FUNDACION SIERVOS DE JESUS Y MARIA AUXILIADORA

AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DICIEMBRE 2013

ERIKA FERNANDA MURCIA CRUZ

ANA G JARAMILLO RESTREPO

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
PITALITO HUILA
2016

TABLA DE CONTENIDO
ndice
PLANEACIONPL
Conocimiento del cliente.....PL1
RUT.....PL1/1
Cmara de Comercio.PL1/2
OrganigramaPL1/3
Atribuciones del Gerente.PL1/4

EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO..SCI

Ambiente de control....SCI1
Filosofa de la gerenciaSCI1/1
Valores De Integridad Y tica...SCI1/2
Estructura Organizativa..SCI1/3
Asignacin De Responsabilidades Y Autoridad..SCI1/4

PROGRAMAS DE AUDITORIA...PDA
Proceso Contable...PDA1
Facturas legalidad...PDA1/1
Comprobacin FacturasPDA1/2
Comprobacin registro donaciones..PDA1/3

Proceso de Produccin y comercializacinPDA2

Procesos...PDA2/1
Polticas de los procesos.PDA2/2
InventariosPDA2/3
BALANCE DE PRUEBABP1
Cedula Sumaria..BP1/1
Analtica 152405.... BP1/2
Analtica 152410....BP1/3

MEMORANDO DE PLANEACIN
FUNDACION SIERVOS DE JESUS Y MARIA AUXILIADORA
ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2013

OBJETIVO GENERAL:
Examinar los diferentes procesos que se manejan en la Fundacin Siervos de
Jess y Mara Auxiliadora para su buen funcionamiento, y verificar la confiabilidad
en los estados financieros. En la manera como estn cumpliendo los directivos y
funcionarios sus obligaciones administrativas y las responsabilidades asignadas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Verificar el cumplimiento de las normas y leyes en los procesos contables.

Comprobar los requisitos para la legalidad de los contratos.
Determinar el cumplimiento del registro adecuado, en los libros de las
operaciones que diariamente se realizan, con el fin de llevar todos los
ingresos y egresos
Mirar el manejo que se le da a los ttulos valores y documentos que se
encuentren bajo la responsabilidad de la dependencia de tesorera
Analizar el sistema de facturacin, que su funcionamiento este soportado
con documentos de manera correcta y todo detalle que sea de gran
importancia

ALCANCE DE LA AUDITORIA: La auditora tendr una duracin de 3 meses y

abarcar los Estados financieros a 31 de Diciembre de 2013.

PERSONAL INVOLUCRADO: Gerente, Revisor Fiscal, Contadora.

EQUIPO AUDITOR:

Erika Fernanda Murcia Cruz

Ana G Jaramillo Restrepo

PROCESOS QUE MANEJA LA EMPRESA:

Contrataci
n

Tesorera

Facturacin

Contabilidad

FECHA DE INICIO Y ESTIMACIN DE LA AUDITORIA

PLAN DE AUDITORIA
1. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE:

PROCEDIMIENTOS:
Procedimiento 1:Solicitar copia
de la escritura de constitucin,
cmara
de comercio, RUT, actas donde
se han aprobado los estados
financieros ya auditados, y todos
los cambios que se hayan
producido en los estatutos.
Evidencias:

FECHAS
Inicio

22/08/2016

Terminacin

29/08/2016

P/T

PL1

Procedimiento 2: Solicitar los

estados financieros a nivel de
cuentas al mximo detalle a la
fecha de cierre del ejercicio o de
cierre intermedio.

22/08/2016

29/08/2016

BP1

01/09/2016

31/10/2016

BP1/1

01/09/2016

31/10/2016

PL1/4

01/09/2016

31/10/2016

PL1/3

Evidencias:
Procedimiento 3: Estudio de las
cuentas anuales a la fecha del
cierre contable del ejercicio con
todo su contenido balance de
resultado, estado de cambio en el
patrimonio. En la revisin de cierre
intermedio, ser necesario el
balance de situacin y la cuenta
de prdidas y ganancias.
Evidencias:
Procedimiento 4: Solicitar la
relacin de asesores legales
externos de la empresa,
incluyendo la direccin de datos
de contacto de los mismos.
Evidencias:
Procedimiento 5: Gestionar el
manual de procedimientos, para
evaluar el funcionamiento interno
como: la descripcin de
actividades, ubicacin,
requerimientos, y los cargos
responsables de su ejecucin.
Evidencias:

