Gestin Efectiva

del Tiempo

El Dilema de correr en crculos

Como no sabemos lo que es realmente importante todo
parece importante.
Como todo parece importante debemos hacer todo.
Como otros nos ven haciendo todo, esperan que hagamos
todo.
Pero hacerlo todo nos mantiene tan ocupados que no
tenemos tiempo de pensar en lo que es realmente
importante.

Annimo

Cmo podemos detectar qu es realmente importante?

Estamos en funcin del

RELOJ?

Estamos en funcin de
nuestros OBJETIVOS?

Distinguiendo lo URGENTE de lo IMPORTANTE

URGENTE

Una actividad que requiere

atencin inmediata (porque
Ud. lo siente o se lo piden).

IMPORTANTE

Una actividad que Usted

encuentra de valor y que
contribuye a su misin, sus
valores y sus prioridades.

La MATRIZ de la Administracin Del Tiempo

La MATRIZ de la Administracin Del Tiempo

IMPORTANTE - URGENTE
ACTIVIDADES
Problemas Apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
Siempre Apagando Incendios

RESULTADOS
Estrs
Agotamiento
Crisis

La MATRIZ de la Administracin Del Tiempo

IMPORTANTE NO URGENTE
ACTIVIDADES
Planificacin
Prevencin
Construccin de Relaciones

RESULTADOS
Perspectiva
Equilibrio
Disciplina

La MATRIZ de la Administracin Del Tiempo

NO IMPORTANTE - URGENTE
ACTIVIDADES
Llamadas telefnicas permanentes
Correos electrnicos
Reuniones no programadas

RESULTADOS
Concentracin en el corto plazo
Sensacin de estar fuera de control
Relaciones Sociales Fragiles

La MATRIZ de la Administracin Del Tiempo

NO IMPORTANTE NO URGENTE
ACTIVIDADES
Trabajo intenso en trivialidades
Exceso de Televisin
Exceso de Internet (facebook, whatsapp, etc)

RESULTADOS
Perdida de tiempo

Gestionando La MATRIZ de la Administracin Del Tiempo

Circulo de Influencia
vs.
Circulo de
Preocupacin

AUTOGESTIONANDONOS
Crculo de
Preocupacin

Crculo de
Influencia

Reactivo

Proactivo

AUTOGESTIONANDONOS
ESTIMULO

Libertad interior
RESPUESTA
de elegir

|
Autoconciencia

Voluntad independiente
Imaginacin

Conciencia Moral

LOS DONES HUMANOS

Autoconocimiento: capacidad de conocernos, identificar lo
que nos gusta y lo que no nos gusta, lo que preferimos y lo que
no preferimos.

Conciencia Moral: capacidad de identificar lo que

consideramos correcto e incorrecto, lo que est bien y lo que
est mal.

Imaginacin Creativa: capacidad y libertad de imaginar y/o

proyectar un futuro determinado.

Voluntad independiente: capacidad de actuar en relacin a

nuestro autoconocimiento, conciencia moral e imaginacin
creativa.

Pasando de lo URGENTE a lo IMPORTANTE

1) Enfocarse en lo IMPORTANTE
2) Equilibrar la atencin de los diferentes frentes
3) Planificar el tiempo de acuerdo a prioridades

Cmo ser ms productivos? Gestionando Efectivamente el Tiempo

Identificar Misin y Roles

Establecer Objetivos por Rol
Brjula semanal
Planificacin diaria

Gestin Efectiva del Tiempo

MISION
ROLES
OBJETIVOS
PLAN SEMANAL
PLAN DIARIO
EVALUAR

Ejercicio:

Mi Misin
Laboral

Ejemplo de Misin Laboral:

Conduzco mi vida laboral centrndome
alrededor de los principios de: excelencia,
persistencia, cooperacin y humildad. En mi
accionar tengo presente la regla de no hacer a
otros lo que no me gustara que me hagan,
reconozco mis fortalezas y las de otros, y
consistentemente trabajo para lograr un yo
mejor equilibrado, en beneficio propio y de
aquellos que me rodean.

