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INFORME
DISEAR
UN
ENTIDADES DEL
Equipo de trabajo:
Director
Productora ejecutiva
Expertos organizacionales
Experto constitucionalista
Experto en mtodos de seguimiento
y apoyo a la gestin
Investigadores acadmicos
ii
ndice
INTRODUCCIN ..................................................................................................................................................... 1
PRESENTACIN....................................................................................................................................................... 3
PRIMERA PARTE: ANTECEDENTES .................................................................................................................. 5
CAPTULO PRIMERO: LA COMUNICACIN PBLICA ............................................................................... 5
1
2
3
3.5
3.5.1
3.5.2
3.6
El concepto de democracia aplicado a la comunicacin pblica............................................................ 36
3.7
El concepto de poltica aplicado a la comunicacin pblica.................................................................. 37
3.8
El concepto de participacin ciudadana ............................................................................................... 37
4
Modelo de comunicacin pblica organizacional e informativa para entidades del Estado
(MCPOI)................................................................................................................................................................. 37
4.1
Definicin............................................................................................................................................. 39
4.2
4.3
4.4
4.5
4.5.1
Objetivo................................................................................................................................................ 39
Propsito y finalidad ............................................................................................................................ 39
Marco institucional.............................................................................................................................. 40
Enfoque ................................................................................................................................................ 42
Competencias comunicativas para la construccin de consensos...........................................................43
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.3
1.3.1
1.3.2
Interlocucin ........................................................................................................................................ 47
Visin compartida (eje temtico de la comunicacin organizacional)....................................................49
Trabajo colaborativo (eje temtico de la comunicacin organizacional) ................................................50
Sistematizacin (eje temtico de la comunicacin Informativa)..............................................................51
Socializacin de la informacin (eje temtico de la comunicacin informativa) ...................................52
Visibilidad ............................................................................................................................................ 53
Publicidad (eje temtico de la Rendicin de cuentas a la sociedad) .......................................................54
Posicionamiento (eje temtico de la Rendicin de cuentas a la sociedad) .............................................55
Matriz estratgica........................................................................................................................................ 56
2.1
Ideas reguladoras.................................................................................................................................. 56
2.2
Ruta crtica temtica ............................................................................................................................ 57
3
Plan de comunicacin................................................................................................................................. 59
4
Mtodo de seguimiento y apoyo a la gestin comunicacional ............................................................. 59
4.1
Marco conceptual ................................................................................................................................. 59
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.2
4.2.1
4.2.2
4.3
La relacin que establece el MCPOI con otras corrientes de la investigacin en comunicacin .......... 62
ii
4.1
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.2
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.3
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
Proceso de elaboracin y ejecucin del Plan de Medios y de acciones comunicativas. ....................... 107
Primer momento: anlisis de los objetivos de cada uno de los temas de la Ruta crtica temtica ....107
Segundo momento: elaboracin de cronogramas y presupuestos ........................................................118
Tercer momento: ejecucin del Plan..........................................................................................................118
4.4
Proceso de construccin y aplicacin de indicadores del Mtodo de seguimiento y apoyo a la
gestin del Plan de comunicacin..................................................................................................................... 121
4.4.1
Indicadores de seguimiento a los ejes temticos .....................................................................................123
4.4.1.1
Desarrollo de mecanismos de escucha y receptividad .................................................................123
4.4.1.2
Desarrollo de la actitud de servicio.................................................................................................124
4.4.1.3
Construccin de visin compartida ................................................................................................125
4.4.1.4
Promocin del trabajo colaborativo ................................................................................................126
4.4.1.5
Promocin de la cultura de la sistematizacin ..............................................................................126
4.4.1.6
Posicionamiento del concepto de la informacin como bien colectivo ......................................126
4.4.1.7
Aplicacin del principio de publicidad..........................................................................................127
4.4.1.8
Concepto comunicativo del posicionamiento ...............................................................................128
4.4.2
Indicadores de seguimiento a los campos de aplicacin del MCPOI ...................................................128
4.4.2.1
ndice de evolucin de las acciones comunicativas ......................................................................129
4.4.2.2
ndice de evolucin de la comunicacin informativa...................................................................129
4.4.2.3
ndice de evolucin de la Rendicin de cuentas a la sociedad ....................................................130
4.4.3
ndice de seguimiento y apoyo a la gestin del Plan de comunicacin................................................130
4.4.3.1
Perspectiva de la poblacin objetivo...............................................................................................131
4.4.3.2
Perspectiva de los procesos..............................................................................................................131
4.4.3.3
Perspectiva de los aprendizajes.......................................................................................................132
4.4.3.4
Perspectiva econmica......................................................................................................................133
4.4.4
ndice de desempeo del Modelo de comunicacin pblica organizacional e informativa ..............136
4.4.4.1
ndice de interlocucin .....................................................................................................................137
4.4.4.2
ndice de apertura .............................................................................................................................137
4.4.4.3
ndice de visibilidad..........................................................................................................................137
ANEXO..................................................................................................................................................................... 140
REFERENTES NORMATIVOS PARA LA APLICACIN DEL MODELO DE COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO (MCPOI)...................... 140
iii
ndice de ilustraciones
Ilustracin 1 Modelo de comunicacin pblica organizacional e informativa para entidades del
Estado (MCPOI) ......................................................................................................................................... 23
Ilustracin 2 Campos de actuacin de la comunicacin en las organizaciones. ........................................... 25
Ilustracin 3 Modelo de Comunicacin para la Construccin de Consensos ............................................... 43
Ilustracin 4 Plan de comunicacin. ..................................................................... Error! Marcador no definido.
Ilustracin 5 Estrategias de actuacin................................................................................................................... 90
Lista de formatos
Formato 1 Instructivo para el diligenciamiento de los instrumentos de evaluacin para el
diagnstico de la comunicacin pblica................................................................................................ 83
Formato 2 Cuestionario de evaluacin de la comunicacn organizacional................................................... 84
Formato 3 Cuestionario de evaluacin de la comunicacin informativa....................................................... 85
Formato 4 Cuestionario de evaluacin de la Rendicin de cuentas a la sociedad ....................................... 86
Formato 5 Ejemplo de valoracin de la encuesta sobre comuniccin organizacional................................. 88
Formato 6 Modelo de directiva que divulga las polticas incluidas en el declogo propuesto por
el MCPOI con sus criterios de aplicacin ............................................................................................ 104
iv
INTRODUCCIN
El Programa de Cooperacin Internacional Fortalecimiento de la Transparencia y la
Rendicin de Cuentas en Colombia, auspiciado por la Agencia de los Estados Unidos
para el Desarrollo Internacional USAID- y ejecutado en el pas por la Firma CASALS &
ASSOCIATES INC., con la asistencia tcnica de la firma consultora Comunicacin
Pblica Estrategias, ponen a disposicin de las entidades del Estado del orden nacional
y territorial el presente Modelo de comunicacin pblica organizacional e informativa
para entidades del Estado (MCPOI) y su Manual de Implementacin.
Ambos documentos, son resultado del trabajo del Programa en torno a la idea de
disear una carta de navegacin para el enfoque y la prctica de la comunicacin de
carcter organizacional y de informacin en estas entidades, a partir de un ejercicio de
diagnstico realizado por el Programa USAID/CASALS Fortalecimiento de la
Transparencia y la Rendicin de Cuentas en Colombia asistido en este proceso por el
Centro Colombiano de Responsabilidad Empresarial (CCRE), como desarrollo de la
estrategia comunicativa del Modelo de gestin tica para entidades del Estado, en
veintin (21) entidades del Nivel Territorial y dos (2) entidades del Nivel Nacional y
mediante un proceso de construccin colectiva y participativa con sus servidores
pblicos en el transcurso del ao 2003.
En el marco conceptual del Modelo General de comunicacin pblica desarrollado por
Comunicacin Pblica Estrategias en diversos proyectos de movilizacin social y en
entidades del Estado y empresas privadas, el Programa USAID/CASALS
Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendicin de Cuentas en Colombia solicit
por encargo a este ente especializado el diseo de un Modelo de comunicacin pblica
organizacional e informativa para entidades del Estado y su Manual de
Implementacin, que busque fortalecer la comunicacin organizacional y garantizar la
produccin, circulacin y socializacin de la informacin en las entidades del Estado
hacia sus diferentes grupos de inters y que enriquezca y desarrolle la Rendicin de
Cuentas a la comunidad; para ello fue necesario resumir y complementar el acervo de
conceptos contenidos en las ms recientes investigaciones sobre la comunicacin
pblica, procurando concentrar el ejercicio acadmico en la exposicin de aquellos
principios, metodologas e instrumentos cuyo conocimiento y asimilacin resultan
imprescindibles para entender y aplicar a cabalidad el Modelo.
El instrumento puesto a consideracin de las entidades del Estado por el Programa
USAID/CASALS, se concreta en la construccin de las categoras de anlisis y los ejes
temticos que resultan del diagnstico de la comunicacin en estas entidades, a partir de
los cuales se ha diseado una aplicacin especfica del Modelo general de comunicacin
pblica, que busca ordenar y dotar de sentido a la prctica de la comunicacin
organizacional e informativa en el sector pblico, en consonancia con el marco
institucional y jurdico que le da cuerpo y en el marco del enfoque de la comunicacin
PRESENTACIN
El tema de la comunicacin, puede decirse, es un campo an inexplorado en las
entidades del Estado. A travs de la aproximacin que signific la capacitacin para
instrumentalizar la estrategia comunicativa del Elemento de Control Acuerdos,
Compromisos o Protocolos ticos, estndar de control creado como parte de la
propuesta del Modelo de Control Interno para entidades del Estado, producto
igualmente del Programa USAID/CASALS Fortalecimiento de la Transparencia y la
Rendicin de Cuentas en Colombia, result evidente que la comunicacin es un
asunto que rebasa de manera amplia el campo de la promocin y difusin de la Carta de
Valores en las entidades, y que, en trminos generales, existe un vaco en este campo
que es preciso llenar con elementos conceptuales y con instrumentos funcionales de
trabajo.
Los componentes de Control Comunicacin e Informacin del Modelo de Control
Interno para entidades del Estado desarrollados por el Programa USAID/CASALS, por
otra parte, subrayan la necesidad de disear de manera tcnica planes de comunicacin
estratgica que unifiquen criterios y marquen el derrotero por donde debe transcurrir la
prctica comunicativa en las entidades del Estado.
En trminos generales, puede decirse que en el sector pblico la comunicacin ha sido
utilizada tradicionalmente para cumplir dos grandes objetivos: cuidar la imagen del
gobernante en el caso de las entidades territoriales o del directivo de mayor nivel en las
entidades nacionales, y administrar las relaciones con los medios de comunicacin. Esto
explica porqu, lo que se encuentra en estas entidades por lo general son oficinas de
prensa y no unidades de comunicacin, y porqu el perfil de los comunicadores
vinculados est determinado por su formacin y su experiencia como periodistas y no
cuentan las entidades con profesionales de la comunicacin especializados y con
experiencia en la comunicacin organizacional.
El objetivo estratgico del Modelo de comunicacin pblica organizacional e
informativa para entidades del Estado (MCPOI) es contribuir a llenar este vaco y
ofrecer a las entidades un enfoque y una metodologa para disear Planes de
Comunicacin que no solamente se propongan establecer unas buenas relaciones con los
medios de comunicacin y garantizar la difusin de las actuaciones de las entidades,
sino que contribuyan a la consolidacin de una cultura organizacional fundada en los
principios de la funcin pblica y encaminada a movilizar internamente a los servidores
pblicos en sintona con los objetivos estratgicos propios de cada entidad y con el
cumplimiento de los fines esenciales del Estado.
El contenido de esta publicacin est ordenado en tres partes y cada una de ellas se
subdivide, a su vez, en captulos que abordan cada uno de los temas tratados.
3
PRIMERA PARTE:
ANTECEDENTES
CAPTULO PRIMERO:
LA COMUNICACIN PBLICA
1
CAPTULO SEGUNDO:
DIAGNSTICO DE LA COMUNICACIN EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO
1
Conceptos bsicos
Comunicacin y cultura
Cultura organizacional
para que otros los rechacen. Y lo que permite esa reconstruccin, el dilogo entre los
diversos sentidos, es la comunicacin a travs de procesos sociales que continuamente
estn facilitando y promoviendo comprensiones compartidas por medio de la
conversacin, que es el mecanismo comunicativo a travs del cual es posible redefinir,
apropiar, reformular, resignificar y reconstruir el sentido compartido. Cultura y
comunicacin estn, pues, indisolublemente unidas.
Segn Horacio Andrade (1992), una cultura es fuerte, cuando:
1. Los valores en ella estn claramente definidos y ampliamente difundidos.
2. Los valores rigen la conducta de los miembros de la organizacin.
3. Los valores estn jerarquizados en funcin de su importancia.
Y una cultura es funcional, cuando:
1. Permite a la organizacin alcanzar su misin y cumplir sus metas.
2. Motiva y compromete a sus integrantes.
3. Fomenta la integracin y crea un ambiente sano de trabajo.
1.3
importancia de referirse a las prcticas y a las maneras de vivir cotidianas, a lo que las
organizaciones hacen en su diario vivir segn su manera de ser. La cultura, as, no
puede disociarse de la comunicacin, puesto que, finalmente, lo que les confiere a las
organizaciones carcter, adems de sus acciones, est contenido en la manera como
narran esas acciones y en el horizonte de sentido que le confieren a lo que hacen, que es
un hacer institucional.
El experto espaol Joan Costa (2002) afirma que la comunicacin es ms fuerte que la
accin porque lo que las organizaciones deciden, planifican y realizan slo adquiere
sentido, significado y valores cuando lo comunican. La comunicacin extiende el acto y
lo propaga desde un punto emisor a muchos puntos de destino, tanto como interese a la
organizacin. Este aspecto es fundamental ya que las decisiones, los planes, los
proyectos, las misiones de una organizacin nunca se convertirn en hechos, si no son
comunicados. Si no se comunican, los propsitos no existen ni en el mbito interno ni el
sector externo.
La cultura organizacional, por otra parte, contiene, tambin, el conjunto de reglas que se
relacionan con la axiologa y con valores que no solamente son de carcter moral sino
que refieren al conjunto de principios que permiten que las organizaciones funcionen de
una determinada manera, esto es, que sean unas u otras claramente diferenciadas. Y
esas reglas, ese horizonte de sentido que las determina como entes culturales, encuentra
en la comunicacin su elemento articulador en la medida en que, lo que hacen,
responde, a la vez, a una cierta manera de justificar cmo lo hacen, por qu lo hacen,
para qu lo hacen y desde dnde lo estn haciendo.
Definida la cultura organizacional como las prcticas y los modos del vivir cotidiano
de las personas que hacen parte de una organizacin sus maneras de ser, hacer y de
pensar, resulta evidente que, en la medida en que las personas se estn
comunicando constantemente, la manera como lo hacen es la objetivacin de la
cultura de esa organizacin. En este sentido la cuestin no es que comunicacin y
cultura sean dos elementos separados o que la comunicacin est al servicio de la
cultura, sino que la comunicacin es la forma concreta como se expresa en la
cotidianidad la cultura y que, por consiguiente, desde la comunicacin se afecta la
cultura, es decir, que afectando las prcticas de comunicacin se afecta tambin, por
fuerza, la cultura organizacional.
