PASOS PARA UN ACTA CONSTITUTIVA

PASOS PARA OBTENER UN ACTA CONSTITUTIVA

Empecemos por qu es un acta constitutiva es un documento notarial en que
se registra la formacin de una sociedad o agrupacin. Lo que se necesita
hacer es ir a una notaria y entregar los siguientes documentos:
1.- Nombre completo de los socios y del comisario tambin datos generales de
todos (lugar y fecha de nacimiento, ocupacin, estado civil, domicilio). Para el
caso de que alguno de los socios sea extranjero, deber acreditar su legal
estancia en el pas con su forma migratoria correspondiente.2.- Identificaciones
de todos los socios.
3.- Copia de la Cdula del R.F.C. de todos los socios, para el caso de que
alguno o todos no la tenga, se puede llevar a cabo la firma de la escritura, sin
embargo, hacienda exige a los Notarios que se le informe para el caso de que
alguno de ellos no le exhiba la cdula o bien no est dado de alta.
4.- Tres posibles nombres que vaya a tener la sociedad.
5.- El objeto al cual se vayan a dedicar la sociedad.
6.- El domicilio que vaya a tener la sociedad.
7.- El monto del capital social.
8.- La forma en que ser repartido el capital social.
9.- La designacin del o los socios que vayan a administrar la sociedad y de
quien ejerza el cargo de comisario.
10.- Un anticipo a cuenta de la escritura, que normalmente son $1,000.
REQUISITOS PARA LA FORMACIN DE UNA EMPRESA
Las decisiones y acciones que se necesitan tomar para formar una empresa
son:
Determinar el giro de la empresa.
Decidir la forma de sociedad.
Definir tres posibles nombres y pedir, en el caso de Mxico, a la Secretara de
Relaciones Exteriores la aceptacin de uno de stos.
Tener una razn social.
Establecer el objeto de la sociedad.
Definir los accionistas y el nmero, valor y porcentaje de acciones.
Establecer el monto del capital social.
Tener informacin sobre los datos generales de los accionistas (nombres,
nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, domicilio, estado civil y calidad
migratoria si es extranjero).
Duracin de la sociedad.
Domicilio de la sociedad.
Definir la forma de administrar la sociedad (consejo de administracin o
administrador nico).
Realizar el nombramiento del consejo de administracin.
Definir el contenido de los estatutos del acta constitutiva.

Designar y realizar el nombramiento de los administradores y determinar sus

facultades.
Designar y realizar el nombramiento del comisario.
Estos requisitos deben adaptarse a las regulaciones y requisitos de apertura de
empresas que establece cada ciudad o pas.
DEFINICIN DEL NOMBRE DE LA EMPRESA
Seleccionar el nombre de la empresa es trascendente, ya que puede expresar
directamente lo que sta hace o puede hacer.
El nombre es la publicidad que est y se ubica en todas partes. Se necesita
creatividad para seleccionar un buen nombre. Una buena seleccin del nombre
de la empresa puede influir en los resultados de la venta en el mercado. El
nombre debe transmitir a los clientes una idea de lo que vende.
Es conveniente que el nombre se relacione y sea compatible con el giro de la
empresa. Ejemplo: si se dedica al desarrollo de tecnologa avanzada debe usar
palabras que suenen y tengan relacin con tecnologa (tratando de no
exagerar).
Hay frases o palabras que parecen totalmente inocentes para alguien pero a
otros les pueden resultar ofensivas y molestas, por lo que hay que tener
cuidado con esto.
En general, utilizar el nombre propio puede tener algunos inconvenientes, ya
que no siempre expresa lo que la empresa hace. Tratndose de una persona
reconocida por su experiencia, capacidad y xito en algn giro, conviene
analizarlo.
El nombre deber ser original, descriptivo, llamativo, visible, claro, positivo y
agradable a la vista y al odo.
El logotipo de la empresa puede incluir el nombre de sta o las iniciales de las
palabras que lo forman.
Tambin pueden estar totalmente separados, dependiendo de la imagen
corporativa que se decida tener.
REGISTRO DE LA EMPRESA
Despus de tener el nombre autorizado y definida la forma de constitucin de la
empresa, se procede a la elaboracin de estatutos ante un notario pblico.
Cuando el notario entrega las escrituras, es necesario hacer los siguientes
trmites:
Registro en la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para la obtencin

registro federal de contribuyentes.

