ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo estratgico de toda organizacin,

tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.
Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la determinacin de los
mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin y el modelo de
reinventario determinado por los mtodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir,
segn sea el caso).
Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:
Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y
Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima,
insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al mismo, los costos asociados al
proceso de sostener un inventario se diferencian segn la naturaleza de la organizacin y consisten en:
COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas telefnicas,
preparacin de formatos, gastos administrativos de papeleo, adems de los gastos intrnsecos a un proceso de
pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los procesos de recepcin).
- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los costos asociados a los procesos de
alistamiento de corridas de produccin, adems del proceso logstico de transmisin de rdenes "concepto de
cliente interno".
COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organizacin) se ven
preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logsticas en un lugar
determinado para ello en funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulacin en
los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se relaciona
con la inversin realizada en la operacin de los inventarios y que axiomticamente ocasiona que la
organizacin prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generacin de
valor agregado.
Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos considerados en
distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros, los impuestos y los sobre
stocks.
Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor agrupa los
costos de obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin de la naturaleza de los costos
(fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarn un rol fundamental en la determinacin de las
unidades ptimas de pedido.
COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)
El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a cada unidad en inventario que
posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio entre costos de operacin de inventario.
Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un proceso de prdida de ventas e
incumplimiento de contratos, que redundan en tres bsicos grupos:
- Prdida de ingresos por ventas
- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitucin
Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea compleja, dado
que una necesidad insatisfecha puede generar la prdida de un cliente y la prdida de credibilidad de la
organizacin, factores difcilmente cuantificables y que solo a travs de un sistema de gestin de calidad
podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del quiebre de
stock.
Inventario
El inventario es una relacin detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de
una empresa o persona en un momento determinado. Antes, los inventarios se realizaban por medio fsico (se
escriban en un papel).
Es detallada porque se especifican las caractersticas de cada uno de los elementos que integran el
patrimonio.
Es ordenada porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y las
cuentas en sus masas patrimoniales.
Es valorada porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.
Administracin de Inventarios
Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administracin
de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en
polticas que permitan decidir cundo y en cunto reabastecer el inventario.
La administracin de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos bsicos:
1. Nmero de unidades que debern producirse en un momento dado.
2. En qu momento debe producirse el inventario.
3. Qu artculos del inventario merecen atencin especial? y
4. Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artculos en inventario?
La administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la
operacin al costo ms bajo posible.
El objetivo de la administracin de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte,
se requiere minimizar la inversin del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se
pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podran financiar. Por la otra,
hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda
cuando se presente y para que las operaciones de produccin y venta funcionen sin obstculos.
Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversin, pero se
corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes
cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir
las operaciones de produccin y venta, pero tambin se aumenta la inversin.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe
contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que la venta real no
tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de produccin.
El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es
que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se
pueden mencionar:
Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).
Peligro de obsolescencia.
La administracin de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:

 Maximizar el servicio al cliente.

Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y produccin, y
Minimizar la inversin en inventarios.
Anlisis del Inventario
Nivel ptimo de Inventario
Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo adecuado por
este concepto, cada empresa debe fijar una poltica para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las
condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.
Una poltica eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel ptimo de la inversin en inventarios y
mediante el control se asegura de que los niveles ptimos si se cumplen.
Costos de inventario
Los costes de inventario son los costes relacionados con el almacenamiento y el mantenimiento del
inventario durante un determinado perodo de tiempo. Generalmente, los costes de inventario se
describen como un porcentaje del valor de inventario (inventario promedio anual; es decir, para un
minorista, el promedio de bienes comprados a sus proveedores durante un ao) en base anualizada. Estos
costes varan significativamente segn el sector comercial, pero son siempre bastante altos. Normalmente, se
acepta que los costes de almacenamiento por s solos representen el 25 % del valor de inventario
disponible.
Dicho esto, no resulta sencillo establecer una definicin clara. El coste de inventario, el coste de inventario
total (TIC), el coste total de la propiedad del inventario, etc., la nomenclatura que rodea a los trminos costes
de inventario puede ser en s misma bastante engaosa, y lo que abarca tiende a variar de acuerdo con las
fuentes y el sector comercial en cuestin. En este artculo, nos concentramos en la visin de los costes de un
inventario esttico, en lugar de en los costes generados por movimientos de inventario. Para ser ms precisos,
dejamos de lado los aspectos relacionados con el flujo de bienes para concentrarnos nicamente en los costes
de tener una determinada cantidad de inventario. Adems, adoptamos una perspectiva sobre el tema que es la
que mejor se ajusta al comercio.
Para los minoristas y los mayoristas, as como para los propietarios de eCommerce, el inventario es
generalmente el mayor activo, as como el mayor generador de gastos. La evaluacin de los costes de
inventario es, por lo tanto, esencial, y tiene repercusiones en las finanzas de la compaa, as como en su
gestin. Ayuda a las compaas a determinar cunto beneficio pueden obtener del inventario, de qu modo
pueden reducir los costes, dnde se pueden realizar cambios, qu proveedores o qu artculos se deben elegir,
cmo se debe asignar el capital, etc.
Sistemas de control de inventario
El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro y pequea empresa
es muy pocas veces atendido.
El empresario difcilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que el mismo se ha
asignado: las compras, las ventas, la produccin, el manejo de personal, manejo del dinero, trmites
bancarios, legales, contables y administrativos
Ocupa su tiempo ms en cuestionesoperativas o tcticas que en labores de orden estratgico.
Esto muchas veces ocurre porque debe enfocarse en generar dinero y apagar incendios ahora.
Simplemente controlar el stock o inventario no produce beneficios inmediatamente.
En una PyME normalmente no se tienen registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le
ayuden a esta fcil pero tediosa tarea.
En todos los negocios resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se
presta no slo al robo hormiga, sino tambin a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto
sobre la rentabilidad.
En cuanto a la falta de registros (no slo de inventarios, sino de todo tipo de operacin) se oyen los
siguientes comentarios:
Los registros son complicados y slo los contadores los entienden.
Se necesita un programa de cmputo carsimo y complicado de entender.
Necesito un encargado de depsito o almacn para llevar los registros bien y al da.
No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario.

Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos, es por eso que quiero explicarte como resolver
estas objeciones.
El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque las empresas grandes lo
hacen, o porque el contador lo pide o porque los necesitamos para armar nuestro balance general. El
objetivo principal es contar con informacin suficiente y til para: minimizar costos de produccin y
aumentar la liquidez.
Para eso hay que mantener un nivel de inventario ptimo y, comenzar a utilizar la tecnologa, simplifica las
tareas de control de stock con la consecuente disminucin de gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien estructurados no nos garantiza
que vayan a cubrir nuestras necesidades de informacin, si no los alimentamos con informacin real y
constante.
En el caso de las microempresas recomiendo la utilizacin de una de las herramientas ms sencillas pero
ms poderosas que la tecnologa actual nos ha brindado: la hoja de clculo.
El problema en cuanto a la cuantificacin de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeo como
nuestra gama de productos.
No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas grandes, lo que s complica la
operacin de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si
vendemos pizzas, pero tambin vendemos sushi, tortas, pastas, helados, pollo y comida internacional,
entonces nos enfrentamos con una diversificacin excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado
alto.
Pasos para establecer el control de inventarios:
El sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema ABC del control de
inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos A, que componen al menos el 70% del valor
total en dinero de la materia prima, productos B que componen aproximadamente 20% del valor de
nuestro inventario y C que son el 10% restante, aproximadamente.
Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A los que mayor utilidad le producen a la
empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y controlar ms.
Estos principios se utilizan en cualquier empresa comercial. Entonces, necesitamos un registro que cubra al
menos todos los productos que identificamos como tipo A, que son los que merecen de mayor resguardo,
pero tambin mayor cuidado y atencin en cuanto a la calidad que presentan. En caso de ser posible sera
ideal colocarles una etiqueta de seguridad con un nmero de serie para poder hacerle un seguimiento a los
productos o insumos A.
Por ejemplo, si una empresa fabrica bicicletas, se le puede colocar un nmero de serie a cada cuadro y esto
tambin servir para hacerle la trazabilidad al producto (se entiende trazabilidad como el conjunto de
aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histrico, la ubicacin y
la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento
dado).
Los productos B y C pueden controlarse empricamente o si se desea mediante hoja de clculo, sin
embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a la empresa y a sus
utilidades y aumentar los gastos operativos ya que aumenta el tiempo que el personal encargado dedica
para realizar el control de stock.
Una vez con el inventario inicial, podremos registrar (tambin en hoja de clculo) los consumos diarios de
nuestras unidades de productos, como Entradas y Salidas, en el da en que sucedan.
Dicha lista de control nos servir en primera instancia para controlar los consumos diarios y semanales, as
como para elaborar una lista de compras que puede incluir el monto de dinero que vamos a gastar.
Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera capacitada
puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir el material.
Para el conteo fsico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea ms rpido. El
objetivo es que el empresario siempre cuente con informacin valiosa para un mejor control de sus costos y
su flujo de efectivo.
Como problemas frecuentes en el control de inventarios puedo sealar:
1. Falta de registros
2. Exceso de inventario
3. Insuficiencia de inventario
4. Baja calidad de la materia prima dada su caducidad
5. Robo

6. Mermas
7. Desorden
Hay procedimientos para el control de la mercadera y del almacn que permiten resolver los problemas
mencionados en gran medida.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en
condiciones ptimas, control de los costos, estandarizacin de la calidad todo en aras de tener mayores
utilidades.
Formas de controlar los niveles del inventario
Las empresas manufactureras tienen tres clases de inventarios:

Materias primas

Produccin en proceso

Productos financieros

Pero cada una de estas clases tiene diferentes niveles.

