Aclaraciones

sobre costes
Acciones formativas
programadas por
las empresas
Septiembre 2015

ndice
1. Introduccin....................................................................................................................................................... 1
2. Conceptos y criterios de imputacin ...................................................................................................... 2
2.1. Costes directos ....................................................................................................................................... 2
2.2. Costes indirectos (costes asociados en la Orden TAS/2307/2007).................................. 4
2.3. Costes de organizacin (costes de organizacin en la Orden TAS/2307/2007) 4
2.4. Costes de personal................................................................................................................................ 5
3. Soportes justificativos .................................................................................................................................. 6
3.1. Requisitos formales................................................................................................................................ 6
3.2. Requisitos de contenido...................................................................................................................... 9

1. Introduccin
El presente documento se desarrolla con la finalidad de orientar a las empresas en la justificacin de los gastos de la formacin programada por las mismas (Ley 30/2015).
Es necesario remitir la documentacin de justificacin de costes a la Fundacin Estatal
para la Formacin en el Empleo?
La documentacin acreditativa de los costes debe quedar en poder de la empresa y, nicamente, ponerse a disposicin de los rganos de control competentes cuando as sea requerido. En concreto, se contempla la posibilidad de comprobar la documentacin justificativa
de los costes de formacin, su contabilizacin y pago.
Qu tipo de obligaciones debe cumplir la empresa bonificada?
Las establecidas en la Ley 30/2015 y las que permanecen en vigor de la Orden
TAS/2307/2007, entre otras:
Identificar en cuenta separada o epgrafe denominado Formacin profesional para
el empleo en su contabilidad todos los gastos de la formacin y la bonificacin aplicada.
Asegurar el seguimiento, control y evaluacin de la formacin.
Custodiar la documentacin del control de asistencia diaria de los participantes. Si la
gestin de la formacin se ha contratado, se recomienda que la empresa bonificada
conserve copia de dicho control.
Garantizar la gratuidad de la formacin a los participantes.
Hallarse al corriente en sus obligaciones frente a la Agencia Tributaria y la Seguridad
Social.
La documentacin justificativa de la formacin programada debe mantenerse a disposicin de los rganos de control competentes, durante un perodo mnimo de 4
aos. Si suspendiera su actividad, debe remitir copia de dicha documentacin a la
Administracin pblica competente.
La empresa responder solidariamente de la devolucin de las cantidades indebidamente obtenidas, junto con las entidades que asuman la organizacin y/o impartan
la formacin programada.
Es necesario el pago de los costes para poder aplicar la bonificacin?
Dicho pago debe efectuarse antes del ltimo da hbil de presentacin del recibo de
liquidacin de cotizaciones del mes de diciembre del ejercicio.

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2. Conceptos y criterios de imputacin

Cmo divido un gasto entre varios grupos de una misma accin formativa?
Se efectuar en funcin de las horas de formacin de cada grupo (el nmero de
horas de formacin se obtiene multiplicando el nmero de horas de duracin de la
formacin por el nmero de participantes del grupo).
2.1. Costes directos
Qu tipo de gastos puedo bonificarme en concepto de costes directos?
Formadores. Costes de personal (propio o externo) en labores de imparticin, preparacin de clases, tutoras, evaluacin y seguimiento de alumnos.
Medios didcticos. Amortizacin, alquiler y arrendamiento financiero de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas utilizadas en la formacin.
Material didctico. Costes de personal propio en labores de elaboracin y adquisicin
de material didctico y bienes consumibles utilizados en el desarrollo de la formacin
(incluido el material de proteccin y seguridad).
Aulas. Amortizacin, alquiler y arrendamiento financiero de aulas y talleres utilizados
en el desarrollo de la formacin.
Seguro de accidente. Coste del seguro de accidente de participantes por su participacin en la formacin bonificada.
Transporte, manutencin y alojamiento. Gastos, nicamente, de participantes y formadores (los relativos al personal de apoyo interno, se deben imputar como coste indirecto).
Existe algn tipo de lmite en la imputacin de costes directos?
No sern admisibles bienes, productos, materiales o servicios que no resulten estrictamente necesarios para la imparticin de la formacin.

Formadores
Cmo calculo el coste/hora del personal que participa en el desarrollo de la formacin?
El coste/hora del personal propio se obtiene dividiendo el coste anual del trabajador,
por el nmero anual de horas trabajadas (determinado por Convenio o contrato laboral).
Coste anual del trabajador(*): Salario bruto anual (incluida prorrata de pagas extras)+ Seguridad Social a cargo de la empresa bonificada+ Aportacin planes de
pensiones + Dietas y locomocin + Complementos.
(*)nicamente se admitirn conceptos de renta irregular si figuran en las nminas del
perodo en el que se ha produce el gasto.
Es admisible el coste de ms de un formador por grupo?
Ser admisible siempre que se justifique su necesidad.

