Procedimientos de

gestin de vehculos
Julio de 2009

Departamento logstico

Accin Contra el Hambre

Historia de revisin del documento

Fecha de la
revisin
25/15/2004

Autor

Resumen de cambios

Departamento
logstico

Lanzamiento inicial

01/05/2005

Departamento
logstico

Nuevo formulario

01/09/2009

Departamento
logstico

Revisin e inclusin de nuevos formularios

Notas:

Accin contra el Hambre- KitLog V 3.0

V 3.0 Espaol - Vehculos

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Contenido:

1Introduccin.......................................................................................4
2Gerencia de la flota............................................................................4
2.1 Herramientas administrativas........................................................4
2.2 Mantenimiento mecnico de la flota...............................................5
2.3 Herramientas de seguimiento de los costes...................................6
2.4 Planificacin de la flota de la misin (formulario N11).................8
2.5 Asignacin presupuestaria de los gastos de los vehculos.............8
2.6 Planificacin de los movimientos....................................................9
2.7 Herramientas para utilizar los vehculos de ACF.........................10
3El archivo.........................................................................................11

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1 - Introduccin
La gestin de la flota se puede definir como los procedimientos
establecidos para garantizar una buena utilizacin y un correcto
mantenimiento de los medios de transporte.
Los procedimientos de mantenimiento utilizados para los vehculos
pueden tambin servir para el mantenimiento de todo el tipo de equipo
motorizado tal como las motos, los generadores y las mquinas
hidrulicas (bomba de fango, compresor etc.). Para estos equipamientos
especficos, el protocolo del mantenimiento se debe basar en la ficha
tcnica proporcionada por el constructor.
Los objetivos para manejar una flota de vehculo segn procedimientos
estndar son:
-

Asegurar un buen mantenimiento y un buen seguimiento de la

flota
Controlar y seguir el coste de la flota
Optimizar el uso de vehculos segn las necesidades
Guardar expedientes sobre la flota

El logista en la base o en la capital es responsable de la gerencia de la

flota. Cuando el nmero de vehculos es importante (ms de 10 vehculos)
la gerencia puede ser transferida a un encargado de la flota y de todos los
aspectos: la organizacin, el mantenimiento y el seguimiento
administrativo.

Gerencia comn de los recambios

La gerencia de los recambios del vehculo tiene que respetar
procedimientos estndares del almacenaje de Accin Contra el Hambre.

2 - Gerencia de la flota
2.1 Herramientas administrativas
El seguimiento administrativo de la flota es la consolidacin de todos los
datos oficiales, informaciones y especificaciones tcnicas. En caso de
robo de un vehculo la compilacin de esta informacin es esencial
demandar el reembolso del seguro y formular una denuncia ante la
polica.
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2.1.1

Datos tcnicos del vehculo (formulario N1)

El coordinador logstico rellena este impreso. Ser la primera pgina del

archivo del vehculo, que reagrupa toda la informacin del vehculo: las
fotocopias de los documentos del vehculo, la tarjeta de la depreciacin
(eventualmente).
2.1.2

Contrato de alquiler del vehculo (formulario N2)

El encargado de la flota utilizar este formulario cuando este decidido a

alquilar un vehculo adicional temporalmente.

2.2 Mantenimiento mecnico de la flota

El mantenimiento mecnico tiene que estar basado en la prevencin y en
reparaciones eficaces en caso de avera o de accidente.
El propsito es establecer un horario uniforme para el mantenimiento
preventivo para todos los vehculos, de acuerdo con fabricante y los
requerimientos del contexto. Los procedimientos de mantenimiento
preventivo y la inspeccin peridica ayudan a evitar faltas mientras ee
est usando un vehculo.
Un conductor no slo est a cargo de la conduccin sino que es tambin
el responsable de su vehculo, y vigila el correcto uso del logbook. Un
conductor profesional debe tener un conocimiento mecnico para poder
reportar un problema de menor importancia antes de que ocurra un
problema mayor.
Una buena colaboracin es necesaria entre el taller y el logista:
- Cuanto tiempo el vehculo estar bajo reparacin?
- Cul ser el coste de reparacin total?
2.2.1

Formulario del control tcnico (formulario N3)

El uso por los mecnicos o por el logista de este formulario es para un

control tcnico en los vehculos de ACF y tambin para determinar el
estado de un coche antes de firmar el contrato de alquiler.
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2.2.2

Mantenimiento y hoja de reparacin (formulario N5)

Cuando un conductor observa un problema, se refiere cuanto antes al

logista. El impreso N5 puede ser rellenado por el mecnico si el logista
lo pide. La primera pgina es una estimacin para detallar el trabajo que
se har y los recambios necesarios; la segunda pgina es un informe
sinttico de la reparacin. El logista tiene que firmar la primera pgina
antes de que el trabajo comience. Cuando el trabajo se ha realizado, el
mecnico realiza la comprobacin final.
Si la prueba final obtiene un resultado positivo, el mecnico retira el
formulario N5; despus esta carta ser firmada por logstica y archivada
en la carpeta correspondiente del vehculo.
2.2.3

Plan del mantenimiento (formulario N6)

