoja de
clculo de Excel en una Base de Datos de Excel y a utilizar herramientas de Bases
de Datos. Aprenderemos a extraer datos de la Base de Datos utilizando criterios
de seleccin de uno o de varios campos. Aprenderemos a crear varias Tablas Dinmicas a partir de la Base de Datos.
Aprenderemos a crear Macros para hacer automticamente los Extractos y las Tablas Dinmicas; tambin aprenderemos a hacer otros macros para crear series con
los das de la semana, las horas del da, los meses del ao.
Tambin crearemos algunos macros para desproteger celdas y para automatizar tareas repetitivas que usted realice en su trabajo diario.
Crearemos grficos de Lneas, Columnas, Barras, Crculos, reas y otros tipos.
Aprenderemos a utilizar los 9 modelos estadsticos que se pueden crear a partir de
un grfico de Excel.
Tabla del PVP

El objetivo de este ejercicio es preparar la Tabla que se muestra en la pgina 7.
Esta tabla presenta el Precio de Venta al Pblico, calculado en base a dos datos
conocidos: el Costo de Produccin y el Porcentaje de Ganancia.
El primer paso para hacer una Hoja de Clculo en Excel es hacer manualmente la
tabla, con papel y lpiz; esto implica conocer la ecuacin necesaria para obtener los
resultados requeridos. La ecuacin para calcular el PVP es la siguiente:
PVP = Costo de Produccin x (1 + %Ganancia/100)
-6Usaremos esta misma ecuacin en la Hoja de Clculo, para que Excel calcule el PVP
por cada par de valores de Costo de Produccin y % de Ganancia.
Segn esta frmula, para obtener 20% de ganancia en un producto cuyo costo de
produccin es 40, el PVP debe ser 48
Los pasos generales para preparar esta tabla son los siguientes:
1.
Introducir los datos de entrada: Costo de Produccin (celdas A10:A37) y Porcentaje de Ganancia (celdas B5:G5)
2.
Escribir la frmula para calcular el PVP; esta frmula se escribe en la celda B10
y luego se copia al resto de la tabla. Usted debe verificar que los resultados
obtenidos con la frmula sean correctos, en todas las celdas que contienen valores calculados.
3.
Mejorar la presentacin de la tabla: bordes dobles, sombreados, flechas, enfatizados, alineacin del contenido de las celdas, color de los ttulos, tamao de las
fuentes, cuadro de texto, encabezado, pie de pgina, mrgenes, etc.
4.
Si la hoja de clculo va a ser utilizada con frecuencia, por usted mismo o por
varios usuarios, es conveniente proteger las celdas que contienen frmulas. El
archivo puede protegerse con una contrasea, para que solamente pueda ser
abierto y desprotegido por las personas que tengan la contrasea.
5.
Chequear la Ortografa (F7) y Recalcular (F9). Nunca imprima, nunca enve por
correo un archivo de Excel sin haber chequeado la ortografa y sin haber recalculado.
6.
No escribir en forma grosera (todo en mayscula), ni en forma subdesarrollada

(todo en minscula).
Prepare la hoja de clculo y verifique que obtiene los valores correctos:

1.
En la celda A1 escriba Precio de Venta al Pblico vs. Costo de Produccin y %

de Ganancia, y presione la tecla Enter.
Configuracin de Excel
Excel, como cualquier otro programa de computacin, tiene muchos parmetros que
definen la manera como se comporta Excel y la manera como aparecen los resultados
en la pantalla o en la hoja impresa.
-7-
-8-
Si al presionar la tecla Enter el cursor se desplaza a la celda A2, haga clic sobre
Archivo Opciones Avanzadas. Desactive la casilla Despus de presionar Entrar, mover seleccin.
Desplace la pantalla hasta Teclas de Navegacin para transicin. De esta manera,
cuando usted presione la tecla Inicio, el cursor se desplaza a la celda A1.
Desplace la pantalla hasta Mostrar. En Mostrar este nmero de Documentos recientes, escriba 25, Acepte los valores predeterminados de las dems casillas.
Haga clic sobre Guardar y escriba C:\Temp en el cuadro Ubicacin de archivo predeterminada. Acepte los valores predeterminados de las dems casillas.
-9Haga clic sobre Frmulas. Seleccione

Active la casilla Habilitar Clculo Iterativo
Acepte 100 en Iteraciones Mximas
Acepte 0.001 en Cambio Mximo
1
1.256

4 log
f
3.7D N Re f
Habilitar Macros
Ecuacin de Colebrook
Haga clic sobre Centro de Confianza. Haga clic sobre Configuracin del centro de
confianza Configuracin de macros. Active la segunda opcin Deshabilitar todas
las macros con notificacin. Haga clic sobre Aceptar.
Colocar Botones en Barra de Herramientas de Acceso Rpido

Excel 2007, 2010 y 2013, a diferencia de versiones anteriores, no
permite insertar en las Fichas predeterminadas botones adicionales,
sin embargo, es posible hacerlo en la Barra de Herramientas de Acceso Rpido ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla, a la derecha del Botn Excel.
La Barra de Herramientas de Acceso Rpido trae tres botones. Coloque los 18 botones adicionales que se muestran en esta figura (lado derecho).
- 10 Haga un clic derecho sobre el disquete de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido Personalizar Barra de Herramientas de Acceso Rpido
En la lista desplegable Comandos disponibles en: Haga clic sobre seleccione Todos los Comandos.
El primer botn a incluir es el botn de Nuevo Haga clic en el botn Abrir
Con la mano izquierda presione la tecla N Si est seleccionado el comando Nuevo,
haga clic sobre el botn Agregar
El comando Nuevo aparece en el lado derecho, debajo del comando Rehacer
En el listado de comandos, con la mano izquierda presione la tecla A Si est seleccionado el comando Abrir, haga clic sobre el botn Agregar
El comando Abrir aparece en el lado derecho,
debajo del comando Nuevo
Para insertar el botn Cerrar, En el listado de
comandos, con la mano izquierda presione la
tecla C para buscar el primer comando que comienza por C, seleccione Cerrar haga clic
en
Contine colocando todos los botones que se

muestran en esta figura.
En el lado derecho, en la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de
acceso rpido, verifique que est seleccionada la opcin Para todos los documentos
(predeterminado), para que estos botones estn disponibles en cualquier documento
de Excel.
Cuando termine de colocar todos los botones, haga clic sobre Aceptar.
Para que estos botones aparezcan la prxima vez que abra Excel, cierre Excel y
vuelva a abrirlo. Si no lo hace, y la computadora se guinda o se va la luz, perder los
botones que coloc en la Barra de Herramientas de Acceso Rpido.
La idea de colocar estos botones es ser ms eficientes en el uso del Excel; ustedes
son personas muy valiosas que no pueden malgastar su tiempo haciendo dos o tres
clics cuando pueden lograr el mismo resultado con un solo clic.
- 11 Por ejemplo, para activar el comando Configurar Pgina, usted hace un solo clic sobre
el botn Configurar Pgina, en vez de hacer un clic sobre Archivo, un segundo clic
sobre Imprimir, un tercer clic sobre Vista Preliminar y un cuarto clic sobre el botn
Configurar Pgina
Para abrir un archivo existente usted hace clic sobre el botn Abrir, en vez de hacer
clic sobre Archivo y luego otro clic sobre Abrir.
2.
Estando en la celda A1, haga clic sobre Negrita, la letra N en la barra Inicio
Fuente, para enfatizar el ttulo.
Centrar entre varias Columnas

El ttulo que ha escrito en la celda A1 debe quedar centrado entre las columnas A y
G. Para que el ttulo quede centrado entre las columnas A y G, proceda as:
3.Seleccione las celdas A1:G1 y haga clic sobre

binar y centrar
Com-
El ttulo aparece perfectamente centrado entre las columnas A y G

4.
Haga clic en la celda B3, escriba Porcentaje de Ganancia, y presione Enter.

El ttulo que ha escrito en la celda B3 debe quedar centrado entre las columnas
B y G. Para que el ttulo quede centrado entre las columnas B y G, proceda as:
5.
Seleccione las celdas B3:G3 y haga clic sobre
6.
Haga clic sobre Negrita, la letra N en la barra la barra de Inicio Fuente, para
enfatizar el texto.
Combinar y centrar
Dibujar Flechas
Ahora va a dibujar una flecha a cada lado del texto Porcentaje de Ganancia. Para
dibujar las flechas debe hacer clic en la ficha Insertar Formas Lneas Flecha. El puntero del ratn toma forma de cruz delgada.
Para que las flechas queden rectas, debe utilizar las dos manos: con la mano izquierda mantiene presionada la tecla Shift (Maysculas) y con la mano derecha
mueve el ratn.
Para dibujar la flecha izquierda, mantenga presionada la tecla Shift (Maysculas) y
con la mano derecha arrastre el ratn desde la letra P de la palabra Porcentaje, hasta
- 12 que la lnea vertical de la cruz coincida exactamente con el borde que separa las
columnas A y B
Suelte primero el ratn y luego la tecla Shift (Maysculas); si suelta primero la tecla
Shift, la flecha queda torcida; brrela y vuelva a dibujarla. Para borrar la fecha, debe
seleccionarla (aparece un pequeo crculo en cada extremo de la flecha).
Para seleccionar la flecha, coloque el puntero del ratn sobre la lnea, y haga clic
cuando el puntero tenga forma de cruz.
Aparece la cinta Herramienta de Dibujo. Haga clic sobre Formato. En el grupo Estilos
de Forma puede modificar el color de la flecha, el ancho o grosor y el estilo de la
punta y cola de la misma haciendo clic en el botn Contorno de Forma.
Para dibujar la flecha derecha, haga clic sobre el botn Flecha, mantenga presionada
la tecla Shift (Maysculas) y con la mano derecha arrastre el ratn desde la letra a
de la palabra Ganancia, hasta que la lnea vertical de la cruz coincida exactamente
con el borde que separa las columnas G y H
Suelte primero el ratn y luego la tecla Shift (Maysculas); para que su informe tenga
calidad profesional, las flechas deben quedar centradas dentro de la fila.
Llenar Celdas con Nmeros Secuenciales

Observe que los nmeros del Porcentaje de Ganancia son nmeros secuenciales,
con incremento de 5. Para llenar la serie de 10 a 35, proceda as:
1.
Haga clic en la celda B5, escriba 10 y presione Enter.
2.
Seleccione las celdas B5:G5
3.
Haga clic sobre Inicio
4.
Escriba 5 en el cuadro Incremento, y presione Enter.
Rellenar (lado derecho) Series
Aparecen los valores 10, 15, 20, 25, 30 y 35 en las celdas B5, C5, D5, E5, F5 y
G5, respectivamente. En este caso no fue necesario escribir el lmite, porque
estaba seleccionado previamente el rango de celdas que iba a ser rellenado.
5.
Manteniendo seleccionadas las celdas B5:G5, haga clic sobre N (Negrita), en

la barra Formato, para enfatizar los nmeros del % de Ganancia.
6.
Haga clic sobre el botn Color de la Fuente

en la barra Formato, para
cambiar a Rojo el color de los nmeros del % de Ganancia. En caso de que no
- 13 est seleccionado el color Rojo, haga clic sobre la flecha a la derecha de la

letra A y seleccione el Rojo de la paleta de colores que aparece.
7.
Haga clic sobre el botn Centrar

meros del % de Ganancia.
en la barra Formato, para centrar los n-
De esta manera hemos asignado tres formatos (enfatizado, color rojo y centrado)
al grupo de celdas B5:G5
8.
En la celda A7, escriba Costo, y presione la flecha abajo
9.
En la celda A8, escriba Produccin, y presione la tecla Enter
10. Seleccione A7 y A8
11. Haga clic sobre N (Negrita), en la barra Formato, para enfatizar las palabras
Costo y Produccin.
12. Haga clic sobre el botn Centrar
bras Costo y Produccin.
en la barra Formato, para centrar las pala-
Ancho ptimo de una Columna

Teniendo seleccionadas las celdas A7 y A8, disminuya a la mitad el ancho de la
columna. Haga doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna A,
para darle el ancho ptimo a esta columna, de acuerdo al contenido de las celdas A7
y A8
Datos de Costo de Produccin

Observe en la tabla de la pgina 7 que los valores de las celdas A10:A37 Son tres
series secuenciales ascendentes; la primera serie comienza en 10 y termina en 100,
con incremento de 10
La segunda serie comienza en 100 y termina en 1000, con incremento de 100
La tercera serie comienza en 1000 y termina en 10000, con incremento de 1000
Para llenar la primera serie usaremos Inicio
Rellenar Series
La segunda serie la llenaremos con el asa de llenado o controlador de relleno, el

punto negro en la esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas.
La tercera serie la llenaremos con una frmula.
- 14 1.
Para llenar la primera serie, en la celda A10, escriba 10 y presione Enter
2.
Presione simultneamente las teclas Shift (Maysculas) y Avance Pgina, para

seleccionar mayor cantidad de celdas de las necesarias; esta es una cantidad
mayor de las 10 celdas que vamos a llenar. No es problema, el lmite define
dnde termina la serie.
3.
Haga clic sobre Inicio
4.
Escriba 10 en el cuadro Incremento. Presione Tabulador. Escriba 100 en el cuadro Lmite, y presione Enter. Presionar Enter es equivalente a hacer clic sobre
Aceptar
Rellenar Series
Aparecen los valores de Costo de Produccin, en las celdas A10:A19, desde 10 hasta
100
5. Presione la tecla Fin y luego presione la tecla flecha abajo
El cursor se detiene en la celda A19, donde est el valor 100
Llene la Segunda Serie
6. En la celda A20 escriba 200 y presione Enter.
7. Seleccione las celdas A19 y A20
8. Coloque el cursor en el asa del llenado y arrastre hasta que
lea 1000
Llene la Tercera Serie

10. Presione la tecla Fin y luego presione la tecla flecha abajo El cursor se detiene
en la celda A28, donde est el valor 1000
Para llenar la tercera serie vamos a utilizar una frmula.
11.
En la celda A29 escriba =1000+A28 y presione Enter.
12.
Aparece el nmero 2000
13.
Para copiar la frmula, coloque el cursor en el asa del llenado
y arrastre hasta la celda A37 Aparece el valor 10000
Guarde el Archivo
Antes de continuar elaborando la tabla, es necesario guardar el archivo, para no perder el trabajo en caso de que falle la electricidad, se tranque Excel, falle Windows u
ocurra una de las 78 causas por las cuales usted puede perder su archivo.
- 15 Es conveniente que cuando guarde un archivo

de Excel, est ubicado al comienzo de la hoja.
Presione la tecla Inicio, para colocar el cursor
en la celda A1
Haga clic sobre Archivo Guardar como. Se
despliegan las opciones que tenemos disponibles para guardar un libro de Excel, como se
muestra en esta figura. Haga clic en Libro de
Excel habilitado para macros (*.xlsm), para que
los Macros que vamos a crear posteriormente
estn disponibles cuando abramos este libo.
Escriba PVP en el cuadro Nombre de archivo:
Seleccione Equipo Disco Local C Temp
en Guardar en: Haga clic sobre Guardar.
Haga clic sobre S, en caso de que

aparezca el mensaje El archivo
PVP.xls ya existe. Desea reemplazarlo?
Propiedades de los Archivos
Es conveniente que usted se acostumbre a llenar las propiedades de los archivos
de Excel, Word, Power Point, Access, Project, AutoCAD, Acrobat y dems archivos
de trabajo. Esto le facilita buscar un archivo por Ttulo, por Asunto, por Autor, por
Administrador, por Organizacin, por Categora, por Palabras Claves, etc.
Haga clic sobre Archivo Informacin Propiedades Propiedades Avanzadas Resumen.

