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MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES
LIMA - PERÚ
2008
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Documento Preliminar
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
PRESENTACIÓN
Entre las atribuciones del Instituto es que éste cuenta con personería jurídica de
Derecho Público Interno, lo que le permite elaborar y aprobar sus propias normas y
reglamentos. En esta línea tenemos: el Estatuto del Instituto Pedagógico Nacional
Monterrico y el Manual de Organización y Funciones, cuyos documentos son
indispensables para la marcha académica y administrativa de la Institución.
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
OPPP
BASES LEGALES
4
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
OPPP
CONTENIDO
Pag.
RESOLUCIÓN DIRECTORAL
PRESENTACIÓN
BASES LEGALES
ORGANIGRAMA
DE LA ORGANIZACIÓN ACADÉMICA
La Escuela Profesional
La Subdirección de la Escuela …………………………………… 19
La Coordinación Académica ……………………………………….. 20
El Personal Docente ………………………………………………... 21
El Auxiliar de Laboratorio ……………………………………….. 22
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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OPPP
CONSEJO DIRECTIVO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARÍA GENERAL
OFICINA DE ORIENTACIÓN Y
BIENESTAR INSTITUCIONAL
OFICINA DE EVALUACIÓN Y
DIRECCIÓN ACADÉMICA
REGISTRO ACADÉMICO
UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN Y PUBLICACIONES
CENTRODEPROG.Y CENTRO CENTRO CENTRO
PROYEC.DE DE DE DE
UNIDAD DE INFORMÁTICA DESARR.EDUCY INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN PRÁCTICA
PROM.SOCIAL EDUCATIVA DOCENTE
COORD. ACADÉMICA COORD. ACADÉMICA COORD. ACADÉMICADE COORD. ACADÉMICA COORD. ACADÉMICADE COORD.. ACADÉMICADE COORD.. ACADÉMICADE
DE ED.INICIAL DE ED..PRIMARIA LENG. LIT Y COMUNIC. DE IDIOMAS CIENCIASNATURALES MATEMÁTICA-FÍSICA CS.HISTÓRICOSOCIALES
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CENTRO DE IDIOMAS CENTRO EDUCATIVO ANEXO
DE LOS ÓRGANOS
DE GOBIERNO
OPPP 8
EL CONSEJO DIRECTIVO
El Consejo Directivo es el órgano superior de gobierno del Instituto Pedagógico Nacional
Monterrico. Está presidido por la Directora General e integrado por la Directora Académica,
las Directoras de las oficinas de Administración y Planeamiento, Programación y
Presupuesto; las Subdirectoras de las Escuelas Profesionales y de Orientación y Bienestar;
una Subdirectora elegida por los Centros; un docente miembro de la comisión de evaluación
y perfeccionamiento docente, dos Delegados Estudiantiles. La Secretaria General ejerce la
función de Secretaria del Consejo.
OPPP 9
LA DIRECCIÓN GENERAL
La Dirección General es el órgano de gobierno responsable de la conducción del Instituto.
Su titular es la Directora General, primera autoridad de la Institución y representante legal
del IPNM.
DE LA DIRECCIÓN GENERAL:
Secretaria II
OPPP 10
Canaliza la atención de la Directora General al personal, estudiantes y público en
general.
Coordina con las diferentes instancias de la Institución trámites administrativos.
LA SECRETARÍA GENERAL
DE LA SECRETARIA GENERAL:
OPPP 11
• Informa, orienta y apoya al público recurrente en asuntos académico-administrativos
previa consulta con instancias correspondientes.
DE LA OFICINISTA II
OPPP 12
• Organiza y actualiza los expedientes de los alumnos en situación de licencia,
reincorporación y retiro (exalumnos).
• Emite, distribuye y archiva documentos múltiples internos.
• Numera, registra y archiva los oficios, cartas, y RR.DD., emitidos Institucionalmente
(DG, DA, OERA, CII, DOA, UPER, SG…)
• Elabora constancias de egresada(o), sustentación de tesis, de título en trámite.
