UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA - SISTEMA DE

INVESTIGACIN

NOMBRE:
JUAN CAMILO CASTAO RAMREZ 261211204
JUAN PABLO CORREDOR RODRIGUEZ 261212106
JHON RICARDO MOLINA RODERO 261212206
JESSICA TATIANA MONROY MARCELO 261212207

TALLER N 3: APLICACIN DE LA MATRIZ DOFA Y LA MATRIZ MCPE.

1. TTULO: SISTEMA DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN DE LA

INFORMACIN DE LOS ALUMNOS, DOCENTES Y EL CONTROL DE LOS PAGOS
RECIBIDOS EN EL COLEGIO DIVINO NIO DE COGUA.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El colegio Divino Nio del municipio de Cogua, es una institucin educativa privada, que desde hace
10 aos presta sus servicios a la comunidad, iniciando labores con un nmero de 45 alumnos y en la
actualidad cuenta con 1901 alumnos, distribuidos en los cursos de Pre-Jardn a Sptimo grado de
educacin bsica secundaria. Proyectndose a incrementar el nmero de estudiantes en los prximos
7 aos y para el ao 2017 posesionarse como uno de los colegios ms reconocidos de la regin.
A partir del ao 2009, empez a ofrecer los niveles de bachillerato, abriendo el ao pasado el grado
sexto, este ao el grado sptimo y se tiene proyectado para los aos siguientes ir abriendo los dems
cursos sucesivamente.
Despus de haber realizado una consulta con la secretaria quien es la encargada de manejar en gran
proporcin la parte administrativa del colegio, se pudieron realizar los siguientes hallazgos.
En la actualidad el colegio no cuenta con un sistema de informacin o base de datos que permita
llevar el registro de los alumnos de una forma ordenada y segura, esto hace que al momento de
generar las listas de cada curso que cuenta con un numero promedio de 30 alumnos2, se tenga que
hacer de forma manual, verificando curso por curso o verificando las carpetas de cada uno de los
alumnos para obtener los nombres completos, de esta forma esta actividad se hace dispendiosa y no
le da fiabilidad a la informacin.
No existe un mecanismo seguro para registrar los pagos que realizan cada uno de los alumnos por
concepto de pensin, que est entre los $ 90.000 y $110.000, que se hacen, ya que para realizar este
procedimiento se utilizan unas planillas por curso en donde figura el nombre del alumno y los meses
del ao, en el momento que el alumno lleva el talonario se marca con una X el mes que est
pagando, esto nicamente para la pensin.
En el momento de los padres solicitar certificados de estudio, estos se deben realizar casi de forma
manual ya que hay que buscar en las carpetas de aos anteriores las notas para poder generarlos y
estos se estn entregando 2 (dos) o 3 (tres) das despus, ya que no se tiene un control sobre la
documentacin que debe tener cada uno de los alumnos.
Al principio todo funcion de manera eficaz, pero al pasar el tiempo el volumen de informacin viene
aumentando considerablemente y esto ha hecho que los procesos en la actualidad no sean
confiables generando inconvenientes y aumentando el tiempo de atencin para los procesos
anteriormente mencionados, por parte de la secretaria o docentes encargados.
Aunque tenan en mente un crecimiento en la poblacin estudiantil, ninguno previ estrategias para
un eficiente manejo de la informacin.
Debido a lo anteriormente descrito en el momento que la Secretara de Educacin, solicita alguna
informacin no se encuentra de inmediato y hay que realizar nuevamente los procesos de forma
manual.

As mismo se generan inconformidades por parte de los padres de familia, quienes manifiestan que el
servicio no es eficiente por la demora en la entrega de cualquier documento solicitado sin importar el
carcter de urgencia que se tenga.
Teniendo en cuenta la Descripcin del Problema, realice:
1.(Valor 1.5) Realizar la Matriz DOFA.