Aparece el cuadro de dilogo que se
muestra aqu. Llene los datos con la
informacin correspondiente a Ttulo, Asunto, Autor, Administrador,
Organizacin y los otros datos que
se muestran en este cuadro de dilogo.
- 16 Contine llenando la tabla del PVP. Presione la tecla Esc para regresar a la hoja de
clculo.
1.
2.
En la celda B8, escriba P.V.P. y presione Enter

Haga clic sobre N (Negrita) en el panel Fuente, para enfatizar P.V.P.
3.
Seleccione las celdas B8:G8 y haga clic sobre

centrar P.V.P. entre las columnas B y G
4.
Siguiendo el procedimiento dado anteriormente, dibuje una flecha a la izquierda

y una flecha a la derecha de P.V.P.
Combinar y centrar para
Frmula para calcular el PVP

Ya tenemos los datos de entrada (el Costo de Produccin y el Porcentaje de Ganancia); estos son los dos valores que necesita Excel para calcular el PVP, ahora vamos
a escribir la frmula que vimos anteriormente:
PVP = Costo de Produccin x (1 + %Ganancia/100)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Haga clic en la celda B10

Escriba =
Haga clic en la celda A10
Escriba * (el asterisco)
Escriba (
Escriba 1
Escriba +
Haga clic en la celda B5
Escriba /100) y presione Enter
Aparece el valor 11; este es el primer PVP calculado mediante la frmula que usted escribi y
que aparece en la barra de frmulas, encima de
los encabezados de columnas.
Este valor es correcto: si vendemos en 11 un producto que nos cost 10, estamos
obteniendo una ganancia de 1, equivalente al 10% del costo de produccin.
Copie la Frmula al resto de la Tabla
Copie en el resto de la tabla la frmula que est en la celda B10 y que ha dado el
valor correcto del PVP
Coloque el puntero del ratn sobre el asa de llenado, cuando el puntero tome la forma
de cruz delgada + presione el botn izquierdo, mantngalo presionado, arrstrelo
hasta la celda G10 y libere el botn.
- 17 Ahora copie toda la fila hacia abajo, hasta la celda G37

Estando seleccionadas las celdas B10:G10, coloque el puntero del ratn sobre el asa
de llenado (en este momento est en la celda G10), cuando el puntero tome la forma
de cruz delgada + presione el botn izquierdo, mantngalo presionado, arrstrelo
hacia abajo hasta la celda G37 y libere el botn.
Presione la tecla flecha izquierda el cursor se sita en la celda A10
Copiado Relativo, Copiado Semi Absoluto y Copiado Absoluto

Observamos que los valores que hemos obtenido al copiar la frmula no son correctos; el nico valor correcto es el primero, el que est en la celda B10; todos los dems
valores son falsos.
El copiado que hemos hecho es un copiado relativo; en esta tabla el copiado relativo
no funciona, porque los valores del Costo de Produccin estn solamente en la columna A, no estn en otras columnas. Los valores del Porcentaje de Ganancia estn
solamente en la fila 5, no estn en otras filas.
Haga clic en la celda B10; en la barra de frmulas vemos la frmula:
=A10*(1+B5/100)
Excel interpreta esta frmula de la siguiente manera: tome el valor que est una celda
a la izquierda; escriba *(1+ tome el valor que est 5 celdas arriba, divida ese valor
entre 100, escriba ) y presione Enter.
- 18 -
Esta interpretacin produce el resultado correcto para la celda B10, pero no da resultados correctos para las otras celdas. Haga clic en la celda B11; en la barra de frmulas vemos la frmula:
=A11*(1+B6/100)
Toma 20 que es el valor que est en A11 escribe *(1+ toma el valor que est 5 celdas
arriba, ese valor es cero porque la celda est vaca, divide 0 entre 100, escribe ) y
presiona Enter; el resultado es 20; este valor no es correcto.
Haga clic en la celda B13; en la barra de frmulas vemos la frmula:
=A13*(1+B8/100)
Toma 40 que es el valor que est en A13 escribe *(1+ toma el valor que est 5 celdas
arriba, ese valor es la palabra P.V.P. divide P.V.P. entre 100, escribe ) y presiona
Enter; el resultado es #!VALOR!; Excel exclama Dame un valor para poder dividirlo
entre 100.
Copiado Semi Absoluto

Para que la frmula produzca los resultados correctos, debemos decirle a Excel lo
siguiente: busca los valores del Costo de Produccin solamente en la columna A,
no los busques en ninguna otra columna. Tambin debemos decirle, busca los valores del Porcentaje de Ganancia solamente en la fila 5, no los busques en ninguna
otra fila.
Esto es equivalente a fijar la columna A y fijar la fila 5; para fijar una columna se
antepone el signo $ a la letra que identifica la columna, en este caso para fijar la
columna A, anteponemos el signo $ a la letra A.
Para fijar una fila se antepone el signo $ al nmero que identifica la fila, en este caso
para fijar la fila 5, anteponemos el signo $ al nmero 5.
Haga clic en la celda B10 Corrija la frmula para que se vea as:
=$A10*(1+B$5/100)
En la celda B10 sigue apareciendo el valor 11; ahora la frmula que est en B10
puede ser copiada al resto de la tabla; no es necesario borrar el contenido de las otras
celdas.
- 19 Copiar y Pegar
Anteriormente usamos el asa de llenado para copiar la frmula; ahora usaremos el
mtodo de Copiar y Pegar. Adems aprenderemos el mtodo rpido para seleccionar las dems celdas.
Mantngase en la celda B10 donde est la frmula corregida. Presione las teclas Ctrl
C, para copiar la frmula en el Portapapeles.
El rectngulo que identifica la celda B10 se torna titilante, y en la barra de estado, en
la parte inferior de la pantalla, aparece el mensaje Seleccione el destino y presione
Entrar o elija Pegar.
Mantenga presionada la tecla Shift (Maysculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la
flecha derecha para seleccionar todas las celdas a la derecha, hasta la columna
G
flecha abajo para seleccionar todas las celdas hacia abajo, hasta la fila 37
Presione las teclas Ctrl V para pegar la frmula en todo este grupo de celdas. En vez
de presionar las teclas Ctrl V, puede presionar Enter para pegar la frmula en todo
este grupo de celdas seleccionadas. Aparecen los valores correctos en toda la tabla.
Mejorar la Apariencia de la Tabla

Ahora tenemos los valores correctos del PVP en toda la tabla, pero debemos hacer
varias mejoras, para que nuestro informe tenga calidad profesional. Compare la Tabla de la pgina 7 con la Tabla que tiene en pantalla.
Descubra las 20 mejoras que debe hacerle a la tabla, para que su Jefe no se la devuelva por no cumplir con las exigencias de calidad de su departamento. Las mejoras
son:
1.
Ajustar a uno el nmero de decimales de tres grupos de celdas C10:C18,

E10:E18 y G10:G18
2. Centrar en la celda los valores calculados del PVP
3. Cambiar a verde el color de los valores calculados del PVP
4. Borde inferior doble al grupo de celdas A8:G8
5. Borde derecho doble al grupo de celdas A10:A37
6. Color azul enfatizado y centrado para el grupo de celdas A10:A37
7. Copiar formato de la celda A10 en las celdas A7:A9
8. Sombra amarillo claro al grupo de celdas A19:G19
9. Enfatizado al grupo de celdas A19:G19
10. Sombra verde claro al grupo de celdas A28:G28
- 20 11. Enfatizado al grupo de celdas A28:G28

12. Cuadro de Texto entre las celdas A37:G43
13. Antes de imprimir, Centrar en la pgina Horizontalmente y Verticalmente
14. Ajustar a 2.5 Margen Izquierdo, 2.5 Margen Superior, 2.5 Margen Inferior, 1.25
Margen Derecho
15. Ajustar a 1.25 el Encabezado. Ajustar a 1.25 el Pie de Pgina.
16. Encabezado: nmero de pgina en Arial 14, enfatizado, entre guiones y espacios, alineacin derecha. El nmero de pgina debe cambiar automticamente
si la tabla impresa ocupa ms de una pgina.
17. Pie de Pgina: nmero de computadora, nombre del archivo y ruta de acceso,
nmero del disquete, iniciales de su nombre, fecha de hoy; la fecha debe cambiar
automticamente cada vez que se imprima la tabla.
18. Lneas de Divisin para que aparezcan las lneas de divisin al imprimir
19. Ttulos de Filas y Columnas para que aparezcan impresos los nmeros que
identifican las filas y las letras que identifican las columnas.
20. Repetir las primeras 8 filas y la columna A, si la tabla ocupa varias pginas impresas, ms de 50 filas y ms de 10 columnas
Ajustar a uno el Nmero de Decimales
Para ajustar a uno el nmero de decimales de los tres grupos de celdas C10:C18,
E10:E18 y G10:G18 podramos hacer el ajuste a cada grupo por separado, pero es
ms eficiente hacer el ajuste a los tres grupos simultneamente. Proceda as:
Seleccione las celdas C10:C18. Manteniendo presionada la tecla Ctrl, seleccione las
celdas E10:E18 Manteniendo presionada la tecla Ctrl, seleccione las celdas
G10:G18
Haga clic sobre el botn Aumentar decimales
en la Ficha Inicio, para aumentar
a dos el nmero de decimales y luego haga clic sobre el botn Disminuir decimales
en la Ficha Inicio, para disminuir a uno el nmero de decimales.
Ahora los tres grupos de celdas aparecen con un decimal
Centrar en la Celda y dar Color Verde a los Valores Calculados del PVP
Haga clic en la celda B10. Mantenga presionada la tecla Shift (Maysculas), pulse la
tecla Fin y luego pulse la flecha derecha para seleccionar todas las celdas a la
derecha, hasta la columna G
flecha abajo para seleccionar todas las celdas hacia abajo, hasta la fila 37
- 21 Haga clic sobre el botn Centrar

PVP.
en la Ficha Inicio, para centrar los valores del
En el botn Color de la fuente

en la Ficha Inicio, haga clic sobre la flecha a
la derecha de la letra A y seleccione el Verde de la paleta de colores.
Borde doble inferior al grupo de celdas A8:G8
Haga clic en la celda A8. Mantenga presionada la tecla
Shift (Maysculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha
derecha para seleccionar todas las celdas a la derecha,
hasta la columna G
Haga un clic derecho sobre A8 Aparece la barra de Formato. En el botn Bordes
haga clic sobre la flecha
y seleccione el Borde doble inferior
Borde doble derecho al grupo de celdas A10:A37

Haga clic en la celda A10. Mantenga presionada la tecla Shift (Maysculas), pulse la
tecla Fin y luego pulse la flecha para seleccionar todas las celdas hacia abajo,
hasta la fila 37
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre el grupo de celdas seleccionadas.
Seleccione Formato de celdas. Bordes. Seleccione el borde doble en el cuadro
Estilos de Lnea. Haga clic sobre el borde derecho en el cuadro Borde. Haga clic
sobre Aceptar
Haga clic sobre el botn Centrar
celdas A7:A37.
en la, para centrar el contenido del grupo de
En el botn Color de la fuente

en la Ficha Inicio, haga clic sobre la flecha a
la derecha de la letra A y seleccione el Azul de la paleta de colores
Haga clic dos veces sobre N (Negrita) en la Ficha Inicio, para enfatizar el grupo de
celdas A7:A37.
- 22 Copiar Formato
En 1994 Power Point versin 4 incluy el botn Copiar Formato
Como este
comando es muy til, fue incluido en Excel, Word, AutoCAD, Visio y otras aplicaciones. En Excel este botn permite copiar el formato de una celda en otras celdas
En nuestro caso, la celda A10 tiene cuatro formatos (enfatizado, centrado, color azul
y borde doble derecho); el botn Copiar Formato
en la Ficha Inicio permite
copiar estos cuatro formatos de la celda A10 en otras celdas.
Haga clic en la celda A10 Haga clic sobre el botn Copiar Formato
Arrastre el
cursor sobre las celdas A7:A9; ahora este grupo de celdas tiene los cuatro formatos
que tiene la celda A10
Si el grupo de celdas a las que quiere copiar formato no estn contiguas, haga doble
clic sobre el botn Copiar Formato; este comando permanece activo para ser aplicado
a varios grupos de celdas. Para desactivarlo, presione la tecla Esc
Al copiar el formato de la celda A10, se perdi el borde inferior doble en la celda A8,
para recuperarlo, seleccione la celda A8 y haga clic sobre el botn Bordes que en
este momento tiene seleccionado el borde inferior doble.
Sombra amarillo claro al grupo de celdas A19:G19
Presione la tecla F5. Escriba A19 y presione Enter. Mantenga presionada la tecla
Shift (Maysculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha para seleccionar
todas las celdas hacia la derecha, hasta la columna G
En el botn Color de relleno
en la ficha Inicio, haga clic sobre la flecha y
seleccione el Amarillo claro de la paleta de colores que aparece.
celdas A19:G19.
Sombra verde claro al grupo de celdas A28:G28
Presione la tecla F5. Escriba A28 y presione Enter.. Mantenga presionada la tecla
Shift (Maysculas), pulse la tecla Fin y luego pulse la flecha para seleccionar
todas las celdas hacia la derecha, hasta la columna G
En el botn Color de relleno
en la ficha Inicio, haga clic sobre la flecha y
seleccione el Verde claro de la paleta de colores que aparece.
celdas A28:G28
- 23 -
Cuadro de Texto entre las Celdas A37:G43

Desplace la hoja para tener visible hasta la fila 50. En la ficha Insertar, haga
clic sobre el botn Cuadro de texto Mantenga presionada la tecla Alt mientras arrastra el cursor entre las celdas A38:G44
Si el cuadro de texto no qued exactamente entre las celdas A38:G44 mantenga

presionada la tecla Alt mientras arrastra una de las 8 asas que permite cambiarle el
tamao. Escriba la leyenda que va dentro del cuadro de texto, ver pgina 7
Corregir la Ortografa
Para que sus informes de Excel, pasen el control de calidad de las normas ISO 9000,
es necesario que no contengan errores de ortografa, gramtica o sintaxis.
Excel cuenta con un corrector de ortografa. En caso de que
no haya instalado la herramienta Ortografa, debe tener
listo el DVD de Office 2013, para instalarla cuando quiera
corregir la ortografa de sus informes.
Para configurar el idioma que va a ser utilizado para corregir la Ortografa, haga clic sobre Archivo Opciones
Revisin Idioma del diccionario. Seleccione el idioma.
Aceptar
El corrector de Ortografa de Excel 2013 puede utilizarse
con varios idiomas: Cataln, Espaol Internacional, Espaol Tradicional, Francs Canad, Francs Francia, Gallego,
Ingls de Australia, Canad, Estados Unidos, Reino Unido,
Vasco.
Para revisar la ortografa del documento haga clic en la Ficha Revisar Ortografa simplemente presione la tecla F7
- 24 Imprimir la Hoja de Clculo

Ya tenemos la Tabla que calcula correctamente el PVP,
en base al Costo de Produccin y al Porcentaje de Ganancia. Hemos mejorado la
apariencia de la Tabla, para
hacer ms fcil su lectura.
Adems hemos corregido los
errores de Ortografa.
Para imprimir la Tabla, proceda as:
1.
Haga clic sobre el bo-
tn Configurar Pgina
,
en la barra de Herramientas
de Acceso Rpido. Si no lo
tiene, insrtelo o haga clic en
2.
3.
el Botn Office Imprimir Vista Preliminar.

