DependenciasOperacionales:LaCadenadeSuministroInterno

Elcrearunaculturadetrabajoenequipoentredepartamentosayudarasucompaaaentregarun
productoquellenalasexpectativasdelconsumidor.
PorRonVail,AIBInternational
Recuerdelaltimavezqueustedviounaformacinmilitarejecutarseenperfectaarmona.Cada
movimientoerapreciso,encadencia.Ellderdelaformacinllamabacadenciayparaalgunos
observadoresellenguajeeraextranjero,perocadapersonaejecutabasuresponsabilidadcomosila
formacinfueraunasolapersona.Imagnesequepasarasialguienenlaformacinnoempezconel
pieizquierdoonoescuchlacadenciahubieracausadounagranconfusinparalapersonaenfrentey
detrsdeestapersona.Silaspersonasenseguidadestanoestuvierantanalerta,tambinseveran
afectadas.Apesardequesloalgunosparticipantesseveranafectados,laformacindesempearaun
trabajoinaceptable.Granplaneamiento,coordinacin,comunicacinyprcticafueronrequeridospara
unaejecucinsatisfactoriaquecumplaconlasexpectativasdelequipoydelaaudiencia.
Ahora,imagnesecomoseraelambienteenunaplantaalimenticiasitrabajarancomoungrupode
espectculospreciso.Existeunlder,considerableplaneacindeoperaciones,coordinacindelas
funcionesdepartamentales,comunicacindehorarios,ejecucindelplanyunproductofinal.Las
plantasdealimentospuedenoperarcomogruposproductivossiseorganizan,planifican,actany
evalansutrabajoyhacenmodificacionesbasadasenelrendimientoyaportacionesdeotrosgruposde
apoyo.Sinembargo,cuandolosdetallessepasanporalto,elproductopuedesercomprometido.Siel
productocomprometidonoesdetectadoysteentraenloscanalesdedistribucin,elresultadopuede
serserioeinclusivemortal,comoyasehacomprobadoenrecientesproblemasdeinocuidad
alimenticia.
Elobjetivoquesenospresentaeseldeoperarrutinariamenteparaqueelproductoqueseentregue
cumplaconlasexpectativasdelconsumidor.Lasplantasalimenticiastienenquetrabajarcadaminuto,
cadahora,cadadaycadames,sinellujodeensayarantesdecadaactuacin.Cadadepartamentoy
funcintienesqueserllevadosacaboptimamenteparaquetodalaoperacinsemuevadeuna
maneraarmoniosa,alcanzandoelmismoobjetivo.
Yopensaraquesiunacompaadealimentosevaluaraobjetivamentelasfallasquedetecteel
consumidor,descubriraunnmeroconsiderableconrelacinalainocuidadalimenticia,yproblemas
sensorialesofuncionales.Tambinpensaraquelarazdelproblemaapuntaraalnotenerla
informacincorrecta,conloscriterioscorrectos,altiempopreciso,locualsugeriraquelosdiferentes
departamentosnoestnconsientesdelefectorioabajoquesusfuncionestienenenelxitodetodala
operacin.
Tpicamente,losartculos,educacinyconversacinenreferenciaalaAdministracindeCadenasde
Suministrocirculanalrededordeloscomponentesfueradelaoperacindemanufactura,siendoestos
proveedoresdeingredientesymaterialesdeempaqueycentrosdedistribucin.Lacoordinacinylas
actividadesdemejoraenlosdepartamentostiendenasermanejadasporjuntasdeoperaciones

semanalesoporactividadesdelosdepartamentosindividuales,especficasparasusfunciones.El
propsitoeseldemejorarelrendimiento.Enmuchasocasiones,haymuypoconfasisenlasmedidas
delefectorioabajo.Desafortunadamente,eldepartamentoqueestrastornadoconlasfallasdeotro
departamentoestambinresponsabledearreglarlotambin,amenosqueelarregloseadenaturaleza
tcnica.
