UNIVERSIDAD DEL CENTRO EDUCATIVO LATINOAMERICANO

ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CURSOGRAMAS - CASOS 2015
Procedimiento de Cobranzas
El Cobrador retira del legajo del Cliente el duplicado de la factura a cobrar y con ella visita al
Cliente.
El Cliente le entrega un cheque por un importe menor al facturado. Con el cheque, el Cobrador
emite una nota de crdito por triplicado por pronto pago de la mercadera.
Entrega el original al Cliente, el duplicado lo enva a Cuentas Corrientes donde se baja el saldo en
cuenta corriente del cliente por ese importe, y se archiva definitivamente la nota de crdito
duplicado.
El Cobrador conserva la factura duplicado, la nota de crdito triplicado y el cheque, y al final de la
semana entrega la documentacin y los valores en Tesorera.

Procedimiento de Compras
El Sector Solicitante emite un pedido de materiales por duplicado. Conserva el duplicado y enva
el original a Compras, donde se archiva transitoriamente.
Compras consulta en computadora cul fue el ltimo proveedor al que se compr ese material y
emite una orden de compra a su favor por triplicado.
El original se lo enva al Proveedor, el duplicado lo enva al Sector Solicitante, quien lo archiva
transitoriamente y el triplicado lo archiva definitivamente.
El Proveedor enva a Recepcin la mercadera acompaada del remito original y la factura
original.
Recepcin firma el remito y lo devuelve al Proveedor; enva la mercadera al Sector Solicitante. La
factura original se enva a Compras, donde se retira de un archivo transitorio el pedido de materiales
original y se compara lo facturado con lo pedido. Si coincide, registra en computadora el aumento
del stock y el aumento del saldo a pagar al proveedor, y archiva definitivamente la factura original y
el pedido de materiales original.

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ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CURSOGRAMAS - CASOS 2015
Procedimiento de Compras y Recepcin de Insumos
Al detectarse una necesidad de compra de insumos, Almacenes confecciona y enva al Jefe de
Compras original y copia de la solicitud de compras.
El Jefe de Compras revisa que contenga toda la informacin necesaria (especificacin tcnica del
material solicitado, cantidad requerida, cdigo del material, centro de costo asignable, fecha de
entrega solicitada). Firma la copia de la solicitud de compras y la reenva a Almacenes. Enva el
original al Comprador.
Almacenes recibe del Jefe de Compras el duplicado de la solicitud de compras y la archiva en
forma transitoria hasta recibir los insumos del Proveedor.
El Comprador selecciona al proveedor y emite la orden de compra por cuadruplicado. En la misma
se detallan cantidades, precio unitario, condiciones de venta y plazos de entrega. Luego enva el
original al Proveedor, el duplicado a Almacenes, el triplicado a Cuentas a Pagar, archivando el
cuadruplicado en forma definitiva junto con el original de la solicitud de compras.
Almacenes recibe el insumo del Proveedor, revisa lo recibido contra lo solicitado (incluido en su
copia de la solicitud de compras). De no estar bien la cantidad y calidad del producto, es una
variable no relevada. De estar de acuerdo, emite el comprobante de recepcin de materiales (donde
figura el insumo y la cantidad que ingres) en original y copia. Enva el original a Cuentas a Pagar y
archiva en forma definitiva el duplicado de la recepcin de materiales junto con el duplicado de la
orden de compra y el duplicado de la solicitud de compras.
El proceso en Cuentas a Pagar forma parte del procedimiento de pagos, siendo una variable no
relevada.

Procedimiento de Pago a Proveedores

Cuentas a Pagar recibe del Proveedor el original de la factura por los insumos que vendi. Rescata
de su archivo el triplicado de la orden de compra y original del comprobante de recepcin de
materiales. Revisa toda la informacin. Emite por original y copia el formulario orden de pago. En
el mismo se detalla a quin se le paga, importes y retenciones tributarias de existir. Confecciona el
cheque de pago. Enva el original de la orden de pago ms la factura del proveedor, el triplicado de
la orden de compra, el original del comprobante de recepcin de materiales y el cheque al Gerente
Administrativo Financiero. Archiva en forma definitiva el duplicado de la orden de pago.
El Gerente Administrativo Financiero revisa la informacin, firma el original de la orden de pago
y el cheque y enva todo el legajo a Tesorera.
Tesorera, al recibir el legajo, lo archiva en forma transitoria hasta el da de pago. Entrega el
cheque al proveedor y obtiene por el pago un recibo del mismo. Archiva toda la operacin en un
legajo en forma definitiva.

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ESTRUCTURA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
CURSOGRAMAS - CASOS 2015
Procedimiento de Control de Productos Terminados y Salidas por Ventas
Almacn recibe una copia de la nota de pedido enviada por Cuentas Corrientes. Controla si hay
existencia suficiente para satisfacerla. En ese caso, enva a Expedicin los artculos solicitados y
asienta el egreso en la ficha o listado de stock. Al finalizar el da, prepara por duplicado una planilla
o listado de salidas por ventas. Remite el original con las notas de pedido a Contabilidad de
Almacenes y guarda la copia. La planilla debe contener un nmero correlativo, la fecha, el cdigo
del artculo, la cantidad y unidad, el precio unitario y total, y la existencia resultante luego de cada
registro.
Una vez llegada toda la documentacin a Contabilidad de Almacenes, se comparan las notas de
pedido con la planilla de salidas por ventas. Este sector tambin completa las columnas de valores
basndose en las fichas de mayor valorizado de almacenes y asienta el egreso en ste y en el libro
diario de stock. Se controla si el stock remanente concuerda con la columna de existencia
resultante luego de cada registro de la planilla de salidas por ventas. Posteriormente, se conserva
por orden cronolgico el original de la planilla de salidas por ventas junto con el ejemplar de las
notas de pedido. Por ltimo, se prepara un comprobante resumen mensual de todos los egresos por
ventas y se lo enva a Contabilidad General, siendo el procedimiento dentro de este sector una
variable no detallada.