Haga clic sobre el botn Configurar Pgina Pgina Orientacin Vertical
Tamao del papel Carta (Letter 216 x 279 mm)
4. Primer nmero de pgina 7. El
primer nmero de la pgina va a ser
7, si la Tabla ocupa varias pginas
impresas, el nmero cambia automticamente
5. Haga clic sobre la pestaa Mrgenes
6. Active las casillas Centrar en la
pgina Horizontalmente y Verticalmente
7. Escriba 2.5 en el cuadro Izquierdo, Superior e Inferior
8. Escriba 1.25 en el cuadro Derecho, Encabezado y Pie de pgina
9.
Haga clic sobre la pestaa Encabezado y pie de pgina
10. Haga clic sobre el botn Personalizar encabezado

11. Haga clic dentro de la Seccin derecha
- 25 -
Escriba - espacio haga clic sobre # espacio

Aparece &[Pgina] encerrado entre espacios y guiones. Presione las teclas Shift
Inicio para seleccionar el encabezado.
12. Haga clic sobre A Arial Negrita 14 Aceptar. El nmero de la pgina
aparecer como encabezado, a la derecha.
13. Haga clic sobre el botn Personalizar pie de pgina
14. Haga clic dentro de la Seccin izquierda

15. Escriba 45 espacio haga clic sobre
Insertar Ruta del Archivo, el sexto
botn de la barra Pie de pgina. Aparece &[Ruta de acceso] &[Archivo]
16. En la seccin central escriba las iniciales de su nombre. En la seccin derecha
inserte la fecha de hoy
el cuarto botn de la barra Pie de Pgina.
17. Haga clic sobre Aceptar

18. Haga clic sobre la pestaa Hoja.
Active la casilla Lneas de divisin, para que salgan impresas las lneas de divisin de la tabla.
Active la casilla Encabezados de filas y columnas, para
que salgan impresos los nmeros que identifican las filas de la hoja de clculo y las letras que identifican las columnas de la misma.
El diagrama muestra el orden en que van a
ser impresas las pginas, cuando la hoja
de clculo ocupa varias pginas. Puede
seleccionar una de las dos opciones.
- 26 Ajustar Mrgenes y rea de Impresin

En Vista Preliminar Excel informa cuntas pginas van a ser impresas. Si en la barra
de estado, en la parte inferior de la pantalla, aparece Vista previa pgina 1 de 2,
significa que van a ser impresas dos pginas.
Haga clic sobre el botn Pgina Siguiente, para observar qu saldr impreso en la
pgina 2. Haga clic sobre la pantalla para poder leer lo que saldr impreso. Haga clic
sobre la pantalla para ver la hoja completa, incluyendo el encabezado y pie de pgina.
Haga clic sobre el encabezado y pie de pgina, para verificar que son correctos.
Para que la Tabla ms el Cuadro de Texto salgan impresos en una sola pgina, hay
dos maneras de lograrlo. Primero verifique que el rea de impresin corresponde a
las celdas desde la A1 hasta la celda G43
Si el rea de impresin incluye la columna H y la fila 45, debe ajustar manualmente
el rea de impresin. Haga clic sobre el botn Cerrar Vista Preliminar.
En la barra de Acceso Rpido, haga clic sobre el botn Configurar Pgina
Hoja rea de Impresin Escriba A1:G43 dentro del cuadro rea de Impresin
Haga clic sobre Vista Preliminar. Si sale una sola pgina, ya est resuelto el problema.
Si todava salen dos o ms pginas a lo ancho, asigne el ancho ptimo a las columnas
de la tabla: selecciona todas las columnas y luego hace doble clic sobre el borde
derecho del encabezado.
Si la Tabla aparece muy angosta, puede deshacer el cambio de ancho, y disminuya
de 10.71 a 9.5 el ancho de las columnas B a G.
Si todava salen dos o ms pginas a lo alto, disminuya de 15 a 12.71 el alto de las
filas desde la fila 1 hasta la fila 43
Repetir Filas y Columnas

Para aumentar el tamao de la Tabla del PVP, extienda los porcentajes de ganancia
hasta 100% y aumente los Costos de Produccin hasta la 1 000 000 (hasta la fila
142), con incremento de 10 000. Ajuste a 9.5 el ancho de las columnas B a T
Para tener visibles las primeras 9 filas y la columna A en todas las pginas impresas,
proceda as:
1.
En la barra de Acceso Rpido, haga clic sobre el botn Configurar Pgina

Hoja rea de Impresin
- 27 2.
Escriba B10:T142 en el cuadro rea de impresin.
3.
Escriba 1:9 en el cuadro Repetir filas en el extremo superior.
4.
Escriba A:A en el cuadro Repetir columnas a la izquierda
5.
Haga clic sobre el botn Vista preliminar
En la barra de estado aparece el mensaje Vista previa: pgina 1 de 12. Haga clic
sobre Pgina Siguiente Aparece la segunda pgina; el encabezado indica que es la
pgina 8 porque especificamos 7 como Primer nmero de pgina
En la pgina 8 aparecen repetidas las primeras 9 filas. En la pgina 10 aparecen
repetidas las primeras 9 filas y tambin aparece repetida la columna A. En las pginas 15, 16, 17 y 18 aparecen solamente las columnas A R S y T
Barras de Herramientas
Excel 2003 cuenta en total con 36 Barras
de Herramientas; ya hemos utilizado algunos botones de la Barra de Herramientas
Estndar, de la Barra Formato y de la Barra
de Dibujos.
Usted puede colocar el puntero del ratn
sobre cualquier botn de una Barra de Herramientas, sin hacer clic, y puede ver el
nombre del botn en un rectngulo de
fondo amarillo debajo del botn; la instruccin de lo que hace el botn aparece en la
Barra de Estado, en la parte inferior de la
pantalla.
Para ver el listado de las barras de herramientas, con el botn derecho del ratn haga
clic sobre cualquier botn de la barra Estndar o de la barra Formato; aparece el
listado de las barras disponibles. Haga clic sobre Personalizar Barras de herramientas. Aparece el listado completo de las 36 barras.
Las tres ltimas barras slo aparecen si usted ha instalado Adobe Acrobat en su
computadora.
- 28 Barra de Herramientas Estndar
A B C D E F G H I
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
M
N
O
P
Q
R
S
T
U
V
W
X
Nuevo
Abrir
Guardar
Correo Electrnico
Buscar
Imprimir
Vista Preliminar
Ortografa
Cortar
Copiar
Pegar
Copiar Formato
O P Q R S T U
W X
Deshacer
Rehacer
Insertar Hipervnculo
Auto Suma
Euroconversin
Ordenar Ascendente
Ordenar Descendente
Asistente para Grficos
Dibujo
Zoom
Ayuda
Cmara (colocado manualmente)
Barra Formato
B
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
C D E
G H I
Fuente
Tamao de Fuente
Negrita (Enfatizada)
Cursiva (Inclinada)
Subrayar
Alinear a la Izquierda
Centrar en la Celda
Alinear a la Derecha
Combinar y Centrar
Estilo Moneda
Euro
K L M N O P Q
L
M
N
O
P
Q
R
S
T
U
V
W
U V W
Estilo Porcentual
Estilo Millares
Aumentar Decimales
Disminuir Decimales
Reducir Sangra
Aumentar Sangra
Bordes
Color de Relleno
Color de Fuente
Ejecutar Macro
Grabar Macro
Editor de Visual Basic
- 29 Barra Dibujo
A
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
C D E F G H I
Dibujo: agrupar, ordenar ....

Lneas, Conectores, Formas
Lnea
Flecha
Rectngulo
Elipse
Cuadro de Texto
WordArt
Diagramas, Organigramas
Imagen Prediseada
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
J K
O P Q R S
Imagen desde Archivo

Color de Relleno
Color de Lnea
Color de Fuente
Estilo de Lneas
Estilo de Guin
Estilo de Flecha
Estilo de Sombra
Estilo 3D
La barra Dibujo es comn para Excel, Word, Power Point, Access y Project. El botn
Autoformas contiene 8 grupos de figuras que usted puede insertar en una hoja de
clculo, en un grfico, en una base de datos o en una aplicacin que est desarrollando utilizando Excel como plataforma y Visual Basic como lenguaje de programacin.
Autoformas
Lneas
Conectores
Cintas y Estrellas
Llamadas
Diagrama de
Flujo
Formas Bsicas
Flechas de Bloque
Ms Autoformas
- 30 -
Todas estas figuras, adems de las figuras que usted

haya dibujado con AutoCAD, con Visio, o con cualquier
otro programa de dibujo, ms las imgenes disponibles
en Internet, en la Intranet de su empresa, pueden ser
insertadas en sus informes.
Tambin puede insertar los organigramas y diagramas disponibles en el botn Insertar diagrama u organigrama de la barra Dibujo.
Estilo de Lneas
Estilo de Guiones
Estilo de Flechas
Estilo de Sombras
Usted tiene disponibles varios estilos de flechas y varios grosores y estilos de lneas
y de guiones, como se muestra en las tres figuras de la izquierda. Puede cambiar el
color, el grosor, el estilo y las sombras de las figuras.
Estas tres figuras fueron dibujadas en AutoCAD; son dibujos paramtricos, los parmetros de cada estrella estn en una hoja de clculo de Excel; los parmetros son
dimetro mayor, dimetro menor, y nmero de picos. Cualquiera de estas estrellas y
- 31 de otras ms complejas, se dibujan en dos segundos, utilizando una rutina de Visual

Basic para AutoCAD.
Resorte1
Resorte1
Resorte2
Resorte3
Resorte4
Revol.
8
8
6
6
Resorte2
Altura
2
2
2
2
Dim. Recorrido
.500
.750
.750
.875
Resorte3
Dim. Alambre
.10
.05
.15
.25
Resorte4
ngulo
0
15
-15
0
Este es otro ejemplo de uso eficiente de Excel para dibujar automticamente cientos
o miles de resortes en Mechanical Desktop, Inventor, Catia, Solid Edge u otra aplicacin de Diseo Mecnico.
La hoja de clculo de Excel puede contener los parmetros de diseo de muchas
piezas de geometra similar, pero de dimensiones diferentes; este tipo de dibujos se
llaman dibujos paramtricos.
Excel es el compaero de trabajo de Word, Project, AutoCAD, Revit MEP, Primavera,
Land Desktop, Mechanical Desktop, Inventor, SAP2000, Matlab, Femlab, LabVIEW,
ANSYS y otros programas.
- 32 Ejercicios de Hoja de Clculo

Para consolidar sus conocimientos para manejar hojas de clculo, desarrolle por su
cuenta las cuatro hojas de clculo que aparecen en las siguientes pginas. Ponga en
prctica todo lo que aprendi al crear la Tabla del PVP; aplique las 20 mejoras que
vimos en la pgina 17. Todas estas mejoras pueden ser aplicadas a sus informes
diarios.
Debajo de cada Tabla estn resumidas las instrucciones para elaborar la tabla. Antes
de elaborar cada tabla, planifique el trabajo, de tal manera que logre el resultado en
el menor nmero de pasos.
Conversin de Dlares, Euros y Yenes a Bolvares
Para crear esta tabla, lo primero que necesita es la frmula para calcular la cantidad
de Bolvares que debe pagar para comprar cierta cantidad de Dlares (adems de la
solvencia del Seniat, Ince, IVSS, MAS, MVR, ONU, UNICEF, OEA, RH, etc.):
Bolvares = Dlares x Tasa de Cambio
La tabla de conversin de Dlares, Euros y Yenes a Bolvares consta de tres partes;
llene los datos correspondientes a los Dlares (celdas A1:G34), seleccione las celdas
A5:B35, cpielas en el portapapeles y luego pguelas en H5 y en J5
Cambi el valor de la tasa de cambio, celdas I5 y K5. Cambie los ttulos de las columnas H6 y J6. Como las celdas B7:B34 contienen las frmulas para convertir Dlares a Bolvares, estas mismas frmulas son vlidas para convertir Euros a Bolvares
y Yenes a Bolvares.
Conversin de Grados Fahrenheit a Centgrados y viceversa
Para crear esta tabla, necesita dos frmulas:
C = (F -32)/1.8
F = C x 1.8 + 32
Esta tabla est divida en dos partes, la que convierte de F a C, celdas A3:D54 y la
que convierte de C a F, celdas E3:H54
Los datos de entrada A4:A54, C4:C54, E4:E54 y G4:G54 pueden ser llenados como
series, pero es ms eficiente llenarlos con una ecuacin, de tal manera que pueda
cambiar toda la tabla cambiando el valor que est en la celda A4 La columna C est
vinculada con la columna A. Al cambiar el valor en A4, cambian las columnas A, C,
Ey G
- 33 Conversin de Dlares, Euros y Yenes a Bolvares
- 34 Conversin
de
Grados
Fahrenheit a
Centgrados y
viceversa
- 35 -
Control de Chequera de un Banco
- 36 Grfico Saldo vs. Cheque Banco
- 37 Cuota Mensual a Pagar por un Prstamo
- 38 Base de Datos
Una Base de Datos es un archivo que contiene informacin estructurada en forma de
Tabla (Columnas y Filas). El ttulo de cada columna se llama Campo. Cada columna
contiene un solo tipo de informacin: ficha, nombre, cargo, sueldo, fecha de ingreso,
antigedad, profesin, etc.
Cada fila es un Registro de la Base de Datos. Cada registro contiene todos los campos de la Base de Datos; una fila contiene un solo registro; una columna contiene un
solo campo.
Ejemplos de Bases de Datos son la Nmina de una empresa, el catlogo de productos de una empresa, la gua telefnica de una ciudad, el registro automotor permanente, el registro electoral.
Los campos de una Nmina pueden ser: Ficha, Cdula, Nombre, Profesin, Cargo,
Sueldo, Departamento, Gerencia, Fecha de Ingreso, Antigedad. En este caso el nmero de campos de esta base de datos es 10
El nmero de registros de una Base de Datos puede cientos, miles o millones. La
nmina de Bauxilum puede ser cerca de 2.000, la nmina de PDVSA puede ser cerca
de 40.000, la nmina de Exxon Mobil puede ser cerca de 350.000. El censo de los
Estados Unidos puede ser cerca de 300 millones.
Adems de las herramientas de Hoja de Clculo, Excel posee herramientas propias
de administradores de Bases de Datos, que permiten organizar, manejar y obtener
informacin. Excel permite crear una Base de Datos a partir de una Hoja de Clculo
existente.
La ventaja de convertir una Hoja de Clculo en una Base de Datos, es que Usted
tiene a su disposicin una nueva serie de herramientas que le permiten almacenar
fcilmente y manejar datos complejos grandes cantidades de datos. Estas herramientas no existen en la Hoja de Clculo.
Las herramientas de Bases de Datos de Excel son las ms poderosas y las menos
conocidas; muchas personas, incluyendo Ingenieros de Sistemas y Gerentes de Informtica, piensan que Excel no puede manejar Bases de Datos. Cuando les hablan
de Bases de Datos inmediatamente piensan en Oracle, Sybase, Informix, Adabas,
FoxPro y otros administradores de Bases de Datos.
Hay personas que tienen un concepto errneo sobre lo que es una Base de Datos;
piensan que es una gran cantidad de datos sin importar la estructura. Muchas personas son ineficientes en el manejo de Bases de Datos. Tardan horas o das generando
manualmente muchos informes que agrupan datos de varias fuentes de informacin
(SAP, IBM, Computadora de Control de Proceso, Mantenimiento, Control de Calidad
- 39 y Proceso, Nmina, Sobretiempo, Ausentismo, etc.). Generar estos informes debera

tardar segundos o minutos, no horas ni das.
Las Bases de Datos son la materia prima en bruto; pero deben tener la informacin
estructurada en forma de tabla. En una columna no puede haber dos tipos de informacin, no puede haber fechas y sueldos en la misma columna. No puede haber un
titulo que agrupa varias columnas; no puede haber una fila que agrupa a varios registros.
Entre las operaciones que puede realizar con una Base de Datos estn las siguientes:
Buscar extraer datos especficos, segn uno o varios criterios de seleccin.
Ordenar, agrupar, totalizar, promediar datos alfabticamente numricamente,

por filas o por columnas, en orden ascendente descendente.
Extraer subgrupos de datos en base a Criterios definidos.
Hacer clculos y Anlisis Estadsticos para toma de decisiones.
Generar diferentes tipos de informes ejecutivos, que presentan un resumen de

la informacin general, desde diferentes puntos de vista; a estos resmenes ejecutivos se les llama Tablas Dinmicas
Por ejemplo, Usted puede estructurar una Base de Datos para controlar los clientes
de su Empresa. Esta Base de Datos puede contener los siguientes campos: Nombre,
Fax, Email, Direccin, Compras, Fecha, Monto, Producto, Vendedor, etc.
A partir de esta Base de Datos, Usted puede preparar un informe que presente las
compras realizadas durante un perodo de tiempo para un cliente especfico.
Puede obtener un informe en el cual aparezcan las ventas mensuales clasificadas
por Producto y por Vendedor. Puede generar una Tabla Dinmica donde aparezcan
las ventas por Ciudad, por Vendedor y por Gerencia.
Las Tablas Dinmicas facilitan la generacin de Cuadros Sinpticos, utilizando cualquier combinacin de campos contenidos en la Base de Datos.
Si la Base de Datos que est manejando es una Nmina, puede generar Tablas Dinmicas de Ausentismo y Sobretiempo, por Gerencia, por Nmina, por Profesin, por
Centro de Costo, etc.
Al hacer clic sobre un botn debera obtener cualquiera de estos informes en cuestin
unos cuantos segundos. Para lograr esto es necesario que todas las personas involucradas en el manejo de la informacin tengan claros los conceptos de bases de
datos, campos, registros, tablas dinmicas, macros, Visual Basic, etc.
- 40 Base de Datos en Memoria en Disco

