LE DAMOS LA BIENVENIDA A

DECAD
Inter Ponce
Compromiso,
Calidad y Excelencia

Gerencia de Proyectos:
Ideas, herramientas y tcnicas
para optimizar la ejecucin de los equipos
Por

Vctor A. Feliberty-Rubert, BSIE, MDiv, LEC

Ingeniero Industrial, Certificado en LEAN Enterprise,
Decano de Administracin y Profesor de Historia Occidental
en la Universidad Interamericana de Puerto Rico, Recinto de Ponce

DECAD

MEJORAMIENTO CONTINUO

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Ser hoy mejor que ayer;

maana, mejor que hoy;
ste es el gran objetivo
de la vida.
Vigil

EXAMEN AUTODIAGNSTICO

DECAD

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Ante un proyecto, contesta s o no:

1.

2.

3.

4.

Tienes una idea clara de lo que se

supone se alcance con el proyecto?
Puedes describir especficamente los
lmites en recursos para el proyecto?
Est tu proyecto segmentado en partes
manejables?
Tienes un itinerario escrito para el
desarrollo del proyecto?

EXAMEN AUTODIAGNSTICO

DECAD

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Ante un proyecto, contesta s o no:

5.

6.

7.

Has considerado los puntos de vista de

otras personas sobre cmo debe hacerse
el proyecto?
Est cada miembro de tu equipo
comprometido con el xito del proyecto?
Puedes motivar la creatividad en tu
equipo a lo largo de la jornada?

DECAD

Inter Ponce
EVALUACIN DEL EXAMEN DIAGNSTICO

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Si contestaste NO a al menos una de las

preguntas, ests en el lugar correcto.

O si sientes que, a pesar de haber contestado

S a todas las preguntas, todava no puedes
con la presin, este tema es para ti...

DECAD

CONSIDERACIONES BSICAS

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Cmo saber si algo que quiero realizar

puede considerarse como un proyecto?

1.

Si es algo nuevo o no rutinario.

2.

Si tienen que lograrse objetivos especficos.

3.

Si la actividad o gestin tiene un principio y un

fin definido.

4.

Si los recursos disponibles son limitados.

5.

Si involucra a otras personas.

6.

Si tiene fases en secuencia.

DECAD

Inter Ponce
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

DIFERENCIAS
PROYECTO

nico
Distinto a lo usual
Principio y fin
Recursos limitados
Requiere un equipo
Secuencia de fases
Proyecto

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

OPERACIN

Repetitiva
Actividad rutinaria
Sucesiva / continua
Recursos infinitos
Unipersonal
Eventos aislados
Operacin

DEFINICIN: GERENCIA DE PROYECTOS

Es la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos
para lograr un objetivo a corto plazo.

METODOLOGA:

Es la aplicacin de ciertos conocimientos,

habilidades, herramientas y tcnicas a
actividades de proyectos

OBJETIVO:

de manera que cumplan o excedan las

necesidades y expectativas de las partes
interesadas de un proyecto.

DEFINICIN: GERENCIA DE PROYECTOS

Habilidad de balancear adecuadamente
diversas demandas en competencia:

Alcance, tiempo, costo y calidad.

Partes interesadas con diferentes puntos

de vista y motivaciones.

Requerimientos identificados
(necesidades) y aquellos no identificados
(expectativas).

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GERENCIA DE PROYECTOS

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

til para
elaborar un fiesta de fin de ao
construir un saln de clase o edificio
disear un currculo acadmico
recaudar fondos
establecer una propuesta ambiental
desarrollar un programa interdisciplinario

o sea, bsicamente cualquier tipo de proyecto

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Inter Ponce

DISTINCIONES EN EL ENFOQUE

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Un individuo puede ganar un trofeo o una

medalla, pero slo un equipo puede
ganar un campeonato.
-annimo

1
2
3

DECAD

PRINCIPIOS CLAVE

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Evitar la improvisacin constante.

Establecer metas claras y alcanzables.
Pensar en lo que se quiere lograr y en las distintas
rutas para llegar a esa meta.
Dibujar el flujo de las etapas.
Establecer canales de comunicacin.
Motivar al equipo y celebrar logros.
Llegar a acuerdos, no posponer problemas.
Pensar fuera de lo convencional.

