Procedimiento en Reuniones y Asambleas

PRESENTACIN
El presente documento recoge algunos conceptos de la escaza literatura sobre
procedimientos en reuniones y asambleas, y sintetiza fundamentalmente la experiencia
personal del autor respecto al protocolo que usualmente se aplica en estos eventos.
I. REUNIONES BREVES
Toda reunin por ms simple y poco importante que sea debe incluir:
1. Identificar los objetivos de la reunin.
2. Abordar los puntos del orden del da.
3. Resumir y revisar la asignacin de tareas.
II. ASAMBLEA
Asamblea Ordinaria: Es aquella que se convoca con periodicidad determinada, tiene
agenda provisional, que se ratifica o complementa al inicio de la asamblea.
Asamblea Extraordinaria: Es aquella que se convoca con carcter de urgencia, con
agenda definida.
Ejemplo de los pasos a seguir en una asamblea ordinaria:
1.- Mensajes.
2.- Instalacin del qurum legal.
3.- Aprobacin del orden del da.
4.- Solicitud aprobacin del acta de la sesin ordinaria.
5.- Seguimiento de acuerdos.
6.- Informe de Actividades del Presidente.
7.- Presentacin Plan de Trabajo.
8.- Asuntos Generales.
III. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE DECISIONES A NIVEL DE
ASAMBLEAS MAYORES (LEGISLATIVAS)
Mociones

1. Presentada.- Propongo que

2. Secundada.- Otro dice: Secundo la mocin.
3. Expuesta.- Por el Presidente o Secretario.
4. Debatida.- Por todos, dirigindose al Presidente con cortesa.
5. Enmendada.- Cambiar la formulacin.
6. Sometida a deliberacin.- Se presenta, se debate y se vota.
7. Replanteada.- La mocin se lee para asegurar que todos estn votando.
8. Votada.- El Presidente formula las siguientes interrogantes todos a favor?, en
contra?, abstenciones? Y cuenta los votos para cada una.
9. Declarada.- Se anuncian los resultados.
Tipos de enmiendas las mociones: Enmiendas de primera categora, las que se refieren
a las de la mocin. Y enmiendas de segunda categora, las que se dan a la primera
enmienda.
IV. ALGUNAS PREGUNTAS FUNDAMENTALES
Qu es el qurum?
Un qurum es el nmero mnimo de votantes admisibles que deben estar presentes en la
reunin especfica para el desarrollo de la reunin. Estos nmeros estn designados en
el estatuto de la organizacin. A veces es la mayora simple (la mitad del nmero total
de asamblestas ms uno) o mayora absoluta (dos tercios del total de miembros).
Quin preside la reunin?
Con frecuencia el presidente es la persona designada en los estatutos para presidir las
reuniones y asambleas. Algunos grupos asignan la presidencia a un antiguo presidente,
un moderador o un miembro diferente en cada reunin.
Qu es la agenda?
Es una lista de los asuntos que tienen que abordarse en una reunin. Ayuda a que una
reunin se mantenga enfocada y reduce la posibilidad de que se pase por alto o se
olviden los asuntos. Con frecuencia se utiliza el siguiente esquema:
1. Llamar al orden.
2. Aprobacin de la agenda.
3. Lectura y aprobacin de las actas de la ltima reunin.

4. Informe de los directivos: Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero.

5. Informes de comisiones.
6. Asuntos no concluidos o pospuestos.
7. Nuevos asuntos.
8. Suspensin.
Los invitados a una reunin deberan recibir con anticipacin una agenda provisional
unos das antes.
Cul debe ser el rol fundamental del presidente?

Conoce a los asistentes y los ayuda a participar.

Planea con anticipacin.

Se prepara para las reuniones.

Preside las reuniones.

Evala las reuniones.

Cmo ejercer mejor la toma de decisiones?

El siguiente proceso puede utilizarse para la toma de decisiones:

Definir el asunto.

Reunir toda la informacin pertinente al asunto.

Enumerar todas las posibles acciones o soluciones.

Elegir la mejor solucin posible.

Tomar la decisin.

Evaluar el resultado.

V. REGLAS PARA REUNIONES DE GRUPOS PEQUEOS

Los participantes en reuniones ms pequeas pueden acordar relajar el procedimiento
parlamentario. Un enfoque para asegurar que se lleve a cabo una toma de decisiones
eficaz en dicha reunin es elaborar la mocin y tomar decisiones a nivel de consensos.
Discusiones de Grupo:

A continuacin se presenta algunas tcnicas que el Presidente puede usar para apoyar y
fomentar la participacin y el debate.
- El presidente solicita opiniones: Puede sugerir que los comentarios son bien recibidos
por el grupo y pedir a personas especficas que intercambien sus opiniones.
- Una encuesta: Despus de una corta discusin el presidente pide que se alcen las
manos rpidamente para determinar el apoyo a las propuestas e ideas.
- Grupos: El debate por grupos pueden ser til en el proceso de toma de decisiones en
reuniones grandes y para generar ideas nuevas de los participantes.
- Tormenta de ideas: Puede generar muchas ideas espontneas. Las directrices para esta
tcnica son:
1. No criticar las ideas de otros mientras se realice.
2. Las ideas poco prcticas pueden provocar ideas prcticas.
3. Cuantas ms ideas ms posibilidades habr de que surjan ideas mejores.
4. Aprovechar las ideas de otros, mejorarlas o combinar varias ideas en una.
5. Elegir una persona para anotar las ideas en rotafolio.
6. Al final de la tormenta seleccionar de forma crtica la lista de ideas buscando cuatro o
cinco puntos constantes. Por ltimo convertir stas en opciones.
VI. MEDIAR EL CONFLICTO
Pueden surgir conflictos en las reuniones. Muchos consideran que el conflicto es
negativo, pero puede ser positivo si se conduce a la innovacin, cambio positivo o
acuerdo cuando se discute un asunto. El presidente tiene que intervenir para resolver un
conflicto en una reunin a fin de llegar a una decisin aceptable. A continuacin se
exponen los pasos para resolver un conflicto suscitado.
1. Reconocer un conflicto e identificar la cuestin que causa el desacuerdo.
2. Recopilar toda la informacin relativa al conflicto, intercambiarla y evaluarla.
3. Proponer posibles soluciones, incluyendo las consecuencias de las propuestas.
4. Encontrar una solucin aceptable mutuamente sin coaccin.
5. Llevar a cabo el acuerdo y evaluar su eficacia, participando todas las partes en la
evaluacin.
Si una reunin se torna muy conflictiva, tmese un breve descanso. Cuando se vuelva a
convocar la reunin, el presidente puede asumir la discusin hasta el punto de conflicto

o pedir que las partes opuestas reasuman sus respectivas posturas. Entonces, el
presidente puede llevar a que las partes negocien una solucin.
VII. LA INSTALACIN FSICA
La ubicacin fsica y sus alrededores son muy importantes para una reunin eficaz. Uso
de micrfono para reuniones grandes, ubicndolo en la parte central. Usar equipo
audiovisual para las presentaciones ayuda a una mejor comprensin de los mensajes.
Tener en cuenta los horarios, si los participantes proceden de lugares lejanos, etc.