Excel puede manejar las Bases de Datos en la memoria RAM de la misma computadora en el Disco Duro de la misma computadora o en el Disco Duro de otra computadora conectada en red.
Si la Base de Datos tiene menos de 1.048.575 registros y si la memoria RAM de su
Computadora es suficientemente grande, la Base de Datos puede ser almacenada
en la memoria RAM de la Computadora.
Si necesita manejar Bases de Datos muy grandes, que exceden la capacidad de la
memoria RAM de su Computadora, puede usar Query que maneja Bases de Datos
almacenadas en el Disco Duro o en fuentes externas a Excel, como el SAP, IBM, la
Intranet de su empresa o Internet.
Query
Query es una aplicacin para manejo de Bases de Datos que puede ser instalada
junto con Excel. Tiene herramientas ms poderosas que las de Excel para el manejo
de grandes Bases de Datos.
Query sirve de enlace entre Excel y manejadores especializados de Bases de Datos,
como dBASE, Access, FoxPro, Oracle, SQL Server y OS/2 Extended Edition.
Usted puede manejar y modificar desde Excel cualquier Base de Datos que haya sido
creada previamente en SAP, Access, dBASE, FoxPro, Oracle, SQL, Sympho-ny, etc.
El acceso a Bases de Datos remotas se hace mediante el ODBC (Open Data Base
Connectivity: Conectividad a Bases de Dato Abiertas).
Como vimos en el curso de Windows, ODBC es uno de los tres pilares de Windows;
los otros dos son OLE y DDE. Ya vimos lo que es OLE, qu usos se le puede dar.
En el curso de Word veremos el uso de la tecnologa DDE que es el caballo de batalla
para todos los informes diarios, semanales, mensuales y anuales.
Usted puede extraer datos desde varias Bases de Datos remotas, analizar los datos
estadsticamente en Excel, elaborar grficos, establecer criterios de seleccin para
generar informes que tomen informacin de las distintas Bases de Datos que hayan
sido abiertas.
Usted puede clasificar y resumir la informacin contenida en las Bases de Datos externas, antes de importarla a Excel.
- 41 Herramientas de Excel
Excel cuenta con varias herramientas de anlisis de datos: Paquete de Herramientas de Anlisis, Tablas Dinmicas, Solucionador de Ecuaciones, Manejador de Escenarios, Libros de Trabajo. Para acceder al cuadro de dialogo de complementos Hacer clic en Archivo Opciones Complementos, en Administrar: seleccione Complementos de Excel Haga clic sobre el botn Ir. Active las
cuatro casillas, haga clic en Aceptar
Para acceder al cuadro de dialogo de Anlisis de datos,
Haga clic en la ficha Datos Anlisis de datos
El Paquete de Anlisis tiene las siguientes funciones:
Funciones Estadsticas (Anlisis de Varianza, Ajuste de
Curvas, Coeficiente de Correlacin, Coeficiente de Determinacin R2, Distribucin Normal, Prueba Chi, Probabilidad Beta Acumulativa, etc.), Funciones de Ingeniera,
Funciones Financieras, Funciones Matemticas, Funciones Lgicas, etc. .
Funciones de Bases de Datos
Excel cuenta con 12 funciones de Bases de Datos: bdcontara, bdcuenta, bddesvest,
bddesvestp, bdextraer, bdmax, bdmin, bdproducto, bdpromedio, bdsuma, bdvar,
bdvarp. Observe que todas estas funciones comienzan con las letras bd (base de
datos).
Para ver las funciones de Base de Datos, haga clic sobre el botn
Insertar Funcin en la Ficha Frmulas. Seleccione Base de Datos. Aparece el listado de las funciones; en la parte inferior muestra la frmula y
una explicacin de la funcin.
Por ejemplo si selecciona bdpromedio, en la parte inferior aparece la frmula para
obtener el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen
con las condiciones especificadas. La frmula es la siguiente:
Bdpromedio(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios)
Puede usar esta frmula para calcular el sueldo promedio de todos los empleados de
su empresa que cumplan con los siguientes criterios: que el cargo sea Analista, que
la antigedad sea igual o mayor que 5 aos, y que la gerencia sea Mantenimiento.
- 42 Obviamente las funciones estadsticas que calculan el promedio, el mnimo, el mximo, la desviacin estndar, el producto, slo pueden ser utilizados con campos numricos. Estas funciones no pueden usarse con campos de texto, como el nombre,
el departamento, el cargo, la profesin, etc.
Si quiere saber cuntos empleados deben recibir el Botn de 5 Aos, puede usar la
funcin bdcontara; el criterio de seleccin es que la antigedad sea mayor que 5 y
menor que 6
Observe que Excel tiene dos funciones para contar, tanto en hoja de clculo como en
base de datos. En la pgina 35, en el ejercicio de la Chequera de un Banco, utilizamos la funcin contar los cheques cuyo monto no estaba en blanco.
La funcin contar se usa para contar datos numricos; si desea contar datos de texto,
por ejemplo la columna Concepto de la chequera, use la funcin contara
Las funciones equivalentes en Base de Datos con bdcontar (para contar campos
numricos) y bdcontara (para contar campos tipo texto).
Tabla Dinmica
Una Tabla Dinmica es una tabla interactiva que contiene datos resumidos. Despus
de crear una Tabla Dinmica puede manipularla para llevar a cabo distinto anlisis
de los datos.
Usted puede crear una Tabla Dinmica que presente un resumen de cientos o miles
de pginas impresas, como el siguiente:
Excursin
Primera Clase
Econmica
Total
Londres Pars Madrid Total

27
92
119
33
60
93
23
50
73
83
202
285
Esta pequea tabla presenta una visin global de la empresa, enfocando la atencin
en los datos que son importantes en un momento dado. Como resultado de este anlisis, puede disear una promocin para motivar a los viajeros de Primera Clase con
destino a Madrid; una noche gratis en el Meli Castilla podra ser el incentivo.
A este tipo de tabla se le llama Tabla Dinmica, porque son dinmicas; cada vez que
genere la tabla, presenta los resultados actualizados de la base de datos; si en la
base de datos aumentan o disminuyen los registros, estos cambios se reflejan en la
tabla dinmica.
- 43 Una Tabla Dinmica selecciona los registros de la Base de Datos que cumplen con
un criterio establecido y los presenta ordenados y agrupados, segn un formato establecido por usted. En la Tabla Dinmica pueden aparecer varios campos de la Base
de Datos, Resmenes y Nombres de Rangos para anlisis posteriores.
Archivo Lotus convertido en Base de Datos Excel

El siguiente es un ejemplo de un informe obtenido a partir de un archivo Lotus, de
una Empresa que controla el sobretiempo de sus distintas Vicepresidencias. El control del sobretiempo, el ausentismo y la productividad son vitales para cualquier empresa que quiera sobrevivir y mejorar su rentabilidad.
Excel puede leer archivos de Lotus, Symphony, Quatro, y archivos de texto. Excel, al
igual que Access, Project, AutoCAD, Primavera y muchas otras aplicaciones, cuenta
con la tecnologa ODBC para el manejo de Bases de Datos.
Unidad
Organizativa
Presidencia
VP Planific. Corporat
VP de Proyectos
VP de Tecnologa
VP de Comercio
VP de Finanzas
VP de Prereducidos
Horas
Ausentismo
Horas
Mantenimiento
Horas
Trabajo Adic.
Horas
Otras causas
277
0
0
0
0
9
14 604
566
0
0
0
0
0
35 690
5 368
643
496
0
70
3 646
16 176
524
0
0
0
0
0
417
Originalmente este archivo fue creado en Lotus y fue ledo directamente por Excel.
Despus que el archivo Lotus fue trado a la pantalla por Excel, se le hicieron algunas
modificaciones para que la Hoja de Clculo pudiera ser convertida en una Base de
Datos de Excel.
Entres las modificaciones que le fueron hechas estn las siguientes:
Debajo de los ttulos completos de las columnas se les coloc el nombre abreviado; por ejemplo, debajo del ttulo Total Horas Ausentismo se escribi el ttulo
abreviado THA. Cada ttulo simplificado se convirti en el nombre de un Campo
de la Base de Datos Excel.
Fueron eliminadas todas las filas en blanco que existan en el archivo Lotus; cada
fila del archivo Lotus se convirti en un registro de la nueva Base de Datos Excel.
- 44 -
La anterior es una vista parcial del archivo Lotus (ENEJUNIO.WK1) ledo por Excel;
despus de hechas las modificaciones, fue convertido en una Base de Datos Excel;
una vista del primer Registro de esta Base de Datos es la siguiente:
- 45 Base de Datos dBASE leda en Excel

La siguiente es una vista parcial de una Base de Datos desarrollada en dBASE; contiene los Socios de un Club; el nmero de registros de esta Base de Datos es de
1053.
Los campos de esta Base de Datos son los ttulos de las columnas: N Accin, Apellidos, Nombres, Cdula, Lugar de Nacimiento, Regin, Pas, Fecha de Nacimiento,
Edad, Nacionalidad, Estado Civil, Profesin, Ocupacin, Direccin Habitacin, Telfono Residencia, Direccin Oficina, Telfono Oficina.
Para abrir desde Excel esta Base de Datos de dBASE, proceda as:
1.
2.
3.
Haga clic sobre el botn Abrir.

Seleccione Archivos dBase (*.dbf) en el cuadro Tipo de archivo:
Seleccione socios.dbf en la carpeta c:\temp y pulse la tecla Enter.
Aparecen en pantalla los primeros 22 registros de la Base de Datos. En este momento

tenemos en pantalla una Hoja de Clculo de Excel trada directamente desde una
Base de Datos de dBASE.
Guarde el archivo como un libro de Excel habilitado para macros, con el mismo nombre Socios. La extensin la coloca Excel: xlsm
- 46 Convertir la Hoja de Clculo en Base de Datos

Para convertir esta Hoja de Clculo en una Base de Datos de Excel, debemos crear
tres nombres de rango: BaseDeDatos, Criterios y Extracto
Para crear el primer nombre de rango, BaseDeDatos, proceda as:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Seleccione toda la Tablas, las celdas A1:R1054

Haga clic sobre la ficha Frmulas. Haga clic sobre Administrador de Nombres
Verifique que aparezca BaseDeDatos
En la parte inferior del cuadro de dilogo, en el cuadro Se refiere a: verifique
que aparezca =SOCIOS!$A$1:$R$1054
Cambie a =SOCIOS!$A$1:$R$65000 para ampliar el rango de la Base de Datos.
Lo ampliamos hasta la fila 65000 para hacerlo compatible con Excel 2003
Haga clic sobre Cerrar. Haga clic sobre S cuando aparezca el mensaje Desea
guardar los cambios que ha realizado en la referencia de nombre?
Para crear el segundo nombre de rango, Criterios, proceda as:

Presione la tecla Inicio. Inserte 10 filas en blanco: seleccione las 10 primeras filas,
haga un clic derecho sobre los nmeros de las filas que estn a la izquierda, haga
clic sobre Insertar
Aparecen 10 filas en blanco encima de la Base de Datos.
Haga clic en la celda A11 Presione las teclas Shift Fin Flecha Derecha, para seleccionar los Campos de la Base de Datos
Presione las teclas Ctrl C para copiar los Campos en el Portapapeles
Presione la tecla Inicio para ir a la celda A1
Presione las teclas Ctrl V para pegar los Campos en las celdas A1:R1
Manteniendo presionada la tecla Shift presione la tecla Flecha Abajo, para seleccionar las celdas A1:R2
Haga clic sobre Frmulas Administrador de Nombres
Haga clic sobre Nuevo Escriba Criterios Verifique que en la parte inferior, en Hace
referencia a: aparezca =SOCIOS!$A$1:$R$2
Haga clic sobre Aceptar Haga clic sobre Cerrar
Para crear el tercer nombre de rango, Extracto, proceda as:
Manteniendo presionada la tecla Shift presione la tecla Flecha Arriba, para seleccionar las celdas A1:R1
Presione las teclas Ctrl C para copiar los Campos en el Portapapeles.
- 47 Presione la tecla F5 Escriba BA1 y presione Enter para ir a la celda BA1

Presione las teclas Ctrl V para pegar los Campos en las celdas BA1:BR1
Haga clic sobre Frmulas Administrador de Nombres
Haga clic sobre Nuevo Escriba Extracto Verifique que en la parte inferior, en Hace
referencia a: aparezca =SOCIOS!$BA$1:$BR$1
Haga clic sobre Aceptar
Verifique que los tres nombres de rango han sido creados correctamente:
BaseDeDatos .. =SOCIOS!$A$11:$R$65010
Criterios .... =SOCIOS!$A$1:$R$2
Extracto ... =SOCIOS!$BA$1:$BR$1
Haga clic sobre Cerrar
La Hoja de Clculo ha sido convertida en una Base de Datos Excel. A partir de este
momento podemos utilizar todas las herramientas de Excel para manejo
de Bases de Datos.
Podemos utilizar las 12 funciones de Base de Datos; podemos hacer extractos de los registros que cumplan con uno o varios criterios de seleccin. Podemos generar diferentes Tablas Dinmicas.
Generar un Informe de Tabla Dinmica

Vamos a generar una Tabla Dinmica de la Base de Datos SOCIOS; queremos que
Excel nos presente una Tabla donde aparezca el nmero de socios de cada pas.
Proceda as : Presione la tecla Inicio, para ir a la celda A1
Presione la tecla Fin Presione la tecla Flecha Abajo, para ir a la celda A11, para
colocarnos en la Base de Datos
Haga clic sobre la ficha Insertar Tabla Dinmica (primer botn en el extremo
izquierdo).
Aparece el cuadro de dilogo Crear Tabla Dinmica. Hay que definir la fuente que
contiene los datos que van a ser analizados. Hay dos opciones:
Seleccione una Tabla o Rango

