El inventario es uno de los activos ms costosos que

puedas tener en tu negocio tal como te lo comentaba en

el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final
(IF), por lo tanto la confiabilidad de este, es
supremamente importante y cualquier desviacin en
dichos datos puede hacerte incurrir en errores que
pueden afectar dramticamente la rentabilidad de tu
tienda.
Cmo puedes entonces garantizar una confiabilidad al
100% o muy cercana a este porcentaje?
Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y
de una respuesta positiva a todas estas actividades que
te numerar a continuacin.
1. Cuentas con un sistema de recibo de mercanca
que te garantice el ingreso de los datos en lnea?
Por ms pequeo que sea tu negocio, esto es
posible.

2. Cuentas con un sistema de registro que te permita

mantener actualizada las existencias de
mercanca? Hay soluciones muy sencillas que te
permiten descontar las ventas, adicionar las
devoluciones de productos, los cambios de
mercanca, etc.
3. Cuentas con procesos establecidos para
actualizar tus existencias de inventario cuando se
generan novedades como averas (daos de
producto), devoluciones al proveedor, robo,
consumos internos, transferencias externas e
internas?
4. Registras toda transformacin de producto
generadas por zonas de produccin de otros
productos?
5. Cuentas con un proceso como los inventarios
selectivos que te permita detectar y corregir las
desviaciones de manera frecuente y oportuna?

Estas se pueden presentar por diversos motivos

como:

Mal ingreso del producto en el momento del

recibo

Mal registro en el momento del pago

Error en la digitacin de las novedades del

punto 3

Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los

procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser
garanta de una calidad del dato excelente y una
confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar
buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos
y evitar los agotados de mercanca.
Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una
simple operacin matemtica y para esto necesitas los
siguientes datos: el nmero total de referencias que
posees en tu tienda y la existencia terica y real de cada
uno de ellos.

La existencia terica, es el dato que arroja tu sistema, es

aquel que se ve afectado por las cinco (5) actividades
anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas
para tomar todas las decisiones referentes a tu
inventario.
La existencia real es solo el dato obtenido mediante una
toma fsica (conteo de unidades) programada de
acuerdo a las polticas establecidas, hay empresas que
realizan una toma fsica general al ao, otras cada 6
meses, como hay otras que programan tomas diarias
por categoras que permiten cubrir la totalidad de la
tienda en un mes, etc.
Obtenido los datos de existencia real y terica de cada
uno de los artculos que tienes en tu inventario, debes
compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten
alguna diferencia, ahora, como es probable que
encuentres muchas diferencias mnimas, debes
establecer tu nivel de tolerancia y considerar si

contabilizas los que presenten desviaciones de una o

dos unidades.
Luego de esto, la operacin matemtica a realizar es la
siguiente:
% CONFIABILIDAD = (1 (# de Diferencias / Total de
Referencias)) x 100

Cmo puedo llevar un

control de mi
negocio? Minigua
Publicado el 16 julio, 2015
Tienes una pequea tienda, un supermercado de barrio,
un negocio de comidas rpidas, un restaurante, un bar u
otro negocio parecido y deseas abrir otro similar pero te
has puesto a pensar que eso implica que ya no puedas
estar al frente de uno de ellos y lo ms seguro es que
tengas que contratar a alguien quien te lo administre.

Esta situacin te obliga a crear un sistema con el cual

puedas controlar los resultados de tu negocio sin estar
encima y que impida que se aprovechen de este y te
roben, quizs tambin las cuentas de la tienda que
administrabas no eran lo suficientemente fiables o tal
vez es la primera vez que emprendes un negocio por tu
cuenta.
Pues bien entonces esta gua es para ti.
Existen en el mercado infinidad de herramientas que
puedes adquirir para facilitar el control que debes
ejercer, las hay gratuitas y pagas, a las gratuitas debes
adaptarte ya que no es muy factible que permitan hacer
grandes modificaciones para ajustarse a tus
necesidades, debes encontrar una que ms o menos se
acople a tu negocio. Las pagas ya son otro cuento,
cuentan con soporte permanente y te permiten realizar
los cambios que necesites de acuerdo a la informacin o
datos con que las vas a alimentar.