El logista o el encargado de la flota preparan un plan del mantenimiento

para todos los vehculos bajo su responsabilidad. Idealmente, el plan del
mantenimiento est visible en la oficina del encargado de la flota o del
logista para tener uno informe sinttico de los vehculos disponibles para
las operaciones.
2.2.4

El logbook

ste es el carn de salud de un vehculo. Puede ser modificado y

ajustado para cualquier equipamiento motorizado: coche, moto,
compresor, y generador Todas las reparaciones y actividades del
mantenimiento se deben inscribir en el logbook (trabajo realizado, piezas
ahorradas usadas). El conductor tiene que asistir y participar a su
reparacin del vehculo (hasta sus propias habilidades mecnicas).
Las pginas impresas se deben utilizar para el mantenimiento de A, B y el
C y las hojas en blanco para cualquier reparacin.

2.3 Herramientas de seguimiento de los costes

El coordinador logstica necesita supervisar los costes directos de la flota,
que son:
- El combustible
- El coste de alquiler
- El mantenimiento, las reparaciones
- El Seguro y varios impuestos
El mantenimiento y por otra parte el seguimiento del combustible son
esenciales para prevenir robos o abusos de taller privado.
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Con toda la informacin colectada sobre los gastos, el coordinador

logstica puede evaluar el coste corriente de la flota y pronosticarlo para
las propuestas sometidas a los donantes.
2.3.1
Formulario mensual de los coste del vehiculo por
bases (formulario N7)
El logista enva este informe a la capital. Este formulario resume toda la
informacin del logbook: consumo, reparaciones y mantenimiento.
La informacin para un vehculo puede ser verificada de forma cruzada
usando
- El formulario N5
- La carta individual del producto del combustible
- Bonos de combustible (eventualmente)
El ltimo da para el informe es el ltimo da laborable del mes. Este dia
hay que llenar el vehiculo de combustible.
En aquel momento, los logbooks deben ser devueltos a la oficina del
logista para calcular los diferentes costes del consumo, de reparacin y
mantenimiento. Cada conductor tiene que traer su logbook. El perodo
para el informe siguiente empieza el primer da laborable del prximo
mes.
2.3.2
Informe mensual del coste de los vehculo del pas
(formulario N8)
El coordinador logstica consolida en este formulario de MS Excel toda la
informacin mencionada en los formularios N7. El informe de misin
permite el anlisis de la flota: consumo de combustible, reparacin y
costes del alquiler por el vehculo o por base.
La comparacin entre el coste corriente y el uso efectivo de cada vehculo
proporciona la indicacin til para la renovacin de la flota. El grfico y la
hoja del anlisis de datos facilitan el control de coste.
Una tabla del pivote se incluye en las hojas de trabajo mensuales. El
propsito es facilitar la avera de la consumicin de combustible por
presupuesto. Despus de poner al da los datos, el coordinador logstico
imprimir esta tabla para informar al administrador la asignacin
presupuestaria del combustible para el mes que viene.
Cada mes, este informe tiene que ser enviado al eferente logstico de la
misin en la sede.

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2.3.3

Los tickets de combustible (formulario N9)

El uso del los tickets del combustible es necesario en el caso de productos

externos del combustible, en una gasolinera comercial en donde Accin
Contra el Hambre tiene una cuenta. Es un tipo especfico de External
Order Form para combustible.
El encargado de la flota prepara generalmente los tickets del combustible
y el del Log-Admin o el logista en capital lo aprueba.
El ticket del combustible tiene tres hojas:
- La persona que autoriza el producto guarda la hoja original.
- El conductor va a la estacin con la segunda y tercera hoja. Una
vez que aprovisiona en combustible el vehculo, se termina el
bono y el encargado de la estacin se queda con la segunda hoja.
- La tercera hoja se trae de nuevo al encargado de la flota o al
gerente.
El encargado de la estacin prepara al final del mes (o dos veces al mes)
la factura total.
2.3.4
Carta individual para el producto del combustible
(formulario N10)
Se utiliza esta carta cuando hay combustible en la base. La persona
responsable de entregar el combustible a los vehculos establece este
formulario para el stock. Resume las entregas del combustible para cada
vehculo.
Si un vehculo toma el combustible en diversas bases o estaciones, varias
tarjetas individuales sern hechas. Estas tarjetas individuales sern
enviadas al coordinador logstico al final del mes. Esto permite verificar
que el logbook del combustible se haya llenado correctamente.
2.3.5

Logbook del combustible

El registro de combustible se adjunta generalmente al logbook.

Diariamente, se anota el kilometraje al principio del da (incluso si no se
prev ninguna entrega de combustible). Al final del da, se anota tambin
el kilometraje. Las propuestas del uso del vehculo (destinacin y
programa) tienen que ser escrito en las observaciones.
Cada entrega de combustible tiene que ser anotada (cantidad y el
kilometraje en el momento del aprovisionamiento de combustible)
Esta informacin ser la base para el clculo de la consumicin de
combustible por cada 100 kilmetros.
El conductor tiene que firmar a diario el registro de combustible.