El inventario de materias primas en su nivel debe reflejar la produccin programada tomando en cuenta la
eficiencia de la compra, la seguridad y confiabilidad del suministro, esto por los retrasos y daos en la materia
prima.
El inventario de produccin en proceso se determina por el consumo, la duracin del periodo de produccin.
Y por ultimo el inventario de productos terminados se determina por la produccin y las ventas
presupuestadas y la experiencia adquirida con la determinacin de inventarios anteriores.
La inversin en estos inventarios puede reducirse cuando la rotacin es mucha.
Para la determinacin la inversin en los inventarios existen algunas causas, que son:
El nivel de ventas: La duracin y la tecnologa en el proceso productivo, P/E. Las empresas de fabricacin de
maquinaria tienen inventarios grandes porque su periodo de trabajo en los procesos es largo.
La durabilidad y la naturaleza de productos perecederos y estacinales. La industria pastelera tiene inventarios
bajos porque su producto es perecedero y por lo tanto solo compra lo necesario para la venta de un da.
La moda o estilo. P/E. En la industria juguetera por la estacin la inversin es mayor a fin e inicio de ao.
El control de los inventarios se realiza de diversas maneras:

Contable

Fsico

Del nivel de inversin. Este es el que tiene que ver con el aspecto financiero.

Control contable.

Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se realizara
dependiendo del tamao de la empresa y el proceso productivo en su caso.
Control fsico.
Este debe ser seguro y eficiente para esto tendr que cumplir con ciertos requisitos como la fcil localizacin
y un lugar de almacenamiento apropiado.
Control del nivel de ingresos de inversin.
Este se determina en base a las polticas de ventas, produccin y finanzas, este control tiene mucho que ver
con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijacin de polticas financieras en las que se
debe involucrar a todas las partes interesadas.
Plazo medio de produccin y consumo de materia prima
La empresa puede obtener financiamiento requerido a partir de sus orgenes: pasivo a corto plazo fondos a
largo plazo. El inventario es una inversin en el sentido de que se obliga a la empresa a darle un uso racional
a su dinero. La inversin promedio de cuantas por cobrar podra calcularse mediante el costo de ventas
anuales y la rotacin de las cuentas por cobrar. Similar a para la inversin promedio de inventario sobre el
costo de ventas y la rotacin de inventarios.
Otro punto que debemos de tener muy en cuenta es la forma en que podamos reducir esos inventarios y se
hacen en virtud de que los inventarios son adquiridos e incorporados al almacn o produccin justo en el
momento en que se requieren que la administracin determine en forma rpida y veraz las cantidades a
solicitar al proveedor y que requiera para sus ventas o produccin. Tambin se requieren de modificar los
procedimientos productos y equipos para reducir tiempo y costos de ensamble.
A parte del control administrativo el proveedor debe de ser capaz de brindar:

Sistema de distribucin o reparto que permita una secuencia de descarga predeterminado para
facilitar ahorro en el tiempo, recepcin y costos.

Producir artculos terminados o materia prima sin defectos con la cual se pueda reducir o
eliminar los costos de inspeccin.
Otras de las cosas que debemos de tomar en consideracin en los plazos de produccin y consumo son las
programas la cual es una funcin muy importante para la fabricacin de los inventarios con que las empresas
llevar a cabo las operaciones de compra y venta. Estos programas requieren de una coordinacin de
compras, produccin y almacenes pues tiene que ver mucho con los inventarios de reserva, la periodicidad de
las compras y con las corridas de produccin, y es a travs de esta coordinacin que deben de lograrse los
objetivos siguientes:

Que no se falte con los materiales y los artculos

Que las corridas de produccin sean acordes a las unidades que deberan producirse para
satisfacer las demandas del mercado

