COLOMBIA

I. NDICE

INTRODUCCION ..3
OBJETIVO..3
PRIMERA ENTREGA TRABAJO COLABORATIVO .....4
CONCLUSIONES .9
BIBLIOGRAFIA.10

II. INTRODUCCIN

Teniendo en cuenta que las empresas se enfrentan a diario a un ambiente

cambiante y globalizado, que las obliga a tomar decisiones cada vez ms
oportunas y confiables, se requiere para ello informacin organizada y disponible
para todos los usuarios de esta informacin, desde los gerentes, los socios hasta
los empleados y las entidades de control externas.
Para el anlisis rpido de la informacin, fueron formulados los sistemas de
Gestin de la misma, como herramienta gerencial indispensable para la toma de
decisiones.
Los reportes de anlisis o de gestin de informacin son los resultados de la
gestin de la misma, para ello la empresa debe contar con registros de operacin
evaluables y analizables, como son por ejemplo los registros de ventas.

III. OBJETIVO GENERAL

Formular un sistema de gestin de la informacin para la empresa
comercializadora de cemento VALENCIA Y GRAJALES Y CIA. LTDA., para el
manejo de informacin de su departamento de mercadeo y ventas.

IV. CONTENIDO PRIMERA ENTREGA

Desarrollar un trabajo donde se especifique:
2. Establezca el modelo de entes del problema
Para resolver el problema planteado se definen tres (3) entes: Ciudades,
Vendedores y Encargados por Bodega.
3. Establezca los requerimientos: Reportes a generar con el sistema.
Reportes de decisin o gestin:
TABLA

DESCRIPCION

CANTIDAD DE PRODUCTOS

Permite

almacenar

los

datos

por

cantidades

en

CIUDAD DE UBICACIN -BODEGA

inventario por cada producto que ofrece la empresa.

Listado de las ciudades donde la empresa hace

VENDEDORES

presencia institucional a travs de una bodega.

Permite almacenar datos de los vendedores contratados

ENCARGADO POR BODEGA

por la organizacin
Permite almacenar datos de los empleados contratados
por la organizacin para desempear funciones de
encargado de bodega.

Como muestra se presenta uno de los reportes que arrojara el sistema de

informacin
VALENCIA Y GRAJALES Y CIA. LTDA.
Listado de ciudades donde la empresa hace presencia institucional con una bodega.
CIUDAD
NUMERO DE VENDEDORES POR CIUDAD
Manizales
3
Cali
6
Armenia
2
Bogot
12
Barranquilla
8
Pereira
4
Ccuta
2
Bucaramanga
3
Villavicencio
4
Popayn
3
Cartagena
4
Medelln
7
58
3

4. Defina el diccionario de datos

CIUDADES
Identificacin

TIPO
numrico

Denominacin
Encargado
Vendedores

texto
texto
numrico

Estado
Observaciones

Lgico
texto

VENDEDORES

TIPO

Descripcin del ente

LONGITU

DESCRIPCION

D
12

Identificacin a travs de la asignacin de

12
14
58

numero consecutivo para cada ciudad

Nombre de cada ciudad
Nombre del encargado
Cantidad de vendedores asignados a c/

ciudad
1
Activa / No activa
144
12 campos de observacin para c/ ciudad
Descripcin del ente
LONGITU
DESCRIPCION

Identificacin

numrico

D
58

Identificacin a travs de la asignacin de

Nombres y Apellidos
Telfono

texto
numrico

58
116

numero consecutivo para cada vendedor

Nombre completo de cada vendedor
Nmeros telefnicos de contacto por

Ciudad

Texto

12

vendedor (fijo y mvil)

Denominacin de la ciudad a la que fue

Estado
Observaciones

Lgico
texto

ENCARGADOS

TIPO

asignado cada vendedor

1
Activo / No activo
116
2 campos de observacin para c/ vendedor
Descripcin del ente
LONGITU
DESCRIPCION

Identificacin

numrico

D
12

Identificacin a travs de la asignacin de

Nombres y Apellidos
Telfono

texto
numrico

12
12

numero consecutivo para cada encargado

Nombre completo de cada encargado
Nmeros telefnicos de contacto por

12

encargado (fijo y mvil)

Denominacin de la ciudad a la que fue

Ciudad

Texto

asignado cada encargado

Estado
Lgico
1
Activo / No activo
I 2 campos de observacin para c/ encargado
Observaciones
texto
24
N
5. Establezca el mapa de relacin y documntelo
V
E
N
Vendedores

Ciudade
s

Encargados

T
A
R
I
O
S

Este mapa de relacin nos permitir obtener una informacin clara y precisa de los
encargados de bodega y vendedores que tiene nuestra compaa en cada ciudad,
esto finalmente nos dejara observar cuantos bultos de cemento tenemos en cada
ciudad y si se ejercen los controles necesarios que permiten tener mayor control
en los inventarios de cemento.

