PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN DE FONDOS

ARCHIVISTICOS,
CLASIFICACION
Y
ORDENACION
DE
DOCUMENTOS, CUADRO DE CLASIFICACION
Los archivos
magdaleno).

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son

minas

de

oro

(Angeles

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Los

principios de la organizacin archivstica de los fondos documentales son el
respeto al origen y al orden natural de los documentos los cuales estn dados
por la oficina productora de los mismos. Principio de procedencia: principio
de procedencia se define como aquel segn el cual cada documento debe estar
situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe
mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y
carcter seriado de los documentos. Debe tenerse en cuenta tanto en la
organizacin de los documentos del archivo como en la ordenacin,
clasificacin y descripcin de los mismos. Aplicacin para el principio de
procedencia: Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los
documentos, Reconstruir la organizacin de la entidad productora, Precisar
funciones y actividades correspondientes a cada dependencia. Principio de
orden natural: Es el que hace relacin al orden que conservan los
documentos dentro de
cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el
expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las
actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un
asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia
especifica.
En consecuencia, debe respetase el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relacin causa efecto. LOS
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO: existen en todas las oficinas y
podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos
para servir de ayuda a la gestin administrativa. Esta documentacin nunca se
debe transferir al archivo intermedio, tampoco se debe confundir con
expedientes de archivos.
AGRUPACIN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS: la funcin del
archivo de gestin es un factor determinante en cualquier organismo para que
este funcione con criterios de calidad, eficacia y transparencia. Libros de
registro: El registro es un instrumento jurdico y su finalidad es conseguir un
sistema de control y de garanta externa e interna de los documentos que se
envan a otros rganos o particulares. Permite certificar la existencia de un
documento aunque no se haya conservado. Sin embargo, no es funcin del
registro controlar las entradas y salidas de todos los documentos de gestin,
(sin sello de registro) para aquellos documentos que no sean objetos de
registro: acuerdos, actas, certificados, diligencias, currculos, informes,
memorias,
notas
internas,
etc.
EXPEDIENTES;
Expedientes
administrativos: Se entiende por expediente administrativo una unidad
documental formada por un conjunto de documentos generado, orgnica y

funcionalmente, por sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto. La

estructura debe ser lgica, coherente y cronolgica, ordenndose los
documentos de acuerdo con el procedimiento o tramite seguido. Los criterios
deben ser uniformes y conocidos por todo el personal involucrado en dicha
tarea. Cada expediente debe est en una carpetilla en donde se anotaran los
datos: nombre de la oficina tramitadora, fecha de iniciacin y finalizacin,
resumen del asunto, numero de documentos, cdigo del cuadro de clasificacin
con la denominacin de la serie y signatura de instalacin. Evitar la extraccin
de documentos originales de los expedientes en tramitacin de solicitud a
terceros; en este caso se toma copia y se devuelve inmediatamente a su lugar.
Si es necesario extraer un documento original de su expediente, adems de
apuntarlo en un libro de control de prstamos, habr de quedar en su lugar de
testigos, haciendo costar el nombre de la persona que se responsabiliza del
mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar tal documento para
su posterior recuperacin. Los tipos de documentos que forman parte de un
expediente administrativo podrn ser; Documentos de decisin: Contiene
una declaracin de voluntad de un rgano administrativo sobre materias de su
competencia (resoluciones y acuerdos). Documentos de transmisin:
Comunica la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o
entidades (comunicaciones, notificaciones o publicaciones). Documentos de
constancia: Contiene una declaracin de un conocimiento de un rgano
administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos
(actas, certificados, certificaciones y acto presunto). Documentos de juicio:
Contiene una declaracin de un conocimiento de un rgano administrativo,
persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho o de
derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo (informes).
Documentos de los ciudadanos: El instrumento por el que los ciudadanos se
relacionan con la actividad de las administraciones pblicas (solicitudes,
denuncias, alegaciones y recursos). Ejemplos; expedientes de estudiantes,
expedientes de ayudas y becas, expedientes de proyectos de investigacin,
expedientes de ttulos, expedientes de tesis, expedientes de recursos
administrativos, expedientes de personal, expedientes de compra de material,
expedientes de contratacin de obras, expedientes de la reuniones de rganos
de gobierno de la universidad (claustro, junta de gobierno, consejo social,
juntas de centros, etc.), expedientes contables, etc. EXPEDIENTES
INFORMATIVOS: Constituyen un tipo de expedientes que se caracterizan por
no estar sujetos a un procedimiento administrativo, se forma a partir de
documentos originales de la institucin que han de ser conservados y
organizados en los archivos de gestin. Se pueden ordenar por orden
cronolgico o por grupos temticos de documentos, segn la complejidad y
extensin de los mismos. Se separan los documentos de la misma naturaleza
por subcarpetas; por ejemplo, correspondencia, facturas, informes, etc. Los
ejemplos de expedientes informativos son: expediente de inauguracin de los
diferentes cursos acadmicos, expedientes informativos de los cursos
organizados por la universidad, expedientes de prensa, etc. SERIES
DOCUMENTALES: Constituyen el segundo nivel de agrupacin de los
documentos de archivo de gestin y se forman a partir del conjunto ordenado

