AAI AdminInmob Unidad I PDF

Curso ADMINISTRACIN PARA AGENTES INMOBILIARIOS
UNIDAD I
PRINCIPIOS BSICOS DE LA ADMINISTRACIN
CAPACIDADES:
Comprende los conceptos y principios bsicos de la administracin.
Conoce, comprende y explica el proceso inmobiliario.
1.1 DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN:
El trmino administracin puede

ser, y a menudo es, usado de
diferentes formas. Por ejemplo,
puede referirse al proceso que los
gerentes siguen para alcanzar metas
organizacionales;
referirse
tambin
un
puede
bagaje
de
conocimiento. En este contexto, la

administracin
es
acumulado
informacin
de
un
cuerpo
que
provee luces sobre cmo administrar.
Fuente: http://muycomputerpro.com
El trmino administracin tambin puede referirse a los individuos que guan y

dirigen las organizaciones, o a una carrera dedicada a la tarea de guiar y dirigir
organizaciones. Una comprensin de las diferentes acepciones y de las
definiciones relacionadas al trmino le ayudar a evitar problemas de
comunicacin durante las discusiones que se relacionan con la administracin.
rea GESTIN INMOBILIARIA

Mdulo ADMINISTRACIN INMOBILIARIA
La administracin tambin puede definirse como el proceso de crear, disear y

mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en equipo, alcancen
eficientemente las metas planteadas.
En
este
mdulo
la
palabra
administracin se usa comnmente

como el proceso de alcanzar las metas
de la organizacin, trabajando con y por
medio de la gente y de otros recursos
organizacionales.
Fuente: http://www.cio.com.co/
Una comparacin de esta definicin con las definiciones ofrecidas por varios
pensadores contemporneos de la administracin, nos muestra que hay un gran
acuerdo de que la administracin tiene las siguientes tres caractersticas
principales:
Es un proceso o serie de actividades continuas y relacionadas.
Comprende y se concentra en el alcance de las metas de la organizacin.
Estas metas se alcanzan trabajando con y por medio de los servidores o

personal y de otros recursos organizacionales.

1.2 LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN EN EL PROCESO INMOBILIARIO:
A continuacin presentamos las caractersticas de las cuatro funciones

administrativas bsicas, actividades
que
conforman el
proceso de
la
administracin.
INTERRELACIN DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
Metas de la Organizacin
Planeacin
Direccin
Control
Organizacin

a) LA PLANEACIN:
Comprende la etapa de escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar
los logros de la organizacin, bosquejar cmo las tareas se deben ejecutar, e
indicar cundo deben ser ejecutadas.
Las actividades de planeacin se enfocan estrictamente en alcanzar las metas.
Por medio de sus planes, los gerentes bosquejan exactamente lo que las
organizaciones deben hacer para tener xito.
A la planeacin le compete el xito de la organizacin en el futuro cercano (a
corto plazo) y tambin en el futuro (a largo plazo).
Fuente: http://www.eduvyt.com.mx

PASOS DE LA PLANEACIN:
1. Atencin a las Oportunidades
2. Establecimiento de objetivos o
A la luz de: mercado, competencia,
metas
deseos de los clientes, nuestras
Dnde quisiramos estar y qu
fortalezas y nuestras debilidades.
deseamos hacer y cundo.
3. Consideracin de premisas de
4. Identificacin de Alternativas
planeacin
Cules son las alternativas ms
En qu condiciones (internas o
promisorias para el
externas) operarn nuestros
cumplimiento de nuestros
planes?
objetivos?
5. Comparacin de alternativas con

base en las metas propuestas
Qu alternativas nos ofrecen mayores
posibilidades de cumplir con nuestras
metas al menor costo y mayores
6. Eleccin de una alternativa

