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Integrated Management Consulting Cluster

Soluciones de Gestin de Alto Impacto


Concordia 528, Providencia, Santiago
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METODOLOGA DE DISEO E IMPLEMENTACIN


DE BSC: AGENDA
0 Resumen Metodologa
1 Modelo de Gestin
2 Componentes BSC
3 Despliegue
4 Documentacin de KPI
5 Intervencin de usuarios y uso del BSC
6 Gestin del cambio

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METODOLOGA DE DISEO E IMPLEMENTACIN


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0) RESUMEN METODOLOGA
Estrategia,
Negocio

1) Modelo de Gestin

2.1) Mapa Estratgico

A1/BSC

Para conseguir xito


financiero
qu imagen
deberamos presentar
a nuestros accionistas?

(Gestin
Estratgica)

Modelo de
Excelencia

Presupuestos

(Benchmarking)

Modelo de
Gestin
Pblica
PMG

CDC

(desempeo)

(Personas)

ISO (Calidad)

2.2) KPI del BSC

Para alcanzar
CLIENTES
nuestra visin Objetivos Medidas Metas
qu imagen
deberamos
presentar a
nuestros clientes?

Iniciativas

FINANZAS
Objetivos Medidas Metas Iniciativas

PROCESOS INTERNOS
Objetivos Medidas Metas Iniciativas

GPTW
(Personas)

Para alcanzar nuestra vision


cmo sostendremos nuestra
habilidad para cambiar y me jorar?

4), 5) y 6) Implementacin

Para satisfacer a
nuestros accionistas
y clientes, qu
procesos del negocio
debemos destacar?

VISION Y
ESTRATEGIA

3) Despliegue

4) Documentacin
5) Sistema
de Informacin

6) Plan de Implementacin
y Gestin del Cambio

APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO
Objetivos

Medidas

Metas

Iniciativas

2.3) Iniciativas
y Planes de Accin

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1 ) M ODELO DE GESTIN
Esquema o marco de referencia para administrar la
organizacin
Rene el conjunto de prcticas, modelos y herramientas que
conforman el sistema para administrar la organizacin,
incluyendo el modelo organizativo, planificacin y control,
sistema de trabajo, y estructura de gestin de procesos
Es nico de cada organizacin, pero puede recoger diversas
mejores prcticas y modelos de referencia (frameworks)
conocidos

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E J E M P LO M O D E LO D E G ES T I N

BSC (Gestin
Estratgica)

Modelo de
Excelencia

Presupuestos

(Benchmarking)

Modelo de
Gestin
Evaluacin

CMMi

Desempeo

(Operaciones)

(carrera)

ISO (Calidad)
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GPTW
(Personas)

EJEMPLO MODELO DE GESTIN PBLICA

A1/BSC
(Gestin
Estratgica)

Modelo de
Excelencia

Presupuestos

(Benchmarking)

Modelo de
Gestin
Pblica
PMG

CDC

(desempeo)

(Personas)

ISO (Calidad)
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GPTW
(Personas)

EJEMPLO FRAMEWORK:
MODELO CHILENO DE GESTIN DE EXCELENCIA

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MATRIZ ELEMENTO- MODELO DE GESTIN


Modelo
Prctica
BSC
ISO 9001
Mod. Chileno de Exc.
Registro de reclamos
Tablero Comercial Cap 8
Clientes y Mercado
Encuesta de satisfaccin
BSC Corporativo Cap 8
Clientes y Mercado
Cumplimiento presupuesto
Persp. Financiera Resultados
Anlisis de liquidez
Persp. Financiera Resultados
Procedimiento de control de producto no conforme Pers. Procesos
Cap 7
Procesos
Encuesta de Clima Labroal
Persp. Recursos
Cap 6
Personas

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MATRIZ DE VISTAS
Herramienta utilizada para definir con claridad los
elementos que se puede mostrar en una Herramienta de
visualizacin de indicadores en los distintos objetos
dentro del Modelo de Gestin
Apoya a la gestin de requerimientos de informes,
informacin y nivel de detalle que los usuarios desean
conocer por cada elemento