de los expedientes o unidades documentales que se producen de manera

continuada como resultado de una misma actividad o funcin. Cada serie debe
tener su correspondencia con el cuadro de clasificacin y se identifica con el
cdigo de correspondencia del cuadro de clasificacin y su denominacin
normalizada.
SISTEMAS DE CLASIFICACION Y ORDENACION DE DOCUMENTOS: La
clasificacin forma parte de una ciencia global, la taxonoma, definida por
Frederick Suppe como un sistema de categoras para clasificar cosas o signos
individuales partiendo de similitudes morfolgicas, funcionales o sociales. En el
mbito de la archivstica, el proceso es similar: debemos establecer criterios de
clasificacin que nos permitan reconstruir la estructura del fondo. Clasificar es,
segn el diccionario de terminologa archivstica (1995), el conjunto de
operaciones intelectuales efectuadas en el momento del tratamiento del fondo,
fundamentadas en el principio de respeto al fondo y en el principio del respeto
al orden primitivo, con la voluntad de reflejar la estructura administrativa del
organismo productor, o bien, si este no es posible, adaptadas al contenido
siguiendo criterios cronolgicos, geogrficos, alfabticos y temticos. Antonia
Heredia Herrera (1995), por su parte, insiste entre la diferencia de clasificar y
ordenar. Remarca que clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos
establecidos clases o grupos dentro de un archivo o los fondos de un archivo y
destaca su carcter de operacin fundamentalmente intelectual. En realidad,
podemos decir que la ordenacin archivstica es un complemento de la
clasificacin. La ordenacin es la operacin manual consistente en instalar
fsicamente los documentos en los estantes, cajas, carpetas, etc. Siguiendo un
criterio preestablecido. Ordenar es un expediente no es ms que colocarlo en
un orden alfabtico, sistemtico, cronolgico o numrico. Sistemas de
clasificacin orgnicos o similares: El hecho que los sistemas de
clasificacin orgnicos respetaran el orden natural de la institucin productora
y reflejaran, por lo tanto, su estructura original alimento la conviccin entre los
archiveros de que este resultaba el nico sistema valido de organizacin de
archivos y favoreci la consagracin de la clasificacin orgnica como uno de
los principios emblemticos de la archivstica clsica. Finalmente tambin es
posible utilizar un criterio organicofuncional, en el que las secciones se definen
mediante las funciones, y las subsecciones, mediante los rganos.
LOS CUADROS DE CLASIFICACION: Es el primer elemento de descripcin de
un archivo y el nico que permite una visualizacin conjunta de los fondos y las
relaciones jerrquicas entre los grupos, as como la de la institucin y actividad
que desarrolla. As mismo, es un elemento que permite planificar de manera
sistemtica todas las operaciones de tratamiento del archivo, desde la
transferencia y la evaluacin y eliminacin, hasta la realizacin de los
calendarios de conservacin. La norma ISO sobre gestin de documentos (ISO
15489-1:2001) lo define en los siguientes trminos: los cuadros de
clasificacin reflejan la actividad de la organizacin de la cual derivan y
normalmente estn basados en un anlisis de las actividades de la
organizacin. Los cuadros pueden usarse para una variedad de procesos de
gestin de los documentos. La codificacin: Consiste en la asignacin de