Puestas las cosas en estos trminos, y una vez aceptado que los cambios en la
comunicacin producen cambios en la cultura, hay dos maneras de acometer un proceso
de cambio en la sociedad: a travs de la praxis, es decir, desde las maneras concretas de
hacer las cosas en la vida cotidiana o por la va cognitiva, a travs de la reflexin y el
conocimiento. Y lo que parece ms eficiente en la cultura organizacional, en la
perspectiva sistmica, es la introduccin de criterios y acciones que cambien las
prcticas organizacionales en una direccin determinada, en el entendido que toda
12
Procedimiento
Diagnstico
A la luz de los conceptos inicialmente planteados en este captulo resulta claro que el
diagnstico de la comunicacin en las entidades del Estado, es, bsicamente, un anlisis
de la manera como se desenvuelven las interacciones en su cultura organizacional. Esas
interacciones son de diferente tipo: tienen que ver con la manera como en ellas se
entiende y practica la comunicacin, con las prcticas comunicativas enfocadas a la
generacin, sistematizacin y socializacin de la informacin que son usuales entre sus
servidores pblicos, con los modelos mentales y las representaciones colectivas que les
13
son comunes a stos y con la manera como las entidades se relacionan con los medios de
comunicacin, que son, finalmente, los grandes mediadores que intervienen y hacen
ms fuerte o ms dbil su interaccin comunicativa con la sociedad.
En este contexto, el diagnstico de la comunicacin en las entidades del Estado, aborda
los principales riesgos que enfrenta la prctica comunicativa en estas entidades, a partir
de cinco categoras construidas con base en la teora organizacional y en la realidad de
las relaciones que usualmente establecen con los medios de comunicacin:
1.
2.
3.
4.
5.
3.1
Concepcin de la comunicacin
Cultura de la informacin
Temporalidad
Inercia
Medios masivos de comunicacin
Concepcin de la comunicacin
En trminos generales puede decirse que, en las entidades del Estado, cuando se habla
de comunicacin se hace referencia al manejo de los medios de comunicacin y, en
algunos casos a la Rendicin de cuentas a la sociedad. Pero, por regla, la comunicacin
en ellas no es entendida como el eje organizacional transversal que hace posibles
prcticas cotidianas de generacin de conversaciones e interacciones.
Ahora bien, an desde esta comprensin y partiendo del reconocimiento de que en
cumplimiento del principio constitucional de la publicidad hay entidades que han
logrado xitos innegables en el campo de la transparencia y de la Rendicin de cuentas a
la sociedad, en casi todos los casos las administraciones no tienen muy claro en qu
consiste su enfoque ni cmo lo hacen. La razn de tal contradiccin es que sus acciones
en este sentido corresponden a su proyecto poltico ms o menos democrtico pero no a
un proyecto comunicativo que aplique polticas de comunicacin claramente definidas y
las polticas que existen en el campo de la sistematizacin de la informacin se
concentran en aspectos tcnicos o en estricto ajuste a lo que estipula la Constitucin
Nacional en el tema de la Rendicin de Cuentas Administrativa.
Un enfoque desde la comunicacin para las entidades del Estado que se articule en
funcin de los riesgos que deben ser previstos para garantizar que efectivamente sus
prcticas de interaccin estn enfocadas a la construccin de lo pblico y a la generacin
de confianza, conduce, necesariamente, a la definicin de polticas de comunicacin y a
la formulacin de parmetros que orienten el manejo de la informacin. Y aqu es
pertinente hacer de nuevo una necesaria distincin entre lo que son las prcticas
comunicativas como las formas concretas de relacionarse en la organizacin y las
estrategias de comunicacin. De ah la urgencia de construir el concepto de la
comunicacin en las entidades del Estado como algo inherente a la cultura
14
Cultura de la informacin
17
Temporalidad
La temporalidad, es decir, la manera como los servidores pblicos se ubican frente a las
administraciones de acuerdo con el horizonte que se desprende de su relacin con ellas
en el tiempo es importante, como factor de cohesin o de desarticulacin, en la
bsqueda de elementos comunes que hagan posible la construccin de sentido
compartido en las entidades del Estado.
En estas entidades pueden reconocerse por lo menos tres tipos de relacin temporal: la
de los directivos, la de los servidores pblicos de carrera administrativa y la de los
asesores (contratistas administrativos y operativos)
1. El horizonte temporal de los directivos se caracteriza por una memoria de corto
plazo referida al periodo que les correspondi desde que llegaron y se proyecta en
funcin de lo que estn haciendo.
Los directivos suelen tener en cuenta
administraciones anteriores solamente para distinguirse de ellas o para darles
continuidad en algunos aspectos muy especficos, lo cual determina que estn
particularmente centrados en el presente, en el ahora (lo que se est haciendo y lo
que hay que hacer) y en el futuro inmediato. Su tiempo es finito y est caracterizado
por la inmediatez.
2. Los funcionarios de carrera administrativa, por su parte, tienen un horizonte de
memoria de largo plazo y por lo mismo estn ms anclados en el pasado desde la
presuncin de que "todo tiempo pasado fue mejor" o peor, con un elemento
adicional y es que sienten que, por haber permanecido ms tiempo en la entidad, son
residentes, en tanto que los directivos son visitantes cuya permanencia, en
ltimas, siempre ser transitoria. Para ellos en el transcurso de su visitacada
directivo inventa o impone sus propios criterios y procesos que en fin de cuentas
18
19
3.4
Inercia
La actitud de los servidores pblicos frente al cambio puede ser definida como de
inercia, es decir, de desidia e inaccin, a partir de factores como:
Los seres humanos somos contradictorios, decimos que nos gusta cambiar pero en
realidad somos conservadores y queremos que las cosas cambien siempre y cuando no
nos toque el cambio: que cambie todo a mi alrededor pero a m que me dejen tal como
estoy o que mejoren mi situacin. Pero si tengo que sufrir algn menoscabo de mis
privilegios y mejorar, o me van a ser planteadas nuevas exigencias, ya no estoy de
acuerdo puesto que me siento y me reconozco perfecto. Si cambia la estructura
obviamente debo cambiar y all empieza mi resistencia.
En trminos culturales la resistencia al cambio es un fenmeno generalizado en nuestra
sociedad y por consiguiente en las entidades; ahora bien, aunque se trata de un
comportamiento relativamente natural que tiene que ver con cierto acomodamiento con
lo conocido, as no sea lo mejor, ms que con una oposicin frrea, argumentada y
sustentada a lo nuevo, es importante subrayar que, de todas maneras, en las entidades
del Estado no parece existir una nocin del cambio lo suficientemente clara como para
que la gente le apueste a las transformaciones, pese a que, en trminos generales, se
registra en los servidores pblicos un marcado anhelo de cambio real, que no sea el
cambio formal de un gobierno o de una administracin, sino un cambio efectivo que
transforme estructuralmente al sector pblico.
A esto se suma un nivel significativo de desesperanza y escepticismo institucional que
trae como consecuencia un bajo umbral de tolerancia al cambio, sustentada en el hecho,
ya sealado, de que los cambios planteados por cada administracin no cuentan con
ninguna garanta de perdurabilidad y en ocasiones dejan las cosas peor de lo que
estaban, todo lo cual trae como consecuencia un perjudicial desgaste de ilusiones que
conduce inevitablemente a profundizar y exacerbar la desconfianza.
3.5
En trminos generales las relaciones entre las entidades y los medios masivos de
comunicacin estn caracterizadas por el rol que estos juegan como instancias veedoras
de la sociedad y como generadores de opinin, cuya responsabilidad deriva igualmente
20
21
22
SEGUNDA PARTE:
MODELO DE COMUNICACIN PBLICA ORGANIZACIONAL E
INFORMATIVA PARA ENTIDADES DEL ESTADO (MCPOI)
CAPITULO PRIMERO: MARCO CONCEPTUAL
El Modelo de comunicacin pblica organizacional e informativa para entidades del
Estado (MCPOI) es una aplicacin del Modelo general de comunicacin pblica, que
ofrece las herramientas conceptuales y metodolgicas necesarias para direccionar la
comunicacin en las entidades del Estado como un proceso de apoyo a su gestin
estratgica.
El modelo parte de interpretar una situacin que requiere ser modificada (diagnstico) y
propone un camino (categoras, ejes temticos, matriz estratgica y Mtodo de
seguimiento y apoyo a la gestin) que debe concretarse en un Plan de comunicacin
para lograr un objetivo (institucionalizacin de la comunicacin en las entidades) que
responde a un propsito y una finalidad (construccin de lo pblico y generacin de
confianza en el Estado), como se refleja en el siguiente grfico:
Diagnstico
Objetivo
Propsito
Finalidad
MCPOI
Categoras
Ejes Temticos
Matriz Estratgica
Mtodo de seguimiento y apoyo
a la gestin
24
Campos de actuacin
Comunicacin
Corporativa
Comunicacin
Informativa
Comunicacin
Organizacional
Comunicacin
para la
Interaccin
25
Comprensiones bsicas
Para entender las categoras y los instrumentos aplicados por el MCPOI es importante
conocer las comprensiones bsicas que le sirven de contexto y que le son aportadas por
el Modelo general de comunicacin pblica. Estas comprensiones bsicas explican la
26
En las entidades del Estado, al igual que en las organizaciones de carcter empresarial,
es evidente que la relacin contractual no se establece ciertamente sobre la base de la
identidad de propsitos ni mucho menos de la coincidencia de objetivos. Nadie o casi
nadie deja de firmar un contrato de vinculacin laboral por el hecho de no conocer a
priori o de no compartir plenamente los objetivos y propsitos corporativos de la
entidad a la cual se est vinculando. Es ms, nunca una entidad antepone el
conocimiento y aceptacin de sus objetivos y propsitos corporativos como
prerrequisito para la seleccin del personal. Es evidente que uno es el hecho de
trabajar para una entidad y otra la necesidad de buscar los comunes o puntos de
encuentro entre el proyecto personal y el proyecto organizacional, es decir, de movilizar
ms all del trabajo, hacia el propsito comn contenido en el propsito misional.
Se explica as porqu, la gran dificultad organizacional que enfrentan todas estas
entidades para cumplir sus propsitos misionales, tiene que ver en buena medida con
esta falsa y equivocada idea segn la cual el contrato de trabajo garantiza la
convocatoria al proyecto misional. Las entidades suelen creer que los procesos de
induccin son meros procedimientos formales de aprestamiento a la labor que va a
desarrollarse y no entienden que en realidad constituyen verdaderos momentos de
movilizacin para el encuentro y la fundacin de propsitos individuales, que a la
postre sern definitivos para caracterizar la relacin posterior entre la persona y el
colectivo. De la misma manera, pocas veces entienden la importancia de la reinduccin
y del entrenamiento, y desdean la oportunidad de re-fundar y renovar de manera
peridica el propsito comn, como si las personas fuesen documentos que, una vez
firmados, no tuvieran ni apelacin ni cambio. En pocas palabras, asumen la
comunicacin interna como un problema de informacin y de relaciones pblicas y no
reconocen su capacidad movilizadora de darle un sustrato y un soporte efectivo a la
participacin, y, lo que es ms importante, de fortalecer y cimentar propsitos colectivos
y comunes, que es, finalmente, el gran objetivo de toda forma humana de organizacin.
Las entidades del Estado, como ya se ha dicho, suelen enfrentar una situacin particular
por el hecho de que su articulacin est sujeta a variables polticas que en cualquier
momento pueden significar drsticos cambios de rumbo y alteraciones en las lneas y los
estilos de direccin, an en los casos en que el sistema poltico establezca con claridad la
diferencia que va de un proyecto de gobierno a un proyecto de Estado. Por slido que
parezca el sistema administrativo, siempre habr un alto nivel de incertidumbre por la
expectativa de que el cambio de direccin poltica tenga en l efectos negativos y, por
consiguiente, siempre ser fundamental la movilizacin interna como instrumento y
28
mecanismo para poner en comn una propuesta, una plataforma y un enfoque, en este
caso, de cumplimiento del proyecto de un gobierno o de una administracin.
Las entidades del Estado, como formas de asociacin para la consecucin de propsitos
comunes, comparten la misma condicin caracterstica de tener que proyectar hacia el
servidor pblico, una vez lograda su afiliacin inicial, alguna forma de convocatoria
que ratifique el compromiso suscrito en esa afiliacin y se proponga movilizarlo en
procura de lograr su adherencia voluntaria, apasionada, pblica y participativa al
propsito misional colectivo.
3.3
El concepto de mediador
Los mediadores son sujetos (personas, organizaciones o entidades) con pblico propio,
es decir, en condiciones de movilizar audiencias particulares (p.ej. organizaciones
sociales como ONGs, juntas comunales, grupos culturales o deportivos; estamentos
como la iglesia, la salud, la educacin o comunitarias; medios de comunicacin; lideres
sociales y de opinin, etc.)
Los mediadores son articuladores de la accin comunicativa porque: (i) cuentan con
credibilidad y legitimidad en la comunidad; (ii) poseen capacidad tcnica para el diseo
de medios; y (iii) constituyen un nodo significativo dentro de una o varias redes.
El enfoque de la comunicacin pblica tiene como criterio fundamental convocar a los
sujetos sociales (mediadores) desde su competencia y lugar social para concertar con
ellos metas y propsitos de inters comn, dado que busca no slo transmitir
informacin sino movilizar la sociedad hacia logros democrticos y hacia la constitucin
de ciudadanos. En esta perspectiva, se asume como una estrategia poltica de
intervencin en la sociedad a travs de mediadores sociales para generar redes
organizativas que permitan hacer realidad los colectivos, generar bases sociales y
construir entramados que soporten el devenir social.
Acerca de los mediadores interesa:
3.4
Los medios de comunicacin son dispositivos que dan forma a la sociedad (socializacin
de comprensiones y representaciones colectivas), con un alto potencial de construccin
de ciudadana si logran la diversificacin de las expresiones y las estticas (potencial de
participacin de los ciudadanos desde sus cdigos expresivos y competencias
explicativas) y si tienen la poltica de ampliar los accesos a la produccin (apertura de
visibilizacin a los ciudadanos) y la recepcin de informacin (diversidad de fuentes de
comprensin del mundo de la vida) Este potencial de los medios de comunicacin se
realiza segn como se comprenda su insercin en la sociedad, su competencia
socializante, su alta interpelacin pero baja complejidad, su vitalidad local y su atractivo
narrativo.
3.4.1 Sociedad meditica
Una sociedad meditica es una sociedad en la que los medios se instalan como espejos
donde la sociedad se refleja y por los cuales ella se comunica. Los medios de
comunicacin son dispositivos de alto alcance en diversos pblicos, que interpelan a la
sociedad desde el horizonte de la informacin y el entretenimiento. La centralidad de
los medios de comunicacin en la vida social contempornea se manifiesta en que su
accin es significativa para las agendas de conversacin, la toma de decisiones y la
construccin de culturas comunes. Esto significa que habitamos una cultura en la que
los medios de comunicacin existen y determinan nuestro modo de pensar (Castels,
1999)
Los medios de comunicacin, ms all de sus procesos, se deben pensar como
productores culturales desde sus juegos de representacin de la realidad. En este
sentido, los medios masivos no son solamente dispositivos de reproduccin, sino ms
bien dispositivos de produccin de sentido.
3.4.2 Los medios de comunicacin como agentes de socializacin
Segn el experto en comunicacin Omar Rincn (2002) el consumo de medios es la
tercera actividad realizada por hombres, mujeres y nios despus de dormir, trabajar o
estudiar. Esto significa que a estos medios habra que integrarles el proyecto de pas
que se requiere o se imagina. Cada uno es ms o menos como los medios masivos que
consume, ya que son sus mensajes los que se comparten y socializan en la vida de todos
los das. A travs de sus mensajes y su consistencia de actuacin cotidiana, los medios
han demostrado que son un agente de socializacin, un mecanismo por el cual se
deviene colectivo, se aprende las formas de comportarse y valorar las costumbres,
actitudes y conductas vlidas para volverse miembro de una sociedad. Los medios de
comunicacin son, as mismo, una institucin fundamental para fabricar los pasados y
futuros.