Inscripcin en el Registro Pblico de la Propiedad y el Comercio.
Registro patronal y altas del personal ante el Instituto Mexicano del Seguro
Social (IMSS).
Registro empresarial ante el Instituto del Fondo Nacional para la Vivienda de
los Trabajadores (INFONAVIT).
Inscripcin de la empresa y del personal en el Sistema de Ahorro para el
Retiro (SAR).
Inscripcin en la tesorera del estado, municipio o delegacin.
Cumplir con los requisitos de la Secretara de Salud y la del Trabajo (licencia
sanitaria).
Licencias de funcionamiento y uso del suelo (dependiendo del giro de la
empresa).
Licencia de bomberos de la localidad (solicitud de visto bueno de prevencin
de incendios).
Registro de nombres comerciales, logotipos, lemas, marcas, patentes y
diseos industriales en la Secretaria de Comercio y Fomento Industrial
(SECOFI).
Registro del 2% sobre nminas.
Solicitud de inscripcin a la cmara empresarial que le corresponda.
Registro de los libros contables y sociales.
Apertura de cuentas bancarias.
Elaboracin de facturas y papelera en general.
Hay despachos y personas especializadas en realizar ste tipo de trmites.
Generalmente el contador conoce todos los procedimientos necesarios para
realizar las altas y registros que indica la ley. (Es importante aclarar que estos
trmites pueden variar de pas en pas).
LIBROS
Todas las empresas deben de tener los libros en que se registrar la historia de
la sociedad. De acuerdo con el tipo de sociedad, debern de tenerse los libros
que marca la ley.
Los libros se dividen en contables y sociales.
Los libros contables son el diario, el mayor, el de inventarios y el de los
balances. Los sociales son los de actas de asambleas generales, consejos de
administracin, vigilancia y registro de socios.
Acta constitutiva (estatutos)
El acta constitutiva est formada por estatutos que, generalmente, son
elaborados por un abogado corporativo y por el propio notario. stos pueden
tener variaciones de acuerdo a las necesidades de cada empresa y los
convenios que tengan los accionistas.
Los negocios pequeos que estn formados por dos o ms socios, tambin
deben formalizar el acta constitutiva ante un notario.
Para que el acta constitutiva sea formal, debe de ser certificada por un notario
pblico y depositarse en el Registro Pblico de la Propiedad y el Comercio.
El registro solicita el acta protocolaria de constitucin de la empresa y el pago
de derechos. Este pago se calcula en funcin del capital que registre la

sociedad y el nmero de apoderados.

Asamblea de accionistas
Los accionistas son las personas que aportan el capital para la realizacin de la
empresa.
La asamblea es el rgano mximo de la empresa y decide quin forma el
consejo de administracin o si nombra un administrador nico, as como
cualquier modificacin posterior al capital social o los estatutos sociales.
Lo comn es que las acciones de la empresa se dividan en proporcin al
capital aportado. Cuando uno de los socios se va a encargar de administrar la
empresa, pueden hacerse convenios especiales para el reparto de las
acciones.
Los accionistas llevan a cabo asambleas peridicamente. stas pueden ser
ordinarias o extraordinarias.
Las asambleas ordinarias se celebran cuando menos una vez al ao. Son
convocadas por el consejo de administracin o el comisario. La convocatoria
debe publicarse en un diario de los de mayor circulacin cuando menos con
quince das de anticipacin y debe contener fecha, hora, lugar y orden del da.
Puede establecerse en los estatutos que, adems de la publicacin, se les
avise por escrito a los accionistas, comisarios y suplentes, mediante
mensajera y con acuse de recibo.
En los estatutos debe establecerse el porcentaje mnimo de accionistas que
han de estar presentes en la asamblea para considerarla legalmente instalada,
as como el porcentaje mnimo de los mismos que habrn de participar en la
toma de decisiones respecto a los destinos de la empresa.
Esto ltimo es importante, ya que es un candado que permite a los socios
minoritarios participar en las decisiones de situaciones trascendentes para la
empresa. Ejemplo: supongamos que un accionista mayoritario es dueo del
70% de las acciones y el minoritario del 30%. En ste caso debe establecerse
que slo el 71% de las acciones pueden tomar decisiones para vender o
aumentar el capital social o variable de la empresa, firmar ttulos de crdito o
modificar estatutos cuyas modificaciones perjudiquen a la minora, lo cual
permite al accionista minoritario tener forma de controlar situaciones de
importancia para el futuro de la empresa y de su inversin.
El ejemplo anterior tambin es vlido para considerar legalmente instalada una
asamblea ordinaria de accionistas en primera o ulterior convocatoria, en la cual
deben estar representadas el 71% de las acciones.
Las asambleas de accionistas son presididas por el presidente del consejo de
administracin, o administrador nico, y es asistido por el secretario general y,
en su ausencia, por los que sean designados en la asamblea por simple