• Organiza y revisa las actas promocionales y complementarias entregadas por OERA
para su envío al MED y DRELM.
• Elabora certificados de estudio de educación superior.
• Expide certificados de estudio de educación secundaria a los egresados y
estudiantes que lo soliciten del Centro Anexo al IPNM
• Atiende Expedientes de registro de título de egresados de los programas de
extensión del IPNM
• Atiende solicitudes de visación de documentos: títulos, certificados de estudios, actas
y resoluciones.
• Atiende solicitudes de sobres membretados para el extranjero.
• Recepciona los cronogramas de sustentación de tesis con anexos completos.
• Organiza y archiva las actas de sustentación, nóminas de expeditos, RR.DD. de
aptitud para sustentar y de conformidad de carpetas de registro de título y oficios de
envío.
• Realiza el control y estadística del uso de talones de certificados de estudios
• Distribuye documentos múltiples a las instancias institucionales.
• Emite según asignación y entrega de memorandos a las subdirecciones y
coordinaciones académicas de las diversas especialidades sobre situaciones
administrativas relevantes de sus estudiantes.
• Informa y orienta sobre procesos que atiende la Secretaría General del IPNM.
• Informa al público sobre procesos atendidos: registro de títulos, certificados,
constancias y reconocimiento de título profesional.
OPPP 13
DE LA ORGANIZACIÓN
ACADÉMICA
OPPP 14
LA DIRECCIÓN ACADÉMICA
La Dirección Académica es el órgano ejecutivo del Instituto, responsable de coordinar,
supervisar y evaluar las acciones educativas, los proyectos de investigación, la práctica
docente y la extensión educativa.
DE LA DIRECCIÓN ACADÉMICA:
OPPP 15
• Orienta la formulación y propone a la Dirección General el Currículo Básico del
Programa de Formación Inicial docente y en Servicio y la Propuesta Curricular del
Colegio Anexo al IPNM.
• Propone para su aprobación en el Consejo Directivo, el currículo de formación docente
inicial del IPNM y el diseño curricular de los programas de especialización, titulación,
segunda especialidad y diplomados del IPNM.
• Orienta y consolida la información sobre los procesos académicos con fines de reajuste.
• Orienta y apoya la gestión académica de las escuelas profesionales, centros y unidades
de apoyo académico y comisiones a su cargo.
OPPP 16
• Apoya en la elaboración del diseño curricular de los programas de especialización,
titulación, segunda especialidad y diplomados del IPNM.
• Participa en la revisión del plan de acciones educativas para la suscripción de convenios
y contratos con otras instituciones académicas, científicas, etc.
• Participa en las comisiones que se le encomienda la Directora General y la Directora
Académica.
• Apoya para el buen desarrollo de las reuniones de coordinación del área académica.
• Diagrama, digita, organiza y distribuye los Sílabos, Cuadro de Asignación de Tareas
(CAT), horarios académicos, Planes Operativos de Instancias (PODI) y demás
documentos académicos y administrativos que la Directora Académica lo indique.
• Recoger información de las diferentes instancias para la consolidación de informes
académicos.
• Recoge y organiza los informes para la implementación, ejecución y evaluación del
currículo del IPNM y del colegio ANEXO.
• Mantiene e ingresa datos al Sistema Informático del IPNM, referente a profesores,
cursos, horas y créditos en cada semestre académico.
• Organiza el Archivo digital y físico de la Dirección Académica.
DE LA SECRETARIA I
DEL OFICINISTA II
Facilita el uso adecuado de los equipos multimedia del área de audiovisuales para el
buen desarrollo de las áreas académicas.
Facilita el uso adecuado equipos para las reuniones que coordina la Dirección
General y Académica.
Digita diversos documentos que requiere el Área Académica.
Organiza y entrega documentación a las diversas instancias
Asume los encargos dados por la Dirección General y Académica.
OPPP 17
LA OFICINA DE EVALUACIÓN Y REGISTRO ACADÉMICO
DE LA COORDINACIÓN DE LA OFICINA:
OPPP 18
• Identifica la situación académica de los estudiantes y lo presenta a la Dirección
Académica.