30
tanto al interior de las comunidades como fuera de ellas. Permiten poner en relacin a
toda la localidad y tienen la ventaja de tener, en muchos casos, mayor credibilidad y
legitimidad por sus contenidos y lenguaje, cercanos a la gente. An cuando hay
diversas modalidades de propiedad, participacin, programacin y funcionamiento,
todos ellos tienen algo en comn: su funcin social. Su aspecto fundamental es la
participacin de la comunidad. Esta puede darse de diversas maneras: en su propiedad,
en la produccin, en las Juntas de Programacin, constituyndose en audiencias activas,
entre otras formas (Agenda social sobre el derecho a la comunicacin, 2003)
Los medios locales se caracterizan por su potencial de proveer escenarios de encuentro
social, proveer a la comunidad de contenidos de utilidad social, posibilitar otras
estticas y modos de expresin ms cercanos a las comunidades, ampliar el acceso a la
construccin simblica de lo colectivo, mejorar la autoestima de las comunidades
excluidas del festn de los medios masivos nacionales y generar procesos de
ciudadana desde la visibilidad comunicativa (Rincn, 2002) As, los medios locales y
comunitarios se convierten en una excelente y productiva alternativa para la accin
poltica de la comunicacin.
3.4.5 Los medios de comunicacin como mquinas narrativas
Masivos o locales, los medios no son solo contenidos, ante todo son mquinas
narrativas, como lo explica el periodista argentino Toms Eloy Martnez (1997),
Hayden White, ha establecido que lo nico que el hombre realmente entiende, lo nico
que de veras conserva en su memoria, son los relatos. Podemos no comprender
plenamente los sistemas de pensamiento de otra cultura, pero tenemos mucha menos
dificultad para entender un relato que procede de otra cultura, por extica que nos
parezca. Los medios de comunicacin nacieron para contar historias () Es preciso
ponernos a pensar juntos, es preciso ponernos a narrar juntos. Lo que va a quedar de
nosotros son nuestras historias, nuestros relatos. Para hacer la comunicacin a travs
de los medios hay que disear no slo los contenidos, el encuentro con las audiencias,
sino sobre todo construir los relatos en las estticas y dramaturgias de mayor
comunicabilidad y presencia en las audiencias.
Los medios de comunicacin operan como dispositivos potentes para colectivizar
representaciones y construir sentidos en las ciudadanas siguiendo tres criterios:
32
3.5
La construccin de lo pblico
33
Lo espacial: lo pblico se refiere a la regin que protege los espacios de todos, que
impide el uso particular de los lugares que pertenecen a todos: calles, parques,
aceras, plazas.
Lo participativo: lo pblico como espacio de la deliberacin, zona de interseccin,
del inters general, donde se privilegia los temas comunes de conversacin y se
promueve la participacin ciudadana en asuntos pblicos. Lo pblico, en los ltimos
aos, se ha convertido en buscar opciones de ciudadana para fortalecer la
participacin individual y colectiva de manera organizada.
Ciudadana: lo pblico asume que los individuos somos ciudadanos y no
consumidores, imagina una sociedad donde los sujetos activan en su vida cotidiana
sus derechos y establecen un compromiso vital con la creacin de colectivos de
iguales, en pactos nuevos de confianza y en accin ciudadana democrtica. Lo
pblico quiere que seamos ms que consumidores, exige que seamos ciudadanos.
Lo meditico: lo pblico no solo tiene que ver con la pluralidad de voces e ideas que
estn representadas y reconocidas en los medios, sino mucho ms que eso, tiene que
ver con la posibilidad de la diversidad esttica para la construccin de los referentes
simblicos mediticos.
Bien simblico: lo pblico en los medios de comunicacin hace referencia a que
stos trabajan sobre un servicio de todos: el derecho a la comunicacin. En ellos se
ejerce libremente un bien de todos: el derecho a la informacin, a travs del cual sus
mensajes se constituyen en smbolos de inters general, dando origen a las llamadas
agendas temticas.
El Modelo general de comunicacin pblica es un proyecto de hacernos ciudadanos en
la convivencia entre los diferentes, que se encamina hacia la formacin de sujetos
polticos con autodeterminacin, capaces de respetar, convivir y concertar; de
construir lo pblico desde lo simblico; de participar y movilizar la sociedad en torno
a intereses colectivos.
3.6
4.1
Definicin
Objetivo
Propsito y finalidad
perspectiva, lo pblico debe ser abordado como un capital simblico para que se
convierta en un imaginario generador de un deseo colectivo y de una expectativa
razonable que se exprese como confianza en el Estado y en sus funcionarios.
Propsito: el MCPOI tiene como propsito construir en la cultura organizacional de las
entidades del Estado el imaginario del sentido de lo pblico y de la funcin del Estado
como administrador de lo pblico.
Finalidad: la finalidad del MCPOI est encaminada a introducir en la cultura
organizacional de las entidades del Estado la nocin de que administrar lo pblico
significa generar confianza.
4.4
Marco institucional
Enfoque
espacios para la participacin pueden haber sido construidos pero no existir la voluntad
de participar porque histricamente la poblacin o el grupo se han sentido excluidos,
porque predomina la desconfianza, porque hay una baja autoestima social o grupal y
estos espacios no son reconocidos como legtimos o, porque an en el caso de que su
legitimidad sea reconocida, hay pereza y no existe compromiso, ni mucho menos inters
de asumirla. Entender la participacin como un componente de la comunicacin para la
construccin de consensos, y por consiguiente la movilizacin como una metodologa de
fortalecimiento de la participacin, implica generar espacios para que sta sea posible
pero tambin trabajar sobre la disposicin a participar, como se desprende del
planteamiento de Jos Bernardo Toro (2001), cuando afirma que: La comunicacin para
la participacin democrtica debe orientarse a garantizar que los diferentes sectores
puedan hacer competir sus intereses, sus mensajes y sus smbolos, en igualdad de
oportunidades, dentro del universo de intereses, de mensajes y de smbolos que tramita
la sociedad
4.5.1 Competencias comunicativas para la construccin de consensos
Una vez definida la movilizacin social como una metodologa de fortalecimiento de la
participacin, es necesario, como encuadre y como lgica, precisar la relacin directa y
orgnica que existe entre la intencin de generar participacin y la comunicacin, como
se aprecia en la grfica que presenta lo que podemos llamar un modelo de participacin
para la construccin de consensos (Jaramillo, 2001):
Fuente: JARAMILLO, Juan Camilo. Comunicar para convocar, convocar para movilizar,
2003
43
Un grupo informado es un grupo que, por serlo, ejerce ya un nivel bsico y primario de
participacin; si adems de estar informado ese grupo es consultado acerca de lo que
piensa sobre los grandes temas que lo involucran y con respecto a las decisiones que lo
afectan, la participacin aumenta en una proporcin significativa, y si adems en ese
grupo las decisiones de carcter poltico se construyen mediante procesos de
deliberacin, la participacin adquiere un nivel ms concreto y visible. Cuando las
decisiones polticas resultan de propsitos concertados, la participacin madura como
hecho comunicativo evolucionando hacia la construccin de consensos. Finalmente, el
nivel ms depurado de participacin en un grupo (y en el caso de la sociedad el pleno
ejercicio de la ciudadana), implica que los procesos colectivos resulten de acuerdos
corresponsables que resultan a su vez del consenso entre quien orienta y dirige y
quienes hacen parte de la base del grupo.
Quedan as planteadas las competencias de la comunicacin para la construccin de
consensos y sus instrumentos de aplicacin:
44
Las categoras del MCPOI resultan del anlisis del diagnstico presentado en el segundo
captulo de la primera parte de esta publicacin y buscan trazar las grandes lneas de
sentido que el Modelo se propone desarrollar en las entidades. Son, por as decirlo, las
tres grandes autopistas o vas por las cuales se espera que transiten las acciones
comunicativas contenidas en el Plan de comunicacin. Las se ramifican, a su vez, en ejes
temticos que definen de manera concreta los temas organizacionales en los cuales debe
actuar el Plan, y los ejes temticos se reorganizan en funcin de los Campos
Organizacional, Informativo y de Rendicin de cuentas a la sociedad en los cuales acta
el MCPOI, como se ilustra en el cuadro siguiente:
CATEGORIA
APERTURA
EJE TEMTICO
Receptividad
Actitud de servicio
INTERLOCUCIN Visin compartida
Trabajo colaborativo
Sistematizacin
Socializacin de la informacin
VISIBILIDAD
Precepto constitucional de la publicidad
Concepto comunicativo del posicionamiento
CAMPO
COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL
COMUNICACIN
INFORMATIVA
RENDICIN DE CUENTAS A
LA SOCIEDAD
A continuacin se desarrollan los contenidos de las categoras del MCPOI con sus
respectivos ejes temticos.
45
1.1
Apertura
46
Interlocucin
3. Sistematizacin
4. Socializacin de la informacin
1.2.1 Visin compartida (eje temtico de la comunicacin organizacional)
La visin compartida no hace referencia tanto al conocimiento exhaustivo del diario
quehacer de la organizacin, sino a que los funcionarios puedan asumirse como parte de
un sistema que tiene una misin que cumplir y a la cual estn contribuyendo o por el
contrario obstaculizando con su labor, en este sentido, la visin compartida debe
distinguirse del conocimiento especializado y hace referencia a aquellos elementos
orientadores, de contenido y no formales, que en trminos no solamente ticos sino
desde otros horizontes polticos, culturales y administrativos, pueden convertirse en
lugares de reconocimiento donde sea posible construir acuerdos organizacionales.
Frente a esto, es necesario tener en cuenta dos cuestiones:
1. Una condicin que debe ser considerada para el ordenamiento de la comunicacin
en estas entidades es la complejidad del Estado, el hecho de que resulta literalmente
imposible que alguien pueda tener en la cabeza todo lo que pasa en una
administracin o que alguien pueda interactuar con todas las reas y adems acceder
a una clara comprensin de la totalidad de los procesos relacionados con la
administracin pblica. Por esto el proyecto comunicativo no debe centrar su
esfuerzo en pretender que todos los funcionarios estn plenamente enterados al
detalle de lo que se est haciendo en todas las instancias de la entidad; ello es
importante y nunca sern suficientes los esfuerzos que se hagan en esta direccin,
pero de lo que se trata en esencia es de buscar que la visin compartida se construya
en torno a ejes estratgicos organizacionales como el hecho de que tanto los
directivos como los funcionarios de carrera se asuman como servidores pblicos y
desarrollen una actitud de servicio y tengan claro, adems, que con su trabajo estn
contribuyendo a la construccin de confianza y al logro de los propsitos misionales
de la entidad y de los fines esenciales del Estado en la medida que los conozcan y
compartan.
2. Una necesidad bsica para que la entidad pueda expandir su capacidad de trabajo es
que se alinee, que sus funcionarios estn comprometidos con el quehacer
institucional. El directivo o el gobernante deben realizar un trabajo de construccin
colectiva con su equipo y para eso es indispensable que sean capaces de convocarlo,
persuadirlo, convencerlo, seducirlo y vincularlo a su proyecto. Ello requiere que est
abierto a la interlocucin para convocar en torno al proyecto institucional que
orienta, de tal forma que efectivamente los servidores pblicos puedan conectar su
proyecto de vida personal con el propsito misional contenido en ese proyecto
institucional.
49
Si el dirigente estructura su gestin desde el punto de vista comunicativo buscando que su equipo
participe en la toma de decisiones y recree su plan de gobierno o de gestin, si discute con ellos,
les informa y llega a consensos, esta construyendo sentido de pertenencia, un estilo de ser
democrtico de la entidad y demostrando con ello que no acta como dueo, sino que entiende
que la entidad es de todos. As genera confianza entre su gente con respecto a su gestin, la
compromete y construye un ethos organizacional.
1.2.2 Trabajo colaborativo (eje temtico de la comunicacin organizacional)
En las entidades del Estado la comunicacin debe contribuir a la promocin de un estilo
de trabajo organizacional participativo. Para ello deben tenerse en cuenta dos factores:
el estilo de direccin y la construccin de redes de ayudas mutuas.
1. Uno de los problemas ya sealado que se deriva del carcter poltico de estas
entidades, tiene que ver con el hecho de que en ellas el estilo de direccin est
centrado en el principio de que cada nueva administracin impone su propio
esquema, en ocasiones autoritario, lo cual genera discontinuidad y fragmentariedad
en la estructura organizacional y se convierte en un poderoso obstculo para
construir visin compartida y para generar compromiso en los servidores pblicos,
precisamente porque resulta de una concepcin autocrtica de la gestin y no de una
nocin democrtica como la que se supone debe corresponder al orden
constitucional. El resultado de este estilo de direccin, es que los servidores pblicos
terminan sintindose como meros objetos ante la entidad y no como sujetos de su
proyecto organizacional.
La causa de este comportamiento parece encontrarse en la tradicin jerrquica del
sector pblico, donde, como ya se dijo, peridicamente llega un nuevo lder que
nombra directivos de segundo nivel sin una tradicin en la entidad, directivos que a
su vez deben responder fundamentalmente al lder y no a la entidad, lo cual genera
un estilo de trabajo confederado, donde cada persona tiene como responsabilidad
rendir cuentas a su jefe inmediato y no a la generacin de sinergias organizacionales.
Este es un fenmeno que se observa en casi todas las organizaciones estatales,
porque su alta direccin, que es la que fija los rumbos, puede ser removida a
discrecin del gobernante o directivo de mayor nivel, sin que estn articulados
muchos de los nuevos directivos en torno a un proyecto y una visin estratgica de
largo plazo y a la presentacin de resultados. Si la meta es el trabajo colaborativo
resulta imprescindible desarrollar la cultura de la informacin y construir visin
compartida.
2. La estructura de toda organizacin est construida como una red de ayudas mutuas
(Flores, 1996) En toda organizacin hay una actividad central convocante, y en cada
caso una dependencia que se ocupa de esa actividad central y otras dependencias
que desarrollan tareas a travs de las cuales colaboran con ella de manera circular, de
50
tal forma que la realizacin de la actividad central posibilita la existencia de las otras
actividades perifricas y viceversa.
En sus conocidos textos La quinta disciplina y La quinta disciplina en la
prctica, Peter Senge (1998) expone una mirada sistmica de la organizacin
empresarial, sosteniendo que una organizacin abierta al aprendizaje colaborativo
requiere desarrollar acciones estructurantes en torno a cinco principios: el dominio
personal, los modelos mentales, la visin compartida, el aprendizaje en equipo y el
pensamiento sistmico. En las entidades del Estado no parece que se haya alcanzado
este enfoque colaborativo, ms bien se observa una tendencia hacia la competencia y
la rivalidad entre dependencias, lo cual quiere decir que no existe la concepcin de
que cada una constituye un nodo de una red de apoyo mutuo, en la que estn
interconectadas y en relaciones de interdependencia, es decir, que son elementos
constitutivos (subsistemas) de un sistema ms amplio (la entidad), lo cual priva a
ste de la capacidad de relacionarse de manera sinrgica para hacer potentes sus
fortalezas hacia adentro y hacia la prestacin del servicio que es su objeto.
Se afecta aqu la eficiencia organizacional, porque en la prctica las dependencias y las
personas terminan acaparando la informacin e intentando convertirse en islas
independientes, de tal manera que cada isla construye o intenta construir la red de
apoyo que necesita en forma autnoma, negando la dimensin organizacional. Las
redes conversacionales en estas entidades son generadas ms para dinamizar
competencia y para demostrar eficiencia, que como colaboracin en tareas coordinadas
para el logro de una misin y una visin comunes, lo que no quiere decir que no se
trabaje en equipo, labor que se efecta al interior de cada unidad de trabajo en donde se
construyen microclimas organizacionales colaborativos de respeto y de camaradera,
pero a la manera de un invernadero, levantando una capa protectora y delimitante que
tiende a cerrarse sobre s misma y a reducir por consiguiente al mnimo el intercambio
de informacin con otras unidades.