Ejercicio:

Identificando mis
Roles

10

Identificando mis Roles

Estableciendo Objetivos
Al establecer OBJETIVOS por ROL seguir estos lineamientos:

Escribirlos
Asignarles una fecha de cumplimiento
Dividirlos en tareas administrables
Asignar fechas de vencimiento para las tareas
Comprometerse con su cumplimiento
Evaluar avances

11

Herramienta 1:

Matriz Objetivo

Estableciendo Objetivos

12

Para recordar
La eficacia no es cuestin de reloj sino de brjula
Si queremos que ocurra algo debemos asignarle un tiempo
Lo urgente nos lleva al estrs, lo importante a los objetivos
El estrs no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente.
No cuenta lo que trabajamos, sino lo que terminamos

Cmo uso mi tiempo?

El principio de Pareto
La regla del 80/20
Tiempo

Resultados

20%
80%
80%
20%

13

Ejercicio

Cmo aplico
PARETO en mi
vida laboral

14

Cmo uso mi tiempo?

La ley de Parkinson
"El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de
que se dispone para su realizacin

Cuando ms tiempo se tenga para hacer algo,

ms divagar la mente y ms problemas sern
planteados".

15

Procrastinacin

El arte de dejar las cosas para

Despus.

16

Procrastinar.
(Del latn procrastinare.)
1. tr. Diferir, aplazar.

Real Academia Espaola

Postergar, dejar para maana.

A todos nos ha afectado alguna vez y en algunas
personas se enquista torturndoles.
Cuando hablamos de Procrastinacin nos referimos al
hbito de evitar conscientemente aquellas tareas que se
perciben como desagradables o incmodas.

Que porcentaje de la gente lo

padece?

95%
17

Causas
Diferentes estudios sugieren una posible relacin entre la
procrastinacin y los trastornos de los siguientes
comportamientos :

Ansiedad.
Baja autoestima.
Perfeccionismo.
Aburrimiento y apata.

Otros factores tambin pueden ser asociados con la

procrastinacin como el miedo al fracaso o a la dificultad, el
miedo del xito, la falta de motivacin o dificultades de
concentracin, trabajo excesivo o agotamiento profesional.

Consecuencias

Estrs
Sentimiento de culpabilidad.
Prdida de productividad.
Juicio social relacionado a la evasin de sus
responsabilidades
(por ejemplo: en el trabajo).
Estigmatizacin: el trastorno puede ser
interpretado por su entorno como pereza.

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Estrategias para Vencer la

Procrastinacin

Descubramos cuando estamos procrastinando y

actuemos.
Decidamos qu y cuando hacer cada actividad en
el da.
Dividir el trabajo en partes.
No preocuparse por tener todo planeado,
comenzar y definir los detalles mientras se avanza
No esperar por las condiciones perfectas, las
condiciones perfectas nunca llegan, hagamos las
cosas ahora

Cmo uso mi tiempo?

Sndrome del Cerebro Sobrecargado

Muchas personas son vctimas del Sndrome del Cerebro
Sobrecargado durante largos perodos de tiempo. Ven todas sus
futuras obligaciones -tanto en casa como en el trabajo- como una
masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo grande y lo
pequeo estn mezclados, sin ningn orden ni coherencia.
Como resultado, el cerebro est totalmente ocupado procesando
multitud de pequeos detalles no relacionados entre s.
Es imposible distinguir lo importante de lo trivial.

