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DULCERIA VARGAS
Caractersticas de la empresa
La dulcera VARGAS, fue fundada en 04/05/2010, por el SR VASQUEZ IAPE
LIVER. Desde hace 4 aos se encuentra ubicada en la calle ABTAO NRO. 1191
(ESQUINA CON CALLE SOLEDAD) LORETO - MAYNAS - IQUITOS
tica.
Excelencia en servicio.
Confianza.
Transparencia.
Calidad.
Satisfaccin.
Estructura Orgnica.
Debilidades y amenazas:
Investigacin de campo.
Comentario general del funcionamiento de la empresa: La empresa dulcera
VARGAS, funciona con escasa planeacin de las actividades y metas. Los
departamentos cumplen con su tarea y se coordinan para lograr un buen servicio a
los clientes, sin embargo hacen falta formatos de control de artculos terminados,
as como de insumos. No se cuenta con un programa adecuado de reclutamiento
y seleccin del personal, ni programas de capacitacin.
Determinacin del rea a estudiar.
Debido a las necesidades de la empresa, detectadas hasta ahora mediante las
entrevistas con el administrador general, y algunos empleados, as como la
deteccin de debilidades y amenazas, se ha decidido realizar una auditora
administrativa en el rea de seleccin del personal:
Etapa de ejecucin.
Aplicacin de Cuestionarios.
Interpretacin de los cuestionarios aplicados.
Capacitacin y seleccin del personal.
Hallazgos y Evidencias: Los empleados aseguran haber recibido algn tipo de
capacitacin al ingresar a la empresa. Sin embargo todos ellos consideran que
esta fue insuficiente, pues no abarco todos los aspectos necesarios para la
realizacin correcta de sus actividades, por lo tanto han aprendido muchos de los
procedimientos y funciones por si solos, o en el mejor de los casos con la
accesoria de sus compaeros.
La capacitacin que se lleva a cabo consiste en una induccin del trabajador con
la empresa a travs de la realizacin misma del trabajo, haciendo el encargado de
rea las recomendaciones e instrucciones que el considera necesarias, explicando
en qu consistir el trabajo.
Todos los encuestados consideran necesario recibir ms cursos de capacitacin,
la mitad de ellos recomienda una vez al ao, la otra mitad 2 veces al ao. Tambin
consideran necesario recibir mayor capacitacin para trabajar en equipos. En la
pregunta sobre si realizaron una prueba o examen para ingresar a la empresa,
todos ellos respondieron que no.
Controles.
Observacin directa.
Durante la observacin directa se realiza un anlisis detallado de los aspectos a
estudiar a fin de conocer las causas de las problemticas que presenta la
organizacin, la informacin expresada a continuacin servir como base para
expresar argumentos sobre el funcionamiento de la organizacin.
La escala de apreciacin que se utilizo para tabular los datos obtenidos mediante
las encuestas es la siguiente:
0 = NO EXISTE
1= MUY MAL
2= DEFICIENTE
3= REGULAR
4= BIEN
5= MUY BIEN
Capacitacin y seleccin del personal.
Capacitacin
2= DEFICIENTE
La capacitacin que recibieron al integrarse como trabajadores les resulto regular
e incompleta para el desarrollo ptimo de su trabajo.
Inters sobre la capacitacin
4= BIEN
Los trabajadores consideran importante para el mejor desarrollo de su trabajo una
capacitacin adecuada, as como capacitaciones peridicas para estar en
constante mejora.
Seleccin de personal.
2= DEFICIENTE
Los mtodos de seleccin de personal son considerados deficientes ya que
prcticamente no existen, todos los trabajadores han entrado por recomendacin y
parentesco.
Controles.
Inventarios de insumos y artculos terminados
1= MUY MAL
Estos controles son prcticamente inexistentes en la empresa.
Alternativas de Solucin:
Servicio al cliente.
Causas de las Deficiencias:
Falta una planeacin adecuada de las rutas de las diferentes escuelas que
se visitaran durante la maana tomando, que parta de los diferentes
pedidos que se tengan.
No se verifican pedidos ni falta producto va telefnica.