La insularidad cerrada impide el flujo de informacin y niega el establecimiento de relaciones
comunicativas. Recordemos que un archipilago puede ser definido como un conjunto de islas
separadas por el mar, pero que tambin, sistmicamente, puede ser concebido como un conjunto
de islas unidas por lo que las separa, el mar, que en este caso seran la informacin y la
comunicacin.
1.2.3 Sistematizacin (eje temtico de la comunicacin Informativa)
La sistematizacin busca volver el saber conocimiento, modelarlo, replicarlo, ponerlo en
trminos de teora, para poder devolverlo a la sociedad de tal manera que sta no
solamente pueda conocerlo sino utilizarlo. Las entidades deben definir e implementar
mtodos y procedimientos de recuperacin, procesamiento y sistematizacin de la
informacin, que les permitan, adems de darle publicidad a sus actuaciones, lograr que
51
1. Conversaciones para la accin, donde los integrantes interactan para definir lo que van
a hacer (instrucciones de qu y cmo hacer algo) y para realizar un mundo que ya
est definido. En organizaciones altamente jerarquizadas este tipo de conversacin
generalmente apunta en lo fundamental a impartir directrices para determinar cmo
desarrollar la tarea.
2. Conversaciones para posibilidades, que implican que la gente interacte para definir
cmo van a hacerse las cosas, qu cosas van a hacerse y qu responsabilidades asume
cada cual (qu se va a hacer, cmo y para qu), es decir para configurar nuevos
mundos, expandir horizontes y, por consiguiente, aumentar la capacidad de accin
En este caso no importa que existan unas funciones y una distribucin de los cargos
porque la organizacin asume que la manera de operacionalizar las funciones y las
atribuciones de los cargos est dada precisamente por las conversaciones y los
consensos que se dan en la cotidianidad y no por su legalidad normativa.
Rafael Echeverra (1997) postula el carcter generativo del lenguaje, y seala que en las
organizaciones, dada su naturaleza lingstica, las conversaciones constituyen el
instrumento ms poderoso para configurar el futuro en las acciones del presente. La
comunicacin en las entidades del Estado, por el contrario, est determinada
fundamentalmente por la normatividad y no por las dinmicas propias de la gestin de
lo cotidiano. Las suyas son conversaciones instructivas, no conversaciones para la
construccin de posibles escenarios de actuacin, lo cual quiere decir que en ellas se
funciona en una perspectiva estructural de la comunicacin y no desde una perspectiva
sistmica que le confiera poder a las conversaciones.
Los flujos comunicacionales y conversacionales en estas entidades se ven constantemente
fragmentados, concentrados, cortados precisamente por ese estilo de comunicacin imperante en
el que la informacin fluye, en su mayora, por medio de rdenes, instrucciones e imperativos
normativos para instruir a las personas sobre lo que hay que hacer, sin importar mucho el sentido
que como destinatarios le den a esos mandatos. Si no se concibe que a travs de las
conversaciones pueda crearse un poder de accin, y lo que se busca es ir directamente a esa accin,
pueden afectarse seriamente la planeacin por consenso, el empoderamiento colectivo y la
construccin compartida de futuro.
1.3
Visibilidad
53
escucha y receptividad que los conoce y asimila y, por tanto, debe ser una disposicin
permanente y sistemtica y no solamente un ejercicio ocasional. De esta manera la
transparencia est contenida en la actuacin cotidiana del directivo y de los servidores
pblicos: del directivo frente a sus colaboradores y ante la sociedad y de los servidores
pblicos frente a sus propios compaeros y frente a la sociedad. Es la nica manera de
lograr que sea visible todo lo que hace la administracin. Rendicin de Cuentas es dar
razn de lo que uno hace.
Cuando se propone que la entidad sea visible y que los mandatarios hagan visible su gestin, lo
que se busca es que construyan su relato y cuenten de manera constante, tanto interna como
externamente, cmo estn actuando y cules han sido los resultados de su gestin. A eso hay que
darle publicidad.
1.3.2 Posicionamiento (eje temtico de la Rendicin de cuentas a la sociedad)
El directivo y el gobernante como lderes y guas de la sociedad tienen que encontrar la
manera de convertirse en punto de referencia para todos, para sus colaboradores y para
la sociedad. En ese sentido la visibilidad tiene que ver tambin con la responsabilidad
de orientacin a la sociedad y no solamente con el valor tico de dar cuenta de lo qu se
est haciendo. Ser transparente implica aplicar valores axiolgicos; en la transparencia
hay un componente tico indiscutible que es ser honesto y probo y un componente
comunicativo que es ser visible. ticamente se puede ser probo como administrador
pblico, pero, si esto no se muestra, no se constituye la transparencia. El gua debe
hacerse visible en su probidad y esto se logra a travs de acciones comunicativas que le
den una posicin en la sociedad en la medida en que muestran a los ojos de todos cmo
est actuando.
Un problema de fondo en la forma como actualmente se est manejando la
comunicacin externa en las entidades del Estado, deriva de que no se la utiliza para
aplicar a cabalidad el concepto de la Rendicin de cuentas, sino para manejar la imagen
del gobernante o el directivo. Y la comunicacin hacia fuera debe estar enfocada a hacer
visible la gestin, a mostrar cmo est actuando la organizacin y qu resultados ha
obtenido, en el entendido de que haciendo visible la entidad se hace visible el
funcionario responsable y en consecuencia se logra que tanto l como la entidad
adquieran la posicin que les corresponde en la sociedad. De la misma manera la
comunicacin interna tiene que buscar hacer visibles a cada uno de los jefes, dando
cuenta no solamente de los resultados de sus reas, sino de la manera como se estn
tomando las decisiones y de lo que comportan estas decisiones. En la medida en que las
diferentes reas no logran hacer visibles sus procesos cunde la desinformacin y se
atasca el funcionamiento de la entidad, porque los mismos funcionarios de cualquier
nivel, de cualquier orden, de cualquier jerarqua, no conocen la manera como se est
realizando la gestin; entonces no basta con que los dirigentes internamente sean
visibles como lderes sino que se requiere que cada rea logre que internamente su
55
aporte a la gestin sea igualmente visible y reconocido, es decir, que logre una posicin
reconocida y aceptada por la misma entidad.
La visibilidad no debe entenderse como un atributo que pueda ejercerse o no a voluntad sino como
una condicin de la administracin pblica: en tanto no se sea visible no se est cumpliendo con
el ejercicio de la funcin pblica. Hacia fuera se es visible como administrador y como
funcionario pblico y hacia adentro como directivo. Si la gestin no es visible al nivel interno no
se logran sus niveles ptimos o lo esperado, porque cuando se guarda informacin, que es vital
para la organizacin, se estn entorpeciendo los procesos, la administracin funciona, pero si
hubiera visibilidad interna funcionara mejor.
2
Matriz estratgica
Las categoras y los ejes temticos proponen un horizonte de sentido para el MCPOI
(mejorar en las entidades los niveles de apertura, interlocucin y visibilidad) al mismo
tiempo le demarcan unas lneas de accin (receptividad, actitud de servicio, visin
compartida, trabajo colaborativo, socializacin de la informacin, sistematizacin,
publicidad y posicionamiento) Ambos ejes, horizonte de sentido y lneas de accin,
adquieren cuerpo en el Modelo general de comunicacin pblica mediante la
construccin de una Matriz Estratgica, que define los imaginarios que se busca
comunicar (Ideas reguladoras) y las hiptesis de cambio (Ruta crtica temtica) en las
cuales hay que trabajar (Jaramillo, 2000).
A continuacin se presentan las Ideas reguladoras y los temas de la Ruta crtica temtica
que configuran la Matriz estratgica del MCPOI.
2.1
Ideas reguladoras
Las Ideas reguladoras plantean los conceptos o criterios que van a marcar el horizonte
del proceso de accin de la comunicacin en las entidades. Las Ideas reguladoras se
convierten en la gua para seleccionar, producir y articular un discurso coherente y que
se refleje en cada una de las piezas, medios y formatos. De alguna manera buscan
establecer ciertas normas o valores o ideales que guan la accin de la comunicacin.
El Modelo general de comunicacin pblica establece las Ideas reguladoras como:
Los criterios de validez que acompaan toda forma de saber, y son los trasfondos
para los acuerdos en el dilogo.
Los conceptos o criterios que van a marcar el horizonte del proceso de accin de
la comunicacin y garantizan el seguimiento por parte de los actores del Modelo.
El discurso que se refleja en cada una de las piezas, medios y formatos.
El MCPOI, se articula en torno a tres Ideas reguladoras, que se derivan a su vez de las
tres categoras formuladas en el diagnstico (apertura, interlocucin y visibilidad):
56
2.2
La Ruta crtica temtica imagina las prioridades y el enfoque poltico de cada prioridad.
El Modelo general de comunicacin pblica propone un proceso de negociacin para la
intervencin poltica en las entidades (Jaramillo, 2000); en ese sentido y dependiendo de
los tiempos y los actores, hay que imaginar los posibles escenarios y momentos de
intensidad por los que va a pasar el proceso de construccin de la estrategia contenida
en el Plan de comunicacin y la accin de movilizacin organizacional. La Ruta crtica
temtica es la construccin de un instrumento de ayuda conceptual para adaptarse al
proceso de comunicacin y a la coyuntura de la entidad. El itinerario demarcado por la
Ruta crtica temtica aporta un orden de prioridades temticas y unos enfoques polticos
para abordar esas prioridades.
Cada uno de los temas de la Ruta crtica temtica, que se derivan de las categoras y los
ejes temticos propuestos por el MCPOI, est formulado como una hiptesis de cambio.
De esta manera, por ejemplo, definimos que se debe posicionar en la entidad el
concepto de la informacin como bien colectivo, porque asumimos como hiptesis de
cambio que: La circulacin de informacin veraz, suficiente, oportuna, entendible y
verificable mejora la eficiencia del trabajo, genera confianza y construye cultura de lo
pblico.
La Ruta crtica temtica del MCPOI, est conformada por los seis temas que se presentan
a continuacin:
TEMA 1: Posicionamiento del concepto de la informacin como bien colectivo
Hiptesis de Cambio: la circulacin de informacin veraz, suficiente, oportuna, entendible
y verificable mejora la eficiencia del trabajo, genera confianza y construye cultura de lo
pblico.
TEMA 2: Construccin de visin compartida
Hiptesis de Cambio: hay visin compartida cuando los servidores pblicos comparten los
propsitos del Estado y se alinean con el Plan de gobierno o de gestin de la entidad.
TEMA 3: Promocin del trabajo colaborativo
Hiptesis de Cambio: el trabajo colaborativo consiste en que las reas acten como redes
de ayudas mutuas, se relacionen de manera sinrgica y potencien sus fortalezas.
57
Estrategia
Organizativa
OBJETIVO:
COMUNICACIN
ORGANIZACIONAL
INSTITUCIONALIZAR
LA
ESTADO
ESTRATGICO
TRANSVERSAL
Estrategia
Masiva
COMO
POR
A
SU
UN
EJE
CONSIGUIENTE
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL Y A LA MANERA
COMO
LE
PRINCIPIO
DAN
CUMPLIMIENTO
CONSTITUCIONAL
AL
DE
PUBLICIDAD Y A LA FIGURA DE LA
RENDICIN
DE
CUENTAS
LA
SOCIEDAD
58
DEL
Posicionamiento
del
concepto
informacin como bien colectivo
de
la SENTIDO DE LO PBLICO Y DE LA
FUNCIN
DEL
ESTADO
COMO
ADMINISTRADOR DE LO PBLICO
CULTURA
SOCIEDAD
A LA
RENDICIN
DE CUENTAS
COMUNICACIN
INFORMATIVA
SIGNIFICA
Plan de comunicacin
Para cumplir con su propsito, la gestin del MCPOI requiere de una herramienta que le
permita monitorear de manera sistemtica y permanente, la evolucin de los diferentes
componentes aplicados en el Plan de comunicacin. El Mtodo de seguimiento y apoyo
a la gestin, es el instrumento diseado para el cumplimiento de esta funcin.
4.1
Marco conceptual
60
61
4.3
62
63
Comunicacin pblica
La cultura organizacional est conformada por las prcticas y los modos del vivir
cotidiano de las personas que hacen parte de una organizacin sus maneras de ser,
hacer y de pensar. En la medida en que las personas se estn comunicando
constantemente, la manera como lo hacen es la objetivacin de la cultura de esa
organizacin. Por consiguiente, desde la comunicacin se afecta la cultura, es decir,
afectando las prcticas de comunicacin se afecta tambin, por fuerza, la cultura
organizacional.
o En los servidores pblicos predomina una actitud de inercia ante el cambio, que
se expresa como escepticismo y desconfianza con respecto a los procesos de
modernizacin de las entidades y frente a los planteamientos de las nuevas
administraciones.
o Las relaciones que establecen con los medios masivos de comunicacin se
caracterizan por la desconfianza y el mutuo recelo.
Comprensiones bsicas
o El concepto de movilizacin social
La movilizacin social es la accin de comunicacin que por excelencia
construye lo pblico y lo colectivo y que consiste en lograr que muchos, que son
diferentes, puedan concertar y alcanzar propsitos comunes sin tener que
negociar o renunciar a su diferencia. Y ese encuentro de voluntades que
conciertan la consecucin de un propsito comn, no es cosa diferente a un
acuerdo poltico para cuyo logro se requiere de la puesta en comn y de la
negociacin de intereses particulares que permitan definir un norte compartido
y acordar unas reglas del juego que todos acepten cumplir en libertad.
o La movilizacin organizacional en las entidades del Estado
Las entidades del Estado, como formas de asociacin para la consecucin de
propsitos comunes, comparten la misma condicin caracterstica de tener que
proyectar hacia el servidor pblico, una vez lograda su afiliacin inicial, alguna
forma de convocatoria que ratifique el compromiso suscrito en esa afiliacin y se
proponga movilizarlo en procura de lograr su adherencia voluntaria,
apasionada, pblica y participativa al propsito misional colectivo.
o El papel que juegan los medios de comunicacin en la sociedad
-
o La construccin de lo pblico
La Comunicacin pblica es un proyecto de hacernos ciudadanos en la
convivencia entre los diferentes, que se encamina hacia la formacin de sujetos
polticos con autodeterminacin, capaces de respetar, convivir y concertar; de
construir lo pblico desde lo simblico; de participar y movilizar la sociedad en
torno a intereses colectivos.
-
pblico que empodera para actuar. Y acceder a ella es una necesidad para
construir proyectos colectivos de sentido.
o El concepto de democracia aplicado a la Comunicacin pblica
La democracia, en ltimas, ha terminado siendo en la actualidad un conjunto de
reglas de juego (regla del consenso, de las mayoras, de las minoras, del control,
de la responsabilidad, de la legalidad y la legitimacin) que pretenden regular el
accionar poltico y garantizar as la participacin de la mayora en las decisiones
de un gobierno.
o El concepto de poltica aplicado a la Comunicacin pblica
El cambio cultural y el trnsito de la sociedad hacia su democratizacin
consisten en encontrar en la experiencia innovadora de la poltica como arte de lo
posible, ese espacio de transformacin e integracin de las diferencias, con el fin
de construir nuestra identidad.
o El concepto de participacin ciudadana
La comunicacin juega un papel fundamental en la formacin de ciudadanos, al
proveer a la sociedad de escenarios de concertacin y actuacin para la
participacin democrtica y el fortalecimiento del tejido social.
Objetivo
Propsito
Finalidad
Enfoque
Campos de actuacin
A continuacin se desarrollan los contenidos de las categoras del MCPOI con sus
respectivos ejes temticos.
o Apertura
Es la capacidad organizacional de resonar, de estar abierta. La entidad pblica,
de manera particular, se debe a sus audiencias externas, existe justamente en
funcin de la ciudadana y para ello debe ser receptiva y desarrollar en los
servidores pblicos una cultura de servicio.
