Administracao Geral Item 4 Arquivologia Aula 02

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Aula 02
Prof. Lincoln Barros
Aula 02
ARQUIVOLOGIA
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Aula 02
Aula 02 - O gerenciamento da informao e a gesto de

documentos:
diagnsticos;
arquivos
correntes
e
intermedirio; protocolos.
Tpicos da Aula
1. Introduo ...................................................................................3
2. Gerenciamento da Informao e a Gesto de Documentos............3
2.1. Consideraes Iniciais...........................................................3
2.2. Diagnstico............................................................................3
2.3. Gesto de Documentos..........................................................6
2.4. Arquivo Corrente .................................................................20
2.4.1. Protocolo...................................................................22
2.5. Arquivo Intermedirio..........................................................41
3. Avaliao Documental..................................................................41
4. Resumo da Aula ........................................................................... 48
5. Questes Comentadas na Aula .................................................... 52

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1. Introduo
Ol pessoal, vamos iniciar nossa aula 2. Antes disso, vamos elevar nossa
motivao com uma breve reflexo sobre a frase abaixo.
"Escolha uma ideia. Faa dessa ideia a sua vida. Pense nela, sonhe com
ela, viva pensando nela. Deixe crebro, msculos, nervos, todas as
partes do seu corpo serem preenchidas com essa ideia. Esse o caminho
para o sucesso" Swami Vivekananda, pensador hindu.
Sendo assim, vamos hoje estudar com a ideia de ser aprovado na ANVISA.
Ento, mos obra!
2. Gerenciamento da informao e a gesto de documentos

2.1. Consideraes Iniciais
De incio, importante definirmos o escopo de nossa aula. Nesse sentido,
vale registrar que o gerenciamento da informao e a gesto de documentos
englobam um conjunto de mtodos e tcnicas arquivsticas, durante o ciclo vital
dos documentos, voltadas para o planejamento, classificao, organizao,
controle, tramitao, avaliao, conservao, coordenao de recursos humanos,
materiais e operacionais. Assim, o gerenciamento da informao e a gesto de
documentos abarcam todas as rotinas da documentao, desde a sua produo
at a o seu destino final (eliminao ou recolhimento). Trabalharemos de forma
objetiva os principais assuntos relacionados ao contedo programtico previsto
no ltimo edital, ok?
2.2. Diagnstico
Para se traar um diagnstico da organizao, fundamental que,
preliminarmente, seja realizado um levantamento de dados que tem por
objetivo conhecer a instituio, seus objetivos e funcionamento. O
levantamento da produo documental pode ser feito atravs de questionrios,
observaes e entrevistas nos locais de trabalho.

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Essa fase de levantamento de dados deve ter incio pelo exame dos
estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e outros
documentos de constituio da instituio. muito importante que se
conhea as normas de mbitos externo (leis, decretos, resolues) e interno da
instituio produtora dos documentos (estatutos, normas), assim como
regulamentos e manuais dos prprios arquivos existentes na organizao.
Nesse sentido, preciso analisar, entre outros, o gnero dos documentos
(escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, informticos
etc.); as espcies de documentos mais frequentes (cartas, faturas, relatrios,
projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e
estado de conservao do acervo; mdia de arquivamentos dirios; controle
de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e
reproduo de documentos e existncia de normas de arquivo, manuais.
Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias
sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de
escolaridade, formao profissional); o equipamento (quantidade, modelos,
estado de conservao); a localizao fsica (espao utilizado, condies de
iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra
incndio).
Aps o levantamento dos dados, ou seja, conhecendo a estrutura da
instituio, seus objetivos e funcionamento, j possvel analisar objetivamente
a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e
propor as alteraes e medidas mais indicadas. Em outras palavras, no
diagnstico ser possvel identificar eventuais falhas ou lacunas no
arquivo da instituio que impedem o seu eficiente funcionamento.
O diagnstico identifica eventuais falhas ou lacunas no arquivo da

instituio que impedem o seu eficiente funcionamento.

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Podemos perceber que por meio do diagnstico realizada a anlise

detalhada dos vrios aspectos relacionados estrutura e ao funcionamento do
arquivo da instituio, como, por exemplo:
Existncia de normas e manuais de arquivo;
Localizao e instalaes fsicas;
Volume documental e espao fsico ocupado;
Recursos humanos;
Gnero e natureza dos arquivos;
Controle de consultas, emprstimos e mdia de arquivamento
dirio;
Condies ambientais e espao fsico ocupado;
Estado de preservao e conservao dos documentos; e
Etc.
1. (CESPE/MPOG/2015). Com relao ao diagnstico da situao arquivstica,

julgue o item que se segue.
O arquivista, ao diagnosticar a situao arquivstica da organizao em que
desempenha suas atividades, deve realizar o levantamento de dados acerca
da mdia de arquivamentos dirios e do controle de emprstimo de
documentos.
Gabarito: certo
Comentrio:
Por meio do diagnstico realizada a anlise detalhada dos vrios aspectos
relacionados estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa, como, por
exemplo: o levantamento de dados acerca da mdia de arquivamentos dirios e
do controle de emprstimo de documentos.

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2.3. Gesto de Documentos

A capacidade de controle e organizao de documentos das instituies
ficou prejudicada com a produo de documentos cada vez mais elevada. O
aumento vertiginoso de documentos ocorreu fundamentalmente com o avano
cientfico e tecnolgico ps-guerra. A tomada de decises, recuperao de
informao em tempo hbil e preservao da memria institucional tornou-se
tarefa rdua. Como controlar aquela massa documental enorme?
Sem dvida nenhuma, tornou-se indispensvel a implantao de um
programa de gesto documental que garantisse aos rgos pblicos e
empresas privadas o controle sobre as informaes que produzem ou recebem,
o que geraria uma significativa economia de recursos com a reduo da massa
documental ao mnimo essencial, a otimizao e racionalizao dos espaos
fsicos de guarda de documentos e agilidade na recuperao das informaes.
Em termos gerais, a gesto de documentos objetiva:
Assegurar, de modo eficiente, a produo, a administrao, e
a destinao de documentos;
Garantir que a informao arquivstiva seja disponvel em
tempo hbil;
Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento
automatizado de dados e outras tcnicas avanadas,
econmicas, e eficientes de gesto da informao;
Assegurar a eliminao dos documentos que no apresentem
valor primrio (administrativo), fiscal, tcnico, legal ou valor
secundrio;
Contribuir para o acesso e a preservao dos documentos que
meream guarda permanente por seus valores histricos e
cientfico.
Nesse contexto, vale registrar que a gesto de documento to importante
para uma instituio que o legislador constitucional resolveu abord-la na Lei
Maior. Com efeito, o 2 do art. 216 da Constituio Federal de 1988 assim
dispe:
Cabem administrao pblica, na forma de lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem. Grifei.

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Mas professor, o que vem a ser gesto documental. Para atender sua
resposta, trago o contedo do art. 3 da Lei 8.159/91:
Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
A partir dessa simples definio, o examinador tem criatividades incrveis
ao elaborar questo de concursos. Agora a hora de mapear a mente do
examinador. Observe que a gesto de documento somente ocorre nas
fases corrente e intermediria, pois, como vimos, nestas fases os documentos
possuem valor administrativo, lembra? No se fala em gesto de documentos
na fase permanente. Seu chefe exigente no vai perguntar isso, mas o
examinador provavelmente sim. Fique esperto.
FASES
CORRENTE
INTERMEDIRIA
PERMANENTE
GESTO DE DOCUMENTO
SIM
SIM
NO
Verifique as tarefas que compem a gesto de documentos: produo,

tramitao, uso, avaliao e arquivamento. A gesto de documentos est
presente desde o nascimento do documento (produo) at sua
destinao definitiva (eliminao ou recolhimento ao arquivo
permanente). Vamos juntar as iniciais das palavras e chamar essas tarefas do
mnemnico PATUA (P Produo, A Avaliao, T Tramitao, U Uso e A
Arquivamento), ok?
Alm disso, a gesto de documentos visa: a eliminao do documento
ou o seu recolhimento para o arquivo permanente. Esses so os dois
destinos dos documentos aps a avaliao, ou eles so eliminados ou
recolhidos ao arquivo permanente. Como j vimos, isso ocorre quando o
documento perde valor administrativo.