PASOS DE GERENCIA DE PROYECTOS

Definir
Planificar
Ejecutar
Monitorear
Completar

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RELACIN ENTRE PROCESOS

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

TRASLAPO DE PROCESOS EN UNA FASE

DECAD

PRIMER PASO: DEFINIR

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Conocer y entender el contexto amplio:

Cultura

organizacional
Polticas, Normas y Leyes aplicables
Factores del medioambiente
Sistemas de informacin, comunicacin y
lneas de mando
Recursos disponibles
Necesidades, intereses y expectativas de la
organizacin

DECAD

PRIMER PASO: DEFINIR

Saber qu se quiere lograr y

cmo debe lograrse.

PROBLEMA:
Existe una
relacin
inversamente
proporcional
entre cada par
con el tercero.

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

PRIMER PASO: DEFINIR

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Prioridad: funcionalidad y apariencia

si es
bueno

entonces
no es

barato

si es
bonito

Se sacrifica el presupuesto.

DECAD

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

PRIMER PASO: DEFINIR

Prioridad: costo y efectividad

si es
barato

entonces
no es

bonito

si es
bueno

Se sacrifica la esttica.

DECAD

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

PRIMER PASO: DEFINIR

Prioridad: costo y apariencia

si es
barato

entonces
no es

bueno

si es
bonito

Se sacrifica el rendimiento.

DECAD

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

EL RETO DEL PRIMER PASO

Conocer las limitaciones en recursos

existentes para lograr lo que se quiere.
REQUERIMIENTO
Establecer
prioridades.
Qu se est
dispuesto a sacrificar
si es necesario
hacerlo?

Costo

Tiempo

Resultados

DECAD

PRIMER PASO: DEFINIR

Inter Ponce

Metas inteligentes
especficas / precisas
medibles / observables
realistas / alcanzables
con tiempo asignado
acordadas en grupo

Compromiso,
Calidad y Excelencia

RESPUESTA AL RETO DE LOS RECURSOS

ESCASOS

Hemos pensado en otra manera para

resolver el problema o atender la necesidad
que el proyecto pretender satisfacer?
(Pensar fuera de la caja.)
Por qu queremos hacer este proyecto y
no otro? (Evidenciar la urgencia.)
Si el tiempo, el dinero y los recursos no
representaran una limitacin, que ms
quisiramos hacer? (Soar es gratis.)

RESPUESTA AL RETO DE LOS RECURSOS

ESCASOS

Una vez se complete el proyecto, qu

gastos operacionales (de seguimiento,
mantenimiento o actualizacin) van a
requerirse? (Medir las consecuencias.)
Quines son las personas ms afectadas
o beneficiadas por el proyecto? (Identificar
los rostros reales.)
Qu cosa del proyecto tiene alta
probabilidad de salir mal? (Conocer los
riesgos.)

DECAD

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Buenos

resultados sin planificacin

adecuada provienen de la buena
suerte, pero no de una acertada
gerencia de proyectos.
David Jacquith
Presidente, Vega Industries, Inc.

DECAD

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

RECUERDE

A veces el costo
del fracaso es
demasiado alto.
(Nota: No se puede
tomar el riesgo de
hacer el proyecto
sin la certeza de
los resultados.)

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Resumir el alcance del proyecto.

Clarificar definiciones y conceptos.
Identificar los requerimientos.
Dividir las actividades en sus partes.
Diagramar la secuencia de eventos.
Estimar el costo de cada etapa.
Incluir los puntos de celebracin parcial.

DECAD

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Establecer la logstica del flujo.

Asignar responsabilidad a cada cosa.
Estipular estndares de control y cotejo.
Sopesar los riesgos y planificar cmo
mitigarlos.
Crear vas y frecuencia de comunicacin.
Considerar la seguridad.

DECAD

PROCESO DE PLANIFICACIN

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #1

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #2

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #3

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #4

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

ANLISIS DE LAS TAREAS

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Enumerar todas las actividades o partes y, para

cada una de ellas, identificar lo siguiente:
Secuencia (serie o paralelo)
Materiales requeridos
Costo relacionado
Personas involucradas
Tiempo estimado

DECAD

FLUJOGRAMA DE PROCESOS

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Proceso = conjunto de actividades en su secuencia lgica

para completar un objetivo intermedio medible o tangible

DECAD

ESTIMACIN DEL TIEMPO

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Duracin de cada paso o parte

Tiempo estimado (calculado)

Tiempo optimista (en el mejor de los casos)

real (en la mayora de los casos)

Tiempo pesimista (en el peor de los casos)
Tiempo

Te = [To + 4(Tr) + Tp] / 6

CLCULO DE PERT (PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE)

DECAD

DIAGRAMA DE GANTT

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

EN SERIE: una actividad comienza cuando la

otra termina (no se solapan)
PARALELO: actividades independientes, se
pueden solapar unas con otras

DECAD

Inter Ponce
DIAGRAMA DE FLECHAS Y NODOS

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Secuencia lgica de las actividades (indicando la

precedencia entre stas)

Ejemplo: (1) A y D ocurren en paralelo, (2) para

que ocurra C deben haber pasado B y D

DECAD

DIAGRAMA DE PERT

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Combinacin de diagramas anteriores

secuencia,

precedencia y tiempo (Te)

OBJETIVO: determinar el tiempo total y el paso
crtico que merece ms atencin

NO ESTABLEZCA PLAZOS MUY AUDACES.