Muyseguido,plantasalimenticiaspasanporlaexperienciadefallasdeejecucinqueresultanen
problemasoperacionalesyestasinterrupcionespuedenresultarenelincumplimientodeunaordendel
cliente,afectarlacalidaddelmaterial,aumentarprdidasycrearreproceso;todoestoresultaencostos
innecesariosyalgunasvecescreaproductoadulteradoqueviolalasregulacionesgubernamentales,la
legalidadyloscriteriosdeinocuidaddelproducto.Cuandoestassituacionesocurren,eljuegodeculpa
empieza.Conpreguntassuficientesyanlisisdelascausasraces,elmotivoolaraznpuedeser
determinado.Estassituacionesrepresentanlaoportunidadperfectaparaqueellderveabienlas
operacionesdesdeunaperspectivadedependencia.
EsimportantequeelGerentedePlantacomuniqueatodoslosdepartamentosquesonpartedela
cadenadesuministrointernayqueelproductofinalrepresentaalaplanta.Afindequemejoreelflujo
deinformacinyejecucindeunreaaotra,esimperativoentenderloquesenecesitaparafacilitar
esteflujo.
Existeunnumerodefilosofassobremejorascontinuasyprocesosquepuedenusarseparacrearun
enfoqueopropuesta,talescomoSixSigma,Kaizen,5S,TPM,EvaluacindeRiesgos(Severidady
Probabilidad),AnlisisdeCumplimientoconEstndares(GapAnalysis),etc.Podemosusarestos
conceptosparaexplicarunmtodoparatrabajaratravsdeunanlisisdedelasdependencias
operacionaleseimplementaractividadesdemejorascontinuasparamaximizarlacadenadesuministro
interna.
EstableciendoelEscenario.(Elsiguienteejemploeshipottico.)
ElDepartamentodeVentasdelaCompaaArecibiunpedidodeunclienteimportanteparayasea
desarrollaromodificarunproductoqueelclientecompraactualmentedeunproveedorcompetidor.El
tiempoeslimitadoylaCompaaAquiereimpresionarasucliente,asesdequeVentas,
InvestigacionesyDesarrolloylaGerenciaserenenparalanzarelproceso.Yaqueestainiciativaes
delicada,laCompaaAmantieneelproyectolomssilenciosoposibleyponerestriccionesconlas
personasinvolucradasdeVentas,InvestigacionesyDesarrolloydelaGerenciahastaqueseanecesario
involucraraotrosdepartamentos.Amedidaqueprogresaeldesarrollo,uningredientenuevoes
compradoypuestoapruebaporeldepartamentodeInvestigacionesyDesarrollofueradel
procedimientonormaldeobtencin,pruebasyaprobacindecalidad.Eventualmente,larecetaes
finalizadaeInvestigacionesyDesarrollocompralosingredientessuficientesparahacerunascuantas
muestrasparaprobar.Elproductoapruebaesevaluadoysedecidequeunapruebaenplantanoes
requerida,yaqueelprocesosevemuysimpleyslocambiosmenoresalprocesodeflujoson
requeridos.LaCompaaAenvaunasmuestrasalclienteparasurevisinyelclienteinmediatamente
poneunaorden.

Despus,elclientepideunoscuantoscambiosalaventainicialpreviamentediscutida.Lacantidadser
incrementadaenun25%,doscentrosdedistribucinsonagregadosyeltiempodeentregaseha
adelantado.Amedidaquesiguenlasconversaciones,sedescubrequeeltiempoprovedoporel
empleadodeventasnoincluaeltiempoquesetomaenllegaraloscentrosdedistribucin.La
CompaaAdecideprocedersininformaralclientedeloshallazgosparadeestamanerapodercumplir
consucompromiso.
Ahoraelretoempieza.LaGerenciadecidequeestiempodeinvolucraralosdepartamentosde
operacionesyconvocaunajuntadeemergenciaparaplanearelhorariodeproduccinyasegurarseque
acomodarestanuevaoportunidad.LaGerenciaexplicaelproyectoeintentainyectarlaenergaasus
empleadosexplicandolaimportanciadelmismo.Elproyectoseconvierteenunaprioridadyselepidea
losdepartamentosquehaganloqueseanecesarioparaentregarlaorden.InvestigacinyDesarrollo
explicaloquesucedihastaesepuntoyloquvecomolosretos.