19

Obstculos para organizar mi trabajo

Ladrones del Tiempo

En qu perdemos el tiempo

Interrupciones
Telfono
Email
Internet
Improvisacin
Reuniones improductivas
Burocracia
Errores de terceros

Combatiendo a los Ladrones de Tiempo

Aprender a decir NO asertivamente

Clarificar expectativas y verificar compromisos
Aprender a delegar
Evitar distracciones
Buen uso del email
Uso efectivo del telfono
Uso controlado de internet
Orden y organizacin

20

Combatiendo a los Ladrones de Tiempo

Puntualidad
Gestin efectiva de reuniones
Aprovechar los tiempos muertos
Evitar el perfeccionismo
Comprometerse con plazos

Planificando la Semana
Para realizar la planificacin semanal seguir 3 pasos:

Identificar los Roles a cubrir

Elegir las Prioridades o Rocas grandes por Rol
Asignar las Prioridades o Rocas a la Semana

21

Identificando las Piedras grandes

Cmo identificarlas?

Son proyectos claves

Son prioridades de la organizacin (misin, Jefe)
Estn vinculadas a objetivos del puesto y a valores

Herramienta 2:

La Brjula
Semanal

22

Brjula Semanal

Planificacin Semanal
Cmo hacerla?

Cundo?: antes de comenzar la semana (el Lunes a primera hora por ejemplo)
Dnde?: en un lugar tranquilo y sin distracciones
Cunto tiempo le dedico?: 20 minutos

23

Planificacin Semanal
BRUJULA SEMANAL
LO MS IMPORTANTE DE ESTA SEMANA

1.

Definir Rocas para la semana: que tareas, vinculadas con los

ROLES Y PRIORIDADES
Semana desde:

objetivos que me puse para cada Rol quiero abordar esta

hasta:

ROL:

semana.

Prioridad:

2.

Listado de Tareas: no es necesario hacerlo, pero si contamos con

un sistema de soporte, es conveniente (Ej.: Outlook)

ROL:
Prioridad:

3.

Asignar Rocas a la Semana: definir que da de la semana se

abordarn.

ROL:
Prioridad:

ROL:
Prioridad:

Planificacin Diaria
Cundo hacerla?

Cundo?: antes de comenzar el da o la tarde del anterior

Dnde?: en un lugar tranquilo
Cunto tiempo le dedico?: 5 a 10 minutos

24

Planificacin Diaria
Cmo hacerla?

Verificar: las rocas tareas y

compromisos del da.

Armar: una lista realista de

actividades

Priorizar: asignar prioridades a la lista

de tareas (ABC, 123)

Establecer: un horario para cada

tarea.

Herramienta 3:

Planificacin
Diaria

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Planificacin Diaria
Lista priorizada de tareas
Prioridad

Tarea

Horario especifico para cada tarea

Hora
Desde-Hasta

Tarea

07:00 - 07:30
07:30 - 08:00
08:00 - 08:30
08:30 - 09:00
09:00 - 09:30
09:30 - 10:00
10:00 - 10:30
10:30 - 11:00
11:00 - 11:30
11:30 - 12:00
12:00 - 12:30
12:30 - 13:00

Evaluacin

Cundo?: al finalizar la semana o antes de comenzar la siguiente

Dnde?: en un lugar tranquilo y sin distracciones
Cunto tiempo le dedico?: 5 minutos

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Evaluacin

Cumpl con mis rocas?

Qu tareas quedaron afuera?
Qu cosas me impidieron lograrlo?
Qu aprend esta semana?
Qu compromisos voy a asumir
conmigo para la prxima semana?

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Conclusiones

Matriz del tiempo: Foco en lo Importante

Buscando ser Proactivos trabajando en nuestro crculo de
influencia.

Estableciendo una MISION LABORAL basada en Valores.

Definir nuestros ROLES dentro de nuestro puesto.
Establecer OBJETIVOS para cada rol.
Planificar nuestra semana a partir de nuestras Piedras Grandes
Establecer un listado diario de tareas en funcin de las Piedras
Grandes

Fijar horarios para cada tarea basado en prioridades

Evaluar

Muchas Gracias!
Eduardo Isa
Coach Ontolgico
zeduardoisa@gmail.com

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