IMPLEMETAR UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS QUE FACILITE EL

DESARROLLO DE BODEGA

YENI PAOLA MORENO PARRA

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

PROGRAMA TECNOLOGIA DE REGENCIA DE FARMACIA
BOGOT D.C
2014
IMPLEMETAR UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS QUE FACILITE EL
DESARROLLO DE BODEGA

YENI PAOLA MORENO PARRA

TRABAJO DE GRADO FARMACIA HOSPITALARIA PARA OPTAR AL TITULO DE

REGENCIA DE FARMACIA

ANA JUDITH OTALARA

DOCENTE DE PRCTICAS

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

PROGRAMA TECNOLOGIA DE REGENCIA DE FARMACIA
BOGOT D.C
2014
TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION
1. JUSTIFICACIN

2. DEFINICIN DEL PROBLEMA

3. MARCO REFERENCIAL Y ANTECEDENTES
4. ANTECENTES DEL ESTABLECIMIENTO HOSPITALARIO
4.1
4.2

MARCO CONCEPTUAL
MARCO LEGAL

5. OBJETIVOS
5.1
5.2

GENERAL
ESPECFICOS

6. METODOLOGA
7. DISCUSIN Y RESULTADOS
8. CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFA
10. ANEXOS

INTRODUCCIN
El presente trabajo es con el fin de implementar un sistema para el manejo y control de
inventarios de los medicamentos, insumos mdicos, productos medicinales y sus
derivados en la compaa MACROMED SAS, se elabora debido a que existe la necesidad
de reforzar el manejo y control de los inventarios.
Las deficiencias que presenta la empresa es que en la actualidad no tiene un sistema de
inventarios sofisticado, por lo que mantiene elevados ndices de algunos productos, y en
algunas oportunidades presenta escasez de stock, ocasionando de este modo
incumplimiento en la entrega de los medicamentos e insumos mdicos al paciente, a
dems que se vencen demasiados medicamentos lo que genera prdidas y exceso de
devoluciones.
El objetivo del presente plan es minimizar los errores con el manejo del inventario ya que
uno de los puntos ms importantes en una empresa es el control de entradas y salidas de
mercancas, lo que conlleva a poder determinar en un momento dado la existencia de
mercanca y estar ms pendiente de los productos prximos a vencer.

Debido a lo que se expuso se hace necesario implementar un Sistema de Inventario de

Mercanca en MACROMED SAS para mejorar el control de entradas, salidas y existencia
de mercanca y a dems generar una alerta de los productos que van a vencer en los
ltimos tres meses, con lo anterior se busca solucionar la fallas que se vienen
presentando en dicha empresa.
1. JUSTIFICACIN
En este plan de mejoramiento que se est realizando se creara "Un Sistema de Inventario
de Mercancas en la Empresa MACROMED SAS, con la finalidad de controlar la
existencia de productos dentro del almacn, y los productos que se vencern en los
ltimos tres meses.
Se hace necesario para el adecuado funcionamiento de la bodega que se utilicen
herramientas que facilite el desempeo y control del inventario con que se cuenta ya que
se evidencia perdida de mercanca bien sea por mal ingreso al sistema (introducen de
forma errnea los cdigos de la mercanca) o por falta de revisin peridica del mismo (Al
momento de recibir un pedido de la casa matriz no se hace el ingreso de la mercanca al
momento en el sistema sino no que se hace varios das despus por no tener el personal
calificado para realizar este trabajo), ocasionando malos entendidos entre empleados y
personal administrativo. Tambin se hace necesario para que las rdenes de compra que
se generen sean exactas y se evite devoluciones a proveedores, acumulacin de
mercanca y mal uso de los recursos econmicos de la empresa.
Este diseo va a ser de gran ayuda para la empresa ya que se minimizaran costos y
gastos que generar un mal control de inventario.
Del mismo modo se beneficiara el jefe de bodega como tambin los empleados que
laboran en esta rea, puesto que tendrn con mayor facilidad informacin clara, precisa y
verdica de los productos que se encuentran en el almacn, podrn realizar con mayor
facilidad ordenes de compras claro est verificando de forma rpida por el sistema la
existencia de los productos dentro del almacn, de igual modo les ayudara a recordar con
alertas que genera el sistema los productos prximos a vencer.
De igual modo se beneficiaran los pacientes o usuarios ya no abran retrasos en la entrega
de los medicamentos, lo que conllevara a empezar el tratamiento de sus enfermedades a
tiempo.