DEBILIDADES (D)

FORTALEZAS (F)

1. no cuenta con un sistema de

informacin o base de datos
2.No existe un mecanismo seguro
para registrar los pagos
3.los certificados de estudio, se
deben realizar casi de forma
manual y se estn entregando 2
(dos) o 3 (tres) das despus
4.
la
actualizacin
de
la
informacin no es confiables
generando
inconvenientes
y
aumentando el tiempo de atencin
para los procesos
5.servicio no es eficiente por la
demora en la entrega de cualquier
documento solicitado
OPORTUNIDADES (O)
1. Tendencia al
crecimiento
2.
Facilitar la
gestin
de
la
informacin y el
acceso oportuno a
ella
3. Mejoramient
o del servicio a los
padres
4. Reduccin
en
tiempos
de
ejecucin de los
procesos
5. Fortalecer la
utilizacin de los
recursos
tecnolgicos
6. Implementac
in y atencin de
las
quejas
y
reclamos a travs
del buzn
AMENAZAS (A)
1. Reportes
errados
2. Desmejorar
la imagen de la
institucin en el
sector educativo

ESTRATEGIAS (DO)
1.implementar un sistemas
informacin o base de datos

1.incrementar
estudiantes

del

nmero

de

ESTRATEGIAS (FO)
de

2.agilidad en todos los procesos

de papeleos

1.conservar el buen desempeo de

la institucin para aumentar su
demanda
2.implementar medios tecnolgicos
en los procesos educativos

3.utilizar
herramientas
tecnolgicas que faciliten la
gestin, seguimiento y control de
la informacin
4.tener un buzn de PQRS para
tener poder tener en cuenta al
cliente y poder gestionar una
mejora continua

ESTRATEGIAS (DA)
1. Llevar
rigurosamente un control
detallado
de
la
informacin
2.

2.(Valor 1.5) Realizar la Matriz MCPE.

ESTRATEGIAS (FA)
1. Mejorar la calidad de
los servicios desarrollando
un programa de capacitacin
2. Implementar
rpidamente el Sistema de
informacin

3.
(Valor 2.0) Elaborar un plan de contingencias para las estrategias
seleccionadas, teniendo en cuenta el proceso descrito en el tema 6, al igual que el
impacto y probabilidad de cada una de las acciones previstas.

2. TTULO: SISTEMA DE INFORMACIN PARA CONTROL DE INVENTARIOS DE LA

PAPELERIA COLORAMA
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la papelera Colorama el mtodo utilizado en la actualidad es totalmente manual, y en el manejo de
informacin de inventarios son aproximaciones.
Para hacer las compras revisan las existencias de los productos con ms rotacin, los de poca rotacin solo se
dan cuenta que se agotaron cuando algn cliente pregunta por el producto o no saben cunto tienen de cada
producto.
Los productos de baja rotacin se refieren a la mercanca de temporada, como por ejemplo el da de amor y
amistad, da de la madre, da del padre etc., cuando no tienen una informacin real e histrica de movimientos
para realizar las compras necesarias de dichos productos, esto trae como consecuencia mercanca retenida de
un 20% en bodega, tener que venderla despus a precio de costo en el mejor de los casos, por menos del que
se compr y en ltimas se pierde por daos y ocupa un espacio que se podra estar utilizando para otro tipo de
mercanca.
Cuando hablan de productos de alta rotacin y poca utilidad lo manejan con una ganancia de menos del 10%
sobre el costo, como los son esferos, lpices, cuadernos y los derivados del papel peridico, esto para ser
competitivos, el problema es que para sacar la ganancia se debe saber las existencias que hay ms las que
llegaron, se tiene que hacer un redondeo en la utilidad para sacar dicha ganancia, lo cual se hace solo por
facturas como se haba mencionado antes, pero no existe un sistema que controle la entrada y salida de esta,
para sacar un informe y compararlo fsicamente y saber realmente cuntas existencias hay, y debido a esto se
necesita otro tipo de herramienta que ayude y controle al realizar lo anterior con rapidez sobre existencias
reales.
En la actualidad, han surgido nuevas formas de hacer negocios en el mundo, forzadas quizs por un proceso de
globalizacin, que se impone en todo el mundo, que exige en los actuales momentos un cambio de mentalidad
centrada en la maximizacin de la calidad y manejo de datos
La Papelera COLORAMA, ha venido experimentando un moderado pero sostenido crecimiento y aumento de
su participacin en el mercado de venta y suministro de todo lo relacionado con lo que es una papelera, lo que
ha significado un cierto aumento del volumen de ventas en el cual no pueden controlar las existencias del
almacn, en lo que se refiere a la parte de inventarios
As mismo, la empresa no cuenta con un mtodo de evaluacin y control que le permita realizar el seguimiento
de la ejecucin de su actividad econmica, no se puede realizar un inventario que sea confiable y real, se basan
en las facturas de compra y venta de la mercanca pero no lo verifican a menudo, no se hacen con frecuencia
ya que conlleva mucho tiempo, esto debido a lo manual del proceso.
La falta de un sistema de inventario hace que se compre lo que no se necesita, y lo que se necesita no se
compra, esto trae gastos innecesarios y el estancamiento de mercanca de poca rotacin y lo que realmente
tiene ms rotacin escasea con frecuencia.
En la actualidad, el tener organizada la empresa en cuanto los datos que se manejan ya sean de inventarios,
facturacin, pedidos y entregas, se pueden hacer estudios y proyecciones, para el buen desempeo del ente