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Destinos Definitivos dos Documentos:
Eliminados
ou
Recolhidos ao Arquivo Permanente
Observe que a gesto de documentos aplicada nas instituies uma

atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico. A gesto de
documentos define o ciclo vital dos documentos (corrente, intermedirio
e permanente), estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos
setores das instituies podem ser eliminados, os que sero transferidos ao
arquivo intermedirio, a temporalidade de guarda e sua destinao final, ou seja,
a eliminao ou a guarda permanente.
A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da
organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do
espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar
o ciclo documental.
2. (CESPE/MPOG/2015) A respeito da gesto de documentos, julgue o

prximo item.
A implementao do programa de gesto de documentos independe da
existncia dos arquivos corrente, intermedirio e permanente.
Gabarito: errado

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Comentrio:
Nos termos do art. 3 da Lei 8.159/91, considera-se gesto de
documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Portanto, a gesto de documentos pressupe a existncia de arquivos na
fase corrente e intermediria. Observe que no h gesto de documentos
na fase permanente, pois, nesta fase, o documento perdeu o valor
administrativo.
3. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementao de programas de gesto

de documentos, julgue o item subsequente.
A gesto de documentos engloba o tratamento da documentao na fase
de arquivamento permanente.
Gabarito: certo
Comentrio:
A gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes produo, tramitao, ao uso e ao arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria.
No h que se falar em gesto de documentos permanentes. Essa atividade
realizada nos documentos de valor primrio, isto , corrente e intermedirio.

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4. (ESAF/DNIT/2013). Sobre a gesto de documentos, assinale a opo

correta.
a) Tem como objetivo o tratamento dos documentos permanentes.
b) um conceito que nasceu no mesmo contexto do princpio de respeito aos
fundos.
c) No um conceito reconhecido pela legislao arquivstica brasileira.
d) um conceito restrito aos documentos de valor informativo.
e) Tem como finalidade o tratamento dos documentos desde a sua criao at
a destinao final.
Gabarito: E
Comentrio:
a) errado. Os procedimentos e operaes tcnicas realizados na gesto de
documentos ocorrem nos documentos em fase corrente e intermediria. No
corre na fase permanente.
b) errado. A concepo terica e prtica da gesto de documentos surgiu no
ps-guerra, em face de problemas surgidos nas administraes pblicas dos
EUA e Canad.
c) errado. O art. 3 da Lei 8.159/91 define gesto de documento. Alm disso,
a prpria Constituio Federal dispe sobre gesto de documentos no o 2
do art. 216 da Constituio Federal de 1988.
d) errado. Documentos de valor informativo juntamente com documentos de
valor probatrio so documentos do arquivo permanente. Por sua vez, no h
que se falar em gesto de documentos em arquivos permanentes, conforme
art. 3 da Lei 8.159/91.
e) certo. Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. Portanto, a gesto de documento trata
os documentos desde a sua produo at a sua destinao final, ou seja, a sua
eliminao ou recolhimento.
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5. (ESAF/ANA/2009) A definio do conceito de gesto de documentos

encontrada na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no menciona a
seguinte operao tcnica:
a) Criao.
b) Avaliao.
c) Preservao.
d) Tramitao.
e) Uso.
Gabarito: C
Comentrio:
O art. 3 da Lei 8.159/1991 dispe: "Considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Portanto,
preservao no operao tcnica da gesto de documentos prevista na Lei
8.159/1991.
Fases da Gesto de Documentos

Inicialmente, vimos, com base no art. 3 da Lei 8.159/91, que as tarefas
que compem a gesto de documentos so: produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento (mnemnico: PATUA). Isso ajuda fixar.
Essas tarefas so distribudas nas fases da gesto de documentos,
quais sejam: Produo de Documentos, Utilizao de Documentos e
Destinao de documentos (PUD). Isso cai muito em prova. Vamos chamar
as fases da gesto de documentos de PUD, beleza? Ento podemos dizer que o
PATUA est dentro do PUD. Professor, que loucura! Gente, isso ajuda na prova,
acredite!
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FASES DA GESTO DE DOCUMENTOS
P
U
D
Produo
Utilizao
Destinao
Produo: esta fase refere-se elaborao dos documentos

(produo), em face das atividades da instituio. Nesta fase, fundamental
intervir nos processos de gerao dos documentos, tendo em vista evitar que
sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessrios. Infelizmente, isso
ainda ocorre muito na administrao pblica. O arquivista deve contribuir
para que seja criado apenas documentos essenciais (racionalizao).
Vale registrar, tambm, que nesta fase sugerida a criao de modelos de
formulrios que devem ser utilizados pela instituio, de acordo com a
necessidade dos rgos. Alm disso, na fase de produo pode-se, ainda, opinar
sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de pessoal, bem como
apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de
tecnologia disponveis.
Utilizao: esta fase est ligada ao uso e tramitao de documentos
mencionados no conceito de gesto de documentos da Lei 8.159/91. Inclui as
atividades de protocolo, de organizao e arquivamento de documento em
fase corrente e intermediria. Alm disso, inclui a elaborao de normas
de acesso documentao, como, por exemplo, emprstimo, consulta, e
recuperao de informaes, essenciais ao desenvolvimento das funes
administrativas das instituies.
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Aula 02
Vale destacar que so atividades de protocolo: recebimento,

classificao, registro, distribuio, tramitao. Calma, ainda no chegou a
hora de conhecer o protocolo!!!
Destinao: esta fase responsvel por determinar o prazo de guarda
dos documentos na fase corrente e intermediria, bem como quais sero objeto
de arquivamento permanente e os que devero ser eliminados por terem
perdido valor de prova e de informao para a instituio. A fase de destinao
desenvolve-se a partir da anlise e avaliao dos documentos acumulados
nos arquivos.
Mediante a avaliao, h dois destinos para os documentos: a sua
eliminao ou o seu recolhimento ao arquivo permanente. Repetio at a
exausto, rs.
Enfim, segue um pequeno resumo com os procedimentos de cada fase.
Normalmente, o examinador adora perguntar qual fase uma determinada tarefa
pertence. Por exemplo, em que fase da gesto de documentos fica o protocolo?
Quem respondeu utilizao acertou, hehehehe...
Produo
- Elaborao de
documentos-Produo
- Evita criao de doc.
desnecessrio
(racionalizao)
- criao de modelos de
formulrios
Utilizao
- Uso/Tramitao
- Protocolo
- Organizao
- Arquivamento
(corrente/intermedir
- Estudo sobre melhor io)
aproveitamento dos
- Elaborao de normas
recursos tecnologicos de acesso ( consulta,
emprstimo)
Destinao
- Avaliao
- Eliminao
- Arquivamento
permanente
(Recolhimento)
- Prazo de guarda
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6. (CESPE/TELEBRAS/2015). Julgue o prximo item, referente gesto de

documentos.
A fase de produo do programa de gesto de documentos inclui a
eliminao dos documentos de arquivo.
Gabarito: Errado
Comentrios:
So fases da
destinao (PUD).
gesto
de
documentos:
produo,
utilizao
Na fase de destinao ocorre a eliminao ou recolhimento ao arquivo

permanente. Portanto, a eliminao uma operao tcnica inserida na fase
de destinao, mas no uma fase da gesto de documento.
7. (CESPE/MPOG/2015) A respeito da gesto de documentos, julgue o prximo

item.
A eliminao de documentos de arquivo operacionalizada na fase de
destinao.
Gabarito: certo
Comentrio:
So fases da gesto de documentos: produo, utilizao e destinao
(PUD).
Na fase de destinao ocorre a eliminao ou recolhimento ao arquivo
permanente. Portanto, a eliminao est inserida na fase de destinao.
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8. (CESPE/FUB/2015) A respeito de arquivo permanente, julgue o item a

seguir.
A destinao final dos documentos de arquivo pode ser a eliminao ou a
guarda permanente.
Gabarito: Certo
Comentrio:
A ltima fase da gesto de documentos a destinao. Nesta fase, o
documento pode ser eliminado ou recolhido ao arquivo permanente.
9. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementao de programas de gesto de

documentos, julgue o item subsequente.
A gesto de documentos dividida em trs fases: produo, utilizao e
eliminao.
Gabarito: errado
Comentrio:
As fases de gesto de documentos so:
P-Produo
U-Utilizao
D-Destinao
Ao implementar um programa de gesto de documentos, o arquivista deve
apresentar estudos sobre a adequao e o melhor aproveitamento dos
recursos reprogrficos da instituio.
Gabarito: certo
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Aula 02
Comentrio:
Como nos ensina Marilena Leite Paes, na fase de produo de documentos,
o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos
essenciais administrao da instituio e evitadas duplicao e emisso de vias
desnecessrias, apresentar estudos sobre a adequao e o melhor
aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos.
11- (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementao de programas de gesto de