Un buen sistema de registro de las ventas con control de

las existencias (los hay muy econmicos, incluso
gratuitos por la compra del equipo POS) te brindar la
informacin suficiente para ejercer un buen control con
la herramienta ms sencilla y prctica del mundo, el
EXCEL. Es muy comn que todos los datos que te
brinda el software instalado en tu POS (Point Of Sale)
sea exportable a archivos en Excel.
Las hojas de clculo son adaptables a todas tus
necesidades, puedes agregarle los campos que quieras,
las formulaciones que necesites y sus posibilidades son
muy amplias. Claro que esto depende de cunto Excel
sepas, entre ms conocimiento poseas mayores sern
tus posibilidades de explotarla al mximo, tambin para
esto, existen muchos cursos en el mercado (Bsicos y
Avanzados) y de diversas modalidades (Virtuales,
presenciales, en CD, en DVD, etc.)
Quisiera en este post, ensearte como llevar ese control
en unas cuantas hojas de Excel, en su expresin ms

bsica, de tal manera que sea muy sencillo para ti, pero
sera una tarea muy complicada y de mucho tiempo
plasmar aqu las necesidades de tantos tipos de
negocios.
As que en esta oportunidad vamos a escoger un tipo de
negocio para hacer el ejercicio, el cual podr ser
adaptable para otros que sean muy similares en su
operacin. Reitero nuevamente que es necesario estar
familiarizado con el manejo de Excel Bsico.
Para esta gua que seguiremos a continuacin he
decidido escoger como negocio a una Cigarrera, para
los lectores de otros pases que estn un poco perdidos
con este trmino, las cigarreras son tiendas pequeas
dedicadas a la venta de Cigarrillos, Licores y Cervezas,
pero les mezclan otras categoras para la atencin de
otras franjas horarias tales como Cafetera, Pasabocas,
Bebidas sin alcohol, entre otras.

3 aspectos importantes a tener en

cuenta.
1. El primer aspecto a tener presente y que ya lo
hemos mencionado antes, es contar con un sistema
de registro que te permita discriminar la venta de
tus productos, este sistema te debe permitir
alimentarlo con las cantidades de referencias
compradas de tal manera que tengas a la mano las
existencias disponibles en tu tienda, estas
existencias sern actualizadas cada vez que se
presente una novedad, llmese venta, rotura, robo,
devolucin, etc.
2. Tienes que establecer un cronograma para la
realizacin de los Inventarios Fsicos de Mercanca
y cumplir con este fielmente.
3. Debes fijar los Precios de Venta de todas las
referencias y esa hoja que crearemos en Excel, te
debe permitir registrar all todas las novedades que
impliquen cambios del Precio de Costo y de Venta.

Esta hoja te facilitar el clculo de la Utilidad Bruta

que debe generar cada artculo.

Elaboracin Hojas de Clculo

1.Relacin de artculos con Precio de Costo,
Precio de Venta y Calculo del Margen Bruto
Esta hoja de clculo es bien sencilla, solo necesitamos 5
columnas, en la primera colocaremos el cdigo que le
corresponde a cada uno de los productos, este cdigo
puede ser creado por ti o pueden ser los ltimos dgitos
del cdigo de barras, esta referencia que escojas debe
ser la misma con la que lo identifiques en el sistema
POS o sistema de registro de la venta, a continuacin
otra columna con la descripcin del producto, esta
descripcin debe ser lo ms detallada posible de tal
manera que no haya lugar a la confusin en el momento
de identificar un articulo, la tercera y cuarta columna
corresponden al precio de costo y precio de venta
respectivamente, para calcular el precio de venta
puedes ir al siguiente post: Cmo calculo el precio

de venta de un artculo para mi tienda? Y por ultimo

incluimos la columna de % de Margen cuyas celdas
formularemos de acuerdo con lo explicado en Cmo
calculo el Margen Bruto de un producto? Y Cmo
calculo el Margen Bruto de un producto con IVA?

Esta hoja entonces te permite conocer todo el portafolio

de tu tienda, actualizar costos y ventas cada vez que
sea necesario y evitar prdidas de margen, siendo
disciplinado en la entrada de los datos cada que se
realice una novedad como una nueva compra con
nuevos costos y/o nuevos productos. De esta hoja,
debes alimentar la hoja que haremos a continuacin en
el siguiente punto.

2.Formato Toma Fsica de Inventario

Esta hoja lo que te permite es tener actualizado todo tu
portafolio de productos de tal manera que te sea fcil
imprimirlo para hacer el inventario fsico de acuerdo con
el cronograma que hayas planteado.
Solo debe tener la Referencia, la Descripcin y la
columna para llenar con las cantidades inventariadas.

3.Valorizacin Inventario Fsico

Esta hoja la puedes hacer basado en la anterior, solo es
necesario agregarle las columnas para los Precios de
Costo y Venta y otras dos columnas para la valorizacin
al costo y a la venta, colocando una frmula que

multiplique las cantidades inventariadas por los precios

respectivos.

Al final de la valorizacin, sumas ambas columnas para

obtener el valor total de todo tu inventario al costo y a la
venta.

4.Clculo de las diferencias de Inventario

Tal como indica este subtitulo, vamos a tener una hoja
de clculo ya sea generada por el software del POS o
digitada por ti donde estarn las cantidades existentes
tericamente, dato resultante del ingreso de inventarios
al POS y los descuentos generados por la venta de los
productos y algunos otros movimientos.