econmico, cuando este carece de una estructura de manejo de informacin se pueden incurrir en errores que
pueden traer gastos innecesarios y estancamiento de material.

Teniendo en cuenta la Descripcin del Problema, realice:

4.(Valor 1.5) Realizar la Matriz DOFA.
5.(Valor 1.5) Realizar la Matriz MCPE.
6.
(Valor 2.0) Elaborar un plan de contingencias para las estrategias
seleccionadas, teniendo en cuenta el proceso descrito en el tema 6, al igual que el
impacto y probabilidad de cada una de las acciones previstas.

DOFA:

DEBILIDADES (D)

FORTALEZAS (F)

1.El mtodo utilizado en la actualidad

es totalmente manual.
2.Los productos de baja rotacin,
cuando no tienen una informacin real
e histrica de movimientos para
realizar las compras necesarias de
dichos
productos,
trae
como
consecuencia mercanca retenida en
bodega, tener que venderla despus
a precio de costo en el mejor de los
casos, por menos del que se compr
y en ltimas se pierde por daos y
ocupa un espacio que se podra estar
utilizando para otro tipo de mercanca.

1. tendencia
crecimiento

al

3.No existe un sistema que controle la

entrada y salida de ganancias.

4.No pueden controlar las existencias

del almacn, en lo que se refiere a la
parte de un inventario confiable y real.

5. No cuenta con un mtodo de

evaluacin y control que le
permita realizar el seguimiento de
la ejecucin de su actividad
econmica como empresa.

OPORTUNIDADES (O)
1. aprovechar el
moderado
pero
sostenido crecimiento
y aumento de su
participacin en el
mercado de venta y
suministro de todo lo
relacionado con lo
que es una papelera.
2. pequeas
empresas
pueden
requerir sus servicios

ESTRATEGIAS (DO)

ESTRATEGIAS (FO)

1. Realizar
investigaciones de mercado
para saber a qu empresas
se les puede brindar un
servicio

1. buscar
nuevos
convenios o contratos
fijos con empresas que
requieran una cantidad
moderadamente alta en
implementos de papelera

2.
Implementar las
nuevas
tecnologas
de
informticas para crear un
sistemas de control y
seguimiento para cada uno
de los productos que entran
en bodega

2. Conservar
el
continuo crecimiento de la
empresa para generar
mayor demanda.

AMENAZAS (A)
1.se basan en las facturas
de compra y venta de la
mercanca
pero
no lo
verifican a menudo, no se
hacen con frecuencia ya que
conlleva mucho tiempo.

2.La falta de un sistema de

inventario hace que se
compre lo que no se
necesita, y lo que se
necesita no se compra, esto
trae gastos innecesarios y el
estancamiento de mercanca
de poca rotacin y lo que
realmente tiene ms rotacin
escasea con frecuencia.

MCPE :

ESTRATEGIAS (DA)1
1. Desarrollar
un
sistema que permita el
mejoramiento
de
las
actividades econmicas y
productivas de la empresa
permitiendo un rendimiento
eficiente.

ESTRATEGIAS (FA)
1. realizar la
separacin de productos
catalogandolos por su
rotacin
2. contratar una
empresa que desarrolle
una solucin tecnolgica
basada en tecnologas
giles para crear un
inventario automatizado