mayora de votos. La persona que preside la asamblea designa a los

escrutadores, quienes hacen el recuento de las personas, las acciones
representadas y el nmero de votos que emite cada uno de ellos. Se
consideran propietarios de acciones las personas fsicas o morales que estn
inscritas en el libro de registro de accionistas.
El secretario general levanta un acta de lo tratado en la asamblea de
accionistas, la cual debe quedar asentada en el libro de actas debidamente
firmada por los accionistas, el presidente y el secretario general.
En las asambleas extraordinarias generalmente se tratan los siguientes
puntos:
Prrroga de la duracin de la sociedad.
Disolucin anticipada de la sociedad.
Aumento o reduccin del capital mnimo de la sociedad.
Cambio de objeto de la sociedad.
Cambio de nacionalidad de la sociedad.
Transformacin de la sociedad.
Fusin con otra sociedad.
Emisin de acciones privilegiadas.
Emisin de bonos.
Escisin de la sociedad.
Cualquier modificacin de los estatutos.
Consejo de administracin
El consejo de administracin maneja y dirige los negocios de la sociedad y
representa a la empresa ante toda clase de autoridades judiciales, laborales o
administrativas, con el ms amplio poder para pleitos, cobranzas y actos de
administracin. Los actos de dominio deben tener autorizacin expresa de la
asamblea de accionistas.
El consejo de administracin se integra por un mnimo de tres consejeros que
pueden ser accionistas o no y que duran en su cargo el tiempo que decidan los
accionistas. El consejo se rene las veces que juzgue necesario el presidente,
el secretario o una mayora de los consejeros propietarios y suplentes en
funciones.
Los miembros del consejo de administracin representan y protegen los

intereses de los accionistas. Intervienen en las decisiones importantes para la

empresa relacionadas con cuestiones financieras, aumentos de sueldos y
prestaciones para los ejecutivos y cuando se necesita tener relaciones de alto
nivel con funcionarios del gobierno, accionistas o directores de empresas
importantes. Sesionan peridicamente y deciden por votacin. En los estatutos
del acta constitutiva se establecen las formas de convocatoria y votacin. En el
consejo de administracin, pueden participar expertos en administracin de
empresas o cientficos con conocimientos tecnolgicos que tal vez, interesen a
la empresa.
La asamblea de accionistas o el consejo de administracin pueden designar
entre sus miembros, los funcionarios y los puestos que ocuparn en la
estructura de la empresa cada uno de los integrantes.
El consejo de administracin est conformado por:
Presidente.
Secretario general.
Tesorero.
Vocales.
Consejeros especialistas.
Las funciones y los poderes de cada miembro del consejo de administracin se
establecen en los estatutos.
Para la toma de decisiones es importante definir si el presidente tiene o no voto
de calidad en caso de empate en alguna votacin de los miembros del
consejo.
En los estatutos, puede establecerse que las convocatorias para las sesiones
del Consejo deben ser enviadas por escrito a cada uno de los consejeros
propietarios y suplentes, as como a todos los comisarios, por lo menos con
quince das de anticipacin a la fecha de la sesin y se debe mencionar la
fecha, hora, lugar y orden del da.
Al igual que en la asamblea de accionistas, debe levantarse un acta en la que
se detalle la intervencin de cada uno de los asistentes y asentarla en el libro
de actas.
El secretario del consejo tiene la funcin de redactar los trminos en que se
desarrollan las sesiones.
Un ejemplo de los asuntos a tratar, que pueden ser incluidos en la orden del da
de la convocatoria para celebrar la sesin del consejo de administracin, son
los siguientes:

Lista de asistencia.
Declaratoria de qurum y constitucin legal de la sesin.
Designacin de presidente, secretario y escrutadores para la asamblea.
Lectura del balance general correspondiente al ejercicio anterior.
Informe del consejo de administracin.
Informe del comisario o consejo de vigilancia.
Informe del gerente general.
Planes y programas de trabajo para el siguiente ejercicio.
Asuntos generales.
Clausura de la asamblea.
La convocatoria tambin debe incluir lugar, fecha y hora en que se efectuar,
as como la firma del presidente y secretario o de quien tenga facultades para
convocar.
Administrador nico
Cuando los socios as lo decidan, pueden nombrar un administrador nico,
quien ser el responsable de la administracin y operacin del negocio y podr
tomar las decisiones que considere correctas sin necesidad de consultar a la
otra parte.
Los socios pueden firmar un contrato privado en el cual han de ser establecidas
las obligaciones, la forma de tomar decisiones y el tipo, el contenido y la
periodicidad de los informes que debe presentar el administrador.
Comisario
La vigilancia de la sociedad se confa a uno o varios comisarios que son
designados por la asamblea de accionistas.
El comisario no puede ser un accionista y tiene que ser una persona ajena a la
empresa.
La funcin principal del comisario es vigilar el cumplimiento cabal de los
acuerdos que se toman en las asambleas y los registros contables de la
empresa.
Objeto de la empresa
El objeto establece las principales actividades a las que se dedicar la