Esta hoja en un principio debe contener 7 columnas ya

llenas con REFERENCIA, DESCRIPCION, CANTIDAD
TERICA, PRECIO COSTO, PRECIO VENTA, TOTAL
COSTO y TOTAL VENTA.

Procedemos entonces a crear otra hoja donde

combinaremos los datos de la hoja del punto 3 con la del
punto 4 as:

Para la columna de Diferencia Cantidad tomamos el

dato de la toma fsica y le restamos la cantidad terica
arrojada por el sistema de pago, igualmente para las
diferencias de Total Costo y Total Venta tomamos los
datos del cuadro del punto 3 y les restamos los del
cuadro del punto 4.
El anlisis de estos resultados se debe realizar basado
en que las existencias tericas son de mxima
confiabilidad, por lo tanto las diferencias negativas
representan un faltante de mercanca y las diferencias
positivas un sobrante.
Sobre estas diferencias deber responder el
administrador del negocio y dar las explicaciones al
respecto.
Las causas de estas diferencias pueden ser variadas, he
aqu algunos ejemplos:
Diferencias Negativas (Faltantes de Inventario)

Robo

Daos de mercanca no reportados al sistema

Producto vendido con otro cdigo

Ingreso al sistema de cantidades ms altas que

las reales

Diferencias Positivas (Sobrantes de Inventario)

Bonificaciones en producto no ingresadas al

sistema

Otros productos vendidos con el cdigo del

producto que est sobrando

Errores de digitacin al sistema

Compras de productos no ingresadas al

sistema

Bueno, espero que esta informacin haya sido de

mucha utilidad y por favor no dudes en consultarme tus
dudas al respecto, puedo ampliarte la informacin e

incluso podemos crear entre ambos algunos formatos u

hojas de clculo que contribuyan con tu gestin
El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en ingls) emiti la
Norma Internacional de Informacin Financiera 13, Medicin del Valor Razonable (NIIF 13), la cual
se aplicar para periodos anuales que comiencen a partir del 1 de enero de 2013.
En resumen, esta norma: define valor razonable, establece en una sola NIIF un marco para la
medicin del valor razonable y requiere informacin a revelar sobre las mediciones del valor
razonable.
As, esta NIIF se aplicar cuando otra NIIF requiera o permita mediciones a valor razonable o
informacin a revelar sobre mediciones a valor razonable (y mediciones, tales como: valor
razonable menos costos de venta, basados en el valor razonable o informacin a revelar sobre
esas mediciones), excepto en circunstancias especficas.
El valor razonable es una medicin basada en el mercado, no una medicin especfica de la
entidad. Para algunos activos y pasivos pueden estar disponibles transacciones de mercado
observables o informacin de mercado, pero para otros no. Sin embargo, el objetivo de una
medicin del valor razonable en ambos casos es el mismo: estimar el precio al que tendra lugar
una transaccin ordenada para vender el activo o transferir el pasivo entre participantes del
mercado en la fecha de la medicin en condiciones de mercado presentes; es decir, un precio de
salida en la fecha de la medicin desde la perspectiva de un participante de mercado que mantiene
el activo o debe el pasivo.
Cuando un precio para un activo o pasivo idntico es no observable, una entidad medir el valor
razonable utilizando otra tcnica de valoracin que maximice el uso de datos de entrada
observables relevantes y minimice el uso de datos de entrada no observables, debido a que el
valor razonable es una medicin basada en el mercado, se calcula con los supuestos que los
participantes del mercado utilizaran al fijar el precio del activo o pasivo, incluyendo los supuestos
sobre riesgo. En consecuencia, la intencin de una entidad de mantener un activo o liquidar o
satisfacer de otra forma un pasivo no es relevante al medir el valor razonable.
La definicin de valor razonable se centra en los activos y pasivos porque son un objeto principal
de la medicin en contabilidad. Adems, esta NIIF se aplicar a instrumentos de patrimonio propios
de una entidad, medidos a valor razonable.
Enfoque de medicin del valor razonable

Una medicin del valor razonable requiere que una entidad determine todos los elementos
siguientes:

El activo o pasivo concreto que es el objeto de la medicin.

Para un activo no financiero, la premisa de valoracin que es adecuada para la medicin

(de forma congruente con su mximo y mejor uso).

El mercado principal (o ms ventajoso) para el activo o pasivo.

Las tcnicas de valoracin adecuadas para la medicin, considerando la disponibilidad de

datos con los cuales desarrollar datos de entrada que representen los supuestos que los
participantes del mercado utilizaran al fijar el precio del activo o pasivo y el nivel de la jerarqua del
valor razonable en la que se clasifican los datos de entrada.