Utilice una Fuente de Datos Externa.
Verifique que est activada la primera opcin Seleccione una Tabla o Rango.
Verifique que aparezca SOCIOS!$A$11:$R$65010 en el cuadro Tabla o Rango
En caso de que no aparezca, escriba BaseDeDatos frente al cuadro Tabla o Rango
En la parte inferior, active la primera opcin Nueva Hoja de Clculo
Haga clic sobre Aceptar.
- 48 Aparece una nueva hoja dentro del libro. En la parte derecha aparece la Lista de
Campos de la Base de Datos Socios. En la parte izquierda aparece el rea de diseo de la Tabla Dinmica.
En la parte superior de la pantalla aparece la ficha Herramientas de Tabla Dinmica,
como se muestra en la siguiente figura.
Generar Tabla Dinmica por Pas

Para generar la Tabla de Dinmica que muestre el nmero de socios por pas, proceda as:
Haga clic sobre Pas en el listado de campos. En
la parte izquierda, en la celda A3 aparece Etiqueta
de Fila y debajo aparecen los nombres de todos
los pases existentes en la Base de Datos SOCIOS, ordenados alfabticamente.
Contar Socios por Pas
Arrastre el campo Pas y descrguelo sobre Valores, en el cuadro inferior derecho de la Lista de
Campos de Tabla Dinmica.
Excel es inteligente, adivin nuestra intencin. Propone usar la funcin Cuenta de Pas (bdcontara).
Si hubisemos seleccionado un campo numrico,
el Asistente posiblemente hubiese propuesto usar
la funcin Suma (bdsuma).
Rtulos de fila
Africa
Alemania
Argentina
Aruba
Bolivia
Brasil
Venezuela
Yugoslavia
(en blanco)
Total general
Aparece en el rea de Diseo la Tabla Dinmica:

en la primera columna aparecen los nombres de los
Cuenta de PAIS
2 diferentes Pases; en la segunda columna aparece
1 el nmero de socios correspondientes a cada pas.
26
2
4
2
518
5
1051
Segn esta Tabla Dinmica, en este Club hay socios de 38 pases diferentes; el nmero total de socios es 1051. El total general debe ser 1053; hay 2
registros que no tienen informacin en el campo
Pas.
- 49 En pocos segundos logramos generar automticamente un informe de Tabla Dinmica. Realizar manualmente este trabajo toma bastante tiempo, y hay posibilidad de
cometer errores.
Si ste informe que debe presentarse frecuentemente, puede hacer un macro y asignarle un botn. Al hacer clic sobre el botn se genera automticamente el informe. El
macro hace en un segundo el trabajo que a usted le puede tomar horas.
Si el nmero de socios cambia, cada vez que se genere la Tabla Dinmica, sta mostrar los valores actualizados, tal como estn en la base de datos.
Haga doble clic sobre Hoja1 Escriba TD Pas, para asignar este nombre a la hoja.
De forma similar pueden generarse informes de Tabla Dinmica por Profesiones, por
Profesin y por Pas, por Ocupacin, por Edad por cualquiera de los campos que
conforma cada registro.
Aqu vemos una vista parcial de la Tabla Dinmica por Profesin. Segn este informe, hay 157 profesiones diferentes, para un total de 1053 registros de la Base de
Datos.
Rtulos de fila
Abogado
Adm.Ind.
Administraci_n
Agente De Compras
Ama de Casa
Veterinario
Total general
Cuenta de PROFESION
40
1
52
2
8
1
1053
El nmero de registros debe ser 1053; si

hay diferencia, se debe a que no se llen
el dato de Profesin a algunos de los Socios.
Es importante que los datos contenidos

en la Base de Datos sean correctos, que
no contengan errores de ningn tipo
(que la profesin sea correcta, que el
sueldo sea correcto, que la fecha de ingreso o la fecha de nacimiento sean correctas,
no que tengan errores de ortografa, etc.)
Genere la Tabla Dinmica por Profesiones
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Seleccione la hoja Socios en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Colquese en la celda A11 (comienzo de la Base de Datos).
Haga clic sobre la ficha Insertar Tabla Dinmica (botn extremo izquierdo).
Haga clic sobre el campo Profesin
En la parte izquierda, en la celda A3 aparece Rtulos de Fila y debajo aparecen
los nombres de todas las Profesiones existentes en la Base de Datos SOCIOS.
Arrastre el campo Profesin y descrguelo sobre Valores, en el cuadro inferior
derecho de la Lista de Campos de Tabla Dinmica.
Aparece la funcin Cuenta de Profesin (bdcontara).
- 50 Socios por Profesin y por Pas

PROFESION
Abogado
PAIS
Colombia
Espaa
Italia
Venezuela
Total Abogado
Cuenta de PROFESION
1
1
2
36
40
En este momento tenemos

una Tabla Dinmica que
muestra cuntos socios hay
de cada profesin. Esta Tabla Dinmica puede ser
desglosada,
para
que
muestre cuntos socios hay
de cada profesin y de cada
pas. Proceda as:

En el listado de campos, seleccione Pas y arrstrelo hasta el cuadro Rtulo de Fila. Se puede
modificar el diseo de la tabla con los comandos
de Diseo en la Ficha Herramientas de Tabla Dinmica.
Ahora sabemos cmo estn distribuidos los 40
Abogados, los 52 Administradores, los 10 Arquitectos, los 345 Comerciantes y as sucesivamente.
Puede ir pensando cmo aprovechar esta herramienta para sus informes de Ausentismo, Sobretiempo, Productividad, Entrenamiento, Seguridad
y dems parmetros importantes de su empresa.
Filtrar por Edad
En este momento la Tabla Dinmica muestra todos los socios, agrupados por Profesin y
por Pas. Si queremos que aparezcan solamente los socios
cuya edad sea 45 aos, proceda as:
En el listado de campos, seleccione Edad1 y arrstrelo hasta
el cuadro Filtro de Informe El
campo Edad1 aparece como
campo de pgina. Podemos
usar este campo para filtrar los
socios.
- 51 Queremos que aparezcan solamente los que tengan Edad = 45

En la celda B1 Haga clic sobre la flecha abajo Seleccione 45 en el campo Edad1.
Ahora los Abogados disminuyeron de 40 a 0 y los Comerciantes de 345 a 10, como
se muestra en la figura de la pgina anterior.
En este momento slo aparecen los registros que cumplan con la condicin de que
la Edad sea 45 aos; los dems socios no aparecen.
Desactivar el Filtro Edad
Para quitar el filtro, seleccione (Todas) en el campo Edad1, en la celda B1
Campo de Fila, Columna y Pgina
De aqu podemos concluir que en una Tabla Dinmica, podemos agrupar por cualquiera de los campos contenidos en la Base de Datos.
Podemos agregar un Campo de la Base de Datos a cuatro reas diferentes: Filas,
Columnas, Filtros y Valores.
En su oficina y en su casa puede explorar las otras alternativas. En el curso de Excel
Nivel 2, utilizaremos macros para generar diferentes Tablas Dinmicas.
Haga doble clic sobre Hoja2 Escriba TD Profesin, para asignar este nombre a la
hoja.
Nuevas Hojas en el Libro SOCIOS.xlsm
Ahora el libro contiene tres hojas: Socios, TD Pas y TD Profesin. Recuerde que
un libro de Excel puede tener hasta 1024 hojas.
Filtrar Datos de una Lista

La filtracin de datos de una lista o de una base de datos permite encontrar subconjuntos de datos que cumplan con un criterio de seleccin. La filtracin muestra slo
las filas que contienen cierto valor o que satisfacen un conjunto de criterios; las otras
filas no aparecen.
Excel tiene dos comandos Filtro Automtico y Filtro Avanzado para que Usted
pueda seleccionar dentro de un conjunto de datos muy grande solamente los datos
que interesan para un informe determinado.
El filtrado Automtico satisface la mayora de las necesidades. Sin embargo, cuando
es necesario usar criterios complejos para filtrar una lista, utilice Filtro Avanzado.
- 52 Criterios de Seleccin para Filtrar Datos de una Lista

Para seleccionar registros de una Base de Datos es necesario crear un criterio de
seleccin. Por ejemplo si queremos ubicar todos los socios cuya profesin sea Economista, proceda as :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Seleccione la hoja SOCIOS

Haga clic sobre cualquier celda de la Base de Datos (A11:R65000)
Haga clic sobre la ficha Datos Filtro Excel coloca una flecha abajo en cada
uno de los campos de la Base de Datos y muestra un listado de todos los valores
diferentes existentes en ese campo.
Presione la tecla F5, escriba M11 y presione Enter. Esta es la manera de moverse rpidamente a cualquier celda de la hoja de clculo.
Haga clic sobre la flecha del campo Profesin (celda M11)
Haga clic sobre Seleccionar Todo.
Para seleccionar la profesin de Economista, con la mano izquierda escriba E
y luego seleccione Economista. Haga clic sobre Aceptar
Aparecen de color azul los encabezados de las Filas que cumplen con el criterio de
seleccin establecido (que la profesin sea Economista). Las filas 64, 118, 280, 299,
369 etc. cumplen con la condicin que hemos establecido.
El desplazamiento dentro de la Base de Datos est restringido solamente a los registros que cumplen con el criterio de seleccin vigente; los dems registros no son
visibles en este momento.
Eliminar Criterio de Seleccin

Para tener acceso a todos registros de la Base de Datos, proceda as:
Haga clic sobre ficha Datos Filtro (se desactiva cualquier Autofiltro que haya sido
activado).
Tambin puede hacer clic sobre la fecha abajo () a la derecha del campo Profesin y seleccionar (Todas). Este segundo mtodo implica que usted sabe cul de
los campos est siendo utilizado como Autofiltro.
De nuevo todos los encabezados de las filas aparecen de color negro, y tenemos
acceso a todos los registros de la Base de Datos.
- 53 Uso del Nombre Rango Criterios

Como ya hemos creado el nombre de rango Criterios, podemos escribir criterios de
seleccin debajo de uno de varios Campos.
Por ejemplo, si queremos saber cules socios tienen como profesin Mdico, escriba Med* debajo
del campo PROFESIN, sea en la celda M2, y
pulse la tecla Enter.
Haga clic en cualquier celda dentro de la Base de
Datos, A11:R65000
Haga clic sobre la ficha Datos. Haga clic sobre
Filtro Avanzadas.
La informacin que debe aparecer, es la que se
muestra en esta figura.
Las filas 14, 26, 52, 86, 87, 137, etc. aparecen de color azul para indicar que estos
registros cumplen con el criterio establecido: la profesin es Mdico.
En algunas computadoras, en la barra de estado,
aparece el mensaje Se encontraron 32 de 1053
registros.
Verifique en la columna M que la Profesin es Mdico, de diferentes especialidades.
Criterio Mltiple
Hasta ahora hemos utilizado un criterio de
seleccin sencillo (hemos fijado una sola
condicin para seleccionar los registros
que nos interesan de la Base de Datos).
Ahora vamos a establecer un criterio de seleccin mltiple; vamos a fijar tres condiciones que deben cumplir los registros que
vamos a seleccionar: que la profesin sea
Comerciante, que la nacionalidad sea Venezolana y que la Edad sea mayor de 40
aos.
Proceda as:
- 54 1.
2.
3.
4.
5.
Escriba Com* debajo del campo Profesin (celda M2), y pulse la tecla Enter
Escriba >40, debajo del campo Edad1 (celda J2), y pulse la tecla Enter
Escriba Ven*, debajo del campo Nacionalidad (celda K2), y pulse la tecla Enter
Haga clic en cualquier celda dentro de la Base de Datos, A11:R65000
Haga clic sobre ficha Datos Filtro Avanzadas Aceptar.
Las filas 19, 20, 23, 29, 35, 36 etc. aparecen de color azul; estos son los socios cuya
profesin es Comerciante, cuya Edad es mayor de 40 aos y cuya nacionalidad es
Venezolana. Puede verificarlo, observando las columnas J, K y M.
Se encontraron 178 de 1053 registros.
Extracto de Base de Datos

Una de las operaciones ms frecuentes con una Base de Datos es hacer un extracto
de los registros que cumplan con ciertas condiciones. Este extracto aparece en un
rea de la Hoja de Clculo, designada por usted.
Ya hemos creado el nombre de rango Extracto; es un rea de la Hoja de Clculo
donde Excel va a colocar los registros extrados de la Base de Datos.
El rango Extracto debe ser lo suficientemente grande para que pueda recibir todos
los registros de la Base de Datos. Normalmente se selecciona un grupo de columnas
que estn completamente vacas, sea que las 1 048 576 filas correspondientes al
grupo de columnas seleccionadas no contengan informacin.
Para nuestro ejemplo, hemos seleccionado el grupo de columnas BA1:BR1, con todas las filas que estn debajo de estas columnas.
Vamos a hacer un extracto de los socios que cumplan con dos condiciones: que la
profesin sea Ingeniero y que la Edad sea menor de 50 aos.
1.
2.
3.
4.
Escriba <50 en la celda J2, y pulse la tecla Enter

Borre el criterio debajo de Nacionalidad
Escriba Ing* en la celda M2, y pulse la tecla Enter
Haga clic en cualquier celda de la Base de Datos (A11:R65000)
Haga clic sobre la ficha Datos Filtro Avanzadas
Active la opcin Copiar en otro lugar
Escriba BaseDeDatos frente a Rango de la lista:
Escriba Criterios frente a Rango de criterios:
Escriba Extracto frente a Copiar a:
Active la casilla Slo registros nicos
- 55 Haga clic sobre Aceptar Pulse la tecla F5 Haga doble clic sobre Extracto
Aparece la lista de Ingenieros menores de 50 aos; 184 registros de la Base de
Datos cumplen con las dos condiciones establecidas.
Extracto de Socios que cumplan tres Condiciones
Para hacer un extracto de los socios que cumplan con tres condiciones: Edad <50
aos, Profesin Ingeniero, Nacionalidad Noruega, proceda as:
1.
2.
Escriba <50 en la celda J2, y pulse la tecla Enter

Escriba Noru* en la celda M2, y pulse la tecla Enter
3.
4.
5.
Escriba Ing* en la celda M2, y pulse la tecla Enter

Haga clic en cualquier celda de la Base de Datos (A6:AR1059)
Haga clic sobre Ficha de Datos Filtro Avanzado
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Active la opcin Copiar en otro lugar

Escriba BaseDeDatos frente a Rango de la lista:
Escriba Criterios frente a Rango de criterios:
Escriba Extracto frente a Copiar a:
Active la casilla Slo registros nicos
Pulse la tecla F5
Haga doble clic sobre Extracto
Aparece un listado de 7 socios que cumplen con las tres condiciones establecidas.
Reducir el Nmero de Columnas en el Extracto

Si no quiere que en el extracto aparezcan todos los Campos, sino solamente los
Campos Apellidos, Nombres, Telfono Oficina y Telfono Residencia, seleccione las
columnas que contienen los Campos que no desea ver, y ocltelas.
Proceda as:
1. Mantenga presionada la tecla Ctrl
2. Haga clic sobre el encabezado de las columnas BA, BB, BE, BF, BG, BH, BI, BJ,
BK, BL, BM, BN, BO, BQ
3. Haga clic derecho sobre el encabezado de cualquiera de las Columnas.
4. Haga clic sobre Ocultar.
Aparece solamente las cuatro columnas que contienen los Campos seleccionados :
Apellidos, Nombres, Tel-Res, Tel-Oficina
- 56 Ancho ptimo de Columnas