Alternativas de Solucin
Realizar una planeacin adecuada de las rutas de las diferentes escuelas
que se visitaran durante la maana tomando, que parta de los diferentes
pedidos que se tengan.
Verificar pedidos y falta producto va telefnica.
Etapa de informe.
Para facilitar la exposicin de las conclusiones y recomendaciones a las que se ha
llegado con el presente trabajo, se ha dividido la presentacin del informe en las
cuatro etapas del proceso administrativo y estas, a su vez, en elementos que
conforman cada etapa. As mismo, se presentan las conclusiones y
recomendaciones de los detalles de investigacin especficos, que atienden a
necesidades de la empresa.
Planeacin
Visin y Misin
Conclusiones:
Solo la Mitad del personal conoce la misin y visin de la empresa. La mitad
que las conocen solo lo hacen de manera conceptual no las relacionan con el
Logro de los objetivos y el trabajo diario.
Recomendaciones:
Convocar a una reunin con todo el personal en la cual se presente la visin de la
empresa, destacando detalladamente su contenido. As mismo debe evaluarse de
manera conjunta, peridica y directa con todo el personal y asegurarse de que
esta evaluacin ha sido asimilada.
Darse a la tarea de difundir la misin y asegurarse que se asimilada por todos los
trabajadores.
Poner en un lugar visible para todo el personal de la empresa la misin y visin
de la misma.
Objetivos
Conclusiones:
El 90 % de los entrevistados aseguran conocer los objetivos de su departamento y
de la organizacin, sin embargo, el 70 % no lo hacen de manera clara.
Recomendaciones:
Es conveniente fijar y dar a conocer de manera escrita los objetivos generales y
por departamento a todos los empleados, as como asociar estos con las
expectativas personales de cada trabajador, dejando en claro que en la medida
que estos se cumplan tambin se lograran los objetivos personales.
Polticas
Conclusiones:
El 70% de los entrevistados conoce al menos 2 polticas del departamento en que
labora, debido a la aplicacin de estas en su trabajo cotidiano.
Recomendaciones:
Es de vital importancia el documentar y difundir las polticas de cada departamento
entre los trabajadores.
Procedimientos
Conclusiones:
El 50 % de los encuestados conoce los procedimientos de manera completa y
detallada.
Recomendaciones:
Se debe elaborar un Manual General de Procedimientos para cada departamento
y darlo a conocer de manera escrita a los empleados.
Organizacin.
Estructura organizacional.
Conclusiones:
Solo la mitad del personal est enterado de la estructura organizacional pues
conocen el organigrama general.
Recomendaciones:
Es una de suma importancia la elaboracin de un Manual General de
Organizacin, donde adems de dar a conocer la posicin jerrquica del personal,
tambin se informe la importancia de cada puesto y su relacin con la empresa.
Mediante la difusin de este manual se darn tambin a conocer las funciones de
cada puesto lo que ser de gran ayuda con la divisin del trabajo.
Cultura Organizacional
Conclusiones:
Solo el 50% conocen los valores de la organizacin. Esto es de suma importancia
para el buen desempeo y alcance de los objetivos.
Recomendaciones:
Procurar en la medida de lo posible el acercamiento y convivencia entre los
empleados. Dar a conocer entre todos los trabajadores los valores
organizacionales y hacer conciencia del porque de cada uno de ellos, as como
cual es la importancia de estos para con la organizacin.
Capacitacin
Conclusiones:
El 60% de los trabajadores aseguran no haber recibido capacitacin. El otro 40%
argumentan que esta fue incompleta para el desarrollo ptimo de su trabajo.
Recomendaciones:
Implementar cursos de induccin y de capacitacin, as como elaborar programas
de reclutamiento y seleccin de recursos humanos.
Direccin.
Comunicacin e Informacin
Conclusiones:
El 50% del personal considera aceptables las condiciones de comunicacin. El
otro 50% asegura no contar con la informacin necesaria y esto puede conducir a
suposiciones y malos entendidos, lo que se traduce en perdida de tiempo y
recursos.
Recomendaciones:
Es importante que la direccin revise constantemente la comunicacin
institucional, informar en la medida de lo posible de manera clara y directa las
actividades a realizar, aclarar dudas y dar seguimiento para evitar problemas en la
comunicacin y la informacin.
Se recomienda implementar un pizarrn de avisos y comunicados por
departamento, en este se podrn mostrar las actividades a realizar por da,
semana y mes.
Motivacin
Conclusiones:
El 70 % de los encuestados seala a la motivacin como un factor importante para
elevar el desempeo laboral. El 60% de los encuestados sealo estar
satisfactoriamente motivados.
Recomendaciones:
La motivacin debe ser una prioridad para lograr los objetivos organizacionales y
esta debe surgir de manera espontnea, reconocer al personal por sus logros
aumentara el compromiso y la motivacin para con la organizacin. Los jefes de
departamento deben mostrar buena actitud y gran responsabilidad. El desempeo
Recomendaciones:
Realizar un estudio de las mejoras que se deben realizar a las instalaciones,
considerando sobre todo:
La implementacin de mejores sistemas de ventilacin.
Implementacin de luz blanca en toda el rea de produccin.
Aislar los motores de los equipos de tal forma que disminuya el ruido en el
rea de produccin.
Conclusiones generales.
El desempeo de la empresa es adecuado en trminos generales, mas no se esta
aprovechando al mximo en gran parte por la falta de un proceso administrativo
ms formal y consistente.
La toma de decisiones es altamente centralizada, por lo que existe gran
deficiencia en al momento de realizar actividades.
Los mecanismos de control no se han aplicado de manera correcta, es necesaria
su implementacin y seguimiento.
Es importante tambin la elaboracin de manuales de procedimientos y polticas;
as como de un manual general de organizacin que facilite y oriente
las actividades.
Elaborar y dar a conocer la misin, visin, valores y objetivos de la empresa y
centrar las actividades en una filosofa que tenga como objetivo la mejora
continua.
CONCLUSIONES
La auditoria administrativa es una evaluacin detallada de la administracin que
opera un organismo mediante un anlisis detallado de los departamentos o reas
que lo integran, as como de sus dems componentes como son los planes, las
polticas, programas, cultura organizacional, entre otros, con el objetivo de emitir
juicios justificados sobre el desempeo de la organizacin, as como de identificar
todo aquello que se pueda mejorar para contribuir con el cumplimiento optimo de
los objetivos propuestos y que estos sean congruentes con la visin de la
organizacin.
El proceso administrativo se compone de cuatro fases: planeacin, organizacin,
direccin y control. De la fase de control se deriva la auditoria administrativa, esta
es una herramienta muy poderosa que ayuda a una organizacin a detectar sus
puntos dbiles y propone alternativas de solucin.
La auditoria administrativa debe implementarse en todo tipo de organizacin sin
importar sus fines, tamao o giro, pues nos permite anticipar e identificar fallas y
omisiones; de la misma forma, se proponen alternativas de solucin que,
aplicadas de manera correcta, nos pueden ayudar a solucionar problemticas o
fallas dentro del proceso administrativo.
La realizacin de una auditora administrativa nos ayuda a identificar cules son los
departamentos o reas que requieren mayor atencin, esto nos permitir proponer
alternativas adecuadas de solucin y/o mejora.
Uno de los objetivos de toda empresa es lograr una buena administracin, tanto
de sus recursos humanos como de los financieros, tcnicos y materiales; el lograr
un manejo eficiente de estos recursos requiere de una administracin que se
apoye de manera importante en su fase de control, en la que surge la necesidad
de detectar las deficiencias e inconsistencias, as como realizar una bsqueda de
posibles soluciones. Es durante esta fase en la que se lleva a cabo la auditoria
administrativa como una herramienta que usa la empresa u organizacin para
realizar mejoras en su administracin.