PL1/3

2. CONOCIMIENTO DEL SISTEMA CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO

En la Fundacin Siervos de Jess y Mara Auxiliadora NO existe un sistema
contable para el manejo diario. Se evidencio que la informacin de cada mes es
recolectada, se enva a la contadora de la empresa la cual es ingresada al
programa SIIGO.
Cmo Pagn?
La Fundacin Siervos de Jess y Mara Auxiliadora pagan por concepto de
servicios de aseo, cocina y Formacin de los nios a travs del efectivo en caja y
el soporte es un recibo de caja menor, de igual forma pagan los servicios pblicos.
Cmo facturan?
Las facturas de la Fundacin Siervos de Jess y Mara Auxiliadora estn
autorizadas por la DIAN y son entregadas como soporte de las ventas de sus
animales de granja
ORGANO DIRECTIVO
FUNDACION SIERVOS DE JESUS Y MARIA AUXILIADORA

rgano de
direccin

ASAMBLEA DE SOCIOS
ACTIVOS

rgano de
Administracin

JUNTA DIRECTIVA

rgano de Control

REVISOR FISCAL

Director ejecutivo

REPRESENTANTE
LEGAL

rgano Asesor

Segn las necesidades de la

fundacin

BENEFACTORES DE LA OBRA
SOCIAL

FUNCIONES:
Asamblea de Socios Activos

Elegir la junta de la Fundacin

Nombrar al revisor Fiscal
Aprobar los balances anuales y hacer las observaciones pertinentes
Aprobar y modificar los estatutos de la fundacin cuando se requieran
Analizar las actividades generales financieras y administrativas de la
fundacin
Aprobar o reprobar informes de cuenta y balances que debe presentar el
comit ejecutivo
Aprobar la programacin de actividades y el presupuesto de gastos e
inversiones para el siguiente ao.

JUNTA DIRECTIVA
JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
TESORERO
SECRETARIO
VOCAL 1

VOCAL 2

Funciones: Ejecutar polticas tcnicas y administrativas fijadas por la asamblea

general de la institucin entre otras.

BLANCA FLOR SALAMANCA MUOZ

FERNANDO CASTRO POLANIA
NELSON GERARDO FIGUEROA VILLAMIL
ADALBERTO NUEZ LEYTON
MARIA FANNY PARRA DE ALDANA
MARIA DENIS CORDOBA RAMOS
PL1/4

DIRECTOR EJECUTIVO (GENTIL HOYOS PAPAMIJA)

Es el representante legal y espiritual de la fundacin adems el ejecutor de

las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva y el superior de
todos los funcionarios.
Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar el funcionamiento de la fundacin.
Proyectar el presupuesto anual, presentarlo a la junta directiva a ms tardar
el 30 de Noviembre de cada ao y una vez aprobado ejecutarlo dentro de
las polticas impartidas para el efecto.
Celebrar contratos y todo tipo de negocios dentro del giro ordinario de las
actividades de la fundacin
Estudiar, preparar y ejecutar los planes y programas de acuerdo con el
objeto social de la fundacin
Rendir informe por escrito mnimo trimestralmente a la junta directiva sobre
la fundacin, anexados el balance y estado de resultados.
Ordenar y firmar el pago de los gastos ordinarios y extraordinarios de
acuerdo al presupuesto y facultades especiales que le otorgue la junta
directiva y firmar los documentos se su competencia.
Presentar y firmar los estados financieros, el proyecto de distribucin de
excedentes correspondientes a cada ejercicio contable
Las dems propias de la direccin y las que le encomienda la asamblea y la
junta directiva, que se originen en el manual de funciones y procedimientos
de la fundacin y los que por ley le competen.
REVISOR FISCAL

JAIRO GUZMAN VARGAS

REVISOR FISCAL SUPLENTE

YENNY PEA ANTURY

DEBILIDADES DEL SISTEMA DE CONTROL

La falta de un sistema o software contable que registre la informacin en

tiempo real.
Falta de personal ya que existe una secretaria nicamente para la junta de
socios ms no ejerce funciones administrativas.
El representante legal ejerce diversas funciones