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MATRIZ DE VISTAS

Objeto/Tipo de Vista
BSC Corporativo
Tablero Comercial
Tablero de Riesgos
Tablero de Iniciativas
Mapa de Chile
Mapa Estratgico
Organigrama

Producto Cliente

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Regin

Local

Eje

Objetivo rea

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2) COMPONENTES BALANCED
SCORECARD (BSC)

-Mapa Estratgico
-Tablero de Indicadores (BSC)
- Iniciativas

Mapa Estratgico
Iniciativas
Estratgicas

Balanced Scorecard
Objetivos

Indicadores

Meta

..
.

Iniciativa
s

Responsabl
e

Objetivo 1

Indicador 1

Meta 1

..
.

In 1

Resp. 1

Objetivo 2

Indicador 2

Meta 2

..
.

In 1

Resp. 1

Objetivo 3

Indicador 3

Meta 3

..
.

In z

Resp 2

Iniciativa 1
Iniciativa N

Para cada Objetivo estratgico se define los


Indicadores clave que lo miden, las Metas
que marcan los hitos dentro del Plan y los
Responsables de evaluar su consecucin.

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El Mapa Estratgico define el


la arquitectura estratgica de
forma integrada. Est
compuesto por los Objetivos
estratgicos ordenados en
relaciones causa-efecto.

Las Iniciativas
estratgicas son
acciones y/o proyectos
que permiten alcanzar
los objetivos y metas
propuestos, ms all del
trabajo del da a da.

P. Recursos

P. Procesos internos

P. Cliente

P. Financiera

MAPA ESTRATGICO
+ Donaciones

+ Utilidad

+ Posicionamiento Marca
Corporativa

Lder de
Opinin

+ Beneficios
Comerciales

Asesora
Personalizada
Desarrollo de
Pdtos. y SS
Exclusivos

+ Fuentes
Investigacin

Networking
Externo
+
Satisfaccin

+ Integracin
de Servicios

Aumentar Nivel
de Investigacin
Interna

- Costos Fijos

Equipo
Competente

CRECIMIENTO
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Acuerdos
Media Partners
Disponibilidad
24/7

Compromiso de
Personal

SERVICIO

Networking
Interno

+ D y Mejoras
de BBDD

RELACIONAMIENTO

BALANCED SCORECARD (PARTE 1)


Mantener los Beneficios
Comerciales

N de Descuentos Exclusivos para


Socios

100% de los SS
Entregados

Gerente de planeacin y
desarrollo

Desarrollar Plan de Segmentacin de Precios

Aumentar Integracin de
Servicios

N de Servicios contratados

2 por ao

Coordinador de Servicios

Establecer Plan de Visitas Comerciales a Socios

Perspectiva
Ser Lder de Opinin
Cliente

N de Notas de Negocios en Medios


30 al ao
Especializados

Coordinadora de Difusin Establecer Plan de Contactos con Medios Especializados

Networking Externo

N de Nuevos Contactos Generados 5 al ao

Gerente de Planeacin y
Desarrollo

Explicitar interconexin entre los negocios de los socios

Aumentar nivel de
Satisfaccin

N de Socios en ao t / N de Socios
1
Renuevan Membresa t+1

Gerente de Planeacin y
Desarrollo

Desarrollar Plan de Visitas No-Comerciales a Socios

Aumentar Utilidad

Utilidad Neta

50%

Gerente de Planeacin y
Desarrollo

$ de Donaciones

20%

Gerente de Planeacin y
Desarrollo

Costos Fijos

2%

Gerente de Planeacin y
Desarrollo

Perspectiva
Aumentar Donaciones
Financiera

Mantener CF

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BALANCED SCORECARD (PARTE 2)


OBJETIVO

KPI

RESPONSABLE

Accesibilidad a 2
journals

N libros con acceso

Adquisicin de 2
Gerente de planeacin
Gestionar canje de libros con editoriales
nuevos libros al ao y desarrollo