Um programa de gesto de documentos deve abranger, minimamente,
procedimentos de guarda, eliminao e recolhimento de documentos.
Gabarito: certo
Comentrio:
Esse assunto ainda no foi comentado na teoria. A resoluo das
questes fundamental para complementar o contedo. Existem quatro nveis
de aplicao dos programas de gesto de documentos.
Nvel mnimo: neste o rgo deve, como base em procedimentos, reter
e eliminar documentos, assim como recolher aqueles que possuem valor
permanente, de acordo com a instituio arquivstica pblica.
Nvel mnimo ampliado: complementar ao nvel mnimo, e existe um ou
mais centros de arquivamento intermedirio.
Nvel intermedirio: Nvel mnimo + Nvel ampliado, soma a essa
categoria que adota programas bsicos para elaborao e gesto de formulrios,
alm de correspondncia e implantao de sistemas de arquivos.
Nvel mximo: rene todas atividades dos nveis acima, + gesto de
telecomunicaes, diretrizes administrativas e utilizao de recursos da
automao.
Portanto, o nvel mnimo seria procedimentos de guarda, eliminao
e recolhimento de documentos.
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Aula 02

Inclui-se a coordenao de recursos humanos necessrios para
aperfeioar e simplificar o ciclo documental entre as atividades que fazem
parte do programa de gesto de documentos.
Gabarito: certo
Comentrio:
A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da
organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico
e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo
documental.
13. (Instituto AOCP/Pref. Angra do Reis/2015) De acordo com as diretrizes

do Conselho internacional de Arquivos, um programa de gesto de
documentos ou arquivos deve ser desenvolvido em trs fases. Qual a fase
que deve definir normas visando racionalizao de recursos materiais e,
principalmente, manuteno da integridade, autenticidade, fidedignidade
e unicidade do documento de arquivo?
a) Fase de conservao.
b) Fase de destinao.
c) Fase de avaliao.
d) Fase de utilizao
e) Fase de produo.
Gabarito: E
Comentrio:
Esta questo pode induzir o candidato a marcar a letra d, tendo em vista
que no enunciado mencionado ...fase que deve definir normas.... Vale
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Aula 02
registrar que na fase de utilizao h a elaborao de normas de acesso

documentao, como, por exemplo, emprstimo, consulta. O enunciado da
questo menciona normas visando racionalizao de recursos
materiais. Ora, a fase de produo refere-se elaborao dos
documentos (produo), em face das atividades da instituio. Nesta fase,
fundamental intervir nos processos de gerao dos documentos, tendo em vista
evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessrios.
Infelizmente, isso ainda ocorre muito na administrao pblica. O arquivista
deve contribuir para que seja criado apenas documentos essenciais. Vale
registrar, tambm, que nesta fase sugerida a criao de modelos de
formulrios que devem ser utilizados pela instituio, de acordo com a
necessidade dos rgos. Ou seja, o que se quer definir normas visando
racionalizao de recursos materiais.
14. (FUNCAB/ANS/2015) O processo de anlise e seleo de documentos,
que visa fixar prazos para sua guarda ou eliminao e contribuir para a
racionalizao e preservao da documentao permanente, integra uma
das fases da gesto de documentos. Tal fase denomina-se:
a) manuteno.
b) elaborao.
c) arquivamento.
d) descrio.
e) avaliao.
Gabarito: E
Comentrio:
A questo fala de fases da gesto de documentos, ou seja, do famoso PUD
(produo, utilizao e destinao). Entretanto, no h nas alternativas nenhuma
fase do PUD de forma expressa. O que fazer?
Neste caso, preciso raciocinar um pouquinho e lembrar que a destinao,
que o D do PUD, responsvel por determinar o prazo de guarda dos
documentos na fase corrente e intermediria, bem como quais sero objeto de
arquivamento permanente e os que devero ser eliminados por terem
desenvolve-se a partir da anlise e avaliao dos documentos acumulados nos
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Aula 02
arquivos. Portanto, na fase de destinao ocorre a avaliao e destinao

definitiva dos documentos (eliminao ou recolhimento).
15. (ESAF/MF/2012) A gesto de documentos um conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas. Assinale a opo que identifica uma
de suas fases bsicas.
a) Primria.
b) Utilizao.
c) Aquisio.
d) Difuso.
e) Descrio.
Gabarito: B
Comentrio:
As fases de gesto de documentos so:
P-Produo; U-Utilizao; D-Destinao
16. (ESAF/ANA/2009) O nvel mnimo de aplicao de programas de gesto

de documentos contempla
a) os programas de reteno e eliminao de documentos e procedimentos
para recolhimento ao arquivo nacional daqueles documentos de valor
permanente.
b) a gesto de diretrizes administrativas, de correspondncia e
telecomunicaes, de mquinas copiadoras, uso de recursos informatizados,
entre outros.
c) a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio.
d) a adoo da elaborao e gesto de formulrios, elaborao de sistemas de
arquivos correntes, gesto de correspondncia e documentos vitais.
e) a gesto de documentos estratgicos e depsitos de arquivos permanentes.
Gabarito: A
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Aula 02
Comentrio:
Conforme visto acima, no Nvel Mnimo o rgo deve, como base em
procedimentos, reter e eliminar documentos, assim como recolher aqueles
que possuem valor permanente, de acordo com a instituio arquivstica
pblica.
17. (ESAF/ANA/2009) O curso do documento desde a sua produo ou

recepo at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como
a) distribuio.
b) tramitao.
c) expedio.
d) registro.
e) protocolizao.
Gabarito: B
Comentrio:
Nos termos do dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, tramitao
o curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento
de sua funo administrativa.
2.4. Arquivo Corrente

J tivemos a oportunidade de verificar que documento do arquivo corrente
objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu. Estes tipos de
documentos esto geralmente localizados prximos aos seus setores.
Alm
disso, tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este
chamado de primrio. A legislao tambm dispe (Lei 8.159/1991):
Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes,
intermedirios e permanentes.
20

Aula 02
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes.
Grifei.
...............................................................................
Para o correto gerenciamento do arquivo corrente (lembrar que gesto de
documento ocorre somente na fase corrente e intermediria), preciso a
aderncia normas e a procedimentos padronizados, a partir da implementao
do programa de gesto de documentos. O que se objetiva fazer com que os
documentos desta fase sirvam s finalidades para as quais foram criados, da
maneira mais eficiente e econmica possvel e, por fim, seja realizada a adequada
destinao.
Professor, considerando a gesto de documentos, como ser feito o
tratamento dos documentos do arquivo corrente?
Ser feito com base nos seguintes instrumentos de gesto de documentos:
1. Plano de Classificao de Documentos;
2. Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos TTD
Observe que a ideia fazer que os documentos comecem a ser organizados
a partir desses prprios setores administrativos, de forma que ao serem
necessrios possam ser localizados com rapidez e sem transtorno, sejam
conservados a um custo reduzido de espao e manuteno, bem como no sejam
preservados por tempo maior que o necessrio.
Trataremos esses dois instrumentos de gesto de documentos em
tpicos separados desta aula, ok?
Vale registrar, ainda, que o arquivo corrente responde por diversas
atividades, quais sejam, protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo
e consulta e Destinao.
Vamos ao detalhamento de cada atividade.
21