6. Implemente el sistema de informacin con Microsoft Excel (Ver archivo

*.xlsx)

7. Genere un tablero de indicadores que cumpla con las recomendaciones

dadas
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION PROPUESTO
DESCRIPCION

DEFINICION

Permite almacenar los datos por cantidades en

Cules

inventario por cada producto que ofrece la empresa.

inventario por cada producto que ofrece

Listado de las ciudades donde la empresa hace

la empresa?
Conocer las ciudades donde la empresa

presencia institucional a travs de una bodega.

hace presencia institucional a travs de

Permite

una bodega con inventarios

Cules son los vendedores contratados

almacenar

datos

de

contratados por la organizacin

los

vendedores

son

las

existencias

por la organizacin?
5

de

DESCRIPCION
Permite

almacenar

datos

de

DEFINICION
los

empleados

Cules son los empleados contratados

contratados por la organizacin para desempear

por la organizacin para desempear

funciones de encargado de bodega.

funciones de encargado de bodega?

Qu preguntas puede responder el sistema propuesto?

1. Conocer las ciudades en las cuales se encuentran ubicadas las bodegas de
la compaa.
2. Conocer las existencias de inventario por ciudad
3. Conocer los vendedores por ciudad
4. Conocer los encargados de bodega de la compaa
8. Genere un documento donde explique el portal grafico
R/ Ver los tipos de reporte que genera el sistema en el archivo Excel que hace
parte de este trabajo colaborativo.
V. CONTENIDO ENTREGA FINAL (No aplica para esta entrega)
9. Establecer mecanismos web para la difusin del proyecto
Y Correcciones de la primera entrega
VI. CONCLUSIONES

El resultado final de los sistemas de gestin de la informacin son los

reportes, los cuales incluyen grficos que pueden ser utilizados en
presentaciones a la alta gerencia. Los datos graficados permiten visualizar
mejor las cifras, con el fin de facilitar la toma de decisiones.

Cada reporte que arroje el sistema permite la toma de una o varias

decisiones con informacin descriptiva; igualmente estos informes son
tiles cuando se van a pasar informes ms detallados (y generalmente
impresos) a ciertos grupos de inters; los cuales pueden ser tanto usuarios
internos (empleados, socios, gerentes, etc.) como externos (clientes,
entidades de control, entre otros).

Informacin como objetivos, introduccin, resumen, entre otros, pueden

ampliar el entendimiento de los datos del reporte; as como reportes o
informes para la toma de decisiones avanzadas son utilizados en reuniones
de junta directiva de la administracin del negocio o para realizar
comparaciones entre dos o ms reas de la organizacin que manejan el
mismo tipo de informacin. El tener ms de un escenario de los mismos
datos, amplia el aspecto a comparar para la toma de la decisin.

Adems de las ventajas de implementar un sistema de informacin por

parte de la administracin del negocio, se encuentran las ventajas al acceso
por parte de diversos tipos de usuarios a la informacin oportuna de forma
rpida, principalmente en un departamento de mercadeo y ventas, el cual
corresponde a la razn de ser (operacin) de este tipo de empresas
(comercializadoras).

VII. BIBLIOGRAFA

Fuente de Datos documentos internos de la empresa Comercializadora de

Cemento Valencia y Grajales y Ca. Ltda

MENDOZA, JESUS. Manejo de funciones en Excel. Disponible en:

http://manejodefunciones.blogspot.com.co/2012/05/creacion-de-graficos-enexcel-2010.html (Consultado el 11-09-2016).

Material Didctico del Mdulo Gestin de la Informacin. Disponible en:

http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula
(Consultado entre el 5 y el 16 de septiembre de 2016).