UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE MANAB

TEMA:

LA OPTIMIZACIN DE RECURSOS MATERIALES PARA LA EFICIENCIA

ADMINISTRATIVA, APLICADO A LA SECRETARA DE LA FACULTAD
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS EN LA UNIVERSIDAD LAICA ELOY ALFARO DE
MANAB, AO 2016.

AUTORA:
Romina Lisbeth Barcia Mendoza

FACULTAD DE GESTIN, DESARROLLO Y SECRETARIADO EJECUTIVO

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO

MANTA, SEPTIEMBRE DE 2016

TEMA

La Optimizacin De Recursos Materiales Para La Eficiencia Administrativa,

Aplicado A La Secretara De La Facultad Ciencias Administrativas En La
Universidad Laica Eloy Alfaro De Manab, Ao 2016.

CERTIFICACIN DEL TUTOR

En atencin a la Resolucin No. 18-CF-GDSE de Consejo de Facultad, mediante
la cual me designan Director del

trabajo de titulacin, La Optimizacin De

Recursos Materiales Para La Eficiencia Administrativa, Aplicado A La Secretara

De La Facultad Ciencias Administrativas En La Universidad Laica Eloy Alfaro De
Manab, Ao 2016. Realizado por la Srta. Romina Lisbeth Barcia Mendoza,
previo al ttulo de Licenciada en Secretariado Ejecutivo.

Certifico: Que se ha procedido a

la revisin en su totalidad y determino que

cumple con los requisitos tericos, cientficos, tcnicos, metodolgicos y legales

establecidos por la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab ,

Por esta razn me permito acreditarlo y autorizar a su autora para su presentacin,

Manta, Septiembre del 2016

Econ. Mario Aruz Chvez

Director de trabajo de titulacin

DECLARACIN DE AUTORA
La suscrita Romina Lisbeth Barcia Mendoza, portadora de la C.I. 131643875-1, hace
constar que es autora del Proyecto de Investigacin Cientfica titulado: La Optimizacin
De Recursos Materiales Para La Eficiencia Administrativa, Aplicado A La Secretara De La
Facultad Ciencias Administrativas En La Universidad Laica Eloy Alfaro De Manab, Ao
2016. trabajo acadmico que constituye una labor investigativa personal realizada con la
direccin del asesor el Econ. Mario Aruz Chvez.

En tal sentido, manifiesto la originalidad del contenido, veracidad y alcance de la

investigacin mencionada;

adems expreso

que se han respetado los aportes

intelectuales de otros autores y se ha hecho referencia de ellos en el texto.

Manta, Septiembre de 2016

Romina Lisbeth Barcia Mendoza

C.I. 131643875-1

DEDICATORIA
El presente trabajo de investigacin se lo dedico a mis padres, por ser los
principales promotores de mis sueos, por brindarme su apoyo constante y ser
pilar fundamental en todo momento, por la paciencia, y por motivarme en los
momentos ms difciles, por cada da confiar, creer en m y en mis expectativas.

RECONOCIMIENTO
Agradezco a Dios por llenarme de fe, fuerzas y confianza en m misma, por
permitirme soar y hacer realidad dichos sueos.
Agradezco tambin a la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab y a la Facultad de
Gestin, Desarrollo y Secretariado Ejecutivo por haber permitido formarme en ella,
brindndome apoyo constante hasta la culminacin de mi carrera.
A los docentes de la Facultad de Gestin, Desarrollo y Secretariado Ejecutivo, que con su
paciencia y sabidura me impartieron sus conocimientos y experiencia, bases
fundamentales para la realizacin de esta investigacin; as mismo le agradezco a mi
tutor el Econ. Mario Aruz Chvez, que con paciencia, inteligencia y dedicacin supo
guiarme en la elaboracin del presente trabajo.

1.

DATOS GENERALES...................................................................................... 1
1.1

Ttulo del proyecto de investigacin.........................................................1

1.2

Tipologa del proyecto de investigacin....................................................1

1.3

rea del conocimiento............................................................................. 1

1.4

Duracin del proyecto..............................................................................1

2. OBJETIVO GENERAL......................................................................................... 1
3. OBJETIVOS ESPECFICOS................................................................................ 2
4. DESCRIPCIN DETALLADA DEL PROYECTO......................................................2
4.1. Introduccin............................................................................................... 2
4.2.

Marco terico.......................................................................................... 5

4.2.1. Antecedentes investigativos......................................................................5

4.2.2. Fundamentacin legal.............................................................................. 8
4.2.3. Fundamentacin filosfica.....................................................................10
4.2.4 Fundamentacin Terica.........................................................................13
4.2.4.1. Optimizacin De Recursos Materiales................................................13
4.2.4.1.1. Qu Es La Optimizacin De Recursos Materiales?...................13
4.2.4.1.2. Caractersticas de optimizacin de recursos materiales.............16
4.2.4.1.3. Ventajas Del Buen Uso De Los Recursos Materiales..................19
4.2.4.1.3. Claves Para Optimizar Recursos...............................................20
4.2.4.2. Eficiencia Administrativa................................................................22
4.2.4.2.2. Caractersticas de la eficiencia administrativa.....................................23
4.2.4.2.3. Ventajas De La Eficiencia Administrativa...................................26
4.2.4.2.4. Claves Para Aplicar La Eficiencia Administrativa.......................27
4.3.

Preguntas De Investigacin....................................................................28

4.4.

Justificacin.......................................................................................... 28

4.5.

Metodologa........................................................................................... 31

4.6 Resultados Esperados............................................................................... 32

5.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.................................................................32

6.