Aula 02
Protocolo
Expedio
Arquivamento
Emprstimo e Consulta
Destinao
Vamos trabalhar agora cada uma dessas atividades, ok? Costuma cair
bastante em prova, principalmente protocolo.
2.4.1 Protocolo
Nos termos do dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, protocolo
o servio encarregado do recebimento, registro, classificao,
distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.
Observe que as vrias atividades realizadas no protocolo j indicam a sua
importncia dentro de uma organizao, certo? Pois , inclusive muito
importante para a sua prova tambm.
22

Aula 02
Recebimento
Classificao
Registtro
Distribuio
Controle da tramitao
Expedio
Esse conjunto de operaes realizadas no protocolo visa o controle dos

documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata
localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso
informao.
Professor, preciso memorizar as atividades do protocolo? Com
certeza.
Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela instituio devem
apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade.
ser
Observe que tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados

instituio por outras empresas devem tramitar pelo protocolo.
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Aula 02
Classificao
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de
identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os
cdigos existentes no Plano de Classificao de documentos.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes
fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a
classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos
no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos
(ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11).
Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados
diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem
classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir
estes documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares)
devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto
tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios.
Aspectos importantes na classificao dos documentos:
Analisar e identificar o contedo dos documentos arquivsticos;

Selecionar a classe sob a qual sero recuperados;
realizada a partir de um plano de classificao;
Determina o agrupamento de documentos;
Toma por base o contedo do documento;
Define a organizao fsica dos documentos.
O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo um instrumento de

trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e
qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de
suas funes e atividades. A Comisso Permanente de Avaliao
responsvel pela elaborao do plano geral de classificao de
documentos. Por outro lado, a atribuio de classificar os documentos com
base na Tabela de Classificao do Protocolo.
24

Aula 02
Esquematicamente:
Documentos
produzidos e
recebidos
Plano de
Classificao
Arquivstica.
Distribuio dos
documentos
(classes,
subclasses,
grupos, sugrupos
000
020
030
040
050
060
etc.
Objetivos e benefcios da classificao

Certamente, a classificao dos documentos resultar em benefcios para a
instituio, entre os quais, destacam-se:
Organizao lgica e correto arquivamento de documentos;
Recuperao da informao ou do documento;
Visibilidade s funes, subfunes e atividades do organismo produtor;
Padronizao da denominao das funes, atividades e tipos/sries
documentais;
Controle do trmite; e
Atribuio de cdigos numricos.
Registro / Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema
de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de
acompanhamento (autuao ou protocolizao). Autuao para processo.
As rotinas das unidades de protocolo so compostas por uma srie de
operaes que objetivam controlar os documentos produzidos e recebidos que
esto em processo de tramitao na instituio, garantindo eficincia mxima na
localizao, recuperao e acesso. Aps efetuar o recebimento do
documento, a unidade de protocolo far o registro de algumas
informaes bsicas, a saber: nmero e data de entrada, cdigo de
classificao e o assunto, seguida da devida distribuio do documento
s unidades destinatrias.
25

Aula 02
De acordo com o E-Arq Brasil (2011, p.27) a atividade de registro prev

a fixao dos seguintes metadados para os documentos:
OBRIGATRIOS
Nmero identificador.
Data e hora do registro.
Ttulo ou descrio abreviada: palavra,
frase ou grupo de caracteres que
nomeia um documento arquivstico.
Produtor: nome da pessoa fsica ou
jurdica responsvel pela criao do
documento arquivstico.
OPTATIVOS
Data de produo.
Data e hora de transmisso e
recebimento.
Destinatrio (com identificao do
cargo): organizao ou pessoa para
quem o documento foi dirigido.
Espcie documental: diviso de
gnero documental que rene tipos
de documentos por seu formato. So
exemplos de espcies documentais:
ata, carta, decreto, memorando,
ofcio, planta, relatrio.
Classificao de acordo com o cdigo
de classificao.
Autor: nome da pessoa fsica com

autoridade e capacidade para emitir o
documento ou em cujo nome ou sob
cujo comando o documento emitido.
Redator: nome da pessoa fsica Associaes a documentos diferentes
responsvel
pela
redao
do que podem estar relacionados pelo
documento
fato de registrarem a mesma
atividade ou se referirem mesma
pessoa ou situao.
Originador: identificao da pessoa Formato, software e verso em que o
fsica ou jurdica designada no endereo documento
foi
produzido
ou
eletrnico ou login no qual o documento capturado.
gerado ou enviado.
Mscaras de formatao (templates)
necessrias
para
apresentar
o
documento.
Restrio de acesso.
Descritor: palavra ou grupo de
palavras que, em indexao e
tesauro, designam um conceito ou
assunto preciso, excluindo outros
sentidos e significados.
Prazos de guarda.
Documentos anexos.
26

Aula 02
Expedio / Distribuio
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio.
Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada
a outra instituio (externa).
Expedio externa. Observe abaixo a ilustrao: o documento foi

enviado da ANVISA para o Ministrio da Sade.
27

Aula 02
Distribuio: interna. Observe a ilustrao. O documento foi

enviado de um setor para outro da prpria ANVISA.
Controle da tramitao / movimentao

O controle da tramitao de documentos, realizado atravs de sistema
prprio (informatizado ou manual), possibilita mapear o curso do documento
desde a sua produo ou recebimento at o cumprimento de sua funo
administrativa.
Para que essa atividade seja realizada de forma eficiente e possa produzir
os resultados esperados, torna-se necessrio que as etapas de recebimento e
registro tenham sido executadas corretamente.
O controle da tramitao permitir saber a exata localizao do documento,
bem como a data de entrada na instituio, as unidades pelas quais o documento
28

Aula 02
j tramitou, a pessoa que recebeu na respectiva unidade, horrio do recebimento,

etc., de forma a tornar sua recuperao gil e precisa.
Rotinas do Protocolo
A sada da correspondncia e demais documentos de uma instituio envolve
procedimentos inerentes s rotinas da expedio de documentos.
Observe que cada atividade do protocolo possui rotinas. Nesse sentido, no
que se refere s citadas rotinas do Protocolo, podemos adotar os seguintes
passos, obviamente, com alteraes indicadas para cada caso.
29

Aula 02
Rotinas:
1 passo Receber a correspondncia (malotes, balco, etc.).
2 passo Separar a correspondncia oficial da particular.
3 passo Distribuir a correspondncia particular.
4 passo Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da
de carter sigiloso.
5 passo Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos
destinatrios.
6 passo Abrir a correspondncia ostensiva.
7 passo Tomar conhecimento da correspondncia pela leitura, verificando
a existncia de antecedentes.
8 passo Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se
encontram e os solicitar para ser feita a juntada.
9 passo Interpretar e classificar a correspondncia, com base no cdigo de
assuntos adotados, se for o caso.
10 passo Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre
que possvel, no canto superior direito do documento.
11 passo Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o
cdigo de assunto, se for o caso.
12 passo Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de
protocolo.
13 passo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao.
30

Aula 02
Arquivamento (na fase corrente)

So vrias as rotinas na atividade de arquivamento:
inspeo examinar o documento, verificando o ltimo despacho, para se
ter certeza de que o mesmo se destina ao arquivamento ou se obedecer a uma
outra rotina (ser anexado a outro, por exemplo).
anlise ler com ateno o documento, interpretando-o, a fim de
classific-lo de forma adequada, colocando tambm a codificao mais
apropriada, as referncias cruzadas necessrias (assuntos correlatos) e
verificando a existncia de documentos antecedentes (mesmo assunto e mesma
pessoa).
ordenao a maneira como os documentos esto dispostos, levando-se
em conta a classificao e a codificao adotadas. Torna o arquivamento mais
rpido e racionaliza as tarefas.
arquivamento a guarda do documento no local designado.
Emprstimo e consulta
Ao emprestar determinado documento, deve-se exigir do requisitante a
assinatura de um recibo (para controle do acervo e garantia de sua integridade).
Nesta etapa recomenda-se o uso da guia-fora (substitui a pasta retirada
temporariamente do arquivo, facilitando, portanto, o seu rearquivamento). Com
a guia-fora ficar o recibo do dossi, que conter informaes relevantes acerca
do emprstimo realizado (data da retirada do documento, quem o retirou, entre
outros dados). A fim de facilitar a cobrana e controlar os prazos estipulados,
usa-se os arquivos de prosseguimento ou andamento (so fichrios de
lembretes), tambm conhecidos pelo nome de follow-up ou sistema de
vigilncia contnua.
31