Metas realizables en tiempo real.

DECAD

ESTIMACIN DE COSTOS

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Elementos a considerar:
Labor (esfuerzo humano: $/hora)
Sobrecarga de trabajo (horas extras)
Materiales y equipos
Cargos de entrega o instalacin
Renta de equipo, local o vehculo
Servicios bsicos (AEE, AAA, PRTC, INTERNET)
Gastos administrativos
Impuestos / Permisos / Endosos / Seguros
Ganancia (si aplica)
5% de imprevistos / 20% de contingencia

DECAD

TERCER PASO: EJECUTAR

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

Formacin del equipo de trabajo

Comunicacin de metas, objetivos,
alcance, itinerario, actividades, etapas y
otros aspectos del proyecto
Distribucin de funciones, tareas y roles
Desarrollo de etapas segn el itinerario
Seguimiento y motivacin continua del
desempeo del equipo
Reconocimiento de logros parciales
significativos

DECAD

Inter Ponce
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Compromiso,
Calidad y Excelencia

TERCER PASO: EJECUTAR

Ofrzcase a usted
mismo refuerzo
positivo y estmulo
cuando haga las
cosas bien.

Haga lo mismo con

los dems.

CUARTO PASO: MANTENER EN CONTROL

ANTES DE UNA REUNIN:

Circular agenda completa y clara de asuntos a considerar

DURANTE LA REUNIN:
Compartir informacin general
Cotejar el progreso del proyecto
Reenfocar divergencias
Resolver problemas emergentes
Atender conflictos internos del equipo
Tomar decisiones
Reconocer logros parciales importantes
DESPUS DE LA REUNIN:

Distribuir minuta de acuerdos tomados

DECAD

HISTOGRAMA

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

MTODOS COMUNES
Informes de progreso
Visitas de campo
Entrevistas
Cotejos generales
Inspecciones tcnicas
Pruebas y validaciones

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

SOLUCIN DE PROBLEMAS
Descubrir una solucin consiste en mirar la
misma cosa, que los dems estn mirando,
pero pensar algo diferente al respecto.
Albert Szent-Gyorgyi
Premio Nobel en medicina y fisiologa

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

Preste atencin a
las seales del
ambiente.
Adelntese a lo
que pueda pasar y
tenga planes de
contingencia.

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

ALTERNATIVAS A PROBLEMAS

Renegociar
Corregir en etapa posterior
Reducir el alcance del proyecto
Reasignar o poner ms recursos
Aceptar sustituciones
Buscar otros suplidores o contratistas
Aceptar entregas parciales
Ofrecer incentivos
Demandar cumplimiento
Comprimir tareas o actividades
Trabajar alternativas o equivalentes

DIAGRAMA DE PARETO (20% 80%)

El 20% causa el 80% de los resultados.

DIAGRAMA DE ESPINA DE PESCADO

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

Las soluciones tcnicas no siempre pueden ser implantadas.

La dimensin
humana es vital.

DECAD

QUINTO PASO: CIERRE

MTODOS COMUNES
Evaluar y redactar informe final
Certificar completado el proyecto
Reasignar recursos disponibles
Enviar cartas de agradecimiento a
componentes clave
Celebrar con el equipo
Compilar las lecciones aprendidas

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

DECAD

PENSAMIENTO DE CIERRE

Inter Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

slo aquellos que se

arriesgan a ir lejos, descubren
cun lejos pueden llegar.
-Moreto, dramaturgo espaol

PREGUNTAS O DUDAS

Inter

DECAD
Ponce

Compromiso,
Calidad y Excelencia

FUENTES BIBLIOGRFICAS Y ENLACES

Qu es la administracin de proyectos? Comit de
Standards, Project Management Institute: PA, USA
Fundamentals of Successful Project Management. (1995)
SkillPath Seminars: USA.
Gerencia de Proyectos. Taller dictado por la Dra. Navedo y
auspiciado por Universia.
Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 3er Ed.
Project Management Institute: PA, USA.
www.manejodeproyectos.com
www.pmipr.org
www.pmi.org