ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

ASIGNATURA: ADMINISTRACIN DE RECURSOS

INFORMTICOS
SEPARATA N 01

GENERALIDADES, ADMINISTRACIN
DE RECURSOS INFORMTICOS

DOCENTE: ING. LEONIDAS ASTO HUAMN

ANDAHUAYLAS, 2016

NDICE
1. ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS INFORMTICOS....................3
2. HARDWARE.....................................................................................7
2.1.........................................................Inventario de hardware bsico.
7
3. SOFTWARE......................................................................................9
3.1. Inventario de software bsico...................................................9
4. Prcticas de buen uso para la Administracin de Software..........10
5. DEFINIENDO LA ADMINISTRACIN DE POLTICAS CORPORATIVAS 12

1. ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS INFORMTICOS

Cuando la inversin en tecnologa se hace necesaria para una
organizacin, la optimizacin de los costos involucrados y el control que se
debe ejercer sobre los recursos informticos debe convertirse en una prioridad
para la organizacin. A la suma de todos los costos involucrados en la
adquisicin, uso y mantenimiento de la tecnologa informtica se le conoce
como el Costo Total de Propiedad (TCO por sus siglas en ingls). La
administracin de recursos informticos conlleva una seria responsabilidad,
pues la inversin no termina con la adquisicin del recurso, pues la
infraestructura tecnolgica, la preparacin del recurso humano que utiliza la
tecnologa y el mantenimiento de la misma son un ciclo constante que se repite
hasta terminar con la vida til del recurso. En Estados Unidos el ciclo de vida
til de un recurso informtico, por ejemplo, un equipo de cmputo, es de
aproximadamente tres aos. Sin embargo, en nuestro pas la vida til del
equipo puede ser un poco ms larga, aunque con el avance tan rpido de la
tecnologa este tiempo se est reduciendo. Ustedes se preguntarn: Por qu
es importante administrar los recursos informticos? Bueno, cuando el ciclo de
vida til del recurso informtico termina, una organizacin debe ser capaz de
definir estrategias para el cambio y uso de nueva tecnologa. Estas estrategias
deben permitir de alguna manera, optimizar el costo total de inversin y
adems deben incidir de manera importante en las tomas de decisiones para la
inversin en tecnologa y el subsecuente retorno de la inversin. Las
actividades que conlleva la administracin de recursos informticos se
relacionan con: El control del inventario de hardware y software (control de las
aplicaciones, licencias y sus versiones), la medicin de los programas de
cmputo con el fin de monitorear su uso efectivo, la administracin del uso del
espacio en disco en la red, los estndares de uso y la definicin de polticas

para buen uso del recurso informtico, la implementacin de procesos de

auditoras de software en forma peridica, procesos de respaldos y
recuperacin de informacin, la obtencin de informacin para determinar los
requerimientos de adquisicin de hardware y software as como los
presupuestos respectivos, la organizacin de la mesa de ayuda para la
atencin de usuarios, el control de los niveles de servicio en la atencin de
problemas y cambios, la organizacin del mantenimiento preventivo que
mantenga en buen funcionamiento del recurso de cmputo, la implantacin de
software antivirus para prevenir dao a la informacin, los controles en las
garantas y seguros de los bienes informticos y la optimizacin en la
generacin de los presupuestos para la adquisicin y/o cambio de tecnologa.
Como se puede observar la administracin de estos recursos es una labor que,
sin el soporte adecuado a travs de procedimientos, mtodos y tecnologa,
puede convertirse en una labor ardua y complicada. Parte importante en la
administracin de recursos informticos lo compone la mejora tecnolgica la
cual est integrada por aspectos relacionados con administracin de activos,
sistemas, PC's, escalabilidad, proteccin del centro de cmputo y mesa de
ayuda. El control del inventario de hardware y software es la base donde se
sustenta la administracin de los activos. De un buen control en el inventario
derivamos las estrategias adecuadas para optimizar los costos en la
escalabilidad de nuestro equipo informtico. El Qu?, Cmo?, Cundo? y
Cunto? invertir en nueva tecnologa se responde a travs de una buena
administracin del inventario. Qu pasos debemos seguir para llevar un
control adecuado del inventario? Existen desde formas bsicas de control que
pueden ser llevadas a cabo de forma muy simple y de manera manual hasta
formas ms avanzadas que requieren el apoyo de herramientas de software
que faciliten el trabajo, todo depende del tamao de la organizacin. No es lo
mismo controlar el inventario de una empresa que tiene 20 computadoras en

