1

Direccin de Comunicaciones
Rectora
MANUAL DE RELACIONES CON MEDIOS DE COMUNICACIN
Tomado del texto original de la Univesidad de Buffalo. Traduccin y adaptacin libre der Juan Carlos Prado, Director de
Comunicaciones de la Javeriana Cali

La DirCom de la Pontificia Universidad Javeriana Cali mantiene una relacin colaborativa

con periodistas y editores de los medios masivos de comunicacin local, regional, nacional
e internacionales. Esta relacin se renueva y fortalece en la medida en que sus preguntas
son atendidas de manera expedita, y en la medida en que se les entregan historias y
contenidos relevantes de los sucesos de la Universidad, pidiendo
como nica
contraprestacin que los mismos citen a las fuentes, sean directivos, profesores o
estudiantes y aclarando que se trata de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Igualmente, con frecuencia los periodistas son referidos por terceros (internos o externos a
la Universidad), para buscar fuentes e historias en nuestra institucin. Por ello, cualquier
directivo, profesor o estudiante puede ser convocado por la DirCom para atender a un
periodista o reportero. En otras ocasiones, es posible que el periodista llame directamente a
algn miembro de la comunidad javeriana, sin hacerlo a travs de la DirCom.
Con el fin de estrechar ms la relacin con los medios masivos de comunicacin y de
visibilizar ms el trabajo acadmico y administrativo de actores de la comunidad javeriana,
en el marco de las megas y proyectos de la planeacin institucional, presentamos las
siguientes pautas orientadas al logro de estos dos objetivos, dentro de los parmetros del
mantenimiento y mejoramiento de la reputacin institucional:
1) Cuando sea contactado directamente, en lo posible contacte a la Dircom, desde
donde se le dar un acompaamiento profesional en el proceso de la entrevista.
2) Cuando esto no sea posible y un periodista le llame, asegrese de que usted tiene su
nombre y el del medio de comunicacin que representa. Si el propsito de la
llamada no es claro, pdale al reportero que le aclare de qu se trata la historia y qu
informacin se est buscando de usted, preferiblemente por escrito.
3) Es importante saber que los periodistas trabajan con plazos muy ajustados, por lo
cual la oportunidad de aparecer en la historia que publicar se perder sino se hace
dentro de estos tiempos limitados. Eso no significa sin embargo, que tiene que
conceder una entrevista inmediata cuando un periodista se comunica con usted. Si
usted necesita tiempo para preparar sus respuestas, pida al reportero que le d su
Rectora
Calle 18 No. 118-250 Cali, Colombia www.javerianacali.edu.co PBX. (572) 321 8200

fecha lmite y dgale que va a llamar de vuelta antes de la misma, y por supuesto
hacerlo.
4) Si un periodista deja un mensaje para que le llame y usted no se siente cmodo al
hacerlo, el personal de la Dircom estar encantado de llamar al reportero por usted
para averiguar qu informacin est buscando.
5) Usted no est obligado a responder a las preguntas de un reportero. Si usted esta
incmodo con la pregunta de un periodista, sobre todo si un reportero est
preguntando por una situacin que es potencialmente controversial, llame a la
DirCom y le asesoraremos sobre cmo tratar con el periodista. En algunos casos,
podemos recomendar que un portavoz de la universidad sea el contacto con los
medios de comunicacin, en lugar de usted en relacin con un asunto delicado.
Recuerde que un manejo inadecuado de esta situacin puede desembocar en una
situacin de comunicacin de crisis que empae su reputacin personal y
profesional, y la de la Universidad.
6) De la misma manera, si usted tiene conocimiento de una situacin o incidente que
pueda impactar negativamente en la universidad si se informara en los medios,
llame a la Dircom con informacin, quien cuenta con la experticia para encargarse
del asunto. En ningn caso ofrezca ni entregue esta informacin a los medios de
comunicacin.
7) El equipo de la Dircom conoce a la mayora de los periodistas y editores de los
medios de locales y regionales personalmente. Si usted tiene una entrevista
programada o reciba una llamada de un periodista con el que no est familiarizado,
llmenos. Ponemos a su disposicin el conocimiento sobre sobre el periodista y su
forma de trabajo.
8) Mencione a la Javeriana Cali en sus comentarios y solicite al entrevistador que
mencione claramente su cargo en la Universidad.
9) Piensa muy bien antes de hablar. Muchas personas suelen divagar o pensar en voz
alta. En otras ocasiones, dicen algo que no hubieran querido decir. Reflexione un
poco lo que realmente le quiere decir exactamente al reportero.
10) Para una entrevista, es preferible pedirle previamente al reportero las preguntas por
escrito y escribir respuestas que desarrollen claramente las ideas clave que desea
transmitir. Lo mejor es tratar de hacer slo uno o dos puntos. Decir lo mismo varias
veces usando diferentes palabras. Esto es especialmente importante si se trata de
Rectora
Calle 18 No. 118-250 Cali, Colombia www.javerianacali.edu.co PBX. (572) 321 8200