Que satisfagan las necesidades para almacenar la produccin


Que la produccin este a tiempo para que no ocurran faltantes y puedan surtirse los pedidos de
los clientes.
Fijacin de ciclos de produccin: En los problemas de fijacin de ciclos de produccin, as como los de
reordenacin peridica de pedidos debe de considerarse que mientras mas larga sea la corrida de mquinas
para un producto, mayor ser el tiempo que se deba de esperar para volver a fabricar ese producto por lo
tanto mayor ser la seguridad que debe de mantenerse como proteccin. Las corridas mas cortas y frecuentes
dan mayor flexibilidad y menores periodos de espera entre corridas y por ende necesitaran menor inventario
de seguridad.
La influencia de esta funcin en la administracin del capital de trabajo en la empresa estriba en los efectos
financieros que tienen los inventarios de reserva para tener seguridad en la continuidad de la produccin y las
ventas as poder determinar el ciclo de produccin optimo.
Fijacin de niveles de produccin: Como es sabio las existencias de reserva para seguridad slo
proporcionan proteccin a corto plazo contra la incertidumbre de las ventas. Si las existencias son respuestas
con la produccin efectiva basada en los objetivos y la fijacin adecuada de los ciclos de produccin
sealados anteriormente se tendr buenos resultados. Tambin dependern de la agilidad de resarcirse en los
casos de inventarios que se agoten y de la flexibilidad de produccin.
Si la demanda total es muy variable la habilidad de resarcirse de los inventarios depender tambin de la
velocidad de reaccin de la produccin a los cambios errticos. Si se reacciona con rapidez ser posible
mantener inventarios mas bajos requiriendo as menos inversin en el capital de trabajo.
La fijacin de los niveles apropiados de inventarios y el tiempo de produccin lleva a lo que pueda llamarse
estabilizacin de la produccin que evitar brincos y cambios significativos innecesarios.
Los cambios drsticos estacinales en muchas industrias el patrn bsicos de las ventas estacinales pueden
ser bastantes predecibles y el volumen global puede estimarse en forma bastante razonable, razn por la cual
la produccin y las compras pueden estimarse con cierta exactitud. Sin embrago los errores y las diferencias
no son muy sustanciales y se circunscriben a unos puntos del porcentaje del volumen total de las cuales estas
serian las posibles soluciones:
Ajustar el presupuesto de ventas para permitir modificar las cantidades necesarias de reserva de inventarios
y evitar los faltantes.
Elaborar un plan de accin para lograr lo presupuestado tratando de mantener los costos de produccin y de
existencias de inventarios al mnimo
Controlar y ajustar el plan de produccin para conservarlo acorde con las ventas presupuestadas con el objeto
de lograr que no haya exceso de inventarios ni faltantes de existencias.
Corregir lo errores del prosupuesto: Pude decirse que en las mayora de los negocios los riesgos y costos de
no poder surtir lo pedidos causan mucho ms dao que subir y mantener mayores inventarios de reserva
como proteccin para lograr las ventas, sin embargo debe tenerse presente que al elevar los inventarios se
utilizar capital de trabajo y subir la inversin en inventarios.
Cuando la produccin ya ha sido planeada sta conjugadamente con el presupuesto de ventas, van a dictar de
cuanto ser el inventario de los cuantos artculos y conforme avance el tiempo los inventarios reales se irn
siendo mayores o menores a los estimados. Al seguir el orden de estas cosas los planes de produccin se irn

ajustando peridicamente para que los inventarios se mantengan en lnea y sean una cifra razonable dentro de
la administracin financiera del capital de trabajo.
Control de la Produccin: Para obtener un control sobre la existencia de inventario debemos tomar en
cuenta tres variables que resultan sumamente importantes que son:
1.

El nivel de ventas de la empresa.

2.

La longitud y la naturaleza terica de los procesos de produccin.

3.

La durabilidad en comparacin con la caducaron del producto terminado.

El director de produccin debe tomar decisiones concernientes a la manera de distribuir la capacidad

productiva, de acuerdo a la demanda y la poltica de inventarios.
Es necesario determinar el nmero de cada componente (materia prima, Partes compradas, partes fabricadas)
que se necesitan para las cantidades de cada producto que se desean fabricar. El numero de unidades de cada
componente que debe fabricarse o comprarse debido a existencia disponible no asignada, ordenes pendientes
en produccin y de compras y un inventario final deseado en este periodo. Todo inventario representa un
costo en cualquier empresa por eso los costos son una parte fundamental de controlar y evaluar dentro del
proceso de al administracin de inventario.
Control de Inventario: Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos
departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los
mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde
el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un
sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los inventarios,
constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra
u obtencin, recepcin, almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

Planeacin de produccin: La base para planear la produccin y estimar las necesidades en

cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el
departamento de ventas.
Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra
necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en
estimados, los mismos tendrn alguna variacin con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un
control global de las actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la
efectividad de las operaciones actuales.

Compra u Obtencin: En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos

responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de
materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia
necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepcin: Debe ser responsable de lo siguiente:

La aceptacin de los materiales recibidos, despus que estos hayan sido debidamente contados,
inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.

La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y aceptacin.

La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros lugares
determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.

Almacenaje: Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas

(ensambladas), as como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un
departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
a.

Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.

b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las extracciones
no autorizadas.
c. Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para produccin o
embarque.

Produccin: Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control
interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a.

La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios.

b. Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de modo que las
cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los
registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de produccin.

Embarques: Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque, debidamente aprobadas y
preparadas independientemente.

Contabilidad: Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de
los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y
venta. Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que
se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber
ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.
TIPOS DE INVENTARIO
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamente entre los distintos grupos
de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso que se
han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:

Inventarios de materia prima

Inventarios de produccin en proceso

Inventarios de productos terminados

Inventarios de materiales y suministros

Inventarios de materia prima: Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin
del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos (materia prima) y materiales,
los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales
que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera Materia Prima, ya que su uso se hace en
cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos
artculos sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado.
Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o
elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente terminados
que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos
indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado.
Una de las caractersticas del inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que
se es transformado de materia prima en le producto terminado como consecuencia del proceso de produccin.
Inventarios de Productos Terminados: Comprende estos, los artculos transferidos por el departamento de
produccin al almacn de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y
que a la hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que todava no
han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas,
es decir su nivel esta dado por la demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un ejemplo; para
la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de estos
artculos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y estn formados por los
combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos
operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente,
la existencia de estos varan en relacin a sus necesidades.
Inventario de Seguridad: Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el
aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un
periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la
demanda y la variacin de las demoras de la entrega.
CONCEPTOS BASICOS DE LA MOTIVACION
MOTIVACION
Que es la motivacin?
Es la voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzos hacia las metas de la organizacin, condicionadas por la
habilidad del esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual.