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Existe algn lmite en el nmero de horas que puedo imputar en concepto de imparticin,
preparacin de clases, tutoras, evaluacin y seguimiento de alumnos, o preparacin de los
medios didcticos?
Las horas imputadas debern encontrarse justificadas en funcin de la duracin y
contenido de la actividad bonificada.

Medios didcticos
Es admisible la amortizacin de cualquier tipo de equipo utilizado en la formacin?
Ser admisible la amortizacin de aplicaciones informticas, maquinaria, utillaje,
mobiliario y enseres, equipos para procesos de informacin, elementos de transporte, edificios y construcciones y, como regla general, se admitir la amortizacin de
licencias de aplicaciones informticas necesarias para la formacin.
Qu debo tener en cuenta para calcular la amortizacin de los medios didcticos utilizados
en la formacin?
El clculo del coste debe realizarse teniendo en cuenta el nmero de horas de formacin respecto al nmero de horas anuales de trabajo, y deber ajustarse al porcentaje recogido en las tablas oficiales de coeficientes mximos establecidos en el
Impuesto de Sociedades.
Si el alquiler del equipo didctico se establece por un perodo superior al de formacin, es
admisible el coste?
El coste imputable ser el correspondiente al perodo de alquiler en el que se imparte
la formacin.
En caso de arrendamiento financiero, qu debo tener en cuenta para calcular el coste del equipo?
El coste imputado no podr incluir gastos bancarios, ni impuestos, ni superar el valor
comercial neto del bien arrendado (igualmente aplicable para aulas y talleres).

Material didctico
Existe algn lmite en el nmero de horas que puedo imputar en concepto de elaboracin
de material didctico?
El nmero de horas admisibles deber guardar relacin con el nmero de horas de
formacin.
Puedo imputar como coste directo el gasto relativo a medios de comunicacin?
Ser admisible el coste de los medios de comunicacin utilizados entre formadores y
participantes en caso de teleformacin.

Aulas
Qu debo tener en cuenta para calcular el coste del aula que se ha utilizado en la formacin y que pertenece a la entidad bonificada?
El coste deber ajustarse al porcentaje recogido en las tablas oficiales de coeficientes mximos de amortizacin establecidos en el Impuesto de Sociedades.
La amortizacin se determinar en funcin del nmero de horas de formacin respecto al nmero de horas anuales de trabajo (establecidas en Convenio). El coste relativo a inmuebles se ajustar a los m2 utilizados y al nmero de horas de formacin.

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Si alquilo el aula para todo el desarrollo de la formacin, el importe se considera coste

directo?
El coste directo ser el correspondiente al perodo de alquiler en el que se imparte la
formacin.

Seguro de accidente
Si el seguro de accidente lo he contratado por la totalidad de la formacin, cmo debo
aplicar el coste?
El coste debe ajustarse en funcin del nmero de participantes bonificados y el perodo de formacin de cada accin/grupo bonificado.

Transporte, alojamiento y manutencin

Existe algn lmite en la imputacin de gastos de transporte, alojamiento y manutencin?
En la imputacin de estos gastos se aplicarn los lmites fijados en el Real Decreto
439/2007 de 30 de marzo, sin perjuicio de lo establecido en la legislacin foral.
2.2. Costes indirectos (costes asociados en la Orden TAS/2307/2007)
Cmo calculo los gastos indirectos que corresponden a un grupo/accin formativa?,
cmo acredito la imputacin?
El coste del grupo formativo se determinar teniendo en cuenta la actividad formativa respecto a la actividad general de la empresa. Para acreditar el coste, se debe
realizar un informe con el clculo por cada concepto de coste imputado.
Existe algn lmite en la imputacin de los gastos indirectos?
A efectos de bonificacin, la suma de los costes indirectos no podr superar el 10% de
la actividad formativa realizada y justificada.
2.3. Costes de organizacin (costes de organizacin en la Orden TAS/2307/2007)
Es posible bonificar costes facturados en concepto de organizacin de la formacin?
Ser admisible el coste si la entidad bonificada encomienda la organizacin de la
formacin a una empresa externa.
En este caso, la factura de los servicios debe desglosar, al menos, los costes directos
y de organizacin.
Existe algn lmite en la imputacin de los gastos de organizacin?
A efectos de bonificacin, estos costes no podrn superar el 10% del coste de la actividad formativa (limitado, a su vez, por el 10% del coste admitido segn mdulo
econmico). Con excepcin de las empresas de 5 a 9 trabajadores que no podrn
superar el 15%, y las empresas hasta 5 trabajadores, que no podrn superar el 20%.