ENUNCIACION DE LA PROPUESTA...............................................................35

1. DATOS GENERALES
1.1 Ttulo del proyecto de investigacin
El comportamiento laboral en las relaciones humanas en los funcionarios del
Departamento de Cultura de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab, periodo
2016

1.2 Tipologa del proyecto de investigacin

Investigacin bsica

1.3 rea del conocimiento

Ciencias sociales, educacin comercial y derecho
Sub rea: educacin comercial y administracin

1.4 Duracin del proyecto

Fecha de inicio octubre 2016

Fecha de culminacin octubre 2017

2. OBJETIVO GENERAL

Analizar

conceptualmente

las

variables

Optimizacin

de

Recursos

materiales y la eficiencia administrativa en la Secretara de la Facultad

Ciencias Administrativas, en la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab.

3. OBJETIVOS ESPECFICOS

Conceptualizar los trminos Optimizacin de recursos materiales y

eficiencia administrativa.

Determinar las caractersticas de optimizacin de recursos materiales y de

eficiencia administrativa.

Establecer las ventajas de la optimizacin de recursos materiales y

eficiencia administrativa.

Identificar los puntos claves para llevar a cabo la optimizacin de recursos

materiales y eficiencia administrativa.

4. DESCRIPCIN DETALLADA DEL PROYECTO

4.1. Introduccin
Cuando se planea la creacin de una empresa o cuando se tiene establecida y se
quiere asegurar la permanencia o la ascendencia, es importante tener en cuenta
los aspectos que benefician y cules no, para trabajar en ellos. La optimizacin de
los recursos materiales, es una tcnica indispensable para llevar a cabo debido a
que se basa en la eficacia y la eficiencia para alcanzar grandes objetivos utilizando
la menor cantidad de recursos posibles.

Las empresas deben establecer prioridades para que as se trabaje ms rpido en

los puntos crticos que estn afectando su crecimiento o analizar cmo podran
beneficiarse de esas prioridades.
Optimizacin, no es sinnimo de ahorrar o suprimir, se define en trminos generales como
buscar la mejor manera de realizar una actividad. En el mundo empresarial la optimizacin
de recursos tiene que ver con la eficiencia (utilizar los recursos de la mejor manera posible,
o dicho de otra manera, obtener los mayores beneficios con los mnimos costos), Pero la
eficiencia tiene estrecha conexin con la eficacia (trmino que hace nfasis en los
resultados, hacer las cosas correctas, lograr objetivos, crear ms valores), por lo que para
optimizar recursos, no nos bastara con ser eficientes, sino que tambin hay que ser
eficaces. Taylor F (2008) En su obra Optimizar Recursos.

Entonces se puede definir que cuando se habla de optimizar los recursos

materiales, no solo se habla de poder ahorrar o eliminar ciertos aspectos que no
son efectivos para el rumbo de la empresa, sino que se puede entender como la
mejor manera u opcin para llevar a cabo una actividad.
Debido a ello el personal de la secretaria de la Facultad Ciencias Administrativas
de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab puede considerar la Optimizacin
de recursos materiales como una herramienta para alcanzar la eficiencia
administrativa dentro del rea en donde desempean sus actividades laborales.
Tambin podemos citar lo que mencionan Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el
logro de las metas con la menor cantidad de recursos", en otras palabras es la
ptima utilizacin de los recursos disponibles para la obtencin de resultados
deseados. Por tanto, se puede decir que una empresa, organizacin, producto o
persona es "eficiente" cuando es capaz de obtener resultados deseados mediante
la ptima utilizacin de los recursos disponibles.

En esta cita se define el trmino eficiencia administrativa, como aquel proceso que
permite obtener mayores resultados con la cantidad mnima de recursos o hacer
correctamente las cosas, operar de modo que los recursos sean utilizados de
forma adecuada, acelerando la entrega de trabajos y disminuyendo el tiempo en
que se los realiza, con costos mnimos ofreciendo as resultados favorables que
beneficia al personal de la Secretara y al resto de la institucin.

La facultad Ciencias Administrativas de la Universidad Laica Eloy Alfaro de

Manab, cuenta con una secretara, el personal que opera en este departamento
administrativo utiliza los recursos materiales de forma inadecuada en procesos
que no necesitan el uso de ese material excesivo, entre ellos se destacan los
tiles de oficina, equipos tecnolgicos, mobiliarios de oficina, de documentacin,
espacio fsico, etc. Por ello nace la necesidad de aplicar esta herramienta.
Es as que la aplicacin de optimizacin de recursos materiales en el personal de
la secretara de la facultad Ciencias Administrativas, sera de gran beneficio
puesto que habra mayor fluidez en la realizacin de los procedimientos
administrativos creando un ambiente laboral eficiente, capaces de resolver
problemas con efectividad y entrega de trabajos puntuales, evitando retrasos y
ahorrando tiempo y costos.

Todo lo anteriormente mencionado ayudar a fortalecer la eficiencia administrativa

y por tanto lograr el xito buscado, el motivar a los trabajadores, sacando mayor

partido y optimizando todo aquello que se hace y cmo se lo hace es primordial.

Presentar soluciones, analizar y resolver un conjunto de preguntas que se hacen
diariamente en el rea laboral de la empresa, salvaguardar los intereses de la
institucin y el beneficio de sta frente a posibles situaciones que habitualmente
se puedan plantear con una finalidad eminentemente de proteccin y evitar
posibles conflictos laborales es uno de los objetivos.

Para lograr la consecucin de esta investigacin determinada como bibliogrfica se ha

procedido a analizar las variables en estudio Optimizacin de recursos materiales y
eficiencia administrativa; considerando que dentro de este proceso se ampliarn los
conocimientos necesarios que permita construir las ideas y plantear una alternativa de
solucin.
El tratamiento que se le ha dado a los trminos en estudio permiti conceptualizar los
trminos optimizacin de recursos materiales y eficiencia administrativa. Adems de
identificar las definiciones, caractersticas, ventajas y puntos claves, de la optimizacin de
recursos materiales y eficiencia administrativa.