Seleccin del curso de accin
que seguiremos.
utilidades?
8. Conversin de planes en cifras
7. Formulacin de planes de apoyo
mediante la realizacin de
Como planes para:
presupuestos
Compra de equipo,
Desarrollo de presupuestos
contratacin y capacitacin.
como: precio de venta, gastos de
Desarrollo de un nuevo producto.
operacin, inversiones en bienes

de capital.
Harold Konntz, Heinz Weirich

b) LA ORGANIZACIN:
Es el desarrollo o ejecucin de las tareas que fueron definidas en la planeacin.
La organizacin, entonces, crea un mecanismo para llevar los planes a la accin,
a los empleados, dentro de la organizacin, se le asignan tareas y trabajos que
contribuyen a cumplir con las metas de la compaa.
Las tareas se organizan de modo que la produccin de cada individuo
contribuya al xito del departamento que, a su vez, contribuye al xito de la
divisin o rea y que, por ltimo, contribuye al xito de la organizacin.
An cuando se ha escrito mucho sobre la

importancia de definir una organizacin como
funcin propia de la gestin y requisito
indispensable
para
la
direccin
de
las
empresas, en la mayora de empresas sta es

todava una debilidad relevante.
Fuente: http://motoliniaslp.edu.mx
En principio, es necesario sealar que la estructura, las funciones y los

procedimientos no pueden ser aplicados mecnicamente ni, mucho menos,
copiados entre las diferentes empresas1.
Segn Barragn (2002) existen cuatro estructuras organizativas bsicas: La
estructura simple, estructura funcional, estructura divisional y estructura
matricial, cada una se adapta a un tamao y complejidad de los procesos de las
empresas empezando por la estructura simple hasta llegar a la matricial. A
continuacin se describen los principales aspectos de cada una de ellas:
Fernando Cilloniz Benavides Gerenciando una mype PROINVERSION.

ESTRUCTURA SIMPLE:
Es aquella en la que la empresa se rige por el control individual de una

persona. En este caso el Gerente Propietario controla todas las actividades y
toma todas las decisiones referentes al funcionamiento de la empresa.
Es la ms comn en las pequeas empresas, as mismo suele tener

actividades como asesora legal o contable que es provedo por una tercera
persona fuera de la empresa (subcontratacin). Sin embargo, si la empresa
crece, el control por una sola persona se hace ms difcil.
Sus principales caractersticas son:

La realizacin de las tareas es supervisada directamente por el
propietario.
El sistema de coordinacin, evaluacin y recompensa es altamente
informal.
La toma de decisiones se centraliza en una sola persona, por lo general el
propietario de la empresa.
Poca especializacin en las tareas internas.
Esta estructura se puede aplicar a un negocio pequeo (o microempresa),
que ha sido recientemente iniciado, que cuenta con 4 5 personas o que
debido a su rubro o especializacin no necesita de tanto personal dado su
nivel de ventas.

ESTRUCTURA FUNCIONAL:
Estructura tpica de pequeas empresas que han crecido lo suficiente como

para que una sola persona no sea capaz de dirigir todas las actividades de la
empresa. Por eso se contratan especialistas en cada rea. La actividad
principal del Director consiste entonces en coordinar e integrar todas las
reas. Se sustenta en actividades clsicas que son necesarias llevar a cabo,
como produccin, contabilidad, marketing, finanzas, entre otras y que son
trabajadas dentro de la empresa.

Mejor uso del recurso humano especializado.
Mejora la coordinacin entre las diversas reas y el control.
Pueden generar conflictos entre reas funcionales.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Favorece la especializacin.
Mejora la coordinacin dentro de
cada funcin.
Ayuda a la economa por operacin.
Facilita la flexibilidad econmica.
Elevada concentracin.
Retrasa la toma de decisiones.
Complica la direccin.
Hace ms difcil el control.
Dificulta la coordinacin global.

ESTRUCTURA DIVISIONAL:
Es aquella que divide la empresa en unidades o divisiones en funcin de los

productos o servicios, reas geogrficas o procesos. Por lo general, cada una
de las divisiones incorpora especialistas funcionales y se organiza por
departamentos.

Incrementa el control operacional y estratgico.
Flexibilidad ante los cambios del entorno.
Enfoca los recursos de la empresa en los productos y mercados objetivos.
Aumento de los costos administrativos (personal, operaciones e
inversiones).

