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El Acuerdo 027 de 2006: Este cuerdo nos habla de varios conceptos que
maneja la gestin documental diariamente en las empresas. Nos recuerda que
gestin documental es Conjunto de actividades administrativas y tcnicas,
tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Tambin que el cuadro de
conocimiento (Conceptualizacin y
Descripcin:
Adems de conocer conceptos relacionados con Administracin Documental en
la Archivstica, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el
entorno laboral. Teniendo en cuntalas lecturas indicadas anteriormente, as
como los conceptos de la Administracin Documental en la Archivstica, es
momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento
Para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs
del siguiente ejercicio:
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de
archivo una oficina que se encargue especficamente de la clasificacin
documental, de acuerdo a las reas que constituyan la empresa. Tenga en
cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad
cercana a la cual tenga acceso o conozca. Cuando haya seleccionado la
empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminologa del proceso administrativo mencionado en el
primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina
o unidad que seleccion, acerca de cmo se aplican las funciones para
administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
RTA: La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que
corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de
documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y
documentos de dicha rea.
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea
coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado
a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del
rea. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la conservacin
documental, La definicin de la Informacin contenida en los formatos y su
uso. La disposicin final del documento. La definicin de uso, manejo y
cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de
vigencias administrativas y valores documentales.