-
o Interlocucin
La interlocucin es la capacidad de construir sentido compartido, visin
compartida. Se es receptivo cuando el dirigente y la organizacin desarrollan la
capacidad de dialogar y estn abiertos a conversar, a interactuar con sus equipos
de trabajo.
-
organizacionales.
-
o Visibilidad
Al hacer visible la gestin, al contar e informar lo que se est haciendo, el
directivo y el gobernante no solamente informan los resultados de su gestin
sino que demuestran que no la han estructurado en su beneficio personal, pues
quien se beneficia personalmente no rinde cuentas y por el contrario procura ser
opaco, no ser visible, mantenerse oculto. Cuando se es visible se genera
confianza y se construye por consiguiente la idea de lo pblico, de que la
entidad es de la comunidad.
70
Ideas reguladoras
El MCPOI, se articula en torno a tres Ideas reguladoras, que se derivan a su vez de las
tres Categoras formuladas en el diagnstico (apertura, interlocucin y visibilidad):
Apertura es capacidad de escuchar receptivamente.
El dilogo convoca y genera sentido de pertenencia.
Visibilidad es transparencia.
La Ruta Crtica temtica del MCPOI, est conformada por los seis temas que se
presentan a continuacin:
o Posicionamiento del concepto de la informacin como bien colectivo
Hiptesis de Cambio: la circulacin de informacin veraz, suficiente, oportuna,
entendible y verificable mejora la eficiencia del trabajo, genera confianza y
construye cultura de lo pblico.
o Construccin de visin compartida
Hiptesis de Cambio: hay visin compartida cuando los servidores pblicos
71
Plan de Comunicacin
Para cumplir con su propsito, la gestin del MCPOI requiere de una herramienta que
le permita monitorear de manera sistemtica y permanente, la evolucin de los
diferentes componentes aplicados en el Plan de comunicacin. El Mtodo de
seguimiento y apoyo a la gestin, es el instrumento diseado para el cumplimiento de
72
73
Diagnstico de la
entidad
Objetivos:
Hiptesis Ruta crtica
temtica
Mejoramiento niveles
de:
Interlocucin
Apertura
Visibilidad
PLAN DE COMUNICACIN
Procesos:
Desarrollo y aplicacin de Polticas
de Comunicacin
Elaboracin y ejecucin Plan de
medios
Rendicin de cuentas a la Sociedad
Construccin y aplicacin de
indicadores
EJES TEMTICOS
Receptividad
Actitud de servicio
Comunicacin organizacional
Visin compartida
Trabajo colaborativo
Principio organizacional de la sistematizacin
Comunicacin Informativa
Socializacin de la informacin
Precepto constitucional de la publicidad
Rendicin de cuentas a la sociedad
Concepto comunicativo del posicionamiento
Cuadro 55 Campos diagnosticados, ejes temticos y categoras
CATEGORAS
Apertura
Interlocucin
Visibilidad
Esta evaluacin tiene un carcter perceptual, es decir que se basa en las percepciones
que desde su subjetividad tienen los servidores pblicos vinculados a la entidad sobre
los distintos aspectos indagados en el momento en que se aplican los instrumentos.
1.1
75
1.2
Procedimiento
Determinacin de la muestra poblacional: para garantizar que los datos que arroje
el diagnstico sean confiables, se necesita distribuir los instrumentos de recoleccin
(encuestas) en una cantidad representativa de personas de la entidad. Para ello, debe
realizarse un muestreo aleatorio simple, de tal manera que cada elemento de la
poblacin tenga la misma probabilidad de ser seleccionado para integrar la muestra.
El muestreo aplica los criterios estadsticos ms generalizados en el mbito de la
investigacin social que son: Nivel de confianza: 95%; Margen de error: 5%
1
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278
(Sigue)
1
2
76
POBLACIN
1001-1500
1501-2000
2001-2500
2051-3000
3001-3500
3501-4000
MUESTRA
307
323
334
341
347
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POBLACIN
4001-5000
5001-6000
6001-7000
7001-8000
8001-9000
9001-10000
MUESTRA
357
361
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POBLACIN
10001-11000
11001-12000
12001-13000
13001-14000
14001-15000
15001-16000
MUESTRA
372
373
374
375
376
377
77
Seleccin de las personas a las que se les entregar el formulario: dos mtodos
sencillos y prcticos para identificar a las personas a quienes se les aplicar el
cuestionario son los que se presentan a continuacin:
1. Cuando la poblacin de trabajadores de la entidad es menor de 300 personas, se
determina el tamao de la muestra segn la tabla anterior, luego se distribuye la
composicin de dicha muestra entre los tres niveles (directivo, profesional y
operativo, como ya se explic), y a continuacin se procede a introducir los
nombres del personal directivo en una urna, de la cual en forma aleatoria se retira
un nmero de papeletas igual al excedente del tamao de la muestra para los
directivos con relacin a la poblacin de este nivel. Los nombres que queden en
la urna sern los de las personas a quienes se les entregar el formulario para su
diligenciamiento.
Ejemplo:
Retomando el ejemplo que venamos analizando, tendramos que de las 15
personas del nivel directivo se deben seleccionar 12. Se introducen los 15
nombres en la urna, y luego de revolverla se retiran tres papeletas al azar. Los 12
nombres que quedan en la urna sern los seleccionados para responder los
cuestionarios de las encuestas. De la misma forma se procede con el nivel
profesional y el nivel operativo.
2. En los casos en los que el tamao de la poblacin es muy numeroso, se puede
aplicar la denominada Muestra por seleccin sistemtica, que consiste en elegir un
nmero de elementos a partir de un intervalo. ste se calcula dividiendo el total
de la poblacin entre el tamao de la muestra. De esta manera, un intervalo de 4,
por ejemplo, significara que debe seleccionarse cada cuarto elemento de la lista.
Veamos otro ejemplo:
Una entidad tiene 2.000 servidores pblicos. De ellos 85 son directivos, 650 son
profesionales y los 1.265 restantes son del nivel operativo. La muestra, segn la
tabla, sera de 323 personas. Aplicando lo ya visto tendramos que la distribucin
estratificada de la muestra sera: 13 directivos, 107 profesionales y 203 operativos.
Para seleccionar a las personas que suministrarn la informacin se divide la
poblacin total entre la muestra, es decir 2.000 divido entre 323, lo cual nos da
una razn o intervalo de 6.19, que podemos aproximar a 6. Luego tomamos el
listado de directivos y empezando por cualquiera de ellos, vamos saltando con el
lpiz en intervalos de seis. Aquellos a quienes se les marca son los nombres
seleccionados. Igual se procede con los listados del nivel profesional y el nivel
operativo.
78
PUNTAJE
1
2
3
4
5
2. Consolidacin por reactivo. Sume los puntajes asignados en cada uno de los
reactivos (o afirmaciones) de cada formato, y divida la suma total por el nmero
de formularios. As obtendr el puntaje promedio para cada reactivo, que debe
estar en un rango de 1 a 5. Luego multiplique cada puntaje promedio por 20, y
obtendr la expresin del promedio en porcentaje de cumplimiento, el cual debe
estar dentro del rango de 20 a 100.
(Recuerde que el formato 1
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL tiene 21 reactivos, que el formato 2
79
81
82
FORMATOS
(NOMBRE DE LA ENTIDAD)
INSTRUMENTO DE EVALUACIN PARA EL DIAGNSTICO DE LA
COMUNICACIN PBLICA
El cuestionario que tiene en sus manos se utilizar para hacer el diagnstico inicial en
comunicacin de la entidad a la que usted pertenece, con el fin de formular un Plan de
comunicacin institucional. La informacin que usted suministre ser muy importante para
lograr una buena evaluacin, por lo cual le pedimos su cooperacin para responder de manera
FRANCA Y SINCERA cada una de las afirmaciones de los tres formularios.
El presente instrumento est integrado por un instructivo y tres formatos. Termine de leer
cuidadosamente el instructivo antes de proceder al diligenciamiento de los formatos, y siga las
indicaciones. Tenga presente que las respuestas son estrictamente personales.
INSTRUCTIVO
El formato 1 analiza el nivel de interlocucin que existe entre los diferentes componentes de la
entidad; el formato 2 mira la apertura comunicativa de la entidad hacia la ciudadana; y el
formato 3 indaga por la Rendicin de Cuentas que la entidad hace a la sociedad. Cada
cuestionario tiene un conjunto de afirmaciones sobre el funcionamiento de varios aspectos
relacionados con los tres Campos Comunicativos que se estn evaluando. Cada afirmacin
presenta cinco alternativas de respuesta. Lea detenidamente la afirmacin, reflexione para que
pueda traer a su mente situaciones o hechos que le permitan emitir un juicio, y marque con una
X la opcin con la que usted ms se identifica, de acuerdo con los siguientes criterios:
Marque Muy en desacuerdo cuando considere que la afirmacin est totalmente alejada
de la realidad de la entidad.
Marque Ms en desacuerdo que de acuerdo si opina que la afirmacin expresa algo que a
veces ocurre en la entidad.
Marque Ni de acuerdo ni en desacuerdo cuando piense que lo que dice la afirmacin se
presenta en la entidad en forma discontinua y/o solo en algunas reas.
Marque Ms de acuerdo que en desacuerdo si considera que la afirmacin da cuenta de
algo que ocurre con frecuencia en la entidad.
Marque Muy de acuerdo cuando considere que la afirmacin expresa algo que
decididamente est incorporado a la manera de ser de la entidad.
En cada fila solo debe marcar una opcin. Una vez diligenciados los tres formatos, por favor
entrguelos a la mayor brevedad posible a la persona responsable del proceso.
POR FAVOR, NO DEJE DE MARCAR NINGUNA AFIRMACIN.
Muchas gracias por su colaboracin!
Formato 11 Instructivo para el diligenciamiento de los instrumentos de evaluacin para el diagnstico
de la comunicacin pblica
83
FORMATO 01
Fecha: __________________
En esta entidad:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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11
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17
18
19
20
21
Existen mecanismos para escuchar y registrar las quejas y reclamos de la ciudadana sobre el servicio
que presta la entidad
Las quejas y reclamos de la ciudadana son sistematizadas y dadas a conocer al personal de la
entidad
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadana son tenidas en cuenta para mejorar
el desempeo
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadana son tenidas en cuenta en los
procesos de planeacin
Se han acordado mecanismos para manejar la crtica que venga de los medios de comunicacin o de
la ciudadana
Se han establecido vnculos directos con redes ciudadanas tales como veeduras, asociaciones
vecinales, etc., para or sus puntos de vistas sobre la entidad
La comunicacin de los servidores pblicos con las personas que requieren los servicios de la entidad
est caracterizada por la amabilidad, la calidez y el espritu de colaboracin
Los servidores pblicos orientan adecuadamente a los ciudadanos, dirigindolos a la persona o al
rea indicada cuando la consulta no es de su competencia
Se capacita y entrena en habilidades comunicativas a los servidores pblicos que deben atender a la
ciudadana en el ejercicio de sus funciones
En sus expresiones y actitudes los directivos ejercen liderazgo en el enfoque de la gestin
institucional hacia el servicio pblico
Todos los servidores pblicos conocen los objetivos misionales de la entidad
Existe un Plan Estratgico o de desarrollo que es ampliamente conocido por todos los servidores
pblicos
Se aplican procesos de induccin y reinduccin a todos los empleados
La administracin actual ejecut acciones diversas para explicar a todo el personal su Plan de
Desarrollo o de Gestin
Existen espacios formales para que los colaboradores conozcan y conversen sobre las polticas de la
Direccin
Los jefes acuerdan con sus equipos la forma como ser realizado el trabajo
La Oficina de Prensa o de Comunicacin tiene responsabilidades frente a la comunicacin dentro de
la entidad, ms all de manejar las relaciones con los medios de comunicacin y de administrar la
imagen de la entidad y de sus directivos
Existe buena comunicacin entre las diferentes dependencias, de modo que trabajan apoyndose y
estableciendo relaciones de colaboracin sin que haya rivalidad entre ellas
Existen espacios formales de conversacin para que cada dependencia promueva y mejore el trabajo
en equipo
Se promueve la expresin de las propuestas de los servidores pblicos acerca de cmo realizar el
trabajo
El estilo de comunicacin de los directivos promueve la motivacin y la cooperacin del personal
84
Muy de acuerdo
Ms en desacuerdo que de
acuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
Ms de acuerdo que en
desacuerdo
PLAN DE COMUNICACIN
Muy en desacuerdo
ENTIDAD: _______________________________________________________________________
FORMATO 02
Fecha: __________________
En esta entidad:
Se tienen definidos y se aplican en forma permanente sistemas de registro y consolidacin de las
actividades que se realizan en todas las reas
Existen mecanismos para la sistematizacin de la informacin que debe ser comunicada a la
2 ciudadana en el proceso de Rendicin de cuentas a la sociedad
Los directivos lideran los procesos de sistematizacin de la informacin a travs de directrices,
3
controles, acciones de capacitacin u otros dispositivos
La informacin para la Rendicin de cuentas a la sociedad se da a conocer a los servidores pblicos
4
de la entidad
Existen mecanismos eficaces para difundir en toda la entidad la informacin que se produce en las
5 distintas reas y que se requiere para realizar el trabajo
Se ejecutan acciones peridicas para comunicar a todos los servidores pblicos de la entidad la
6 informacin vital para conocer su situacin y para realizar el trabajo (situacin financiera, decisiones
que van a afectar a todos, planes estratgicos, etc.)
7 La informacin proveniente de la alta direccin fluye en forma dinmica hasta los niveles operativos
La informacin originada en los niveles inferiores llega hasta los niveles directivos y es respondida
8 con prontitud
Entre las distintas dependencias existe intercambio de informacin para apoyarse en la gestin
9
institucional
Existen medios de comunicacin que operan de manera permanente y que llegan a todos los
10
servidores pblicos de la entidad
Se mantiene actualizada la pgina web con la informacin referente a la contratacin con terceros y a
11 los resultados de la gestin institucional
85
Muy de acuerdo
Ms en desacuerdo que de
acuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
Ms de acuerdo que en
desacuerdo
PLAN DE COMUNICACIN
Muy en desacuerdo
ENTIDAD: _______________________________________________________________________
FORMATO 03
Fecha: __________________
En esta entidad:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Muy de acuerdo
Ms en desacuerdo que de
acuerdo
Ni de acuerdo ni en
desacuerdo
Ms de acuerdo que en
desacuerdo
PLAN DE COMUNICACIN
Muy en desacuerdo
ENTIDAD: ________________________________________________________________________
Todos los servidores pblicos tienen claro que la entidad debe rendir cuentas a la ciudadana sobre los
procesos y resultados de su gestin
Constantemente se brinda informacin a las comunidades y ciudadana en general sobre el progreso
en el cumplimiento de la misin institucional
Se tienen previstos eventos y/o actividades especficas para la Rendicin de cuentas a la sociedad en
cada periodo fiscal
La informacin que se ha transmitido en la Rendicin de cuentas a la sociedad ha sido veraz,
oportuna, clara y precisa
El proceso de Rendicin de cuentas a la sociedad ha ido mejorando debido a que se ha ido
aprendiendo de lo realizado en el pasado
Todos los procesos de contratacin con terceros son transparentes porque se difunden ampliamente
las condiciones de participacin y la sustentacin de las decisiones adoptadas
Se mantiene actualizada la pgina web con la informacin referente a la contratacin con terceros y a
los resultados de la gestin institucional
La transparencia y la Rendicin de cuentas a la sociedad ha mejorado la imagen de la institucin y
generado confianza en la ciudadana
Se percibe que la ciudadana reconoce que la gestin institucional est orientada a la prestacin de un
servicio de excelente calidad y al mejoramiento del bienestar de la poblacin
La definicin de los objetivos hace parte del proceso general de formulacin del Plan de
comunicacin. Los objetivos marcan el horizonte hacia el cual se dirigirn el conjunto
de estrategias y acciones que se adopten dentro de los procesos comunicacionales que
integran el Plan. Los objetivos pueden estar orientados hacia la resolucin de vacos y
dificultades en los casos en los que el diagnstico evidencia situaciones deficitarias, o
hacia el fortalecimiento y consolidacin de los procesos, cuando la evaluacin
diagnstica muestra avances y desarrollos significativos.