4.2.

Marco terico

4.2.1. Antecedentes investigativos

Dentro del marco de las investigaciones realizadas en los diferentes centros de
educacin superior del pas, y las consultas bibliogrficas, as como tambin las
bibliotecas virtuales, en las que se encontr la produccin de investigaciones
realizadas como se detalla a continuacin.
5

Una de las primeras investigaciones que se encontr fue una tesis realizada por
Kathya Diaz Villamarin, con el tema DISEO DE UN SISTEMA DE
ADMINISTRACIN Y CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA PLANIFICACIN
DE

RECURSOS

MATERIALES

EN

LA

EMPRESA

CONSTRUCTORA

INMOBILIARIA ARQUIMAC S.A, AO 2015.

Este trabajo lleg a la conclusin de transformar las necesidades y problemticas
de la empresa en un sistema de gestin que permiti establecer un control y
administracin de los inventarios tanto en el ingreso como en la salida de
materiales, y relacionando la informacin de los stake holders.

Otro antecedente investigativo que se encontr fue el MODELO DE GESTIN DE

INVENTARIOS PARA LA OPTIMIZACIN DE RECURSOS ECONMICOS DE LA
EMPRESA COMERCIAL LINPRO DE LA CIUDAD DE QUITO, realizado en el
2015 por la Sr. Esteban Licango Proao.

En este trabajo el autor plantea de la siguiente manera la conclusin principal:

La empresa Comercial Linpro carece de un modelo administrativo eficiente para el
manejo del inventario, lo que ha limitado los beneficios recibidos por la institucin
durante sus aos de funcionamiento.

Por otra parte, en el ao 2013 se desarroll un trabajo investigativo sobre

OPTIMIZACIN DEL SISTEMA ORGANIZATIVO Y ESTRATEGIAS PARA

CONVERTIR A DICOEL CA LTDA. EN UNA EMPRESA EFICIENTE, con sus
autores Lucero Figueroa y Hugo Ruben.

Como conclusin sus autores establecen que mediante el anlisis de la situacin

organizacional actual de la empresa, se pudo constatar que presenta algunas
debilidades como la falta de un manual de organizacin con todo lo relacionado a
estructura,

departamentos

cargos;

con

sus

respectivas

funciones

responsabilidades. La propuesta para reorganizar la estructura permitir un mejor

desempeo en las tareas y por ende lograr los objetivos de una forma eficiente
para el bienestar de la compaa.

OPTIMIZACIN DE RECURSOS EN LA ADMINISTRACIN FARMACUTICA

DEL HOSPITAL DE ESPECIALIDADES DE GUAYAQUIL "DR. ABEL GILBERT
PONTN", es otra de las investigaciones realizadas en el ao 2015, desarrollada
por Lisseth Guerrero Minga, en la ciudad de Guayaquil.
Con base en el estudio realizado se determina que, el Hospital de Especialidades
Guayaquil Dr. Abel Gilbert Pontn en lo que respecta a la Gestin Farmacutica
luego de realizar el estudio y verificar los procesos que se mantienen, se evidencia
un flujo adecuado de procesos y procedimientos para el desarrollo de cada
actividad.

OPTIMIZACIN DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES Y TECNOLGICOS

MEDIANTE EL DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA
CLNICA "PROFAMILIA", autor Velasco Velsquez Evelyn, en el ao 2011.

Los hallazgos encontrados en la evaluacin aplicada a la clnica, evidenci

algunas falencias importantes del control externo e interno de las instalaciones as
como de los procedimientos para ciertas actividades vinculadas con el giro de la
empresa, lo cual afecta el progreso de las actividades diarias de la misma.

OPTIMIZACIN DE RECURSOS HUMANOS, MATERIALES, TILES DE

OFICINA, Y TIEMPO EN LA ATENCIN DEL PERSONAL DE SECRETARA QUE
LABORA EN LA FECYT DE LA UNIVERSIDAD TCNICA DEL NORTE.PROPUESTA ALTERNATIVA, Autoras Morn Guerrero Marlene Del Carmen Y
Rodrguez Lasso Karina Evelyn, 2011.

En esta investigacin las autoras de la tesis llegaron a la conclusin de que con la

aplicacin de la propuesta de una gua de optimizacin de recursos se lograr
mejorar la atencin a los usuarios internos y externos de la institucin. Aplicando
este trabajo permitir a las autoridades, secretarias, personal administrativo y
estudiantes integrarse al proceso de la optimizacin de recursos.

4.2.2. Fundamentacin legal

El Estado garantizar el derecho al trabajo. Se reconocen todas las modalidades de
trabajo, en relacin de dependencia o autnomas, con inclusin de labores de auto
sustento y cuidado humano; y como actores sociales productivos, a todas las trabajadoras
y trabajadores. Rgimen del desarrollo de la Constitucin de la Repblica, Capitulo sexto,
Art. 325 (2008)

Segn como establece la constitucin Nacional en artculo expuesto menciona que

todo ciudadano tiene garantizado el derecho al trabajo, la seccin tercera del
proyecto de la nueva Constitucin, sobre las formas de trabajo y su retribucin, en
los artculos 325 al 333, reconoce al derecho al trabajo en todas sus modalidades
como en la Constitucin vigente.

Se recalca que toda persona tiene derecho al trabajo, remunerado por la parte
contratante y con el reconocimiento de todos los beneficios de la ley. Dicho
artculo debe ser analizado tanto por la parte contratada como por el contratante
para evitar futuros conflictos dentro de la institucin, empresa u organizacin en
donde se vaya a desarrollar la actividad laboral.