una misma ubicacin que en una que tiene 50 o 100, y ms an en aquellas

organizaciones que tienen un gran nmero de equipo disperso por toda la
empresa. En empresas con menos de 20 equipos, un control manual puede
resultar eficiente si se lleva a cabo a travs de revisiones peridicas y la
informacin es actualizada de manera constante. La informacin a controlar se
centra especficamente en las caractersticas del equipo que ha sido asignado
a cada usuario. Las caractersticas del equipo pueden ser externas - marca,
modelo, nmero de serie del equipo, proveedor del equipo, fecha de
adquisicin, garanta, etc.- e internas - tipo de procesador, velocidad del
procesador, capacidad de memoria RAM, capacidad del disco duro y otras que
puedan ser importantes considerar dependiendo del hardware que se est
inventariando (PC's, impresoras, scanners, etc.). Adems de las caractersticas
de hardware se debe llevar un registro del software que est instalado en cada
PC. Para ello es importante contar con informacin a detalle del software
instalado en cada PC - Nombre del Software, versin, idioma, fabricante - as
como tambin el registro del proveedor con el que adquirieron el producto y
bajo que esquema de licenciamiento se adquiri. Estas caractersticas son
convenientes asociarlas al usuario que utiliza el equipo, de tal forma que
podamos llevar un registro completo de los datos del usuario (Nombre, rea y/o
departamento al que pertenece y otros que consideremos importantes) para
despus poder analizar toda esta informacin para tomar decisiones. Ustedes
se preguntarn de que les sirve llevar un registro de toda la informacin
anterior. He aqu algunos casos en los que esta informacin resulta de utilidad:
Robo Hormiga: Un da, en un equipo deja de funcionar el procesador de
palabras que tena instalado. Usted acude a revisar el equipo y se encuentra
que el equipo originalmente debera tener 256Mb de Memoria y ahora tiene
64Mb. Dnde quedaron los otros 192Mb?

Escalabilidad: Se necesita instalar un nuevo software que requiere 128Mb en

RAM y contar con procesador Pentium III a 500Mhz. Qu equipos tienen esa
capacidad para poder instalar el software?
Migracin: Se desea saber si es conveniente cambiar a la nueva versin del
sistema operativo, para ello se requiere saber cul sera la mejor forma de
adquisicin de las licencias correspondientes. Ud. realiza un anlisis de las
capacidades de sus equipos para soportar el cambio de versin y de los
esquemas de licenciamiento que sean ms competitivos pues tiene la
informacin necesaria para hacerlo.
Mantenimiento: Incluir en una pliza de mantenimiento a los equipos de su
empresa, para ello revisa cuales estn en garanta todava, de tal suerte que no
es necesario incluirlos.
Auditoria: Regularizar el software para no tener copias piratas. Ud. al revisar
frecuentemente sus equipos conoce el software que tiene instalado y lleva el
control de las licencias correspondientes por lo que la carta anterior no les
debera preocupar en lo ms mnimo.
Capacitacin: Conocer por departamento que software de oficina se tiene
instalado, de tal forma que pueda programar la capacitacin de los usuarios
optimizando los costos
Salida de un empleado: Cuando un empleado deja de colaborar en su
empresa desea verificar que el mismo entregue el equipo asignado tal cual se
lo dieron a su ingreso a la empresa.
Estos son algunos de los casos donde se justifica el llevar un control del
inventario.
El control del inventario de hardware y software puede realizarse en forma
bsica, media o avanzada y puede requerir del uso de herramientas
automatizadas dependiendo del nivel de control que se desea obtener. Esto

permitir un monitoreo adecuado de los centros determinados para una

actividad especfica.