empresa.
La actividad principal depende del giro de la empresa. Un ejemplo, en el rubro
de la publicidad, es el siguiente:
Compra, venta, fabricacin, distribucin, importacin, exportacin de todo tipo
de publicidad en televisin, radio, revistas, peridicos, espectaculares,
transportes, muebles urbanos y tiendas de autoservicio.
Otras actividades que deben incluirse en el objeto de la mayora de las
empresas son:
Celebrar contratos, convenios y todo tipo de actos jurdicos; operar en
actividades industriales y comerciales de todo gnero; usar y explotar toda
clase de patentes, marcas, nombres comerciales, invenciones, modelos
industriales y derechos de autor; adquirir, enajenar y arrendar toda clase de
bienes muebles e inmuebles que sean necesarios para la realizacin del objeto
social; administrar, financiar y promover todo tipo de sociedades y
asociaciones, etctera.
Es conveniente tener un objeto muy amplio que permita a la empresa participar
en diversos negocios y actividades que se relacionen con el giro.
Poderes
Es usual que los accionistas o el consejo de administracin otorgue poderes a
los directivos o abogados de la empresa. Los poderes pueden ser usados para
demandas y cobranzas, actos de administracin o actos de dominio, ttulos y
operaciones de crdito y administracin laboral. Los poderes otorgados pueden
ejecutarse conjunta o separadamente segn lo decidan los accionistas. Pero,
cuando se quieren limitar las facultades de los apoderados, han de consignarse
las limitaciones u otorgarse poderes especiales.
Es delicado otorgar poderes a personas de las que se desconfa. Cuando un
empleado al que se le otorgaron poderes se marcha de la empresa, stos
deben ser cancelados inmediatamente.
Otros temas que incluyen los estatutos
Los estatutos tambin se refieren al ejercicio social, estados financieros,
reservas, responsabilidad, disolucin, liquidacin de la sociedad y algunas
clusulas transitorias.
Emisin de acciones
La mayora de las empresas pequeas y algunas medianas no elaboran los
ttulos de las acciones de cada uno de los propietarios porque desconocen el
procedimiento. Existen formatos especiales para elaborar los ttulos de las
acciones de una empresa.

Informacin que contiene una accin:

Nmero del ttulo.
Valor nominal.
Acciones amparadas.
Valor nominal del ttulo.
Nombre y domicilio de la empresa.
Duracin de la empresa.
Capital social (mnimo y variable).
Nombre del titular.
Nacionalidad.
Domicilio.
Fecha.
El ttulo es firmado por el presidente y el secretario del consejo de
administracin.
Cuando algunos trmites se tardan, puede ser elaborado un certificado
provisional con la misma informacin para, posteriormente, entregar los ttulos
definitivos. Estos ttulos o certificados especiales deben entregarse a cada uno
de los socios.
Costo del registro y constitucin de la empresa
Cuando se inicia una empresa hay que considerar, en el presupuesto, los
honorarios del notario pblico por concepto de constitucin, registro y
elaboracin de los estatutos de la empresa.
Socios
Cuando se decide formar una nueva empresa, ha de reflexionarse si es
necesario y/o conveniente tener uno o varios socios, qu porcentaje de la
empresa se est dispuesto a ceder y a cambio de qu.
Para tomar la decisin de formar una sociedad, hay que considerar si las partes
cumplen con los siguientes requisitos:
Perfil adecuado para trabajar conjuntamente en armona.

Criterio amplio para respetar las polticas y reglas que se establezcan

conjuntamente para el funcionamiento de la sociedad.
Temperamento adecuado para formar y participar en una sociedad.
Conocer y aceptar su responsabilidad y papel que juega en la sociedad.
Para localizar socios potenciales estratgicos hay que definir qu se necesita,
quin lo tiene y quin podra apreciar mejor el potencial de la propuesta de
negocios que se le presente.
La oportunidad de hacer una buena alianza estratgica generalmente justifica
ceder parte del negocio.
No hay reglas sencillas para hacer una distribucin equitativa de las acciones
de la empresa entre quien propone el negocio, el que lo administra y el que
invierte el capital. Los inversionistas generalmente piensan que es mejor tener
un buen empleado, con sueldo digno, que ceder parte de las acciones de la
empresa.
Otro punto de vista es involucrar como socio a quien propone el negocio y lo va
a administrar. Puede haber un socio capitalista y otro ser el responsable de la
administracin y operacin de la empresa.
Para que el inversionista ceda acciones debe valorar qu riesgo tiene el capital
ycunto puede ganar.
Establecer porcentajes justos, para que todas las partes estn satisfechas con
las negociaciones, es importante para empezar a trabajar de manera sana.
Un socio puede servir para diferentes objetivos:
Aportar el capital (recursos financieros).
Como aval ante las instituciones de crdito.
Compartir xitos o fracasos.
Compartir prdidas o ganancias.
Complementar habilidades y conocimientos.
Cuando no se tiene el capital para hacer crecer el negocio.
Para hacer una alianza estratgica.
Para resolver conjuntamente posibles contingencias.
Tener confianza para ser ms emprendedores.

Tener ms relaciones para nuevas oportunidades de negocios.

Cuando se trata de negocios de uso intensivo de capital o desembolsos
elevados para su apertura, la recuperacin del capital es relativamente lenta,
las expectativas de permanencia y expansin del negocio son de mediano y
largo plazos.
Otras consideraciones que hay que contemplar en una sociedad son:
Aceptar que el tener un socio es como tener un jefe, ya que hay que informarle
de todos los aspectos referentes de la empresa.
Estar dispuesto a participar en los errores o aciertos de otros.
Estar dispuesto a ceder parte del control de la empresa.
Tener confianza absoluta en el socio.
Un socio puede ser til si est dispuesto a trabajar las mismas horas que el
otro y tener la misma disposicin y energa.
Para tomar decisiones en forma conjunta deben de establecerse
procedimientos anteriormente definidos que sirvan para arreglar posibles
diferencias concernientes a los diferentes aspectos de la empresa.
Elaborar una lista de posibles reas de conflicto y discrepancias, as como
tener establecida una mecnica de negociacin para solucionar de inmediato
las diferencias, ayuda a mantener una buena relacin con los socios.
En general, cuando hay xito, es ms fcil resolver discrepancias.
En resumen, los puntos por establecer en el contrato que se firme son:
Admisin o expulsin de un socio.
Aportacin de la inversin y capital de trabajo.
Control sobre las emisiones futuras de acciones.
Distribucin de acciones y derechos de voto.
Duracin de la sociedad.
Limitaciones de participacin individual en el mismo giro.
Participacin y reparto de utilidades.
Periodicidad y tipo de informes de la direccin o del socio industrial.

Polticas para solicitud y obtencin de crditos.

Polticas y procedimientos para la disolucin de la sociedad.
Porcentaje de acciones que deciden.
Puestos en el consejo de administracin.
Retiros de dinero y capital.
Vacaciones separadas o conjuntas.
Cuando el socio mayoritario tiene principios ticos y el negocio es exitoso,
todas las partes se sienten satisfechas por la sociedad; en cambio, cuando hay
problemas en la empresa, pueden surgir diferencias de criterio entre los socios
en relacin a cmo administrar y operar. En este caso, el grupo o la persona
que tenga la mayora de acciones deber tomar las decisiones.
Asesores externos
Para empezar un negocio es importante tener asesores externos que
intervengan en diferentes aspectos de la planeacin estratgica y de la
operacin.
Los asesores externos que se pueden utilizar en la pequea y mediana
empresa son:
Abogado laboral
Abogado mercantil
Abogado penal
Asesor en seguros
Consejero financiero
Contador general
Contador especialista en cuestiones fiscales
Ingeniero en sistemas de cmputo
Consultores expertos en implantar procesos de reingeniera, mejora continua,
planeacin estratgica, etctera.
La coordinacin entre asesores externos es muy importante y necesaria, ya
que intervienen conjuntamente en algunas actividades y procedimientos.
Ejemplo: un asesor externo le manda a otro algn tipo de documentos para su
conocimiento y comentarios, intervienen en juntas de trabajo con ejecutivos

internos o externos o elaboran algn documento en forma conjunta.

Los honorarios de los asesores pueden fijarse por trabajo determinado o se les
asigna una cantidad fija mensual llamada iguala.