En la seccin octava de la Constitucin del Ecuador 2008 en su captulo segundo de los

Derechos del Buen Vivir en el artculo 33 manifiesta que: El trabajo es un derecho y un
deber social, y un derecho econmico, fuente de realizacin personal y base de la
economa. El estado garantizar a las personas trabajadoras el pleno respeto a su
dignidad, una vida decorosa, remuneraciones y retribuciones justas y el desempeo de un
trabajo saludable y libremente escogido aceptado.

Para los ciudadanos es un privilegio contar con este artculo que nos ampara y
que nos coloca en un mismo rango a todos como seres humanos sin distincin de
raza o sexo, permitindonos gozar del beneficio de una remuneracin por medio

del esfuerzo realizado por cada uno en la actividad que se desee desempear
recibiendo un salario de acuerdo a la labor escogida.

En cuanto al principio de libertad de trabajo, podemos determinar que el trabajo es

libremente escogido o aceptado, es decir, si bien la obligacin general, toda
persona tiene el derecho a elegir qu actividad laboral desea desempear, por lo
que se entiende que estn prohibidos los trabajos forzados o no remunerados.
Esto es claro, puesto lo que caracteriza al trabajo es la remuneracin por la
prestacin de servicios, si no se garantizara esto se estara atentando contra los
derechos de los trabajadores.
As tambin en el Cdigo del trabajo, Art. 2. Se menciona: El trabajo es un derecho y un
deber social. El trabajo es obligatorio, en la forma y con las limitaciones prescritas en la
Constitucin y las leyes.

Este derecho comprende en asumir un trabajo libremente escogido o aceptado,

con una remuneracin que asegura existencia decorosa para la familia del
trabajador, iguales oportunidades para ser promovido sin ms consideracin que
la competencia y capacidad para el trabajo, limitacin de la jornada y

libre

disposicin del tiempo de descanso y vacaciones. El derecho a un sueldo que le

permita, junto a su familia, disponer de bienes y servicios necesarios para su
existencia digna.

10

4.2.3. Fundamentacin filosfica

Optimizar es un verbo que designa la accin de buscar la mejor forma de hacer
algo. Como tal, es un verbo transitivo que se conjuga como realizar. La palabra
optimizar se compone del vocablo ptimo, superlativo de bueno, que proviene
del latn optmus, y del sufijo -izar, del latn -izre.

Segn la RAE Optimizar es Calco admitido del ingls to optimize, que se emplea
en espaol a partir del ltimo cuarto del siglo xx, normalmente en textos tcnicos
especializados, con el sentido de obtener el mximo rendimiento o provecho [de
algo. La variante optimar, creada a partir del adjetivo espaol ptimo, ha perdido la
batalla frente a optimizar y se emplea escasamente. Optimizar quiere decir buscar
mejores resultados, ms eficacia o mayor eficiencia en el desempeo de alguna
tarea. De all que trminos sinnimos sean mejorar, optimar o perfeccionar.
Mientras que antnimos seran desmejorar o empeorar.

Se dice que se ha optimizado algo (una actividad, un mtodo, un proceso, un

sistema, etc.) cuando se han efectuado modificaciones en la frmula usual de
proceder y se han obtenido resultados que estn por encima de lo regular o lo
esperado. En este sentido, optimizar es realizar una mejor gestin de nuestros
recursos en funcin del objetivo que perseguimos.

Muchas empresas aplican la optimizacin de recursos de diferentes maneras, por

medio de los recursos materiales, humanos, de tiempo, etc. Una de las
11

fundamentales para que se lleven a cabo los procesos con excelencia es

aprovechar el recurso material que se tiene dentro de cada organizacin pero no
siempre se puede usar de la mejor forma ya que carece de optimizacin. Guzmn
(2006), afirma: es el esfuerzo humano coordinado para obtener la Optimizacin
de los recursos materiales a travs del proceso administrativo, a fin de lograr los
objetivos planteados. (p.12). Optimizar los recursos materiales es una grandiosa
tcnica para llevar a cabo de manera eficiente cada actividad de la empresa
debido a que se basa en la suministracin de recursos necesarios para alcanzar
grandes objetivos planteados.

Las empresas deben establecer prioridades para que as se trabaje ms rpido en

los puntos crticos que estn afectando su crecimiento o analizar cmo podran
beneficiarse de esas prioridades, y es ah donde se recalca que la eficiencia
administrativa es una cualidad de una empresa que desarrolla y obtiene el grupo
humano o recurso humano que conforma dicha empresa. Definiendo el trmino
eficiencia administrativa, se puede decir que es el obtener mayores resultados con
la cantidad mnima de recursos o como dira Peter Drucker hacer correctamente
las cosas. Este concepto se relaciona tambin con eficacia que es hacer las
cosas bien sin importar los medios, pero la diferencia est en primero ser efectivos
para luego ser eficientes.