2. HARDWARE
Un inventario de hardware consiste de un listado de todo el hardware en la
organizacin. El inventario de hardware debe incluir un listado completo de
todos los componentes de la red incluyendo PC's, Servidores, perifricos y
dispositivos de red y de comunicaciones. La informacin del inventario incluye
identificacin relevante (nmeros de serie, nmeros de inventario, cdigos de
barra, etc.) de cada componente - PC's, Servidores, perifricos y hardware de
la red. Adems de lo anterior es conveniente mantener un historial de los
aspectos financieros (registros de adquisicin, arrendamiento, seguros,
depreciacin) fsicos (movimientos, adiciones, cambios) y tcnicos. Decimos
que un inventario de hardware es bsico cuando este es mantenido en un
archivo no integrado. Este archivo es manualmente actualizado y contiene
mnima informacin acerca del software. Esta es una estrategia de control con
mnimos costos y mnimo retorno. Cuando hablamos de un inventario de nivel
medio estamos ya involucrando herramientas automatizadas que permiten
obtener informacin de los activos a inventariar de forma automtica. La
informacin obtenida es utilizada para la resolucin de problemas y en la
planeacin de presupuestos y actualizaciones. El objetivo es bajar costos y
mejorar la eficiencia de los equipos de soporte a usuarios. En controles
avanzados de inventario de hardware las herramientas automatizadas se
integran con otros productos para dar un mayor soporte a los usuarios de la
organizacin. Las herramientas son utilizadas tambin para soportar las
polticas para la administracin del software y se integran a un sistema de
planeacin de activos informticos.

2.1. Inventario de hardware bsico.

Es recomendable estructurar en base al equipo cabeza de

configuracin, normalmente el CPU o gabinete principal y sus partes,
accesorios o perifricos que lo integran o conforman, en un esquema
del estilo PADRE > HIJOS registrando por cada uno datos tales como:

Nmero de Control.

Identificacin o Clave.

Descripcin.

Marca.

Nmero de Serie.

Nmero de Parte.

Tipo genrico de equipo.

Capacidad.

Tipo de Tecnologa.

Fecha de Recepcin.

Fecha de Instalacin.

Tipo de mantenimiento.
Status

(En

reparacin,

refacciones,...).

Direccin Ethernet o IP.

Consumo elctrico.

Disipacin trmica.

Costo.

Datos de su ubicacin.

Responsable.

Tipo de uso.

asignado,

prestado,

obsoleto,

baja,

Localizacin.

Extensin/telfono de referencia.

Departamento o rea.

3. SOFTWARE
Un inventario de software debe contener informacin acerca del software
instalado en cada una de los equipos de cmputo del centro de cmputo. Lo
anterior debe incluir tanto Servidores como PC's. Es recomendable que la
informacin se concentre en un archivo central, tambin es muy recomendable
que esta informacin se mantenga y actualice en forma peridica y que incluya
los trminos de las licencias de uso, fecha de adquisicin, nombre del usuario
que usa el software, detalles de instalacin, acuerdos de mantenimiento,
monitoreo de uso y otros datos que sean de importancia para su
administracin. Como habrn de observar el inventario de software es de suma
importancia pues permite administrar de mejor forma las licencias, negociar
contratos de soporte, planear actualizaciones de software, resolver problemas
relacionados con su uso y por supuesto permite una administracin financiera
adecuada.

3.1. Inventario de software bsico

Clave o Identificacin.

Descripcin.

Fecha de recepcin.

Fecha de instalacin.

Tipo de documentacin.

Medio de distribucin.

Tipo de aplicacin.

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Disponible en computadoras.

Computadora/servidor.

Versin.

Nmero de licencias.

Tipo de contrato.

4. Prcticas de buen uso para la Administracin de

Software
Cuando el control del inventario de hardware y software ya se ha
implementado en la organizacin y se mantiene actualizado en forma peridica,
debe implantarse otra prctica de buen uso, me referir en este artculo a la
Administracin de Software La administracin de software es la funcin que
permite asegurar a la organizacin el cumplimiento de las licencias del software
que se tiene instalado, as como el buen uso que se haga del mismo.
Los elementos que intervienen en una buena administracin de software
son:
El control de las aplicaciones y versiones de software: Generalmente
utilizado para procesos de migracin y actualizacin. Consiste en llevar un
control de las aplicaciones que estn instaladas en la organizacin de tal modo
que cuando exista la necesidad de cambiar a una nueva versin o aplicar
algunos parches al software que presenta problemas se pueda realizar de
manera uniforme. Por ejemplo, el pasado problema del ao 2000. Existan
aplicaciones que se haban desarrollado con MS-Access 2.0, el cual
presentaba problemas en el clculo de fechas. La recomendacin era que
todas las aplicaciones creadas con esa versin fueran actualizadas con la
nueva versin de MS-Access. El llevar un control de las aplicaciones que
fueron desarrolladas con esa versin permiti a muchas empresas evitar un