letras, nmeros o una combinacin de ambos a los distintos niveles de

clasificacin, precediendo a la denominacin de la serie. Su estructura puede
ser jerrquica o secuencial, es decir, que los componentes del cdigo
reproduzcan una escala jerrquica, la estructura del cuadro de clasificacin
(01, 01.A, 01.A01, a), o sea solamente secuenciales (100, 101, 102, 103).
El objetivo del cogido es identificar mediante una anotacin a nivel de
clasificacin de la serie, facilitar su diferenciacin de otras series y evidenciar
la jerarqua, adems de servir para sustituir a la denominacin a nivel de
clasificacin cuando se aplique el cuadro.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS: Los documentos
electrnicos no se almacenan como entidades fsicas recuperables, sino que se
ubican fragmentados, y no es posible restablecer la relacin existe entre ellos
si no se ha hecho previamente. Por eso es importante disear y complementar
metadatos en el momento de su creacin para vincularlos entre s, en su
secuencia, para agrupar todos bajo la categora correspondiente, desde el
expediente al fondo. La clasificacin funciona como un punto de acceso
autorizado, permite limitar el mbito de bsqueda entro de un fondo y asegura
la pertinencia de los recuperados.
LA ORDENACION FISICA: La ordenacin de un fondo no termina en la
clasificacin, sino que se complementa con la ordenacin de los distintos
elementos que los forman: documentos, expedientes, series, etc. Una vez un
documento recibido o producido por una unidad administrativa ha sido
clasificado, se hace el proceso de ordenarlo dentro de una carpeta
correspondiente as como la sealizacin de las carpetas de expedientes y
series documentales para facilitar su rpida localizacin. Segn el criterio que
utilicemos (fecha, numero, nombre, etc.) dar lugar a distintos puntos de
ordenacin. TIPOS DE ORDENACION; Ordenacin cronolgica: Se basa en
la fecha, el ao, mes y da. Por ejemplo; Expedientes de reuniones de consejo
de gobierno: ao, mes y da. Ordenacin alfabtica: toma como elemento
una palabra que nos servir para colocar los expedientes en el lugar que le
corresponda por orden alfabtico. Otros tipos de ordenaciones alfabticas:
Onomstica: Ordenacin que toma como referente principal el apellido de una
persona. Por ejemplo; Expedientes personales: nombres de personas fsicas.
Ordenacin geogrfica: Se refiere a una calle, un barrio o una ciudad. Por
ejemplo; l caso de la ordenacin por calles de las licencias de obras.
Ordenacin por materias: Recogen las palabras ms representativas del
contenido de un documento. Ordenacin numrica o correlativa:
Numeracin asignada a los documentos y a los expedientes en el inicio del
trmite. Por ejemplo; Documentacin contable: n de control del expediente,
correspondientes a un mismo ejercicio econmico. Ordenacin sistemtica:
Se ordena por medio de un cdigo de clasificacin preestablecido.
SEALIZACION DE LOS DOCUMENTOS; Sealizacin de carpetas: Los
expedientes de archivo se guardan en carpetas en las que se colocan datos
como el nombre del servicio y unidad, cogido de clasificacin y su
denominacin, aos, etc. Sealizacin de carpetas suspendidas:
Expedientes abiertos y los de consultas frecuentes en carpetas suspendidas.

Sealizacin de cajas de archivo indefinido: Los expedientes finalizados y

de consulta menos frecuente se guardan en cajas de cartn de archivo
definitivo hasta su transferencia al archivo intermedio, de acuerdo al calendario
de transferencias. En el lomo se coloca una etiqueta con datos como el nombre
del servicio y unidad, cdigo de clasificacin y su denominacin, aos, etc.

CONCLUSION: Las razones que motivan la produccin de documentos y la

necesidad de integrarlos (para su tratamiento archivstico en forma eficaz) a
otros procesos de la gestin de documentos, como la clasificacin, la
ordenacin, la descripcin y la valoracin documental, revelan la urgente
necesidad de que el archivista participe de manera directa en la produccin de
documentos, en forma coordinada con los administradores y en la bsqueda de
soluciones que tiendan a su regularizacin y normalizacin como proceso
archivstico. La participacin de los archivistas en el rediseo de los procesos
de gestin administrativa, la simplificacin y desregulacin de trmites, el uso
ordenado de tecnologas, la construccin formal de sistemas institucionales de
archivos en las organizaciones y la modificacin cultural respecto a la
importancia de los archivos como instrumento para el desempeo de la gestin
pblica, como constructor de su memoria histrica documental y como recurso
esencial de transparencia y rendicin de cuentas, podr favorecer una mejor
administracin de la informacin en las organizaciones. La introduccin de
tecnologa y el manejo de informacin electrnica y digital, as como la
diversidad de usos y usuarios de la informacin, que van desde investigadores
especializados hasta ciudadanos comunes, pasando por los propios
administradores pblicos que precisan de la informacin para el desempeo
cotidiano de sus actividades, ha supuesto el desarrollo de lenguajes, procesos,
mtodos, regulaciones y normas que faciliten el intercambio y la consulta de
informacin internacionalmente. Finalmente, es necesario recalcar la
importancia de establecer un plan de descripcin archivstica, como elemento
estratgico para propiciar institucionalmente el diseo, desarrollo, implantacin
y formalizacin de la descripcin, as como el uso y normalizacin de los
instrumentos descriptivos. La formacin de un grupo interdisciplinario con este
propsito, el levantamiento de informacin para reconocer el estado de la
cuestin en las instituciones, las acciones de capacitacin y asesora tcnica y
el desarrollo ordenado de sistemas y programas informticos contribuirn al
mejor desempeo de la funcin y sus instrumentos.