12

La palabra eficiencia proviene del latn efficienta que puede aludir a completar,
accin, fuerza o produccin. La eficiencia es la capacidad de hacer las cosas
bien, comprende un sistema de pasos e instrucciones con los que se puede
garantizar calidad en el producto final de cualquier tarea. Depende de la calidad
humana y material de los agentes que realizan la labor, para expedir un producto
de calidad, es necesario comprender las todos los ngulos desde donde es visto,
a fin de satisfacer todas las necesidades que el producto pueda ofrecer; es decir
que es aquel talento o destreza de disponer de algo o alguien en particular con el
objeto de conseguir un dado propsito valindose de pocos recursos, por ende
hace referencia, en un sentido general, a los medios utilizados y a los resultados
alcanzados.
4.2.4 Fundamentacin Terica
4.2.4.1. Optimizacin De Recursos Materiales
4.2.4.1.1. Qu Es La Optimizacin De Recursos Materiales?
En un entorno de incertidumbre econmica es esencial que cada empresa
aproveche al mximo sus recursos claves: las personas, para incrementar la
eficacia de los empleados y con experiencia; el tiempo, para garantizar que los
empleados se pueden dedicar a los servicios fundamentales de su empresa; y el
dinero, para conseguir economas de escala sin la necesidad de costosas
inversiones de capital.
Optimizar recursos no es reducir el uso de los materiales que se disponen para
realizar un trabajo dentro de la oficina, es encontrar la manera adecuada de
13

desarrollar dicha labor logrando por supuesto excelentes resultados, facilitando la

fluidez de objetivos planteados como organizacin, de la forma ms apta y
competente, sin olvidar por supuesto de los objetivos de la administracin y de los
fundamental que es aplicar estrategias que sean de conocimiento del personal de
la entidad direccionados por medio de una estructura optima y tctica.

Para muchas Instituciones, hacer un buen uso de los recursos materiales es una tarea
bastante complicada, sobre todo cuando buscar un empleado confiable o una persona que
tambin se apodere de su trabajo y significarle una tranquilidad, ya que ayudara a
controlar y optimizar los recursos del departamento de su Institucin Eisner.K. (2006).

De acuerdo a lo expuesto en el prrafo citado, una persona confiable dentro del

establecimiento que maneje de la forma ms acertada los recursos que se
disponen en su mbito de labores, beneficiara notablemente en la dependencia y
en el desarrollo de sus actividades, creara un ambiente de tranquilidad y
confianza, asegurando la eficacia en cada una de las tareas encomendadas ya
que cuando se presentan irregularidades dentro del departamento de trabajo no se
deja fluir la efectividad y confianza que debe ser primordial dentro de todo
ambiente de labor.
La optimizacin de los recursos materiales tiene que ver principalmente con la
eficiencia, es decir que se utilicen los recursos de le mejor manera posible, en el
que se espera obtener mayores beneficios con un mnimo de costos. Tanto la
eficiencia y la eficacia son muy importantes ya que estn relacionadas adems de
que hacen nfasis en los resultados, objetivos as como la creacin de los valores.

14

Los recursos materiales son todos aquellos bienes tangibles que permiten
las personas desarrollen su trabajo en la organizacin,
edificios, vehculos, maquinara, etc. De la

eleccin

como
de

que

instalaciones,

estos

materiales

depender la calidad de nuestro trabajo.

En los recursos materiales podemos encontrar los siguientes

elementos:

1. Maquinarias
2. Inmuebles
3. Insumos
4. Productos terminados
5. Elementos de oficina
6. Instrumentos y herramientas

4.2.4.1.2. Caractersticas de optimizacin de recursos materiales

Ubicar cita Entre las caractersticas fundamentales que representan la
optimizacin de recursos materiales se encuentran los siguientes puntos:

Elaborar presupuestos
Conocer los objetivos y metas de la institucin
Mejorar la situacin actual de la institucin
15

Determinar los objetivos

Analizar las necesidades y priorizar

Definir las actividades

Definir las herramientas a utilizar

El aumento de productividad laboral

Mejorar en la entrega de informes

Flexibilidad para adaptar los recursos con respecto al trabajo

Nivelar la exigencia en las diferentes reas

Reducir costos

4.2.4.1.3. Ventajas Del Buen Uso De Los Recursos Materiales

Ubicar una cita

16

Este tipo de recursos son de vital importancia para la empresa, y tiene

algunas

ventajas que son:

Ahorro de dinero

Ahorro de tiempo en los procesos a realizar

Efectividad en el rea laboral

Fluidez de informacin

Concientizacin con el medio ambiente

4.2.4.1.3. Claves Para Optimizar Recursos Materiales

Unicar cita Eisner.K. en su Obra Optimizar Finanzas nos habla de lo siguiente: Para
muchas Instituciones, hacer un buen uso de los recursos es una tarea bastante complicada,
sobre todo cuando buscar un empleado confiable o una persona que tambin se apodere de
su trabajo y significarle una tranquilidad, ya que ayudara a controlar y optimizar los
recursos del departamento de su Institucin, tambin se optimizara las finanzas. Ser una
persona quien trabajar codo a codo y en quien se deber confiar para hacerse cargo de las
reas que le encomienden en la Institucin, por lo cual deber asegurarse de que cuente con
buenos antecedentes. (P. 214). (ubicar mi pensamiento)
Reducir costes a travs de la optimizacin de los recursos que dispone la
institucin le puede permitir aumentar sus beneficios sin generar impactos
negativos en su entorno, para lograr implementar la optimizacin de los recursos

17

materiales dentro de la institucin se hace referencia a los siguientes puntos

claves:

Invertir en innovacin: Innovar no significa inventar, encontrar mejores y

ms eficientes formas de realizar las actividades, es una excelente prctica
de innovacin y esto conlleva a una optimizacin de los costos
empresariales.

Fomentar el Teletrabajo: Si se logra implementar esta modalidad laboral

acorde con las nuevas tecnologas, no solo se logra una disminucin de los
costos operativos, sino que se aumenta notoriamente la productividad en
muchas disciplinas.

Invertir en capacitacin y entrenamiento del personal: De esta manera

se logra potenciar sus competencias y aumentar su productividad.

Adoptar

nuevas

tecnologas

de

informacin

comunicaciones: Adquirir e implementar de manera racional herramientas

de nueva tecnologas para optimizar los procesos empresariales y disminuir
el uso del papel.