ElDepartamentodeCompraspreguntasobrelalocacinylacantidaddelosingredientesyeltipode
empaquequeserutilizado.Ellosmencionanquetendrnqueversilosproveedorespropuestostienen
abastecimientodisponibleparalaentregainmediataalaplanta.
Despus,elSupervisordeAseguramientodeCalidadpideverlasespecificacionesdelosingredientes
queaparecenenlainformacindelproductoquefueronenviadasconlasmuestrasusadasenlas
pruebas.Sedescubrequelainformacinsloincluyeeluso,manejoyalgunainformacinanaltica,
diseadaparaproveeraInvestigacinyDesarrolloconinformacinfuncional.ElSupervisorde
AseguramientodeCalidaddelaCompaaApidealSupervisordeAseguramientodeCalidaddel
Proveedorqueenviporfaxlasespecificacionesdelingredienteperoalrevisarlossedacuentaqueuno
delosingredientestieneunpeligromicrobiolgicoquenosehaconsideradodentrodesuplanHACCP.
AseguramientodeCalidadcomentaqueelclienterequieredeunapruebamicrobiolgicaantesdeque
elproductopuedasalir.Yaqueelproductotieneuningredientenuevosinhistorialenlaplanta,es
recomendadoqueelproductonosalgahastaquelosresultadoshayansidorecibidos.LaGerencia
GeneralyelDepartamentodeVentasdecidenqueelproductopuedesalirenesperadelosresultados
porqueelproductoestaraencaminoypodraserpuestoencuarentena,desernecesario.
ElGerentedeProduccinahoracalculaquelacantidaddeproductoquesenecesitaexcederunturno.
Estoquieredecirqueelsegundoturnotendrqueterminarelproducto,empujandoelhorarioregular
deproduccinaltercerturno,queporloregularmanejalalimpieza.LaGerenciadecidellevarla
produccinhastaelturnodelimpiezaycortareltiempodesta.
Yaquenohaytiempoparaunapuestaaprueba/lneadeensayo,elequipotraeelpersonalde
supervisineintroduceelproducto,horariodeproduccin,cambiosenelprocesodeflujousualesy
problemasquepuedansurgir.Despusdeunadiscusinlarga,elpersonalaceptaahacerlomejorque
puedeyencargarsedelosproblemasquesepresenten.
Lossiguientesproblemassonencontradosdurantelaproduccin.Primero,elprocesodemezcladono
eselmismoquelasmezclasquesehicieronenlaspruebasyelmezcladoinicialtampocotienelamisma
texturaocolorquelamezcladeprueba,asesdequeajustessonrealizadosagregandoms

ingredientes.Segundo,yaqueelcomponentedemezcladoesdiferente,elpesodepositadoylos
volmenessondiferentesentonceselvolumendedepositoescambiado.Tercero,eltiempodehorneo
ylatemperaturanecesitanserajustadosparaacomodarloscomponentesmodificadosy,sinser
sorpresa,algunosdelosproductosinicialmentehorneadossetienenquetirar,accinquereducela
cantidaddelproductofinal.Duranteestosretos,unacoberturaesmezcladaconantelacinparaser
aplicadaantesdecolocarloenelempaquefinal.Seguardaaunladodelalneadeterminadoa
temperaturaambientalyesolvidadahastalahoradeponerlacoberturafinal.Aseguramientode
Calidadtomamuestrasdelproductoterminadoylasmandaallaboratorioparasuanlisis
microbiolgico.
Laproduccinfinalrevellasiguienteinformacin.Lacantidadfinaldelproductonofueproducida
debidoalosajustesenelmezclado,depsitoyhorneo.Hubounconsensodequeelproductoestabalo
suficientementecercaalasmuestrasenviadasinicialmente,asesdequefueenviadoalcliente.Durante
elenvi,losresultadosdelanlisismicrobiolgicorevelanquenivelesinaceptablesdecoliformesfueron
encontradosyelproductoespuestoencuarentenaenlosCentrosdeDistribucinyelGerentede
AseguramientodeCalidaddardenesparamasmuestreos.Cuandoelclienteesinformadodel
problema,eldeciderevisarelproductobajocriteriosensorial.Entoncesreportanqueelproductonose
parecealoqueanteriormenteseleshabaenviadoyrechazantodaslasrdenesentodoslosCentrosde
Distribucin.