ESTRUCTURA MATRICIAL:
Es una combinacin de la estructura funcional y la divisional. Por lo general,

los departamentos funcionales se combinan con los grupos de productos
bajo un mismo proyecto.
Es utilizada en aquellos casos en los que existen varios factores que

condicionan el tipo de estructura y en los cuales ni la estructura divisional ni
la funcional se adaptan correctamente.
Director General
Director de
Produccin
Director de Proyectos
Director de
Marketing
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto C

Incrementa la respuesta al mercado gracias a la colaboracin y al trabajo
conjunto entre las diferentes reas.
Permite un uso ms eficiente de los recursos de la empresa.
Mejora la comunicacin, coordinacin y flexibilidad entre las distintas
reas de la empresa.

10
ORGANIGRAMAS Y MANUALES DE ORGANIZACIN:
Los organigramas y manuales de organizacin son los dos principales

elementos que constituyen la base de una buena organizacin empresarial.
La ley no exige tenerlos pero nos ayudarn de mucho para definir las
funciones y responsabilidades de cada integrante de la empresa.
Los organigramas son las presentaciones grficas de la estructura de una

empresa.
Su
finalidad
es
representar
claramente
las
reas
de
responsabilidad y los niveles jerrquicos que conforman la empresa.
Los manuales de organizacin, a su vez, tienen

por objeto indicar por escrito lo que se espera
de cada empleado en materia de tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones e
interrelacin con los clientes y proveedores.
Muchas empresas carecen de manual de
procedimientos y funciones o no lo emplean de
manera adecuada.
Fuente: http://www.oysbdm.com
Con frecuencia estos temas son considerados burocrticos o de poca

utilidad, an cuando constituyen la base para el buen funcionamiento de la
empresa.
Los manuales de organizacin, tienen por objeto indicar por escrito
lo que se espera de cada empleado en materia de tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones e interrelacin con los
clientes y proveedores.

11
MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Dinmica de actuacin sobre propiedades
A. Antes de firmar la exclusiva o autorizacin: Informe de valoracin (ANALISIS DEL

MERCADO) sobre el precio de la propiedad (por escrito).
B. Firma del contrato de exclusiva/autorizacin: Propiedad Privada por el propietario o
propietarios de la vivienda (fotocopia DNI, copia de la partida registral, HR, PU, en caso
de tratarse de una persona natural y Copia del testimonio, poderes legales, DNI de los
representantes legales, partida registral, HR, PU y toda documentacin que fuera
requerida por la Inmobiliaria.
C. Activar
la propiedad en el programa (48 horas mximo) desde firma de la
exclusiva/autorizacin: Los datos de caractersticas de la vivienda, precio, honorarios si

son compartidos entre uno o ms agentes.
D. Visita compartida: Ante una visita compartida, el agente del cliente comprador llevar
su hoja de visita que firmarn (Los dos agentes participantes con sus respectivos
clientes) y la cual estar en poder del agente captador.
E. Modificaciones y actualizacin: Cualquier modificacin de la propiedad como un
cambio de precio es deber del agente captador
F. Cada agente es el interlocutor nico de su cliente: Ante una visita compartida cada
agente representa a su cliente.
G. Oferta por escrito: El agente vendedor, recoger la oferta siempre por escrito y con
una separacin mnima de $500 dlares. Enviar por mail o directamente la oferta por
escrito y comprobante del depsito. Si la oferta es aceptada por el propietario (por
escrito) la cantidad entregada en depsito por el agente vendedor, automticamente se
convertir en parte de la inicial.
H. Firma minuta: A la firma de la minuta el gerente y el agente captador devengarn los
honorarios. Se liquidar con los agentes participantes previo descuento de impuestos y
porcentajes establecidos.

12
c) LA DIRECCIN:
Es otra de las funciones bsicas en el

proceso de administracin. Tambin
llamada
motivacin,
liderazgo
influencia, les concierne en primera

instancia a los empleados o trabajadores
dentro de la organizacin.
Fuente: http://pymesempresariales.com/
La direccin puede ser definida como la gua de las actividades de los miembros
de la organizacin en la direccin apropiada. Una direccin apropiada es la que
ayuda a que la organizacin se dirija hacia el logro de sus metas. El propsito de
la direccin es aumentar la productividad.
Automotivacin: Los administradores tienen la

responsabilidad de crear condiciones favorables al
desempeo; pero cada individuo es responsable de
su automotivacin. George Odiorne, profesor de
administracin, investigador y consultor ha hecho
recomendaciones especficas al respecto, aqu
algunas de ellas:
Fuente: http://3.bp.blogspot.com
1) Fjese en una meta personal, y no la pierda de vista.