• Emite y organiza la entrega de Boletas de Notas a los estudiantes.
• Apoya el proceso de inscripción, matrícula y desarrollo de áreas/asignaturas
complementarias: Subsanación, Adelanto, Diferencia Curricular.
• Elabora el Cuadro de Méritos y emite constancias de la promoción que egresa.
• Archiva documentos emitidos y recibidos dentro del trámite documentario de la Oficina.
• Emite las RR.DD de reconocimiento de título profesional.
• Elabora y emite constancias de orden de mérito
• Revisa y sella sílabos de promociones egresantes.
• Brinda apoyo administrativo a la Dirección Académica cuando el caso lo requiera.
• Apoya en la emisión de fichas de rendimiento académico de los estudiantes.
LA ESCUELA PROFESIONAL
DE LA SUBDIRECCIÓN DE LA ESCUELA:
OPPP 19
• Informa periódicamente a la Dirección Académica sobre los procesos académicos de la
escuela.
• Participa en la elaboración y revisión de los reglamentos y normas académicas y
supervisa su aplicación.
• Dirige y orienta la revisión de los sílabos de las Áreas/asignaturas de la Escuela a su
cargo.
• Apoya la participación de los docentes en las actividades de tutoría de la Escuela.
• Asesora, monitorea y evalúa el proceso de enseñanza/aprendizaje y sus resultados en
función del logro de las metas establecidas.
• Orienta y acompaña a los estudiantes en su formación personal, académica y
profesional en coordinación con las coordinadoras académicas, la Oficina de OBI y
otras.
• Orienta los aspectos pedagógicos y administrativos propios de la Práctica Docente, en
coordinación con la Subdirectora del Centro de Práctica Docente.
• Coordina con el Centro de Práctica Docente la organización, monitoreo y evaluación de
las diferentes modalidades de práctica docente de la Escuela.
• Designa al equipo de docentes para el asesoramiento y acompañamiento de los
alumnos en su práctica docente.
• Promueve y propone líneas de investigación que involucre la participación de docentes
y estudiantes de la Escuela.
• Aprueba los proyectos y trabajos de Investigación de los estudiantes de las
especialidades correspondientes con fines de titulación.
• Designa al equipo de docentes para el asesoramiento y acompañamiento de los
estudiantes en sus proyectos y trabajos de investigación.
• Organiza las sustentaciones de los estudiantes de su Escuela en coordinación con la
Dirección Académica.
• Preside el Jurado de Tesis en las sustentaciones de los estudiantes de la Escuela que
dirige.
• Dirige, diseña, evalúa y monitorea el currículo correspondiente de la Escuela Profesional
a su cargo.
• Monitorea y evalúa las acciones educativas que realiza el personal de la Escuela en
función del logro de las metas propuestas en los planes y proyectos.
• Coordina, orienta, propone y evalúa propuestas innovadoras para el Centro Anexo.
• Dirige la elaboración, ejecución y evaluación del plan anual de perfeccionamiento del
personal de la Escuela Profesional en coordinación con las coordinadoras académicas.
• Orienta y apoya las acciones propuestas por los centros del IPNM.
• Propone y apoya la participación en redes educativas.
• Propone, ejecuta y supervisa las acciones educativas derivadas de los convenios y
contratos, en el área de su competencia.
• Dirige, diseña ejecuta, evalúa y monitorea proyectos de innovación curricular.
• Presenta a la Dirección Académica informes semestrales de las actividades realizadas
en la Escuela Profesional.
• Coordina con la administración el desarrollo óptimo de las actividades propias de la
Escuela Profesional.
• Participa en el Consejo Directivo y en las comisiones permanentes o temporales en las
que sea designada.
• Asume los encargos dados por la Dirección General y la Dirección Académica.
• Coordina y apoya el programa de tutoría en la Escuela Profesional.
OPPP 20
La Coordinación Académica es la unidad que reúne a profesores de la misma especialidad o
especialidades afines y está adscrita a una Escuela Profesional.