radio o televisin. As, no importa cmo se edita la entrevista, lograr comunicar

sus puntos clave.
11) Hable despacio, con frases cortas y concisas. La mayora de los periodistas, por
exigencias de su mismo entorno laboral deben cubrir muchos temas, por lo cual son
generalistas. Evite el uso de jerga. Indique su posicin de manera simple y fcil de
entender para la mayora. Utilice ejemplos cotidianos y analogas, en su caso. Sea
breve. Recuerde que usted est hablando con el pblico a travs de la periodista.
12) No asuma que una conversacin o un comentario u observacin en particular, es
"off the record " slo porque usted lo dice. A menudo la gente incluye un "esto es
extraoficial, Ok?" en una conversacin y luego simplemente sigue hablando. Nada
es "off the record " a menos que un periodista se compromete a ello. Lo ms
recomendable es no hacer comentarios fuera del registro. Si usted no quiere un
comunicado citado, nunca lo haga.
13) Los reporteros de radio suelen grabar entrevista por telfono. Esta es una prctica
comn y el periodista debe informarle de la grabacin antes de que comience.
Recuerde aplicar los puntos anteriores referentes a preparar y pensar bien sus
respuestas.
14) Nunca mienta a un periodista. Si no sabe la respuesta, dgalo. Si no puede responder
a una pregunta, dgalo. Una mentira o una mala suposicin se volvern en su contra.
Usted perder toda credibilidad con ese periodista y muy probablemente el
reportero compartir esta experiencia con sus colegas.
15) Nunca hable mal de un reportero. Evite la arrogancia que no le llevar a ninguna
parte y corre un alto riesgo de que el pblico lo perciba de manera indeseada
cuando se publique la historia. Una actitud inadecuada puede, de hecho, cambiar el
curso de la entrevista hacia una indeseable confrontacin. Nunca discuta con un
reportero, no importa lo antagnico que l o ella puede ser. Usted podr terminar
cortsmente una entrevista de confrontacin que le est haciendo enojar. Si esta
situacin se presentara, por favor notifique a la Dircom para que podamos tomar
nota de ello y del periodista en cuestin.
16) Recuerde que decir "sin comentarios" puede ser la peor respuesta que puede dar a
un periodista ante una pregunta. Dicha respuesta se insina la "culpa. Es mejor
decir algo como "No se me permite hablar de esto porque es una cuestin personal.
" Mejor an, remita al reportero a la Dircom y vamos a manejar la situacin por
usted.
Rectora
Calle 18 No. 118-250 Cali, Colombia www.javerianacali.edu.co PBX. (572) 321 8200

Consejos especficos para de televisin

El vestuario es importante en la televisin, por ello es clave usar tonos hacia
oscuros. Las prendas con lneas verticales, los colores tenues y joyera simple
brindan autoridad y seriedad a sus comentarios. No use blazer de cuadros brillantes.
Use ropa que le queda bien. Las mujeres deben tener cuidado con las faldas cortas,
los hombres deben evitar los calcetines cortos o zapatos no lustrados.
Usted tiene el derecho de preguntarle al reportero con anticipacin qu material ser
cubierto en una entrevista televisada y le informar en qu reas se debe o no
comentar. Si un periodista se niega a proporcionar esta informacin, siempre se
puede declinar la entrevista. Si un periodista dice que l o ella no van a hacer
preguntas sobre un tema y luego lo hace en el aire, por favor informe
inmediatamente a la Dircom.
Sintese derecho. Si usa una chaqueta o blazer, sintese sobre la parte trasera baja
del mismo para evitar que se suba en su cuello.
Cuide su lenguaje corporal en la televisin. Los reporteros de televisin mueven
rutinariamente su cabeza durante una entrevista, como asintiendo con el orador.
Esto puede ser hipntico si usted est siendo entrevistado, y usted puede comenzar a
asentir con la cabeza. Usted puede estar diciendo " no", pero la cabeza puede estar
diciendo "s".
Mantngase enfocado en la entrevista. Evite estar muy "acogedor" con el
entrevistador o con los miembros del set de grabacin. Algunos de los errores ms
vergonzosos en entrevistas de televisin no se producen debido a las preguntas
difciles, sino porque el hablante pierde su enfoque y comienza a balbucear.
Sea muy puntual. A diferencia de una entrevista con un periodista de medios
impresos, no se puede llamar ms tarde cuando se trata de una entrevista con los
medios electrnicos (Televisin y Radio).

Si es posible, hable con el entrevistador antes de estar frente a la cmara para

asegurarse de que ambos tienen las mismas expectativas sobre el material a tratar.
Puede ayudar si usted puede proporcionar al entrevistador con un breve prrafo
delineando el tema en cuestin y sus puntos de vista al respecto. La Dircom puede
ayudarle a preparar tal prrafo.

Rectora
Calle 18 No. 118-250 Cali, Colombia www.javerianacali.edu.co PBX. (572) 321 8200