Comenzando.
steesunejemplodefracasopornotenerunacadenadeabastecimientointernafuncionaldondelos
departamentosdeapoyotienenlainformacinnecesariaparatenerunbuenresultado.UnAnlisisde
DependenciaOperacionalhubierasidodegranvalorenesteescenario.Acontinuacinunadescripcin
delproceso:
CompromisodelaAltaGerencia
LaAltaGerenciadeberaavisaralaplantaqueunproyectodemejoracontinuaestaenmovimientoe
informaratodosdelpropsito,meta,objetivos,expectacionesdedesempeoyellderdelproyecto.El
apoyodelaAltaGerenciajuegaunpapelmuyimportanteenlafinalizacindeunproyecto.Susellode
aprobacinenfatizalaimportanciadelmismo.Ellderdelproyectodeberarecibiralgunaclasede
capacitacinrelacionadaaliderazgodeequipos,preparacin,facilitaciones,etc.,paramantenerel
proyectoenenfoque.
SeleccionarunProceso
Parapoderiniciarelproyecto,seleccioneunoodosprocesosquenecesitenmejoras.Enelejemplo
anterior,variosprocesossoncandidatos!Sielequiponopuedeidentificarproblemasmayores,revise
quejasdeclientesrecientes,reportesinternosdeprocesodedesviacin,reportesdedesviacinHACCP
oreportesdeincidentesparaencontrartendenciasparamejoras.Sielequiponosepuedeponerde
acuerdoenquprocesoseleccionar,realiceunaevaluacinderiesgosutilizandoseveridady

probabilidad.EstaevaluacinpuedetambincumplirconlosrequerimientosdevalidacinHACCPpara
evaluarlasquejasdeinocuidadalimenticiaylaresolucindedocumento.
SeleccionaraunEquipo
Ellderdelproyectopuedeseleccionaraalgunosempleadosesencialesparadesarrollarunorganigrama
delprocesoydespusagregaraotrosempleadosparaaportacionesespecficas.Esimportanterecordar
elmanteneralequipoesencialyvariarmembrecaacomosevayanecesitando,especialmentedurante
laetapadeinvestigacin.Demasiadosparticipantesalamismavezpuedenestancarelprogreso.
Organigrama
Elprximopasoenelprocesoeselcrearunorganigrama.Estorequerirdeunequipoesencialque
representeacadaunodelosdepartamentosoperacionalesqueestninvolucradosdeunprincipioafin.
Produzcaunorganigramadelprocesoamedidaqueocurre.Despus,imagineyregistreelproceso
cmodebeocurrir,sindarrestriccionesalosrecursos,diseodelaplanta,gente,presupuesto,tiempo,
etc.Cuandopuedaverclaramenteladiferenciaenlosdosorganigramas,puederealizarfcilmenteel
AnlisisdeCumplimientoconEstndares.
Ennuestroejemploarriba,elorganigramapuedeserparaunplandecomercializacinparaunproducto
funcional.ElprimerpasopuedeempezarconundocumentodecomunicacinporpartedeVentasque
tienelainformacininicialrequeridadelosotrosdepartamentos.Pasossiguientespuedenincluir
tiempoapropiadoparafacilitarprogresinycoordinacinlgicas.
DiscusindeDependencia
Ellderdelequipoempezarunadiscusindedependenciaconlaspersonasinvolucradasenelprimery
prximopasosucesivo.ComoestamosenfatizandolaCadenaInternadeSuministro,considereel
departamentoylafuncindelprimerpasocomoProveedor#1,yelprximopasosucesivocomoCliente
#1.LaspreguntasdebenempezarconCliente#1.EstapersonadeberaserdirectaydecirlealProveedor
#1loqueencuentracomoinsatisfactorioparapoderoptimizarnuestracapacidaddetrabajo.