Para obtener el ancho ptimo de las cuatro columnas (apellidos, nombres, telfono
residencia, telfono oficina), haga doble clic sobre el borde derecho del encabezado
de la columna BC y luego haga doble clic sobre el borde derecho del encabezado de
las columnas BD, BP y BR
Debe ajustar el ancho de cada columna individualmente, para que no aparezcan nuevamente las columnas que fueron ocultadas.
Mostrar las Columnas que han sido Ocultadas
Despus que haya ocultado una o varias columnas, puede mostrarlas de nuevo en la
pantalla. Si quiere ver de nuevo en la pantalla todas las columnas, proceda as:
Seleccione los encabezados de las columnas, desde la columna AZ hasta la columna
BR Haga clic derecho sobre el encabezado de la Columna. Haga clic sobre Mostrar. Aparecen de nuevo todas las columnas del Rango de Extraccin: desde BA1
hasta BR1.
Formulario para Manejar la Base de Datos

Presione la tecla
Inicio, para ir a la
celda A1 Presione
las teclas Fin
para colocarse en la
Base de Datos.
Haga clic sobre la ficha Datos Filtro,
para tener acceso a
toda la Base de Datos. Ahora todos los
encabezados de la
filas son de color
negro; esto indica
que no existen criterios de seleccin,
todos los registros
son visibles.
Para poder usar el
comando Formulario, debemos haber
colocado el botn
Formulario en Barra de Herramientas de Acceso Rpido.
- 57 Haga clic dentro de la Base de Datos, celdas A11:R65000

Haga clic sobre el botn Formulario (el botn que acaba de colocar en la Barra de
Herramientas de Acceso Rpido). Aparece el formulario con todos los Campos del
primer Registro de la Base de Datos.
Puede usar este formulario para ingresar nuevos registros a la Base de Datos, para
eliminar registros existentes, para ir al registro anterior, para ir al registro siguiente, y
para crear criterios de seleccin.
Haga clic sobre Criterios. Escriba Ita* en el campo Pas.
Escriba Cons* en el campo Ocupacin. Haga clic sobre Buscar siguiente. Aparece
el registro 10: este registro cumple con los dos criterios de seleccin, que el campo
Pas se Italia y que el campo Ocupacin se Constructor.
Haga clic sobre Buscar siguiente. Aparece el registro 42: cumple con los dos criterios de seleccin, Pas y Ocupacin. En parte superior derecha aparece el mensaje
42 de 1053. Esto significa que el registro 42 tambin cumple con los dos criterios
de seleccin que hemos establecido.
Puede utilizar la herramienta Formulario para facilitar el manejo de sus Bases de
Datos, para manejar la informacin que recibe del SAP, Nmina, programa de Entrenamiento de su empresa, las estadsticas de Seguridad, Ausentismo, Sobretiempo,
Productividad, Incentivos, Ascensos, Calidad y Proceso, etc.
En el curso de Excel Nivel 2 aprenderemos a disear un Formulario que es mucho
ms til que el Formulario que genera automticamente Excel.
En el Formulario que vamos a disear todos los campos que puedan traerse de un
origen de datos presentan un listado para que el usuario no tenga que escribir sino
que seleccione el dato del listado.
Por ejemplo en el campo Pas aparece un listado de todos los pases existentes en
el planeta Tierra; el usuario no tiene que escribir el nombre de ningn Pas, simplemente selecciona el nombre del pas del listado que aparece.
En el campo Profesin aparece un listado de todas las Profesiones conocidas. El
usuario no tiene que escribir el nombre de ninguna Profesin, simplemente selecciona
el nombre de la Profesin del listado que aparece.
Un Formulario diseado de esta manera permite mantener actualizada la Base de
Datos muy rpidamente y sin cometer errores.
Recuerden que una Base de Datos actualizada y libre de errores es la clave para
poder generar todo tipo de Informes al alcance de un clic.
- 58 Macros
Otra manera de facilitar el manejo de grandes volmenes de informacin es utilizando
macros. Un macro ejecuta automticamente los cientos o miles de pasos que usted
tiene que realizar manualmente para generar un informe diario, semanal, etc.
Vimos que de una gran Base de Datos podemos hacer extractos y tablas dinmicas
que en un cuarto de pgina nos muestra el resumen de cientos o miles de pginas
impresas.
Vamos a generar un macro que haga el extracto de los Ingenieros del Club. Despus
que tengamos este macro, hacemos un cambio en el criterio de seleccin y generamos cuatro macros ms que hacen el extracto de los Mdicos, los Economistas, los
Arquitectos y los Abogados.
Despus puede hacer otros macros que hagan extractos con varios criterios de seleccin: Ingenieros Civiles nacidos en Caracas, Ingenieros Qumicos que trabajen en
Bauxilum, Electricistas, etc. Mdicos Traumatlogos, Neurlogos, etc.
Macro Ingenieros
El macro Ingenieros debe realizar las siguientes tareas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Colocarse en la celda A2, seleccionar todas las celdas desde A2 hasta R2 y

presionar la tecla Supr para borrar cualquier criterio de seleccin existente.
Debe colocarse en la celda M2 y escribir Ing* y presionar Enter, para establecer
el nuevo criterio de seleccin.
Debe colocarse dentro de la Base de Datos, hacer clic sobre la ficha Datos
Filtro Avanzadas y realizar todos los dems pasos para hacer el extracto de
los registros que cumplan con la condicin de que la profesin sea Ingeniero.
Debe ir a la celda BM1, donde est la Profesin en el Extracto
Debe presionar las teclas Fin para ir a la ltima fila del Extracto
Debe bajar una fila ms y escribir la funcin que permite contar el nmero de
registros existentes en el Extracto
Debe escribir =bdcontara(Base_de_datos,1,Criterios)
Para crear el macro Ingenieros, proceda as:

1. Haga clic sobre el
botn Grabar Macro
(el botn que coloc en
la Barra de Herramientas de Acceso Rpido)
2. Si no ha colocado
el botn, haga clic sobre Vista Macros Grabar macro.
- 59 3.
4.
Escriba Ingenieros en el cuadro Nombre de la macro.

Haga clic sobre Aceptar. En la barra de estado, en la esquina inferior izquierda
de la pantalla aparece el botn Grabando (un botn cuadrado).
Esto es equivalente a Luces, cmara, accin. Todo lo

que hagamos de ahora en adelante quedar grabado en el macro Ingenieros.
5.
Presione la tecla Inicio. Haga clic en la celda A2. Manteniendo presionada la

tecla Shift, presione la flecha para seleccionar hasta la celda R2.
6.
7.
Presione la tecla Supr para borrar los criterios de seleccin existentes.

Haga clic en la celda M2 Escriba Ing* y presione Enter.
8.
9.
Haga clic en la celda M8 o en cualquier otra celda dentro de la Base de Datos.

Haga clic sobre la ficha Datos Filtro Avanzadas.
10. Active la opcin Copiar en otro lugar.

11. Escriba Extracto en el cuadro Copiar a: Haga clic sobre Aceptar
12. Presione la tecla F5. Escriba BM1 y presione Enter.
13. Presione la tecla Fin y luego la tecla
14. Presione la tecla para colocarse una celda por debajo de la ltima fila del listado de Ingenieros.
15. Escriba =bdcontara(Base_de_datos,1,Criterios) y presione Enter
16. Si aparece el nmero 210 el resultado es correcto
17. Haga clic sobre Detener grabacin, el botn cuadrado en la barra de Estado,
en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Hemos dado las instrucciones al macro Ingenieros para que realice todos los pasos
necesarios para generar un informe que nos presente un Extracto de la Base de Datos y nos cuente la cantidad de socios que tienen como profesin Ingenieros.
Este macro es un excelente trabajador que aprende muy rpido, hace su trabajo impecablemente, no se cansa, no se queja, no cobra, no hace huelga, no se distrae
Usted puede tener 50 60 trabajadores como ste para que hagan todo el trabajo
tedioso; ese trabajo repetitivo y que le quita mucho tiempo. Las horas de trabajo que
le ahorra el macro las puede dedicar a analizar el resultado del informe y a optimizar
sus actividades para maximizar su productividad.
Para verificar que el macro que acaba de crear hace correctamente su trabajo:
1.
2.
3.
4.
Presione la tecla F5 Escriba BA1 y presione Enter

Presione las teclas Ctrl * para seleccionar todo el rango de extraccin.
Presione la tecla Supr para borrar todo el rango de extraccin.
Presione la tecla Inicio para ir a la celda A1
- 60 -
5.
6.
Haga clic sobre el botn Botn el que coloc en la barra de Herramientas de

Acceso Rpido.
Dibuje un botn en la celda B4. Aparece el listado de todos los macros que
existan en los libros abiertos. Seleccione Ingenieros. Haga clic sobre Aceptar
7.
Sin hacer clic sobre el botn que acaba de dibujar, escriba Ingenieros como
nombre del botn. Ajuste el tamao del botn, para que se pueda leer la palabra
Ingenieros.
8.
9.
Haga clic en cualquier celda, fuera del botn

Haga clic sobre el nuevo botn Ingenieros
En un segundo el macro Ingenieros realiza todo el trabajo que usted hizo manualmente, incluyendo la frmula que le indica cuntos socios de este club son Ingenieros:
210. Puede ir pensando cmo hacer macros como ste para su trabajo diario.
Mejore el Macro Ingenieros
El macro Ingenieros hace su trabajo, pero tiene un pequeo problema; la frmula que
cuenta la cantidad de socios que son Ingenieros, la coloca en la celda BM212.
El macro debe ser flexible, debe dar el resultado correcto para cualquier cantidad de
Ingenieros, ya sea que aumenten o que disminuyan. Esto se soluciona fcilmente.
1.
2.
3.
4.
Haga clic sobre el botn Ver Macros el que coloc en la barra de Herramientas
de Acceso Rpido.
Seleccione Ingenieros. Haga clic sobre Modificar. Aparece el cdigo de Visual
Basic del Macro Ingenieros
Seleccione la instruccin Range(BM212).Select
Reemplace por ActiveCell.Offset(1,0).Select Esta instruccin hace que baje
una celda por debajo del listado de Ingenieros. Pruebe nuevamente el macro
Ingenieros.
Macro Mdicos
Ya tenemos el macro Ingenieros; para hacer el macro Mdicos, copiamos el cdigo
de Visual Basic del macro Ingenieros, hacemos los cambios correspondientes y ya
tenemos un nuevo macro que hace el extracto de los socios que son Mdicos.
1.
2.
3.
4.
Haga clic sobre el botn Ver Macros el que coloc en la barra de Herramientas
de Acceso Rpido.
Seleccione Ingenieros. Haga clic sobre Modificar. Aparece el cdigo de Visual
Basic del Macro Ingenieros
Presione las teclas Ctrl Inicio, para ir al comienzo del macro
Presione las teclas Ctrl Shift Fin, para seleccionar hasta el fin del macro
- 61 5.
6.
7.
Presione las teclas Ctrl C para copiarlo en el portapapeles

Presione las teclas Ctrl Fin, para ir al fin del macro
Presione las teclas Ctrl V para pegar el macro
8.
9.
Seleccione Sub Ingenieros()

Reemplace por Sub Mdicos()
10. Seleccione ActiveCell.FormulaR1C1 = Ing*

11. Reemplace por ActiveCell.FormulaR1C1 = Med*
12. Presione las teclas Alt Q para regresar a la hoja de clculo
13. Presione la tecla Inicio para ir a la celda A1
14. Haga clic sobre el botn Botn (este botn est en la Ficha Programador
Insertar y fue aadido a la barra de Herramientas de Acceso Rpido) Dibuje un
botn en la celda B5 debajo del botn Ingenieros
15. Aparece el listado de todos los macros que existan en los libros abiertos. Seleccione Mdicos. Haga clic sobre Aceptar
16. Escriba Mdicos como nombre del botn. Ajuste el tamao del botn, para que
se pueda leer la palabra Mdicos.
17. Haga clic en cualquier celda.
18. Haga clic sobre el nuevo botn Mdicos
En un segundo el macro Mdicos realiza todo el trabajo que usted tendra que hacer
manualmente para lograr el mismo resultado, incluyendo escribir la frmula para saber cuntos socios de este club son Mdicos: 32.
Siga este procedimiento para crear los macros que hacen el extracto de los Arquitectos, Economistas, Abogados, etc.
Verifique que estos macros obtienen la misma cantidad de profesionales que obtuvimos con la tabla dinmica por Profesiones. Los resultados que debe obtener son los
siguientes: Ingenieros 210, Mdicos 32, Arquitectos 10, Economistas 20 y Abogados
40 Verifique en la columna BM que la profesin sea correcta.
Siguiendo un procedimiento similar cree 5 macros nuevos que hagan el extracto de
los socios cuyo pas de origen sea Italia, Venezuela, Espaa, Portugal y Lbano.
Los resultados que debe obtener son los siguientes: Italia 263, Venezuela 518, Espaa 73, Portugal 14 y Lbano 15.
- 62 Dibuje los botones correspondientes a cada Macro. Su pantalla debe verse como se
muestra en la siguiente figura.
Vista de la Hoja de Clculo con los botones de los 13 Macros

Tareas que debe realizar el Macro Italia
El macro Italia debe realizar las siguientes tareas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Borra los criterios existentes: selecciona las celdas desde A2 hasta R2 y presiona la tecla Supr (Delete)
Crea el nuevo Criterio: se coloca en la celda H2, debajo del campo Pas, escribe
Ita* y presiona la tecla Intro (Enter)
Hace el extracto de los registros que cumplan con la condicin de que el pas de
origen del socio sea Italia: se coloca en la Base de Datos, celda H11, hace clic
sobre Datos Filtro Avanzadas. Escribe BaseDeDatos en Rango de la lista
Escribe Criterios en Rango de criterios
Activa la opcin Copiar a otro lugar Escribe Extracto en Copiar
Activa la casilla Slo registros nicos. Hace clic sobre Aceptar
Cuenta los registros existentes en el Extracto: presiona la tecla F5 escribe BH1
y presiona Enter. Presiona las teclas Fin para ir a la ltima celda que tenga
datos enel extracto. Presiona para bajar un celda
Escribe =bdcontara(BaseDeDatos,8,Criterios) y presiona Enter
Macro Buscar
El macro Buscar permite hacer extractos con varios criterios de seleccin. Los criterios de seleccin los coloca usted manualmente; el macro no debe borrar criterios ni
crear nuevos criterios, solamente debe crear el Extracto utilizando los criterios que
usted coloc manualmente. Debe realizar las siguientes tareas:
- 63 Las tareas que realiza el macro Buscar son las siguientes:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Hace el Extracto de los registros que cumplan con los criterios que usted haya
colocado manualmente: se coloca en la Base de Datos, celda H11, hace clic
sobre Datos Filtro Avanzadas. Escribe BaseDeDatos en Rango de la lista
Escribe Criterios en Rango de criterios
Activa la opcin Copiar a otro lugar Escribe Extracto en Copiar
Activa la casilla Slo registros nicos. Hace clic sobre Aceptar
Cuenta los registros existentes en el Extracto: presiona la tecla F5 escribe BH1
y presiona Enter. Presiona las teclas Fin para ir a la ltima celda que tenga
datos enel extracto. Presiona para bajar un celda
Escribe =bdcontara(BaseDeDatos,8,Criterios) y presiona Enter
Extractos con varios criterios de seleccin