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problema mayor. El beneficio que se obtiene con un buen control de versiones

lo observamos en los procesos de actualizacin de licencias pues se puede
planear de mejor forma las inversiones en adquisicin de licencias de software
y con ello optimizar los costos.
Auditoria de software: La auditora de software permite evaluar el grado de
exposicin en el que se encuentra una organizacin con respecto al software
que tiene instalado en sus equipos y las correspondientes licencias de uso. Los
beneficios que se obtienen son la eliminacin del riesgo de enfrentar demandas
civiles y penales por tener software sin la correspondiente licencia. As tambin
permite conocer cmo se llevan a cabo los controles definidos para la
administracin del software.
La importancia de conocer el uso que se le esta dando al software permite
saber si hay retorno de la inversin realizada. El comprar licencias de software
sin analizar el uso que se le va a dar puede ser causa de que los costos de
adquisicin se eleven. Por ejemplo, si tenemos instalado en un servidor un
producto de oficina (Procesador de palabras, hoja de clculo, presentaciones
etc.) como MS-Office, Lotus Smartsuite que es utilizado en promedio por 30
usuarios de los 50 que lo utilizan de forma espordica, es posible instalar en el
servidor un software encargado de monitorear el uso del producto, para poder
ajustar la compra de las licencias o actualizaciones al uso real que se le est
dando. En vez de adquirir 50 licencias podra adquirir solamente 30. El
beneficio obtenido es la reduccin en la inversin.
La administracin del espacio en disco en la red: Consiste en monitorear
constantemente la informacin residente en los discos duros del servidor o de
las PC's de la organizacin. Existe mucha informacin que no es parte del
proceso de negocio en una empresa que ocupa espacio en disco y que todo
usuario debe depurar como parte de su responsabilidad. Me refiero a notas de

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e-mail, archivos de caractersticas singulares - fotos, imgenes, tarjetas

electrnicas de felicitacin, los famosos tapices y protectores de pantalla adems de toda aquella informacin que NO es informacin de negocio. El
beneficio de administrar efectivamente el espacio en disco evita que estemos
actualizando continuamente las PC's con discos duros de mayor capacidad y la
realizacin de inversiones innecesarias. El conocido comentario por parte del
usuario Necesito mayor capacidad en disco de ahora en adelante debe ser
justificado antes de instalarle un nuevo disco.
La definicin de estndares, polticas y procedimientos: Si todo lo descrito
anteriormente no se encuentra sustentado a travs estndares, polticas y
procedimientos de control, de nada servirn los esfuerzos realizados. Dentro de
los estndares se pueden definir aquellos relativos al uso de software de base
(sistemas operativos), software de oficina (paquetes administrativos, hojas de
clculo, procesadores de texto, etc.) , software de red. De las polticas se
pueden definir polticas de uso de software entre otras y de los procedimientos
se pueden incluir aquellos relativos al proceso de adquisicin de licencias,
instalacin de software y actualizacin. Todo lo anterior debe ser soportado por
un buen plan de concienciacin que comunique de manera efectiva y
responsabilice a todos los usuarios de la organizacin del buen uso del
software.