Desarrollar y mejorar base


N de contactos
de datos existente

Coordinador de
investigacin

INICIATIVAS

N de journals con acceso


Aumentar fuentes de
investigacin

Perspectiva
de recursos

META

Aumentar nmero
Coordinador de
de contactos de 4500
difusin
a 5000

Gestionar con jefa de biblioteca FEN la compra de journals

Gestionar busqueda en google de potencioles clientes


Llamar a las empresas para confirmar datos obtenidos

Aumentar el compromiso
del recurso humano

Nde avisos por contingencias /


Gerente de planeacin Generar reuniones mensuales con capital humano para
Lograr ratio igual a 1
N de contigencias
y desarrollo
realizar retroalimentacin de su trabajo

Generar un equipo
competente

N tareas ejecutadas/ N tareas


Gerente de planeacin Otorgar capacitaciones a los trabajadores para fortalecer
Lograr ratio igual a 1
programadas
y desarrollo
sus debidilades, y lograr un profesional integral

Mantener valor de la marca Brand Asset Valuator (BAV)

Mantener lugar #21

Director ejecutivo

Implementar plan de gestin comunicacional

Desarrollo de Networking
N contactos en linkedin
interno

Aumentar de 150 a
Gerente de planeacin Generar plan de visitas de presentacin del centro
200 los contactos en
y desarrollo
industrial de marketing
la red social de

Generar disponibilidad
24/7

N correos respondidos / N de
Gerente de planeacin Obtener tecnologa que permita la conectividad las 24 hrs.
Lograr ratio igual a 1
correos recibidos
y desarrollo
Ejemplo: Iphone, Ipad

Desarrollar Foros de
Trabajo

N de Asistentesa cada Foro /


N de Asistentes Inscritos

Lograr ratio igual a 1

Gerente de Planeacin
Desarrollar Plan de Avisos a Inscritos a Foros
y desarrollo

N de desarrollos de servicios
exclusivos

Aumentar de 2 a 3
los proyectos de
desarrollo

Gerente de planeacin
Planificar proceso de desarrollo de investigacin aplicada
y desarrollo

Aumentar acuerdos con


Media Partners

N Acuerdos en Nicho de
Mercado Objetivo

Coordinador de
difusin

Aumentar Investigacin
Interna

N de Investigaciones
realizadas al ao

Gerente de planeacin
Implementar Plan de Investigacin aplicada
y desarrollo

Perspectiva
Desarrollar productos y
procesos
internos servicios

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Otorgar asesora
Soluciones
de Gestin de Alto
NImpacto
reuniones efectuadas
personalizada

Desarrollar Plan de Visitas a Media Partners

Efectuar 2 reuniones Gerente de planeacin


Implementar bloque de llamadas a clientes
por cliente
y desarrollo

MATRIZ INICIATIVA- PLAN DE ACCIN


Planes por eje (columnas)

Portal de venta on line


Revisin de precios insumos stock y
estructura lista de precios
Webpay y transferencias directas
Revisin del inventario inmovilizado y
determinacin de estrategias para su
liquidacin
Revisin de canales de distribucin
Definicin de cantidades mnimas de
ventas y precios asociados a ventas por
mayor
Crear rea marketing
Capacitacin tcnica a vendedores y
Unidad Tcnica
Capacitacin en modelo ciclo de
compras a ventas y Servicio tcnico

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1
1

1
1

1
1
1

Wokflow

Desarrollo
soporte
Anlisis y ycontrol
deTI
costos
Gestin de
proyectos y

Financiamiento y
capital de trabajo

Optimizacin logstica

Sistema presupuestario

Operaciones Eficientes

Anlisis de rotacin y
reposicin

Modelo de negocios
Insumos

Retail online

I+D

Retail Accesible

Relacin con cliente

Gestin de
representaciones

Procedimientos y
gestin de venta

Poltica de precios

venta cruzada

Iniciativas (filas)

Posicionamiento de
marca

Soluciones Integrales

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4 Documentacin de KPI
5 Intervencin de usuarios y uso del BSC
6 Gestin del cambio