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mdicos Venezolanos: el resultado debe ser 26, los criterios son: Profesin Med*
Pas Ven*
Constructores Italianos: el resultado debe ser 9, los criterios son: Ocupacin
Const* Pas Ita*
Comerciantes Espaoles: el resultado debe ser 23, los criterios son: Ocupacin
Comer* Pas Esp*
Ingenieros Venezolanos: el resultado debe ser 112, los criterios son: Profesin
Ing* Pas Ven*
Ingenieros Venezolanos Caraqueos: el resultado debe ser 45, los criterios son:
Profesin Ing* Pas Ven* Lugar de Nacimiento Carac* Es necesario escribir 5
letras en vez de 3 para que no aparezcan los ingenieros nacidos en Carpano,
Caripito, Carayaca y cualquier otra ciudad que comience por Car
Ingenieros Venezolanos Caraqueos menores de 40 aos: el resultado debe ser
32, los criterios son: Profesin Ing* Pas Ven* Lugar de Nacimiento Carac*
Edad1 <40
Macro DesprotegerCeldas
Vamos a hacer un macro que sirve para desproteger celdas y cambiar de negro a
azul el color de las fuentes de las celdas desprotegidas. Este macro es muy til para
desproteger todas las celdas donde van datos de entrada, es decir, datos variables
en una hoja de clculo, como es el caso del Control de la Chequera de un Banco.
En esta hoja de clculo las celdas donde van datos variables, y que por lo tanto son
celdas que deben ser desprotegidas son las siguientes: H1 a H4, D2, A5, B7 a D31
y G7 a G31. Todas las dems celdas deben ir protegidas, para que no sean cambiadas por alguien que no est autorizado.
El color azul de las celdas desprotegidas le indica al usuario dnde van los datos de
entrada. Despus de desproteger las celdas, usted protege la hoja (puede usar una
contrasea). Las celdas que estn protegidas no pueden ser cambiadas ni borradas,
- 64 mientras la hoja est protegida. Slo la persona que tenga la contrasea podr desproteger el documento.
Para crear este macro, abra el libro
PVP.XLSM en la hoja Banco, colquese
en la celda H4 que contiene el Saldo Inicial.
Haga clic sobre Grabar macro.
Escriba DesprotegerCeldas en el cuadro
Nombre de la macro.
Escriba d frente a CTRL+
La barra de estado aparece Grabando.
Todo lo que haga de ahora en adelante
ser grabado.
1.
2.
3.
4.
5.
Haga un clic derecho sobre la celda H4 Formato de Celdas Proteger

Desactive la casilla Bloqueada
Haga clic sobre Fuente
Seleccione Azul, en el cuadro Color. Haga clic sobre Aceptar
Haga clic sobre Detener grabacin, en la barra de macros.
Para probar el macro, seleccione las celdas indicadas anteriormente que en este momento son de color negro, y presione las teclas Ctrl d. Las fuentes cambian a color
azul. Puede probar seleccionar varias celdas, aunque no estn contiguas (usando la
tecla Ctrl para seleccionar las celdas que no estn contiguas).
Puede verificar que las celdas que tienen fuentes de color azul estn desprotegidas
Inicio Formato Formato de Celdas Proteger. Aparece desactivada la casilla Bloqueada.
Proteger la Hoja
Para proteger la Hoja, haga clic sobre Revisar Proteger hoja Aceptar
Colquese en una celda que tenga caracteres negros, trate de borrar, escribir algo
encima o modificar presionando la tecla F2. No puede realizar ninguna de estas acciones en las celdas que no fueron desprotegidas.
En las celdas que tienen caracteres azules usted puede borrar, escribir algo encima
o modificar presionando la tecla F2.
- 65 En el momento en que va a proteger la hoja usted puede usar una contrasea. Le

recomiendo que escriba la contrasea en un sitio donde la encuentre, para que pueda
desproteger la hoja.
Biblioteca de Macros
Siguiendo los procedimientos que hemos visto usted puede generar todos los macros
que necesite para automatizar las tareas repetitivas del trabajo que tiene que realizar
en su empresa.
Su productividad es directamente proporcional a la cantidad de macros que usted
utilice en Excel, Word, Power Point, Access, Project, AutoCAD, etc.
Este es el men la Base de Datos donde llevo el control de las personas que han
tomado cursos conmigo durante los ltimos 28 aos. Cada uno de estos 56 botones
activa un macro; cada macro genera automticamente un Informe.
El Informe puede ser un Extracto, con uno o varios criterios de seleccin, puede ser
una Tabla Dinmica, un Grfico Dinmico, un Diagrama de Pareto, los Clientes ms
importantes, los cursos ms solicitados, Facturas pendientes por cobrar
- 66 -
Aqu vemos una lista parcial de los macros contenidos en mi Base de Datos. Todos
estos temas los veremos en el curso de Excel Nivel 2
Grficos
Excel 2013 permite crear los 11 tipos de grficos que se muestran
aqu. Algunos son grficos 2D y otros son grficos 3D.
Vamos a utilizar una tabla que muestra las ventas de tres empresas,
en cada uno de los cuatro trimestres del ao. Con esta tabla podemos generar la mayora de los tipos de grficos disponibles en Excel.
Abra un libro nuevo de Excel, gurdelo con el nombre Grficos en c:\temp Genere
la tabla que se muestra aqu. Para crear la serie de los 4 trimestres, escriba 1 Trim
en la celda B1 y arrastre el asa de llenado hasta D1. Para obtener el total del ao,
seleccione la celda F2 y haga doble clic sobre el botn Autosuma (en la Ficha Frmulas), luego copie la frmula hasta la celda F4.
El resumen de los grficos que vamos a crear es el siguiente:
Grfico
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Tipo
Lneas, una variable
Lnea, tres variables
Barras, una variable
Barras, tres variables
Columnas 2D, una variable
Columnas 2D, tres variables
Columnas Apiladas, tres variables
Columnas Apiladas, tres variables
Torta, 1 Trim
Torta, Ao 2D
rea 2D, tres variables
rea 3D, tres variables
Torta, Ao 3D
Celdas
A1:E2
A1:E4
A1:E2
A1:E4
A1:E2
A1:E4
A1:E2
A1:E4
A2:B4
A2:A4, F2:F4
A1:E4
A1:E4
A1:E4
A1:E4
A2:A4, F2:F4
Ubicacin
A5:H26
A28:H50
A52:H76
A78:H101
A103:H127
A154:H178
A180:H203
A205:H229
A205:H254
A256:H279
A281:H305
A307:H331
A333:H356
A358:H381
A383:H407
- 67 Grfico
16
17
18
19
Tipo
Anillos, tres variables
Radar, tres variables
Lneas y Columnas 2D, tres variables
Columnas 2D, con Lnea de Tendencia
Celdas
A1:E4
A1:E4
A1:E4
A1:E2
Ubicacin
A409:H433
A435:H458
A460:H484
A486:H509
Grfico 1 Tipo Lneas, una Variable

Para elaborar el Grfico 1, Tipo Lneas, de una Variable, proceda as:
1.
2.
Seleccione las celdas A1:E2 Haga clic sobre la ficha Insertar.

Seleccione Lneas. Seleccione el cuarto formato (primera columna, segunda
fila). Aparece en la hoja de Excel el grfico predeterminado.
Mejoras al Grfico 1
En Grfico 1 aparece ubicado en un sitio arbitrario de la hoja. Debemos hacerle las
siguientes mejoras, para que el grfico sea de calidad profesional:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Ubquelo exactamente entre las celdas A5:H26 Mantenga presionada la tecla

Alt mientras reubica y cambia de tamao el grfico.
Sustituya Sidor por Ventas de Sidor en el cuadro de texto en la parte superior
del grfico.
Haga clic en la Diseo de las Herramientas de Grficos. Haga clic sobre Agregar elementos de grfico Ttulo de Ejes Vertical Primario
Escriba Millones de Bs. y presione Enter
Haga clic sobre Agregar elementos de grfico Ttulo de Ejes Horizontal
Primario
Escriba Ao 2003 en el cuadro de texto en el Eje (X)
Haga clic sobre Agregar elementos de grfico Lneas de Cuadrcula Vertical Principal Primario
Haga clic en Etiquetas de Datos Encima.
Mueva las etiquetas 125 y 199 a los sitios indicados en el grfico
Cambie a Arial 14 Enfatizado el Ttulo del Grfico
Cambie a Arial 12 Normal el Ttulo del Eje X y del Eje Y
Cambie a Arial 10 Normal los valores del Eje X y del Eje Y
Cambie a Arial 10 Normal los valores de los Rtulos de la Curva
Reubique manualmente los valores de los Rtulos de la Curva
Ajuste los valores mnimo (120) y mximo (200) del eje vertical (eje Y): coloque
el cursor sobre el Eje Vertical; cuando lea Eje Vertical (Valor) haga un clic derecho Dar Formato al Eje. Escriba 120 en Mnimo Escriba 200 en Mxmo
Mueva la curva para que toque el eje vertical: coloque el cursor sobre el Eje
Horizontal; cuando lea Eje Horizontal (Categoras) haga un clic derecho Dar
Formato al Eje Posicin del Eje En Marcas de graduacin
Cambie a rojo el color de la curva
Cambie a rojo el color de los Marcadores de la curva
- 68 19. Cambie a punteadas el estilo de las lneas de divisin horizontales

20. Cambie a punteadas el estilo de las lneas de divisin verticales
21. Inserte un Cuadro de Texto para identificar el Grfico
- 69 Grficos 1 y 2
- 70 Ubique el Grfico en la posicin correcta

1.
2.
3.
4.
Estando seleccionado el grfico (aparecen las 8 asas), presione las teclas Ctrl
X para cortarlo.
Haga clic en la celda A5. presione las teclas Ctrl V para pegarlo.
Manteniendo presionada la tecla Alt, arrastre el asa superior izquierda para que
coincida exactamente en la celda A5; suelte primero el ratn y luego la tecla Alt
Manteniendo presionada la tecla Alt, arrastre el asa inferior derecha para que
coincida exactamente en la celda H26; suelte primero el ratn y luego la tecla Alt

Haga clic derecho sobre el ttulo del Grfico (Ventas de Sidor). Cambie a 14 el tamao
de la fuente; acepte Arial, Negrita (Enfatizado) en la Ficha Inicio.
Haga clic derecho sobre el ttulo del Eje X (Ao 2003). Cambie a 12 el tamao de la
fuente. Desactive la Negrita (Enfatizado).
Haga clic sobre el ttulo del Eje Y (Millones de Bs.). Cambie a 12 el tamao de la
Haga clic derecho sobre los valores del Eje X (1 Trim 2 Trim ....). Cambie a 10 el
tamao de la fuente. Haga clic derecho sobre los valores del Eje Y (0 50 100 150 ....).
Cambie a 10 el tamao de la fuente.
Cambie a Arial 10 Normal los valores de los Rtulos de la Curva
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre los rtulos de la curva. Cambie a Arial
10 los valores de los rtulos de la curva.
Reubique manualmente los valores de los Rtulos de la Curva
De no lograr ver algn rtulo puede mover manualmente cada uno arrastrando el
cuadro de texto.
Ajuste los valores mnimo y mximo del eje vertical (eje Y)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre el eje vertical.
Seleccione Dar Formato a eje.
Haga clic sobre la pestaa Opciones del eje.
Haga clic Fija. Escriba 120 en el cuadro Mnimo
Haga clic Fija. Escriba 200 en el cuadro Mximo
Haga clic Fija. Escriba 10 en el cuadro Unidad mayor. Haga clic sobre Cerrar.
- 71 Mueva a 0 (cero) el inicio de la Curva

1.
2.
3.
4.
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre el eje horizontal
Seleccione Dar Formato a eje. Haga clic sobre la pestaa Opciones del eje
En El eje vertical cruza, active la opcin En marcas de Graduacin.
Haga clic sobre Cerrar.
Cambie Color Rojo el Color de la Curva.

1.
2.
3.
4.
5.
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre la curva. Note como se seleccionan todos los puntos de la curva.
Seleccione Dar Formato de serie de datos.
Haga clic en Color de Lnea. Haga clic en Lnea Slida. Seleccione Rojo en el
cuadro Color.
Hacer clic en Relleno de marcados. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione Rojo
en el cuadro Color.
Haga clic en Color de Lnea de marcador. Haga clic en Lnea Slida. Seleccione
Rojo en el cuadro Color. Haga clic sobre Cerrar.
Cambie a Punteadas el Estilo de las Lneas de Divisin Horizontales y Verticales

1.
2.
3.
4.
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre una de las lneas horizontales
(aparecen seleccionadas las Lneas de divisin principales del eje).
Seleccione Formato de lneas de divisin
Seleccione punteada en el cuadro Estilo. Haga clic sobre Cerrar
Repita el procedimiento para las lneas de divisin verticales.
Cuadro de Texto para identificar el Grfico 1

Inserte un Cuadro de Texto entre las celdas A26 y H26 y escriba la leyenda Grfico
N 1: Tipo Lneas, una Variable. Recuerde que debe mantener presionada la tecla
Alt para que el cuadro de texto quede perfectamente ubicado dentro de la cuadrcula.
Grfico 2 Tipo Lneas, Tres Variable

Para elaborar el Grfico 2, Tipo Lneas, de tres Variable, proceda as:
1.
2.
3.
4.
Seleccione las celdas A1:E4. Haga clic en la ficha Insertar.

Seleccione Lneas. Seleccione el cuarto formato (primera columna, segunda
fila). Aparece el grfico.
Hacer clic en la ficha Presentacin de la Herramienta de Grficos.
Hacer clic en Ttulo del Grfico. Escriba Ventas de las Tres Empresas, como
ttulo.
Haga clic en la Ficha Presentacin de la Herramienta de Grficos. Haga clic en
Rtulos del Eje. Elegir los ttulos horizontales y verticales del grfico.
- 72 5.
6.
7.
8.
9.
Escriba Ao 2003, en el cuadro de texto en el Eje (X)

Escriba Millones de Bs., en el cuadro de texto en el Eje (Y)
Haga clic en Leyenda Mostrar Leyenda en la Parte Superior.
Haga clic en Lneas de la Cuadrcula Lneas de Divisin principales verticales.
Haga clic en Etiquetas de Datos Encima.
Mejoras al Grfico 2
En Grfico 2 en bruto aparece ubicado en un sitio arbitrario de la hoja. Debemos
hacerle las siguientes mejoras, para que el grfico sea de calidad profesional:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Ubquelo exactamente entre las celdas A28:H50

Cambie a Arial 12 Normal la Leyenda Sidor Venalum Alcasa
Ajuste los valores mnimo (120) y mximo (200) del eje vertical (eje Y)
Mueva a 0 (cero) el inicio de la curva
Cambie a color Rojo la Curva de Sidor
Cambie a color Azul la Curva de Venalum
Cambie a color Verde la Curva de Alcasa
Cambie a punteadas el estilo de las lneas de divisin horizontales
Cambie a punteadas el estilo de las lneas de divisin verticales
Ubique el Grfico en la posicin correcta

5.
6.
7.
8.
Seleccione el grfico (aparecen las 8 asas), presione las teclas Ctrl X para cortarlo.
Haga clic en la celda A28. presione las teclas Ctrl V para pegarlo.
Manteniendo presionada la tecla Alt, arrastre el asa superior izquierda para que
coincida exactamente en la celda A28; suelte primero el ratn y luego la tecla Alt
Manteniendo presionada la tecla Alt, arrastre el asa inferior derecha para que
coincida exactamente en la celda H50; suelte primero el ratn y luego la tecla Alt

Haga clic derecho sobre el ttulo del Grfico (Ventas de las Tres Empresas). Cambie
a 14 el tamao de la fuente; acepte Arial, Negrita (Enfatizado) el formato de la fuente.
- 73 Cambie a Arial 12 Normal el Ttulo del Eje X y del Eje Y