OPPP 21
• Coordina la ejecución de proyectos institucionales en el área de su competencia.
• Participa, distribuye y supervisa la elaboración y articulación de carteles y sílabos
correspondientes al área.
• Elabora documentos académicos del área.
• Monitorea las labores propias de la Coordinación Académica.
• Monitorea el desempeño de los responsables de los laboratorios.
• Participa en las comisiones en las que sea designada.
• Asume los encargos dados por la Dirección General, Dirección Académica y
Subdirección de Escuela.
DE LOS DOCENTES
OPPP 22
DEL AUXILIAR DE LABORATORIO
EL CENTRO DE INVESTIGACIÓN
OPPP 23
• Supervisa y apoya acciones de investigación derivadas de compromisos
interinstitucionales.
• Ofrece asistencia técnica en materia de investigación a organismos que lo soliciten.
• Impulsa la participación en redes de investigación educativa.
• Promueve la ejecución de proyectos de investigación e innovación en el campo de la
educación en coordinación con el Centro de Programas y Proyectos.
• Conduce investigaciones educativas aprobadas por el Consejo Directivo del IPNM.
• Participa en las comisiones asignadas por la Dirección Académica y Dirección General.
• Representa, por delegación, a la Dirección Académica en materia de su competencia.
OPPP 24
• Promueve la participación de egresados en los diferentes proyectos y/o programas
institucionales.
• Coordina con el Centro de Práctica Docente y las Escuelas Profesionales la inclusión de
los estudiantes en la ejecución de proyectos institucionales.
• Coordina con la Oficina de Planeamiento, Programación y Presupuesto, la elaboración
del presupuesto para los diferentes proyectos a impulsarse.
• Coordina con la oficina de Administración la ejecución del presupuesto correspondiente
a cada uno de los proyectos institucionales.
• Presenta a Dirección Académica los informes de la ejecución de los proyectos.
• Participa en comisiones asignadas por la Dirección Académica y Dirección General.
OPPP 25
• Conduce la ejecución de convenios con instituciones educativas o empresas vinculadas
al sector educación orientados a la formación del docente en servicio.
• Brinda asesoría pedagógica a instituciones educativas, empresas y otros organismos
vinculados al quehacer educativo.
• Propone a la Dirección Académica la designación o contrato del personal a su cargo y
participa en su selección.
• Informa o emite opinión sobre asuntos de su competencia y otros afines, que le
encomiende la dirección general o la dirección académica.
• Realiza talleres de perfeccionamiento dirigido a los capacitadores para aplicar las
nuevas propuestas metodológicas del Centro de Extensión Educativa.
• Apoya a la oficina de Práctica Docente a través de expositores y temas actualizados.
OPPP 26
• Organiza en coordinación con el Centro de Extensión Educativa la capacitación dirigida a
los directivos, docentes y asesores de los centros de práctica.
• Elabora documentos académicos y administrativos del área de Práctica Docente.
• Elabora informes y resoluciones relacionadas con al área de Práctica Docente.
• Participa en comisiones relacionadas con el área de Práctica Docente.
• Representa a la institución ante los centros de práctica y otras instituciones en reuniones
relacionadas a la práctica docente.
• Atiende las necesidades de los estudiantes de práctica docente continua, discontinua y
temprana en coordinación con las subdirectoras de Escuela.
• Participa en comisiones designadas por el Consejo Directivo, la Dirección General y la
Dirección Académica.
DE LA COORDINACIÓN DE LA UNIDAD
OPPP 27
• Propone lineamientos de política de desarrollo bibliográfico, producción audiovisual,
difusión de material educativo y publicaciones.
• Elabora y propone las normas para el uso y administración de los diferentes servicios
que provee la Unidad.
• Coordina la difusión de material educativo producido por las instancias del IPNM.
• Recoge y canaliza las necesidades de material e información bibliográfica de las
diferentes instancias
• Coordina el abastecimiento adecuado de material bibliográfico, hemerográfico y
audiovisual al IPNM.
