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Problema 1: Gestin de Almacenes Centro de Distribucin de artculos de limpieza

Rolando estaba muy preocupado porque su Jefe le acababa de llamar severamente la


atencin por el error en un despacho para un cliente, quien result ser amigo del dueo de
la empresa. Rolando no saba que ese cliente se quejara por un error, tan insignificante (a
su modo de ver) como el de entregarle un producto en lugar de otro que pidi, ya que esas
cosas sucedan a menudo en las entregas y adems siempre se arreglaban luego de los
reclamos que l mismo atenda. Adems era un pedido muy chico qu tanto escndalo por
ello?, se preguntaba... por qu no le llam el cliente a l mismo? qu necesidad de hablar
directamente con el dueo?...
Rolando era Jefe de Almacn de Productos Terminados de una empresa que fabricaba
artculos de limpieza (jabones, detergentes, limpiavidrios, pulidores, saca grasas, ceras,
etc.) y que se encargaba del control del inventario y de la gestin de despacho.
Para la distribucin a clientes contaba con una flota de 6 camiones (contratados) que
despachaban diariamente a 10 clientes cada uno (en promedio) en las principales zonas de
entrega de Lima Metropolitana. Los clientes no eran consumidores finales, sino mayoristas,
bodegas y puestos de mercados. La venta era a travs de pre-venta (vendedor que toma
pedidos del cliente y despus se despacha). Las condiciones de venta eran principalmente
al crdito.
A Rolando le pareca injusta la llamada de atencin, ya que l trabajaba largas jornadas
todos los das (12 horas en promedio) y se preocupaba por despachar todos los pedidos que
haba en el sistema. Para ello tambin les peda a los transportistas esfuerzos
extraordinarios para que realicen varios viajes al da, ya que lamentablemente los pedidos
se iban registrando a lo largo del da en el sistema, y aunque todos deberan registrarse con
fecha del da siguiente, algunos vendedores le manifestaban que por el buen servicio al
cliente haba que despachar el mismo da, ya que eran pedidos urgentes. Los pedidos
urgentes eran el 50% de los despachos del da, es decir que el 50% de la carga de trabajo se
generaba de hoy para hoy y por ello tena que prepararse despus del medioda. Estos
pedidos urgentes eran los causantes de que Rolando y su equipo (2 empleados y 16 obreros)
se quedaran todos los das hasta las 07:30 pm, ya que adems de despachar en los camiones
haba que esperar a que regresen para saber si las entregas se hicieron al 100% o tuvieron
rechazos de clientes por errores de despachos. Los errores de todos los das se corregan
siempre al da siguiente en el prximo despacho.
Para cubrir los despachos fuera de horario, Rolando tena que firmar autorizaciones para el
pago de horas extras fijas todos los das, las cuales les costaba a la empresa un 25% ms del
costo de la hora normal (el clculo de la hora normal resulta de dividir el sueldo del
empleado entre 8 horas diarias y entre 30 das al mes) En el caso de los empleados que no
reciban pagos por horas adicionales, todos saban que jams podan disponer de sus horas
despus de la hora de salida de la empresa. El horario terico del almacn era de lunes a
viernes de 07:30 am a 05:30 pm, con una hora de refrigerio.
Rolando se iba a su casa recin a las 08:30 pm, despus de la salida de todos, para cerrar la
puerta del almacn con candado y asegurar que nadie ingrese al almacn. Adicionalmente
iba los sbados (medioda) para tomar l mismo el inventario (ya que no confiaba en nadie)
y rastrear las diferencias de inventario para buscar su origen. Esta actividad la haca solo
todos los sbados sin falta. Pero an con este control de los 80 artculos que manejaba haba
30 en promedio que tenan diferencias. Su Jefe ya le haba pedido que mejore la exactitud
de inventarios pero l estaba seguro que no era hurto, porque vigilaba muy bien a su gente