RIESGOS DE AUDITORIA

SCI1
SCI1/1
AMBIENTE DE CONTROL

FUNDACION SIERVOS DE JESUS Y MARIA AUXILIADORA

AMBIENTE DE CONTROL
*FILOSOFIA DE LA GERENCIA
Descripcin
Recomendaciones
La naturaleza de los riesgos aceptados; ellos poseen
dentro de sus pasivos una cuenta corriente Implementar o ejecutar otros
comercial que es respaldada por una iglesia, la cual
convenios con dems
se encuentra al ao 2013 en un total de 16.338.100. entidades por si la iglesia en un
El riesgo que la fundacin corre es que esta iglesia
tiempo determinado no
no cumpla con lo pactado y la fundacin deba
responde.
responder por este crdito.
En la rotacin del personal en funciones claves, no
existen fallas, ya que no se hacen cambios regulares
Ninguna
de personal importante para la fundacin
Respecto a la actitud de la administracin hacia el
procesamiento de la informacin y funciones de
contabilidad, el representante se preocupa por el
control en las diferentes actividades que desarrolla la
entidad.
Ninguna
Frente a la frecuencia de interaccin en la direccin
principal y la operativa, no existen fallas ya que se
realizan reuniones con frecuencia para discutir los
Ninguna
funcionamientos de las operaciones.
CONCLUSIONES: La filosofa de la gerencia est bien estructurada, y se est
llevando de acuerdo al funcionamiento normal de las operaciones la actitud de la
administracin hacia el procesamiento de la informacin, y los controles que se
manejan en ellas estn adecuados a cada situacin.

* VALORES DE INTEGRIDAD Y ETICA

SCI1/2

Descripcin
En la fundacin disponen de cdigos de tica y
moral, para el gerente y los empleados estos son
entendibles y ejecutados a partir de las necesidades
que se presenten.
Estos cdigos son evaluados constantemente para
medir el compromiso de los empleados con la
empresa.
Los empleados reconocen que comportamiento es
aceptado y cual no, y cuando se enfrentan a
diferentes situaciones saben qu hacer.
En la fundacin el representante legal se enfrenta a
diferente situaciones (entre ellas puede encontrar
tentaciones ilegales que cambien su forma de
pensar, al recibir cantidades significativas en las
donaciones), frente a esta situacin no existe un
control particular, para mitigar las tentaciones que se
puedan presentar.
Las modificaciones que se realizan en los cdigos
son informadas a tiempo para ser aplicados por los
empleados.
Las relaciones con los empleados, proveedores,
clientes, benefactores se basan en la honestidad y la
buena Fe del representante legal y de la junta
directiva. Los pagos y facturacin son estudiadas por
el rgano directivo y lo que se encuentre fuera de las
actividades normales, son reportados para hacer un
seguimiento del caso.
Las decisiones que se ejecutan
frente a las
acciones que se presentan son tomadas de acuerdo
a las polticas establecidas en las polticas de la
empresa, y las decisiones importantes son
consultadas, estudiadas en una junta de socios para
su posterior aprobacin.
En la fundacin siervos de Jess y Mara auxiliadora,
hasta el momento no se han presentado acciones
disciplinarias que hayan sido tomadas a partir de una
mala conducta, por parte de los empleados, de la junta
directiva, ni del representante legal, por lo tanto no se ha
requerido la intervencin frente a las polticas o controles
que se hayan quebrantado.

Recomendaciones

Ninguna
Ninguna
Ninguna
Identificar las diferentes
situaciones que se puedan
presentar y establecer
controles en los cdigos y
polticas para que se puedan
implementar
Ninguna

Ninguna

Ninguna

Ninguna
SCI1/3

*ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ORGANO DIRECTIVO
FUNDACION SIERVOS DE JESUS Y MARIA AUXILIADORA

rgano de
direccin

ASAMBLEA DE SOCIOS
ACTIVOS

rgano de
Administracin

JUNTA DIRECTIVA

rgano de Control

REVISOR FISCAL

Director ejecutivo

REPRESENTANTE
LEGAL

rgano Asesor

Segn las necesidades de la

fundacin

BENEFACTORES DE LA OBRA
SOCIAL

FUNCIONES:
Asamblea de Socios Activos

Elegir la junta de la Fundacin

Nombrar al revisor Fiscal
Aprobar los balances anuales y hacer las observaciones pertinentes
Aprobar y modificar los estatutos de la fundacin cuando se requieran
Analizar las actividades generales financieras y administrativas de la
fundacin
Aprobar o reprobar informes de cuenta y balances que debe presentar el
comit ejecutivo
Aprobar la programacin de actividades y el presupuesto de gastos e
inversiones para el siguiente ao.

JUNTA DIRECTIVA
JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
TESORERO
SECRETARIO
VOCAL 1

VOCAL 2

Funciones: Ejecutar polticas tcnicas y administrativas fijadas por la asamblea

general de la institucin entre otras.