5. DEFINIENDO LA ADMINISTRACIN DE POLTICAS

CORPORATIVAS
La administracin de polticas corporativas es una forma de administrar el
entorno de trabajo de un usuario. El esquema sugerido permite, a un
administrador de la red o de la PC, controlar a travs de reglas lgicas cuales
aplicaciones, configuraciones, recursos - de red o bases de datos - y otros
activos informticos pueden ser utilizados por los usuarios. Cada usuario o
grupo de usuarios tendr un perfil donde son definidos sus privilegios, de tal

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suerte que al asignarle un activo informtico estos privilegios sean asignados al

equipo donde trabajarn. Estas polticas pueden implementarse de forma
manual - definiendo los estndares, polticas, concienciando al personal
usuario del equipo y publicando estas polticas en toda la organizacin - y con
el apoyo de herramientas automatizadas que eviten que los usuarios realicen
cambios en sus equipos. Estos cambios pueden ser: El introducir software no
autorizado y/o cambiar la configuracin del equipo, por ejemplo. La definicin e
implantacin de estos controles permiten al usuario solo utilizar las
herramientas necesarias para ejecutar su trabajo. Este proceso integrado con
un sistema de administracin de cambios y haciendo uso de polticas bien
definidas al respecto, pueden reducir en forma significativa los tiempos de
cada de los equipos. Por otro lado le permite al administrador crear
plataformas estndar que pueden apoyar los procesos de migracin y
actualizacin de equipos y software. Otra forma de definir las polticas
corporativas se centra en el equipo y no en el usuario, es decir, el equipo es
preparado con las configuraciones y aplicaciones de software necesario para
que un usuario realice su trabajo. En este caso particular el perfil es definido
para el equipo y no para el usuario por lo cual si el usuario se mueve a otro
equipo quiz este no cuente con la configuracin y software que el usuario
utiliza para su trabajo. Esta forma de control es sugerida cuando las
aplicaciones que utiliza el usuario son instaladas en forma local y no existe un
servidor que pueda monitorear su uso. Los beneficios obtenidos son de igual
forma la reduccin y la minimizacin de los tiempos de cada de los equipos.
Una recomendacin adicional al implantar este tipo de esquema es la definicin
de procedimientos que permitan el cambio y reasignacin de equipos de forma
eficiente y que exista una supervisin efectiva en la administracin de cambios.
Adicionalmente una buena herramienta que permita la auditoria peridica de

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estos activos permitir un mejor control de los mismos. El uso de Hardware y

de Software autorizado deber estar regulado por las siguientes normas:
1. Toda dependencia podr utilizar UNICAMENTE el hardware y el software
que el rea de soporte tcnico le haya instalado y oficializado mediante el
Acta de entrega de equipos y/o software.
2. Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa.
su copia o sustraccin o dao intencional o utilizacin para fines distintos a
las labores propias de la compaa, ser sancionada de acuerdo con las
normas y reglamento interno de la empresa.
3. El rea de soporte tcnico llevara el control del hardware y el software
instalado, basndose en el nmero de serie que contiene cada uno.
4. Peridicamente, el rea de soporte tcnico efectuara visitas para verificar el
software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no
instalado por esta dependencia, ser considerado como una violacin a las
normas internas de la empresa.
5. Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por
escrito al rea de soporte tcnico, quien justificara o no dicho requerimiento,
mediante un estudio evaluativo.
6. El rea de soporte tcnico instalara el software en cada computador y
entregara al rea usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo
la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
7. Los paquetes que contienen el software original de cada paquete sern
administrados y almacenados por el rea de soporte tcnico.
8. El rea de soporte tcnico proveer el personal y una copia del software
original en caso de requerirse la reinstalacin de un paquete determinado.

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9. Los trmites para la compra de los equipos aprobados por el rea de

soporte tcnico, as como la adecuacin fsica de las instalaciones sern
realizadas por la dependencia respectiva.
10. La prueba, instalacin y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos,
sern realizada por el rea de soporte tcnico, quien una vez compruebe el
correcto funcionamiento, oficializara su entrega al rea respectiva mediante
el Acta de Entrega de Equipos y/o Software.
11. Una vez entregados los equipos de computacin y/o el software por el rea
de soporte tcnico, estos sern cargados a la cuenta de activos fijos del
rea respectiva y, por lo tanto, quedarn bajo su responsabilidad.
12. As mismo, el rea de soporte tcnico mantendr actualizada la relacin de
los equipos de computacin de la compaa, en cuanto a nmero de serie y
ubicacin, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos
una vez al ao su correcta destinacin.
13. El rea de soporte tcnico actualizara el software comprado cada vez que

una nueva versin salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras

realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta
actualizacin.

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