Implementar herramientas de gestin documental: Evitar la impresin

innecesaria de documentos, no solo ahorra recursos econmicos a la
empresa, sino que constituye adems un importante mensaje de conciencia
ecolgica.
18

No olvidar los objetivos de la institucin

Saber hacia dnde se quiere llegar y lograr es fundamental para destinar
los recursos necesarios y no gastar en exceso. Es fundamental que
establecer metas realistas que vayan de acuerdo a

los

ingresos

posibilidades de la institucin.

Fijar plazos
Si los objetivos no se consiguen en un plazo determinado, hay que
plantear algunas alternativas o mencionar cuales seran las posibles
soluciones ms solventes para la institucin.

Elaborar un presupuesto anual

Si los ingresos son menores a los gastos, siempre significar que no se
estn generando ingresos y que, por lo tanto, se debe establecer la
manera adecuada de solventar la institucin. Si la situacin es contraria,
es decir, si ingresa ms de lo que egresa, se deber analizar cunto
ahorrar y cunto invertir.

Aprovechar descuentos y ofertas

19

En reiteradas ocasiones se deber pensar en optimizar recursos

comprando maquinaria y tecnologa para la institucin slo cuando
realmente convenga.

4.2.4.2. Eficiencia Administrativa

Ubicar cita Segn el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia
administrativa es el "nivel de logro en la realizacin de objetivos por parte de un
organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos, materiales y
tiempo. En otras palabras, se puede definir como la capacidad de reducir al
mnimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la
organizacin, es decir, hacer correctamente las cosas.
As mismo es reconocida como la poltica dirigida a identificar, racionalizar,
simplificar y automatizar trmites, procesos, procedimientos y servicios, as como
optimizar el uso de recursos, con el propsito de contar con organizaciones
modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de
transformarse, adaptarse y responder en forma gil y oportuna a las demandas y
necesidades, para el logro de los objetivos.

20

Se puede hacer aumento de la eficiencia administrativa cuando:

Se

logra

incrementar

la

cantidad

de

productos

obtenidos

manteniendo constante el volumen de recursos empleados

Se mantiene constante la cantidad de productos obtenidos

disminuyendo la cantidad de recurso empleado

Por lo tanto, las definiciones planteadas nos permite conceptualizar a la eficiencia

administrativa como algo ms, que tener un repositorio de documentos, o un
almacn donde se encuentran imgenes aisladas que no cuentan con el contexto
necesario para ser explicadas, la eficiencia administrativa se logra teniendo en
cuenta el proceso que origina dichos documentos, los creadores, los aprobadores,
las fechas y aquellos identificadores, que den sentido a la informacin.

4.2.4.2.2. Caractersticas de la eficiencia administrativa

Ubicar cita
La rentabilidad de una empresa depende del exito en la realizacion de sus proyectos, y para
que estos resulten exitosos el director, gerente o administrador debe emprenderlos de
acuerdo con una metodologia que optimice los recursos humanos y materiales, asimismo,
que cumpla en el teimpo y costo estipulados en los objetivos especificos con los que se

21

diseo. En este libro se aborda la metodologia de administracion de proyectos, que consiste

en la aplicacion de conocimientos, habilidades, herramientas y tecnicas a las actividades de
un proyecto, para satisfacer las necesidades de una empresa, cliente o negocio. Los temas se
desarrollan con base en la experiencia profesional de los autores, ademas de las constantes
referencias a la guia para la direccion de proyectos (project management body of knowledge
pmbok) del projet management institute (pmi). Los conceptos de este libro son aplicables en
el contexto empresarial de nuestro medio, y pueden adoptarse en programas de capacitacion
sobre metodologia de administracion de proyectos, para empleados con aptitudes y vocacion
de lideres de proyectos. ADMINISTRACION DE PROYECTOS: OPTIMIZACION DE RECURSOS.

Autor: MARIA EUGENIA GONZALEZ DE LA CUEVAEditorial: TRILLAS 2013

COMENTARIO MIO
De acuerdo a las definiciones anteriormente planteadas sobre la eficiencia
administrativa, en las que se hace referencia al costo, al tiempo, el uso adecuado
de factores materiales y humanos y sobre todo cumplir con los objetivos
propuestos, se visualizan varias caractersticas propias de la variable en mencin,
en las que se destacan las siguientes:

Minimiza costos

Maximiza el cumplimiento de procesos y entrega de los resultados de los

mismos en un tiempo mnimo

logra que la productividad sea favorable

22

logra los resultados predeterminados o previstos con un mnimo de

recursos

Mantiene sus procesos con mejora continua

Desarrolla habilidades de trabajo en el personal

Gestiona recursos, procesos y resultados de sus actividades de manera

ptima

permite encauzar los esfuerzos hacia la meta trazada

Plantea como objetivo tener una secuencia de procesos y plan determinado

para ser logrado

Proyecta iniciativa para crear y llevar a cabo planes

Detecta y prev desviaciones en el logro de las metas propuestas

Se enfoca en desarrollar la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una

tarea con el mnimo de recursos

Identifica problemas y oportunidades de manera inmediata.

Define responsabilidades

Mejora el flujo de informacin dentro del rea administrativa

23

Sin duda tener claras las caractersticas ms destacadas de la eficiencia

administrativa, permitir desarrollar con efectividad los procesos basndose no
nicamente en lograr metas, sino tambin en lograr su consecucin ptima ya sea por
requerir menos tiempo, gastar menos recursos o cualquier otra circunstancia que
suponga un ahorro de costes para la institucin.

