SISTEMICA:

METODOLOGIAS SISTEMICAS

CIBERNETICA ORGANIZACIONAL:
VIPLAN

MODELAMIENTO ESTRUCTURALES
MECANISMOS DE ADAPTACION - COHESION EN EL MSV

Prof. Fidel CASTRO CAYLLAHUA

INTRODUCCION

INTRODUCCION

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIN)

Las organizaciones en general, y las entidades pblicas en particular,

coexisten en un entorno con el que se relacionan permanentemente. El
entorno de una organizacin est constituido por sus clientes (usuarios
o beneficiarios), sus suministradores y sus intervinientes. Entre estos
ltimos se destacan la competencia (si esta existe) y sus reguladores

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIN)

Hoy en da las expectativas de las entidades que conforman el entorno de una

organizacin pueden cambiar rpidamente. Otro tanto puede suceder con el
contexto social, poltico y econmico en el que esta se desempea. Estos cambios
hacen necesario que la organizacin ajuste su operacin a estas nuevas condiciones.
En el caso de una entidad del Distrito, las expectativas y necesidades particulares de
los clientes/beneficiarios pueden modificarse y, por lo tanto, generar algunos
cambios en los servicios que esta brinda a la comunidad.

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIN)

Pero no slo las variaciones en el contexto, social, poltico, econmico y tecnolgico

del entorno de una entidad pueden generar la necesidad de adaptacin, tambin
puede hacerlo el simple deseo por mejorar continuamente la manera de ofrecer los
bienes o prestar los servicios a la comunidad. La comparacin con actividades
similares que desarrollan otras entidades puede llevar a la identificacin de formas
de trabajo ms eficientes y efectivas. Adaptar y adoptar estas nuevas formas de
trabajo es una estrategia gerencial cada vez ms comn que se conoce como la
bsqueda de las mejores prcticas.

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIN)

Las apreciaciones anteriores

sugieren la existencia de
presiones externas e internas
que
pueden
afectar
las
decisiones de los responsables
de gerenciar una entidad.
Metafricamente podra decirse
que el cuerpo directivo de una
entidad acta como si estuviese
situado en medio de un terreno
inhspito por el que debe
transitar.
Para
salir
exitosamente de all, debe
observar hacia el frente para no
perderse pero tambin debe
hacerlo hacia abajo para no
caerse.

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIN)

La observacin hacia el frente significa un estudio cuidadoso del entorno

actual y potencial de la entidad, es decir, una mirada a sus futuros
posibles. La observacin hacia abajo, por su parte, implica un cuidado
particular de los problemas diarios de su devenir, es decir, de su entorno
interno. La sntesis de estas observaciones define la capacidad
estratgica de una entidad.

GERENCIA DE COHESIN

La gerencia de cohesin apunta a disear, implantar y mantener

actualizados los mecanismos de coordinacin y monitoreo para asegurar
la cohesin de los procesos que cotidianamente realiza una entidad.
Alrededor de esta gerencia es posible articular varios de los
componentes del sistema.

GERENCIA DE COHESIN

Un segundo mbito de la gerencia de cohesin est relacionado con la

alineacin de los sistemas de informacin que operan en la entidad.
Dichos sistemas posibilitan la comunicacin y el control de gestin en la
organizacin, por lo tanto asegurar una cohesin entre ellos es
importante para facilitar la operacin del sistema de control interno.

GERENCIA DE COHESIN

El tercer mbito de la gerencia de cohesin est asociado con la

capacidad institucional para identificar posibles eventos que puedan
afectar la gestin de los procesos de la entidad. Estimar su probabilidad
as como su impacto y disear estrategias de accin para prevenirlos,
mitigarlos y asumirlos se conoce como gestin de riesgos.

GERENCIA DE COHESIN

Finalmente, es necesario propiciar un adecuado ambiente de control en

la entidad para que las caractersticas de autocontrol, autogestin y
autorregulacin puedan desarrollarse. Este ser el tema del cuarto
mbito de la gerencia de cohesin.

GERENCIA DE COHESIN

Cuando se descentraliza un proceso de apoyo entre varios procesos

misionales se genera la posibilidad de prdidas de control. En otras palabras,
otorgar discrecionalidad (o empoderar para usar un trmino comn en el
mbito organizacional) requiere del establecimiento de un mecanismo que
asegure la cohesin entre los diferentes procesos misionales que asumen la
ejecucin de este proceso de apoyo.