Aula 02
Destinao
Conforme j visto, na destinao definido o prazo de guarda dos
arquivos.
18. (CESPE/TELEBRAS/2015). Julgue o prximo item, referente gesto

de documentos.
No registro, rotina da atividade de protocolo, feita a identificao dos
metadados dos documentos de arquivo.
Gabarito: certo
Comentrio:
So atividades do protocolo: recebimento, registro, classificao,
distribuio, controle da tramitao e expedio.
No Registro, providencia-se o cadastro dos dados bsicos do documento no
sistema de controle. por meio destes dados cadastrados que ser possvel
efetuar buscas para localizar o documento quando precisarmos das informaes
dele.
Por sua vez, de acordo com o dicionrio brasileiro de terminologia
arquivstica, metadados so dados estruturados e codificados que descrevem e
permitem acessar, gerenciar, compreender dados e/ou preservar outros dados
ao longo do tempo.
32

Aula 02
19. (CESPE/MPOG/2015). No que se refere a conceitos e procedimentos

aplicados
gesto
de
documentos,
julgue
o
seguinte
item.
As atividades de protocolo, indispensveis ao desenvolvimento de funes
administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies, inserem-se na fase da
produo.
Gabarito: Errado
Comentrio:
As atividades de Protocolo inserem-se na fase de UTILIZAO.
Vale registrar que so atividades de protocolo: recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.

aplicados gesto de documentos, julgue o seguinte item.
A distribuio da correspondncia de cunho particular atribuio do
protocolo.
Gabarito: Certo
Comentrio:
So atribuies do protocolo, entre outras:
Distribuir as correspondncias particulares aos respectivos
destinatrios.
Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter
sigiloso
Encaminhar as correspondncias sigilosas aos respectivos
destinatrios.
Abrir a correspondncia ostensiva.
Portanto, as correspondncias particulares e sigilosas, obviamente, no so
abertas como as correspondncias ostensivas. As correspondncias particulares
33

Aula 02
so recebidas e distribudas aos destinatrios. Os documentos sigilosos so

recebidos e registrados, depois encaminhados aos destinatrios.
21. (CESPE/FUB/2015). Com relao a protocolos, arquivos correntes e

intermedirios, julgue o prximo item.
adequado atribuir atividades de recebimento, registro, distribuio e
movimentao de documentos em uso aos empregados do setor de
protocolo do arquivo de uma instituio.
Gabarito: Certo.
Comentrio
Conforme vimos, Protocolo o servio encarregado do recebimento,
registro, classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio de
documentos. Portanto, adequado sim atribuir as citadas atividades ao setor de
protocolo.
22. (ESAF/DNIT/2013) Quando o protocolo envia para o setor destinatrio
o documento recebido, ele est executando a atividade
a) tramitao.
b) expedio.
c) distribuio.
d) arquivamento.
e) registro.
Gabarito: C
Comentrio:
Esse envio interno chama-se Distribuio. Caso o envio fosse externo,
configuraria uma Expedio.
34

Aula 02
23. (ESAF/DNIT/2013) So atividades do protocolo, exceto:

a) a eliminao de documentos.
b) a expedio de documentos.
c) a classificao de documentos.
d) o registro de documentos.
e) a distribuio de documentos.
Gabarito: A
Comentrio:
So atividades do protocolo: recebimento, registro, classificao,
distribuio, controle da tramitao e expedio. Portanto, eliminao no
atividade de protocolo. Vale registrar que o protocolo se insere na fase de
utilizao da gesto de documentos. A eliminao da fase de destinao.
24. (ESAF/MF/2012) Assinale a opo que identifica qual a primeira rotina
a ser realizada no protocolo.
a) Recebimento e classificao.
b) Registro e distribuio.
c) Distribuio.
d) Movimentao.
e) Tramitao e anotao.
Gabarito: A
Comentrio:
J sabemos que so atividades do protocolo: recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio. Sem dvida
nenhuma, o recebimento a porta de entrada de todo documento. A primeira
rotina realizada no protocolo seria o recebimento dos documentos provenientes
das diversas origens e, posteriormente, efetua a anlise do documento, a fim de
identificar o seu assunto, classificando-o de acordo com o plano de classificao
da instituio (classificao). S depois, cadastra o documento em um sistema
35

Aula 02
de controle, atribuindo a ele um nmero codificado de acompanhamento

(registro).
25 (ESAF/MF/2012) Assinale a opo que identifica qual a rotina do
protocolo que retira do documento elementos para sua localizao.
a) Movimentao.
b) Tramitao.
c) Classificao.
d) Expedio.
e) Registro.
Gabarito: E
Comentrio:
Registro o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em
um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um
nmero de acompanhamento.
Controle da tramitao/Movimentao - a atividade realizada pelo
protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos,
de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar
possveis atrasos na tramitao destes.
Classificao - Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar
anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de
acordo com os cdigos existentes na Tabela Classificao.
Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes
estes documentos.
36

Aula 02

Expedio/Distribuio - Consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos setores
de trabalho, enquanto que a expedio consiste na remessa externa desses
documentos.
26. (ESAF/MF/2012) Os documentos sigilosos, quando chegam ao

protocolo, devem
a) ser expedidos.
b) ser abertos e tramitados.
c) ser eliminados.
d) ser encaminhados aos destinatrios.
e) ser recolhidos ao arquivo permanente.
Gabarito: D
Comentrio:
Repetio at a exausto.
Em relao s atividades realizadas no protocolo, cabe ressaltar o seguinte:
os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados,
devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos
mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados
instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultrassecretos,
secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11).
estes documentos.
37

Aula 02

27. (ESAF/ANEEL/2006) Assinale o item que no faz parte das rotinas do

Protocolo.
a) Receber a correspondncia.
b) Abrir a correspondncia ostensiva.
c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e secundrio.
e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos.
Gabarito: D
Comentrio:
Observe o seguinte: as fases da gesto de documentos so produo,
utilizao e destinao. O chamado PUD.
O protocolo (recebimento, registro, classificao, distribuio,
controle da tramitao e expedio) faz parte da fase de UTILIZAO.
Por sua vez, avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e
secundrio faz parte da DESTINAO. O procedimento tcnico de avaliar
determinar se os documentos sero eliminados ou recolhidos ao arquivo
permanente caso possuam valor secundrio.
38

Aula 02
28. (FCC/MANAUSPREV/2015) A estrutura organizacional de uma instituio

pode servir de referncia para a montagem de
a) uma lista de eliminao.
b) um plano de classificao.
c) uma tabela de equivalncia.
d) um guia de fontes.
e) um projeto de ao educativa.
Gabarito: B
Comentrios:
Nos termos do dicionrio de terminologia arquivstica, plano de classificao o
esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de
arquivamento especficos, elaborados a partir do estudo das estruturas e funes
de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido.
Portanto, em linhas gerais, o plano de classificao de documentos, resultado
do processo de classificao, elaborado a partir do estudo das estruturas
e funes de uma instituio e da anlise do arquivo produzido.
29. (CESPE/MPOG/2015) A respeito das funes arquivsticas de descrio e

de classificao de documentos, julgue o item subsecutivo.
O plano de classificao de documentos, resultado do processo de avaliao,
deve refletir as hierarquias de uma instituio.
Gabarito: errado
Comentrios:
De pronto, vale registrar que o plano de classificao resultado do processo de
classificao. Por outro lado, a tabela de temporalidade que resultado do
processo de avaliao.
39