2) Complemente sus objetivos a largo plazo con metas a corto plazo y acciones especficas.
Hacer algo ya es un comienzo.
3) Aprenda cada ao la realizacin de una nueva y desafiante tarea. Un titulo es en realidad
un comienzo, no un fin del aprendizaje.
4) Haga diferente su trabajo. Con un poco de imaginacin es probable que incremente
considerablemente su productividad.
5) Desarrolle un rea de pericia. Haga pleno uso de sus fortalezas, o convierta en fortaleza
una de sus debilidades. Tal vez le gustara ser reconocido como el mejor agente
inmobiliario de nuestro medio.
6) Dese retroalimentacin y prmiese. El establecimiento de metas verificables le ofrecer
una norma sobre la cual medir su desempeo. Por qu no concederse una cena especial
para celebrar sus logros?

13
d) EL CONTROL:
Es la funcin de administracin por la cual los gerentes:

Recogen informacin que mide el desempeo reciente dentro de la
organizacin.
Compara el desempeo actual con desempeos estndares preestablecidos.
De esta comparacin, se determina si la organizacin debera modificarse
para cumplir con los estndares preestablecidos.
En la literatura antigua sobre administracin, el trmino motivacin se
utilizaba ms para referirse a las funciones de la administracin orientadas
hacia las personas. El trmino influencia se usa en este texto porque es ms
amplio y permite mayor flexibilidad cuando se refiere a temas relacionados
con personas. Ms adelante, la motivacin se discute como una parte
importante de la influencia.
El control es un proceso de seguimiento. Los gerentes continuamente recogen

informacin, hacen comparaciones y tratan de buscar nuevas maneras de
mejorar la produccin a travs de cambios organizacionales.
Fuente: http://www.educacionparapoder.com.ar/images/controlgestion.jpg

14
EL PRESUPUESTO COMO TCNICA DE CONTROL:
La empresa privada utiliza ventajosamente

el presupuesto para controlar sus gastos;
aprovechando sus posibilidades y ventajas,
dado
que
el
presupuesto
es
una
herramienta de caracteres precisos que nos

dar facilidad para el ordenamiento en toda
empresa.
Fuente: http://2.bp.blogspot.com/presupuesto.jpg
Un presupuesto gubernamental difiere de un presupuesto de la empresa

privada porque los gobiernos primero estiman sus gastos y luego enfrentan la
forma de financiarlos; en cambio las empresas privadas primero estiman sus
ingresos por efecto de sus ventas para despus predeterminar su aplicacin.
El presupuesto privado se puede conceptualizar como el conjunto de

estimaciones coordinadas que hace posible prever las condiciones de
operacin y los resultados de cierto perodo de tiempo.
A travs del presupuesto se logra lo siguiente:

1. Obliga a una adecuada y funcional organizacin de la empresa.
2. Exige una coordinacin de todos y cada uno de los departamentos
haciendo que operen como un conjunto unificado hacia un objetivo
comn.
3. Es base para un control, se utiliza para comparar los resultados obtenidos
por las estimaciones planeadas.
4. Permite el anlisis de las diferencias.
5. Facilita la adopcin de decisiones y polticas a seguir.

15

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1.1 DEFINICIN DE LA ADMINISTRACIN:

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El trmino administracin tambin puede referirse a los individuos que guan y

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Comprende y se concentra en el alcance de las metas de la organizacin.

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A la luz de: mercado, competencia,

deseos de los clientes, nuestras

Dnde quisiramos estar y qu

fortalezas y nuestras debilidades.

deseamos hacer y cundo.

Cules son las alternativas ms

externas) operarn nuestros

5. Comparacin de alternativas con

6. Eleccin de una alternativa

Como planes para:

como: precio de venta, gastos de

Desarrollo de un nuevo producto.

operacin, inversiones en bienes

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An cuando se ha escrito mucho sobre la

empresas, en la mayora de empresas sta es

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Es aquella en la que la empresa se rige por el control individual de una

Es la ms comn en las pequeas empresas, as mismo suele tener

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Es una combinacin de la estructura funcional y la divisional. Por lo general,

Es utilizada en aquellos casos en los que existen varios factores que

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