• Mantiene actualizado el portal virtual y establece vinculación con la red del Sagrado
Corazón y con otras nacionales e internacionales.
• Facilita el acceso a fuentes bibliográficas, hemerográficas, virtuales y otras.
• Orienta e informa sobre la práctica administrativa de los estudiantes del IPNM a su
cargo.
• Organiza actividades de información, capacitación y difusión de los servicios que
ofrece la Unidad.
• Elabora los informes sobre la disponibilidad y uso de material bibliográfico,
hemerográfico y audiovisual.
• Vela, en coordinación con el área administrativa, por la adecuada implementación de los
ambientes y equipos requeridos por la Unidad.
• Canaliza y facilita la producción de materiales educativos y publicaciones del IPNM.
OPPP 28
Administra el sistema WinIsis.
Expide carnés de biblioteca.
Diagrama y digita fichas de sala y domicilio para el uso del alumnado. Asimismo, fichas
especiales para docentes.
Realiza la estadística mensual de los libros que ingresan a la biblioteca y las tesis que
entran en circulación para el público.
Realiza el mantenimiento de los ejemplares de la biblioteca.
Realiza otros trabajos de confianza encargados por el encargado.
Elabora documentos en coordinación con la Encargada de Biblioteca.
DEL OFICINISTA II
OPPP 29
• Emite informes sobre los aspectos de su competencia que le sean requeridos.
LA UNIDAD DE INFORMÁTICA
DE LA COORDINACIÓN DE LA UNIDAD
OPPP 30
DE LA SUBDIRECCIÓN DE LA OFICINA
• Dirige, organiza, coordina, monitorea y evalúa las actividades que desarrolla la Oficina
de Bienestar Institucional.
• Formula, ejecuta, monitorea y evalúa el Plan Operativo de OBI.
• Propone y participa en el proceso de selección y evaluación del personal de la oficina.
• Propone y participa en la designación de las tutoras de las especialidades.
• Atiende a los estudiantes, personal de la Institución y egresados que solicitan sus
servicios.
• Coordina y monitorea la labor del personal encargado del área psicopedagógica del
Colegio Anexo.
• Gestiona convenios con organismos nacionales e internacionales para la obtención de
recursos en los programas que desarrolla la Oficina.
• Propone las políticas de orientación y bienestar de la institución y establece la
normatividad de sus servicios en coordinación con otras instancias del IPNM.
• Coordina con las Escuelas Profesionales las acciones relacionadas con la formación
personal, académica y profesional de los estudiantes del IPNM.
• Participa en eventos de actualización y perfeccionamiento vinculados a su área de
competencia.
• Promueve la formación continua del personal a su cargo.
• Promueve campañas de salud preventiva.
• Participa en redes vinculadas a su área de competencia.
• Informa sobre la práctica administrativa de los alumnos a su cargo.
• Elabora documentos académicos y administrativos del área de su competencia.
• Participa en comisiones de trabajo de carácter institucional, en las que sea designado.
DEL MÉDICO II
OPPP 31
• Planifica y coordina las actividades relacionadas con la salud integral y preventiva de los
estudiantes y personal del IPNM.
• Proporciona atención médica a los estudiantes y personal de la Institución.
• Vela por el acceso a los servicios de salud necesarios.
• Brinda orientación y consejería para un adecuado cuidado de la salud.
• Verifica y actualiza la ficha médica de todos los estudiantes y del personal de la
Institución que lo solicita.
• Supervisa el funcionamiento del tópico y solicita el material necesario.
• Participa en eventos de actualización y perfeccionamiento vinculados a su área de
competencia.
• Participa en la elaboración de documentos técnicos y administrativos en el área de su
competencia.
• Participa en el Consejo Directivo del IPNM.
• Integra las comisiones de admisión, traslados internos y participa en los procesos
relacionados con el bienestar de los estudiantes y personal de la Institución.
DE LA SECRETARIA I
OPPP 32
DEL RÉGIMEN
ADMINISTRATIVO
DE LA DIRECCIÓN DE LA OFICINA:
OPPP 33
• Planifica, Formula y Evalúa el Presupuesto Inicial Anual (PIA), Presupuesto Inicial
Modificado (PIM), del IPNM.