dado que no confa en nadie, as que estaba casi seguro que las diferencias eran
originadas siempre por errores de despachos a clientes.
El almacn de productos terminados, tena un rea de 1,200 m2. Los productos se
almacenaban en paletas estndares a razn de 60 cajas por paleta, lo cual consideraba el
peso y altura mxima de cada carga paletizada. El sistema de almacenaje era de apilamiento
en bloque de 2 niveles que se lograba con la operacin de 4 montacargas. Los pasillos
ocupaban el 50% del rea techada del local y la separacin entre paletas era de 5 cm. Para
Rolando el almacn estaba con las justas de espacio, sobre todo hacia la tercera semana
del mes. El local era propio y tena ms de 30 aos y los montacargas tenan 10 aos de
antigedad. Debido a la antigedad de las instalaciones y los equipos, stos estaban
completamente depreciados y tenan un valor contable de cero. Su Jefe le haba comentado
que por el momento los dueos no estaban interesados en invertir en mejoras en
equipamiento y menos en una ampliacin.
El rea de Planeamiento haba definido un inventario de seguridad de 10 das de venta (en
base a una venta promedio diaria de 4,800 cajas), siendo el inventario promedio diario
diferente entre cada una de las semanas, debido a la concentracin de las ventas hacia la
ltima semana, tal como indica el siguiente cuadro.

1era semana
2da semana
3era semana
4ta semana

Produccin
(cajas)
24,000
24,000
24,000
33,600

Ventas
(cajas)
5,280
15,360
23,040
61,920

Por poltica de la empresa el inventario al inicio de cada mes era igual al stock de
seguridad.
Rolando perciba un sueldo de 5,000 soles al mes, cada uno de sus empleados 3,500 soles al
mes y cada uno de sus obreros 1200 soles al mes (horario normal). El costo empresa de
cada empleado y obrero se calcula aadiendo un 57% de costos adicionales (este 57%
adicional tambin se aade sobre el costo de las horas extras). Rolando y sus dos empleados
eran considerados personal de confianza, por tanto no estaban sujetos al pago de horas
extras por poltica de la empresa.
Los costos de seguros e impuestos municipales ascendan en su conjunto a 2,000 NS. /mes.
Los gastos de mantenimiento de los montacargas ascendan a 8% (al ao) del valor de su
inversin (que ascendi a US$ 80,000, todos los montacargas) y el mantenimiento de las
instalaciones del almacn ascendan a NS/. 2,000 al mes.
El costo del inventario era de NS/. 60 por caja y el costo del capital de la empresa eran de
15% al ao. Asimismo, los daos producidos a las mercancas por mala manipulacin de las
mismas ascendan a NS/. 3,000 al mes, y el costo anual del seguro de la mercadera
ascendan a 2% del valor del inventario promedio.
La empresa usaba el SAP R3 como ERP para todas las transacciones de la empresa. El
costo del software fue de US$ 150,000 a depreciarse en 5 aos, a logstica le corresponda
solo el 30% de este costo. Adicionalmente se pagaba 2,500 US$ anuales por cada una de las
tres licencias que tena logstica (Rolando y sus dos supervisores).

Ahora se dispona a programar el despacho del reclamo del cliente, amigo del dueo,
mientras pensaba que no haba podido terminar el informe de costos de almacenaje que le
pidi su Jefe para esta maana. Su jefe quera saber por qu los costos del almacn estaban
en aumento. Pero Cmo lo iba a poder terminar si no le quedaba tiempo para nada?
Tambin tomaba en cuenta que uno de sus obreros no haba venido a trabajar por segundo
da. Recordaba que ayer se report enfermo y dado que era el ltimo da del mes, esta
ausencia de verdad que se notaba... No recordaba de qu estaba enfermo ni su nombre, pero
s su cara... pensaba que como tuviera un poco de tiempo se preocupara por conocer mejor
a su personal.
Rolando pens, por primera vez desde que ingres a la empresa, que luego de 11 meses no
consegua el reconocimiento de su Jefe por su sacrificado trabajo y entrega a la empresa, lo
que cual le llev a sacrificar su vida personal, ya que pasaba muy poco tiempo con su
esposa e hijo quienes le reclamaban su ausencia.
Finalmente, considerando que slo faltaba un mes para su evaluacin de desempeo, se
preguntaba si tanto sacrificio realmente haba valido la pena.
Considerar el tipo de cambio actual
PREGUNTAS
I. GESTION DE ALMACENES
1. Elabore un informe con las principales fuentes de costos del almacn.
2. Calcule la capacidad del almacn en cajas y pallets
3. Qu opina usted de la gestin de almacenes de Rolando?
4. Cul es la exactitud de los inventarios en el almacn?