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3) DESPLIEGUE
Procedimiento clave para la comunicacin, alineamiento y
operativizacin de la estrategia a lo largo y ancho de la
organizacin
Se puede realizar a travs de la creacin de un Mapa Estratgico
dentro de la unidad con su respectivo BSC, Generar slo el BSC
que considere los objetivos organizacionales transversales, o
simplemente un tablero de control con sus KPI esenciales propios
del proceso de dicha unidad
Decisiones en cada unidad
Se hace o NO se hace su Mapa? si hay mapa, hay BSC*
Si NO se hace Mapa: BSC* o simplemente un tablero especfico (SC)?
*Si se hace BSC, asegurar que tablero contenga perspectivas con objetivos de inputproceso-output, y el despliegue de objetivos organizacionales transversales (ej: cumplir
presupuestos, satisfaccin del cliente, clima laboral del rea, plan de capacitacin

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MODELO DE DESPLIEGUE

B
B

B
B
T

B
B
B

B
B

T
T

M
M

T
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T
T

B
B

B
B

B Slo BSC
T Simple Tablero de Comando
M Mapa Estratgico + BSC

TABLEROS DE COMANDO POR REA


BSC o Tablero especfico del rea (SC)
Puede contener objetivos especficos del rea
y objetivos globales del BSC Corporativo
Se ve plasmada la estrategia especfica del
rea y el cmo aporta a la estrategia
Corporativa
Muestra el objetivo de la unidad, y cmo se
conecta con el(los) objetivo(s) corporativo(s) o
del nivel superior
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TABLEROS DE COMANDO
A continuacin basado en el rea seleccionada, de Cadena de Suministros se
detalla una parte de su tablero de control
PERSPECTIVA DEL PROCESO INTERNO
Objetivo Corporativo
Reducir Capital de
Trabajo y Costos

Objetivo rea

Indicador

Disminuir Mermas en N Solicitudes de reposicin al rea de


bodega y en reas de abastecimiento central.
abastecimiento
Desviacin en la planificacin de
capacidad produccin.
Desviacin en plan de mantenimiento
por falta repuestos.
Desviacin en horas de trabajo por falta
de repuestos.

Meta

Iniciativa
Procesos de control en bodega, con
sistemas de revisin peridicos que
permitan asegurar la calidad de los
repuestos requeridos.

XX

Recolectar y gestionar la informacin


sistmica, que permita realizar controles
y fallas a los procesos de
almacenamiento

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

Objetivo Corporativo
Aumentar la Lealtad
de los clientes

Objetivo rea

Indicador

Aumentar satisfaccin % Canales satisfechos


de canales de
N de reclamos por parte de clientes
distribucin
por falta de repuestos
% entregas con errores

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Tasa de retencin de canales

Meta

Iniciativa
Sistema de control central de pedidos y
rutas

XX Call Center para recibir reclamos y


evaluar el grado de satisfaccin en
atencin y servicio

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3 Despliegue
4 Documentacin de KPI
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4) DOCUMENTACIN DE KPI
Orientado fundamentalmente a usuarios tcnicos y
Administrador del BSC
Apoya la implementacin
Procedimientos y registros para formalizar la estructura
y metadatos de los indicadores
Informacin clave centralizada en un documento, para
la gestin del conocimiento (evitar dependencia de un
analista que maneja el clculo del KPI, p. ej.)
3 Herramientas:
Ficha KPI
Flujograma de Datos
Matriz Nivel de Criticidad y Medicin de KPI

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FICHA KPI
Nombre KPI
Descripcin
Tableros Relacionados
Periodicidad KPI
Frmula
Perodo
Datos relacionados
Responsable desempeo
Observaciones

Nombre Dato
KPI relacionado
Fuente
Regla captura
Periodicidad Dato
Perodo
Responsable captura
Observaciones

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EJEMPLO FICHA KPI


Nombre KPI
Descripcin
Tableros Relacionados
Periodicidad KPI
Frmula
Perodo
Datos relacionados
Responsable desempeo