4.2.4.2.3. Ventajas De La Eficiencia Administrativa

Ubicar cita El alcance que representa el llegar a desarrollar la aplicacin de la
eficiencia administrativa generan un gran aporte dentro del rea laboral, ya que es
esencial para el desarrollo del trabajo diario, indudablemente posee ventajas
fundamentales y entre ellas destacamos las siguientes:
1. Permite que la empresa, institucin u organizacin est orientada al futuro.
2. Facilita la coordinacin de decisiones.
3. Resalta los objetivos organizacionales.
4. Determina con antelacin qu recursos se van a necesitar para que la empresa
opere de manera eficiente.
5. Permite disear mtodos y procedimientos de operacin administrativa.
6. Evita operaciones innecesarias y se logran mejores sistemas de trabajo.
7. Facilita el control para poder medir la eficiencia de la empresa.

24

4.2.4.2.4. Claves Para lograr La Eficiencia Administrativa

Ubicar cita La eficiencia administrativa tiene como finalidad hacer que se cumplan
los metas planteadas en optimizando tiempo y gastos, para poder lograrlo se
mencionan algunos puntos clave que encaminarn al cumplimiento efectivo de la
eficiencia, se hace referencia a algunas claves:

Manejar un equipo laboral competente o con capacidades, es decir con

actitudes, aptitudes (conocimientos), habilidades y experiencias.

Implementando flujos rpidos, efectivos y continuos de actividades que

aadan procesos eficientes, va anlisis de actividades y de costos.

Mantener al equipo de trabajo motivados y comprometidos, con capacidad
efectiva de decisin o con poder y liderazgo

Definir y seleccionar eficazmente los puntos crticos de control en el

cumplimiento efectivo de los planes trazados y promover el desarrollo de
esta habilidad.

Reconocer y estimular al personal el logro de los objetivos.

Reforzar el proceso organizativo, sobre todo en lo referente a la delegacin

de tareas a los subordinados, especficamente en abstenerse de tomar
decisiones cuando se ha delegado tareas.

25

Contar con un sistema de informacin eficiente para el desarrollo del

trabajo.

Reconocer y determinar los factores limitantes para la toma de decisiones y

soluciones de problemas en el desarrollo de sus funciones.

Comprobar peridicamente los planes de trabajo para determinar si estn

en correspondencia con las expectativas actuales de la institucin u
organizacin.

Determinar los recursos necesarios para ejecutar procesos que se realizan

de forma esquemtica y sin ningn principio tcnico adecuado.

4.3.

Preguntas De Investigacin

Qu es la Optimizacin de recursos materiales y eficiencia administrativa?

Cules son las caractersticas de optimizacin de recursos materiales y de

eficiencia administrativa?
Cules son las ventajas de la optimizacin de recursos materiales y
eficiencia administrativa?

Cules son los puntos claves de optimizacin de recursos materiales y

eficiencia administrativa?

4.4.

Justificacin

26

En las diferentes organizaciones siendo estas pequeas, medianas incluso las

grandes empresas tienen a su disposicin una serie de recursos, sin estos pues
estas no pudieran persistir, como son por ejemplo: las personas, materiales, etc.
Llevar a cabo el proceso de las prcticas administrativas para el manejo de los
recursos de vital importancia, ya que de esta forma se garantiza un adecuado
manejo de estos.
Con una buena administracin y manejo de los recursos las empresas u
organizaciones podrn alcanzar los objetivos y metas que se plantean da a da
todo con el fin de ir incrementando como tal y brindando el mejor de los servicios
al pblico. Cabe hacer mencin que para tener una tarea eficiente no solo implica
entregar productos o servicios en tiempo y forma, as como con caractersticas de
calidad si no que es necesario que el resultado de los procesos que se realizaron
se haya obtenido con un mnimo de recursos.
La optimizacin de recursos es una manera de reducir gasto de material, especialmente
en las oficinas o departamentos administrativos permitiendo que los procesos sean
realizados con mayor rapidez y eficiencia.
La facultad Ciencias Administrativas de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab es una
de las facultades en las que se maneja mayor flujo de informacin, convirtindose en un
constante en el que se busca eficiencia en todos los procesos administrativos, aquello
solo se llega a conseguir con el manejo correcto de la informacin y usando los recursos
que la facultad brinda con el nico fin de que se cumplan todas las actividades y objetivos
trazados. Entre los recursos que se manejan se encuentra principalmente el material.

27

En el departamento de la Secretara en la facultad Ciencias Administrativas previamente a

realizar el estudio se visualiza lentitud y dificultad en la entrega de la informacin ya que el
material para realizar dichos procesos no se maneja prudentemente. Reflejndose
escasez de tiles de oficina por el uso excesivo de los mismos en procedimientos que no
requieren material en abundancia. Por otra parte existe el descontrol en el uso del
telfono por parte del personal realizando y atendiendo llamadas que no son
exclusivamente de temas laborales.
Por ello a nivel prctico esta investigacin representa una oportunidad importante para la
Secretara objeto de estudio ya que est enfocada en la optimizacin de recursos
materiales aplicada al personal de la secretaria de la Facultad Ciencias Administrativas
con el objetivo de plantear una posible propuesta para el mejoramiento de la eficiencia
administrativa en esta rea, abrindose posibilidades de mejoramiento en los
procedimientos de control y manejo de los recursos materiales y por lo tanto mayor
eficiencia en los procesos administrativos.

El presente trascender ya que priorizar objetivos logrando que los recursos

materiales de la institucin den su mximo rendimiento, o en otras palabras, que el
uso que se haga de ellos sea el ms eficiente (rentable, que permita ahorrar o
reutilizar) y eficaz en trminos de tiempo y resultados. Los resultados de esta
investigacin servirn para disear una propuesta es decir una gua de
optimizacin de recursos humanos materiales dentro de la Facultad, el mismo que
servir como instrumento de consulta y orientacin que permita definir las tareas
para desarrollar con mayor eficiencia las funciones de cada unidad administrativa.