• Orienta y monitorea la conformación y ejecución de comisiones institucionales que
impulsan el desarrollo del IPNM.
• Orienta la racionalización de los recursos de la Institución.
• Analiza las estructuras organizacionales de la Institución.
• Formula y/o actualiza la normatividad organizacional del Instituto: Estatuto, Manual de
organización y funciones (MOF) y Manual de procedimientos (MAPRO) y Texto único de
procedimientos administrativos (TUPA-IPNM).
• Estudia, informa y emite opinión sobre las solicitudes de cambio de categoría del
personal docente.
• Formula el cuadro estructural para la asignación del personal (CAP) y el presupuesto
analítico del mismo.
• Sistematiza la legislación aplicable al IPNM.
• Participa en el Consejo Directivo y el equipo dinamizador del proceso de planificación
estratégica de la provincia del SC.
• Representa a la Dirección General en las reuniones que se le designe.
• Diseña y evalúa, en coordinación con la Dirección Académica y Administrativa, el
presupuesto de los diferentes planes, programas y proyectos.
• Emite opinión y/o informe sobre, programas, proyectos, convenios, planes y otros
asuntos afines que se le encargue desde la Dirección General.
• Dirige, elabora y comunica informes de las actividades técnicas y administrativas de los
sistemas de planificación y presupuesto a las instancias internas y externas al IPNM.
• Informa de la ejecución de las metas físicas del presupuesto del IPNM.
• Otras funciones que le designe la Dirección General.
LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN
La Oficina de Administración es el órgano encargado de conducir, ejecutar y evaluar la
gestión económica y financiera de la Institución, así como las instituciones referidas al
personal y a la prestación de servicios auxiliares.
DE LA DIRECCIÓN DE LA OFICINA
OPPP 34
• Propone a la Dirección General las políticas y acciones destinadas a mejorar el
funcionamiento de los sistemas administrativos de su competencia.
• Dirige coordina y supervisa la ejecución presupuestal del IPNM y de los programas y
proyectos de la Institución.
• Participa en el Consejo Directivo y el equipo dinamizador del proceso de planificación
estratégica de la provincia del SC.
• Realiza otras funciones que le encargue o delegue la Dirección General.
• Representa a la Dirección General en las reuniones que se le designe.
• Promueve, coordina y apoya las acciones de capacitación permanente del personal a su
cargo.
• Elabora y/o refrenda los documentos administrativos y los presenta a las instancias
correspondientes.
• Apoya y orienta a la Dirección General y a las demás instancias en los asuntos
relacionados con las áreas de Personal, Abastecimiento, Contabilidad, Tesorería y otras
de su competencia.
• Realiza los cobros por matrícula de los estudiantes del IPNM y de los diferentes Centros,
Programas y Proyectos.
• Administra la caja chica de la Dirección de Administración.
• Realiza pagos diversos con cargo a la cuenta corriente del IPNM.
• Actualiza las bases de datos para matrículas y seguros del alumnado y personal.
• Registra los ingresos y egresos de la cuenta corriente del IPNM.
• Realiza otras funciones que le delegue la Dirección de Administración.
OPPP 35
• Mantiene actualizado el escalafón del personal activo y cesante.
• Mantiene actualizado los legajos del personal.
• Realiza otras funciones que le delegue el Jefe de Personal.
• Realiza el registro administrativo de las fases de compromiso y devengado en el sistema
SIAF del pago de remuneraciones, pensiones y beneficios del personal activo y cesante.
DEL CONTADOR II
DEL TESORERO II
OPPP 36
DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
DEL RECAUDADOR
OPPP 37
• Apoya en la ambientación de lugares o espacios donde se desarrollan actividades
institucionales
• Otras labores que le delegue la dirección administrativa.
DE PERSONAL DE JARDINERÍA
DEL CHOFER
DE PERSONAL DE CARPINTERÍA
DEL GASFITERO
DEL ELECTRICISTA
OPPP 38