# reclamos por defectos produccin


Gerencia Operaciones
Mensual
# de reclamos recibidos a travs de atencin del cliente
Antes del da 5 de cada mes siguiente.
Reclamos por defectos en produccin
Gerencia Operaciones

Observaciones

Nombre Dato
KPI relacionado
Fuente
Regla captura

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Reclamos por defectos en produccin


# reclamos por defectos produccin
Redmine > Atencin a Clientes
En Redmine entrar al proyecto Atencin a Clientes, buscar con los
siguientes filtros:
Estado = todos
Agrupar por = Categora
Rango de fecha de creacin = del primer a ltimo da del mes medido.
En el resultado de la bsqueda, contar los reclamos de la categora
Producto.

Periodicidad Dato
dem Ficha Indicador
Perodo
dem Ficha Indicador
Responsable captura
Procesos y Consultora
Observaciones
Excluir: Reclamos repetidos o sobre un mismo defecto.

27

MODELO FLUJOGRAMA DE DATOS


BD Sistemas de la Empresa

Dashboard

Administrador BSC

Modelo de Gestin

Ejecucin
Fuentes

BD
Sistemas
Origen

Datos

Procedimiento
Captura

Nombre dato
Valores dato
Intranet
KPI rel
Comercial
Fuente
Contabilidad
Regla captura
Red Mine
Periodicidad
Planillas
dato
Otros
Perodo
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Soluciones de Gestin de
Impacto
- Alto
Observaciones

Tableros

KPI

Nombre KPI
Meta
Valor real KPI
Descripcin
Tableros rel
Frmula
Periodicidad KPI
Perodo
Datos rel
Resp desempeo
Observaciones

Informe de
Gestin segn
tipo Reunin

Modelo
BSC

Ficha KPI

Informes

Tablero
Nivel
rea
Eje
Perspectiva
Objetivo
Nombre KPI
Informes

Informe
Reunin
Periodicidad
informe
Perodo
Tableros

EJEMPLO FLUJOGRAMA DE DATOS

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MATRIZ NIVEL DE CRITICIDAD Y MEDICIN DE


KPI
Herramienta de diagnstico y anlisis de
estado de avance, utilizada para
determinar el estado actual de los
indicadores definidos en el BSC
Permite clasificar y priorizar los KPI a
medir, en funcin de beneficio (criticidad)
y esfuerzo (factibilidad de medicin)

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MATRIZ NIVEL DE CRITICIDAD Y MEDICIN DE


KPI

Indicador
% incidentes urgentes resueltos en ms de 3 das hbiles
% recordacin de marca
# nuevos clientes nacionales
# prospectos
# solicitudes internas con ms de 72 horas sin resolver
# reclamos por defectos produccin
# revisiones por direccin realizadas

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Medicin
Fcilmente medible
Difcilmente Medible
Medible
Medido
Medido
Medible
Fcilmente medible

Criticidad
Crtico
No Crtico
Crtico
Crtico
Crtico
Crtico
No Crtico

Forma de Clculo
Automtico
Manual
Automtico
Automtico
Automtico
Automtico
Manual

INFORME DE ESTADO DE INDICADORES (1)

Los
indicadores
crticos poseen
en su totalidad
fichas (100%)

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INFORME DE ESTADO DE INDICADORES (2)

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5) INTERVENCIN DE USUARIOS Y USO DEL


BSC
El objetivo es reflejar el rol de cada
usuario tanto en la obtencin, evaluacin y
anlisis de los KPI, como de las reuniones
y revisin de informes
Se asegura la puesta en marcha, al
declarar necesidad de intervenir de los
usuarios y revisar el desempeo de los
KPI, entre otras reuniones
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MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Herramienta utilizada para tener un
conocimiento
general
de
las
responsabilidades y perfiles de acceso de
los roles, cargos y/o personas respecto el
clculo, consolidacin y gestin del
desempeo de los tableros e indicadores
del BSC

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EJEMPLO MATRIZ DE RESPONSABILIDADES