Elobjetivodeestadiscusineseldedeterminarelprocesoptimoquesepuedealcanzar.El
documentarestadiscusinfacilitaotrasoportunidadesdemejoraalargotiempo.stacubrirporqu
Proveedor#1nopuedecumplirconlasnecesidadesdelCliente#1.Mientrasellderdelequipoest
conscientedelosrequerimientosdelproveedor,laconversacinsermuyproductiva.Esmuyposible
queProveedor#1necesitedeotrosrecursosoaclaraciones,igualcomoelDepartamentodeComprasy
AseguramientodeCalidadnecesitarnespecificacionesparacomprarlosingredientescorrectosy
actualizarelProgramaHACCP.
ElprximopasoeseldefacilitarunadiscusinentreCliente#1(quienesahoraProveedor#2)con
Cliente#2,queeselprximopasoenelproceso.Esteprocesocontinuaatravsdelprocesodeflujo
entero.Duranteestasdiscusionesellderdelequipodebeestarconscientedelasfriccionesquepueden
ocurrirymantenerlasconversacionesenfocadasenelobjetivo.Estaesunaraznporlacualse

mantienendiscusionesentreelProveedoryelCliente.Sinembargo,talvezexistelanecesidaddeincluir
aotrosencuestionesespecficasocuandoaclaracionessonnecesarias.
Habrunagrancantidaddeinformacinquesepresentarmstardeeinclusoalgunosproblemasque
noseconsideraronalprincipio.Lasdependenciasdelaplantanosonlinealesyamedidaqueelproceso
continua,elequiposeguidoencontrarquealgunasfuncionesparticularesafectanmsqueunpaso
sucesivo.Unahojadeclculosepuededesarrollarparaorganizarlainformacinydocumentar
ineficienciasymejorasrequeridasdecadadiscusinconelproveedoryelcliente.
DocumentacindeAnlisisdeDependencia
Eldocumentarlainformacindedependenciapuedeserefectivo.Esimportanteelreconocerlas
barrerasdementalidad;staeslaperspectivadequeunamejoranosepuederealizarporcualquiera
quesealarazn.Tpicamente,laprimerarespuestasobreunamejorasugeridaeslarazndequeno
funcionar.Desdequeunamejorafueidentificada,stagarantizaundebate.Sugieroeldocumentarlas
barrerasydiscutirlamejormaneradesolucionarlas.Esteenfoquegeneraunambienteparauna
discusinpositivayalgunasveceshastasolucionesaotrosproblemassonencontradas.
PasosdeMejora
Unavezqueladiscusindedependenciahasidoterminada,ellderdelproyectoestlistoparaempezar
afacilitarlasactividadesdemejoraconcadadepartamento.Lasactividadespuedensucederenpasos
linealesoparalelos,dependiendodelefectoquetenganenlaplanta.Algunasmejorassetendrnque
hacerantesdequelossiguientespasospuedansuceder;sinembargo,algunospasospuedenser
mejoradosconantelacin.
Elprximopasodellderdelequipoeseldediscutirydocumentarlasestrategiasparamejorasque
incluiranlasexpectativasdeproduccinyasegurarqueelproveedoryelclienteestndeacuerdo.
Durantelasmejorasdeinvestigacinydesarrollo,losproveedoresnecesitancomunicarseconsus
clientesprincipalesantesdehacercambiosparaqueelclienteestenteradodequesperar.Para
optimizareldesarrolloycambio,elproveedordebeinvolucrarsiemprealclienteyhacerpruebasdelos
cambiosantesdequeestnterminados.Cambiosfinalesalosprocesosyprocedimientosslodeben
realizarsecuandoelclienteloshaaprobado,talcomounarelacinqueinvolucraalacadenade
suministroyalproveedorfueradelacompaa.
Conclusin
Elejemplohipotticoenesteartculoincluyediferentesfallasenlacadenainternadesuministro.Noes
recomendabletrabajarentodosellosalavez.Unenfoquemsprcticoeseldediscutirunasituacin
particularyacordarenunpuntodeinicio;despusprocederconlasdiscusionesentreelclienteyel
proveedor.Lasdiscusionesdedependenciaencadenainternadesuministrogenerantrabajoenequipo
yunmejorentendimientodelosretosqueocurrenenotrosdepartamentos.
ElautoresunInstructordeAIBInternationaldeldepartamentodeEducacinenInocuidadAlimenticia