GUIA DE APRENDIZAJE 3

ACTIVIDAD SEMANA 3
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

YURY NATALIA RODRIGUEZ SILVA

INSTRUCTORA VIRTUAL
JACQUELINE HERRERA LOZANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2016

TABLA DE CONTENIDO

1. Reflexin ACUERDO 060.

2. Actividad de contextualizacin.
3. Informacin recopilada de la empresa
4. Terminologa empleada de las comunicaciones oficiales
5. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
6. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa

7. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa

determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
destino?

8. Elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en

esta actividad.

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.

De acuerdo al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir

el proceso cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este caso, es la
correspondencia recibida en ventanilla nica de la Universidad del Cauca, es
importante revisar factores como los cogidos, las series, las sub series, el
consecutivo del documento, la fechas los anexos y tambin las copias. Es
importante tambin entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe
ingresar todos los datos mencionados en el sistema y tambin debe registrar
una planilla de control de entrega de documentos. En conclusin, es muy
importante seguir los pasos del proceso de recepcin de correspondencia para
tener un eficiente orden.

ACTIVIADA DE CONTEXTUALIZACIN
Actividad de contextualizacin.
1. Es muy importante clasificar la documentacin ya sean: correspondencia,
documentos contables, publicaciones y comunicaciones institucionales
2. Es importante mantener las copias de la documentacin.
3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de la
correspondencia.
4. Es importante garantizar que la documentacin al destinatario.
5. Es importante seguir el manual de correspondencia.

Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de

trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera,
respondiendo las preguntas mencionadas en el tem 3.3: Basado en la
terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de
estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:

Escog la empresa en la que trabajo, en el rea que trabajo se recibe la

documentacin de las materias primas que llegan a la empresa y las que son
despachadas a otras plantas de produccin en esta empresa se realiza la
radicacin de los documentos para recibir los productos,
1. Se recibe la documentacin que llevan los transportistas
2. Se hace la verificacin en el sistema
Lugar
Fecha de entrega
Cantidad solicitada
Transportadora
Y condiciones de la mercanca para su descargue
3. Se procede al descargue
4. Se ingresa en el sistema la cantidad recibida
5. Y se hace la respectiva copia de recibido y orden de compra para ser
entregada al conductor
6. Todo lo relacionado en el sistema es archivado fsicamente

Lo mismo se realiza con las materias primas que son enviadas a otras
plantas de produccin se realiza un diario de traslado que se entrega
fsicamente al conductor y se enva por correo electrnico a la
correspondencia de la planta que recibir para que realicen su posterior
descargue.
La correspondencia que ingresa a la oficina de la planta es revisada y
firmada por el organismo de control encargado firmado el formato de
recibido que maneja el mensajero dentro de la empresa. Se realiza el
ingreso en el sistema con la fecha y la hora en que fue recibido, y se realiza
la entrega a la persona a la cual est destinada, en la planta de produccin
no se manejan dependencias as que la correspondencia que se recibe es
personal para los jefes u operarios de la planta.

Determine si la comunicacin se genera de forma externa o interna

La comunicacin dentro de la empresa se hace tanto de forma interna
Interna: se recibe por correos electrnicos por parte de las otras partes de
produccin solicitando las materias primas que necesitan y los productos
que por parte de logstica necesitan que les enven, tambin se recibe la
correspondencia por parte de las empresas transportistas para los cargues
y descargues de las materias primas. Todo esto se hace a travs de correo
electrnico.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genera en la empresa

determine cules son los pasos a seguir para llegar a su destina?
La comunicacin interna se realiza mediante correos electrnicos y para
que esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde
se maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada, es
decir est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin al
personal, memorndums, comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario
que va con copia al jefe de la planta y se activa la opcin de correo ledo

para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo y al

destinatario correcto.

Elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en

esta actividad

COMUNICACIN
EN LA EMPRESA
COMUNICACIN
INTERNA

ATRAVES DE
CORREOS
ELECTRONICAS

DESTINATARIO DE
CORREO

COMUNICACIN
EXTENA

ATRAVES DE
CORRESPONDENCI
A

*PUBLICIDAD
*PROMOCIN DE VENTAS
*RELACIONES PUBLICAS
*MARKETING DIRECTO

CONFIRMACIN DE
RECIBIDO