Haga clic derecho sobre el ttulo del Eje X (Ao 2003). Cambie a 12 el tamao de la
Haga clic derecho sobre el ttulo del Eje Y (Millones de Bs.). Cambie a 12 el tamao
de la fuente. Desactive la Negrita (Enfatizado).
Cambie a Arial 12 Normal la Leyenda Sidor Venalum Alcasa
Haga clic derecho sobre cada ttulo de la leyenda Sidor Venalum Alcasa Cambie a
12 el tamao de la fuente, Arial Normal
Haga clic derecho sobre los valores del Eje X (1 Trim 2 Trim ....). Cambie a 10 el
tamao de la fuente. Haga clic sobre los valores del Eje Y (0 50 100 150 ....). Cambie
a 10 el tamao de la fuente.
Ajuste los valores mnimo y mximo del eje vertical (eje Y)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre el eje vertical.
Seleccione Dar Formato a ejes.
Haga clic sobre la pestaa Opciones del eje.
Haga clic Fija. Escriba 120 en el cuadro Mnimo
Haga clic Fija. Escriba 200 en el cuadro Mximo
Haga clic Fija. Escriba 10 en el cuadro Unidad mayor. Haga clic sobre Cerrar.
Mueva a 0 (cero) el inicio de las Tres Curvas

1.
2.
3.
4.
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre el eje horizontal
Seleccione Dar Formato a ejes. Haga clic sobre la pestaa Opciones del eje
En Posicin del eje, active la casilla En marcas de Graduacin.
Haga clic sobre Cerrar.
Cambie a Color Rojo la Curva de Sidor
1.
2.
3.
4.
5.
Seleccione Formato de serie de datos.
Hacer clic en Color de Lnea. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione Rojo en el
cuadro Color.
Hacer clic en Relleno de marcados. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione Rojo
en el cuadro Color.
Hacer clic en Color de Lnea de marcador. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione
Rojo en el cuadro Color. Haga clic sobre Cerrar.
- 74 Cambie a Color Azul la Curva de Venalum

1.
2.
3.
4.
5.
Hacer clic en Color de Lnea. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione Azul en el
cuadro Color.
Hacer clic en Relleno de marcados. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione Azul
en el cuadro Color.
Azul en el cuadro Color. Haga clic sobre Cerrar.
Cambie a Color Verde la Curva de Alcasa
1.
2.
3.
4.
5.
Hacer clic en Color de Lnea. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione Azul en el
cuadro Color.
Hacer clic en Relleno de marcados. Hacer clic en Lnea Slida. Seleccione Verde
en el cuadro Color.
Azul en el cuadro Color. Haga clic sobre Cerrar.
Cambie a punteadas el Estilo de las Lneas de Divisin Horizontales y Verticales

1.
2.
3.
4.
Con el botn derecho del ratn haga clic sobre una de las lneas horizontales
(aparecen seleccionadas las Lneas de divisin principales del eje).
Seleccione Formato de lneas de divisin
Seleccione punteada en el cuadro Estilo. Haga clic sobre Cerrar
Repita el procedimiento para las lneas de divisin verticales.
Cuadro de Texto para identificar el Grfico 2

Inserte un Cuadro de Texto entre las celdas A50 y H51 y escriba la leyenda Grfico
N 2: Tipo Lneas, Tres Variable. Recuerde que debe mantener presionada la tecla
Alt para que el cuadro de texto quede perfectamente ubicado dentro de la cuadrcula.
- 75 -
- 76 -
- 77 -
- 78 -
- 79 -
- 80 -
- 81 -
- 82 -
- 83 -
- 84 Nueve Modelos Estadsticos

Los grficos anteriores muestran las ventas de tres empresas en un ao, en sus distintas presentaciones, muestran hechos y datos reales de la situacin de cada empresa; pero, Es posible predecir las ventas del prximo ao segn la tendencia observada?. Excel cuenta con una herramienta formada por un conjunto de modelos
matemticos que pueden dar respuesta a esa pregunta.
Los 9 Modelos Estadsticos es una herramienta muy valiosa de prediccin en cualquier rama de la ciencia y aplicada al trabajo diario permite adelantarnos a resultados
de fenmenos con comportamientos aparentemente errticos.
La herramienta aproxima la tendencia de los datos analizados a 5 modelos matemticos , Lineal, Exponencial, Logartmica, Polinmica y Potencial. El modelo que mejor
se aproxime al comportamiento de los datos, representado con el error ms prximo
a 1, ser el modelo elegido para predecir. Excel permite cambiar el grado de la ecuacin polinomial en el modelo Polinmico contando as con 4 estudios ms, para dar
un total de 9.
Para realizar el estudio, tomemos entonces como ejemplo el primer grfico realizado,
para predecir las Ventar de Sidor en los aos siguientes.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Haga clic derecho sobre la lnea del grfico. Haga clic en Agregar Lnea de tendencia.
Haga clic en Exponencial. Active Presentar Ecuacin en el Grfico. Active Presentar el Valor R Cuadrado en el Grfico. Enter.
Anote los resultados en una tabla, tipo de modelo, R2 y la ecuacin resultante.
Haga clic derecho sobre la lnea de tendencia. Haga clic Formato de Lnea de
Tendencia. Haga clic Lineal. Enter.
Anote los resultados en una tabla, tipo de modelo, R2 y la ecuacin resultante.
Repetir los pasos 4 y 5 para el resto de los modelos.
De ser necesario. Haga clic en la Ficha Presentacin. Haga clic Anlisis. Haga
clic Lnea de Tendencia. Haga clic en Ninguno, para limpiar el grfico.
Se obtiene entonces una tabla parecida a la mostrada a continuacin:

Modelo
Exponencial
Lnea
Potencial
Logartmica
Polinmica 2
Polinmica 3
R
0.8486
0.8807
0.9604
0.9761
0.9991
1
Ecuacin
y = 115.87e0.1516x
y = 24.4x + 111
y = 128.55x0.3463
y = 55.163ln(x) + 128.17
y = -10x2 + 74.4x + 61
y = 1.3333x3 - 20x2 + 96.667x + 47
Y como resultado evidente el modelo que mejor se aproxima a la tendencia de los

datos es el modelo Polinomial de 3 grado. Con la respectiva ecuacin podemos
predecir entonces las ventas para los trimestres del siguiente ao.
- 85 Tabla de Contenido
Copyright 2016 .................................................................................................2
Sugerencias .......................................................................................................2
Otros Libros del mismo Autor .............................................................................2
Libros preparados de acuerdo a sus necesidades .............................................2
Pago del Costo de este Libro .............................................................................2
Excel 2013 Nivel 1.....................................................................................................3
Objetivo ..............................................................................................................3
Tamao de la Hoja Electrnica ..........................................................................4
Tabla del PVP ........................................................................................................5
Configuracin de Excel ......................................................................................6
Habilitar Macros .................................................................................................9
Colocar Botones en Barra de Herramientas de Acceso Rpido .............................9
Centrar entre varias Columnas .........................................................................11
Dibujar Flechas ................................................................................................11
Llenar Celdas con Nmeros Secuenciales .......................................................12
Ancho ptimo de una Columna .......................................................................13
Datos de Costo de Produccin .........................................................................13
Llene la Segunda Serie ....................................................................................14
Llene la Tercera Serie ......................................................................................14
Guarde el Archivo ............................................................................................14
Propiedades de los Archivos ............................................................................15
Frmula para calcular el PVP ...........................................................................16
Copie la Frmula al resto de la Tabla ...............................................................16
Copiado Relativo, Copiado Semi Absoluto y Copiado Absoluto ......................17
Copiado Semi Absoluto ....................................................................................18
Copiar y Pegar .................................................................................................19
Mejorar la Apariencia de la Tabla ........................................................................19
Ajustar a uno el Nmero de Decimales ............................................................20
Centrar en la Celda y dar Color Verde a los Valores Calculados del PVP ........20
Borde doble inferior al grupo de celdas A8:G8 .................................................21
Borde doble derecho al grupo de celdas A10:A37 ............................................21
Copiar Formato ................................................................................................22
- 86 Sombra amarillo claro al grupo de celdas A19:G19 ..........................................22

Sombra verde claro al grupo de celdas A28:G28 .............................................22
Cuadro de Texto entre las Celdas A37:G43 .....................................................23
Corregir la Ortografa ...........................................................................................23
Imprimir la Hoja de Clculo ..................................................................................24
Ajustar Mrgenes y rea de Impresin.............................................................26
Repetir Filas y Columnas .....................................................................................26
Barras de Herramientas .......................................................................................27
Barra de Herramientas Estndar .........................................................................28
Barra Formato .....................................................................................................28
Color de Fuente ...............................................................................................28
Barra Dibujo .........................................................................................................29
Autoformas ..........................................................................................................29
Ejercicios de Hoja de Clculo ..............................................................................32
Conversin de Dlares, Euros y Yenes a Bolvares .........................................32
Conversin de Grados Fahrenheit a Centgrados y viceversa ..........................32
Conversin de Dlares, Euros y Yenes a Bolvares .........................................33
Conversin de Grados Fahrenheit a Centgrados y viceversa ..........................34
Control de Chequera de un Banco ...................................................................35
Grfico Saldo vs. Cheque Banco......................................................................36
Cuota Mensual a Pagar por un Prstamo .........................................................37
Base de Datos .........................................................................................................38
Base de Datos en Memoria en Disco ................................................................40
Query ...................................................................................................................40
Herramientas de Excel.........................................................................................41
Funciones de Bases de Datos ..........................................................................41
Tabla Dinmica ...................................................................................................42
Archivo Lotus convertido en Base de Datos Excel ...............................................43
Base de Datos dBASE leda en Excel ..................................................................45
Convertir la Hoja de Clculo en Base de Datos ...................................................46
Generar un Informe de Tabla Dinmica ..............................................................47
Generar Tabla Dinmica por Pas ....................................................................48
Contar Socios por Pas ....................................................................................48
Genere la Tabla Dinmica por Profesiones ......................................................49
- 87 Socios por Profesin y por Pas .......................................................................50

Filtrar por Edad ................................................................................................50
Desactivar el Filtro Edad ..................................................................................51
Campo de Fila, Columna y Pgina ...................................................................51
Nuevas Hojas en el Libro SOCIOS.xlsm ........................................................51
Filtrar Datos de una Lista .....................................................................................51
Criterios de Seleccin para Filtrar Datos de una Lista .......................................52
Eliminar Criterio de Seleccin ..............................................................................52
Uso del Nombre Rango Criterios .........................................................................53
Criterio Mltiple ....................................................................................................53
Extracto de Base de Datos ..................................................................................54
Extracto de Socios que cumplan tres Condiciones ...........................................55
Reducir el Nmero de Columnas en el Extracto..................................................55
Ancho ptimo de Columnas .............................................................................56
Mostrar las Columnas que han sido Ocultadas ................................................56
Formulario para Manejar la Base de Datos ..........................................................56
Macros ....................................................................................................................58
Macro Ingenieros ...........................................................................................58
Mejore el Macro Ingenieros ............................................................................60
Macro Mdicos .................................................................................................60
Macro DesprotegerCeldas .............................................................................62
Biblioteca de Macros ........................................................................................65
Grficos ...................................................................................................................65
Grfico 1 Tipo Lneas, una Variable ....................................................................67
Mejoras al Grfico 1 .........................................................................................67
Grficos 1 y 2 ......................................................................................................69
Ubique el Grfico en la posicin correcta .........................................................69
Cambie a Arial 14 Enfatizado el Ttulo del Grfico ...........................................70
Cambie a Arial 12 Normal el Ttulo del Eje X y del Eje Y ..................................70
Cambie a Arial 10 Normal los valores del Eje X y del Eje Y .............................70
Cambie a Arial 10 Normal los valores de los Rtulos de la Curva ....................70
Reubique manualmente los valores de los Rtulos de la Curva .......................70
Ajuste los valores mnimo y mximo del eje vertical (eje Y) .............................70
Mueva a 0 (cero) el inicio de la Curva ..............................................................71
- 88 Cambie Color Rojo el Color de la Curva. ..........................................................71

Cambie a Punteadas el Estilo de las Lneas de Divisin Horizontales y Verticales .................71
Cuadro de Texto para identificar el Grfico 1 ...................................................71
Grfico 2 Tipo Lneas, Tres Variable ...................................................................71
Mejoras al Grfico 2 .........................................................................................72
Ubique el Grfico en la posicin correcta .........................................................72
Cambie a Arial 14 Enfatizado el Ttulo del Grfico ...........................................72
Cambie a Arial 12 Normal el Ttulo del Eje X y del Eje Y ..................................73
Cambie a Arial 12 Normal la Leyenda Sidor Venalum Alcasa ........................73
Cambie a Arial 10 Normal los valores del Eje X y del Eje Y .............................73
Ajuste los valores mnimo y mximo del eje vertical (eje Y) .............................73
Mueva a 0 (cero) el inicio de las Tres Curvas ...................................................73
Cambie a Color Rojo la Curva de Sidor ............................................................73
Cambie a Color Azul la Curva de Venalum ......................................................74
Cambie a Color Verde la Curva de Alcasa .......................................................74
Cambie a punteadas el Estilo de las Lneas de Divisin Horizontales y Verticales .................74
Cuadro de Texto para identificar el Grfico 2 ...................................................74
Nueve Modelos Estadsticos ................................................................................84
Tabla de Contenido .............................................................................................85

Manual Excel 2013 - N1, Autor: Roldan Duarte Holguín

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-3Excel 2013 Nivel 1

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La hoja electrnica tiene 1 048 576

La capacidad de la hoja electrnica

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-5Las hojas de clculo que desarrollaremos son las siguientes:

En estas hojas de clculo utilizar frmulas y funciones de varios grupos; al aprender

Tabla del PVP

PVP = Costo de Produccin x (1 + %Ganancia/100)

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No escribir en forma grosera (todo en mayscula), ni en forma subdesarrollada

Prepare la hoja de clculo y verifique que obtiene los valores correctos:

En la celda A1 escriba Precio de Venta al Pblico vs. Costo de Produccin y %

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-9Haga clic sobre Frmulas. Seleccione

Colocar Botones en Barra de Herramientas de Acceso Rpido

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Contine colocando todos los botones que se

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Centrar entre varias Columnas

3.Seleccione las celdas A1:G1 y haga clic sobre

El ttulo aparece perfectamente centrado entre las columnas A y G

Haga clic en la celda B3, escriba Porcentaje de Ganancia, y presione Enter.

Seleccione las celdas B3:G3 y haga clic sobre

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Llenar Celdas con Nmeros Secuenciales

Haga clic en la celda B5, escriba 10 y presione Enter.

Seleccione las celdas B5:G5

Haga clic sobre Inicio

Escriba 5 en el cuadro Incremento, y presione Enter.

Rellenar (lado derecho) Series

Manteniendo seleccionadas las celdas B5:G5, haga clic sobre N (Negrita), en

Haga clic sobre el botn Color de la Fuente

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- 13 est seleccionado el color Rojo, haga clic sobre la flecha a la derecha de la

Haga clic sobre el botn Centrar

en la barra Formato, para centrar los n-

En la celda A7, escriba Costo, y presione la flecha abajo

En la celda A8, escriba Produccin, y presione la tecla Enter

en la barra Formato, para centrar las pala-

Ancho ptimo de una Columna

Datos de Costo de Produccin

La segunda serie la llenaremos con el asa de llenado o controlador de relleno, el

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Para llenar la primera serie, en la celda A10, escriba 10 y presione Enter

Presione simultneamente las teclas Shift (Maysculas) y Avance Pgina, para

Haga clic sobre Inicio

Llene la Tercera Serie

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- 15 Es conveniente que cuando guarde un archivo

Haga clic sobre S, en caso de que

Haga clic sobre Archivo Informacin Propiedades Propiedades Avanzadas Resumen.

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En la celda B8, escriba P.V.P. y presione Enter

Seleccione las celdas B8:G8 y haga clic sobre

Siguiendo el procedimiento dado anteriormente, dibuje una flecha a la izquierda

Combinar y centrar para

Frmula para calcular el PVP