28

Esta Investigacin es factible, porque existe la predisposicin de las autoridades

de la Facultad para colaborar en el trabajo de anlisis, cuyos resultados
constituirn un aporte efectivo, ya que contamos con los recursos econmicos
necesarios para poder realizarlo.

4.5.

Metodologa

Para el desarrollo del siguiente proyecto se toma ciertas consideraciones

propuesta por Hernndez Sampier, Roberto: Fernndez, Carlos; Baptista, Pilar
(2013) en su libro Metodologa de la investigacin. De acuerdo a su finalidad ser
de tipo bsico. Se va a describir fenmenos para buscar una posible solucin a la
problemtica presentada
Investigacin documental o Bibliogrfico.- El presente proyecto se enmarca
dentro de esta modalidad debido a que se debe conocer, comparar, ampliar y
profundizar dentro de los diferentes enfoques, teoras, conceptualizacin de
diversos autores sobre este tema de estudio.
Nivel tipo de investigacin
El nivel o tipo de investigacin en que se enmarca este proyecto ser:
1. Descriptivo.- Ser un proyecto de investigacin descriptivo debido a que se
observarn los hechos o fenmenos y de estos se realizarn una descripcin
detallada para explicar el fenmeno en estudio.
29

Mtodos
Los mtodos a utilizar sobre este proyecto de investigacin ser:
1. Cualitativo.- El presente proyecto de investigacin se enmarca dentro del
paradigma cualitativo debido a que la poblacin a investigar ser minoritaria.
2. Publicacin y muestra
Se considera como universo a la facultad Ciencias Administrativas en la
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab; est dirigida a 15 personas que integran
el personal administrativo y decano de la misma.

4.6 Resultados Esperados

De acuerdo con el estudio realizado en el que se analizan las variables
optimizacin de recursos materiales y eficiencia administrativa aplicada al personal
de la secretara de la Facultad Ciencias Administrativas en la Universidad Laica
Eloy Alfaro de Manab, permitir incrementar conocimientos y plantear de modo
propuesta una alternativa de solucin, dando pauta para nuevas investigaciones y
publicaciones de artculos en revistas indexadas.

30

5. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Bibliografa

Robbins, Decenzo, et. al (2013): Fundamentos de administracin, octava

edicin, Editorial Mexicana. Reg., Mxico

Chapman, S. (2010). Planificacin y control de la Produccin. Mxico: Pearson

Educacin

Chiavenato, I. (2009). Administracin, Teora, proceso y prctica (Cuarta ed.).

Mxico: McGraww Hill.

Londoo, Claudia (s/f): Harooombilidades de gestin para la secretaria eficaz,

3a edicin, s. edit., Madrid Espaa

Hurtado, Daro (2008): Principios de Administracin, s. edic., Edit. ITM.,

Medelln Colombia

Bohlander, G. (2005). Administracin de Recursos Humanos. Mxico: Learning.

Bravo Carasco, J. (2009). Gestin de Procesos. Chile: Editorial Evolucin S.A.

Burbano, J. (2011). Presupuestos: un en foque de direccionamiento

estratgico, gestin y control de recursos (Cuarta ed.). Bogot: Mc Graw.- Hill.
31

Caneda, M. C. (2004). La Responsabilidad social corporativa interna: la "nueva

frontera" .Espaa: Esic.

Chapman, S. (2010). Planificacin y control de la Produccin. Mxico: Pearson

Educacin.

Company Pascual, R., Fonollosa, I., & Guardiet, J. (1989). Nuevas tcnicas de
gestin de stocks.Espaa: Micombo S A.

Cuatrecasas Arbs, L. (2012). Organizacin de la produccin y direccin de

operaciones.Madrid, Espaa: Daz de Santos S.A.

Luque, R. A., & Garrido, P. (2008). Introduccin a las Direccin De operaciones

Tctica

Santilln, L. (2004). Ruta a la excelencia empresarial. Ediciones Fiscales

ISSSEF S A.120

Santos, I. S. (2006). Logstica y marketing para la distribucin comercial. Madrd

Espaa

Sinisterra, & Polanco. (2007). Administracin de la Produccin. Mxico:

Cambito.

Sommerville, I. (2005). Ingeniera del software. Madrid: Pearson.

32

Sosa Pulida, D. (2003). Manual de calidad total para operarios. Mxico:

Editorial Limusa S.A.

Vrtice, G. (2008). Seleccin de personal. Espaa: Vrtice.

Web grafa

ClubManagerSpain (2014). Claves para optimizar el tiempo de trabajo.

Recuperado 15 de agosto 2014 desde
http://www.clubmanagerspain.com/reportajes/liderazgo-y-recursoshumanos/habilidades-profesionales-en-clubes-deportivos/373-claves-paraoptimizar-el-tiempo-de-trabajo.html.

DF Camacho Castillo. (2010). Universidad Tcnica de Ambato. Recuperado 11

agosto 2014 desde
http://repo.uta.edu.ec/bitstream/handle/123456789/1549/150%20Ing.pdf?
sequence=1

MDELC MORN GUERRERO (2011). Repositorio UNT. Recuperado 14 agosto

2014 desde http://repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/371/4/FECYT
%20975%20TESIS.pdf.

CSI.ERA.ASTURIAS (2010). Optimizar Recursos materiales. Recuperado 15

agosto 2014 desde http://csieraasturias.blogspot.com/2008/10/optimizarrecursos.html

33

6. ENUNCIACION DE LA PROPUESTA
Gua de Optimizacin de recursos materiales para la eficiencia administrativa
aplicado a la Secretara en la Facultad Ciencias Administrativas de la
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab periodo lectivo 2016 2017.
http://repositorio.utn.edu.ec/bitstream/123456789/371/4/FECYT
%20975%20TESIS.pdf

34