2.1
86
2.2
Procedimiento
87
ENTIDAD: ________________________________________________________________________________________
PLAN DE COMUNICACIN
FORMATO 04
En esta entidad:
Existen mecanismos para escuchar y registrar las quejas y reclamos de la ciudadana sobre el servicio que
1
presta la entidad
2 Las quejas y reclamos de la ciudadana son sistematizadas y dadas a conocer al personal de la entidad
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadana son tenidas en cuenta para mejorar el
3
desempeo
Las opiniones, quejas y reclamos que se reciben de la ciudadana son tenidas en cuenta en los procesos de
4
planeacin
Se han acordado mecanismos para manejar la crtica que venga de los medios de comunicacin o de la
5 ciudadana
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Se han establecido vnculos directos con redes ciudadanas tales como veeduras, asociaciones vecinales, etc.,
para or sus puntos de vistas sobre la entidad
La comunicacin de los servidores pblicos con las personas que requieren los servicios de la entidad est
caracterizada por la amabilidad, la calidez y el espritu de colaboracin
Los servidores pblicos orientan adecuadamente a los ciudadanos, dirigindolos a la persona o al rea
indicada cuando la consulta no es de su competencia
Se capacita y entrena en habilidades comunicativas a los servidores pblicos que deben atender a la
ciudadana en el ejercicio de sus funciones
En sus expresiones y actitudes los directivos ejercen liderazgo en el enfoque de la gestin institucional hacia
el servicio pblico
Todos los servidores pblicos conocen los objetivos misionales de la entidad
Existe un Plan Estratgico o de Desarrollo que es ampliamente conocido por todos los servidores pblicos
Se aplican procesos de induccin y reinduccin a todos los empleados
La administracin actual ejecut acciones diversas para explicar a todo el personal su Plan de Desarrollo o de
Gestin
Existen espacios formales para que los colaboradores conozcan y conversen sobre las polticas de la Direccin
Los jefes acuerdan con sus equipos la forma como ser realizado el trabajo
La Oficina de Prensa o de Comunicacin tiene responsabilidades frente a la comunicacin dentro de la
entidad, ms all de manejar las relaciones con los medios de comunicacin y de administrar la imagen de la
entidad y de sus directivos
Existe buena comunicacin entre las diferentes dependencias, de modo que trabajan apoyndose y
estableciendo relaciones de colaboracin sin que haya rivalidad entre ellas
Existen espacios formales de conversacin para que cada dependencia promueva y mejore el trabajo en
equipo
Se promueve la expresin de las propuestas de los servidores pblicos acerca de cmo realizar el trabajo
El estilo de comunicacin de los directivos promueve la motivacin y la cooperacin del personal
Promedio
84
66
75
70
60
65
90
88
74
72
80
56
42
68
64
56
30
42
50
31
35
La simple observacin hace evidente cules son los aspectos de los ejes temticos que
deben ser considerados como focos de intervencin en el Plan de comunicacin, que
para el caso seran:
Con carcter prioritario los correspondientes a los reactivos 17, 20 Y 21, valorados
cromticamente en rojo.
88
Los reactivos 5,12, 13, 16, 18 Y 19, aparecen valorados en anaranjado, lo que significa
que deben atenderse sus debilidades.
Los reactivos 1, 7 y 8, valorados cromticamente con verde, indican que en esos
aspectos la entidad funciona muy adecuadamente.
Los dems reactivos, en color amarillo, se registran con expectativas de
fortalecimiento.
Las estrategias son las acciones que deben realizarse para mantener y soportar el logro
de los objetivos del Plan y de cada una de las unidades que lo ejecutan y as hacer
realidad los resultados esperados al definir las acciones comunicativas. Las estrategias
permiten concretar y ejecutar las acciones comunicativas. Son el cmo lograr y hacer
realidad cada objetivo de la Ruta Crtica y cada Accin comunicativa (Serna, 2003)
El Modelo General de comunicacin pblica, propone dos grandes tipos de estrategia
para implementar el Plan de comunicacin (Jaramillo, 2002):
1. Estrategias estructurantes: poltica, organizativa o masiva.
2. Estrategias operativas: Informativa, pedaggica o de interaccin.
3.1
Estrategias estructurantes
Medios
masivos
Productor
social
Sociedad
en General
Editor
Organizaciones
sociales
Mediadores
Estrategia
poltica
Estrategia
organizativa
Estrategia
Masiva
Fuente: JARAMILLO, Juan Camilo. El concepto de comunicacin pblica. Proyecto Comunicacin Pblica 2001
90
como los medios masivos, la comunidad universitaria, los gremios, los sindicatos, las
organizaciones no gubernamentales, etc.
3.2
Estrategia Masiva (Nivel ejecutivo o masivo): este es el nivel donde se realizan las
acciones comunicativas dirigidas al conjunto de servidores pblicos de la entidad o a
la comunidad en general. La estrategia masiva es la ms tradicional en los proyectos
de comunicacin y apela, por lo general, a la utilizacin de medios de comunicacin
internos y/o externos (televisin y radio, publicaciones, utilizacin de espacios no
convencionales, campaas promocionales, grandes eventos de movilizacin como
celebraciones, eventos artsticos y ldicos, concursos, efemrides, etc.)
Estrategias operativas
4.1
Concepto
Una poltica es una directriz u orientacin acerca de cmo debe relacionarse la entidad
en un campo especfico de su gestin para el cumplimiento de los objetivos que se ha
propuesto, de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prcticas y sus
propsitos. En la medida en que las polticas de comunicacin regulan la actividad
comunicacional en todas las reas de la entidad, resultan fundamentales para el buen
desenvolvimiento del Plan de comunicacin, pues determinan el conjunto de
responsabilidades que le corresponde asumir a la Unidad de comunicacin y las que son
de competencia de las dems reas, al tiempo que establecen normas claras para las
prcticas comunicativas en todas las instancias de la entidad.
Cada entidad debe definir las polticas de comunicacin que necesita para ordenar este
campo en su cultura organizacional. Sin embargo, del estudio del diagnstico que
sustenta el MCPOI y de las categoras y los ejes temticos que propone, resultan diez
polticas sugeridas que, de ser asumidas por una entidad, cubren la totalidad de los
asuntos enmarcados en su prctica de la comunicacin organizacional e Informativa.
93
94
95
7. Voceras institucionales
La entidad tendr voceros institucionales en los temas estratgicos de su gestin sobre
los cuales deba expresarse ante los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios.
8. Relaciones con los medios de comunicacin
La relacin de la entidad con los medios de comunicacin tendr carcter institucional
y estar basada en principios de veracidad, libertad y publicidad.
COMUNICACIN PARA LA RENDICIN DE CUENTAS A LA SOCIEDAD
9. Comunicacin con la ciudadana
La comunicacin con la ciudadana, y en particular la Rendicin de Cuentas a la
sociedad, se harn en el marco del entendimiento de la administracin pblica como
un servicio hacia la ciudadana y en el ejercicio de los principios de publicidad y
transparencia que deben tener los actos de los servidores pblicos.
10. Interaccin informativa con los Organismos de Control
La interaccin informativa de la entidad con los Organismos de Control (Congreso de
la Repblica, Concejo Municipal o Asamblea Departamental, Procuradura,
Personeras o Contraloras) y la Rendicin de Cuentas Administrativa, estarn
enmarcadas por el respeto y por el principio de la separacin e independencia de las
Ramas del Poder Pblico.
Cuadro 1010 MCPOI - Declogo de polticas de comunicacin organizacional e Informativa para
entidades del Estado
96
Procedimiento
4.1.1 Primer momento: promulgacin de Polticas mediante directiva.
Las polticas de comunicacin asumidas por la entidad deben divulgarse con los
correspondientes criterios de poltica que sirven para su comprensin y para la
formulacin de los procedimientos.
A continuacin se incluye un Modelo de directiva que divulga las polticas de
comunicacin incluidas en el declogo propuesto por el MCPOI con sus criterios de
aplicacin. Este Modelo de directiva puede ser reproducido por las entidades que
asuman el declogo o servirles como ejemplo para la formulacin de sus propias
polticas y criterios de poltica.
97
PBLICA
Fecha: (mes-ao)
La presente directiva fija el marco poltico de la Comunicacin pblica en (Nombre
de la entidad) con el propsito de redireccionar la comunicacin de este ente
(Nacional, Territorial). (Nombre de la entidad) implementar una serie de programas y
acciones dirigidas a hacer efectivas las Polticas de Comunicacin que mediante esta
directiva se adoptan.
La presente Directiva es de carcter obligatorio para quienes va dirigida.
MARCO POLTICO DE LA COMUNICACIN
LA
COMUNICACIN EN
(Nombre de la entidad)
LA
(Nombre de la entidad)
LA
COMUNICACIN
EN
(Nombre de la entidad)
VEHICULIZA
LA
EN
QUE
TIENDAN
ESTABLECER
UN
ESTILO
DE
INTERLOCUCIN
CON
LOS
PBLICOS
EXTERNOS:
APERTURA
PBLICO, LA COMUNICACIN DE
(Nombre de la entidad)
LA
ESCUCHA
RECEPTIVIDAD
FRENTE
LA
CIUDADANA,
LA
Criterios:
103
Criterios:
Formato 66 Modelo de directiva que divulga las polticas incluidas en el declogo propuesto por el
MCPOI con sus criterios de aplicacin
Desarrollo de lineamientos
Desarrollo de orientaciones operativas.
Procedimiento
El desarrollo de las Polticas se hace a partir del texto que las contiene. Como se observa
en dicho texto, cada poltica consta de un ttulo tomaremos como ejemplo la QUINTA
POLTICA- que para el caso es La informacin es un bien colectivo y a continuacin
se presenta el ENUNCIADO de la poltica, Siendo la informacin un bien colectivo
indispensable para el conocimiento de los procesos internos y la realizacin del trabajo,
(Nombre de la entidad) fomentar su produccin y circulacin fluida a todos los niveles.
Se encuentra a continuacin la exposicin de los CRITERIOS de poltica, los cuales
especifican las proyecciones y delimitan el campo de accin que se les pretenden dar a la
poltica, que para nuestro ejemplo son:
104
105
Lineamiento:
Orientaciones operativas:
o La difusin de decisiones a los diferentes pblicos destinatarios, se har teniendo en
cuenta consideraciones de lenguaje, oportunidad y medio utilizado, para garantizar
que el mensaje sufra el menor nivel de distorsin posible en el proceso comunicativo,
de la siguiente manera:
o Para la alta direccin, el escenario para la difusin de decisiones ser el Consejo de
Gobierno o Comit de Direccin, en el lenguaje tcnico en el cual esas decisiones
fueron originalmente expresadas.
o Para el nivel profesional se mantendr el lenguaje tcnico original de la decisin, y
para comunicarla se podr utilizar el correo directo a travs de la intranet,
respetando siempre el criterio de que su difusin sea, por lo menos, simultnea a su
difusin a la alta direccin, pero en ningn caso previa.
o Para el nivel operativo los mensajes se difundirn en lenguaje coloquial, ya sea por
intermedio del jefe directo o por va de voceros autorizados por la entidad, y se
buscar que el mensaje se difunda de manera masiva y simultnea a toda la
organizacin.
Lineamiento:
o Es responsabilidad de los jefes, es decir, de todos aquellos servidores pblicos que en
virtud de sus funciones tengan personal a cargo, asegurarse de que los integrantes de
su equipo de trabajo reciban y comprendan la informacin que (Nombre de la entidad)
suministra para el desempeo eficiente de sus colaboradores en la perspectiva del
logro de los objetivos institucionales.
Orientaciones operativas:
Concepto
El Plan de Medios y de acciones comunicativas consiste en la seleccin de los medios y
acciones que van a ser utilizados para trabajar sobre la Ruta crtica temtica. Para su
diseo es necesario valorar la eficacia de las acciones propuestas en trminos de las
estrategias estructurantes y operativas, teniendo en cuenta para ello la calificacin de
cada uno de los temas de la Ruta que resulte del diagnstico base para la formulacin
del Plan de comunicacin.
Metodologa
La elaboracin y ejecucin del Plan de Medios y de acciones comunicativas es un
proceso que debe ser realizado por comunicadores expertos en el manejo de medios y en
la implementacin de estrategias de comunicacin organizacional. Este proceso consta
de cuatro momentos:
1.
2.
3.
4.
Anlisis de los objetivos de cada uno de los temas de la Ruta crtica temtica
Definicin de los medios y de las acciones comunicativas para lograr los objetivos
Elaboracin de cronogramas y presupuestos
Ejecucin del Plan de Medios
4.2.1 Primer momento: anlisis de los objetivos de cada uno de los temas de la Ruta
crtica temtica
Una vez evaluadas las capacidades organizacionales (Numeral 2.2.2 Segundo momento:
Anlisis de las capacidades organizacionales, Pg. 89) y definido el objetivo para cada
uno de los temas de la Ruta crtica temtica (Numeral 2.2.3 Tercer momento:
Formulacin de objetivos, del Proceso de diagnstico, Pg. 89), se procede a definir los
Medios y las acciones comunicativas que van a ser utilizados para alcanzar este objetivo.
Esta definicin es un proceso creativo en el que resulta fundamental la experiencia y el
conocimiento de los comunicadores que disean el Plan.
107
Veamos un ejemplo:
Continuando con el objetivo que hemos venido trabajando, encontramos que ste ha
sido formulado de la siguiente manera:
Desarrollar y fortalecer la comunicacin entre jefes y colaboradores y entre dependencias para la
coordinacin de acciones y el apoyo mutuo en la realizacin del trabajo.
Supongamos, adems, que el anlisis de las capacidades organizacionales arroj como
resultado que:
La meta que nos hemos propuesto es pasar la calificacin anaranjada obtenida (44%) a
calificacin amarilla (61%-80%)
Entonces procedemos a definir los medios que vamos a utilizar y las acciones
comunicativas que vamos a emprender para alcanzar la meta propuesta. Para ello
podemos utilizar una combinacin de estrategias, de la siguiente manera:
Estrategia poltica: conversatorio con expertos organizacionales, para la alta direccin,
sobre la importancia del trabajo colaborativo. Presentacin de una campaa interna
sobre el tema.
Estrategias organizativa y pedaggica: ciclo de talleres, auspiciados por las diferentes
reas, sobre el trabajo colaborativo, realizados por los expertos que participaron en el
conversatorio con la alta direccin.
Estrategia masiva: realizacin de una campaa promocional en la emisora interna,
carteleras y espacios no convencionales, sobre el tema del trabajo colaborativo,
utilizando como mensaje central las Ideas reguladoras Apertura es capacidad de
escuchar receptivamente y El dilogo convoca y genera sentido de pertenencia con el
eslogan: Escuchar y dialogar: el secreto del trabajo en equipo.
De esta manera deben ser analizados todos los temas de la Ruta crtica temtica y
definidas acciones comunicativas concretas en medios internos o externos para alcanzar
los objetivos y las metas formulados.