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2.4. Costes de personal

Qu son los costes de personal?, es posible bonificar estos costes?
Los costes de personal son costes salariales de los trabajadores que reciben formacin en jornada laboral (horas en las que realmente los trabajadores participan en
la formacin).
Este tipo de costes no son bonificables, pero se computarn a efectos del clculo del
porcentaje mnimo de cofinanciacin que, sobre el coste total de formacin se exige.
Del mismo modo, la diferencia entre el coste total de la formacin y la bonificacin
aplicada, constituir aportacin privada.
Cmo calculo el coste de personal y cmo lo acredito?
Como regla general, el coste se hallar con base a la masa salarial de la empresa.
Para su acreditacin, ser necesario conservar copia de los recibos de liquidacin de
cotizaciones del ao anterior o certificacin de haberes, y clculo realizado respecto
a los trabajadores formados.

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3. Soportes justificativos
A continuacin se plantean cuestiones relacionadas con los requisitos formales y de contenido que deben cumplir los soportes justificativos (tanto a efectos de bonificacin como de
cofinanciacin privada):
3.1. Requisitos formales de los soportes justificativos
Qu requisitos formales deben cumplir los documentos acreditativos del coste del plan de
formacin?

Factura
Nmero, y en su caso, serie.
Fecha de emisin.
Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa, nmero de identificacin
fiscal y domicilio social, tanto del emisor como del destinatario de las operaciones.
Descripcin de las operaciones, se detallarn los datos necesarios para la determinacin de la base imponible.
El tipo impositivo aplicado y el importe tributario correspondiente, deber especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las
operaciones que se documenten en una misma factura. Como regla general, no es
admisible la imputacin del IVA como coste, excepto para las entidades exentas o no
sujetas al impuesto.
Fecha de realizacin de la operacin o de recepcin del pago anticipado (obligatorio
emitir factura por este concepto), siempre que sea distinta a la de emisin de la factura
En las copias de las facturas, se indicar su condicin de copia.
Factura simplificada. Contendr, al menos, los datos y requisitos enumerados en el artculo
7 del Real Decreto 1619/2012.

Recib
Identificacin de emisor y receptor y, al menos, CIF del receptor.
Firma del receptor.
Fecha.
Concepto detallado de la prestacin.
Nota de cargo. Las notas de cargo deben acompaarse y conservarse con los documentos
justificativos que soportan el gasto y/o su imputacin.
Nmero y, en su caso, serie.
Nombre y apellidos o denominacin social completa, nmero de identificacin fiscal y
domicilio, tanto del emisor como del receptor del documento.
Lugar y fecha de emisin.
Concepto detallado de la prestacin.

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Hoja de autoliquidacin. Datos identificativos de la empresa y del receptor del importe, as

como la firma del receptor del importe.
Personal interno. El coste de personal interno podr ser acreditado mediante alguno de los
siguientes documentos:
Certificado de retencin de IRPF firmado por el representante legal de la Empresa
Bonificada o Entidad Organizadora.
Modelo 190 o declaracin anual de IRPF presentado ante la Hacienda Pblica.
Justificantes retributivos (nminas).
Certificado de haberes individual con los siguientes requisitos: firma original del representante legal, apellidos, nombre y NIF del trabajador, retribucin bruta anual y
seguridad social a cargo de la empresa.
Si se trata de personal contratado para la formacin: copia de las nminas y del contrato del trabajador en el que se detalle su duracin, horas trabajadas, y actividad
para la que se contrata.
Si se trata de trabajadores con contrato mercantil: copia del contrato en el que figure
duracin, actividad contratada y horas a trabajar, y recib o factura correspondiente.
Es la factura electrnica documento acreditativo vlido?
El soporte justificativo podr emitirse por cualquier medio, siempre que permita la
constatacin de su fecha de emisin, su consignacin en el libro registro de facturas
expedidas, y su conservacin.
Qu debo hacer si el documento emitido por el proveedor no cumple alguno de los requisitos formales de contenido?
En este caso, el proveedor deber emitir documento rectificativo.

Factura
El proveedor del servicio no se encuentra obligado a emitir factura, qu documento puede
acreditar la operacin?
Se podrn acreditar las operaciones mediante los medios de prueba admitidos en
derecho, siempre que conste la identidad de ambas partes (al menos, razn social
y CIF), naturaleza de la operacin, precio, condiciones y fecha de realizacin. A este
respecto, y en funcin del destinatario de la operacin:
 Si es empresario, ste debe emitir autofactura (factura comercial que genera y
enva el cliente a su proveedor), que deber estar firmada por el prestador del
servicio e incluir los datos que se exigen a una factura.
 Si no es empresario, mediante los medios de prueba admitidos en derecho.