Nos sirve para mejorar la productividad

Nos alienta para hacer y mejorar cosas
Al hablar de la motivacion surgen dos preguntas:

que nos mueve? = factores externos

para que? = necesidades
Entra lo psicologico = se crean atraves de estimulos
Puede ser
Consiente
Inconsiente
Motivacion en la organizacin
Es la voluntad que tienen las personas para lograr sus metas y centran sus fuerzas para poderlas alcanzar.
3 necesidades principales que explica la motivacion son:
Logro: reconocimineto atravez de lo que hacemos.
Poder: es lograr hacer que otras persoas trabajen por mi.
Afiliacin: es la relacin corfial que buscamos con nuestro entorno.
TEORIAS DE LA MOTIVACION PRIMARIAS Y CONTEMPORANEAS
Teoras motivacionales de reduccin de pulsiones
Estas teoras sostienen que cuando las personas sienten alguna necesidad biolgica fundamental, como de
agua, por ejemplo, se produce una pulsin para satisfacer esa necesidad (en este caso es la pulsacin de sed).
Una pulsin es una tensin motivacional, o exitacin, que energiza al comportamiento con el fin de satisfacer
alguna necesidad. Gran cantidad de pulsiones bsicas, denominadas pulsiones primarias, como el hambre, la
sed, el sueo y el sexo, se relacionan con necesidades biolgicas del cuerpo o de la especie en su conjunto.
Las pulsiones primarias, contrastan con las pulsiones secundarias, mediante las cuales no se satisfacen
ninguna necesidad biolgica evidente. En las pulsiones secundarias las necesidades se genneran por medio de
las experiencias previas y el aprendizaje.
Como lo hemos de comentar ms adelante, algunas personas tienen grandes necesidades de obtener xito
acadmico y profesional. En estos casos podemos decir que su necesidad de logro es una pulsin secundaria
que motiva su comportamiento.
La razn de este comportamiento es la homeostasis, un fenomeno bsico de la motivacin que subyace a las
pulsiones primarias, la homeostasis es la conservacin de un nivel optimo de funcionamiento interno, por
medio de la compensacion.
Otros comportamiento parecen estar motivados exclusivamente por la curiosidad. Cualquiera que se haya
apresurado para recoger el correo que acaba de llegar, o que sigue con evidez las columnas de chismes del
peridico, o que anhela viajar a lugares exticos, conoce la importancia de la curiosidad para dirigir el
comportamiento y no solamente los seres humanos exhiben comportamientos que indican curiosidad.
Teoria de Maslow: la ordenacin de las necesidades motivacionales.
El modelo de maslow considera que las diversas necesidades motivacionales estan ordenades en una
jerarquia, ala vez que sostiene que antes de que se puedan satisfacer necesidades mas complejas y de orden
mas elevado, es precesio satisfacer determinadas necesidades primarias. Este modelo se puede conceptuar
como una pirmide en la que las necesidades primarias se encuentran ubicadas en la base mientras que las de
mayor nivel se ubican en la parte superior.
Las necesidades bsicas son las que anteriormente se describiern como pulsiones primarias: necesidad de
agua, alimento, sueo, sexo y cosas por el estilo. En el siguiente escalon jerrquico se encuentran las
necesidades de seguridad; Maslow sostiene que las personas necesitan de un ambiente seguroa fin de

funcionar con efectividad. Las necesidades fisiolgicas y de seguridad conforman las necesidades de orden
inferior.
Solamente cuando han sido satisfechas las necesidades bsicas de orden inferior puede una persona considerar
la satisfaccin de las necesidades de orden superio, que consisten en el amor y pertenencia, la estima y la
autorrealizacin. Las necesidades de amor y pertenencia incluyen la necesidad de obtener y dar afecto y de
contribuir como miembro en elgun grupo o asociacin. Una vez que estas necesidades estan cubiertas, la
persona busca estima. Segn Maslow, la estima se refiere a la necesidad de desarrollar un sentido de valia
personal al saber que otros estan conscientes de su capacidad y valor.
Una vez que estas cuatro categoras de necesidades han sido cubiertas la persona esta lista para buscar la
necesidad de mas alto nivel: la autorrealizacin. La autorrealizacin es un estado de satisfaccin consigo
mismo en el que personas desarrollan su mximo potencial, pero la autorrealizacin no se limita a las
personas famosas, tanto un padre con excelentes aptitudes para criar a sus hijos que funda su familia, como un
maestro que ao tras ao genera un ambiente que eleva al mxicmo la posibilidad de xito de sus estudiantes,
o un artista que concreta su potencial creativo, estos pueden estar autorrealizados. Alcanzar la autorrealizacin
produce una disminicin de los anhelos de amyores logros que caracteriza la vida de las personas y en lugar
de ello genera un sentido de satisfaccin con el estado actual de sus vidas.
El modelo de Maslow es importante en dos sentidos: destaca la complejidad de las necesidades humanas y
subraya el hecho de que si las necesidades bsicas no estan satisfecha, las personas mostraran una relativa
indiferente ante las necesidades de orden superior.
Segn el modelo motivacional de Maslow, las necesidades motivacionales que se suceden en una jerarquia
que va desde las necesidades primarias hasta las de orden superior. Las categoras especificas incluyen a las
necesidades fisiolgicas, de seguridad, de amor y pertenencia, de estima y autorrealizacin.
Teora cognitova.
Las teoras cognitivas de la motivacin son aquellas que explican la motivacin de cada individuo
centrndose en el papel que desempean los pensamientos, las expectativas y la comprensin del mundo.
La teora de expectativas y valor.- son dos tipos de teoras cognitivas que sostienen que las personas estn
motivadas por las expectativas de que determinados comportamientos les permitirn lograr una meta, asi
como por la importancia que se le asigne a la misma.
La motivacin intrnseca.- es quella que provoca que la gente participe en una actividad para su propio gizo, y
no por la recompensa tangible que derivar de ello.
La motivacin extrnseca.- es quella que provoca que las personas participen en una actividad por un
recompensa tangible.
Somos ms capaces de perseverar, de esforzarnos y de realizar trabajos de mejor calidad cuando la
motivacin es para una tarea intrnseca. Ofrecer recompensas para obtener el comportamiento deseado puede
provocar un decremento de la motivacin intrnseca y un aumneto de la extrnseca.
Teora de los incentivos: el iman de la motivacin.
Cuando traen a la mesa un apetitoso postre despus de un abundadnte cene, la atraccin que sentimos tiene
poco o nada que ver con pulsiones internas o con el mantenimiento de la exitacin. En lugar de ello, si
decidimos comer el postre semejante comportamiento esta motivado por el estimulo esterno que representa el
postre, el cual acta como recompensa anticipada. Esta recompensa, en trminos motivacionales, es un
incentivo.

La teora de los incentivos trata de explicar por el comportamiento no siempre esta motivado por una
necesidad interna, tal como el deseo de reducur las pulsiones o de conservar un optimo nivel de exitacin. En
lugar de centrarse en factores internos, la tera de los incentivos explica la motivacin con base en la
naturaleza de los etmulos externos, los incentivos que dirigen y enenrgizan al comportamiento. Desde esta
perspectiva, las propiedades de los estimulos externos, en gran medida, explica la motivacin de las personas.
Aunque esta teora explica porque podemos ceder ante un incentivo (como un postre apetitoso) a pesar de que
no haya claves internas (como el hambre), parece ser insuficiente para proporcionar una explicacin completa
de la motivacin, puesto que los organismos tratan de satisfacer sus necesidades incluso cuando no hay
incentivos presentes a consecuencia de ello, muchos psiclogos creen que las pulsiones internas propuestas
por la teora de la reduccin de pulsiones trabajan en conjunto con los incentivos externos de la teora de los
incentivos para "empujar" y "atraer" el comportamiento, respectivamente. Por lo tanto, en lugar de
contradecirse entre si, las pulsiones y los incentivos pueden funcionar conjuntamente para motivar el
comporatamiento.
Teora del proceso de oposicin: el yin y el yang de la motivacin.
En el universo existan dos fuerzas opuestas - el yin y el yang - que influan sobre el comportamiento humano,
estaban anticipanto el desarrollo de un modelo mas de la motivacin , al que se denominaba teora de pricesos
opuestos (Solomon y Corbit, 1974). La teora de motivacin por procesos opuestos tratava de explicar la
motivacin que subyace. En resumen, la teria de los precesos opuestos ayuda a explicar porque las personas
tienen fuertes motivacines para comportarse de manera que, aparentemente, parece proporcionar beneficios
mnimis. Con frecuencia es el proceso opuesto, y no la reaccin inicial, la que conserva la motivacn para
llevar a cabo el comportamiento.
Teoria de la exitacin: bsqueda de la estimulacin.
Las teras de la exitacin tratatan de esxplicar el comportamiento en el que la meta es la conservacin o el
aumento de la exitacn, de acuerdo con la tera de la exitacon, cada uno de nosotro trata de conservar un
determinado nivel de stimulacin y de actividad. Como ocurre con el modelo de reduccin de pulsiones, si
nuestros niveles estimulacin y de actividad aumentan en forma excesiva, intentamos reducirlos. Pero el
modelo de la exitacin tambin una forma muy distinata al medelo de reduccin de pulsiones: si los niveles
de estimulacin y actividad son muy bajos, trataremos de aumentarlos buscando estimulacin.
La tera de la exitacin nos ofrece una explicacin para uno de los principios ms antiguos de la psicologa, la
ley de yarkes - Dodson. Segn sta ley y sus correcciones pesteriores, un nivel determinado de exitacin
motivacional produce un desempeo ptimo en una terea determinada. Ms especficamente es recomendable
un nivel ms alto para tereas cotidianas sencillas que para tareas ms complejas. Es como si la exitacin
obstaculizara la produccin de respuestas adecuadas en tareas complejas, entanto que facilita un mejor
desempeo en tareas mas secillas que para tereas ms complejas o fenmenos tales como la adiccin a las
drogas y las reacciones fisiolgicas y emocionales que se producen como resultado de situaciones extremas de
peligro fsico, como el paracaidismo.

Administracin por objetivos

La Administracin por Objetivos (APO), tambin denominada direccin por objetivos, es un proceso de
definicin de objetivos dentro de una organizacin por el que los directivos y los empleados estn de acuerdo
con los objetivos y entiendan lo que tienen que hacer en la organizacin con el fin de alcanzarlos. El trmino
"administracin por objetivos" fue popularizado por Peter Drucker en su libro de 1954 The Practice of
Management.1

La esencia de la APO es el establecimiento de metas participativas, la eleccin de curso de las acciones y la

toma de decisiones. Una parte importante de la administracin por objetivos es la medicin y la comparacin
del desempeo real del empleado con las normas establecidas. Idealmente, cuando los propios trabajadores
han estado involucrados en el establecimiento de metas y la eleccin del curso de accin a seguir, es ms
probable que cumplan o con sus responsabilidade pero no se debe a que todo pase
Segn George S. Odiorne, el sistema de administracin por objetivos se puede describir como un proceso
mediante el cual el superior y subordinado identifican conjuntamente sus objetivos comunes, definen las
principales reas de cada individuo de la responsabilidad en cuanto a los resultados que se esperan de l, y el
uso de estas medidas como guas para la operacin de la unidad y evaluar la contribucin de cada uno de sus
miembros.2
Caractersticas y ventajas
Algunas de las caractersticas y ventajas de APO importantes son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Motivacin - Involucrar a los empleados en todo el proceso de fijacin de metas y el fomento del
empoderamiento de los empleados. Esto aumenta la satisfaccin laboral de los empleados y el
compromiso.
Una mejor comunicacin y coordinacin - comentarios e interacciones frecuentes entre superiores y
subordinados ayudan a mantener una relacin armoniosa dentro de la organizacin y tambin para
resolver problemas.
Claridad de los objetivos
Los subordinados tienden a tener un mayor compromiso con los objetivos que se fijaron ellos
mismos que las impuestas a ellos por otra persona.
Los gerentes pueden asegurar que los objetivos de los subordinados estn vinculados a los objetivos
de la organizacin.
Un objetivo comn para toda la organizacin significa que es un principio rector de la
administracin.

Dominios y niveles
Los objetivos se pueden establecer en todos los mbitos de actividades (produccin, comercializacin,
servicios, ventas, recursos humanos, finanzas, sistemas de informacin, etc.).
Algunos de los objetivos son colectivos, para todo un departamento o toda la compaa, otros pueden ser
individuales. Los gerentes deben determinar la misin y los objetivos estratgicos de la empresa. Los
objetivos fijados por los administradores de nivel superior se basan en un anlisis de lo que puede y debe ser
llevada a cabo por la organizacin dentro de un perodo especfico de tiempo. Las funciones de estos gestores
se pueden centralizar el nombramiento de un jefe de proyecto que pueda supervisar y controlar las actividades
de los distintos departamentos. Si esto no se puede hacer o no es deseable, las contribuciones de cada gerente
a la meta de la organizacin deben estar claramente estipuladas.
Prctica
Los objetivos necesitan ser cuantificables y darles seguimiento. Se necesitan sistemas de informacin de
gestin fiable de establecer objetivos pertinentes y supervisar su "relacin de alcance" de una manera
objetiva. Los incentivos salariales (bonos) a menudo estn vinculados a los resultados en el logro de los
objetivos.
Limitaciones

Existen varias limitaciones al impacto de la administracin por objetivos, incluyendo:

1.
2.

Se hace demasiado nfasis en el establecimiento de objetivos sobre el funcionamiento de un plan

como motor de los resultados.
Se hace poco nfasis en la importancia del medio ambiente o contexto en el que se establecen las
metas.

Ese contexto incluye todo, desde la disponibilidad y calidad de los recursos, por el liderazgo y partes
interesadas. Como ejemplo, en una revisin integral 1991 de treinta aos de investigacin sobre el impacto de
la Administracin por Objetivos, Robert Rodgers y John Hunter lleg a la conclusin de que las compaas
cuyos directores generales demostraron alto compromiso con la APO mostraron, en promedio, una ganancia
de 56% en la productividad. Empresas con CEOs que mostraron bajo nivel de compromiso slo vieron un
aumento de 6% en la productividad.
Cuando este enfoque no est configurado correctamente, acordado y gestionado por las organizaciones, los
empleados egocntricos pueden ser propensos a distorsionar los resultados, representar falsamente la
consecucin de los objetivos que se fijaron en un corto plazo, de manera estrecha. En este caso, la gestin por
objetivos sera contraproducente.
El uso de la APO debe ser cuidadosamente alineado con la cultura de la organizacin. Mientras la APO no es
tan utilizada como antes, todava tiene su lugar en la administracin moderna. La diferencia clave es que en
lugar de objetivos de un proceso en cascada, se discuten los objetivos y se acuerdan. Los empleados estn a
menudo involucrados en este proceso, que puede ser ventajoso.
Alrededor de la APO se dice, - "Lo que se mide se hace", "Por qu medir el rendimiento? Diferentes
propsitos requieren diferentes medidas "- es quizs el ms famoso aforismo de la medicin del desempeo.
Argumentos en contra
La administracin por objetivos tiene sus detractores; entre ellos W. Edwards Deming, quien argument que
la falta de comprensin de los sistemas comnmente resulta en la mala aplicacin de los objetivos. 3 Adems,
Deming declar que el establecimiento de objetivos de produccin animar a los recursos para cumplir con
esos objetivos a travs de cualquier medio necesario, que por lo general se traduce en mala calidad. 4
El punto 7 de los principios clave de Deming anima a los directivos a abandonar los objetivos a favor del
liderazgo porque sinti que un lder con una comprensin de los sistemas era ms probable que orientara a los
trabajadores a una solucin apropiada que el incentivo de un objetivo. Deming tambin seal que Drucker
advirti a los gerentes que se requiere una visin sistmica5 y consider que la advertencia de Drucker pas
casi inadvertido por los practicantes de la APO.
PROGRAMAS DE RECONOCIMIENTO A LOS EMPLEADOS:
Un programa de reconocimiento de empleados ayuda a inspirar la creatividad de los empleados, mejorar la
productividad y una menor rotacin del personal. Un programa de reconocimiento al empleado eficaz es el
que se aplica a todos los empleados y ayuda a motivar a todo el personal. Lee a travs de algunos ejemplos de
programas de reconocimiento del empleado que te ayudarn a comprender los elementos que intervienen en la
creacin de un plan eficaz.
Aos de servicio
La implementacin de un reconocimiento por aos de servicio puede ser de motivacin en varios niveles. Los
empleados veteranos que han recibido el premio aprecian la forma en que la empresa reconoce pblicamente
los aos de servicio. Los nuevos empleados que ven a los veteranos recibir estos premios son inspirados a
permanecer con la compaa y reducir la rotacin. Comienza en un hito, por ejemplo, cinco aos de servicio,
y ofrece las recompensas en incrementos de cinco aos. Ofrece recompensas en efectivo y tiempo adicional

de vacaciones pagadas en concepto de indemnizacin. Debido a que este tipo de programa reduce el volumen
de negocio, la empresa ahorra dinero en la contratacin y capacitacin de nuevos empleados. Esta inversin
en tu personal te ayudar a reducir el costo mayor de la sustitucin de los empleados.
Certificados
No todos los programas de reconocimiento tienen que costar dinero a la compaa. Desarrolla programas que
reconocen a los empleados con coloridos certificados impresos que estn a mano firmados por el equipo
ejecutivo y el jefe inmediato del empleado. Las ideas del programa incluyen asistencia perfecta para cada
trimestre y el empleado departamental del mes segn lo votado por los empleados departamentales. Alienta a
los gerentes departamentales para que desarrollen programas de certificado de reconocimiento como forma de
dejar que los empleados sepan que su esfuerzo es apreciado sin tomar nada de la lnea final de la empresa.
Produccin
Los programas de reconocimiento de empleados basados en la productividad motivan a los empleados y
aumentan la produccin. Estos programas deben estar abiertos a todos los empleados del departamento. Por
ejemplo, desarrollar un galardn que premia al empleado en el departamento de contabilidad que recoge la
mayora de los ingresos en las facturas. Todos en el departamento de cuentas por cobrar seran elegibles, por
lo que aumentara la productividad en todos los mbitos, y la empresa se dar cuenta de un flujo constante de
ingresos a partir de las facturas recogidas.
Club presidencial
El "Club presidencial" se utiliza como una forma de reconocer el empleado superior de cada uno de los
departamentos. Puedes obtener tus proveedores involucrados en el patrocinio del club para ayudar a reducir
tus costos. Anuncia el programa de reconocimiento a tus empleados todo el ao, y alintalos a centrarse en los
patrocinadores del programa al hablar con los clientes. Un premio de Club presidencial efectivo es un viaje de
fin de semana para todos los ganadores en un popular lugar de vacaciones con todos los gastos pagos. Permite
a los empleados que cada uno lleve un invitado y constantemente recurdales la promocin del Club
presidencial para motivarlos.