Men de acciones comunicativas
A continuacin se ofrece un Men de acciones comunicativas que pueden ser utilizadas
para el diseo del Plan de Medios y de acciones comunicativas. Este Men ha sido
108
P3 O4 M5
FREE PRESS: O manejo libre de medios. Instrumento por el cual se garantiza la presencia no paga, permanente y positiva en los medios
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
Tema 3***
Tema 2
LOBBING MEDIOS: Estrategia de relaciones pblicas para convencer y persuadir a los periodistas sobre la promocin de la buena imagen de
la entidad
Formato: Reunin con directores y columnistas periodistas
Medio: Sesiones de trabajo y comunicacin directa (llamada telefnica, correo
electrnico, correspondencia)
X
Tema: Manejo de las relaciones con los medios
Objetivo: Garantizar la calidad de la relacin
***
****
*****
******
3
4
5
109
110
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 3***
Tema 2
Tema 4****
P3 O4 M5
TELEVISIN
Formato: Programa institucional en directo
Medio: T.V. pblica y/o comercial
Tema: Rendicin de cuentas a la comunidad
Objetivo: Cumplir el principio de publicidad
Formato: Magazn interinstitucional
Medio: T.V. pblica y/o comercial
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicacin interinstitucional
Formato: Mini-documental institucional
Medio: Circuito interno de T.V.
Tema: Servicios prestados por cada rea
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Formato: Documental institucional
Medio: T.V. pblica y/o comercial
Tema: Tratamiento temtico del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Formato: Documental institucional
Medio: T.V. pblica y/o comercial
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
Formato: Boletn informativo institucional
Medio: Circuito interno de T.V., T.V. pblica y/o comercial
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor pblico y a la comunidad
Formato: Boletn informativo institucional
Medio: Circuito interno de T.V.
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculacin de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje comn en la seleccin y promocin de personal
Formato: Boletn informativo institucional
Medio: T.V. pblica y/o comercial
Tema: Caractersticas de la contratacin pblica
Objetivo: Difundir los procesos de contratacin pblica
Formato: Promos institucionales
Medio: Circuito interno de T.V., T.V. pblica y/o comercial
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Promos institucionales
Medio: Circuito interno de T.V., T.V. pblica y/o comercial
Tema: Modelo de Gestin tica y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Promos institucionales
Medio: Circuito interno de T.V.
Tema: Polticas y acciones del Plan de comunicacin
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Formato: Promos institucionales
Medio: T.V. pblica y/o comercial
Tema: Imagen positiva del servidor pblico
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor pblico
RADIO
Formato: Programa institucional en directo
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
Tema: Rendicin de cuentas a la comunidad
Objetivo: Cumplir el principio de publicidad
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
111
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 3***
Tema 2
Tema 4****
P3 O4 M5
Formato: Magazn interinstitucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicacin interinstitucional
Formato: Mini-reportaje institucional
Medio: Radio interna
Tema: Servicios prestados por cada rea
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Formato: Reportaje institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
Tema: Tratamiento temtico del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Formato: Reportaje institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
Formato: Boletn informativo institucional
Medio: Radio interna, comunitaria y/o comercial
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor pblico y a la comunidad
Formato: Boletn informativo institucional
Medio: Radio interna
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculacin de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje comn en la seleccin y promocin de personal
Formato: Boletn informativo institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
Tema: Caractersticas de la contratacin pblica
Objetivo: Difundir los procesos de contratacin pblica
Formato: Cua institucional
Medio: Radio interna, comunitaria y/o comercial
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Cua institucional
Medio: Radio interna, comunitaria y/o comercial
Tema: Modelo de Gestin tica y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Cua institucional
Medio: Radio interna
Tema: Polticas y acciones del Plan de comunicacin
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Formato: Cua institucional
Medio: Radio comunitaria y/o comercial
Tema: Imagen positiva del servidor pblico
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor pblico
PRENSA
Formato: Separata institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
Tema: Rendicin de cuentas a la comunidad
Objetivo: Cumplir el principio de publicidad
Formato: Informe especial interinstitucional
Medio: Prensa local y/o nacional
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicacin interinstitucional
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
112
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 3***
Tema 2
Tema 4****
P3 O4 M5
Formato: Mini-reportaje institucional
Medio: Peridico interno
Tema: Servicios prestados por cada rea
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Formato: Informe especial institucional
Medio: Peridico interno, prensa local y/o nacional
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor pblico y a la comunidad
Formato: Informe especial institucional
Medio: Peridico interno
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculacin de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje comn en la seleccin y promocin de personal
Formato: Informe especial institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
Tema: Caractersticas de la contratacin pblica
Objetivo: Difundir los procesos de contratacin pblica
Formato: Aviso institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
Formato: Informe especial institucional
Medio: Prensa local y/o nacional
Tema: Tratamiento temtico del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Formato: Aviso institucional
Medio: Peridico interno, prensa local y/o nacional
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Informe especial institucional
Medio: Peridico interno, prensa local y/o nacional
Tema: Modelo de Gestin tica y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Aviso institucional
Medio: Peridico interno
Tema: Polticas y acciones del Plan de comunicacin
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
LNEA EDITORIAL
Formato: Revista interinstitucional
Circulacin: Interna y externa
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicacin interinstitucional
Formato: Folleto y/o boletn informativo institucional
Circulacin: Interna y externa
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor pblico y a la comunidad
Formato: Folleto institucional
Circulacin: Externa
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
Formato: Folleto institucional
Circulacin: Externa
Tema: Tratamiento temtico del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 3***
Tema 2
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
P3 O4 M5
Formato: Folleto institucional
Circulacin: Externa
X
Tema: Caractersticas de la contratacin pblica
Objetivo: Difundir los procesos de contratacin pblica
Formato: Afiche y/o plegable institucional
Circulacin: Interna y externa
X
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Formato: Afiche y/o plegable institucional
Circulacin: Interna y externa
X
Tema: Modelo de Gestin tica y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Formato: Libro y/o CD institucional
Circulacin: Interna y externa
X
Tema: Balance social
Objetivo: Difundir el saldo social de la administracin
Formato: Manual institucional
Circulacin: Interna
X
Tema: Plan de comunicacin
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
Formato: Boletn informativo institucional
Circulacin: Interna
X
Tema: Mensajes y orientaciones de directivos a las diferentes reas
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
CARTELERAS
Las carteleras pueden utilizarse de dos maneras:
Como peridico mural (todas las carteleras de la entidad publican una informacin bsica preimpresa y reservan un espacio para informacin
de las diferentes reas)
Como carteleras de inters general (elaboradas por cada rea)
Tema: Servicios prestados por cada rea
X
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Tema: Programas y proyectos de la entidad
X
Objetivo: Informar al servidor pblico y a la comunidad
Tema: Servicios prestados por la entidad
X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
Tema: Imagen positiva del servidor pblico
X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor pblico
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculacin de personal
X
Objetivo: Establecer un lenguaje comn en la seleccin y promocin de personal
Tema: Caractersticas de la contratacin pblica
X
Objetivo: Difundir los procesos de contratacin pblica
Tema: Temas del Plan de Desarrollo
X
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Tema: Plan de comunicacin
X
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
BUZN DE SUGERENCIAS
Pblico: Interno y externo
Tema: Programas y proyectos de la entidad
X
Objetivo: Recibir informacin del servidor pblico y de la comunidad
Pblico: Interno y externo
Tema: Servicios prestados por la entidad
X
Objetivo: Conocer la opinin de la comunidad frente a la prestacin del servicio
Pblico: Interno
Tema: Plan de comunicacin
X
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
113
114
X
X
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 3***
Tema 2
Tema 4****
P3 O4 M5
Pblico: Interno
Tema: Mensajes y orientaciones de directivos a las diferentes reas
Objetivo: Conocer la opinin del servidor pblico frente al liderazgo de los directivos
COMUNICACIN EN RED
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Programas y proyectos interinstitucionales
Objetivo: Mejorar la comunicacin interinstitucional
Pblico: Interno
Medio: Intranet
Tema: Servicios prestados por cada rea
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar al servidor pblico y a la comunidad
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Imagen positiva del servidor pblico
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor pblico
Pblico: Interno
Medio: Intranet
Tema: Condiciones y perfil de los contratos de vinculacin de personal
Objetivo: Establecer un lenguaje comn en la seleccin y promocin de personal
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Caractersticas de la contratacin pblica
Objetivo: Difundir los procesos de contratacin pblica
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Tratamiento temtico del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Modelo de Gestin tica y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Pblico: Interno
Medio: Intranet
Tema: Polticas y acciones del Plan de comunicacin
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Pblico: Interno y externo
Medio: Pgina web
Tema: Compromisos suscritos por la Administracin pblica
Objetivo: Difundir los resultados obtenidos por la Administracin Pblica
CAMPAAS
Pblico: Interno
Tema: Servicios prestados por cada rea
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Pblico: Externo
Tema: Servicios prestados por la entidad
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
115
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tema 6******
Tema 3***
Tema 2
Tema 5*****
O4 M5
Tema 4****
P3
Pblico: Interno y externo
Tema: Imagen positiva del servidor pblico
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor pblico
Pblico; Interno y externo
Tema: Plan de Desarrollo
Objetivo: Promover el Plan de Desarrollo
Pblico: Interno y externo
Tema: Modelo de Gestin tica y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Pblico: Interno
Tema: Plan de comunicacin como eje estratgico
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Pblico: Interno
Tema: La gestin tica una prioridad para la administracin pblica
Objetivo: Convocar en torno a la Carta de Valores
Pblico: Interno
Tema: Cdigo de tica
X
Objetivo: Generar compromiso y respaldo directivo para liderar procesos de
construccin colectiva de la Gestin tica
Pblico: Interno
Tema: El empleado del mes
Objetivo: Empoderar al servidor pblico
Pblico: Externo
Tema: La ciudadana conoce y opina sobre el Plan de Desarrollo
Objetivo: Implementar un proceso de empoderamiento del Plan de Desarrollo
Pblico: Interno
Tema: El buen comportamiento del servidor pblico
Objetivo: Promover la cultura de servicio
Pblico: Interno
Tema: La entidad como sistema
Objetivo: Divulgar el modelo operativo por procesos
Pblico: Interno
Tema: Carta de Valores
Objetivo: Incorporar la Carta de Valores en la cultura organizacional
Pblico: Interno
Tema: Comunicacin e informacin como bienes colectivos
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
CONVERSATORIOS
Pblico: Interno y externo
Tema: Imagen positiva del servidor pblico
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor pblico
Pblico: Interno
Tema: Servicios prestados por cada rea
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Pblico: Interno
Tema: Manejo de procedimientos internos
X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Pblico: Interno
Tema: Gestin tica
X
Objetivo: Generar compromiso directivo en la gestin tica
Pblico: Interno
Tema: Plan de comunicacin como eje estratgico
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
116
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 3***
Tema 2
Tema 4****
P3 O4 M5
Pblico: Interno
Tema: Objetivos comunes
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
Pblico: Interno
Tema: Oficina de Prensa y/o Direccin de Comunicacin
Objetivo: Mejorar el concepto de la comunicacin
TALLERES Y SEMINARIOS
Pblico: Externo (lderes comunitarios)
Tema: Programas y proyectos de la entidad
Objetivo: Informar a la comunidad
Pblico: Interno
Tema: Integracin
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Pblico: Interno y externo
Tema: Tratamiento temtico del Plan de Desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Pblico: Interno
Tema: Formacin en competencias comunicativas
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Pblico: Interno
Tema: Comunicacin efectiva entre directivos y servidores pblicos
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
Pblico: Interno
Tema: Liderazgo y comunicacin
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Pblico: Interno
Tema: Misin y visin
Objetivo: Conocer el Planteamiento Estratgico
Pblico: Interno
Tema: Entidades Pblicas exitosas
Objetivo: Generar sentido de pertenencia
FOROS
Pblico: Interno
Tema: Modelo de Gestin tica y Control Interno
Objetivo: Promover y difundir la Carta de Valores
Pblico: Interno
Tema: Comportamiento tico en el servidor pblico Objetivo: Fortalecer la gestin tica
en la prctica cotidiana del servidor pblico
Pblico: Interno
Tema: Formacin en competencias comunicativas
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Pblico: Interno
Tema: Liderazgo y comunicacin
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
CONCURSOS
Pblico: Interno
Tema: Liderazgo y comunicacin
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Pblico: Interno
Tema: Carta de Valores
Objetivo: Incorporar la Carta de Valores en la cultura organizacional
CAPACITACIN
Pblico: Interno
Tema: Mejoramiento continuo
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente al servidor pblico
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
117
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 3***
Tema 2
O4 M5
Tema 4****
P3
Pblico: Interno
Tema: Induccin y reinduccin
Objetivo: Generar compromiso en el servidor pblico
Pblico: Interno
Tema: Relaciones humanas y atencin al usuario
Objetivo: Generar cultura de servicio
Pblico: Interno
Tema: Planteamiento Estratgico
Objetivo: Conocer el Planteamiento Estratgico
PROCESOS PEDAGGICOS
Pblico: Interno
Tema: Comportamiento tico en el servidor pblico Objetivo: Fortalecer la gestin tica
en la prctica cotidiana del servidor pblico
Pblico: Interno
Tema: El servidor pblico conoce y opina sobre el Plan de Desarrollo
Objetivo: Implementar un proceso de empoderamiento del Plan de Desarrollo
REUNIONES
Pblico: Directivos
Tema: Mensajes y orientaciones de los directivos a las diferentes reas
X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Pblico: Directivos y su equipo
Tema: Plan de accin del da a da
Objetivo: Mejorar la comunicacin entre directivos y servidores pblicos
COMITS
Pblico: Comits primarios de trabajo
Tema: Comunicacin e informacin como bienes colectivos
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
Pblico: Comits coordinadores de procesos
Tema: La entidad como sistema
Objetivo: Divulgar el modelo operativo por procesos
MESAS DE TRABAJO
Pblico: Interno
Tema: Polticas y acciones del Plan de comunicacin
Objetivo: Promover el Plan de comunicacin
Pblico: Interno
Tema: Comunicacin e informacin como bienes colectivos
Objetivo: Mejorar la comunicacin en la entidad
Pblico: Interno y externo
Tema: Tratamiento temtico del Plan de desarrollo
Objetivo: Profundizar los temas del Plan de Desarrollo
Pblico: Interno
Tema: Servicios prestados por cada rea
Objetivo: Fortalecer el trabajo en equipo
Pblico: Interno
Tema: Mensajes y orientaciones de los directivos a las diferentes reas
X
Objetivo: Apoyar el liderazgo de los directivos
Pblico: Interno
Tema: Carta de Valores
Objetivo: Incorporar la Carta de Valores en la cultura organizacional
Pblico: Interno
Tema: Comportamiento tico en el servidor pblico Objetivo: Fortalecer la gestin tica
en la prctica cotidiana del servidor pblico
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
Tema 6******
Tema 5*****
Tema 4****
Tema 3***
Tema 2
Tema 1
Estrategia*
ACCIONES COMUNICATIVAS
P3 O4 M5
ATENCIN A LA COMUNIDAD
Medio: Oficina de Atencin a la comunidad
Tema: Programas y proyectos de la entidad
X
Objetivo: Informar a la comunidad
Pblico: Externo CALL CENTER
Tema: Servicios prestados por la entidad
X
Objetivo: Generar confianza en la comunidad frente a la prestacin del servicio
RED DE CORRESPONSALES: Los corresponsales del Plan de comunicacin son servidores pblicos de diferentes niveles en la entidad que
se organizan en Red para apoyar, promover y difundir las estrategias del Plan
Pblico: Interno
Tema: acciones comunicativas del Plan de comunicacin
Objetivo: Identificar y organizar en Red a servidores pblicos que estn dispuestos a
X
actuar como mediadores de las acciones comunicativas del Plan frente a sus pblicos
particulares
Concepto
La Rendicin de cuentas a la sociedad es un proceso complementario de la Rendicin de
Cuentas Administrativa a los entes de Control, que consiste bsicamente en la
realizacin peridica de eventos pblicos a travs de los cuales la entidad da cuenta a la
ciudadana del estado de la gestin en relacin con lo que qued consignado en su Plan
de Desarrollo o en su Plan Estratgico y de los nuevos retos y metas que se plantea.
Igualmente la Rendicin de cuentas a la sociedad es un escenario de encuentro entre la
entidad y la sociedad, a travs del cual se socializan lecturas de la realidad y ocurre el
necesario direccionamiento poltico desde el Estado referido a los temas de la agenda
pblica.
Como proceso comunicativo, la Rendicin de cuentas a la sociedad supone la
construccin de una cultura de la informacin como bien pblico y colectivo en las
entidades, de tal manera que los servidores pblicos asuman como parte de su
cotidianidad el registro, procesamiento y sistematizacin permanentes de la informacin
que se produce en las entidades, para que est disponible y actualizada en el momento
de planear y preparar la Rendicin de cuentas a la sociedad.
Objetivos
La Rendicin de cuentas a la sociedad es un proceso comunicativo que responde a la
correcta aplicacin del principio de publicidad, cuyo objetivo central es lograr que la
gestin pblica responda a los principios de transparencia y visibilidad. Sus objetivos
especficos son:
Metodologa
El lder del proceso de Rendicin de cuentas a la sociedad es el Gobernante o Directivo
de mayor nivel con apoyo directo de la alta direccin. Los temas de cada sesin de
119
Definicin de la agenda
Produccin de la informacin
Tratamiento comunicativo
Acciones comunicativas en medios
La Unidad de comunicacin deber prestar su apoyo para que los informes sean
tratados en forma adecuada, para ello podr utilizar diferentes formatos como la
transmisin en directo, las presentaciones en power point y los pregrabados de
audio o video.
Es importante darle a los informes un tratamiento de piezas comunicativas
profesionalmente elaboradas, es decir, con libretos escritos por comunicadores,
narraciones en off, imgenes de apoyo, grficos, tratamiento musical y, en general,
todos aquellos recursos que hagan ms amable su presentacin y que contribuyan a
una mejor comprensin y asimilacin por parte de la audiencia.
4.4
121
Metodologa
El insumo fundamental para que el Mtodo de seguimiento y apoyo a la gestin pueda
cumplir cabalmente con su funcin, lo constituyen los indicadores. Por ello, este manual
ofrece las frmulas o relaciones entre las variables constitutivas del Plan, cuya aplicacin
permitir la obtencin de cada indicador. Al respecto se deben tener presentes las
siguientes precisiones conceptuales y metodolgicas:
EERO
IMER =
EERP
Donde la variable dependiente es
IMER =>
Las entidades del Estado deben estar abiertas hacia las comunidades y disponer cada
vez ms y mejores espacios para escuchar y recibir tanto de sus colaboradores como de
la comunidad, las crticas, quejas y reclamos que se sientan impulsados a hacer.
La escucha y la receptividad tienen que ver entonces con: la cantidad de espacios
previstos, para que, tanto los colaboradores de la institucin como su poblacin objetivo,
puedan expresar sus crticas o sugerencias con relacin al quehacer de la entidad
123
IAS =
SQR
Donde la variable dependiente es
IAS
=>
=>
=>
La actitud de servicio tiene entonces que ver con: el grado en que las sugerencias, quejas
y reclamos se traducen en decisiones y disposiciones correctivas del aspecto o proceso
criticado y en una respuesta oportuna al interesado.
Para el clculo de este indicador, ser necesario implementar la base de datos cuya
estructura mnima se establece a continuacin.
Etiqueta
Cdigo
Sugerencia
o Queja
Clase
de
Sugerencia
Fecha
de
Recepcin
Fecha
de
Respuesta
Inicial
Tipo
de
Respuesta
Estado
de la
Sugerencia
Contenido
Nmero consecutivo o dato alfanumrico con el cual ha sido identificada la sugerencia o
queja.
Este campo implica la caracterizacin y estandarizacin de las diferentes clases de
sugerencias o quejas que habitualmente se reciben en la entidad. Esta clasificacin puede
hacerse atendiendo al rea o dependencia a la que se refiere (administrativa, operativa,
almacn, etc. y/o de acuerdo con el medio por el cual se recibi: correo local o nacional, email, dudas e inquietudes manifestadas en eventos de comunicacin e informacin. etc.)
Fecha a partir de la cual se ha recibido la correspondiente sugerencia.
El Cdigo Contencioso Administrativo establece los trminos mnimo y mximo, dentro de
los cuales toda entidad estatal debe atender las comunicaciones que recibe. Esta fecha
deber estar dentro de dichos trminos.
Se deben predefinir todas las categoras posibles, de conformidad con la realidad de la
entidad y la importancia o gravedad de la queja o reclamo. Pueden ser:
Carta
Comunicacin telefnica
Correo electrnico (e-mail)
Telegrama
Mensaje a travs de los medios de comunicacin, etc.
Campo requerido para indicas los estados de las diferentes sugerencias, reclamos y/o quejas
recibidos. En principio se sugieren las categoras:
Recibida
124
Etiqueta
o Queja
Contenido
En trmite
Atendida
Cuadro 1212 Diseo de la estructura de la base de datos de sugerencias y quejas recibidas y/o atendidas
=>
ApPEI =>
IDRH =>
DRH =>
Se construye visin compartida en las entidades del Estado, cuando los servidores
pblicos entienden que la funcin del Estado es la bsqueda del bien comn y su
finalidad administrar eficientemente los bienes y recursos pblicos para garantizar la
calidad de vida de los ciudadanos.
Y sern indicios de que dicha funcin y bsqueda han sido entendidas por los
colaboradores y las poblaciones objetivo de cada entidad: i) su mayor o menor grado de
conocimiento y apropiacin, como mnimo, de los elementos estratgicos (misin,
visin, objetivos estratgicos institucionales) formulados en el Plan de Desarrollo de la
entidad; y ii) el mayor o menor grado de cumplimiento de las funciones y metas a cada
quien encomendadas.
Para la construccin del ndice de apropiacin de los componentes del Plan Estratgico
institucional, se debern disear formularios de encuestas para ser aplicados a los
funcionarios y a otros actores relacionados con respecto a los cuales interesa que tengan
un buen nivel de conocimiento sobre los lineamientos estratgicos de la entidad. Estas
encuestas debern variar en cada caso, en la medida que deben contener preguntas
inherentes a los lineamientos de cada entidad.
En cuanto al ndice de desempeo del recurso humano, ste deber surgir del sistema
que tenga previsto cada entidad para la evaluacin del desempeo de su personal.
125
IPTC =
ATR
ACE
=>
=>
El trabajo colaborativo logra que las reas o dependencia de la entidad acten como
redes de ayuda mutua, se relacionen de manera sinrgica y potencien sus fortalezas.
4.4.1.5 Promocin de la cultura de la sistematizacin
SIO
NPS
ICCS =
Donde la variable dependiente es:
ICCS =>
=>
=>
colectivo
ISI =
ID
IP
ISI
=>
=>
=>
Informacin difundida
Informacin producida
ERCR
=>
DAA
127
El Estado se hace visible cuando rinde cuentas, informa lo que hace, muestra resultados
y socializa el saber institucional.
La aplicacin del principio de publicidad tiene que ver entonces con: i) los actos
administrativos que, por ley, deben ser difundidos; ii) el free prees (boletines para
medios y otras piezas comunicativas e informativas publicadas, ruedas de prensa); y iii)
con el hecho de que la administracin difunda y socialice todo lo que hace -como
Rendicin de cuentas a la sociedad - pero tambin como parte de su actividad cotidiana
-como socializacin-.
4.4.1.8 Concepto comunicativo del posicionamiento
IPI =
EEPC
EEPR
=>
128
=>
MER
=>
CCS
ISI
SI
=>
=>
=>
=>
=>
APP
IPI
PI
=>
=>
=>
=>
objetivo
=>
CVC
=>
IMER =>
MER =>
=>
SI
IAPP
APP
=>
=>
=>
=>
=>
PTC
ICCS
CCS
=>
=>
=>
=>
132
IPE = ( EO EO ) + ( EP EP ) + (OE OE )
Donde la variable dependiente es:
IPE
=>
EO
EP
EP
OE
OE
=>
=>
=>
=>
=>
=>
Eficiencia operativa
Ponderador de la eficiencia operativa
Eficiencia presupuestal
Ponderador de la eficiencia presupuestal
Oportunidad en la ejecucin
Ponderador de la oportunidad en la ejecucin
Eficiencia Operativa
EO =
PCIR
PCIP
=>
Eficiencia operativa
133
=>
=>
Contenido
Cdigo
Pieza
Clase
de
Pieza
Evento
Duracin
Realizacin
Fecha
Realizacin
Costo
Clculo de la cantidad de dinero que se espera costar la pieza o el evento correspondiente.
Proyectado
Cuadro 1313 Diseo de la estructura de la base de datos de las piezas comunicativas e informativas
proyectadas
Etiqueta
Cdigo
Pieza
Clase
de
Pieza
Evento
Contenido
Nmero consecutivo o dato alfanumrico con el cual ha sido identificada la pieza o evento
comunicativo o informativo realizado.
Categora de clase o tipo con la que ha sido caracterizada la pieza o evento en la base de
datos de Piezas Comunicativas e Informativas Proyectadas.
Registro: conjunto de datos o campos que conjugados identifican o caracterizan suficiente y adecuadamente a un
elemento o tem de un archivo o base de datos.
134
Etiqueta
Duracin
Realizacin
Fecha
Realizacin
Costo
Proyectado
Cuadro 1414
realizadas
Contenido
Cantidad de tiempo realmente invertido, desde el momento en que se inici el diseo hasta
que se produjo una determinada pieza o evento comunicativo o informativo.
Fecha en la cual se termin la pieza o se realiz el evento o reunin.
Determinacin de la cantidad de dinero realmente invertido en la realizacin o produccin
de la pieza.
Diseo de la estructura de la base de datos de las piezas comunicativas e informativas
Eficiencia presupuestal
EP =
PE
PP
=>
Eficiencia presupuestal
=>
=>
Presupuesto ejecutado
Presupuesto proyectado
Oportunidad de la ejecucin
OE =
TE
TP
=>
Oportunidad de la ejecucin
=>
=>
Tiempos empleados
Tiempos programados
=>
I
IA
=>
=>
=>
ndice de interlocucin
Ponderador de la interlocucin
ndice de apertura
136
Modelo
de
comunicacin
pblica
A
IV
=>
=>
=>
Ponderador de la apertura
ndice de visibilidad
Ponderador de la visibilidad
=>
ndice de interlocucin
Y las variables independientes, que ya fueron explicadas en los ndices anteriores, son:
ISI
SI
ICVC
CVC
=>
=>
=>
=>
=>
ndice de apertura
=>
=>
IMER =>
MER =>
APP
=>
ndice de visibilidad
IPCS
PCS
IPTC
PTC
5
=>
=>
=>
=>
Productor
El Productor del Plan de comunicacin se define como el sujeto institucional que aporta
la voluntad poltica que hace posible su institucionalizacin y ejecucin en la entidad,
para lo cual proporciona los recursos necesarios. Por consiguiente, este Productor en las
entidades del Estado es la alta direccin, que:
Subcomit de comunicacin
5.3
Director-editor
El lder del proceso de apoyo que instrumentaliza el Plan de comunicacin debe ser el
jefe que est a cargo de la Unidad de comunicacin que exista en la entidad (Direccin,
Subdireccin, Oficina o Jefatura) Las funciones que debe cumplir esta unidad, son:
Realizadores
139
ANEXO
Referentes normativos para la aplicacin del Modelo de comunicacin organizacional
e Informativa para entidades del Estado (MCPOI)
BIBLIOGRAFA CLASIFICADA
Acerca de los antecedentes de la comunicacin pblica
MARTIN-BARBERO, Jess. Comunicacin y Cultura Poltica. Conferencia dictada el 26 de mayo de 2.000 en la
sede de la Corporacin Viva la Ciudadana, en Armenia, Quindo.
McQUAIL, Denis. 1998. La accin de los medios. Los medios de comunicacin y el inters pblico. Buenos
Aires: Amorrortu Editores. Buenos Aires.
El planteamiento del Two-step-flow de Gaudet, puede consultarse en MORRIS, Nancy. 2000. A
comparative Analysis of the Diffusion and Participatory Models in development Communication. NY:
Rockefeller Foundation.
El Modelo Macrointencional de Comunicacin, puede consultarse en: TORO, Jos Bernardo y
RODRGUEZ, Martha C. La comunicacin y la movilizacin social en la construccin de bienes
pblicos. 2003. Bogot, INDES-BID.
Para conocer la experiencia del Eje Cafetero, puede consultarse: VIVA LA CIUDADANIA, Gerencia.
2000. Comunicacin para la movilizacin social. Memorias del Proyecto de Comunicacin para la
Reconstruccin Democrtica del Eje Cafetero. Armenia, Quindo.
WHITE, Robert. 1989. La teora de la comunicacin en Amrica Latina.
contribuciones. Madrid: Revista Telos #19, Fudesco.
2004.
La comunicacin pblica
141
COSTA, Joan. 2002 La comunicacin es ms fuerte que la accin. Revista .Doc Comunicacin #1. Barcelona: Cebem.
ECHEVERRA, Rafael. 2000. La empresa emergente, la confianza y los desafos de la transformacin, Garnica, Buenos Aires.
BOURDIEU, Pierre. 1985.La Economa de los Bienes Simblicos. En Razones Prcticas: Sobre la Teora de la
Accin. Barcelona: Anagrama.
Capital social. 2004. Aproximacin de Poverty Net, grupo adscrito al Banco Mundial para el combate de la
pobreza. Artculo disponible en: http://www.worldbank.org/poverty/spanish/scapital/.
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HOPENHAYN, Martn. 2000. El lugar de la fatalidad, el lugar de la esperanza: Amrica Latina y la aldea global.
Bogot: Conferenciada dictada en el encuentro de Comunicacin Educativa, Universidad Central.
MARTNEZ, Tomas Eloy. 1997. Periodismo y narracin: Desafos para el siglo XXI. Guadalajara: FINP.
MIRALLES, Ana Mara. 2000. Voces Ciudadanas, una idea de periodismo pblico. Medelln: U.P.B.
MOCKUS, Antanas. 2002. La ciudad y lo pblico. En Comunicacin para construir lo pblico: Bogot:
Facultad de Comunicacin y Lenguaje, Universidad Javeriana.
REY, Germn. 1998. Balsas y medusas. Visibilidad comunicativa y narrativas polticas. Bogot: Cerec.
142
RINCN, Omar. 1993. Educando a la comunicacin para la democracia. Bogot: Signo y Pensamiento #23,
Facultad de Comunicacin Social, Universidad Javeriana.
SANTANA R. Pedro. 2000. La formacin de una opinin pblica democrtica. VOCES CIUDADANAS, Una
idea de periodismo pblico. ED Universidad Pontificia Bolivariana, Medelln.
TORO, Bernardo. 2001: Conceptos Bsicos de movilizacin social. Bogot: Fundacin Social.
WILLS, Mara Emma. 2002. Esfera pblica y medios de comunicacin: por el re-encantamiento de la
comunicacin. En, Comunicacin para construir lo pblico. Bogot: Facultad de Comunicacin y
Lenguaje, Universidad Javeriana.
Acerca de los medios de comunicacin
BOURDIEU, Pierre. 1996. Sobre la televisin. Barcelona: Anagrama.
MARTN-BARBERO, Jess, REY, Germn y RINCN, Omar. 2002. Televisin pblica: del consumidor al
ciudadano. Bogot: Fes/Secab.
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Javeriana.
RINCN, Omar. 2002. Televisin, video y subjetividad. Bs As: Norma.
RINCN, Omar y ESTRELLA, Mauricio. 2002. Televisin: Pantalla e identidad. Quito: Fes.
Acerca del seguimiento y apoyo a la gestin
KAPLAN, Robert y NORTON, David. 1997. Cuadro de Mando Integral (The Balanced Scorecard). 2
Edicin. Ediciones Gestin 2000, SA, Barcelona.
143