STEP BY STEP DE LA PREPARACIN DE UN EVENTO

Apunte resumido
#1 Propsito del Evento
Antes que nada, es muy importante tener una idea clara sobre el propsito del evento, es
decir, debes saber qu quieres conseguir con la celebracin del evento. Por ejemplo, si el
evento solamente trata de crear conciencia entre la gente para tu nuevo producto o
simplemente es una reunin informal de negocios o una conversacin informal con los
clientes potenciales.
Adems de conocer la finalidad del evento, tambin es de vital importancia tener una
idea acerca de tu pblico objetivo, ya que esto depender mucho para organizar los
contenidos del evento.
Si en esta primera etapa tienes alguna duda o no sabes responder a estos dos conceptos,
entonces probablemente deberas plantearte si necesitas realmente organizar un evento
para promocionar tu negocio, ya que es fundamental garantizar su viabilidad para evitar un
mal resultado.
Recuerda que tener una idea clara sobre el propsito de la actividad, as como el pblico
objetivo, te ayudar a mantenerte enfocado en las metas especficas e incluso para evitar
que el alcance del evento se difumine por el camino. Estas metas deberan tener algunas
caractersticas que sern de gran utilidad para realizar la planificacin del evento como son:
ser especficas, ser medibles, ser consensual, y ser realistas.

#2 Hacer una lista de tareas

Si quieres triunfar con el evento corporativo debers preparar una lista de tareas (Do it
List), porque es realmente importante para la planificacin y el organizador del evento. Por
este motivo, es necesario anotar todo lo que nos viene a la mente mientras estamos
planificando u organizando el evento, porque es la mejor forma de que no se olvide ningn
detalle y el evento sea un xito rotundo.
La gran ventaja de tener preparada una lista de tareas cuando ests organizando un
evento corporativo es que ayuda a realizar un seguimiento de todas las cosas que se
hacen, as como de las cosas que quedan por hacer, ya que hay numerosos detalles
importantes que estn involucrados.
Un smil de este ejemplo sera cuando vas al supermercado con la lista de la compra para
no olvidarte nada, es decir, una lista con las cosas que necesitas comprar para tu casa
como es la comida o cualquier otro producto. La memoria es frgil, puedes hacer la lista en
plataformas colaborativas como un documento de Google Drive y compartirla con las
personas que organizan el evento. Debes tener en cuenta que la organizacin de un evento
corporativo supone hacer demasiadas gestiones como son:

Alquilar sala.
Proveedores de bebidas, refrescos y caf

Catering
Internet / Wifi
Iluminacin
Sonido
Ponentes
Aparcamiento
Aforo
Entradas o Tarjetas de acceso
Etc

En definitiva, es fundamental hacer una lista de tareas para asegurarte que no te olvidas
nada importante durante la planificacin del evento corporativo.
Si quieres una recomendacin, te aconsejo que hagas negociaciones con las empresas
para que suministren sus productos gratis a cambio de hacer publicidad para su marca en
el evento, es decir, busca todos los auspicios (partners) que puedas porque de esta manera
conseguirs ahorrar una gran cantidad de dinero, tiempo y esfuerzos. outsourcing
El gran beneficio de saber delegar todas las tareas es que al final salen ganando todo el
mundo, auspiciadores, organizador del evento y los asistentes, pero an ms importante
que no poda olvidarme, el evento.

#3 Establecer el presupuesto
Una de las claves principales para tener xito con un evento empresarial es ahorrar al
mximo los costes de la organizacin, y para conseguirlo es de vital importancia buscar
patrocinadores que colaboren con el acontecimiento. No hay duda que el presupuesto
depender en gran medida del tipo de evento o tamao (nmero de asistentes) que se est
organizando, pero igualmente es necesario abaratar los costes del evento para no perder
dinero.
Sin embargo, aunque sea importante reducir los costes de la organizacin para el
evento, debes tener en cuenta que este ahorro no puede afectar a la calidad del
evento porque si no la reputacin de tu empresa se ver perjudicada.
Cuando hablo de ahorrar los costes siempre me refiero a todas aquellas cosas que puedes
conseguir por otras vas como son los patrocinadores mediante su colaboracin o personas
voluntarias para ayudar en la celebracin del evento.
Es cierto que el presupuesto para un evento es un factor bastante importante, pero esto no
significa que cuanto mayor presupuesto mejor ser el evento, al contrario, en muchas
ocasiones puede suponer un gran fracaso debido a una mala organizacin.
Por tanto, tanto la planificacin como el presupuesto del evento deben ir juntos para
conseguir que el acontecimiento sea todo un xito, y ms importante todava, que los
asistentes disfruten de una experiencia inolvidable. Adjunto podrs encontrar un Excel
que he preparado para que puedas llevar un monitoreo del gasto y del presupuesto
para tu evento.