Encargados
Cargos
Tablero

Gerente de
Finanzas
Angie Rojas

Gerente
Comercial
Aldo Caprile

Indicadores
Nuevos clientes nacionales
Nuevos clientes internacionales
Cumplimiento presupuesto ventas nacionales
Cumplimiento presupuesto ventas internacionales
Comercial Cumplimiento ventas nacionales por vendedor
Porcentaje Aceptacin propuestas
Liquidez
Liquidez cida
A&F
Saldo neto caja
Capital de trabajo
Rentabilidad sobre ventas
Indice de endeudamiento
Porcentaje de incidentes urgentes resueltos en ms de tres das
Corporativo Nmero de incidentes urgentes resueltos en ms de tres das
Costo real por hosting
Clientes satisfechos proyectos
Proyectos con esfuerzo mayor a 20%
Proyectos finalizados con atraso mayor a 20%

Vendedor
Vilma
Fernandez

Encargado de
Base de Datos
Jos Vera

Gerente de Control
de Gestin
Mabel Palavecino

Analista
Contable
Claudio
Rodriguez

Simbologa

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Nada
Solo ver
Interviene en Captura
Responsable de Captura
Responsable del Desempeo

MATRIZ REUNIONES DE REVISIN BSC


Registro Utilizado para coordinar a la
organizacin para la revisin y anlisis del
BSC
Se definen reuniones y/o eventos para
gestionar el Modelo de Gestin, y darle
vida

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MATRIZ REUNIONES DE REVISIN BSC

Reunin

Objetivo

Periodicidad Tablero/ Informes Invitados


Gerencia General
Revisar avance del Plan
Gerencia de Operaciones
Tablero
Gerencial
Estratgico, tomar acciones Trimestral
Gerencia Comercial
Corporativo
correctivas y/o preventivas
Gerencia de Recursos Humanos
Gerencia de Administracin y Finanzas
Revisar avance de la
Operacin de cada rea,
Gerencias de rea
Revisin
Tablero
contrastando planificado
Mensual
Jefaturas de reas
Operaciones
Operaciones
verdsus real de KPI,
Personas clave
procesos y proyectos

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METODOLOGA DE DISEO E IMPLEMENTACIN


DE BSC: AGENDA
0 Resumen Metodologa
1 Modelo de Gestin
2 Componentes BSC
3 Despliegue
4 Documentacin de KPI
5 Intervencin de usuarios y uso del BSC
6 Gestin del cambio

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6) GESTIN DEL CAMBIO


Lograr influir en las personas, abordando sus quiebres y
dificultades para el xito del proyecto
Agenda de cambio
Matriz de transformacin
Con todo esto, construir plan de implementacin,
definiendo si sta ser abrupta, piloto, paralela, gradual,
etc.

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GESTIN DEL CAMBIO: KOTTER

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EJEMPLO:
AGENDA DEL CAMBIO
HOY

MAANA

Reaccin al mercado

Gestin de la Estrategia

Definiciones intuitivas

Planificacin Estratgica

Evaluaciones subjetivas

BSC con KPI duros

Dependencia de nombres

Liderazgo descentralizado

Metas financieras

Metas de causa y efecto

Control presupuestario

Control de la Estrategia y su
implementacin

Gestin efectiva

Gestin Integral de Clase Mundial

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MATRIZ DE TRANSFORMACIN CULTURAL: UN EJEMPLO


Componente

Agregar

Mantener

Eliminar

Interfaz

Intranet (Web)
centralizada,
presentaciones uniformes

Informes al estilo del


analista

Uso de KPI

Cultura basada en evaluar y Orientacin a


mejorar en base a medicin resultados
de KPI, Fijacin de metas
objetivas

Juicios sin evidencia


objetiva

Procesamiento de KPI

BD centralizada en core
business (MKT, ventas,
operaciones) y proyectos,
Sw EPM

Planillas Excel
en KPIs
manuales o
simples

Planillas Excel
hipervinculadas,
fuentes no
confiables

Despliegue

Tableros por rea

Metas
colectivas

Planillas informales,
KPIs duplicados, KPI
compartidos entre
reas

Difusin

Plan de capacitacin y
comunicacin (induccin)

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