Factura simplificada
En qu casos la factura simplificada puede sustituir a la factura como documento acreditativo del coste imputado?
La factura puede ser sustituida por factura simplificada y copia de sta cuando el
importe no exceda de 400 euros, IVA incluido o deba expedirse factura rectificativa
(art. 4.1. del Real Decreto 1619/2012).

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Recib
En qu casos el recib se admite como soporte justificativo del coste imputado?
Los recibs debern ser emitidos por personas fsicas y, nicamente, se admitirn
cuando el servicio prestado no sea habitual ni continuado en el tiempo.

Nota de cargo
En qu supuestos se admite la nota de cargo como documento acreditativo del coste imputado?
Las notas de cargo sern admisibles cuando la formacin se realice de forma descentralizada mediante entidades vinculadas que no se facturen entre s.
Asimismo, sern admisibles cuando la entidad emisora de la nota y la empresa bonificada se consideren grupo de empresa.

Hoja de autoliquidacin
Qu tipo de costes puedo acreditar con hojas de autoliquidacin?
El coste de desplazamiento, manutencin y alojamiento de formadores o participantes (costes directos) y personal interno dedicado a la organizacin del plan de formacin (costes indirectos).
Es necesario conservar la documentacin que justifica el gasto imputado a travs de la
hoja de autoliquidacin?
La documentacin deber encontrarse a disposicin de los rganos de control en
caso de requerimiento.

Pliza de seguro
Qu documento justifica el coste en concepto de seguro de accidente de los participantes?
El coste se podr acreditar mediante la pliza del seguro y los recibos de pago correspondiente.

Operacin de leasing o arrendamiento financiero

Qu soporte justificativo acredita correctamente una operacin de leasing?
El coste se acreditar mediante el contrato de leasing, incluido su cuadro de amortizacin y los recibos de pago.

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3.2. Requisitos de contenido

Costes directos
Qu informacin debe detallar el documento acreditativo de los costes de imparticin?
Formadores externos: Denominacin de la accin formativa, nmero de accin y grupo, descripcin del servicio prestado, fechas de inicio y finalizacin de cada grupo
bonificado, nmero de horas facturadas y nmero de participantes por grupo.
Medios didcticos, material didctico y bienes consumibles: detalle del material y nmero de elementos adquiridos.
Si el servicio prestado, incluye la preparacin y/o elaboracin de material didctico,
debern detallarse las tareas concretas realizadas, las fechas de realizacin del servicio y el nmero de ejemplares facturados.
Si se trata de teleformacin, el documento deber desglosar cada uno de los conceptos incluidos en el servicio prestado a travs de la plataforma virtual, junto con
memoria/contrato de la misma.
Alquiler o arrendamiento financiero de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas: descripcin del servicio prestado, nmero de elementos y perodo de alquiler
facturado.
Alquiler o arrendamiento financiero de las aulas, talleres y dems superficies: descripcin del servicio prestado, perodo de alquiler y domicilio del inmueble.
Seguros de accidente: tipo de seguro, perodo de cobertura y nmero de participantes asegurados.
Transporte, manutencin y alojamiento de participantes y formadores: detalle suficiente para vincular el gasto imputado con la formacin programada. Se debe adjuntar relacin nominal de los participantes cuyo gasto se imputa.
Amortizacin de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas: se deber acreditar
la adquisicin del elemento, y adjuntar detalle del clculo realizado o apunte contable.
En el caso de aulas o talleres, ser posible acreditar su adquisicin con el correspondiente apunte contable.

Costes indirectos
Qu informacin debe detallar el documento acreditativo de los costes indirectos?
Gastos internos de personal de apoyo. El coste se acredita del mismo modo que el
sealado para el personal interno.
Costes externos instalaciones y equipos de apoyo: identificacin de la actividad bonificada y descripcin del servicio prestado, indicando el concepto o servicio facturado.
Amortizacin de instalaciones y equipos de apoyo. Coste acreditado del mismo modo
que el sealado en costes de imparticin o directos.
Costes de luz, agua, calefaccin, mensajera, correo, limpieza, vigilancia y otros. La
documentacin acreditativa quedar en poder de la empresa, a disposicin de la
Fundacin en caso de requerimiento, admitindose un informe del clculo por concepto imputado.

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Costes de organizacin
Qu informacin debe detallar el documento acreditativo de los costes de organizacin?
Identificacin de la actividad bonificada y descripcin del servicio prestado, indicando el concepto o servicio facturado.
El documento podr acompaarse de certificado o anexo, emitido (firmado y/o sellado) por
el proveedor, con la informacin requerida.

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