2.4 Planificacin de la flota de la misin (formulario N11)

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La planificacin de la flota de la misin es una herramienta de

coordinacin entre el coordinador logstico y el administrador. El
coordinador logstico tiene que pronosticar la evolucin y la utilizacin de
la flota.
Para cada vehculo el coordinador logstico anticipar la utilizacin
principal, la duracin y el administrador indicar la asignacin
presupuestaria. Es una herramienta esencial para una buena asignacin
presupuestaria de los gastos de los vehculos en las presupuestas de los
varios donantes.
Para las futuras presupuestas, los financieros evalan compras o
alquileres con esta tabla.

2.5 Asignacin
vehculos

presupuestaria

de

los

gastos

de

los

El administrador tiene que asignar los gastos relacionados con un

vehculo en el presupuesto que financia las actividades que el vehculo
est apoyando. Esta informacin est disponible en el plan de la flota de
la misin.
Gastos del combustible:
-

Si los vehculos se aprovisionan en combustible en una

gasolinera comercial, el logista tiene que organizar la
facturacin individual por vehculo.

El reparto de los gastos del combustible es menos simple cuando

la misin compra el combustible mensualmente y lo almacena en
tanques. El logista tiene que proveer al administrador el reparto
del combustible por presupuesto y por la base dada por el
informe mensual del coste del vehculo.
Con esta informacin, el administrador repartir las facturas
para el relleno comn del combustible basado en la consumicin
verdadera del mes anterior.

Nota: Si no hay datos disponibles - el ejemplo, el comenzar un nuevo

programa - o si los datos no son fiables, el administrador parte de los
gastos del combustible segn el planeamiento de la flota de la
misin. Un simple prorrateo entre el nmero de vehculos usados
para el proyecto y el nmero total de vehculos ser utilizado para
despachar los gastos del combustible.

2.6 Planificacin de los movimientos

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Una planificacin es esencial para la coordinacin de los movimientos. El

ejemplo tpico de un funcionamiento sin la coordinacin es enviar dos
vehculos en la misma localizacin al mismo tiempo mientras que era
posible combinar los dos movimientos en un solo viaje.
La planificain de los movimientos tiene que ser preparado cada semana.
El logista toma generalmente la oportunidad de la reunin semanl para
recoger la informacin de los diversos departamentos y servicios para la
semana prxima.
El logista planea los vehculos segn las necesidades y segn la
especificidad de los vehculos (capacidad de carga, experiencia del
conductor, condicin del vehculo, equipo de comunicacin). El logista
tiene tambin debe considerar las planificaciones del mantenimiento y de
las reparaciones para los vehculos.
Puede suceder que no sea posible atender a todas las necesidades; en
este caso el encargado de la flota tiene que establecer prioridades e
informar a los empleados. Si la base requiere los vehculos adicionales o
en caso de una avera, el alquiler de vehculos temporales de la ayuda es
una opcin que tiene que ser aprobada por el coordinador logstico y el
administrador o el logista-administrador.
El planeamiento semanal tiene que ser preparado por escrito o en
archivo electrnico. El da antes, el planeamiento ser escrito en un
tablero del cual todos los empleados pueden tener acceso. Es esencial
garantizar una buena comunicacin entre los varios departamentos y dar
una retroaccin en cuanto antes si ocurra un cambio. El tablero est
disponible en el cuarto de radio o en el pasillo de la oficina.
En la capital, los movimientos son generalmente demasiado difciles de
pronosticar por semana y por adelantado debido a las reuniones, a los
atascos, al retraso de la planificacin, imprevistos etc. El logista prepara
una planificacin para las actividades regulares y asignar los otros
vehculos segn las necesidades de los empleados.
2.6.1

Peticin del transporte (formulario N12)

Este formulario se puede dar a los departamentos y a los servicios que

planean sus movimientos y transmiten a la informacin al logista. Este
formulario es opcional y se puede substituir por un punto en la agenda de
la reunin semanal.
2.6.2

Planeamiento semanal (formulario N13)

El archivo electrnico del Kit log puede ser utilizado para elaborar la
planificacin, no obstante debe ser visible o comunicado a los empleados.
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2.7 Herramientas para utilizar los vehculos de ACF

2.7.1

Acuerdo del uso del vehculo (formulario N14)

Formulario del acuerdo para todos los conductores de vehculos Accin

Contra el Hambre ( comprados o alquilado) para las actividades oficiales
de ACH.
2.7.2

Renuncia de responsabilidad (formulario N15)

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3 - El archivo
Los archivos a crear en relacin a los vehculos y los equipos son:
Archivo del vehculo:
Cada vehculo de ACF debe tener un archivo
especfico con:
- Formulario N 1: Datos tcnicos
- Factura, aduanas, documentos de los registros
- Informe de accidente
- Seguro
- El mantenimiento y la reparacin forma + divulga
(formularios 5 y 7)
Documentos originales para capital, copias para las bases.
Vale del combustible: Si est utilizado en la base en la misin puede ser
til guardar los vales del combustible de los 12 meses
pasados.
El otro archivo de informe motorizado del equipo: Para cualquier equipo:
el mantenimiento y la reparacin
forma (la formulario 5 y 7)

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