#4 Marketing y Comunicacin Estratgica

Otro aspecto bastante importante que debes tener en cuenta para conseguir un evento
exitoso es promocionarlo a travs de las redes sociales, ya que es la nica forma de hacer
llegar la celebracin del acontecimiento a un gran nmero de personas interesadas.
Seguramente ahora estars pensando en la red social Facebook para promocionar el
evento, debido a que actualmente tiene la escalofriante cifra de 1,5 billones de usuarios,
pero tampoco puedes olvidarte de la segunda red social con mayor crecimiento que se
llama Instagram, y tambin la red social de microblogging Twitter. Como ya sabrs, en la
plataforma social Facebook debers utilizar la herramienta de anuncios Facebook Ads e
invertir dinero para aumentar el alcance y as captar ms asistentes para el evento.
Sin embargo, en Instagram tienes la gran oportunidad de mostrar las publicaciones a todos
los seguidores sin pagar, y en Twitter puedes ganar mayor alcance publicando en las
mejores horas y utilizando hashtags tendencias.
Adems de utilizar las redes sociales para promocionar el evento y vender ms entradas,
tambin es aconsejable realizar concursos, sorteos, y promociones para regalar entradas y
as conseguir mayor visibilidad, ya que las personas compartirn la publicacin en sus
perfiles con los amigos.
Tambin sera ideal que utilizaras la aplicacin mvil de streaming Periscope para sortear
entradas gratuitas con los seguidores de Twitter, ya que de esta manera conseguirs tener
mayor repercusin porque los usuarios pueden compartir la retransmisin en su timeline.

#5 Revisar el da del evento

Llegado el da del evento y con los nervios a flor de piel por la tensin, tan solo debers
centrarte en comprobar que todas las cosas planificadas se estn ejecutando de acuerdo a
la planificacin previa que realizaste.
Un error muy frecuente que suelen cometer algunos organizadores de eventos es que
cuando llega el da del evento no paran de sudar y correr estresados de un lado hacia otro,
as que nunca cometas este grave error porque ser el resultado de una mala planificacin
y organizacin. Muchas personas consideran que es normal estar con ese estado de nimo
durante la organizacin del evento, y nada ms lejos de la realidad, lo normal es que el
organizador se encargue de delegar el 99% del trabajo para que pueda supervisar todas
las tareas que son necesarias realizar para que el evento salga perfecto.
En definitiva, el organizador tan solo deber encargarse de hacer tres o cuatro cosas:

Revisar que todas las tareas delegadas se estn haciendo bien.

Asegurarse que los clientes y los asistentes estn bien atendidos.
Atender a los invitados VIP.
Apagar Incendios ojal no sea necesario, Solucionar problemas de ltima hora.

#6 Tener un plan de emergencia

Otra cosa bastante importante que debes hacer cuando organizas un evento empresarial
es tener un plan de emergencias o si lo prefieres un Plan B (vinculado al ltimo punto
anterior), porque siempre existe alguna posibilidad de que el evento salga mal o se
produzca algn imprevisto (algo muy comn).
La gran ventaja de tener un plan de emergencia o plan B (incluso a veces es preferible
tener hasta un plan C) es que evita sufrir malos ratos en el evento, y, por tanto,
garantiza estar preparado para ello si ocurriera.
Esto no quiere decir que seas un pesimista cuando organizas el evento, al contrario, es
inteligente saber adelantarse a las situaciones para que no te cojan de imprevisto sin saber
qu hacer o cmo actuar, por ello es de vital importancia tener diseado un plan B por si
fuera necesario hacer uso de l.
Cuando realizas un plan B para el evento debes tener en cuenta cualquier situacin o tarea,
pero siempre con sentido comn, es decir, no tienes que contemplar todas las situaciones
posibles, aunque s las ms importantes.

#7 Ofrecer un regalo
Por ltimo, y no menos importante sino importantsimo, es habitual cuando organizas un
evento empresarial desear que salga todo perfecto como estaba planificado, pero tampoco
puedes olvidarte de los asistentes. Cuando hablo de los asistentes me refiero a sus
experiencias durante el evento, y es por eso que te recomiendo ofrecer un regalo gratis al
pblico cuando ha finalizado el evento como agradecimiento por su asistencia.
Es recomendable que el regalo sea siempre algo relacionado con la actividad
profesional de la empresa y/o el tipo de evento, es decir, si tu empresa vende
accesorios para smartphones sera ideal regalar alguna cosa que sirva para cualquier
dispositivo mvil.
OJO!! Cuando regales algo para los dispositivos mviles asegrate primero que es
compatible o funciona correctamente para todos los modelos, ya que todas las
personas no usan o tienen un iPhone6S porque prefieren utilizar Android o Windows
Mobile
Fuera de bromas, esto lo cuento como experiencia personal porque me sucedi en un
evento, y ahora que no me escucha la organizadora, te confieso que me molest bastante
esa falta de consideracin por aquellas personas que no tenan un iPhone.
Aprovecho tambin la ocasin para aconsejarte que no cometas el grave error de ahorrarte
dinero en comprar los regalos porque hay una marca que te regala bolgrafos gratis con su
logotipo, porque con esa actitud nunca conseguirs proporcionar una experiencia
memorable a los asistentes.