Aula 02
30. (CESPE/ANP/2013) Segundo Luis Carlos Lopes, o cerne das prticas

arquivsticas formado pela classificao, pela avaliao e pela descrio.
Acerca dessas trs funes arquivsticas, julgue os itens que se seguem.
O cdigo ou plano de classificao deve ser aplicado depois da tabela de
temporalidade de documentos.
Gabarito: errado
Comentrios:
Um documento deve primeiramente ser identificado antes de qualquer operao
de arquivo. Somente aps receber a identificao (classificao) ser levado a
etapas posteriores.
31. (CESPE/SERPRO/2013) Com relao anlise e classificao de

documentos, julgue os itens que se seguem.
O instrumento arquivstico empregado para a correta classificao de
documentos intitulado plano de destinao.
Gabarito: errado
Comentrios:
Todos os documentos da instituio devem ser arquivados segundo uma
sequencia lgica, previamente definida pelo plano de classificao que o
responsvel por orientar o usurio responsvel pela classificao a como proceder
na execuo da mesma.
Portanto, o instrumento arquivstico empregado para a correta classificao de
documentos o plano de classificao.
40

Aula 02
2.5. Arquivos Intermedirios

Na fase intermediria tambm aplicada a gesto de documentos, pois, na
2 fase do ciclo de vida, o documento ainda possui valor administrativo. Os
documentos so transferidos ao arquivo intermedirio quando sua frequncia de
uso diminui. Esses documentos so utilizados esporadicamente (por razes
legais, tcnicas, fiscais ou administrativas no podem ser destinados
definitivamente) e por uma questo de economia, no permanecem nos arquivos
correntes. Torna-se custoso a manuteno de arquivos utilizados com pouca
frequncia nos escritrios ou setores de trabalho nos quais foram gerados, devido
aos autos custos.
Sendo assim, podemos identificar que as atividades do
intermedirio so bem menores, quais sejam, consulta e emprstimo.
arquivo
Os documentos recm-ingressados ao arquivo intermedirio mantm a

classificao recebida anteriormente no arquivo corrente e aguardam destinao
final.
Vale, ainda, o registro da legislao (Lei 8.159/1991):
Art. 8 ..................................................
2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso
corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Grifei
3. Avaliao de Documentos
Vimos que na ltima fase da gesto de documentos, qual seja, destinao,
tem-se a avaliao e destinao definitiva dos documentos (eliminao ou
recolhimento ao arquivo permanente). Pois bem. A avaliao dos documentos
de arquivo consiste em identificar seus valores e definir prazos de
guarda. Os documentos do arquivo permanente no podem ser eliminados, logo,
o prazo de guarda s ocorre nas fases correntes e intermedirias. A
avaliao deve ser feita na idade corrente, a fim de se distinguirem no s
os documentos de valor eventual, de eliminao sumria, como os de valor
informativo e probatrio. Alm do prazo de guarda, a avaliao
41

Aula 02
responsvel por estabelecer a destinao final dos documentos, ou seja,

sua eliminao ou seu recolhimento ao arquivo permanente.
Define valores e prazo de guarda

dos documentos (fases corrente
e intermediria; e
Avaliao de documentos:
(Fase corrente)
Destinao
final
documentos
(eliminao
recolhimento)
dos
ou
So benefcios da avaliao documental:

Os documentos inteis so eliminados;
Diminuio do volume documental e consequente agilidade na
recuperao de informaes;
Eficincia administrativa; e
Identificao dos documentos permanentes, contribuindo para a
memria organizacional.
J podemos perceber que o que se quer alcanar com a avaliao de

documentos a Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD, ok?
Mas professor, o que essa TTD?
Nos termos do dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica TTD o
Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia,
recolhimento, descarte ou eliminao de documentos. . Grifei.
42

Aula 02
Ateno, a TTD no elaborada ao livre arbtrio da instituio. O processo

de avaliao para se chegar a TTD vinculado legislao em vigor. Como
vou eliminar um documento que a legislao determina que seja guardado por
um determinado perodo (prazo prescricional)? Alm disso, vale registrar que
para os casos em que a legislao no dispe, a anlise feita com base em
critrios definidos pela prpria instituio (por exemplo, documento classificado
de interesse para a memria organizacional). Portanto, a avaliao sempre
obedecer os seguintes critrio para criao da TTD: legal ou estabelecido pela
prpria instituio.
Vimos que a TTD e o Plano de Classificao so instrumentos de
gesto arquivstica, certo? Entretanto, esses instrumentos no se confundem.
A TTD surge a partir da avaliao de documentos. Para que a avaliao
acontea necessrio que os documentos estejam inicialmente classificados
adequadamente. Ou seja, preliminarmente, os documentos so agrupados
em classe, posteriormente, so objeto de estudo por uma comisso de
avaliao.
Como vimos, em linhas gerais, o plano de classificao o instrumento
utilizado para classificar e recuperar os documentos por meio do qual
so estabelecidos cdigos numricos representativos das diversas
classes e subdivises. Os cdigos so associados classificao a fim de
facilitar o manuseio, a memorizao e localizao visual das classes e
subdivises. A aplicabilidade do plano de classificao traz a agilizao da
recuperao da informao e orienta a elaborao da Tabela de
Temporalidade.
43

Aula 02
Vamos a um exemplo de TTD:
Fique de olho nas informaes contidas na TTD: cdigo, assunto, prazos

de guarda, destinao final, observaes.
Os prazos de guarda dos documentos devem ser expressos em anos ou
pela indicao da vigncia dos documentos.
A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos nos
arquivos correntes. Tal instrumento de destinao utilizado com mais
constncia nos arquivos intermedirios, onde os documentos aguardam a sua
destinao final. Os documentos recolhidos aos arquivos permanentes sero
44

Aula 02
preservados para sempre. Portanto, nos arquivos de 3 idade NO se utiliza a

tabela em questo.
A destinao final dos documentos indicada na tabela de temporalidade
consiste na eliminao ou na guarda permanente.
Fazer todo esse trabalho de avaliao no deve ser fcil, certo? Sendo
assim, constituda uma equipe denominada Comisso de Avaliao e
Destinao de Documentos que avaliar os documentos em diversos aspectos.
Essa equipe formada por pessoas com conhecimento da estrutura e do
funcionamento da instituio a ser avaliada.
seguir.
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o
que possibilita a eliminao de documentos nessa fase arquivstica.
Gabarito: Errado
Comentrio:
A tabela de temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases
corrente e intermediria, bem como sua destinao final (eliminao ou
recolhimento para guarda permanente). Importante registrar, tambm, que
documentos na fase permanente no podem ser eliminados.
33. (CESPE/FUB/2015) A respeito das polticas pblicas e da legislao
aplicadas arquivstica, julgue o item subsequente.
A avaliao de documentos dos rgos da administrao pblica federal
deve ser realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos, conforme exigncia legal.
Gabarito: Certo.
Comentrio:
45

Aula 02
De fato, nos termos do art. 18 do Decreto 4.073/02, abaixo transcrito, a

avaliao de documentos dos rgos da administrao pblica federal deve
ser realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CPAD.
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser
constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e
seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao,
tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a
eliminao dos destitudos de valor.
1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados,
avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo
aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo
CONARQ.
2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela
referida no 1o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de
Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que
estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem
aprovados pelo Arquivo Nacional.
3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e
selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em
conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas
Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Grifei.
34. (ESAF/DNIT/2013) A tabela de temporalidade de documentos um
instrumento arquivstico que gerencia os prazos de guarda dos
documentos. Em uma tabela de temporalidade, indique quais so as
opes para a destinao final de documentos.
a) Guarda corrente ou intermediria.
b) Guarda permanente ou temporria.
c) Guarda permanente ou eliminao.
d) Guarda corrente ou permanente.
e) Guarda administrativa ou eliminao.
Gabarito: C
46

Aula 02
Comentrio:
A tabela de temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao
dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases
corrente e intermediria, bem como sua destinao final, ou seja, sua
eliminao ou seu recolhimento para guarda permanente.
35. (ESAF/ANEEL/2006) Assinale a opo que se refere ao instrumento de
trabalho resultante do processo de avaliao de documentos de arquivo.
a) Tabela de temporalidade.
b) Plano de classificao.
c) Quadro de arranjo.
d) Inventrio sumrio.
e) Catlogo seletivo.
Gabarito: A
Comentrio:
Novamente professor. Repetio at a exausto. A tabela de
temporalidade o instrumento resultante da etapa de avaliao dos
documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases
corrente e intermediria, bem como sua destinao final.
47