2. DEFINICION DEL PROBLEMA

El objetivo principal de una empresa es obtener informacin referente a la mercanca o
productos de la empresa en forma clara, rpida y efectiva. Tomando en cuenta, que el
control de inventario de la mercanca es una herramienta que permitir ordenar y controlar
un activo importante de la empresa y recursos influyentes en el proceso productivo.
MACROMED SAS. es una empresa donde existen fallas en el registro y control de
mercanca, este se lleva de manera deficiente, por ende el control es muy ambiguo, por
ello la empresa requiere de un sistema computarizado donde se controle realmente la

mercanca que entra en la bodega como la que sale, con este sistema se evitaran los
problemas que se presentan a menudo, como lo es, que se agote la existencia de algn
producto y esto ocasione caos en la dispensacin, como tambin se evitara que
cualquier mercanca fuera hurtada y no se note su ausencia, como pasa actualmente por
la forma como es llevada el control, de igual modo se evitara que se encuentren en la
bodega productos vencidos ya que el sistema arrojara alertas de los productos prximos a
vencer.
El control de inventarios es un factor que influye en la reduccin de costos de las
empresa, por tal motivo se debe tener en cuenta, para que de esta manera se obtengan
mejores utilidades y beneficios para la empresa y los usuarios o pacientes.
Por lo anterior se llevara a cabo este plan de mejoramiento que permite implementar un
sistema de control de inventarios de la bodega, en el cual el jefe o el personal capacitado
debern realizar los siguientes pasos:
Al momento de recibir un pedido del laboratorio o quien haga su vez distribuidor, el
jefe o el personal autorizado y capacitado de bodega realice de forma inmediata el
ingreso de la mercanca al sistema de inventario.
Introducir en el sistema de inventario informacin importante del producto o
mercanca, como es la fecha de vencimiento, fecha de fabricacin, lote y
laboratorio.
Descargar del sistema de inventario los productos averiados que van a ser
devueltos.
Finalmente realizar inventarios fsicos peridicamente, esto nos ayudara a que el
inventario fsico concuerde con lo que se encuentre en el sistema.
3. MARCO REFERENCIAL Y ANTECEDENTES
Falta definir porque es importante el inventario de medicamento y dispositivos mdicos
para disminuir los PRM y los PRUM
4. ANTECEDENTES DEL ESTABLECIMIENTO

MACROMED SAS Es una empresa dedicada a la comercializacin al por mayor de

medicamentos e insumos hospitalarios, distribucin y produccin de oxgeno medicinal, a
la preparacin, alistamiento y distribucin de medicamentos en Unidosis, mediante el
proceso de reenvase y reempaque.
MISIN
Empresa lder en responsabilidad y cumplimiento con objetivos claros de calidad, servicio
y eficiencia. Con proyeccin a nivel nacional en el campo de la distribucin, dispensacin
de medicamentos e insumos hospitalarios y produccin de Oxgeno medicinal
contribuyendo en el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin colombiana.
VISIN

Continuar siendo la mejor opcin para nuestros usuarios en la comercializacin,

distribucin y dispensacin de medicamentos, material mdico-quirrgico, Oxgeno
domiciliario y todos los suministros requeridos para el funcionamiento de hospitales y
clnicas y produccin de Oxgeno medicinal.
4.1

MARCO CONCEPTUAL
El inventario juega un papel importante en las empresas, por el hecho de que se
convierten en un activo de gran utilidad para satisfacer la demanda que con el tiempo
presentan cambios repentinos en su comportamiento, es decir coordinar abastecimiento y
demanda.
Un inventario se define como la cantidad de bienes bajo el control de una empresa,
guardados durante un tiempo para la satisfaccin de una demanda futura, este es un
amortiguador entre las diferencias de tasas y tiempos entre el abastecimiento y la
demanda.
Los principales objetivos de contar con inventarios son:

Proteccin contra la incertidumbre.

Permitir la compra bajo condiciones econmicas ventajosas.
Cubrir cambios anticipados en la demanda o en la oferta.
Facilidad de transporte y distribucin.