En este caso prctico gracias a la aplicacin de una auditoria administrativa a la
empresa dulces VARGAS, se puede concluir que la empresa tiene un desempeo
aceptable, sin embargo hay muchas reas que requieren mejoras, sobre todo en
ANEXO I
CUESTIONARIO GENERAL
Nombre: ___________________
Departamento: ______________________
Tiempo en el puesto: ____________________
Nombre de su jefe inmediato: ____________________
Planeacin
1. Menciona cuales son los objetivos generales del rea o departamento en la
que te desenvuelves:
______________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________
2. Consideras que estos objetivos se alcanzan de manera eficiente? Por
que?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3. Conoce usted las polticas del departamento en que labora? Mencione
algunas
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
4. Existen procedimientos claros para el desarrollo de las actividades del
departamento en que se desenvuelve? Mencione algunos que recuerde.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
5. Conoce la Misin y Visin de DIGLU alimentos y bebidas?
_______________________________________________________________
6. Conoce los valores de DIGLU? Mencione algunos
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Organizacin
7. Se cuenta con un manual de organizacin que contenga la descripcin de
las funciones de su area de trabajo?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
18. Considera que estos se llevan a cabo de manera adecuada? Explique su
respuesta.
86
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
19. Quisiera usted agregar alguna opinin, comentario o sugerencia adicional
a este cuestionario?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Muchas gracias por su colaboracin
Firma del Entrevistado Nombre y firma del auditor
Fecha: ____________________
CUESTIONARIOS ESPECIFICOS
CAPACITACIN Y SELECCIN DEL PERSONAL
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca de la
situacin laboral de los empleados de la empresa dulcera VARGAS. Su
colaboracin es valiosa y ser de gran apoyo para la mejora de la empresa.
Gracias.
1. Recibi capacitacin al ingresar a la empresa?
Si _____ No_____
2. Considera que la capacitacin que recibi fue:
Excelente_____ Buena_____ Regular_____ Mala_____
Explique porque: ______________________________________________
3. La capacitacin recibida apoya la realizacin de sus actividades dentro
de la empresa?
Si _____ No_____
4. Considera necesaria una mayor capacitacin para realizar sus
actividades?
Si _____ No______
5. En que aspectos le gustara recibir mayor capacitacin?
_____________________________________________________________
6. Con que frecuencia le gustara recibir capacitacin?
( ) Amplia
( ) Pequea
( ) Otro ____________________
4. Considera la iluminacin de su lugar de trabajo:
Suficiente ( ) Insuficiente ( ) Mala ( )
5. Considera la ventilacin de su lugar de trabajo:
Suficiente ( ) Insuficiente ( ) Mala ( )
6. Considera que los instrumentos de trabajo que le otorga la empresa
son:
Suficientes ( ) Insuficientes ( ) Malos ( )
7. Qu otros instrumentos de trabajo considera necesarios para poder
realizar su trabajo de manera mas eficiente?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
8. En que condiciones se encuentran las herramientas de trabajo que
utiliza la empresa?
Excelentes ( ) Buenas ( ) Regulares ( ) Malas ( )
9. En que condiciones se encuentran los vehculos que utilizan los
vendedores de la empresa?
Excelentes ( ) Buenas ( ) Regulares ( ) Malas ( )
Marque a que accidentes y enfermedades se encuentra expuesto al
desempear su trabajo.
( ) Vas respiratorias
( ) Vista
( ) Odo
( ) Cortaduras
( ) Quemaduras
( ) Machucones
( ) Contagios
( ) Otros __________
PRODUCCIN
El presente cuestionario tiene como propsito obtener informacin acerca del
rea de produccin de la empresa dulceria VARGAS. Su colaboracin es valiosa y
ser de gran apoyo para la mejora de la empresa. Gracias.
1. El rea de produccin esta bien integrada con el resto de la
organizacin?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
2. Existen objetivos polticas y programas claramente definidos?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
3. Existen manuales claros y por escrito?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
4. El departamento de produccin trabaja bajo algn tipo de
planeacin?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.
5. Se han detectado accidentes en esta rea?
Si ( ) no ( )
Si su respuesta es s Qu tipo de accidentes?
6. Qu medidas de prevencin se llevan a cabo para evitar
accidentes?
7. Existe un buen ambiente de trabajo en este departamento?
Totalmente de acuerdo ( )
De acuerdo ( )
En Desacuerdo ( )
Explique su respuesta.