Aula 02
RESUMO DA AULA
1 O diagnstico identifica eventuais falhas ou lacunas no arquivo da da
instituio que impedem o seu eficiente funcionamento.
2 - Por meio do diagnstico realizada a anlise detalhada dos vrios aspectos
relacionados estrutura e ao funcionamento do arquivo da instituio, como, por
exemplo:
Existncia de normas e manuais de arquivo;

Localizao e instalaes fsicas;
Volume documental e espao fsico ocupado;
Recursos humanos;
Gnero e natureza dos arquivos;
Controle de consultas, emprstimos e mdia de arquivamento dirio;
Condies ambientais e espao fsico ocupado;
Estado de preservao e conservao dos documentos; e
Etc.
3. Verificamos as tarefas que compem a gesto de documentos: produo,

tramitao, uso, avaliao e arquivamento. O chamado PATUA
(mnemnico).
4 - A gesto de documento somente ocorre nas fases corrente e
intermediria, pois, como vimos, nestas fases os documentos possuem valor
administrativo. No se fala em gesto de documentos na fase permanente.
5 Vimos na gesto de documentos que, aps a avaliao, so os dois destinos
dos documentos, ou eles so eliminados ou recolhidos ao arquivo
permanente.
6 A gesto de documentos ocorre desde a produo do documento at a sua
destinao definitiva (eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente).
7 - Fases da gesto de documentos: Produo de Documentos, Utilizao
de Documentos e Destinao de documentos (PUD).
8 - Produo: refere-se elaborao dos documentos (produo). Nesta
fase, fundamental intervir nos processos de gerao dos documentos, tendo
em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessrios
48

Aula 02
(racionalizao). O arquivista deve contribuir para que seja criado apenas

documentos essenciais. Vale registrar, tambm, que nesta fase sugerida a
criao de modelos de formulrios que devem ser utilizados pela instituio,
de acordo com a necessidade dos rgos. Alm disso, na fase de produo podese, ainda, opinar sobre a escolha de equipamentos e recrutamento de
pessoal, bem como apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos
recursos de tecnologia disponveis.
Utilizao: refere-se ao uso/tramitao de documentos, protocolo,
organizao e arquivamento de documento em fase corrente e
intermediria, elaborao de normas de acesso documentao
(emprstimo, consulta).
Destinao: responsvel por determinar o prazo de guarda dos
arquivos.
9 Atividades do arquivo corrente: protocolo, expedio, arquivamento,

emprstimo e consulta e Destinao.
10 - Protocolo o servio encarregado do recebimento, registro,
classificao, distribuio, controle da tramitao e expedio
11 - Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes
estes documentos.
12. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares)
49

Aula 02
13 - Registro / Autuao - o procedimento no qual o protocolo cadastra o

documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao
mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao).
14 Expedio/Distribuio - Consiste na entrega dos documentos aos
respectivos destinatrios. A distribuio a remessa dos documentos aos
setores de trabalho (interna), enquanto que a expedio consiste na remessa
externa desses documentos.
15 - Instrumentos de gesto de documentos:
Plano de Classificao de Documentos;
Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos TTD
16 - Um plano de classificao um esquema de distribuio de documentos
em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a
partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do
arquivo por ela produzido. A estruturao de um plano de classificao pode ser
facilitada pela utilizao de cdigos (numricos ou alfanumricos) para designar
as classes, constituindo um cdigo de classificao.
17. A classificao dos documentos resultar em benefcios para a instituio,
entre os quais, destacam-se:
Organizao lgica e correto arquivamento de documentos;
Recuperao da informao ou do documento;
Visibilidade s funes, subfunes e atividades do organismo produtor;
Padronizao da denominao das funes, atividades e tipos/sries
documentais;
Controle do trmite; e
Atribuio de cdigos numricos.
18 - TTD o Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente

(CPAD), que determina prazos e condies de guarda tendo em vista a
transferncia, recolhimento, descarte ou eliminao de documentos.
19 O prazo de guarda s ocorre nas fases correntes e intermedirias. A
avaliao deve ser feita na idade corrente.
50

Aula 02
20. A tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante da

avaliao dos documentos. Ela tem por objetivos definir os prazos de guarda
(tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediria, visando atender exclusivamente s necessidades da administrao
que os gerou) e a destinao de documentos (encaminhamento de documentos
para guarda permanente, descarte ou eliminao), com vista a garantir o acesso
informao aos que dela necessitarem, seja a prpria instituio ou o pblico
externo.
21. Sua estrutura bsica deve contemplar os conjuntos documentais produzidos
e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de
guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final
eliminao ou guarda permanente , alm de um campo para observaes
necessrias sua compreenso e aplicao.
22. Deve-se observar que a metodologia de criao de uma Tabela de
Temporalidade est altamente entrelaada Teoria das Trs Idades, que
define os parmetros gerais para o arquivamento e para a destinao dos
documentos de arquivo. Os documentos sempre sero criados na fase corrente
e, aps, o cumprimento do prazo de guarda na referida fase, podero ser
eliminados, transferidos para o arquivo intermedirio ou recolhidos diretamente
ao arquivo permanente. A determinao do que ser feito com cada documento
constar da Tabela de Temporalidade. Ressalta-se que os documentos recolhidos
ao arquivo permanente, independentemente da origem (arquivo corrente ou
intermedirio), sero tratados, organizados e arquivados para ficarem disponveis
ao pblico e jamais podero ser eliminados.
Por hoje s pessoal! Lembrando que as dvidas podem ser sanadas no
frum. Espero vocs na aula 2. Bons estudos! Abrao!
51

Aula 02
QUESTES COMENTADAS NA AULA

1. (CESPE/MPOG/2015). Com relao ao diagnstico da situao arquivstica,
julgue o item que se segue.
O arquivista, ao diagnosticar a situao arquivstica da organizao em que
desempenha suas atividades, deve realizar o levantamento de dados acerca da
mdia de arquivamentos dirios e do controle de emprstimo de documentos.

item.
A implementao do programa de gesto de documentos independe da existncia
dos arquivos corrente, intermedirio e permanente.

A gesto de documentos engloba o tratamento da documentao na fase de
arquivamento permanente.
4. (ESAF/DNIT/2013). Sobre a gesto de documentos, assinale a opo

correta.
a) Tem como objetivo o tratamento dos documentos permanentes.
b) um conceito que nasceu no mesmo contexto do princpio de respeito aos
fundos.
c) No um conceito reconhecido pela legislao arquivstica brasileira.
d) um conceito restrito aos documentos de valor informativo.
e) Tem como finalidade o tratamento dos documentos desde a sua criao at a
destinao final.
5. (ESAF/ANA/2009) A definio do conceito de gesto de documentos
encontrada na Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, no menciona a seguinte
operao tcnica:
52

Aula 02
a) Criao.
b) Avaliao.
c) Preservao.
d) Tramitao.
e) Uso.

documentos.
A fase de produo do programa de gesto de documentos inclui a eliminao
dos documentos de arquivo.

item.
A eliminao de documentos de arquivo operacionalizada na fase de destinao.
seguir.
A destinao final dos documentos de arquivo pode ser a eliminao ou a
guarda permanente.

A gesto de documentos dividida em trs fases: produo, utilizao e
eliminao.

53

Aula 02
Ao implementar um programa de gesto de documentos, o arquivista deve

apresentar estudos sobre a adequao e o melhor aproveitamento dos
recursos reprogrficos da instituio.
11- (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementao de programas de gesto de

Um programa de gesto de documentos deve abranger, minimamente,
procedimentos de guarda, eliminao e recolhimento de documentos.

