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SOLUCION GUIA DE APRENDIZAJE 1

Actividades de Reflexin inicial


Descripcin
Es indispensable identificar que la Administracin Documental en la actividad
archivstica es la base de la circulacin de la informacin en las
organizaciones, y trasciende al xito en la toma de decisiones y la promocin
de los sistemas de gestin de calidad.
Despus de haber estudiado el primer y segundo contenido de estudio, es
importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves
de las temticas planteadas. Es por eso que se presenta el video denominado:
PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIN DOCUMENTAL, el cual usted
deber observar y analizar con detenimiento, y posteriormente reflexionar
acerca de la importancia de incluir en el sistema empresarial, la Gestin o
Administracin Documental.
RTA:
La administracin documental ensea el tratamiento administrativo que se le debe
dar a un documento con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin. Es decir, es
el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organizacin de
documentos, desde su origen hasta su disposicin final.
Contra con un buen sistema de administracin de documentos que permita
almacenar y recuperar la informacin, es vital para la supervivencia de cualquier
organizacin, sin importar su tamao, Los documentos son un recurso y un activo
organizacional. Como recurso proveen informacin y como activo proveen
documentacin.
La informacin datos y archivos bien organizados o almacenados ayudan y dan
una ganancia para la bsqueda ya que esto optimiza el proceso, lo agiliza y nos
ayuda tambin en la identificacin de documentos obsoletos o inservibles los cual
gracias a una buena organizacin documental lo podemos eliminar de forma
segura. De esta manera podremos reflejar una empresa con calidad
organizacional en el entorno documental.

Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos


necesarios para el aprendizaje
Descripcin:
La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos son
Indispensables para una adecuada comprensin de las generalidades de la
Administracin Documental en la archivstica. Por lo anterior, es indispensable
que usted indague y conozca an ms del tema, realizando la lectura detallada
de los siguientes documentos:
Ley 594 de 2000
El Acuerdo 027 de 2006
Ley 594 de 2000: Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que
se quieran formar profesionalmente en la administracin y para todos los que
desean crear su propia empresa, esta legislacin nos permite dar a conocer los
conceptos sobre los distintos tipos de archivos como los son el archivo pblico,
privado, total, entre otros. Sin esta ley una entidad sera muy desorganizada y no
sabran en dnde estn los distintos documentos que se generan dentro de la
empresa, institucin, municipio, departamento, e incluso de un pas. Adems esta
ley nos enriquece en dichos conocimientos como lo es saber que el documento de
archivo lleva el registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. Tambin comprende la
funcin archivstica las cuales son las actividades relacionadas con la totalidad del
que hacer archivstico, all se expone la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente. Al mismo tiempo esta ordenanza permite
por medio del sistema nacional de archivos que los ciudadanos podamos acceder
a algunos documentos o informacin que requiramos en su momento y as mismo
a la proteccin de escritos que sean confidenciales en las organizaciones u
empresas. Para concluir podemos decir que esta ley es la rige y vigila la parte
documental y la parte de archivo, y es la que hace que dichos fundamentos sean
bien elaborados y bien presentados, hace que a la hora de buscar un archivo no
sea tan dificultoso y sobretodo es la que le da legalidad a todos los ttulos u
documentos.

El Acuerdo 027 de 2006: Este cuerdo nos habla de varios conceptos que
maneja la gestin documental diariamente en las empresas. Nos recuerda que
gestin documental es Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Tambin que el cuadro de

clasificacin documental nos da la forma de empezar la formar ms fcil las tablas


de retencin documental y de valoracin, de observar mejor la sesin, su sesin,
su cdigo, y la oficina productora

Actividades de apropiacin del


Teorizacin)

conocimiento (Conceptualizacin y

Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en
la Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el
entorno laboral. Teniendo en cuntalas lecturas indicadas anteriormente, as
como los conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es
momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento
Para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs
del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de
archivo una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa. Tenga en
cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la
empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el
primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina
o unidad que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
RTA: La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que
corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de
documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y
documentos de dicha rea.
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado
a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del
rea. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin
documental, La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su
uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y
cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de
vigencias administrativas y valores documentales.

Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de


mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del
documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido guardada la
informacin y el lugar en el cual se conserva la informacin documental. Es
decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento
como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve.
Segn la clase de documentos pueden tener cierto tiempo segn las reglas
de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias,
hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nmina, personal de
contrato y la informacin en medios magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o
temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o
se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e
incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico,
histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la
empresa se maneja informacin muy valiosa donde clientes internos
presenta su hoja de vida con toda su informacin que esto debe es
reservado y se tiene una tica como profesional con respeto y algo
confidencial.

Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo


contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los
archivos.
RTA:
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS:
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la
entidad.
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentacin de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de
informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina
Segn su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus


etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y
est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.
Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su valor
histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurdicas