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Conceptos
URGENTE E IMPORTANTE.
Qu es importante?
Toda persona debera y toda organizacin debe tomar decisiones sobre dos tipos de
aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es
la atencin de lo de lo Importante.
Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la
existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o misin. Al
igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante
para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual
proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa
de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si
asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del
sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente
y lo Importante.
Ahora, Qu es urgente?
El otro aspecto a integrar es la atencin a lo urgente.
Lo urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin
inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la
que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan.
Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una
organizacin o en nuestra vida diaria. Para comprender mejor estos aspectos, Stephen
Covey (1989), en su libro "Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva", describe una serie
de principios (que debemos tomar slo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a
tener una administracin del tiempo efectiva y propone para ello una Matriz de
Administracin del Tiempo, que est dividida en cuatro cuadrantes:
Cuadrante 1:
Llamaremos a este cuadrante
Lo Urgente e Importante.
Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veramos amenazada nuestra
existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo lmite, vencimientos, resolucin
de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una
gestin orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2:
Lo Importante, No Urgente.
Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien estn ms lejanas en cuanto a
horizonte de tiempo para su resolucin, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a
futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual
en pos de un mejor futuro. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos,
anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso
y recuperacin de energas personales, etc. Lo Importante ,No urgente representa el
desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafos futuros. Pero adems
este cuadrante y lo que coloquemos en l, determina a todos los dems: Sin Importante, no
puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), ser nuestra
consigna. Como estas cuestiones estn ms lejanas en el tiempo para su resolucin, no
presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.
De acuerdo a su Urgencia:
Muy urgente: Debe hacerse ahora.
Urgente: Debera hacerse ahora.
No urgente: puede hacerse despus.
Tiempo no es un factor.
Lista de los puntos especficos a ser tratados en la reunin. Esta parte es el cuerpo principal
de la reunin y por lo cual tiene el contenido ms significativo.
Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus reas de atencin