BLANCA FLOR SALAMANCA MUOZ

FERNANDO CASTRO POLANIA
NELSON GERARDO FIGUEROA VILLAMIL
ADALBERTO NUEZ LEYTON
MARIA FANNY PARRA DE ALDANA
MARIA DENIS CORDOBA RAMOS

DIRECTOR EJECUTIVO (GENTIL HOYOS PAPAMIJA)

Es el representante legal y espiritual de la fundacin adems el ejecutor de

las decisiones de la asamblea general y de la junta directiva y el superior de
todos los funcionarios.
Dirigir, coordinar, ejecutar y controlar el funcionamiento de la fundacin.
Proyectar el presupuesto anual, presentarlo a la junta directiva a ms tardar
el 30 de Noviembre de cada ao y una vez aprobado ejecutarlo dentro de
las polticas impartidas para el efecto.
Celebrar contratos y todo tipo de negocios dentro del giro ordinario de las
actividades de la fundacin
Estudiar, preparar y ejecutar los planes y programas de acuerdo con el
objeto social de la fundacin
Rendir informe por escrito mnimo trimestralmente a la junta directiva sobre
la fundacin, anexados el balance y estado de resultados.

Ordenar y firmar el pago de los gastos ordinarios y extraordinarios de

acuerdo al presupuesto y facultades especiales que le otorgue la junta
directiva y firmar los documentos se su competencia.
Presentar y firmar los estados financieros, el proyecto de distribucin de
excedentes correspondientes a cada ejercicio contable
Las dems propias de la direccin y las que le encomienda la asamblea y la
junta directiva, que se originen en la manuela de funciones y
procedimientos de la fundacin y los que por ley le competen.

Descripcin

Recomendaciones

La estructura de la fundacin est diseada para que las

funciones delegadas a cada integrante se desarrollen
apropiadamente y de manera objetiva.

Ninguna

Cada integrante tanto del rgano directivo como de la junta

directiva tiene definidas sus responsabilidades, siendo
comunicadas en el momento de aceptar sus cargos.

Ninguna

El representante legal, que es el encargado del manejo de la

fundacin tiene los conocimientos requeridos, la experiencia
para cumplir con sus obligaciones.

Ninguna
Hacer seguimiento a las
Los reportes de las actividades son presentados a la junta actividades que son presentadas
directiva, cada vez que esta lo requiera, proporcionando
en cada informe para confirmar si
informacin adecuada y necesaria para la posterior toma de
la informacin entregada es la
decisiones.
correcta.
Igualmente los integrantes de la junta directiva tienen acceso
a la informacin requerida del representante legal y si es
requerida es comunicada a los socios como tambin a los
benefactores.

Ninguna
Contratar una secretaria o una

En este momento dentro de la estructura organizacional hace

asistente que ayude con las
falta una secretaria para disminuir responsabilidades al
funciones bsicas al
representante legal ya que este no tiene tiempo suficiente para
representante
legal para que este
desarrollar sus responsabilidades efectivamente, trabaja de
pueda
desarrollar
sus actividades
forma excesiva.

de forma ms efectiva
CONCLUSIONES: La fundacin cuenta con una organizacin adecuada, estn
estructuradas para cada funcin y cada responsabilidad. El representante cuenta con las
capacidades idneas para la ejecucin de sus actividades diarias a pesar que no cuentan
con una secretaria o asistente que disminuya la carga de este.

*ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

SCI1/4

Descripcin
La autoridad y responsabilidad son asignadas a los
empleados de la entidad.
La responsabilidad en las decisiones est
relacionada con la asignacin de la autoridad y
responsabilidad. El representante frente a
situaciones importantes que afecten o beneficien a
la fundacin tiene que ser consultadas en la junta
directiva.
El alcance de las responsabilidades asignadas al
representante legal estn estipuladas dentro de sus
funciones as mismo la informacin que esta
entrega es de vital importancia para la fundacin
debido a su nivel de autoridad.

Recomendaciones
Ninguna

Ninguna

Ninguna
En la fundacin no existe un nmero adecuado de En una prxima junta directiva
personas, particularmente con respecto al estudiar el caso de contratar una
persona que colabore con las
procesamiento de la informacin contable ya que el
actividades del representante
representante legal es el encargado de hacer todos
legal y si es necesario otra
los trmites, recoleccin de informacin y manejo de persona que consideren que hace
dinero.
falta.
CONCLUSIONES: En La asignacin de responsabilidades en la fundacin hace falta
estudiar a fondo la necesidad de contratar una persona o las que se consideren necesarias
para disminuir la carga de responsabilidades del representante legal ya que este tiene
muchas actividades para realizar y quizs algunas no las pueda desarrollar con eficacia.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

PRACTICA DE AUDITORIA\Procedimientos de Auditoria Fundacion.xlsx

DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS