DECRETA:

TITULOI
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS
GENERALES
ARTCULO 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
ARTCULO 2. Ambito de aplicacin. La presente ley comprende a la
administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente
ley.
ARTCULO 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los
siguientes conceptos, as: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la
gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales
y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades
privadas.
Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la
investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal
por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una
entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor
histrico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos
y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
ARTCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la
funcin archivstica son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer
de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional
sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar
la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones
que los afecten, en los trminos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la
administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada
su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio
cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del
Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las
obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros
de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de
las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la
organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los
mismos.
e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la
Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin
archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y
salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo
dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica;

f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de

los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos,
salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la
racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la
accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aqulla;
h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la
infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo
programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y
archivos;
i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una
funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de
los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la
administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo
contraria cualquier otra prctica sustitutiva;
k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos
reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y
los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado
colombiano.
T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES
ARTCULO 5. El Sistema Nacional de Archivos:
a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que
posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos,
promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del

patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los

documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin,
los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la
organizacin administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes
generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad
normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin,
concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y
homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la
cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad
de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca de la
importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales
para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria
colectiva;
e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen
el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo
los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma;
f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de
Archivos.
ARTCULO 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del
Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo
los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de
asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as:
a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de
acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del
respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los
consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de
formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y
privadas que presten este servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo
sern responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;

d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de

conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTCULO 7.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y
competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nacin;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones sealadas en
la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la
presente ley.
ARTCULO 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista
territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los
desarrolle.
ARTCULO 9. Los archivos segn la organizacin del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;

e) Archivos de los Organismos Autnomos.

ARTCULO 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los
archivos contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley, as como
los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser
de carcter obligatorio.
T I T U L O IV

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS

ARTCULO 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El

Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el
ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
ARTCULO 12. Responsabilidad. La administracin pblica ser responsable de
la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos.
ARTCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administracin pblica
deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios
pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en
cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
ARTCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos.
La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del
Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los
archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de
enajenacin.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
PARGRAFO 1. La administracin pblica podr contratar con personas
naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y
conservacin de documentos de archivo.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014
PARGRAFO 2. Se podr contratar la administracin de archivos histricos con
instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.
PARGRAFO 3. El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y
condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten
servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo o administracin de archivos histricos.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 08 de 2014

ARTCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores

pblicos. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de
la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidades.
ARTCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos
de las entidades pblicas. Los secretarios generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades
pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de
velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de
los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y
conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
ARTCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los
funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la
tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia,
especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad
democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio
de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla
que forme parte del patrimonio documental de la Nacin.
ARTCULO 18. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades
tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en
programas y reas relacionadas con su labor.
PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas
de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como
programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones
educativas.
ARTCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar
tecnologas deavanzada en la administracin y conservacin de su archivos,
empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o
telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos;
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en
cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y
operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin
contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del
sistema.

PARGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn

de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los
requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad,
integridad e inalterabilidad de la informacin.
PARGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no
podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio.
ARTCULO 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas.
Reglamentado por el art. 1, Decreto Nacional 029 de 2015. Las entidades
pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las
entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan
estado adscritas o vinculadas.
PARGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su
documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan
estado adscritas o vinculadas.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 41 de 2002 T I T U L O V GESTION
DE DOCUMENTOS Reglamentado por el Decreto Nacional 2609 de 2012
ARTCULO 21. Programas de gestin documental. Las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern
observarse los principios y procesos archivsticos.
PARGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la
validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las
leyes procesales.
ARTCULO 22. Procesos archivsticos. La gestin de documentacin dentro del
concepto de archivo total, comprende procesos tales como la produccin o
recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.
ARTCULO 23. Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a
continua utilizacin yconsulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan

frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.
ARTCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para
las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin
documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nacin 39 de 2002
ARTCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de
la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector
correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo
relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y
conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos
contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a
los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios
pblicos.
ARTCULO 26. Inventario documental. Es obligacin de las entidades de la
Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan
en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases.
T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen
derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida
copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter
reservado conforme a la Constitucin o a la ley. Las autoridades responsables
de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad
personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos
consagrados en la Constitucin y las leyes.
ARTCULO 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modifcase el inciso 2o. del
artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre
cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos
stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y
podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su
posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o
fotocopias del mismo".
ARTCULO 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los
documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado
de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la
informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no

afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando

fuere del caso.
T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTCULO 30. Documentos administrativos. Slo por motivos legales las
entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de
archivo.

ARTCULO 31. Documentos histricos. En los archivos pblicos de carcter

histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los
documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar
todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o
el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes
trminos:

a) Motivos legales;

b) Procesos tcnicos;

c) Exposiciones culturales.

PARGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos

legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida
temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

T I T U L O VIII

CONTROL Y VIGILANCIA

Reglamentado por el Decreto Nacional 106 de 2015.

ARTCULO 32. Visitas de inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de

oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de
inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el
cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que
adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los
rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades
administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTCULO 33. Organo competente. El Estado, a travs del Archivo General de

la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de
inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas
naturales o jurdicas de carcter privado.

ARTCULO 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de

la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y
normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin,
transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en
cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

ARTCULO 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo

General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos
Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas
reglamentarias, as:

a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las

prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se
adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las
rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la
autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro
nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte
(20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista
el incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas

gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad
con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio

documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en
los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin
instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente
el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de
las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos
histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio
de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los
documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio
colombiano.

T I T U L O IX

ARCHIVOS PRIVADOS

ARTCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a

personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de
la prestacin de sus servicios.

ARTCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la

organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de
inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el
Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los
archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y
tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones
y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.

ARTCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurdicas

propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta
significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto
abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o
tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn
con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las
copias que el Archivo General de la Nacin solicite.

ARTCULO 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta

Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de
propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr
declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico.
Estos formar parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia
sern de libre acceso.

ARTCULO 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y

reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados
declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica,
divulgacin y pasantas.

ARTCULO 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las

personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de
documentos declarados de inters cultural:

a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del

Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una
multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.

Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural,

objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a
orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos
tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados
ilegalmente del territorio colombiano;

b) Transferir a ttulo oneroso o gratuito la propiedad, posesin o tenencia de

documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin.
Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios
mnimos legales mensuales vigentes.

PARGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la

investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas
en la ley.

ARTCULO 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades

pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o
extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica,
tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca
la obligacin de aqullas de entregar copias de los archivos producidos en
desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas
sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas
personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.

PARGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en

Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las
convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo
General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen
transferir.

ARTCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la

Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la
correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para
tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin,
tomar las medidas pertinentes.

TITULOX

DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION

ARTCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos

histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de
documentos histricos.

ARTCULO 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter

histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin
cuando el propietario los ofreciere en venta.

Declrase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin

por va administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin
de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en
peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.

T I T U L O XI

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTCULO 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin

Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada
una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean

originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad
y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el
efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin.

PARGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn

ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de
transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de
la misma.

ARTCULO 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo

General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre
conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos
soportes.

ARTCULO 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2o. de la

Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter
histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier
medio".

T I T U L O XII

ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL DE LA NACION

ARTCULO 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos

no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos
tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o
incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de
estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con
base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en:
becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones
honorficas.

T I T U L O XIII

DISPOSICIONES FINALES

ARTCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de

la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo
de su competencia al Archivo General de la Nacin, para el cumplimiento de lo
preceptuado en esta ley.

ARTCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su

publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean
contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la Repblica,MIGUEL PINEDO VIDAL.

El Secretario General del honorable Senado de la Repblica,MANUEL ENRQUEZ

ROSERO.

La Presidenta de la honorable Cmara de Representantes,NANCY PATRICIA

GUTIRREZ CASTAEDA.

El Secretario General de la honorable Cmara de Representantes,GUSTAVO

BUSTAMANTE MORATTO.

REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL

Publquese y ejectese.

Dada en Santa Fe de Bogot, D. C., a 14 de julio de 2000.

ANDRES PASTRANA ARANGO

El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico,Juan Camilo Restrepo Salazar.

El Ministro de Cultura,Juan Luis Meja Arango.

NOTA: Publicada en el Diario Oficial 44084 de julio 14 de 2000.