GERENCIA DE COHESIN

Este mecanismo de cohesin consta de cuatro componentes: un mecanismo

de formulacin de polticas centralizadas; un mecanismo de negociacin de
recursos; un mecanismo de coordinacin; y un mecanismo de monitoreo. A
continuacin estos se explican en detalle.

Descripcin general del mecanismo de cohesin para un proceso descentralizado

GERENCIA DE COHESIN

Mecanismo formulacin de polticas centralizadas: permite la definicin y divulgacin de

polticas, pautas y condiciones o restricciones generales que facilitan la regulacin del
proceso de apoyo. Estas reflejan el ethos organizacional, los principios y valores de la
entidad y, por lo tanto, no son negociables. Ejemplos de estas son normas internas sobre
calidad; principios sobre equidad de gnero en la contratacin de personal; polticas
sobre contaminacin del medio ambiente; normas sobre seguridad industrial;
restricciones sobre el uso de software pirata; polticas sobre el empleo de plataformas
de comunicacin, etc.

GERENCIA DE COHESIN

Mecanismo de negociacin de recursos: discrecionalidad significa delegacin ms

capacidad de accin. Esto quiere decir que cuando se descentralizan procesos en una
entidad es necesario distribuir los recursos que se requieran para que las funciones
puedan desarrollarse adecuadamente. Siendo finitos los recursos en una entidad, debe
proveerse un canal de comunicacin que facilite la negociacin y asignacin distribuida
de estos recursos. Pero, por otra parte, quien asume la ejecucin del proceso acepta, al
mismo tiempo, la responsabilidad de su ejecucin dado que tendr los recursos
necesarios y la discrecionalidad para tomar decisiones. Por lo tanto, esta negociacin de
recursos debe incluir el acuerdo de un conjunto mnimo de indicadores que permitan la
verificacin de los compromisos adquiridos.

GERENCIA DE COHESIN

Mecanismo de coordinacin: el propsito de este mecanismo es evitar (o

anticiparse) a la ocurrencia de quiebres en la realizacin del proceso como
consecuencia de la discrecionalidad distribuida. La conformacin de comits que
se renen peridicamente para tratar casos atpicos; la redaccin y divulgacin de
manuales, estndares y formatos; el empleo de sistemas de informacin y la
realizacin de cursos de entrenamiento son todos ejemplos de mecanismos que
ayudan a una coordinacin entre procesos de apoyo que han sido delegados.

GERENCIA DE COHESIN

Mecanismo de monitoreo: aun cuando se establezcan mecanismos de

coordinacin es relativamente comn la ocurrencia de quiebres en la operacin de
los procesos. Estos pueden ocurrir, la mayora de las veces, por fallas en los
procesos de comunicacin o por un pobre alineamiento de intereses. Tambin
pueden ocurrir, por supuesto, como resultado de conductas dolosas. En cualquier
caso es importante contar con un mecanismo de monitoreo que asegure la
estabilidad de los compromisos y acuerdos establecidos al momento de distribuir
discrecionalidad en el proceso de apoyo bajo consideracin. Las actividades de
auditoria son propias de este mecanismo de monitoreo.

GERENCIA DE COHESIN

Los cuatro mecanismos descritos deben disearse e implantarse para cada

uno de los procesos de apoyo en los que se haya decidido otorgar
discrecionalidad.

Ejemplo particular del mecanismo de cohesin

GERENCIA DE COHESIN

Los cuatro mecanismos descritos deben disearse e implantarse para cada

uno de los procesos de apoyo en los que se haya decidido otorgar
discrecionalidad.

Ejemplo particular del mecanismo de cohesin

GERENCIA DE COHESIN

El mtodo descrito en esta seccin permite, por lo tanto, realizar un

diagnstico del nivel de centralizacin/ descentralizacin de procesos en una
entidad y, con base en este, disear un adecuado nivel de discrecionalidad
que elimine cuellos de botella, agilice los procesos misionales y promueva la
autonoma organizacional asegurando un adecuado nivel de cohesin.

Mecanismo genrico de cohesin