Inclui-se a coordenao de recursos humanos necessrios para aperfeioar
e simplificar o ciclo documental entre as atividades que fazem parte do
programa de gesto de documentos.
13. (Instituto AOCP/Pref. Angra do Reis/2015) De acordo com as diretrizes do

Conselho internacional de Arquivos, um programa de gesto de documentos
ou arquivos deve ser desenvolvido em trs fases. Qual a fase que deve
definir normas visando racionalizao de recursos materiais e,
principalmente, manuteno da integridade, autenticidade, fidedignidade e
unicidade do documento de arquivo?
a) Fase de conservao.
b) Fase de destinao.
c) Fase de avaliao.
d) Fase de utilizao
e) Fase de produo.
14. (FUNCAB/ANS/2015) O processo de anlise e seleo de documentos, que

visa fixar prazos para sua guarda ou eliminao e contribuir para a
racionalizao e preservao da documentao permanente, integra uma das
fases da gesto de documentos. Tal fase denomina-se:
54

Aula 02
a) manuteno.
b) elaborao.
c) arquivamento.
d) descrio.
e) avaliao.
15. (ESAF/MF/2012) A gesto de documentos um conjunto de procedimentos

e operaes tcnicas. Assinale a opo que identifica uma de suas fases
bsicas.
a) Primria.
b) Utilizao.
c) Aquisio.
d) Difuso.
e) Descrio.
16. (ESAF/ANA/2009) O nvel mnimo de aplicao de programas de gesto de

documentos contempla
a) os programas de reteno e eliminao de documentos e procedimentos para
recolhimento ao arquivo nacional daqueles documentos de valor permanente.
b) a gesto de diretrizes administrativas, de correspondncia e telecomunicaes,
de mquinas copiadoras, uso de recursos informatizados, entre outros.
c) a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio.
d) a adoo da elaborao e gesto de formulrios, elaborao de sistemas de
arquivos correntes, gesto de correspondncia e documentos vitais.
e) a gesto de documentos estratgicos e depsitos de arquivos permanentes.
17. (ESAF/ANA/2009) O curso do documento desde a sua produo ou recepo

at o cumprimento de sua funo administrativa conhecido como
55

Aula 02
a) distribuio.
b) tramitao.
c) expedio.
d) registro.
e) protocolizao.

documentos.
No registro, rotina da atividade de protocolo, feita a identificao dos
metadados dos documentos de arquivo.

aplicados gesto de documentos, julgue o seguinte item.
As atividades de protocolo, indispensveis ao desenvolvimento de funes
administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies, inserem-se na fase da
produo.
20. (CESPE/MPOG/2015). No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados

gesto de documentos, julgue o seguinte item.
A distribuio da correspondncia de cunho particular atribuio do protocolo.
21. (CESPE/FUB/2015). Com relao a protocolos, arquivos correntes e

intermedirios, julgue o prximo item.
adequado atribuir atividades de recebimento, registro, distribuio e
movimentao de documentos em uso aos empregados do setor de protocolo
do arquivo de uma instituio.
22. (ESAF/DNIT/2013) Quando o protocolo envia para o setor destinatrio o

documento recebido, ele est executando a atividade
56

Aula 02
a) tramitao.
b) expedio.
c) distribuio.
d) arquivamento.
e) registro.
23. (ESAF/DNIT/2013) So atividades do protocolo, exceto:

a) a eliminao de documentos.
b) a expedio de documentos.
c) a classificao de documentos.
d) o registro de documentos.
e) a distribuio de documentos.
24. (ESAF/MF/2012) Assinale a opo que identifica qual a primeira rotina a

ser realizada no protocolo.
a) Recebimento e classificao.
b) Registro e distribuio.
c) Distribuio.
d) Movimentao.
e) Tramitao e anotao.
25 (ESAF/MF/2012) Assinale a opo que identifica qual a rotina do protocolo

que retira do documento elementos para sua localizao.
a) Movimentao.
b) Tramitao.
c) Classificao.
d) Expedio.
57

Aula 02
e) Registro.
26. (ESAF/MF/2012) Os documentos sigilosos, quando chegam ao protocolo,

devem
a) ser expedidos.
b) ser abertos e tramitados.
c) ser eliminados.
d) ser encaminhados aos destinatrios.
e) ser recolhidos ao arquivo permanente.
27. (ESAF/ANEEL/2006) Assinale o item que no faz parte das rotinas do

Protocolo.
a) Receber a correspondncia.
b) Abrir a correspondncia ostensiva.
c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios.
d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e secundrio.
e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos.
28. (FCC/MANAUSPREV/2015) A estrutura organizacional de uma instituio

pode servir de referncia para a montagem de
a) uma lista de eliminao.
b) um plano de classificao.
c) uma tabela de equivalncia.
d) um guia de fontes.
e) um projeto de ao educativa.
58

Aula 02
29. (CESPE/MPOG/2015) A respeito das funes arquivsticas de descrio e de

classificao de documentos, julgue o item subsecutivo.
O plano de classificao de documentos, resultado do processo de avaliao, deve
refletir as hierarquias de uma instituio.
30. (CESPE/ANP/2013) Segundo Luis Carlos Lopes, o cerne das prticas

arquivsticas formado pela classificao, pela avaliao e pela descrio.
Acerca dessas trs funes arquivsticas, julgue os itens que se seguem.
O cdigo ou plano de classificao deve ser aplicado depois da tabela de
temporalidade de documentos.
31. (CESPE/SERPRO/2013) Com relao anlise e classificao de

documentos, julgue os itens que se seguem.
O instrumento arquivstico empregado para a correta classificao de documentos
intitulado plano de destinao.
32. (CESPE/FUB/2015) A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.

A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o que
possibilita a eliminao de documentos nessa fase arquivstica.
33. (CESPE/FUB/2015) A respeito das polticas pblicas e da legislao

aplicadas arquivstica, julgue o item subsequente.
A avaliao de documentos dos rgos da administrao pblica federal deve
ser realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos,
conforme exigncia legal.
34. (ESAF/DNIT/2013) A tabela de temporalidade de documentos um

instrumento arquivstico que gerencia os prazos de guarda dos documentos.
Em uma tabela de temporalidade, indique quais so as opes para a
destinao final de documentos.
59

Aula 02
a) Guarda corrente ou intermediria.

b) Guarda permanente ou temporria.
c) Guarda permanente ou eliminao.
d) Guarda corrente ou permanente.
e) Guarda administrativa ou eliminao.
35. (ESAF/ANEEL/2006) Assinale a opo que se refere ao instrumento de

trabalho resultante do processo de avaliao de documentos de arquivo.
a) Tabela de temporalidade.
b) Plano de classificao.
c) Quadro de arranjo.
d) Inventrio sumrio.
e) Catlogo seletivo.
60

Aula 02
GABARITO
1
CERTO
2
ERRADO
3
CERTO
4
E
5
C
6
ERRADO
7
CERTO
8
CERTO
9
ERRADO
10
CERTO
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
CERTO
CERTO
CERTO
ERRADO
CERTO
21
CERTO
31
ERRADO
22
C
32
ERRADO
23
A
33
CERTO
24
A
34
C
25
E
26
D
27
D
28
B
29
ERRADO
30
ERRADO
35
A
61

Administracao Geral Item 4 Arquivologia Aula 02

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4. (ESAF/DNIT/2013). Sobre a gesto de documentos, assinale a opo

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Fases da Gesto de Documentos

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FASES DA GESTO DE DOCUMENTOS

Produo: esta fase refere-se elaborao dos documentos

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Vale destacar que so atividades de protocolo: recebimento,

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6. (CESPE/TELEBRAS/2015). Julgue o prximo item, referente gesto de

Na fase de destinao ocorre a eliminao ou recolhimento ao arquivo

7. (CESPE/MPOG/2015) A respeito da gesto de documentos, julgue o prximo

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8. (CESPE/FUB/2015) A respeito de arquivo permanente, julgue o item a

9. (CESPE/FUB/2015) Acerca da implementao de programas de gesto de

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13. (Instituto AOCP/Pref. Angra do Reis/2015) De acordo com as diretrizes

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registrar que na fase de utilizao h a elaborao de normas de acesso

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arquivos. Portanto, na fase de destinao ocorre a avaliao e destinao

16. (ESAF/ANA/2009) O nvel mnimo de aplicao de programas de gesto