Entre los factores fundamentales en las organizaciones los inventarios contribuyen

con la gestin administrativa y competitividad de la empresa as:
Una proporcin grande de los activos corrientes de las organizaciones estn
representadas en inventarios.
El manejo y mantenimiento de los inventarios genera altos costos para las
empresas.
Dentro de las ventajas de tener inventario se puede considerar en primer lugar satisfacer
al usuario o paciente, brindando un nivel de servicio satisfaciendo sus necesidades. Por
otra parte se puede generar una disminucin de costos de produccin, transporte y
compra debido a economas de escala y descuentos por cantidad, as mismo reduciendo
costos de operacin.
NIVELES DE INVENTARIO
Una serie de factores que determinan la cantidad de producto conservado a la mano,
incluyen la demanda promedio mensual, capacidad de almacenamiento y el perodo de
reposicin. Los productos suficientes deben estar disponibles para satisfacer las
necesidades de los clientes o pacientes. Es necesario tener la capacidad de
almacenamiento suficiente para almacenar los niveles de inventario adecuados para
garantizar la disponibilidad del producto.
SISTEMAS DE INVENTARIO COMPUTARIZADOS

Las computadoras y cdigos de barras permiten una gestin ms eficiente de los niveles
de inventario y proporcionan una visin ms clara del movimiento de inventario. Cada vez
ms empresas estn utilizando sistemas de revisin de transacciones porque los sistemas
computarizados pueden enlazar al inventario de los puntos de dispensacin.
INTEGRACIN DE SISTEMAS DE INVENTARIO
La integracin de los sistemas de inventarios con los sistemas de proveedores crea una
mayor eficiencia. Cuando los niveles de inventario estn por debajo de un nivel
predeterminado, la activacin automtica de rdenes de compra puede ocurrir con la
comunicacin electrnica con los proveedores, asegurando un adecuado flujo de producto
en el almacn para satisfacer la demanda prevista. Esta integracin requiere una estrecha
relacin de trabajo con los proveedores y la capacidad tcnica de conectar los sistemas
informticos entre s.4.2
MARCO LEGAL
5. OBJETIVOS
5.1

GENERAL

Implementar un sistema para el manejo y control de inventarios de los medicamentos,

insumos mdicos, productos medicinales, que garantice una informacin clara, exacta y
verdica de la existencia de los productos en el almacn.
Lo que se busca con este plan de mejoramiento es minimizar los errores con el manejo
del inventario ya que uno de los puntos ms importantes en una empresa es el control de
entradas y salidas de mercancas, lo que conlleva a poder determinar en un momento
dado la existencia exacta de mercanca y los productos prximos a vencer.
5.2

ESPECIFICOS
Evaluar la forma como se est realizando el proceso.
Realizar un inventario de forma ordenada y confiada.
Optimizar la bsqueda de un producto utilizando el sistema que maneja la
informacin de la bodega.
Llevar un control exacto de los productos entrantes, salientes y vencidos de la
empresa.
Identificar las no conformidades presentadas con la implementacin del sistema de
inventario.
Realizar y fomentar el uso adecuado del sistema lo que conllevara a obtener
siempre una informacin exacta sobre el inventario fsico y digital.
Resolver la problemtica que se est presentando por el mal manejo de inventario.
Garantizarle a los usuarios o paciente siempre la disponibilidad del medicamento
recetado por el mdico.
Realizar un debido estudio sobre el plan de compras, para de este modo minimizar
la devolucin de mercanca sin rotacin.
Garantizar en lo posible siempre la disponibilidad de los productos.
Reducir costos y gastos por productos vencidos, sin darnos cuenta.
Introducir de forma correcta el cdigo de barras, fecha de vencimiento, lote,
nombre de laboratorio que distribuye el producto.

 Ingresar los productos al sistema tan pronto se reciban del laboratorio o quien
haga su vez de distribuidor.
Realizar la salida del sistema de los productos que se encuentren daados o
averiados, esto ayudara a tener una idea ms clara de los productos que
realmente se encuentren en existencia.
Controlar la adquisicin de los medicamentos.
Dar informacin rpida a las dems reas que ayuda en la toma de decisiones de
la adquisicin.
6. METODOLOGIA
7. DISCUCIN Y RESULTADOS
8. CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFIA
10.
ANEXOS